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公司印章管理制度.pdf

公司印章管理制度.pdf

上传者: wuyuefei8 2013-02-20 评分1 评论0 下载6 收藏10 阅读量903 暂无简介 简介 举报

简介:本文档为《公司印章管理制度pdf》,可适用于企业文书领域,主题内容包含公司印章管理制度第一章总则第一条为加强公司印章使用的合法性、严肃性和可靠性杜绝违法行为维护公司利益根据国家有关规定并结合公司实际情况制订本管理制度。符等。

公司印章管理制度 第一章 总 则 第一条 为加强公司印章使用的合法性、严肃性和可靠性, 杜绝违法行为,维护公司利益,根据国家有关规定并结合公司实 际情况,制订本管理制度。 第二条 本制度适用于公司印章的刻制、使用和管理。 第三条 ***是公司印章的管理负责人。 第四条 财务部接口人是公司业务专用章的管理负责人。 第二章 印章的种类及用途 第五条 公司印章包括公司公章、合同专用章、法定代表人 名章、报关专用章和投标专用章。 第六条 业务专用章是指处理会计业务的财务专用章、处理 结算业务的结算财务专用章。 第七条 各类印章应在本条款规定范围内使用。 (一) 公司公章主要用于对外签订的需确定公司权利、义 务的有关文件;对内所颁布的重要经营管理制度、人事任免文件; 对外重要函件;授权委托书(授权委托书需同时加盖公章和法定 代表人名章)、其它需以公司名义证明其权威作用的文件。 (二) 合同专用章主要用于对外签署的经济合同、协议及 意向性文件。 (三) 法定代表人名章主要用于授权委托书、财务确认单 等需要加盖公司法人名章的文件资料。 第 1 页 共 7 页 (四) 报关专用章主要用于办理进出口业务等相关资料。 (五) 业务专用章是指处理会计业务的财务专用章、处理 结算业务的结算财务专用章。会计业务专用章主要用于财务、税 务报表的填报,财务决算等;结算业务专用章主要用于结算业务 票据、凭证及相关报表资料。 (六) 投标专用章主要用于以公司名义参与各省市、自治 区政府、企业项目的投标,并在用印处写明有效期限、标书名称。 第三章 印章的刻制和启用 第八条 公司印章的刻制应首先提出申请,填写《刻制印章 申请表》,结合公司实际拟出印章模式,经总经理批准后,指定 专人凭登记管理部门核发的营业执照、登记证书或者所在地公安 派出所出具的证明,到所在地县级以上公安机关申请办理准刻手 续。待申请批准后,按照相关法律规定携带所需文件在国家公安 管理部门指定的印章公司刻制。 第九条 新印章的启用。新印章刻制完成后由公司指定专人 将刻制的印章向公安机关办理印鉴备案后,使用部门填写《公司 印章交接单》,到总经理助理处办理印章领用手续,总经理助理 留存印模标样、登记备案。 第十条 公司印章启用应报总经理批准,并下发启用通知, 注明启用日期、发放单位和使用范围。 第 2 页 共 7 页 第三章 印章的保管、交接和停用 第十一条 公司各类印章必须有专人保管。 1. 公司印章由总经理助理保管,业务专用章由财务部接口 人保管,各部门印章由各部门指定专人专柜保管,并将保管公司 印章人员名单报总经理助理处备案。 2. 印章保管须有记录,注明印章名称、颁发部门、枚数、 收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。 3. 严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需 要,确需将公司印章带出使用,需提交申请报告,由部门主管同 意,总经理批准,并报总经理助理确认后方可带出。公司印章外 出期间,借用人只可将公司印章用于申请事由,并对公司印章的 使用后果承担一切责任。 4. 公司印章保管人因事离岗时,须由部门主管指定人员暂时 代管,以免贻误工作。 第十二条 公司印章保管必须安全可靠,须加锁保存,公司 印章不可私自委托他人代管。 第十三条 公司印章保管有异常现象或遗失,应保护现场, 及时汇报,配合查处。 第十四条 公司印章移交须办理手续,填写《公司印章移交 单》,注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。 第十五条 有下列情况,公司印章须停用: 1. 机构撤销、更名或业务变动; 第 3 页 共 7 页 2. 公司印章使用损坏; 3. 公司印章遗失或被窃,在规定的媒体声明作废,如有必要, 函告相关单位或个人。 第十六条 公司印章停用时须经总经理批准,及时将停用公 司印章送总经理助理,按照国家相关法律规定报印章备案机关登 记销毁。 特殊需要留存的,经总经理助理向相关部门申请并公告,经 批准后予以登记并封存。需要制发新印章的,按本制度规定的印 章制发程序和要求办理。 第十七条 印章毁损或无法正常使用时,按本制度规定的程 序和要求刻制和原印章相同的新印章,保管部门将原印章交总经 理助理按法定程序登记、销毁。销毁印章前要写出报告,销毁印 章报告由总经理助理长期保存。 第四章 公司印章管理与使用 第十八条 公司的公司印章由总经理助理负责保管。业务专 用章由财务部负责保管,并按照相应的财务管理流程严格审核用 印。部门章由各部门负责保管。 第十九条 所有需要加盖公司印章的文件资料用印时,必须 由申请用印部门填写《公司印章使用申请表》,由主管副总审核, 总经理签批后方可用印。合同、协议及意向书用印备案留存时, 必须留存一份原件。公司印章使用申请表的填写应遵循“一事一 第 4 页 共 7 页 批”的原则,同一事项不重复审批。 第二十条 税务报表和为员工个人出具的有关婚姻、收入、 家庭情况、档案及人事关系等信息的证明文件用印时可以不予备 案留存。公司其他所有用印文件行政或相关部门必须备案留存一 份。 第二十一条 印章的授权使用: 1. 因特殊工作需要,经总经理批准,印章可授权使用。 被授权人与印章管理人员填写《公司印章使用授权书》;按 授权时间、范围使用印章,并在《公司印章使用登记表》中作好 登记。 2. 被授权人必须在授权时间结束后把印章及《公司印章使 用登记表》交回印章管理人员,并做好交接手续。 第二十二条 公司印章管理人员用印注意事项: 1. 公司印章保管人应明确所保管公司印章的用途及使用 权限,盖章前要了解文本内容,根据部门负责人和主管领导批示 意见使用印章,建立《公司印章使用登记表》。 2. 凡是超过 2 页以上(含)的文本必须加盖骑缝章。 3. 使用手续签批不齐全的有权予以拒绝加盖。 4. 不得在空白页上加盖公司公司印章。 5. 合同、协议书及意向书等文本上必须有主管领导签字, 否则公司印章管理人员有权拒绝盖章。 6. 如主管领导出差等各项原因,无法在审批单上签字而又 第 5 页 共 7 页 急需用印时,须由经办人当场通过电话向主管领导报告用印内 容,征得同意后,由主管领导授权公司印章管理人员先予用印时, 方可用印。同时,公司印章管理人员应将授权具体时间、内容备 注于《公司印章使用申请表》上,并由经办双方签字确认,待主 管领导返回时,补齐签字。 7. 公司员工因公需要携带公司印章外出办事时,必须注明 “携公司印章外出公务”字样,由主管领导签批后,方可用印。 8. 公司印章使用申请表和用印留存的文件资料由公司印 章管理人员于每月 30(或 31)号分类编目并归档。 第五章 责任和义务 第二十三条 印章管理人员对公司印章的使用必须严格把 关,未经权限领导签批同意,坚决不予用印。对违反规定擅自使 用、私刻、丢失公司印章所造成的损失和责任,由印章保管人员 承担全部经济和法律责任,必要时公司将依照法律规定给予行政 处罚或移送相关司法部门追究当事人的法律责任。 第二十四条 印章保管人员为公司涉密人员,其应该保守因 职务行为所知悉的包括但不限于公司经营、财务、技术、客户信 息,违反该保密义务泄漏公司信息的,公司有权追究其责任。 第二十五条 公司员工若发现印章被伪造的情况,应及时向 行政或公司相关领导报告。 第六章 附 则 第 6 页 共 7 页 第二十六条 本制度自颁布之日起生效。本制度最终由公司 ***部门负责解释。 第 7 页 共 7 页

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