Microsoft Lync How To Guide

      Microsoft LyncTM How‐to Guide  Microsoft LyncTM ushers in a new connected experience transforming every communication into an  interaction that is more collaborative, engaging and accessible from nearly anywhere with an Internet  connection.  A single interface unites voice, IM, audio‐, video‐, and web‐conferencing into a richer, more  contextual offering and a single identity makes it easier and more efficient for users to find contacts,  check their availability and connect with them.  Lync works consistently with Microsoft Office, enriching  the experience of familiar applications like Microsoft Outlook, Microsoft Word, Microsoft SharePoint,  and more.                                                        Get More Done in Less Time  The powerful collaboration tools in Microsoft Lync help you get more done in less time, so you can be  present where and when you need to be most.   Contacts  Microsoft Lync makes it easy to keep all your contacts in one place, so you can communicate more  easily.  Contacts can be sorted by groups, presence status, and relationship.         Find a person    To find a person, type the person’s name, e‐mail address, or phone number in the Search Dialog  Box. As you type, Search results will appear. Search results are shown by Name and by Skill.       Skill Search   To search by skill, begin by entering your  keywords in the Search Dialog Box. This will  default to a name search, so click on skill to  bring up those in your organization who  meet your criteria.              View contact card   To view the contact card, right click on the  contact’s name and select View Contact  Card, or click Alt+Enter for a contact you  have highlighted.    Alternatively, you can hover by holding  your mouse over a contact to pull up the  contact card.      Add contact   Type a person’s name, e‐mail  address or  phone number in the Search Dialog Box. In  the search results, highlight their name, and  then select the plus symbol.            Presence   Microsoft Lync helps you stay connected, but it also gives you the flexibility to choose when and how  you can be contacted.   Understanding Presence  Lync provides an immediate, visual representation of a contact’s availability, or presence. By simply  looking at the contact list, you can find everything you need at a glance. For example, a green icon  means a contact is available, red means a contact is busy, and yellow indicates that a contact is Away  from the computer. Wherever a contact's name appears—in an e‐mail message or on a team site— status and contact information also is displayed. Presence information can be set by the contact  manually, or selected based on available calendar information. Presence states set by the user or Lync  Server 2010:                  Status Text  Description     Available  The contact is online and is available to participate in conversations.      Busy  In a Call  In a Conference  In a Meeting  The contact is online but is engaged in another activity. Activities include:   In a Call: The contact is in a voice or video conversation.   In a Conference: The contact is in a multiparty conversation using  phone, voice, video, and/or application sharing.   In a Meeting: The Outlook calendar shows that the contact has a  scheduled meeting.     Do Not Disturb  The contact is online but does not want to be interrupted. Users can specify  the level of privacy in Do Not Disturb mode by choosing options that enable  no display alerts to options that allow alerts from a specified workgroup.  In  this state, a contact can initiate IM conversations but cannot receive incoming  messages unless part of a thread they began. You can reply until the contact  has closed current conversation window.     Appear Away  The contact is online but not available for one of the following reasons:   The contact’s computer has been idle for longer than a time period  that is specified by the user (by default, 15 minutes).    The contact’s Outlook calendar or Out of Office Assistant indicates  that he or she is out of the office.   The contact is temporarily unavailable.    The contact has manually set his or her presence status to Away or  Appear Away.    Off Work  The contact is not at work; however the contact can still send and receive IM  conversations.     Be Right Back   The contact is online but not available; however the contact can still send and  receive IM     Offline  The contact is not online. This status is displayed for the following reasons:   The contact has not signed in.   The contact has blocked the user from seeing his or her presence  status.    Presence  unknown  Lync Server 2010 cannot determine the status of the contact.     Blocked  The user has blocked the corresponding contact. To the blocked contact the  user appears to be offline.                 Changing your Presence Status  Changing your presence status helps coworkers know when you are and aren’t available. Presence is  enhanced in Lync with pictures, location information, and additional states such as “Off Work” to  provide more granular information about availability and communication preferences.     To change your Presence status, click on  the drop‐down arrow next to your current  status (directly below your name), and  select the appropriate Presence state:  Available, Busy, Do Not Disturb, Be Right  Back, Off Work, or Appear Away.                                             Instant Messaging  Starting an instant messaging (IM) session is as simple as double‐clicking a contact name from your  Contact List. This opens the Conversation window where you enter your IM and view responses from  others.       To start an instant messaging session with a single  contact   In the Contact List, double‐click a contact  name, type a message, and then press  ENTER. If the contact is not in the Contact  List, type the person’s name in the Search  box, and then double‐click the name in the  Search Results box.    To start an instant messaging session with a group,  do one of the following:    To send an instant message to a  distribution group or contact group, right‐ click a group name, click Send an Instant  Message, type a message and then press  ENTER.   To send an instant message to multiple  contacts, hold the CTRL key to select the  contacts, right‐click the last contact, and  then click Send an Instant Message, type a  message and then press ENTER.   Start an Instant Message conversation  with one contact, then drag and drop  additional contacts directly into the chat  window. This joins all contacts to the  conversation.                                     Use Etiquette in Instant Messaging  Instant Messaging (IM) is less intrusive than a phone call and often quicker than email. Its very nature is  conversational and similar to face‐to‐face discussions. There are a few general etiquette rules you  should keep in mind when communicating via IM.   Before sending an IM, check the person’s presence status. This will help you decide if and when  it’s appropriate to connect:  Available: go ahead and initiate a conversation as you your contact is willing and available. Busy: refrain from sending a message unless it’s urgent. In a Call: your contact may be slow to respond or may not respond at all. This will vary by person and by the nature of the call. Do Not Disturb: messages cannot be sent and are blocked by the system.  When initiating an IM, it’s a good practice to ask if the other person if they have time to chat  with you (e.g., “Got a moment to discuss the Contoso account?”). This isn’t always necessary  with someone you know well, but use your judgment.    Sometimes a person may or may not respond immediately. Avoid sending multiple messages  and wait for a response to your initial IM unless it is urgent.    If you receive a terse response (e.g., "in a meeting ‐ talk later"), don’t be offended. They’re just  letting you know they're unavailable at the time.   Depending on your company’s policy IM conversations may be monitored or saved. Always  consider the tone and content of your messages.    If you’re in a meeting, call, or Web conference, turn off the sound on your IM to ensure you  won’t be disturbing to others in the meeting. To turn off sound for incoming alerts, from the  menu bar click Options > Alerts and then under Ringtones and Sounds, select Suspend Sounds  when my status is Busy.    Don’t invite someone to join a multiparty IM session in progress without first asking everyone in  the session if it’s OK.   Avoid having too many “goodbyes” as you and your colleague attempt to end the conversation.    Ask before elevating an IM conversation to a call, video chat, or conference. They may only have  time for a quick note and not for a full conversation.                       Be at the Center of Your Network  Microsoft Lync helps connect with your network of friends, colleagues and partners so you can stay in  touch.  It enables you to communicate with contacts from federated networks, including Windows Live,  AOL, and Yahoo! And picture‐enhanced presence information, automatic contacts lists, and activity  feeds let you add your personal touch.  Add contacts from federated networks   Type the email address of your contact into the search bar. In the search results, highlight your  contact then select Add to Contacts.  Use Etiquette in Managing Contacts   You don’t need permission to add someone to your Contact List; however, by default, the  person you add to your Contact List receives an alert that you have added them. To add a  contact, type the person’s name in the Search box, and then drag the name from Search results  into a group (other than Recent Contacts) in your Contact List.     If someone adds you to their Contact List, you are not obligated to add them to your contact list.  You can gently decline by checking the button and clicking OK.     Use Status Message   Status messages give you an opportunity to quickly share more information with your contacts beyond  your Presence.      Lync displays a status message  automatically for you based on your Out  of Office message. Keeping this updated  will help coworkers know where you are  and how to reach you.    You can manually enter a status message  into the Note Box to augment your Out of  Office message or provide more details  when you are in the office. To do so,  simply type your message into the dialog  box above your name in the Lync client.    To view status messages from your  contacts, click on the Activity Feeds icon.  This brings up a list of recent status  messages.               Use Emoticons in social messages   Using emoticons— graphical representations of facial expressions —in your messages can help provide  context around the meaning behind the written words.    To add an emoticon to an IM: in the Conversation window of the message area, place the cursor  where you want to insert the emoticon. Click the Emoticon button, and then select an emoticon.    Work from anywhere*, virtually With Microsoft Lync, you can be connected to the office from the road, home, your favorite coffee shop,  or nearly anywhere with an Internet connection.  Setting Your Location  Microsoft Lync makes it easy to let others know where you are and how to reach you. Microsoft Lync  can automatically determine your location when you login again from places you frequent. To set your  location:    From the main Microsoft Lync interface,  click on the Set Your Location text. This  will enable you to enter a custom  location. If you’ve already added your  location, you can select it from the drop‐ down menu next to Set Your Location.                Conferencing Options  Microsoft Lync offers robust conferencing options, including IM, audio‐, video‐, and web‐conferences  giving you many collaboration tools to be more successful. Lync is all you need for all types of meetings,  both scheduled and spontaneous. And simple “water‐cooler” IM conversations can be escalated to an  audio conference with desktop sharing among members instantly, easily, and without interrupting the  conversation flow.    Meet Now Conferences:  you can start Meet Now conferences using IM, audio, video, or desktop‐ sharing capabilities.   To start a non‐scheduled conference, click the Menu button, and then click Meet Now to open a  new conference. To invite others, do one or both of the following:  o To invite someone inside your organization, click the Invite button, and then select a  contact from the list.  o To invite someone outside your organization by e‐mail, in the new conversation  window, click the arrow next to the Invite button, and then click Invite by E‐mail. An e‐ mail message opens in Microsoft Outlook. (If you do not have Outlook, you can copy the  invitation text to the e‐mail program of your choice.) Send the e‐mail to the invitee, who  can join the conversation by using either Communicator or Communicator Web Access.      IM conferences:   you can start IM conferences by inviting additional users to an existing IM  conversation or by starting an IM conversation with multiple users.   In the Contact List, hold the CTRL key, and then select the contacts that you want to invite. Right‐ click the last contact, and then click Send an Instant Message. Type your message in the Message  Entry box, and then press ENTER.   To invite someone within your organization to an existing IM conference, simply drag and drop a  contact from your contact list directly to the chat window. This adds them to the conversation.   Unscheduled audio conference calls:  an ad‐hoc conference call can be started by adding additional  users to an existing call or by starting a call by selecting multiple contacts in the contact list.    From the contact list select multiple contacts, hold the CTRL key, and then select the contacts  that you want to call. Right‐click the last contact, and then select Start a Conference Call.    Schedule audio conference calls: audio conference calls can be scheduled in advance either by using the  Outlook Conferencing Add‐in or directly from Lync.    To schedule an audio conference from Outlook, open a new meeting request and click on the Lync  Online Meeting add‐in in the top ribbon. You are all set with call in details and a url link to join  directly from meeting request       Join any Lync Meeting   To join from Outlook calendar, open the calendar invite and click on “Join Online Meeting”   To join from Outlook reminder, simply click on “Join Online” button on reminder pop‐up    Video conferencing:  with Lync you can integrate video into your conferences by using a webcam.    To start a video conference, with multiple contacts: In the Contact List, hold the CTRL key, and  then select the contacts that you want to invite. Right‐click the last contact, and then click Start  a Video Call.  Application & Document Sharing  Application and document sharing allows you to broadcast any visuals, applications, Web pages,  documents, software, or part of your desktop to remote participants in real time, right from Lync.     Share your desktop or applications   From an IM, or conference  you are attending, select the  Share drop‐down menu.  Then select the option that  best fits your needs: desktop,  program, or PowerPoint  presentation.  Once selected  your attendees will need to  accept the sharing request in  order to see your shared  content. You can also grant  control to any attendee         Start Whiteboard application   From the menu bar of an  open contact card, click on  the share drop‐down and  select whiteboard. This will  open a shared whiteboard  session with all  participants.                                                                         Unify Your Communications  Microsoft Lync brings together all of your communications needs into one place, simplifying  communication.       Managing voice calls   You can use Lync to make one‐click phone calls to contacts in your Contact List. Using the Calling Options  arrow to the right of the call button gives you additional ways to communicate with a contact.     Making Phone Calls   To make a one‐click phone call click the  contact’s Call button in the contact list   To call an alternate phone number, click  the arrow to the right of the Call button,  and then click the number you want to call  for that contact.    To enter a phone number to call, type the  number into the search box and then click  the call button. You also can open the dial  pad and type the number directly into it.    You also can dial phone numbers directly  by clicking on the Phone icon and using  the on‐screen dial pad.   Changing Conferencing Pin:   To change your conferencing pin, click on  pin below the dial pad. You will be  directed to a webpage where you can  enter your new pin  Test Call    To check on your audio quality issue, you  can perform a test call by clicking on check  below the dial pad. Lync will make a test  call your number                                    Video Calls  You can easily make video calls to contacts in your Contact List, but you must have a webcam. You can  receive and participate in a video call without a webcam. In this case, you see the caller’s video stream,  but no video is transmitted from you.     To make a video call, right‐click on a  contact in your contact list, then click Start  a Video Call.   You can convert any IM conversation into  a video call by clicking on Video in your IM  window                                               Managing Voice Mail  With Lync, previews of your Voice Mail messages appear in your Office Outlook Inbox. You also can  listen to your messages directly from Lync.   Call Voice Mail   If you want to call your Voice Mail number to check  messages, click on the setting button as seen below and  then click on Call Voicemail. Lync will automatically take  you to your voicemail inbox without you having to dial user  name and password. You can similarly Set up Voicemail  from here.    Change Your Voice Mail Greeting   If you want to change your Voice Mail greeting, click the  settings button and then click on Change Voicemail     Managing Devices  Lync lets you switch, forward or transfer calls to other devices while on the call without disruption to the  conversation.   To switch devices (e.g.: between PC audio and  headset) while a call is in progress:   Select the drop‐down menu next to the  primary device in use icon. Then change  the device for this call and select which  device you would like to switch to.     To transfer to another device (e.g.: from PC to  mobile phone) while a call is in progress:   From the menu bar of an open contact  card, click on the call drop‐down and  select which device you want to transfer  the call to.             Forwarding Calls  Lync offers several options for automatically forwarding incoming calls. For example, you can forward  calls to your Voice Mail, one of your other phone numbers, or another person.      To Forward calls to Voice Mail, another phone, or  a contact:    Select Call Forwarding Settings from the  Tools menu. Then, select a phone number,  Voice Mail, New Number, or Contact   Alternately you can select Call Forwarding  from the bottom of the Lync console.     To simultaneously ring another number at the  same time your number rings   Select Call Forwarding Settings from the  Tools menu, then check Simultaneously  Ring. Once you have done this, select a  number, or click New Number and enter a  number.   Alternately you can select the Call  Forwarding button from the bottom of the  Lync console and then pick Simultaneously  Ring from the drop‐down menu.     To Redirect unanswered calls to Voice Mail,  another number,