TY-QW-WI-001文件排版及编号管理规定(G版)

TY-QW-WI-001文件排版及编号管理规定(G版) ISO9001质量管理体 文件类别 系 三阶文件 文件名称 文件编号 TY-QW-WI-001 文件排版及编号管理规定 整理部门 企管部 生效日期 2013-8-10 版本 G 编制 审核 批准 1.0目的 为了规范管理本公司的各种文件和记录～对其编号方法做出统一规定。 2.0适用范围 适用于公司的所有文件与记录。 3.0内容 3.1文件的编制格式 3.1.1文件编制时～正文部分都要加上文件头用来明示文件信息～文件类别的填 写请按照后附《文件类别对照表》中的文件类别进行填写～文件头中的具 体设置参照附件。,文件模板可以在OA系统的“模板”文件夹中下载使 用。, 3.1.2文件编写条目按照以下格式。 1.0 1.1 1.1.1 1.1.1.1 2.0 依此类推～层次分级最多不超过4级。 3.1.3文件页边距设置如下: 竖版:上 1.8cm 下 1.5cm 左2.5cm 右1.8cm 横版:上2.5cm 下1.8cm 左1.8cm 右1.5cm 3.1.4文件正文字体为仿宋或宋体～字号13号～行间距为固定值20磅～数字序 列字体为Arial～字号与正文相同～小标 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 可以加粗。 3.1.5文件文档为word文件～表单不限。 3.1.6页眉:1.5cm 页脚,1.0cm 页眉页脚及其他部分的未尽事宜以附件范本为准。 3.2表格记录的编制格式 3.2.1表格编制时～要加入公司标示～公司标示如下图。 图,1,集团公司logo标示 公司所有下发的公文～logo图标均用带字母标识的～文件头模板可以在OA导航系统中下载 3.2.2表格具体排版样式参照附件的样本设置。 第 1页 ，共 9页 ISO9001质量管理体 文件类别 系 三阶文件 文件名称 文件编号 TY-QW-WI-001 文件排版及编号管理规定 整理部门 企管部 生效日期 2013-8-10 版本 G 3.2.3表格中所有字体均为仿宋或宋体～表头字号为16号,表格正文字号13号, 表格编号及表格正文之外的附属信息字号均为10号。 3.3文件的编号 3.3.1公司、分厂及部门代码,详见附件, 3.3.2管理体系文件 体系文件包含ISO9001质量体系文件,OHSAS18001安全体系文件, ISO14001环境体系文件。 3.3.2.1一阶文件,质量手册、安全手册、环境手册, X1-X2-01 流水号:01—99 文件类型标示: QM质量手册 SM安全手册 EM环境手册 公司代码:参照附件 说明:质量手册以后将分为集团公司质量手册和分公司质量手册～分公司 质量手册的部分内容可引用集团公司质量手册。 3.3.2.2二阶文件,体系程序文件, ,1,ISO9001质量体系程序文件 X1- X2-01 流水号:01—99 文件类型标示:QP质量体系程序文件 公司代码:参照附件 说明:程序以后将分为集团公司质量程序文件和分公司程序文件～分公 司程序文件的部分内容可引用集团公司程序文件或等同使用。 ,2,OHSAS18001安全体系程序文件,ISO14001环境体系程序文件 X1-X2-01 流水号:01—99 文件类型标示:SP安全体系程序文件 EP环境体系程序文件 公司代码:参照附件 第 2页 ，共 9页 ISO9001质量管理体 文件类别 系 三阶文件 文件名称 文件编号 TY-QW-WI-001 文件排版及编号管理规定 整理部门 企管部 生效日期 2013-8-10 版本 G 3.3.2.3三阶文件,作业规范文件, ,1,ISO9001质量体系作业规范类文件 X1-QW-X2-001 流水号:001—999 类型: ZD 部门制度; YP业务运作规程, WI安全作业指导书, ES设备安全检修保养规程, EI设备操作规程; CI调校规程, TI检验指导书; CS检验 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 , GP工艺流程图, OS其他文件, 作业规范标示代码:QW 公司代码、集团公司部室代码～参照附件 说明:例1:电解金属锰厂生产部作业指导书～编号为: ME-QW-WI-001; 例2:集团公司质量控制部编写的钢材来料检验标准～编号为: ZK-QW-CS-001。 ,2,OHSAS18001安全作业规范类文件 X1-SW-X2-001 流水号,001—999 类型: WI作业指导, ZD安全制度, YJ应急预案, TP培训、训练计划, YL演练 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 OS其他文件 安全作业规范标示代码:SW 公司代码、集团公司部室代码,参照附件 例1:硫酸厂安全制度 LS-SW-ZD-001 例2:集团公司安全部制度 SE-SW-ZD-001 第 3页 ，共 9页 ISO9001质量管理体 文件类别 系 三阶文件 文件名称 文件编号 TY-QW-WI-001 文件排版及编号管理规定 整理部门 企管部 生效日期 2013-8-10 版本 G ,3,ISO14001环境作业规范类文件 X1-EW-X2-001 流水号,001—999 类型: WI作业指导, ZD安全制度, YJ应急预案, TP培训、训练计划, YL演练方案, OS其他文件, 安全作业规范标示代码:EW 公司代码、集团公司部室代码,参照附件 例如:硫酸厂环保制度LS-EW-ZD-001 3.3.2.4四阶文件,记录类, X1-X2-X3 A 记录版本号:按照版本次序A—Z编号 表格流水号～编号为01—99 类别代码: 行政类:XZ 安全类:S 人事类:RS 环保类:E 质量类:Q 设备类:EQ 生产类:P 物资类:M 财务类:F 项目类,XM 公司代码、集团公司部室代码,参照附件 例1:硫酸厂成品质量化验单 LS-Q-01A, 例2:总务部通勤车申请单 ZW-XZ-01A。 说明:若是文件后附的表格～在表格编号前加上支持文件的编号～以便 于追溯到可支持的相应文件。例如TY-,,,,,-Q-02A 3.3.3行政办公类文件 3.3.3.1红头文件的编号 宁天元发 X1-X2-【2012】 001号 类别代码: 行政命令类:XZ 人事任命类:RS 薪资类:SL 安全类:S 环保类:E 公司代码 不同的公司～有所不同。例如:宁华夏发 第 4页 ，共 9页 ISO9001质量管理体 文件类别 系 三阶文件 文件名称 文件编号 TY-QW-WI-001 文件排版及编号管理规定 整理部门 企管部 生效日期 2013-8-10 版本 G 3.3.3.2行政类文件的编号 X1, X,—201301 001 文件发文当月的流水号～编号001—999 文件发文的年月 文件类型:TZ 通知/通报, JD 接待方案 ZD行政制度规定, XX信息制度, RS人事薪酬制度, MY贸易制度, DW对外回复 公司代码,参照附件 3.3.4财务管理类文件 X1, CW—201301 001 文件发文当月的流水号～编号001—999 文件发文的年月 文件类型: CW财务管理类文件 公司代码,参照附件 3.3.5经营管理类文件 X,,MG—X,,001 流水号～编号001—999 类型: 管理架构图:JG 考核方案:KH 部门职责:BZ 工作总结 关于社区教育工作总结关于年中工作总结关于校园安全工作总结关于校园安全工作总结关于意识形态工作总结 :ZJ 岗位职责说明书:GW 工作计划:WP 经营管理标示代码:MG 公司代码,参照附件 3.3.6协议合同类文件(除项目类) X,,XY—X,,201301 001 A 版本号 流水号～编号001—999 年月 类型: WZ 生产物资 采购合同 采购合同下载采购合同模板下载简易采购合同下载采购合同范本免费下载下载农副产品采购合同 ,除矿石, RS 人事合同 BX 保险合同 XS 产品销售 KS 矿石贸易合同 YS 运输合同 BG 办公用品采购 SB 设备采购 GL 工伤理赔合同 RJ 软件类 OS 其他合同 协议合同标示代码:XY 公司代码、集团公司部室代码,参照附件 例1,丰和公司生产物资采购类合同,FH-XY-WZ-201301001A 第 5页 ，共 9页 ISO9001质量管理体 文件类别 系 三阶文件 文件名称 文件编号 TY-QW-WI-001 文件排版及编号管理规定 整理部门 企管部 生效日期 2013-8-10 版本 G 3.3.7项目合同类文件 ,各新建项目合同按项目进行分类, X,- X2,XY—X3,201301 001 A 版本号 流水号～编号001—999 年月 类型:WB 外包工程合同 WS 外包设计合同 SB 新建项目设备采购合同 WZ 新建项目建筑原材料采购合同 OS 其他合同 协议合同标示代码:XY 新项目代码 公司代码,参照附件 说明,新项目代码可用新项目各称的前两个汉字的拼音缩写做代码～若有重 复时～可用第一、第三个字的拼音缩写做代码 。 例1,集团公司锰厂三期新项目土建工程外包合同,TY-MS-XY-WB-201301001A 3.3.8外来文件类 WL—X1—201207 001 当月流水号编码001-999 文件接收年月 外来文件类型: JX 机械类文件DQ 电器类文件 AQ 安全类文件HB 环保类文件 OS 其他类文件 外来文件标示: WL 3.3.9项目管理类文件 3.3.9.1项目二阶文件(程序)编号 X1 -PP—001 流水号001—999 项目二阶文件～程序文件标示代码PP 公司代码 3.3.9.2项目三阶文件,作业规范,编号 X1 - PW—001 流水号001—999 项目三阶文件～操作规范标示代码PW 第 6页 ，共 9页 ISO9001质量管理体 文件类别 系 三阶文件 文件名称 文件编号 TY-QW-WI-001 文件排版及编号管理规定 整理部门 企管部 生效日期 2013-8-10 版本 G 公司代码 3.3.9.3项目四阶文件编号 项目四阶文件为表格记录类文件～编号规则同体系文件中的表格 记录编号一样～具体参照第3.3.2.4节编号方法进行编号。 3.3.10项目技改类文件 X1- X2—X3—201207 001 流水号001—999 文件编制月份 技改文件类型: KX可行性报告 FA技改方案 JB技改总结报告 SB实验报告 项目名称代码 公司代码 3.3.11图纸类文件 X1- X2—TZ-X3—201207 001 流水号 图纸编制日期 土建项目类,JZ 建筑图纸 DQ电气图纸 GY工艺图纸 JG结构图纸 JW 机务图纸 GP给排水设计图纸 机电、设备类,EI设备安装图纸 EP 设备配件/部件图纸 CD电路设计图纸 EF设备、设施基础图纸 PL 管道布局图纸 LL 线路布局图纸 MP机械制作图纸 QT其他图纸 图纸标示代码 :TZ 项目名称代码 公司代码 3.3.12记录流水号的控制 第 7页 ，共 9页 ISO9001质量管理体 文件类别 系 三阶文件 文件名称 文件编号 TY-QW-WI-001 文件排版及编号管理规定 整理部门 企管部 生效日期 2013-8-10 版本 G 3.3.12.1为便于记录的存档和检索,所有记录都应在记录的右上角加上流水 号,流水号可用年份加3位数字表示,例如,2013001,编流水号 时一定要连续,不能跳号。 3.3.12.2印刷使用的记录表单,可在右上角印上流水号。 3.3.12.3用OA流转的表单,软件会自动产生流水号。 3.3.12.4由于作废、空白、遗失等原因出现跳号,应用夹页方式注明跳号的 原因。 3.3.13文件归档规定 3.3.13.1各部门文件归档时须按文件头上标明的文件类别建立文件夹归档。 3.3.13.2OA中的电子档的文件也须按文件类别建立电子文件夹进行归类存 档。 3.3.13.3所有的文件和表格的编号必须向集团公司办公室文控员申请,由文 控员控制编号的唯一性和连续性。 3.3.13.4电子档存储文件时,须用【文件编号】加【文件名称】的规则命名。 3.3.13.5本文件自生效之日起执行,但以前所发文件在升版时按新规定逐渐更 改。 4.0相关文件 5.0记录 6.0附件 6.1附件一:公司各分厂及部门代码对照表 6.2附件二:文件类别对照表 6.3附件三:文件模板 宁夏天元锰业集团公司 二零一三年八月十日 第 8页 ，共 9页 附件一:公司及集团公司部室代码对照表 公司/部门 字母代码 公司/部门 字母代码 宁夏天元锰业集团 TY 财务中心 CW 电解金属锰厂 ME 物资公司 WZ 宁夏华夏特钢硫酸厂 LS 供应公司 GY 宁夏华夏特钢镍铁厂 NT 质量控制部 ZK 宁夏万隆新材料,彩钢厂, CG 机电工程公司 JD 中宁县丰和实业有限公司 FH 建筑工程公司 JZ 运输公司 YS 贸易公司 MY 宁夏天元锰业水泥厂 SN 销售公司 XS 企管部 QG 外协部 WX 行政中心 XZ 新项目投资管理中心 TZ 集团安环部 AH 信息中心 XX 能源管理部 NY 石膏制酸厂 SG 说明:上表没列明的新增公司/部门可用名称的前两个字的汉语拼音的缩写做代码～ 若有重复时～可用第一、第三个字的拼音缩写做代码。 附件二:文件类别对照表,一, 序号 文件类别 编号规则 TY- QM - 01 一阶文件 ,手册代码, TY- QP - 01 二阶文件 ,程序文件, ISO9001质量管理 体系 TY-QW-WI-001 三阶文件 (分厂代码),质量指导书, 四阶文件 文件编码-Q-01A TY-SM-01 一阶文件 (手册代码) 1 TY-SP-01 二阶文件 OHSAS18001 ,程序文件, 安全管理体系 三阶文件 TY-SW-ZD-001 四阶文件 文件编码-S-01A TY-EM-01 一阶文件 ,手册代码, TY-EP-01 二阶文件 ,程序文件, ISO14001 环境管理体系 三阶文件 TY-EW-ZD-001 四阶文件 文件编码-E-01A 红头文件 宁天元发 TY-RS-[2013] 001号 通知/通报 TY-TZ-201301001 规章制度 TY-ZD-201301001 行 政 人事薪酬制度 TY-RS-201301001 2 类 对外回复 TY-DW-201301001 文 件 信息制度 TY-XX-201301001 贸易制度 TY-MY-201301001 接待方案 TY-JD-201301001 3 财务管理类文件 例:财务制度 TY-CW-201301001 管理架构图 TY-MG-JG-201301001 经 部门职责 TY-MG-BZ-201301001 营 管 岗位职责说明书 TY-MG-GW-201301001 4 理 工作计划 TY-MG-WP-201301001 类 文 考核方案 TY-MG-KH-201301001 件 工作总结 TY-MG-ZJ-201301001 协议合同类文件 5 例:生产物资采购合同 TY-XY-WZ-201301001A ,除项目类, TY-新项目代码-XY-WB-201301001A,线项目代6 项目合同类文件 例:外包工程合同 码可用新项目名称前两个汉字拼音缩写, 7 外来文件类 例:机械类文件 WL-JX-201301001 二阶文件 TY-PP-001 三阶文件 TY-PW-001 8 项目管理类文件 四阶文件 TY-XM-01A ,例:项目类, 9 项目技改类文件 例:可行性报告 TY-项目名称代码-KX-201301001 10 图纸类文件 例:建筑图纸 TY-项目名称代码-TZ-JZ-201301001