出差
管理办法
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1、范围
1.1本
标准
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规定了出差审批程序、出差管理和费用报销等事项的管理要求和办法。
1.2使因公出差做到目的明确,任务落实,提高效率。
2、职责
2.1财务部门职责
2.1.1负责向出差人员提供借款和按时办理结算。
2.1.2负责审核和控制出差人员的费用报销。
2.1.3负责按照出差管理办法对出差人员的费用票据的合法性进行二级审核。
2.2出差人员职责
2.2.1负责办理出差有关手续,严格执行差旅费开支标准。
2.2.2按出差时间地点往返,及时报销差旅费。
2.2.3按要求办理出差有关事宜,并及时向主管领导汇报出差情况。
2.3各部门负责人职责
2.3.1负责对本部门出差人员出差进行审批。
2.3.2负责对本部门出差人员差旅费的审批。
2.3.3负责对本部门出差人员出差活动
记录
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的真实性、合理性进行一级审核及工作绩效评价,并对其真实性负责。
3、管理内容与办法
3.1审批程序
3.1.1出差前应填写“出差审批
表
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”(附件一);因特殊情况事先未履行审批手续的,事后应补办审批手续。审批权限如下:
3.1.2公司员工出差,应事先经过其所在部门负责人审核,分管领导批准;各部门负责人出差,应事先经过分管领导批准,总经理批准。
3.1.3出差人员返回7天内必须填写“出差旅费报销单”,连同“出差审批表”一起作为费用报销的凭证结清款项。
3.2差事管理
3.2.1出差人员应遵守出差纪律,按要求完成任务,并每日填写“出差活动记录单”(附件三),其中“联系人”栏必须如实填写联系人联络电话,并于每日工作结束后向主管领导以电话(或短信)方式汇报当天主要工作内容;返回后3个工作日内将“出差活动记录单”送交所在部门负责人审核。出差人员在差事结束后须在3个工作日内按要求提交“出差报告”(附件二)或其他材料,作为部门负责人对出差人员工作绩效评价的验证资料。
3.2.2出差人员所在部门负责人应认真核实出差人员活动是否到达出差目的地,各项活动所产生的费用是否合理;对出差办事效率低下以及不合理费用支出等出差,部门负责人应严肃指出,并控制其报销数额。
3.2.3“出差活动记录单”由其所在部门负责人保管,复印件作为出差人员出差费用报销审核附件。
3.2.4出差人员因患病、工作需要延长出差时间或改变出差行程路线的(地级市区),应事先向出差审批人报告,出差返回后在费用报销单上说明(并由出差审批人签字批准),否则财务部门不予报销此部分未经审批活动所发生的费用。
3.2.5出差人员因私延长出差时间或私自改变出差行程路线的,除不报销相关差旅费外,出差阶段按事假或旷工处理。
3.2.6对于外出参加培训人员,要求其回到所在公司后3个工作日内必须提交培训心得或报告,一式二份,一份交分管领导,一份报公司人力资源部备案;此报告作为出差或培训期间报销差旅费、培训费和当月绩效考核的依据。
3.3、费用报销
3.3.1出差人员在财务部门报销差旅费所必须的凭证包括:“出差审批表”, “出差活动记录单”, “差旅费报销单”以及贴有报销票据的“粘贴单”。
3.3.2出差工作时间按出勤处理,但夜间不计加班费。
3.3.3差旅费分为交通费、住宿费、出差补助和其他等项,支付标准如下。
3.3.3.1员工出差乘坐的具体交通工具和费用报销标准。
职务等级
飞 机
火车
汽车
轮船
备注
总经理、常务副总经理、副总经理
经济舱
硬卧、高铁(二等座)
硬卧、软卧
二等舱
总经理助理级、经理级、副经理级和中级职称人员
---
硬卧、高铁(二等座)
卧铺
三等舱
----
业务主办级和普通员工
---
硬卧、高铁(二等座)
卧铺
四等舱
---
3.3.3.1.1公司人员白天8:00-20:00期间连续乘车8小时(含)以上方可乘火车硬卧。所有出差人员优先乘坐高铁(二等座)。所有交通费用凭票据实报销。
3.3.3.1.2对于标准中规定乘火车硬卧标准而未乘的,可按差额部分(以同次列车硬卧上铺)的40%进行补助。
3.3.3.1.3 公司人员因公司不派车而发生的市内交通费、优先选择公共交通出行,出租车费原则上不予报销,经上级领导批准,具备以下几种条件方可报销出租车费。
(1)与客户同行,经部门领导批准,无自带交通工具。
(2)早上7点前或晚上夏天22点冬天21点后出发或到达且无接送车辆。
(3)因工作需要晚上加班超过夏天22点冬天21点的,公司宿舍不具备住宿条件无法住宿的,经部门领导同意可乘坐出租车。
(4)带有大额现金(50000以上)及有价票据的在公司无法派车的情况下可乘坐出租车,但事先需经部门领导同意。
(5)二类人员出差时,从出差地往返机场、火车站的路程因优先选择公共交通工具,若公共交通工具乘坐不便且携带重要资料及行李(不含个人用品)可以乘坐出租车。四人以上同行的可以乘坐出租车;本地到火车站往返可乘坐出租车,但单次人均金额不能超过30元;
(6)携带资料或货物超大、超重的(个人物品除外)。
(7)其它临时性的紧急事物,经部门负责人同意可乘坐出租车。
(8)无公共交通工具去客户处的,可在离客户最近处换成出租车。但是一旦发现与事实不符,扣除当事人当次报销出租车金额的三倍作为处罚。
职务等级
住宿标准(/元/天)
出差补助(/元/天)
一类
地区
二类
地区
三类
地区
一类
地区
二类
地区
三类
地区
总经理、常务副总经理、副总经理级一类人员
200
180
140
30
30
30
总经理助理级、部长级、副部长级和中级职称人员,二类人员
160
140
120
30
30
30
业务主办级和普通员工,三类人员
160
140
120
30
30
30
3.3.3.1.4凡带车出差者,一律不予核报除过路过桥费、停车费外的交通费。
3.3.4住宿及出差补助标准
3.3.4.1一类地区指直辖市、各省会城市及副省级城市,二类地区指一般地市级城市,三类地区指县市级城市;住宿费用在规定标准内的,凭票据实报销,超出规定标准部分的由员工自行承担,同性两人同行原则上只实报一间房。
3.3.4.2员工出差补贴按离开公司所在地实际天数计算,超过八小时不足一天者按一天计,不足八小时者不计,从实际天数中扣减。(当天中午12点之前出发算出差补助,当日中午12点之后出发不算出差补助)
3.3.4.3夜间在旅途中不予报销住宿费补助。
3.3.4.4由公司统一组织的员工培训或参加会议或由总经理带领的考察等公司统一出差,无个人出差补助,参与人员的交通费、住宿费由所在公司负责按程序审批核报。
3.3.4.5员工出差行李寄存费凭托管部门正规票报销。
3.3.4.6员工出差绕道行程或回家探亲期间发生的差旅费不报销。
3.3.4.7。总经理以下人员在所属区域内出差的差旅费报销,由公司部门负责人审查相关出差材料,财务部门审核报销流程、费用等是否符合标准规定,费用统计是否正确后办理报销。
3.3.4.9未经审批的出差,一律不予报销
3.3.5公司会务费、业务费、购置费等不属差旅费范畴的支出,报销时应与差旅费分开,单独核报;
3.4报销凭证
3.4.1交通费:按就近路线,当前票价,凭票报销。
3.4.2住宿费:凭有效凭证及费用清单报销。
3.4.3出差补助:按规定标准领取。
3.4.4会务费:凭会议组委会开具的凭据报销。
3.4.5所有票据应为整洁、未经涂改、符合财务报销规定的票据,使用公司统一规定或印制的报销封面,据实填写报销内容。
3.4.6报销人粘贴、计算完整的报销单据按开支标准管理、分级负责、层层把关的原则,经部门负责人对其报销的真实性、合理性进行一级审核,分管领导审查后,财务部对其票据的合法性进行二级审核,总经理进行最后的审批。
3.5相关处罚规定
3.5.1出差员工必须严格按出差审批流程办理手续,对事先没有按流程填写“出差审批表”的并未获得领导同意的当事人,除财务人员有权拒绝报销其差旅费外,对当事人出差期间的考勤还要按事假处理,超过事假天数的按公司考勤的其他相关条款处理。
3.5.2出差员工对所填“出差活动记录单”内容的真实性负责,如发现有虚假行为,除财务人员有权拒绝报销其差旅费外,对当事人出差期间的考勤还要按事假处理,超过事假天数的按公司考勤的其他相关条款处理。
3.5.3出差员工对报销票据及凭证的真实性负责,如发现有与实际不符的情况,除财务人员有权拒绝报销其与实际不符的票据金额外,对当事人还要处以虚报金额2倍的罚款。
3.5.4部门负责人对所属员工出差行为的真实性负责,如发现部门负责人与员工串通虚报出差以套取公司利益的行为,除追缴回已报销的费用外,对部门负责人处以虚报费用10倍的罚款,对当事人处以报销费用5倍的罚款,
3.5.5财务相关人员有审核和控制出差人员费用报销的义务和责任,对因为没有严格审核而造成多报差旅费用的财务人员,除追缴回多报的费用外,对经办的出纳处以虚报金额50%的罚款,对财务部部长处以虚报金额20%的罚款,情节严重者追究其法律责任。
附件一:
出差审批表
年 月 日
出差人
姓名
职务
工作
部门
电话
按照 通知,因 需赴 等地,出差日程、路程安排如下:
日程安排
路程安排
活动内容(事由)
交通工具安排
预支费用
月
日
起地
到达地
审批意见
说明:凭批准内容预支、报销差旅费
附件二:出差报告
出差报告
出差人
工作部门
出差时间
出差地点
出差目的
主要工
作内容
部门领
导评价
注:出差人员在出差归来3日内需填写此表向部门领导汇报出差工作开展情况,并以此为验证资料报部门备案。
附件三:出差活动记录单
出差活动记录单
到达地区
到达时间
工作概述
附件四:出差费用报销单
费 用 报 销 单
附单据 张 年 月 日 顺序 号
金额(大写) ¥