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档案工作基础知识

档案工作基础知识

一二才睡觉
2013-02-19 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《档案工作基础知识doc》,可适用于IT/计算机领域

http:wwwaomenduchangwanfacomhttp:wwwaomenduchangwanfacomhttp:wwwaomenduchangwanfacom目 录一、档案工作基础知识二、归档范围的确定三、文件材料的积累、预立卷流程四、文件材料的归档流程一、档案工作基础知识档案:是记录和反映国家机构、社会组织或个人工作、生产、科研、学习等活动原貌的按一定规则组合归档以备查考利用的各种文献。档案的本质属性:原始记录性。档案的价值:凭证价值、参考价值。高等学校档案:是指高校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高校档案是一定时期高校在教育、教学、科研和管理活动中的真实反映是对高校建设的真实记录它客观地反映着领导决策、基础设施建设、学科建设、人才培养、科学研究等各方面的过程和成果。档案工作的内容:包括个方面:管理档案实体、开发档案信息资源、提供档案服务、处理反馈信息。档案管理:主要指收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用和统计通常称为个环节。档案管理是用科学的原则和方法管理档案为社会服务。案卷:由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。立卷:将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。归档:指办理完毕且具有保存价值的文件材料经系统整理交档案馆保存的过程。归档材料:指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种材料。归档材料的载体包括纸质、电子、照(胶)片、录像(音)等各种载体形式。归档材料整理:是将归档材料以件为单位进行有序化、系统化整理的过程。内容包括对归档材料进行鉴定、装订、分类、排列、编号、编目、装盒等。件:即归档材料的整理单位。“件”的确定原则是:一般以每份文件为一件。以下情况以合订本为一件:正文与附件为一件原件与复制件为一件转发文与被转发文为一件来文与复文为一件报表、名册、图册等一册(本)为一件。档案保管期限:分永久、长期、短期三种。永久保存就是无限期地尽可能长远地保存下去。长期保存一般是指档案须保存十六年至五十年左右短期保存一般是指十五年以下。归档材料整理的意义:()方便查找和利用。()有利于文件材料的安全保管。归档文件整理的基本原则:遵循文件的形成规律保持文件之间的有机联系区分不同价值便于保管和利用。归档材料整理的基本要求:()文件材料办理完毕即归档(装入部门预立卷盒)。()保证文件材料的齐全完整。()保持文件材料之间的有机联系。()正确鉴定文件材料的价值。()分类科学合理。()排列有序。()编目规范与正确。二、归档范围的确定(一)归档文件材料的确定原则必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。必须反映部门职能活动的全过程必须保证完整、真实、准确、系统。必须遵循其自然形成规律保持彼此间的有机联系体现部门工作的职能特点。(二)团委归档的主要内容序号归档范围保管期限上级有关团委工作的文件()针对本校的文件材料()作为普发性、需要长期贯彻执行的文件材料永久长期团委工作规章制度、管理办法、岗位职责永久团委工作计划、重要调研及重要统计报表长期团代会、学代会等会议文件材料(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件、照片)永久表彰和奖励先进团组织、优秀团员的材料永久处分团员的材料及复查材料长期批准入团、离团材料及名单永久各二级团委机构、学生会、研究生会有关材料及有关名册长期社团组织名单、重要社团活动、社会实践、勤工俭学有关材料长期省部级以上重要获奖材料永久本单位主办、承办的校内外重大活动、会议产生的文件材料、画册、简报、照片、录像、录音等及根据录音、录像整理的文字材料永久其它有归档利用价值的文件材料长期注:与以上各项内容对应的电子档案材料一并同步归档。涉及密级的档案请作注明绝密档案须密封盖骑缝章交档案馆。录音、录像须录制成DVD光盘。照片须附有时间、地点、人物、内容概要等说明。(三)不归档的文件材料上级机关普发供参阅、不办的文件材料上级机关发来供工作参考的抄件上级机关征求意见未定稿的文件。本机关文件材料中的重份文件以及无查考利用价值的事务性、临时性文件。未经会议讨论未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿一般性文件的历次修改稿铅印文件的各次校对稿(学校主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)。从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。无特殊保存价值的信封一般性表态询问一般性问题提出一般性建设性意见的人民来信。学校内部互相抄送的文件材料不应履行公文的行文、介绍信等。本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料。为参考目的从各方面收集的文件材料。非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。以上不归档材料如部门认为必要可自行作资料保存。三、文件材料的积累、预立卷流程(一)形成积累学校各机关、部、处、所、中心等均为立卷部门分工归口立卷。根据本部门历年文件材料形成规律预计新的一年可能产生的新内容参照归档范围编制案卷类目。专职文书处理人员或档案员在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作并根据案卷类目将办理完毕的文件材料及时分别收集积累。(温馨提示:在日常工作中可在办公桌上放几个小盒子每一个小盒子为一个案卷平时产生的文件材料在办理完毕后就直接放入相应的小盒子里日积月累到年底要归档的档案自然就形成了既轻松也方便。)归档的文件材料须采用打印或用钢笔、签字笔正楷书写字迹要工整、清晰文面要整洁不得涂改(特殊情况除外)。需有公章的文件必须是盖有鲜章的文件复印件不得作为归档材料。照片须附有时间、地点、人物、内容概要等说明。(二)整理组卷立卷原则应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律保持其有机联系分类组卷以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动并便于查找利用为原则。立卷分类()分年度:先将文件按其形成或针对的年度分开一般文件归入文件形成年度跨年度的请示与批复归入批复年度跨年度规划、计划归入开始年度跨年度的总结、报告归入最后一个年度跨年度的会议文件归入会议闭幕的年度按学年处理的文件归入专门年度。()分问题:将文件按其内容所反应的问题、事物分开。立卷组合()基本要求:立卷组合一般应以问题为主兼顾其他特征使之联系紧密。()问题单一、文件数量少者可组薄卷。对同一问题文件数量多的可组一卷或多卷。每卷一般不超过页。()组合形式:会议文件按会议的届次组合根据文件的数量可以一会一卷、一会数卷或数会一卷统计、报表、名册等文件按照格式名称组合根据文件的数量可组成一卷或数卷学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等一般按单一问题组合简报按名称或期号组合其他文件材料可按照特殊的形式组合。卷内文件材料的排列卷内文件材料按事由结合时间、重要程度等排列。()密不可分的文件材料排列顺序:批复在前请示在后正件在前附件在后正本在前定稿在后(包括文件处理单)转发件在前被转发件在后结论性材料在前依据性材料在后。()同一事由的归档文件按文件形成时间的先后顺序排列或者按文件的重要程度排列。()不同事由的归档文件按不同事由形成时间先后顺序排列也可按事由的重要程度排列或者按事由具有的共同属性分别集中排列。()会议文件、统计报表、简报等成套性文件可集中排列。()上级针对性来文集中排列在本级归档文件之前本级集中排在其后。托裱、拆除金属物、编写页码()对破损的文件材料或小于A的纸条以及与本卷文件材料不可分割的照片须粘贴在A的打印纸上对较大的表格要适当地折叠。()拆除文件材料上的金属物有订书钉的须将订书钉去掉。(温馨提示:建议在文件处理完毕并加盖鲜章后归档的这份文件直接使用回形针别好即可)。()卷内文件无论单面或双面只要有书写文字都要一面编写一个页号(空白面不编号)页号的位置在每页材料的右下角(反面为左下角)以件为单位编页号。四、文件材料的归档流程(一)填写移交清单移交档案馆的材料部门须填写移交目录清单(excel表格可在档案馆网页http:dagswufeeducn下载)格式如下:团委档案移交清单案卷名称:序号文号题名责任者页数时间备注移交部门(盖章):接收部门(盖章):移交人:接收人:移交日期:接收日期:具体内容要求如下:拟写案卷标题:案卷标题要求结构完整一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称(文种)等文字简练、准确。序号:以卷内文件排列先后顺序填写。文号:填写文件制发机关的发文字号。责任者:制发文件的组织或个人即文件的发文机关或署名者。题名:即文件标题一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件可自拟标题外加“[]”号。日期:文件的形成时间。填写时省略“年”、“月”、“日”字样以位阿拉伯数字写明年度月、日各用位数字不足两位数的在十位上写“”(例如:年月日记为)。对没有落款日期的文件材料应根据文件内容加以考证并填写。页号:卷内文件起止之页的编号。以件为保管单位填写每一件归档文件的总页数。备注:用于填写归档文件需要补充和说明的情况包括密级、缺损、修改、补充、移出等等。(二)归档验收归档时间。每年五月底以前完成上年度文件材料的归档。文件材料归档时交接双方必须当面验收。检查文件材料是否完整、齐全排列、书写是否符合要求标题是否确切。凡不符合规定者档案馆不予接收并限期改正后补交。需保密的文件材料请密封和贴上封条并注明保密级别和时间后移交档案馆严格遵守国家的保密制度在不拆封的情况下加以保存。文件材料归档时须打印移交清单一式两份双方盖章、签字各执一份存查。移交清单电子版一并发给档案馆保存。备忘录备忘录备忘录备忘录http:wwwaomenduchangwanfacomhttp:wwwaomenduchangwanfacomhttp:wwwaomenduchangwanfacom

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