文档管理办法

文档管理办法 第一部分 公文管理办法 第一条、为了规范集团发文编号工作，确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、 追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。特制定本办法。 第二条、公文的种类分为对外发文及对内发文。 1、对外发文:以公司名义与政府部门、相关业务单位及其他单位之间往来的文件。 2、对内发文:以各中心名义发出的函、规章制度、通知通报、人事任免、会议纪要、 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 总结、请示报告等文件。 3、对内发文种类的定义: 3.1、任命任免 适用于员工的职务任免、任命、聘用等，简称“任”。 所有任命任免均由行政部门名 义发出，经理助理级别以上职员由集团行政部发出。 3.2、通告 适用于一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。简称“告”。 3.3、通知 适用于批转下级单位的公文、转发上级和不相隶属单位的公文、发布规章、传达要求 下级办理和有关单位需要或者共同执行的事项、。简称“通”。所有通知均由行政部门 名义发出。 3.4、通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。简称“报”。 3.5、请示 用于向有关领导办理有关事项的请求批准。简称“请”。 3.6、批复 适用于答复请示事项。简称“批”。 3.7、函 适用于不相隶属单位之间相互商洽业务，询问和答复问 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 等。简称“函”。 3.9、会议纪要 适用于记载和传达会议精神和决定事项。简称“纪”。 第三条、公文格式 1、 公文一般由发文字号、秘密等级、紧急程序、标题、主送单位、正文、附件、印章、 成文时间、抄报单位、抄送单位等部分组成。 2、 发文字号按公文编号规则规定执行，公司文号由行政部档案室统一编排。公文秘密等 级分为“绝密”、“机密”、“保密”，其中:“绝密”、“机密”、公文应标明份数序号。 密 级 文 件 公司经营战略性会议纪要、财务收支情况、重大工程责任事故分析报 绝密 告、验资报告、审计报告 公司大型会议纪要、土地合同、项目合作合同、人事决策中的秘密事 机密 项、公司上市资料、薪金福利制度 保密 公司各类证件资料、一般文书档案或合同 1、 紧急文件应分别标明“特急”、“急件”。 2、 公文标题，应准确简要地概括文件的主要内容，标明公文种类。标题中除法规、规章 名称加书名号外，不用标点符号。 3、 公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。 4、 公文必须加盖印章，印章加盖应骑年压月。 5、 根据发文编号区分公司发文和中心发文，应加盖相应印章，不得混用。 6、 公文的成文时间，以领导人签发的日期为准。 7、 文字从左至右横写、横排、统一使用简体字，文件标题为小二号黑体字加粗，文件编 号为宋体四号，称谓为小三宋体字加粗，文件内容为小三宋体字，落款为宋体四号字， 主题词为宋体四号字。公文统一使用红头打印纸。 8、 公文用纸统一采用国际标准A4型(长297MM、宽210MM)，左侧装订。 第四条、公文编号规则 1、 集团公司总部对外发文的编号统一使用贞函字[年度]序号。 1.1、所属公司可根据集团公司总部公文编号规则，在文号最前方加上所属公司的简称。 2、 集团公司总部对内发文的编号规则为:贞+部门简称+对内发文种类+年度+序号 2.1、所属公司可根据集团公司总部对内发文编号规则，在文号最前方处加上所在省份的简称。 第五条、发文程序 1.1、 各职能部门凡需以公司名义对外发文，其文稿先由经办人拟稿，文稿形成后由部门 经理负责核稿。 1.2、 部门经理审核合格后，经办人需到档案室领取统一的发文编号，将发文编号填写在 文稿的右上方处，字体比正文题名小一号。 1.3、 文稿合格后，由部门经理递交上一级领导复核及签发。 需发出文件份数并预留公文原件一份档案1.4、 公司领导同意签发后，由经办人将发文( 室存档)到公章管理员处加盖公章，并将公文原件一份在公章管理员处登记存档。 1.5、 对外发文具体流程: 经办人拟稿 不合格 部门经理核稿 重写 合 格 经办人到档案室 领取发文编号 部门经理递交公 司领导复核及签 发 公章管理处加公章管理员到档案管 盖公章并归档 理员处登记归档 经办人正式发文 第六条、收文程序 1、凡是政府、机关单位及相关业务单位以公文形式发到公司的文件，都归类为公司的收文。 2、各中心\部门经办人收到收文后，需统一交到文员处，由文员收集登记后统一交到档案室 归档。 3、各中心\部门文员递交收文到档案室处时，需统一在收文归档登记表内逐一登记。 4、中心\部门文员需复印一份存在中心处，以备查阅。档案管理员接收文件后，需统一在收 文的右上角处盖上公司收文章，做好签收、录入归档、整理、扫描等程序。凡是公司绝 密、机密类文件都需在文件收文章下方盖上绝密或机密章。 5、 收文具体流程: 各中心\部门经办人将文 件统一交到文员处 文员收集登记后交到档案 室归档 行政部档案管理员接收、 登记文件 上传扫描文件到档案系统内 盖收文章 录入数据到系统内 扫描 归档整理 整理完毕，归到库房内 第七条、公文合同日常管理 1、各中心\部门自产的公文，都需复印一份存在本中心内，以备中心其他人员查阅。 2、各类公文需统一登记在文件登记表内，表内应包括编号、文件名称、文件单位、份数等。 3、公文应分对外发文、对内发文、收文，并各自存放在资料盒内，每一资料盒以年份为限， 每一年份为一册。 支持性文件: , 《文件登记表》 文件登记表 序号 文件编号 文件名称 文件单位 份数 备注 第二部分 规范文件管理办法 第八条、 本管理办法适用于集团规范、管理类文件。 第九条、 各类规范文件的版本号用来标识文件的修改状态，格式为大写英文字母与阿拉伯 数字的组合，未经修改的文件版本号为“A/0”，修改一次版本号升为“A/1”，当 版本号从“A/9”升级时，应升为“B/0”，依次类推。 第十条、 规范类文件格式的样板(仅限于管理类文件使用) 1、 目的:(要明确阐述编制和使用本文件的目的) 2、 范围:(要明确阐述本文件使用范围) 3、 职责:(要明确阐述本文件所列执行部门或个人的职责)(后附正文) 第十一条、规范类文件编号统一为:ZY(贞元简称)+部门简称+年份+序号。 第十二条、 规范类文件的编号、归档及权限 1、 凡订立或者修改规范类文件，其文稿先由经办人拟稿，文稿形成后由中心负责人审核。 2、 中心负责人审核合格后，将文稿递交管线领导复核。 3、 复核合格后，经办人需到档案室领取文件编号以及文件备案。 4、 将文件编号统一打印在文件右上方处后报行政总裁审核及签发。 5、 行政总裁签发后，经办人需将文件交到档案室归档方可发布。 6、 规范类文件统一由集团总部制定、修改、颁发，各地区分公司或项目如对公司规范类文 件提出更改，可到集团行政部备案，由行政部与原规范类文件制定中心进行讨论，确定 更改与否。 7、 规范类文件编号及归档具体流程: 经办人拟稿 不合格 中心负责人 审核 合 格 管线领导复核 合 格 经办人到档案室领取编号、 备案 报行政总裁审核及 签发 合 格 经办人将文件交档案室 归档 发布 第三部分 文档借阅管理办法 第十三条、为进一步加强档案工作的规范化建设，充分发挥档案的作用，提高档案工作的 社会效益，现就有效提供档案信息，为领导的科学决策和各项工作服务制定本 办法。 第十四条、集团档案提供利用实行集中统一管理，由行政部行政部档案室负责。 第十五条、本集团档案只供内部员工查阅、借阅，原则上不对集团以外员工借阅。 第十六条、凡需借阅档案，请填写借阅资料登记表，经中心领导批准后方可办理。 , 支持性文件: 《借阅资料登记表》 借阅资料登记表 NO: 序 号 资料名称 密级 事由 预计归还归档情密级 时间 况 ? ? ? ? ? ? 日期 借阅中心 经办人 中心领导 公司 备注: 领导 注:1.借阅公司普通文件由部门领导审批完成2.借阅公司机密文件需经公司领导审批后方可办理。 第十七条、借出档案要在规定期限内归还，延期另行办理续借手续。 第十八条、凡查阅、借阅公司重要文件或带绝密、机密级文件，需管线领导批准。 第十九条、需借阅公司资料办理相关业务而不归还的，需管线领导批准方可借阅。 第二十条、对超过3次逾期不还档案或丢失档案的人员，档案室将停止对其借案，直至原 借档案归还或丢失档案经领导处理后方可恢复借阅档案。 第二十一条、档案借阅时必须当面检查清楚，不得自行外借或转借，不得随意更改、摘抄 和复制。经领导批准摘抄和复印的要履行登记手续，对摘抄和复印的档案进行 核对，检查无误后，方可带走。 第二十二条、档案归还时，经双方核对无误后方可办理归还手续。如发生丢失、泄密情况， 应立即报告领导，采取相应措施，妥善处理。 第二十三条、集团档案不得带出办公楼以外场地，更不得带至公共场所，如外出业务，必 须携带档案的，需经主管部室领导批准，对外带的档案必须保证其安全。 第二十四条、凡档案查阅借阅者，均应承担档案的安全、保密之责。查阅档案时严禁吸烟。 第二十五条、凡自行转借档案或以个人名义为亲友借阅档案，自行摘抄、复制档案或在档 案上填注、涂划、拆卷和抽取，将档案带至公共场所、宿舍或其他不适宜的地 方。因以上行为造成档案损坏的，给予批评教育，责令其恢复原状或赔偿损失。 对有意损坏和窃取档案者，根据《档案法》有关规定处理。 第四部分 文档保密制度 第二十六条、档案人员贯彻《保密法》，执行保密工作的有关规定，坚持原则、忠于职守， 确保档案的安全。 第二十七条、公司任一人员均有责任和义务保守公司的经营管理机密，未经公司或中心负 责任授权或批准，不准对外提供标有密级的公司文件，以及其它未经公开的经 营情况、业务数据。 第二十八条、公司以下文件需严格保密:公司经营发展决策中的秘密事项;人事决策中的 秘密事项;业主资料;财务档案、数据;招标项目的标底、合作条件、贸易条 件;重要客户，重要的贸易渠道;公司证件;公司规定不公开的财务、银行帐 户帐号;其它董事会或公司管理层确定应当保守的公司秘密事项。 第二十九条、任何任不得利用职务之便，擅自携带公司重要文件外出。 第三十条、有权阅读保密文件的公司任一人员均需对保密文件负有关责任，务必妥善保管 所持有的涉密文件。如有涉密，追究当事人行政责任。因违反职业道德，给公司 造成经济损失者，公司将依法追索经济赔偿;情节严重者，将提请司法机关追究 其刑事责任。 第三十一条、档案管理系统要采用先进技术手段，加强安全保密和防病毒措施，定期作好 备份，防止“黑客”入侵。人员离开要退出电脑系统，要设置个人使用密码和 权限，防止他人入侵或越权使用。 第三十二条、负责保密档案的工作人员因外出或请假，应由主管领导指定专人接替工作，不得私自找人顶替。 第三十三条、销毁档案，应严格按照销毁制度办理，严禁自作主张，私自销毁或出售。 第三十四条、非档案工作人员，不得随意进入档案库房。 第五部分 合同管理办法 第三十五条、为加强合同管理，避免失误，提高经济效益，并结合公司的实际情况，制订 本办法 第三十六条、本集团合同包括公司公共类、其他类、办公类合同，项目的工程类、 设计 领导形象设计圆作业设计ao工艺污水处理厂设计附属工程施工组织设计清扫机器人结构设计 类、 销售类、商品房买卖类、租赁类合同。 第三十七条、合同编号规则: 集团公共类及其他类合同:利公合[年份]序号 南湖及世纪绿洲项目类合同分工程类、设计类、销售类合同，编号为: 1. 南湖/绿洲工合[年份]序号 南湖/绿洲设合[年份]序号 2. 3. 南湖/绿洲销合[年份]序号 4. 例:南工[2008]第001号 5. 本合同编号规则只适用南湖及绿洲项目,新的项目另按编号规则 第三十八条、除南湖及绿洲外，新的项目按新的合同编号指引 1、合同性质种类: , 公司类:合同内容涉及集团或地区公司所开发的多个项目，且成本必须分摊到上述 各项目里面。 , 项目类合同:合同内容只涉及集团或地区公司所开发的单个项目，且成本只能分摊 到该项目里面。 2、合同代码种类: , A类:工程咨询类，包括:勘探、设计、监理类、工程其他类咨询; , B类:工程施工类，包括:建〔构〕筑物的建筑、安装、装修、市政、园林等工程 的施工合同(含主体合同、专业工程合同); , C类:工程购置类，包括:大宗材料、设备购置等; , D类:营销类，包括:物料制安、广告制作、广告发布、营销代理、现场促销、营 销策划等(广告牌制作涉及到土建工程的，也归于此类); , E类:办公类，包括:办公室固定资产采购等后勤类合同; , F类:开发类，包括:土地受让、土地上附属物拆迁补偿、供水增容、供电增容、 电信、电话、有线电视、宽带等; , G类:其他类，包括:租赁类、财务融资贷款类及其他等上述未列入者。 3、合同编号章的编号规则 3.1、公司类合同的编号规则: 项目所在省简称 — 所在城市 — 合同性质种类 — 合同代码种类 — 年份—流水代码 — 补充代码(有补充合同时用) 地区公司 合同性质种类 合同代码种类 合同编号 安阳公司 公司合同 A—G 粤,安阳,公,A,07,001 河南公司 公司合同 A—G 豫,郑州,公,A,07,001 湖南公司 公司合同 A—G 湘,长沙,公,A,07-001 广西公司 公司合同 A—G 桂,南宁,公,A,07-001 贵州公司 公司合同 A—G 黔,贵阳,公,A,07-001 海南办事处 公司合同 A—G 琼,海口,公,A,07-001 安徽办事处 公司合同 A—G 皖,合肥,公,A,07-001 3.2、项目类合同的编号规则: 项目所在省简称 — 所在城市 — 合同性质种类(项目简称) — 合同代码种类 — 年份—流水代码 — 补充代码(有补充合同时用) 项目名称 合同性质种类 合同代码种类 合同编号 安阳赤岗项目 项目合同(赤) A—G 粤,安阳,赤,A,07-001 郑州南阳寨项目 项目合同(南) A—G 豫,郑州,南,A,07-001 郑州雁鸣湖项目 项目合同(雁) A—G 豫,郑州,雁,A,07-001 长沙含浦项目 项目合同(含) A—G 湘,长沙,含,A,07-001 南宁东盟项目 项目合同(东) A—G 桂,南宁,东,A,07-001 项目合同 A—G 黔,贵阳, 项目合同 A—G 琼,海口, 项目合同 A—G 皖,合肥, 备注:本项目名称属集团内部使用名称，且由于营销命名的确定时间一般相对较晚，因 此可不与营销命名保持一致。 4、 补充合同编号章的编号规则 4.1、若原合同发生补充合同或补充 协议 离婚协议模板下载合伙人协议 下载渠道分销协议免费下载敬业协议下载授课协议下载 的，必须在原合同号后面另加两位级长的后辍码， 不得另增设合同编号。 如编号为“豫,郑州,雁,B,07-001”的合同若发生了补充合同，则补充合同的编号 为“豫,郑州,雁,B,07-001-01”。 第三十九条、合同的编号及归档 1、 各中心\部门经办人凡以公司名义签订的合同，都需录入合同数据到明源系统内。各中 心\部门文员需复印一份存中心处，以备查阅。 2、 录入后，将合同会签表、合同原件三份、廉洁协议、真实发票保证书及合同其它附件递 交到公章管理员处加盖公章并编号、审核。 3、 合同审核合格后，由公章管理员统一递交到档案管理员处归档。 4、 当月月底将发生钱款的合同统计后，移交一份原件给财务部门已作购买合同印花税之 用。 5、 合同编号及审核、归档流程: 各经办人将合同录入到明 源系统 递交到公章管理员 处 加盖合同章 在明源系统上审核合同录 入数据 加盖合同编号章 由公章管理员统一递交到档案室 归档 将合同数据录入档案管理系统 内 归档 当月月底统计发生钱款合同，交财务 管理中心一份以作购买合同印花税 之用 第四十条、合同借阅 1、 凡需借阅、查阅合同者，填写《借阅资料登记表》，并在表内注明合同编号或合同名称 关键字方可借阅。一般合同借阅需中心领导批准。 2、 如需借阅公司带机密级合同，需管线领导批准。 第六部分、 档案鉴定销毁制度 第四十一条、 各职能部门需委派一人组成档案鉴定小组，定期开展档案鉴定工作。 第四十二条、 档案鉴定小组根据国家有关档案保管期限的规定，对保管期满的 各种载体的档案材料，及时进行鉴定。 第四十三条、档案的鉴定基本原则:凡是在工作查考、科学研究、技术交流等工作中形成 的具有长远利用价值的档案，都应永久保存;在一定时期内具有保存和利 用价值的档案，为定期保存;介于两种保管期限内的档案，其保管期限一 律从长。 第四十四条、 鉴定过程中，要认真填好档案鉴定、销毁登记表，写明鉴定小组的组成情况、 鉴定的步骤与 方法 快递客服问题件处理详细方法山木方法pdf计算方法pdf华与华方法下载八字理论方法下载 、被鉴定的档案情况、鉴定结果及处理意见，鉴定书须有 关人员签字。 , 支持性文件:《档案鉴定、销毁登记表》 档案鉴定、销毁登记表 档案文件 序号 类别/文件名称 密级 鉴定人 档案情况 备注 (卷、册、件) 档案鉴定步骤、 方 法 档案鉴定结果及销 毁意见 行政部 意见及 结论 签名: 日期: 总裁意见 签名: 日期: 监交人签名 销毁地点 销毁方式 销毁日期 第四十五条、 对无保存价值或已过保管期限不需延期而剔除的档案，必须按档案资料销毁 规定手续造册登记。 第四十六条、 档案的鉴定时间规定为每三年鉴定一次，鉴定后销毁一次。 第四十七条、 档案剔除销毁时，必须由档案部门指派专人销毁，销毁与鉴毁后应在销毁清 册上签字。 第四十八条、 要认真做好档案鉴定后的善后处理工作。对有关的管理工具应相应修改调整， 将鉴定中形成的材料组成工作卷，妥善长期保存。 第七部分 档案库房管理制度 第四十九条、档案库房由专人负责管理，库房钥匙由库房保管员专人保管，非库房管理人 员未经同意不得进入。下班前，库房门必须锁好，关闭窗户。 第五十条、 库房保持整洁，不准堆放无关档案的其它杂物，档案资料及其装具排列科学， 做到整齐、清洁、通风、美观，便于杳找利用。档案装具需统一使用无酸纸档 案盒。案卷应以全宗为单位，按编号顺序从上至下，从左至右，科学地存放在 档案柜、密集架内。 第五十一条、贯彻“预防为主，防治结合”的方针，切实做好“八防”即防盗、防火、防 虫、防鼠、防尘、防潮、防高温、防强光等工作。 第五十二条、库房管理人员必须按规定使用空调机、抽湿机及消防等库房设备、设施，并 定期检查、维护设备、设施的完好。 第五十三条、库房管理人员必须按时做好库房内温湿度的测记、调节、控制工作，及时调 节温湿度，将温度控制在14—24??2?，相对温度控制在45—60%?5%。 第五十四条、档案资料箱柜内定期更换杀虫剂，声像档案箱柜放干燥剂，防止档案资料虫 蛀、霉变。 第五十五条、库房内禁止吸烟和使用明火。严禁将易燃、易爆物品带至库房内。库房的电 源线路、开关应经常检查，及时排除隐患，下班时要切断电源。 第五十六条、查阅利用完毕的档案资料应及时放回存放位置，以免混乱、丢失或失密。 第五十七条、对库藏档案资料的安全，最少每年年终全面检查、清点或翻页一次。如发现 虫蛀、发霉、丢失等现象或发生可疑、意外情况，应及时检查，检查清点情 况和发现的问题或隐患，应做好记录并向领导汇报。 第五十八条、库房管理人员变动工作岗位时，必须办妥清点交接手续，在交接登记本上签名，并有一证明人签名。