【doc】对“反记账、反结账、取消审核”功能的思考及建议

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【doc】对“反记账、反结账、取消审核”功能的思考及建议对“反记账、反结账、取消审核”功能的思考及建议之舅对”反记账反结账取消审核” 功能的思考及建议 .黄晓红由于会计业务处理具有法定性,从原始凭证的审核, 记账凭证的制作到财务会计报告的生成从会计记录过程的控制,到会计资料的保存,都必须严格按照国家统一会计制度执行.会计核算软件对初始化数据不得随意更改, 对有关资料的更改必须在软件中留有痕迹.但是尚有不少会计核算软件设置”取消审核”,”反记账”,”反结账”等功能.这些功能对数据的安全,真实,可靠造成隐患.但由于这些设置给会计人员的操作带来方便,因而使用普遍.有的学者甚至认为在计算机特定的工作环境中,反记账的作用不可替代.其理由是,在实际工作中存在大量错误的记账凭证,如果不施行反记账的做法,则将导致账簿中存在大量无用的冗余信息,影响对会计信息的使用.因此这些功能屡禁不止,延续至今. 电算化会计”反记账”,事实上也就是将原先已经登录到账簿上的发生额从各该账户中再予以扣减,使账簿恢复至该凭证登账之前的发生额和余额状态,这是记账的逆操作.毫无疑问,没有人会赞同手工会计下采用”反记账”.对手工的账簿记录,为了保证其有案可查,当其发生错误时,不准涂改,挖补,刮擦;同时,有严格规定: 一是登记账簿时所发生的错误,应当将错误的文字或者数字划红线注销,但必须使原有字迹仍可辨认;二是记账凭证错误而导致账簿记录发生错误的,则”应当按更正的记账凭证登记账簿”.即红字冲销法和补充更正法.这些规定所强调的,就是对这些原始出错之处必需留有修改的痕迹. 在电算化会计条件下,出错的电子数据更改,却无法留下修改的痕迹.解决的办法只能保留错误电子数据,另作更改的记账凭证,并据以登录账簿,换言之,要将正与误两张凭证同存于会计档案之中,同时,其所登录的正与误两处账簿记录并存于同一账簿之中.《会计核算软件基本功能规范》中规定:”发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的,可以采用红字冲销法或者补充凭证法进行更正;记账凭证输入时,红字可用负号或者其他标记表示”. 由上可见,不管是手工会计还是电算化会计,对出错的修改均强调留有痕迹.在电算化会计中,由于电子数据 6O上海会计2005.6 的修改在技术上可不留痕迹且不易被发现,因而更需要予以强调并规范之. 反结账的错误做法也是如此.当其期末已经结账并编制企业会计报表之后,如果将其”反结账”,则意味可以对该结账月继续输入凭证数据.如果某一会计期反复操作结账与反结账,并生成相应会计报表,那么会计信息的生成不就是在搞数字游戏了! 再说,若将”取消审核”,”反记账”与”反结账”同时使用,其后果更不堪设想:结账后可以再增减当月经济业务,账簿错误可以在原错误之处不留痕迹加以修改,而且已记账和编制报表的记账凭证在取消审核后又可对该记账凭证的电子数据不留痕迹地修改,承认这种逆操作的合法性,又置会计的证,账,表勾稽关系于何地?.它只会给制假者提供机会,而对电算化内部会计控制百害而无一利.财政部也曾多次明确,软件不允许存在这些功能,正说明会计软件必须遵守包括证,账,表等操作在内的工作规范之重要.本质上说,上述所有的逆操作,其最终目的都是为了对记账凭证库文件上的电子数据作不留痕迹的修改.事实上发现证,账错误而采用红字(负号)更正法或补充更正法填制记账凭证,再据以登记账簿,会计报表, 并不会给会计人员带来太多麻烦.无论是结账前作为当月凭证的更改,还是结账后作为下月的凭证的更改,对会计人员来说都是举手之劳,何况证,账的错误毕竟不会太多,因而不至于导致账簿中存在大量无用的冗余信息,影响对会计信息的使用.. 有鉴于此,本人认为首先必需建立会计软件产品质量认证体系,对会计软件产品实施质量认证,有利于规范会计软件市场.其次还应当规范会计业务处理流程,严格会计核算业务的内部控制,增强过程的透明度,加强对操作员设置与操作权限的管理,防止业务处理的随意性.再者还有必要制定商品化软件的管理办法 ,明文规定会计软件系统应具备的内部控制功能以及满足审计需要的要求,同时有效发挥操作员密码在内部牵制制度执行中的功用.这样才有利于减少人为原因而造成的电算化会计信息失真的可能性. (作者单位:福州市农业科学研究所)

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