平东直属库内控评价报告

平东直属库内控评价报告 中央储备粮四平平东直属库 内部控制自我评价报告 一、基本情况 ,一,历史沿革 中央储备粮四平平东直属库原名四平市平东粮库～ 2008年9月～经国家发改委、财政部等国家六部门批准～上划为中国储备粮管理总公司管理的直属企业～归属中国储备粮管理总公司吉林分公司管理～并将四平市平东粮库更名为中央储备粮四平平东直属库。目前受分公司委托～管理四平市孤家子粮库、梨树县梨树一粮库、吉林梨树郭家店国家粮食储备库三个整体上收库。 企业位于四平市区东南部～西临102国道2公里～东临长平高速公路5公里～铁路位于京哈铁路中段～交通便利。库区占地面积12万平方米～铁路专用线总长度1300延长米～有效使用长度350延长米～建有设计日产500吨热风式烘干系统一套。2000年经国家计委、国家粮食局批准扩建～投资2520万元建设现代化的高大平房仓6栋和8700平方米封闭铁路罩棚及储粮设施、设备。国债投资仓容5万吨～罩棚仓储存能力4万吨。现有在册员工81人～其中在岗员工76人～内退8人。内设综合科、仓储科、购销科、财会科、生产设备科、监管科六大职能科室～与四平国储库成立联合党委～ 1 下设四个党支部。 ,二,中央储备粮的存储情况 截止2014年12月31日～平东直属库辖区存储中央储备粮291,582吨～其中:玉米276,997吨～水稻14,585吨。临储玉米510,534吨～最低收购价水稻6,021吨。 ,三,主要经营业务情况 1、资产情况 2014年期末企业资产总额为221,443万元～同比增长69,058万元～增幅为45.31%,其中:流动资产总额为218,230万元,固定资产总额为3,213万元。 2、负债情况 负债总额为216,507万元～同比增长为68～864万元～增幅为46.64%。 3、销售收入情况 2014年末～实现销售收入62,329.28万元～同比增长157%。其中～中央储备粮轮换销售收入23336万元～同比增长199%占～占总收入比重为,37.44%,贸易粮销售收入652万元～同比降低96.02%～占总收入比重为1.04%。 4、成本费用情况 2014年期末我库辖区三项费用累计总额为8,415.93万元～同比增长66.37%～其中:一是固定费用支出为1,003万元～占费用支出总额的11.93%～同比降低9.06%～费用支出 2 主要是:折旧费用192万元,部分折旧费用摊到收购费用中,～人工成本费用811万元,二是变动费用支出总额为7,412.93万元～占全年预算总额的88.07%～主要是财务费用支出较大～临储利息支出为6494万元～同比增加112.92。管理、销售费用总额为2,110.39万元～同比降低5.59%～虽然费用总额在增加～但我库严控可变动费用支出项目～较期初相比有大幅减少～主要是由于说明我库增收节支工作落实到了实处～避免铺张浪费现象的发生。 5、经营成果情况 2014年期末～我库实现利润总额526.24万元,同比增加29.23%,实现经济增加值401万元～人均利润总额6.66万元～在营业成本上升的情况下～我库三项费用各项指标均有下降～说明成本与收入协调性很好～销售费用与收入协调性很好, 管理费用与利润协调性很好, 财务费用与利润协调性很好,我库“增收节支”各项严控费用支出的措施取得实效。未来我库将确保对企业成本费用的控制水平的稳步提高。 6、现金流管理情况 ,1,现金流入结构分析 2014年期末～我库实现现金总流入299～716.01万元,其中:经营活动产生的现金流入为136,070.40万元,占总现金流入的比例为45.40%～主要是中央储备粮和贸易粮销售收入及利息收入;投资活动产生的现金流入为零;筹资活动产 3 生的现金流入为163,645.61万元～主要是为中央储备粮和临储粮及贸易粮经营活动产生的向农发行的贷款,占总现金流入的比例为54.60%。 ,2,现金流出结构分析 2014年期末～我库实现现金总流出280,858.65万元,其中:经营活动产生的现金流出176,061.62万元,占总现金流出的比例为62.69%;投资活动产生的现金流出为96.60万元,主要为固定资产投入支出的现金～占总现金流出的比例为0.03%;筹资活动产生的现金流出为104,700.64万元,占总现金流出的比例为37.28%。 7、所有者权益状况及变化分析 2014年期末～我库负债及所有者权益总额为221,443.64万元～其中负债总额为216,507.15万元～所有者权益总额为4,936.48万元。资产负债率为75.4%～略高于70%平均值～说明我库资金结构位于正常的水平。 二、内部控制自我评价工作开展情况 3月13日直属库召开内控检查工作会议后～内控领导小组组织各科人员对科室内控情况进行自我评价～评价时限从2014年1月1日-2015年3月31日～自我评价采取对照内控手册逐项自查的方式开展。 1、评价工作目标 直属库内部控制体系的建设是一个涉及到直属库治理、 4 财务管理、流程控制等多方面的系统工程～也是一个不断发展、不断更新的动态过程～内部控制评价是围绕直属库内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督等五要素～通过个别访谈、调查问卷、专题讨论、穿行测试、详细测试等方法收集内部控制设计和运行是否有效的证据～并根据汇总的结果判断内部控制的有效性进行全面的评价～形成评价结论～出具评价报告。内部评价的目标就是通过测试评价发现内控缺陷～从而提出改进建议～达到预防风险的目的。 2、制定评价 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 内控领导小组负责内部控制自我评价工作的具体组织和实施。内控领导小组根据直属库的实际情况和管理要求～分析了企业管理运行过程中的高风险领域～特别是粮食的出入库、粮食的储存、资金的管理、代储库的管理等关键业务流程和重要的业务事项～制定完善了直属库科学合理的内控评价工作方案。方案中包括了主题经营范围、工作任务、人员组成、进度安排等相关内容和重要事项～以提高内部控制评价的效果和效率。 3、成立内控评价组 四平平东直属库成立了库内内控评价组～成员除库内领导外还吸收了直属库内相关科室熟悉情况的科长和业务骨干参加。评价组组成后～召开了直属库内控人员专题会议～布臵了各科室及时提供评价所需要的各种制度文件、相关的 5 业务流程及相关的记录等书面文件。 4、编报评价报告 直属库内部评价小组对编制的内控报告进行了汇总和复核～复核内容包括:一是根据评价工作方案及评估情况～复核问卷调查现场评估范围是否完整～有无重大遗漏,二是全面复核或抽查问卷调查表～检查评估程序是否完整～评估方法是否符合评估质量要求～评估工作记录是否清晰～调查问卷是否规范等,三是复核现场评估结论是否恰当～是否有充分可靠的评估证据做支撑,对于内控缺陷的认定与判断是否正确～缺陷认定的 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 是否前后期一致等,四是复核内控缺陷的整改 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 是否具体可行～责任部门或责任人是否落实,五是复核现场评价结论是否均经评价单位负责人签字认可～有无相关的特别说明。综合部门根据复核结果～编制内控自我评价报告初稿～对于不存在重大缺陷的情形～直属库作出评价期末内部控制有效的结论。 三、内部控制的基本情况 我库内部控制的内容包括控制环境、风险评估、控制活动、信息沟通、监督等五个方面。 ,一,控制环境 1、控制目标 保证组织结构的科学、合理～保持良好的职业道德～直属库中层和员工均有胜任能力～有先进的经营理念～有良好 6 的人力资源政策。 2、控制制度 我库严格按照内部控制制度要求～建立了《管理制度汇编》、《内部控制手册》等相应的授权管理体系～建立了《例会制度》、《库务公开制度》、《责任追究制度》等～员工代表大会研究和审议企业管理状况～逐步建立了企业职业道德风险机制。 3、执行情况 四平平东直属库首先建立健全组织结构～加强职能监督。成立了以库主任为组长的内控工作领导小组～全面负责内控建设和内控制度的监督执行。各科室选拔业务精、素质强的人员担任内控小组成员～负责组织开展本科室的内控工作。各科室按照科室职责分工～能够各司其职～较好的完成预定工作任务。员工依据《岗位职责和任职条件》规定其能力要求～从教育程度、接受的培训、具备的技能和工作经验等方面规定～进行竞聘上岗～确保其能胜任所从事的工作。为了切实提高内控管理水平～我库制定了2014年度员工培训计划～将内控制度相关学习内容纳入了年度培训计划～并依据培训计划～积极组织员工对管理技能、业务技能、职业道德规范和法律风险以及内控知识的掌握方面进行培训～确保员工认识到所从事工作的相关性和重要性～通过学习激励员工为实现自己的工作目标而努力工作。按照《例会制度》 7 定期召开领导班子会议、中层以上管理人员会议和员工大会～同时按照国资委及总公司规定制定职务消费标准～对公务接待、公车购臵运行等费用支出进行严格控制～防止超标超支。在“三重一大”方面～2014年我库健全完善了“三重一大”制度体系建设～明确规定了“三重一大”制度的决策范围、决策事项和决策权限。同时～落实决策参与主体、规范决策程序～明确决策方式。由直属库一把手负总责～带头执行“三重一大”集体决策制度有关规定～把落实“三重一大”制度与党风廉政建设工作以及业务工作一起部署～一起落实～一起检查～一起考核。 ,二,风险评估 1、控制目标 保证组织结构的科学、合理～保持良好的职业道德～直属库领导、中层干部和员工均有胜任能力～有先进的经营理念～有良好的人力资源政策。 2、控制制度 四平平东直属库在严格遵守总公司下发的《中央储备粮直属库风险管理暂行办法,试行,》、《中央储备粮直属库储备粮油轮换业务控制办法,试行,》、《中央储备粮直属库储备粮油存储业务控制办法,试行,》、《中央储备粮直属库粮食销售业务控制办法,试行,》、《中央储备粮直属库代储库监管控制办法,试行,》、《吉林分公司中央储备粮油轮换监 8 督检查办法实施细则》、《中央储备粮管理条例》等支持性文件的基础上～先后制定了四平平东直属库《突发安全事故综合应急预案》、《生产作业事故专项应急预案》、《火灾事故专项应急预案》、《粮食安全事故专项应急预案》、《储粮化学药剂事故专项应急预案》、《自然灾害突发事件应急预案》、《防汛专项应急预案》、《中央储备粮轮换管理制度》、《中央储备轮换预案》、《中央储备粮收购预案》、《危险化学品安全管理制度》、《特种作业人员管理制度》和各种安全操作规程～以此来控制和预防风险的发生。 3、执行情况 平东直属库严格按照《内部控制手册》和中央储备粮管理要求～防范企业风险～日常管理中注重收集有关财务、市场、运营 、政策和法律等方面的风险信息。开始关注对历史事件、粮食价格、周边环境、未来事件等进行收集思考和招集相关人员论证～并对不利于企业经营管理的事项和条款加以修改和完善。 直属库管理层无论在技术和知识方面都具备识别和防范政策层面的风险、治理结构的风险、轮换业务风险、投资的风险、仓储方面的风险、安全生产方面的风险、粮食调拨的风险、历史遗留风险的能力。即能够对重要业务流程与业务活动存在的风险进行识别～也能对一般风险关注和加以控制。 9 在中央储备粮轮换风险方面～平东直属库能按照轮换过程控制程序～依据总公司和分公司的轮换要求进行落实和控制～虽然有相关文件和政策支持～但在中央储备粮轮换业务中仍存在着风险性～从内部看～轮换风险主要包括操作风险、执行风险和道德风险。在中央储备粮油轮换业务中～各业务环节(如出入库～组织运输、保险等)都可能因为操作不当而造成损失。操作人员的业务能力欠缺～责任心不强及业务操作环境的复杂性等～都会带来操作风险。中央储备粮轮换的规章制度、经营方针～在轮换业务活动中能否得到认真执行和有效贯彻～直接决定着轮换面临的执行风险。在轮换业务中～管理或业务人员为实现个人利益而直接或间接造成轮换损失的可能性也是存在的。从外部看～轮换风险主要包括:市场风险、政策风险、信用风险、法律风险。轮换必须通过市场实现～并按照市场规则运作～因此市场风险不可回避。从以上可见～轮换风险是多方面的～因此轮换风险管理必然是一项全方位的系统工程～轮换风险管理措施也必然是多元化的。 在安全生产方面～平东直属库建立了安全生产领导机构、管理制度等有效的风险应急和应对机制～同时与上级主管安监部门建立了网格化管理～建立健全了《突发安全事故综合应急预案》、《生产作业事故专项应急预案》、《火灾事故专项应急预案》、《粮食安全事故专项应急预案》、《储粮化学 10 药剂事故专项应急预案》、《自然灾害突发事件应急预案》、《中央储备粮轮换管理制度》、《中央储备轮换预案》、《中央储备粮收购预案》、《危险化学品安全管理制度》、《防汛专项安全制度》、《特种作业人员管理制度》和各种安全操作规程～严抓安全管理～建立了安全生产“三级教育”管理模式。 ,三,控制活动 1、控制目标 控制活动贯穿于直属库的所有层次和各个职能部门～是直属库内部控制的主要组成部分。通过对各项基本流程的控制～保证各项管理控制指令能够有效的实施～确保直属库的既定目标得以实现。 2、财务管理流程的控制 ,1,控制制度 包括预算管理、货币资金管理、往来管理、费用管理、财务报告管理、财务电算化管理、会计档案管理、税务管理和关联交易、投资、筹资等制度。 ,2,执行情况 一是财务实行全面预算管理～建立科学、高效、有序的预算管理体系～合理控制成本费用支出～提高企业经营工作管理水平～按照中储粮总公司、分公司的要求～结合本库实际～成立预算管理工作委员会～直属库主任为预算委员会主任～班子成员为副主任～各科科长和预算员为成员～办公室 11 设在财务科～各科室设立预算联络员～随时沟通预算编制、执行、考核等相关信息。 明确了职责分工,确定编制流程,给各科室设计并下发预算报表工作底稿和相应的编制说明,确保编制工作按照程序有步骤地进行。根据不同的预算项目,确定选用固定预算、增(减)量预算、零基预算、概率预算以及弹性预算等预算方法～在全面预算编制过程中,按照“自上而下、自下而上、再自上而下”的总程序反复修订、平衡,完成编制工作～其具体编制程序如下:提出目标、编制上报、审查平衡、下达执行。通过一些措施的有效执行～确保了制定的各项预算目标科学准确～更贴近实际工作情况～减小了预算执行偏离度, 二是专项资金做到专款专用～各项费用补贴按规定及时足额拨付～大额资金使用须经集体决策。定期开展资金清查和往来款清理～严控赊销、预付业务～确保资金安全～资金风险防控实现常态化～每一笔应收款项都落实到具体责任人～通过严格的资金管理制度～结合内外部审计等定期“体检”～平东直属库资金实现了安全高效运行,三是做好整体上收库的财务管理工作～平东直属库辖区协议管理的整体上收库一共有三家～其中孤家子粮库是2008年上收的整体接管库～梨树一库和郭家店国储库是2011年签字接收的整体接管库～在财务管理上～平东直属库依据分公司下发的有关整体上收库的财务制度的规定～结合辖区各库的实际情况～制定相关 12 措施～严控各库费用支出～费用核算实行限额报批制～超过5～000元的财务支出需报直属库批准～超过5万元的～先上报直属库批准后再由直属库报请分公司审批。 3、储备粮油轮换的控制 ,1,控制制度 《购销科岗位职责和任职条件》、《中央储备粮轮换管理制度》、《粮食收购资金收支管理办法》、《轮换业务流程》、《中央储备轮换预案》、《中央储备粮收购预案》、《铁路站台管理办法》等。 ,2,执行情况 在中央储备粮轮换过程中～平东直属库严格按照《中央储备粮直属库储备粮油轮换业务控制办法,试行,》规定～依据《轮换过程控制程序》～结合本库实际情况～制定了中央储备粮收购和轮换预案～建立相互制约、分工协作的轮换模式～严密各环节业务手续～保证中央储备粮轮换工作顺利开展。 ?轮入过程的控制 在轮入过程中～主要采取库内直接收购的方式进行～遇到粮食欠收、质量不好、影响轮入进度时～采取在库外设点收购或从地方粮食收购企业直接购入的方式作为补充,严格按照中央储备粮质量标准和轮换业务工作程序进行轮入收购。轮入业务环节执行检验—计量—收货—结算—稽核—付 13 款—记账等程序过程～并且整个收购流程均使用总公司的业务信息系统～使总公司和分公司能够随时掌握平东直属库的收购实时信息。 ?轮出过程的控制 在轮出过程中～平东直属库严格按照《中储粮吉林分公司2006年中央储备粮轮出销售办法》的规定～统一部署、统一结算～完善销售手续～公开、公平销售中央储备粮。在做好轮出市场调查和轮出 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 签订后～同时为加强中央储备粮发出环节的管理和控制～保证环节控制合理～节约费用和轮出环节顺畅～轮出业务环节执行备载—移库—请车—装车—发运—铁路清算—结算等程序。 在市场调查和合同签订的环节中～购销科为规避出库流程出现的风险点而制订了相关制度～出库前要做好市场调查询价～准确掌握销区市场价格～为领导决策提供第一手资料～及时与领导沟通汇报,根据销区市场价格升降～考虑合同的签定数量～价格上升时少签、勤签～价格下降时～多签、早签,。要多找几家客户进行轮番谈判～最终确定口碑好、信誉度高、有资质、给价高的客户。粮款及保证金到位后财会科填制资金到帐通知单传递购销科～统计人员根据资金到帐通知单开具出库通知单～通知单必须详细标明出库单位、仓号、数量、等级～出库通知单经业务负责人及单位负责人签字方可执行。仓储部门依据出库通知单组织出仓～检斤员称 14 重后签字并由监秤员监秤确认～打印或填写出库登记单～出库检质检斤单经客户签字并由业务统计开具发货明细表～发货明细表经领导签字并盖章后出库。轮换计划下达后～积极考查市场～联系客户～坚决不赌后市、压库存～按文件要求～尽快的完成轮换任务。 4、储备粮油储存的控制 ,1,控制制度 《中央储备粮仓储管理办法》、《仓储精细化管理实施细则》、《仓房日常保管管理规定》、《熏蒸杀虫作业指导书》、《机械通风的管理和操作规程》、《检验仪器操作规程》、《粮情检查制度》、《机械通风管理制度》、《害虫鼠雀防治制度》、《熏蒸管理制度》、《突发事件应急预案》、《防汛工作应急预案》等。 ,2,执行情况 一是日常保管方面～保管员每日根据粮情检测系统对粮温情况进行分析～一、四季度每周至少一次,二、三季度每周至少两次对整个粮仓的粮情进行检查～包括温度、湿度、虫害等情况进行一次检查。仓储科长至少每半个月对储粮仓房进行一次粮情检查。仓储主任至少每月对储粮仓房进行一次粮情检查。主任至少每季度对储粮仓房进行一次粮情检查。对于检查过程中发现的问题采取逐级上报制度～按照处理意见及时整改。包仓保管员要保持所包仓的卫生清洁～粮 15 面平整。确保储粮安全。每季度末保管员和仓储统计员对每个货位的粮食进行一次库存盘点～确保储粮数量真实。检验员每一、四季度末进行一次质量普查、二、三季度每月末进行一次质量普查～确保储粮质量良好,二是粮食出入库方面～监卸环节做法是现场监卸人员对入库粮食进行质量监督～主要是根据卸车出皮证核对车号和质量情况是否相符～如有异议停止卸车～找相关部门核对后进行处理。烘干环节做法是检验员对入塔和出塔粮食进行把关～质量合格的粮食方可装仓入库～对不合格的粮食不准入库。装仓环节做法是包仓保管员根据烘干检验结果进行装仓～装仓前进行清杂处理。出库环节做法是仓储科根据分公司的出库计划和购销科开具的出库通知单组织出库。 5、贸易粮油的控制 ,1,控制制度 《直属库贸易粮经营预案》 ,2,执行情况 贸易粮经营管理中出现的风险点:影响政策性粮油经营,与政策性粮油发生混存～影响政策性粮油安全,对贸易商进行赊销预付,购销价格制定决策程序不合理。平东直属库按分公司通知要求～经库主任办公会研究制定《直属库贸易粮经营预案》～经营贸易粮油时～不得与政策性粮业务相冲突～必须做到分开储存、分开管理、分开统计。拟定初步 16 价格区间～提报定价方案～经库主任办公会讨论后确定购销价格～请示分公司～批复后签订购销合同～严谨合同内容～结算方式必须先款后货～按合同要求交纳保证金～严格控制赊销预付等情况的发生～规避赊销预付可能带来的风险损失。 6、直管库和代储库的控制 ,1,控制制度 《监管科岗位职责及任职条件》、《中央储备粮监管工作规范》、《监管处工作职责》、《驻库员管理制度》和《监管业务控制程序》等。 ,2,执行情况 一是辖区政策性粮食收储企业全部符合收储条件～并且对系统外签订规范的委托收购合同。二是对于系统外库点在收购储存期间采取土地使用证抵押、上级担保或履约保证金等方式进行风险防控。三是严格控制委托收购企业存在二次委托其他企业收购或设点延伸收购的现象。四是对委托收购企业形成货位后进行预验收～验收合格后签订规范的委托保管合同。五是对委托收购企业在收购储存期间不允许经营和储存其它性质粮食。 7、计量检验的控制 ,1,控制制度 《检验仪器操作规程》、《化验室管理制度》、《检验设备 17 自校规程》和《监视和测量装臵控制程序》等。 ,2,执行情况 检验环节:检验仪器每年定期进行检定～采取封闭检验方式～设臵扦样员和辅助扦样员各1名～与检验相分离。检验室安装手机屏蔽器～检验员根据仪器检测结果进行判定粮食等级、水分、杂质等检验指标。检验员每天对入库粮食进行复查～与检验入库结果对照是否存在误差。 8、固定资产、药品药剂和材料物资的控制 ,1,控制制度 《材料物资、资产采购报销制度》、《材料物资、资产出入库管理制度》、《器材库管理制度》、《药品库管理制度》、《化学试剂、熏蒸药品采购制度》、《化学试剂、熏蒸药品保管制度》、《药品包装箱,瓶,残渣处理制度》、《化学试剂、熏蒸药品领用手续制度》、《生产用车管理制度》、《设施设备管理制度》、《财产报废管理制度》等。 ,2,执行情况 在日常管理过程中～材料物资实行预算化管理～专人负责预算编制～采购费用严格控制在预算指标内～对于无预算或超预算项目～不得采购。特殊情况～由有关科室提出报告～经库主任办公会议研究同意后追加预算～然后再按材料物资采购管理规定履行相关采购手续 。材料购臵由使用科室提出并填写《购臵计划 申请 关于撤销行政处分的申请关于工程延期监理费的申请报告关于减免管理费的申请关于减租申请书的范文关于解除警告处分的申请 单》～根据预算对申请进行审核～ 18 并报财务和分管副主任审批。材料物资采购～根据方便、效益原则～分别采用直接购买、招投标方式,包括中储粮网上采购,～20万元以上的采购～采用投标方式～50万元以上的采用公开招投标方式采购。在材料物资的采购中～选择价格低质量好并且售后服务及企业信誉好的供应商～相关采购过程做到透明～并记录供应商的供货相关信息。如果采购金额和数量超过原审批限额的～要求原申请采购部门负责人和库领导重新审批决定是否同意采购。重要大额物资的采购～要通过三人以上采购小组市场调查询价后再采购～确保入库物资质量合格～价格低廉。并准确、及时、全面上报各项数据,定期整理各种单据进行归档保管。 平东直属库建立了专用器材设备和储粮药品药剂仓库～并配备专人负责。货物运到后及时组织申请部门和保管员进行验收～并对设施设备进行编号标识～做到固定资产、药品药剂和材料物资进行合理布局～摆放有序～定位放臵～专人管理～手续严密～以实现固定资产、药品药剂和材料物资在中央储备粮管理过程中满足生产和服务的需要。在验收过程中发现异常情况～负责验收的部门或人员要立即向有关部门报告～有关部门必须查明原因～及时处理。验收合格的材料物资～验收人员共同签字～如果合同签定时约定了质量保证金～需要按规定扣除质量保证金再进行付款。材料物资使用部门及财务部门各自建立材料物资帐册～便于进行日常管理 19 和控制。材物料领用严格执行现场鉴定～以旧换新的制度。每年定期对材料物资进行一至两次全面盘点～资产管理部门、物资使用部门、财务部门人员均在盘点表上签字。对盘点差异原因及时进行分析～并向库分管主任汇报～由库主任办公会议处理～对属于责任问题的～提出处理意见～追究相关责任人的责任。材料物资的处臵履行审批制度和相关审批手续后～由相关业务科室进行处理。 认真执行采购程序～以市场为导向遵循市场价格规律～及时掌握市场行情做到所有物资质优价廉。做到经常与使用部门进行沟通～掌握和了解所购物资的相关情况～按规定程序采购～必须有采购计划采购清单～设立三人以上采购小组～货比三家～并对所购物资质量、性能、价格负全责。 10、工程项目的控制 ,1,控制制度 《基本建设财务管理若干规定》、《中储粮总公司固定资产投资管理暂行办法》、《中储粮吉林分公司固定资产投资管理实施细则》、《中国储备粮管理总公司投资管理办法》的通知,中储粮【2009】850号, ,2,执行情况 根据《基本建设财务管理若干规定》、《中储粮总公司固定资产投资管理暂行办法》、《中储粮吉林分公司固定资产投资管理实施细则》、《中国储备粮管理总公司投资管理办法》 20 的通知,中储粮【2009】850号,的制度规定对工程项目批准手续、招投标形式、概算编制依据、竣工决算和财务决算等合规、合法性实施监控。 11、招投标的控制 ,1,控制制度 《公司招投标管理制度》 ,2,执行情况 按照中国储备粮管理总公司吉林分公司《关于下达吉林分公司直属库2014年自有资金投资计划的通知》,中储粮吉„2014?6号,、《关于下达吉林分公司直属库2014年自有资金投资计划,50万元以上,的通知》,中储粮吉„2014?49号,以及《关于2014年直属企业自有资金项目统一招标的通知》,中储粮吉„2014?50号,文件的要求。2014年6月26日中国储备粮管理总公司吉林分公司在长春～由招标代理机构:国以招标有限公司实施招标中工作。经过多家竞标～吉林省惠德建工集团有限公司中标～中标项目包括: 1、高站台维修4,000平米～金额393,629.00元。 2、粉刷平房仓外墙涂料12,300平米～金额245,893.00元。 3、道路地坪维修8,000平米～金额1,089,477.00元。 12、行政安全的控制 ,1,控制制度 21 《印章管理使用制度》、《档案资料借阅制度》、《重大事项报告制度》、《单位主要负责人安全管理制度》、《消防管理制度》、《各岗位安全操作规程》、《材料物资、资产出入库管理制度》、《门卫管理制度》、《值班值宿、更夫管理制度》、《安全生产事故应急救援预案》、《责任追究制度》、《安全员行为规范管理细则》等。 ,2,执行情况 严格按照总公司、分公司及库内的相关规定执行～在公章、合同章、党总支部印章等管理过程中～严格按照《印章管理使用制度》规定～涉及法律责任和重大利益事宜～必须由主任在相关文件签字确认后～方可押印～一般性文件、报表、材料、行政管理等由综合科初审～主管主任签字确认。公章、合同章、党支部印章等由综合科指定专人负责管理～财务章、法人章由财会科指定专人负责管理～并坚持用章审批登记制度。 为更好地抓好安全生产工作～实现全年无任何安全生产事故发生的安全生产管理目标～成立了以主任为组长、主管安全的副主任为副组长、所有中层管理人员为成员的安全生产、安全防火工作领导小组～领导小组下设办公室～负责日常安全管理工作。同时层层落实责任～签订安全生产责任书～即:单位与分公司签定安全生产责任书～主任为第一责任人,主任与各辖区法人签定安全生产责任书～法人为第一责任 22 人,主管安全副主任与各科签订安全生产责任书各科室负责人为第一责任人,各科与相关岗位人员签订安全生产责任书～相关岗位人员为第一责任人。直属库及辖区工人安全与劳务派遣公司签订了合同书确保安全生产。 13、合同管理的控制 ,1,控制制度 《中华人民共和国合同法》 ,2,执行情况 为加强风险控制～体现公平和公正的原则～按照《中华人民共和国合同法》和分公司关于实施企业法律顾问制度的通知要求～平东直属库在合同管理中严格按照规定执行～并建立了严格的授权批准制度～明确了合同管理的程序、责任和相关控制措施。平东直属库授权相关业务科室负责合同的谈判以及拟定合同文本～对重大合同～由库领导班子成员参与～在签订合同前～直属库要求相关业务科室应充分了解合同另一方当事人的基本情况～如是否具有签订合同的主体资格、资信情况、经营范围～有否履行合同的能力～签订合同的代理人是否有代理权等～并取得相关资料。直属库对外签定的合同一律由法人代表或法人代表授权有关人员签定～综合科凭法人代表或法人代表授权有关人员的签名加盖合同专用章。对于经常性签订的轮换、购销等合同～直属库根据分公司统一合同格式文本进行签定。 合同的执行由签订的 23 购销科室负责～并及时向库领导汇报执行情况～当合同出现变更或调整时～购销科室都及时请示库领导～并在库领导的指示下进行处理。直属库对外签订的每一份合同～合同管理员都及时登记到合同登记簿中～库内统一编号～留存一份原本存档～同时要求各级领导、有关人员签署合同汇签单～并监督合同的履行情况～及时向库领导和相关科室反馈有关信息。 14、人力资源与业绩考核的控制 ,1,控制制度 《中华人民共和国劳动保护法》、《中华人民共和国劳动法》、《员工管理规范考核管理办法》、《人力资源控制程序》、《薪酬管理制度》、《考勤管理办法》 ,2,执行情况 根据总公司人力资源的管理要求～我库明确了各岗位的职责权限、任职条件和工作要求～按照德才兼备、以德为先和公开、公正、公平的原则～通过竞争上岗等多种方式选聘优秀人才～待确定各自岗位后并依据《中华人民共和国劳动合同法》与员工签订了劳动合同～建立了劳动用工关系～并依据《中华人民共和国劳动法》的规定对员工实施必要的管理～并相应的制定员工教育培训制度～有针对性的组织企业文化、职业道德和操作技能培训以适应各自的岗位。并且为实现在管理上要效益～激发员工投身中储粮事业的热情～按 24 照《员工管理规范考核管理办法》规定～全面推行了员工考核激励机制～把员工考核与效益工资分配相结合、与优秀员工评定相结合、与员工的岗位调整、中层干部的提拔相结合～通过日常考核使年终考核工作有章可循～有据可依～切实激发员工工作的热情。 15、信息系统安全的控制 ,1,控制制度 《中国储备粮管理总公司计算机网络系统管理的规定》、《保密制度》、《计算机管理制度》、《上网控制制度》、《信息保密审查制度》 ,2,执行情况 为加强信息系统安全控制～正确处理工作中涉及的业务信息和国家机密～制定了《保密制度》、《计算机管理制度》、《上网控制制度》和《信息保密审查制度》等。设臵了微机室～并在工作中设臵专职网络管理员负责网络工作～对业务用计算机严禁上网～对公司要求备份的各种重要数据进行及时的备份～并且进行必要的保密工作～在执行中符合规定要求～保持了有效的内部控制 ,四,信息沟通 1、控制目标 建立有效的信息交流和反馈机制～确保信息沟通渠道的畅通。 25 2、控制制度 《直属库询价制度》、《信息交流控制程序》 3、执行情况 平东直属库有健全的信息管理制度～按照职能分工～综合科、购销科、仓储科负责按照上级要求对客户、供应商、竞争对手、粮食市场的价格、物品的采购价格等各种信息进行收集～对财务、管理、业务等相关信息能明确识别、收集、沟通～确保信息畅通。 ,五,监督 1、控制目标 建立内部控制监督检查制度～对内部控制设计、内部控制执行的有效性进行持续的监督～发现内部控制的薄弱环节～并及时进行整改和完善。确保直属库内部控制能持续有效的运作。 2、控制制度 《内控监督制度》、《中央储备粮管理条例》 3、执行情况 根据国家有关法律、法规、总公司和分公司的各项规定～制定两库的规章制度～并继续予以完善～同时建立企业内部控制制度～建立员工考核激励监督机制～确保直属库自我内部监督持续、有效的进行。同时建立了内部控制监督制度,设臵了内部监督的组织机构,对直属库内部控制建立与实施 26 情况进行监督检查,以评价内部控制的有效性。根据风险评估的结 果设臵日常监督及专项监督,涵盖直属库各业务流程层面并采用适当的 内部监督的程序、方法对监督过程中发现的内部控制缺陷,及时分析缺陷的性质 和产生的原因,提出整改方案,有效地提高了风险防范能力。 四、内部控制的缺陷 内部控制存在的主要问题是:一是对内控认识虽然有了一定的提高～但是距离内控要求还有差距。直属库各科室大多数的人员对内控的认识还停留在内部牵制阶段～理解不到位～执行制度也成为做表面文章,二是直属库虽然制定了各种完善的内控制度～但是并没有熟练的运用到实际的工作中～在工作中各岗位的作业人员只会按部就班的做好自己的本职工作～并不能运用相关的内控制度对其进行的工作进行总体评价,三是直属库内部控制职能薄弱～不能设臵专门的内部控制监督机构～抓内控工作的人员都是兼职～不能完全有效的对直属库内部控制进行实时有效的监管。 五、总体评价 平东直属库现有制度较为全面地体现了内部控制管理思想和理念～在实际执行过程中也取得了较好效果～从总体上看～平东直属库内部控制有效。 通过对控制环境、风险评估、控制活动、信息沟通和监督等内部控制各要素的测试～表明平东直属库已对控制目 27 标、财务管理流程控制、储备粮轮换控制、储备粮储存控制、贸易粮的控制、直管库的控制、计量检验的控制、固定资产、药品药剂和材料物质的控制、工程项目的控制、招投标的控制、行政安全的控制、合同管理的控制、人力资源与业绩考核的控制、信息系统安全的控制等内控环节建立了一系列控制～但由于上述的内控缺陷～这些控制未完全得到有效设计～同时部分设计合理的控制在公司中未得到一贯执行～需要进一步改进和完善。 六、下一步整改措施 平东直属库针对内部控制执行方面存在的问题制定了具体的整改措施～增强内控意识, 加强内部控制方面的培训学习。 加强内控业务培训～强化内控意识～直属库内部控制制度的具体工作质量直接取决于工作人员的素质跟工作人员的知识结构～道德水平有直接的关系～只有业务高的员工才能发挥工作的积极性和主动性。 平东直属库进一步完善单位内部控制监督体系～在确保内部控制制度切实执行且执行的效果良好的同时～确定了内控领导小组负责对直属库整个内部控制的过程实施必要的监督～并通过监督活动在必要时对出现的内部控制问题加以修正。这样更能有效的对直属库内部控制进行实时有效的监管。 28 特此声明:上述内容没有重大遗漏、虚假内容和误导性陈述。 中央储备粮四平平东直属库 法定代表人:姜玉升 二?一五年三月一十九日 29