计划采购管理流程

计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 采购管理流程 批准 审核 拟稿 计划采购管理流程 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 名称 标准编号 版本号 发行日期 第一条 目的 对上海123电子技术有限公司自行采购工作进行规范管理与监控,包括计划、申请、审批、采购、入库、报销等各环节。 第二条 适用范围 1.本文件适用工厂自行采购的部分物资,具体包含固定资产、低值易耗品、房屋维修物品、生产辅料、其他生产消耗、劳保用品、办公室供应、办公用品及消耗、培训宣传用品等九类。 第三条 职责 1.各部门:负责采购需求计划提出、采购的参与、货物的验收。 2.专业管理部门:负责审核专项物资申请,必要性、替代性、可否调拨、数量、型号、品牌,,出具专业意见,协助采购对新的专业设备或物料的采购。如技术部经理负责审核设备治具类资产,品保部经理负责审核计量仪器类资产,人事行政部行政专员负责审核通用类资产,。 3.行政组: 负责监控各处采购计划执行情况,下达各处物品申购计划额度,物品需求申请单审核,负责不定期市场调查和价格监督。 4.人事行政部采购组,负责采购通用类固定资产、低值易耗品、生产辅料等,进行采购实施的全过程——询价、供应商选择、下单/合同的制作、追踪到货、退/换货、报销。 5.生管部采购组,负责采购设备治具类与计量仪器类固定资产、生产材料等,进行采购实施的全过程——询价、供应商选择、下单/合同的制作、追踪到货、退/换货、报销。 6.行政库房,负责办理出、入库手续,负责辅料、劳保品的存储和管理,负责提供辅料库存月报表和劳保库存月报表。 7.品保部,负责对到货生产辅料的检验以及协助索赔、出具检验报告,参与计量仪器类资产采购支持。 8.技术部,负责参与设备治具类资产采购,给予相关专业技术参数支持。 第四条 名词定义 1(通用类固定资产,是指专用于办公、培训等工作的、各部门均有使用需求,且可统一配臵的动力设施、电器设备、办公家具、后勤保障设备等各种通用设备。如,用于办公的复印机、摄象机、投影机、相机、空调、电视机、碎纸机、传真机、电暖气、热水器、及办公家具、网络设备、通讯设备、电力照明、UPS设备、电梯等。 2,设备治具类资产,是指工厂专用于生产、装卸、及消防设备和生产制造过程中所需的设备、模具装臵及电脑与打印机等。如,生产线、叉车、条码打印机、打包机、电动改锥、工作台、扫描枪、测试架、物料车、货架、台式机、显示器、外设、网络设备、数码成品及部件等。 第1页 共11页 3,计量仪器类资产,是指工厂专用于监测、检测、测绘的计量仪器装臵。如,线材测试仪、放大镜、显微镜、LCR表、耐压仪、变频器、电子负载等。 4,低值易耗,指单位价值在2000元人民币以下且使用年限一年以上,并在使用过程中保持原有物质形态的非一次性消耗品。 5,在建工程,包括验收骏工前的建筑工程、安装工程、技术改造工程,含信息化在建工程,、大修理工程等。在建工程资产是为在建工程项目投入的软、硬件等有实物形态资产,包括固定资产与低值易耗,如服务器、应用软件等。 第五条 工作程序 1.资产采购程序,含固定资产和单价100元以上低值易耗品, (1)年度采购计划申请与审批 1)财年末月5日前,各需求部门完成《年度固定资产计划申报表》,递交专业管理部门审核,在4个工作日内完成审核。 2)各部门把经过专业管理部门审核后的《年度固定资产计划申报表》,递交人事行政部行政专员进行审核与汇总。 3)行政专员收到《年度固定资产计划申报表》后, 于2个工作日内审核汇总完成,递交人事行政部经理且在1个工作日内完成审核,然后递交给各分管副总审核。 4)分管副总在1工作日审核后递交总经理批准,批准后反馈给行政专员,行政专员于1日内将签批稿分发到采购与财务,并知会相关部门。 5)如需追加申请采购计划外的固定资产,则需填写《项目经费申请书》,按上述流程进行签批。 (2)采购申请,实行全年预算额度控制,季度计划控制,实际采购依据计划执行。各部门根据需求,按照资产定义进行分类,把经部门经理审批后的申请单,分别报至专业管理部门审核, 1)设备治具类资产,由申请部门按需求提交固资《项目经费申请书》,说明申购理由,报至相关专业管理部门经理进行审核,如技术部经理, 2)计量仪器类资产,由申请部门按需求提交固资《项目经费申请书》,说明申购理由,报至相关专业管理部门经理进行审核,如品保部经理, 3)通用类资产,由申请部门按需求提交固资《项目经费申请书》,说明申购理由,报至人事行政部行政专员处进行审核。 (3)审核,专业管理部门审核、确定,A、申购的必要性,B、有否可调拨、替代 的物品,C、申购数量是否合适,审核后统一递交人事行政部行政专员处, 1)行政专员审核后,递交分管副总审核, 2)分管副总审核后,递交财务部,财务部经理进行付款方式及费用审核,审核无 误后,递交总经理室审批, 3)由总经理室全面权衡后审批实施采购,未批准的申请单,返回给专业部管 理门重新审核,重新审核未通过的返回给需求部门。 (4)采购与验收 1)采购人员依据审批通过的《项目经费申请书》进行采购。 2)对于不需外购的,由资产管理部门通知资产使用部门填制、《资产移转/出 第2页 共11页 借单》,非资产类物品由行政专员填制《领料单》并办理相关转移、领用手续。 3)对总价1万元以内的资产采购,由采购人员货比三家,实行比价采购,对高于1万元的要成立采购小组通过议价或招标实行采购,同时完成《项目考评报告》。 4)对于单价5000元以上的资产,家电类除外,要求签署合同。资产采购合同需经合同评审小组,人事行政部行政专员与生管部采购专员,进行审核,且在《项目经费申请书》批准后,方可盖章。 5) 由资产申请人、专业管理部门,管理岗及以上人员,、采购人员根据《中华人民共和国产品质量法》、《三包法》进行验收,资产使用人验收内容为所购物品是否满足需求,专业管理部门验收内容为资产性能是否合格,采购人员验收内容为采购数量是否相符,验收合格后,三方在《验收报告》与《固定资产入库移交单》上签字确认, 6)凭手续齐全的《固定资产入库移交单》进行资产登记和付款。 2.低值易耗采购程序 (1)采购计划申请与审批 1)各申请部门于每月15日前,依据部门需求及产量预测按月填制《低值易耗采购明细表》,经部门经理审核后递交专业管理部门审核。 2)各专业管理部门于4个工作日审核后,申请人将《低值易耗采购明细表》递交行政专员处,2个工作日内完成审核、汇总及编号工作。 3)行政专员审核汇总后,交人事行政部经理审核,人事行政部经理于1个工作日完成审核后,递交分管副总进行审核。 4)分管副总在1工作日内完成审核后,递交总经理进行签批。 5)行政专员接到总经理签批后的《低值易耗采购明细表》后于1工作日分发到采购与财务,同时知会各部门。 6)未批准的申请单,返回给专业部管理门重新审核,重新审核未通过的返回给需求部门。 (2)追加采购申请,各部门对于低值易耗如需追加采购,则需填写《物品申购单》,按如上流程完成审批。 (3)采购与验收 1)采购人员根据审批的《低值易耗采购明细表》与《物品申购单》,制定《采购订单》,《采购订单》必须编号后方可向供应商下达。 2)采购人员要认真做好市场调查,建立“货比三家”的竞价体系,并收集整理供应商提供的报价单等相关资料,从中选择合格供应商,建立稳定的供需关系。 3)采购价格应控制在申请价格之内,如确实因市场情况变化而使市场实际价格与 预算价格上、下浮动超过10%时,重新填写申请单,按流程进行申请。 4)采购物品到货后,行政助理根据签批后申请单与采购订单及时收货,1个工作日内开具《物资验收入库单》。但符合下列情况之一者,不予收货 a送货单内容与实际送货物品不符,包含物品规格型号、品牌、单价、数量, b实际到货物品与采购订单不符,包含物品规格型号、品牌、单价、数量, c无下列任何收货依据之一,采购订单、采购合同、送货单, 第1页 共11页 d经检验质量不合格的物品。 若出现以上情况应及时反馈给采购人员。 5)货物的检验,对采购的受控物品,行政助理要及时通知相关部门检验,内检的受控物品24小时之内完成,外校物品须在物品到货后10个工作日内完成外校,物品检验合格后,方可入库。检验不合格及时通知采购办理退货处理。验收的职责分工, a除打包带、封箱胶带、缠绕膜、黄胶、手套、锡丝、等六类生产辅料,由品保部负责检验, b其他物品,由各申请和需求部门当场进行验收, c采购物品与申请需求不符,或经检验质量不合格的物品,需求部门应及时办理退库,由采购人员及时做退换货处理。 6)供应商管理与评定, a对于供应商所供产品,每批次如在检验或使用中发现不合格品,则对供应商开具《辅料进料不合格通知单》,在计划周期内完成整改,如果连续3批或年度累计5批出现不合格产品,则取消供应供货资格。 b按季度对供应商进行考评,主要涉及方面质量水平、交货能力、后援服务与现有合作情况等方面,考评结果按季度知会供应商,且对最后一名供应商通知进行改善, C供应商的引进及价格的调整,需组织采购评审小组进行评审,且每季度循环进行市场调查, 3.在建工程采购程序 (1)预算申请与审批 1)每财年末月5日前,各需求部门完成年度《在建工程采购申报表》,经项目经 理签批后交人事行政部行政专员审核汇总,在2个工作日内完成后,递交人事行政部经理审核且于1个工作日审核完成, 2)人事行政部经理审核后,递交分管副总审核且于1工作日完成审核,然后递交总经理签批后,行政专员于1日内将签批稿分发到采购与财务,并知会相关部门, 3)项目组根据项目计划与《在建工程采购申报表》,填写《项目经费申请书》申请采购物品,包适在建项目内的固定资产与低值易耗品均可填写《项目经费申请书》进行申请采购, (2)采购与验收 1)采购人员的采购依据是已审批通过的《项目经费申请书》。 2)《项目经费申请书》均可申请固定资产与低值易耗品,即“采购与验收”程序与“资产、低值易耗”的采购与验收程序一致,可按上述流程操作。 4.采购付款程序 (1)付款形式包括三种,银行汇款、现金结算、支票。一般情况下为银行汇款,但对 一些符合现金支付方式的零星采购准许用现金进行采购。 (2)付款周期原则上为隔月结算方式,即交货验收后2个月付款。签订合同的采购 根据的付款条约执行。 (3)报销凭证,采购人员依据《物资验收入库单》、《领料单》、合法发票、合同,有签订,、验收报告进行报销。 (4)采购报销的审批权限,人事行政部经理、分管副总、财务部、总经理。 第2页 共11页 (5)公司财务接到审批后的报销单,在需求付款日期内完成付款。 5.采购周期 (1)采购周期,采购申请单经总经理室批准后到达人事行政部采购组开始,至供应商送货合格入库止,所用的运作周期。 (2)辅料、生产消耗、劳保用品、办公室供应、办公用品及消耗、培训宣传用品、以及每月固定的设备及房屋维修备件等,且有固定供应商送货,采购周期为5个工作日。 (3)固定资产、低值易耗品,采购周期一般为15个工作日,有订货周期和制作周期的例外。 (4)不常用的设备及房屋维修物品,采购周期一般为20个工作日。 (5)急需物品,使用部门在申请时应注明希望到货时间,采购人员根据实际需求情况作相应调整,一般在3个工作日内到货。 第六条 解释权和监督权,本规定由人事行政部负责解释和监督。 第七条 有效日期,本规定从发布之日起生效。 相关附件 附件1,《项目经费申请书》 附件2,《物品申购单》 附件3,《年度固定资产计划申报表》 附件4,《低值易耗采购明细表》 附件5,《在建工程采购申报表》 附件6,《项目考评报告》 附件7,《辅料进料不合格通知单》 附件8,《验收报告》 第2页 共11页 附件一,《项目经费申请书》 项目经费申请书 项目编号: 职能部门 拟 批准者 日期: 日 日 送 董事长 签字: 期 期 批 总裁 信息产业事业部 财务部 准 总裁办 财务部 批示 元 费用分类 预算金额 项目名称 预算人 结算金额 内容: 1、背景描述: 2、申请事项 3、实施 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 : 4、项目经费: 申请人 部门经理 专业部门 人事行政部 分管副总 财务部 项目组长 123审批 总监 财务总监 总 经 理 大亚审批 第2页 共11页 附件二,《物品申购单》 物品申购单 编号: 申请部门: 申购日期: 申购 原有 预计 预计 物品名称 规格 需求日期 用途及要求 数量 数量 单价 金额 合计 岗位 申请人 部门经理 专业部门 人事行政部 分管副总 财务部 总经理 签批 第2页 共11页 附件三,《年度固定资产计划申报表》 财年固定资产年度计划申报表 单位:元 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 - 合计 说明: 时间的格式为:(yyyy-mm-dd) 资产计划必须优先考虑闲置资产，充分利用现有资源。 字段的具体说明: 1. 申购部门:枚举(制造部、技术部等) 2. 序号:从1开始自动排序 3. 资产类别:枚举(设备治具类、计量仪器类、通用类) 4. 单价、总金额保留小数点后两位 5. 期望到货日:按照2008-8-8 的格式 6. 用途说明:需要留出较多的字段(50字左右) 部门经分管副总经理签 制表人: 理签批: 专业部门签批: 人事行政部签批: 总签批: 批: 第2页 共11页 附件四,《低值易耗采购明细表》 财年 月低值易耗采购明细表 编号: 小计 - 部门经 专业部 人事行政 分管副 制表人: 理签批: 门签批: 部签批: 总签批: 总经理签批: 第2页 共11页 附件五,《在建工程采购申报表》 财年在建工程采购申报表 一、08财年已实施但在09财年继续实施的项目 1 2 二、09财年计划新实施的项目 1 2 3 4 5 6 小计 - 制表人: 项目经理签批: 人事行政部签批: 分管副总签批: 总经理签批: 第2页 共11页 附件六,《项目考评报告》 项 目 考 评 报 告 项目名称: 一、背景 二、供应商公司资料状况 三、考评日期 四、考评人 五、考评结果 六、与该公司的沟通建议 七、结论 报告人, 审核, 分管副总, 总经理, 第5页 共11页 附件七,《辅料进料不合格通知单》 辅料进料不合格通知单 订品料类单 名 号 别 号 供批抽日应 量 样 期 商 数 数 不 良 描 述 检 验 部 检验人员: 主管人员: 门 使 用 部检验人员: 主管人员: 门 处 理 结采购专员: 果 如下由供应商填写 1、针对问 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 的 临时遏制对策 2、问题的根本原因描述 3、针对长期改善对策 的 工作计划 幼儿园家访工作计划关于小学学校工作计划班级工作计划中职财务部门工作计划下载关于学校后勤工作计划 4、改进后效果如何 确认和保证 5、如何防止再发生 填写人 第5页 共11页 附件八,《验收报告》 验 收 报 告 报告书编号 NO. 拟稿日期 批 准 审 核 拟 稿 秘 级 1(秘密 2.公司外保秘3. 一般 保存期限 课 题 代 号 标 题 NO. 所 属 部 门 报 告 作 者 电图一、验收明细表: 序号 名 称 型 号 数 量 单位 备注 1 2 3 二、验收结论:(包括产品外观、产品说明、检验合格证、出厂标签、性能参数等方面) 三、使用部门意见:(使用效果确认) 使用部门签名: 验收人: 日期: 审核人: 日期: 上海123电子技术有限公司 入库接收人: 抄送 份 第5页 共11页 第5页 共11页