文书签呈
管理制度
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内外公文签呈处理办法
1.总则
1.1.目的
(1)建立各部门良好沟通作业模式，培养共同的工作理念以提升作
业效率。
(2)将本公司内各种公文签呈之分类处理予以明确化、具体化、效
率化。
(3)促使本公司内各单位之文书业务推行顺畅。 1.2.范围
本公司各部门对内及对外之公文签呈处理。
1.3.权责单位
(1)总经办负责本办法制定、修改、废止之起草工作。
(2)总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。 2.处理
方法
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公文签呈之分类
(1)急件
指紧急文件，收文者与受文者皆须于2小时内内完成送、批示或复文者。
(2)一般件
指一般文件收文者与受文者皆须于当日下班前内完成送、批示或复文者。
(3)普通件
指普通文件收文者与受文者皆须于2日内完成送、批示或复文者。 2.2.文件夹颜色管理
2.2.1.红色卷宗夹为专属急件公文签呈用:2小时内需签订。 2.2.2.黄色卷宗夹为专属一般公文签呈用:当日下班前需签订。 2.2.3.绿色卷宗夹为专属普通公文签呈用:2日内需签订。 2.3.文件处理时效
2.3.1.红色卷宗夹
受文者接到公文后应立即处理，并在不超过2小时内回复。 必要时可延长规定时效，但须先知会发文者，以防耽误大事，但时限只能以延长至当日下班前为准。
2.3.2.黄色卷宗夹
受文者接到公文后应当天处理，最慢不得超过1日为准。 2.3.3.绿色卷宗夹
受文者接到公文后应在2日内处理，最慢不得超过2日为准 2.4.注意事项
(1)遇红色卷宗，当事人出差或请假请假时得由代理人立即处理，
若一定需要当事人签核，可视情况延长规定时效，但须先知会
发文单位，以保证不致产生积压或搁置情形。
(2)遇各部门会签意见时，若涉及复杂性事项需时日考虑，应先行
注明处理原则、日后结论及复文时间后转送次签部门，避免延
积时效。
2.5.文件处理规则
文件收发人:
每一部门应由部门主管指定助理或专人负责文件收发，并向管理部报备人选。
文件跟催人:
每一部门文件收发人亦为文件跟催人，负责跟催协调工作，以确切掌握文件动向及处理时效。跟催状况及文件返回时间须加以登记。
2.6.作业异常处理
(1)为确保公文签呈颜色管理实施应用能落实目不被滥用，各部门
主管应负责督导，若未能遵守且督导无效仍继续犯错者，应予
以口头惩诫警告，并列入考核参考资料内。
(2)发文单位可依全月统计异常处理发生件数回报管理部，或知会
过失单位以改进。
(3)未依本办法规定办理而导致工作延误并产生重大问题时，行政
部应签报《奖惩
报告
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单》，并于将惩会议中计论处理。
浙公网安备 33021202002483