档案管理电子化与电子文件归档管理的探讨
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档案管理电子化与电子文件归档管理的
探讨
摘要,档案工作者对电子文件和电子档案的管理问题越来越关注,其原因是,一方面由于文件产生的数量急剧增加,形式不断翻新,而且有不少已经进入归档阶段并转化为电子档案,另一方面不少档案工作者对电子文件的认识还比较肤浅,而且由于信息技术发展太快,难以找到完全一致的、一劳永逸的解决方法。本文以我国对此问题的主要研究为基础,分析和介绍解决电子文件和电子档案管理问题的一些对策。
关键词,电子档案,电子文件,管理
中图分类号,G271.4文献标识码,B文章编号,1009-9166,2011,0017(C)-0345-02
一、档案管理电子化
随着电子信息化社会的不断发展,现有的档案管理模式已不能适应当今社会的档案管理工作。档案管理电子化的优势已日益凸显,成为了社会发展的必然趋势。
,一,档案管理电子化是社会进步、科技发展的必然趋势
办公自动化、无纸化的进步,使档案的生成方式发生很大变化,诸如
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文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行,这样档案的前身必须以机读为主要形态,那么档案也自然以机读形式存在。这些档案信息可能来自不同的机读形式,要综合系统地提供有价值的档案信息,必须有一个去粗取精,去伪存真的过程,使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性,用户才能获得更为完善的服务。因此,档案管理电子化是档案管理工作发展的必然趋势。
,二,档案管理电子化的益处
所谓档案信息电子化,就是以档案资料为主要物质对象,用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工,使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处主要体现在以下几个方面,第一,可充分利用和发挥现有微机的潜能,提高利用率。第二,可缩短二次文献信息的加工时间,提高档案信息的时效性。第三,档案管理电子化,信息成果可多份拷贝,将拷贝成果送到领导及各个部门,就扩大了社会影响,拓宽了服务范围。第四,档案管理电子化,可使档案信息顺利地与最新技术接轨。
,三,档案管理要适应新时期工作的需求
档案软件没有信息管理功能,缺乏通用性,已经不能满足新时期档案管理工作的需求。档案部门使用的计算机型号不一,规格各异,各自开发的软件不能互用,并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统,由于不能互调,就不能利用电脑完成信息管理工作,不能快捷地出版信息编辑成果,这制约了档案管理电子化的进程。现有的机读目录档案系统不利于资源的共享。
在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统,档案
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信息系统和网络建设形式各行其是,层次不一,规范性、开发性、服务性、共享性较差,不能适应档案信息资源共享的要求。标准化、规范化工作有待提高。档案管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因,档案业务基础差,案卷质量不高,特别是各类档案的著录细则相容性不强,系统软件移植性差,档案自动化工作尚无统一标准,无法全面实施、推广统一标准,这也制约了档案管理电子化。
现有的档案管理模式不能适应电子化发展。档案的技术标准、组织工
作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑,越来越多的归档文件资料是磁盘、光盘,现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。
二、对电子文件的认识
信息技术领域的电子文件是指通过计算机进行操作,传输、存储等处理的数码序列,从社会生活的角度来认识,电子文件是人们在各种活动中使用电子计算机作为工具,产生的一类数字化形式的记录。按电子文件产生的工作领域,可将其分为两种,一种是记录人们在办理公务,处理一般事务或交流信息过程中产生的电子文件,例如,OA,办公自动化,电子文件、E-mail,电子信件,电子文件等,它们多以文本、图像、声音或影像等形式存在,另一种是记录人们生产或科研活动的技术性电子文件,例如CAD,计算机辅助设计,、CAM,计算机辅助制造,等生成的电子文件,它们多以光栅图或矢量图等形式存在。
计算机应用的迅速普及,电子文件的生成量已经非常可观。在中国较大的省、部级政府机关办公自动化网络中,每年约生成两,三万份电子文件,这些大量的电子文件,给人们的生活和工作带来了巨大的变化。中国的档案工作者
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逐步认识到,电子文件在许多方面不同于以往的纸质文件,如果使用或保管不当也会给人们带来严重问题。
国家科委将CAD电子文件的管理方法研究工作列入了国家八五
规划
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,国家档案局于1996年成立了电子文件归档问题领导小组,并由国家档案局科研所牵头成立了课题组,组织科技人员对电子文件的特性和管理方法进行研究,《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》的国家标准已完成报批稿,正在进行试点工作,目前课题组正在制定我国的档案行业标准《电子文件归档与电子档案管理方法》。
三、电子文件归档管理上遇到的问题
据了解,在很多办公自动化系统设计时没有档案工作者参与,或者因档案工作者缺乏相关知识无法参与意见,使得电子文件从生成到归档存在着不少问题。已经发现,一些部门的电于文件管理不严密,存在被删改的可能,还有的单位由于存储器的容量问题,使新产生的电子文件可以不断地覆盖旧的电子文件,造成电子文件的不完整,有的存储过于分散,未实现集中脱机保管,计算机系统如出现问题,电子文件可能丢失,还有的单位未考虑电子文件与纸质文件共同归档管理的适当办法,甚至一些单位采用了无纸办公方式,由于对电子文件管理存在隐患,可能造成更为严重的后果。以上问题,如果在电子文件归档时才考虑就已经无法挽回了,下面对一些主要问题进行分析介绍。
,一,网络是电子文件的生存基础也是引起管理问题的根源
电子文件之所以涉及范围迅速扩展、数量急剧增加,最主要的原因就是计算机网络化的快速发展。计算机网络的发展在短短几年中就深入到世界的各个角落,可以想象,网上的信息量无疑是天文数字,何况互联网络还正在高速发
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展过程之中。
,二,技术发展和更新过快,造成电子文件长久保管的困难
日新月异的多媒体技术使电子文件的技术环境及存储结构更加复杂。如果只限于单纯的字处理范围,电子文件信息处理的标准化程度还比较高,而且技术环境的复杂程度也有限,但是伴随着多媒体化,电子文件就成了很复杂的多种信息的混合物。例如,为适应办公习惯,在字处理文本上,可以签署具有图形属性的手迹批示,甚至声音批示,使同一份文件的不同信息存放在不同地点或不同的数据库中。又由于技术更新太快,非标准信息必然增多,使电子文件离开了特殊环境就失去了可读性。中国论文联盟www.LWlM.com
,三,保证电子文件的真实性、完整性、可靠性的技术难题很多
影响电子文件的真实性、完整性、可靠性的因素很多,而能有效解决问题的方法却很少。
作者单位,黑龙江省黑河市爱辉区公路管理站
浙公网安备 33021202002483