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办公自动化ppt教程办公自动化ppt教程第 6 章办公中的桌面信息管理【本章内容介绍】在办公业务处理中，办公人员经常需要进行电子邮件交流和桌面信息管理，比如管理邮件、安排约会、建立联系人和任务等，利用有关软件可以提高这些活动的管理效率。本章介绍利用Outlook 2002组织和共享桌面上信息并与其他人通信的方法，主要讲述该软件的基本功能、处理业务范围及具体操作方法，包括创建和维护联系人列表，创建、发送、接收和管理电子邮件，创建和运用任务，使用日历对约会、会议等日常事务进行管理以及日记、便笺的创建与应用。 ...

办公自动化ppt教程第 6 章办公中的桌面信息管理【本章内容介绍】在办公业务处理中，办公人员经常需要进行电子邮件交流和桌面信息管理，比如管理邮件、安排约会、建立联系人和任务等，利用有关软件可以提高这些活动的管理效率。本章介绍利用Outlook 2002组织和共享桌面上信息并与其他人通信的方法，主要讲述该软件的基本功能、处理业务范围及具体操作方法，包括创建和维护联系人列表，创建、发送、接收和管理电子邮件，创建和运用任务，使用日历对约会、会议等日常事务进行管理以及日记、便笺的创建与应用。《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社 2 【本章主要知识点】 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Outlook的账号设置联系人的创建与维护 E-mail创建、收发与管理任务的创建与应用利用日历创建约会利用日历安排会议日记和便笺的使用《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社 3 1.Outlook的启动与退出 Outlook的启动 Outlook的用户撕派柚?Outlook的界面组成 Outlook的退出《办公自动化实用技术》电子教案上一页中国水利水电出版社下一页返回 4 Outlook的启动启动Outlook有许多方法，常用的有以下两种: 1(双击Windows桌面上的快捷方式“Microsoft Outlook”图标。 2(选择单击“开始”,“程序”,“Microsoft Outlook”命令。《办公自动化实用技术》电子教案上一页中国水利水电出版社下一页返回 5 Outlook的用户账号设置初次启动Outlook时会出现一个向导，提示用户进行账户设置。操作步骤如下: 1(启动Outlook，得到 “Outlook启动”对话框，如图6-1，单击“下一步” 按钮《办公自动化实用技术》电子教案上一页中国水利水电出版社下一页返回 6 在如图6-2所示的对话框中，选择 “不升级”，单击“下一步” 《办公自动化实用技术》电子教案上一页中国水利水电出版社下一页返回 7 在如图6-3所示的“账户配置”对话框中选择 “是”，单击“下一步” 按钮《办公自动化实用技术》电子教案上一页中国水利水电出版社下一页返回 8 在如图6-4所示的对话框中，选择“POP3”，然后单击“下一步” 按钮《办公自动化实用技术》电子教案上一页中国水利水电出版社下一页返回 9 5(在如图6-5所示的“电子邮件账户” 对话框中，进行如下操作: (1)在“用户信息”一栏，输入用户的名字和电子邮件地址，如“火艳” 和“Huo_Yan_2002 @371.net” (2)在“服务器信息”一栏，输入接收邮件服务器和邮件发送服务器的名称，如在 “接收服务器”和“邮件发送服务器”对应的文本框中分别输入“371.net”和 “smtp.371.net”。 (3)在“登录信息”一栏，输入用户名和密码，如“Huo_yan_2002”和 “888888”。 (4)单击“其他设置”按钮。《办公自动化实用技术》电子教案上一页中国水利水电出版社下一页返回 10 6(在 “Internet电子邮件设置”对话框的“连接” 选项卡中，选择“连接”方式，单击“确定”按钮，如图6-6所示。《办公自动化实用技术》电子教案上一页中国水利水电出版社下一页返回 11 Outlook的界面组成《办公自动化实用技术》电子教案上一页中国水利水电出版社下一页返回 12 Outlook的退出单击Outlook窗口右上角的关闭按钮或单击 “文件”菜单下的“退出” 命令等《办公自动化实用技术》电子教案上一页中国水利水电出版社下一页返回 13 联系人的创建 Outlook中的“联系人”文件夹可以将与某个联系人所有相关的信息都集中在一起。例如，姓名、电话号码、联系地址、商务传真、电子邮件、生日、纪念日等，还可以方便快速地查找某个人的联系方式，也可将会议请求、电子邮件或任务请求发送给联系人。《办公自动化实用技术》电子教案上一页中国水利水电出版社下一页返回 14 创建“联系人”的操作步骤如下启动Outlook，单击“文件” ,“新建” ,联系人” 命令，打开如图6-8所示的“未命名,联系人” 窗口。《办公自动化实用技术》电子教案上一页中国水利水电出版社下一页返回 15 在图6-8的“联系人”窗口逐项输入于越的个人资料信息《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社 16 上一页下一页返回电子邮件的使用创建、发送和接收电子邮件管理邮件电子邮件使用注意事项《办公自动化实用技术》电子教案上一页中国水利水电出版社下一页返回 17 创建邮件 (1) 输入邮件的主题(参会人员要求) 和以上正文内容。 (2) 按要求对邮件的正文进行格式设置。 (3) 收件人、抄送等文本框的填写要求会用“联系人”文件夹自动填写。下面说明利用Outlook进行该电子邮件的创建方法。操作步骤如下: (1)启动Outlook，选择“文件”/“新建”/“邮件”命令，弹出如图 6-10所示“未命名的邮件”对话框。《办公自动化实用技术》电子教案上一页中国水利水电出版社下一页返回 18 一封邮件由邮件头和邮件体两部分组成。邮件头类似于人工信件的信封，包括收件人、抄送、邮件主题等信息。其中:“收件人”一栏填入收件人的E-mail地址，是必须填的;“抄送”一栏根据需要可以填入其它收件人的E-mail地址;“主题”填入一个对邮件内容的作简短概括的词语。邮件体是一封邮件的正文部分。 (2)在空白邮件窗口中作如下操作: ?“收件人”文本框:输入收件人的E-mail地址“yu_yue@163.com” ?“抄送”文本框:输入其他收件人的 E-mail地址:qishuyun@371.net; lulu@sohu.com;haosheng@371.net;malilai@371.net”，注意中间用“，”或“;”隔开。 ?“密件抄送”文本框:也是输入接收邮件副本人的E-mail地址，与 “抄送”文本框的不同是该文本框中的E-mail地址其他收件人是看不到的《办公自动化实用技术》电子教案上一页中国水利水电出版社下一页返回 19 《办公自动化实眉际酢返缱咏贪? 上一页中国水利水电出版社下一页返回 20 “主题”框: 输入文字“参会人员要求”。 ?“正文”框: 在主题的下半部分，按总裁的要求输入原文并进行适当编辑和排版《办公自动化实用技术》电子教案上一页中国水利水电出版社下一页返回 21 发送邮件邮件编写完成后，需要发送。操作时，单击图 6-12所示窗口中的“发送” 按钮，即可完成邮件发送。《办公自动化实用技术》电子教案上一页中国水利水电出版社下一页返回

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