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企业信息系统的管理模式研究.pdf

企业信息系统的管理模式研究

hi筽
2013-02-17 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《企业信息系统的管理模式研究pdf》,可适用于高等教育领域

杨绪红汪文忠肖俊宜张文杰(北京交通大学经济管理学院北京!"""##)摘要:企业信息系统的规模在不断扩大复杂程度在逐渐提高。在实现了管理手段的信息化之后对企业信息系统本身的管理要求日渐迫切如何实现对企业信息系统的管理由零散简单的传统管理方式向科学的现代管理方式转变使企业的信息系统管理规范化、现代化、理论化已经成为企业管理的一项重要内容。信息系统的管理是一项复杂的系统工程本文从企业信息系统的整个生命周期着手重点论述了信息系统的规划设计管理提出了信息系统管理的内容建立了信息系统的管理模式。关键字:管理信息系统$信息化$管理模式$企业管理中图分类号:!"#$文献标识码:’文章编号:$(()*",#)((#("*((*(!"#$’()’)*,’"($’"’,)"’!",’*:’:*<=’>*ABC’:*DA!"#$’(#)*#,))*)))),:)<<<==>$)")"’EFEGHIJFKLKAEAJKMHFAEEFMN=OHEIHKPN=OQGMEMKHPMKGMLIAGHFRP=KPKFSLN=OKATAFEFHQAIAFHPEGKAFPJKN=OMHHMFGMEAFQACTFFKHEJKMN=OMHHMFJKMEAMLIFKHPAFAHIMPFEGAFAJAGMPKMFPTFHGGMLIAEEFHPHKPRA<HFAMPKA<HFAHPFKA<HFAJN=OMHHMFHUQGMMHAGFFAFKLKAEMHHMFN=OMHHMFAEHGMLIAGHFPEEFMHFAGLKDGFEMHHMFHGFAUAFAEAUIUHKPFIAJGGIJN=O=FAELHLKFHFKEJGELIHAMHHMFLKLEAFEGFFEHPEFLMHHMFMP$MHHMFAJKMHFAEEFMVAJKMHFAA<HFAVMHHMFMPFKLKAEMHHMF一、前言随着企业的生产经营逐步实现计算机化和网络化管理其效率得到了革命性的提高但相应地企业对于计算机和网络系统的依赖性也越来越强。如何在企业信息系统的构成越来越复杂、规模越来越庞大、信息系统更新升级的周期越来越短的状况下实现企业信息系统的稳定、安全和可靠运行对于企业的正常生产经营至关重要。一般情况下企业的信息系统主要由信息中心等部门通过日常的操作、零散和简单的系统维护等技术性工作保证系统的正常运行。对小型的信息系统来说简单的管理基本可以维持系统的正常运转满足企业业务对于信息系统的要求但对于大中型企业的信息系统和专门提供信息服务的=OW(因特网服务提供商)、=!W(因特网内容提供商)、=X!(因特网数据中心)等企业来说传统的信息系统管理方式已经很难保证系统的无故障率降低到顾客服务的满意程度已越来越不能适应企业业务和管理对信息系统稳定可靠运行的要求。同时传统管理方式使得企业信息系统维护的人员越来越多系统的管理和维护费用、系统更新升级的成本等等越来越高成为企业的一项重要支出从而在一定程度上抵销了部分由信息系统的应用给企业带来的生产和管理成本的降低削弱了信息系统为企业带来的战略竞争优势。另外企业的信息系统具有一定的“刚性”信息系统的结构一旦确立就很难修改和改变因为那样要花费很高的成本所以信息系统从最初开始规划设计就要求其必须适应企业的发展战略具有前瞻性。所有这些都要求企业信息系统的管理由传统管理方式向科学的现代管理方式转变使企业的信息系统管理规范化、现代化、理论化使企业从信息系统维护的疲于奔命中解脱出来使相对于管理信息系统本身的先进性来说信息系统管理的相对落后局面得到不断改善。那么如何实现企业信息系统的科学管理呢?信息系统的管理是一项复杂的系统工程本文从企业信息系统的整个生命周期着手重点论述了信息系统的规划设计管理提出了信息系统管理的内容建立了信息系统的管理。二、国内外信息系统管理研究和应用现状综述随着企业信息基础设施和企业管理信息系统的不断发展对企业信息系统的管理需求开始凸现。目前国)((#*(#*(#杨绪红($",*)男甘肃天水人北京交通大学经济管理学院博士生。内外对信息系统的管理研究现状如下:(!)对信息系统管理的研究主要在技术层面比如"#$公司’()系列软件从信息系统的可用性与性能管理、配置与操作管理、存储管理以及安全管理等方面研究并在逐步实现从技术手段上如何实现对信息系统的管理。(*)对信息系统管理的研究局限于信息系统生命周期的某几个阶段。在企业信息系统生命周期的管理上对信息系统的战略需求、信息系统的规划、实施以及监理、效益分析等方面的管理研究均有所涉及但对于信息系统建成之后的运行管理研究较少尤其是对信息系统整个生命周期的管理研究和探讨国内外均较少见。()缺乏对信息系统管理模式的研究。目前的信息系统管理研究比较零散主要针对于信息系统管理的某些方面进行探讨而且没有形成完整的理论体系。针对国内外对信息系统管理研究和应用的现状本文从企业管理的角度而不是信息技术的角度对信息系统管理提出研究框架将研究的对象扩展为信息系统的整个生命周期并对系统化的管理模式进行探讨。三、企业信息系统的规划设计管理企业信息系统的建设是一项复杂的系统工程在系统建设的规划和准备阶段需要注意以下几方面的工作:企业信息系统是一项集计算机技术与管理为一体的系统工程涉及的知识面广并且有一定深度。对企业信息建设者、决策者和管理者的计算机技术和管理知识要求较高要求系统的规划者和建设者对企业生产经营的各个环节包括产品的设计和生产、财务、营销、销售、服务等等都要有比较深入的理解需要对同行业信息系统建设的状况及发展方向有一定的认识。这些对现有知识的要求在整个信息系统的实施过程中从始至终贯穿于整个信息系统的生命周期并且随着系统建设的进展而不断深入甚至提出新的要求。特别是在信息系统建设的规划准备阶段对于整个系统的可行性、实用性、可靠性、先进性、兼容性的认识和规划能力将对信息系统的建设成功与否起到至关重要的作用。基于知识和科学管理的信息系统规划可以使系统建设的成功率大大提高并且为将来系统的投资提出合理的要求使将来系统的建设顺应计算机技术和管理先进思想的发展潮流提高系统的实用性和可维护性为企业业务和管理提供良好的平台和快捷的工具为企业的生产经营节约成本创造效益提供较高的顾客服务水平。反之仓促和缺乏知识与经验的规划方案将会对系统的建设埋下潜在的危险由于系统的技术方案选择不当可能会使以后系统实施费用和维护成本大大提高比如选择的产品即将停产或者不是主流其价格和后期的更换和维修将可能比主流产品高出好几倍。企业必须明确自己对信息系统的需求使信息系统充分适应企业当前和将来的需要而又不必对一些额外的不实用功能付出多余的代价。企业要建立信息系统首先应当从业务和管理的角度出发考虑清楚企业目前的实际情况是什么样自身的需求是什么要达到什么样的目标所建系统是基于企业整体层面还是某个部门级的信息系统的可靠性和安全性要达到什么样的要求(不同的等级要求在资金投入上有数倍的差异)信息是数据,还是语音、视频在一起。一定要量体裁衣实事求是地明确自己现阶段和未来发展的需求将企业需求按照重要性、紧迫性的指标排队将企业业务和管理最需要的部分以及明确地能给企业带来效益的部分优先实施保证投入的资金用在最需要的地方实现系统最实用的功能。同时既不能目光短浅以至于系统缺乏向后兼容性和扩展性不利于以后业务的创新和系统升级造成前期投入的极大浪费也不能好高骛远、贪大求全使许多华而不实的功能占压大量资金份额或者无谓地提升企业信息系统的投资额度对企业的生产经营造成影响不利于核心业务的发展。一定要结合企业自身的行业特点、地理位置、管理模式、企业实力、人员素质乃至企业文化等诸多因素实事求是、因地制宜准确定位自身需求。企业的需求定位对系统的构建至关重要往往决定系统的规模和投资以及后期的应用和维护成本。实际上有些企业正是因为对自身需求缺乏有效的分析和认识对预期目标期望太高虽然投入了大量的人力、物力最终应用效果却并不理想造成了企业资源的巨大浪费和企业员工对信息化热情的锐减。企业决策层对信息系统重要性的认识和重视程度对于信息系统建设的投资力度人员等资源的配合系统的实施以及实施后的推广应用都将起到决定性作用。由于信息系统的建设一般都伴随着企业业务流程的调整和重组企业组织结构的相应调整等等只有企业决策者才有权力和能力做出决策组织和领导相应的决策的实施。因此使企业的决策者认识到企业信息系统的建设将为企业赢得竞争优势为企业带来潜在的巨大利润等等是实施企业信息系统的前提条件。另外企业信息系统建设往往在实施和应用初期对企业的业务造成一定的负面影响使企业现有的业务流程和人员原有的工作职能受到一定的冲击出现一定的“过敏”症状企业员工很可能由此会产生较大的怨言对信息系统的实施借机持抵触甚至否定态度并且影响更多人对信息系统实施的看法。在这种情况下一是要给企业的员工讲清楚出现负面情况是暂时的必经阶段是实施信息系统从不适应到适应过程中的过渡期同时企业决策者也应根据实际情况的需要采取一些强制性或者激励性措施使信息系统的应用强制进入预期的轨道把信息系统扶上马之后再送一程用外力推动它步入良性运行的阶段。还有企业信息化建设不仅需要较大的前期投资而且在以后的应用维护期仍然需要一定的资金投入支持企业信息化建设不是一蹴而就的它需要的是长期的更新与维护。从目前我国企业信息化建设的实际情况来看有许多企业的信息系统架子搭起来之后由于缺乏后续的投入使原本能够为企业带来巨大潜在利润的信息系统变成了企业的包袱。信息系统运转不灵反而造成了对业务的负面影响从而使企业决策者对信息系统失去了最后的信心甚至觉得建设信息系统是一种决策失误从而走入了更深的误区延误了赢得市场竞争优势的机会错过了伸手可及的利润源泉在企业信息化建设的最后一步中落马。企业信息系统的建设必须以为企业业务和管理服务为宗旨并且与企业的战略目标和管理目标紧密结合。信息系统的设计必须以企业的业务发展战略为目标通过不断的调整、修改、创新来满足当前和将来业务发展的要求为业务的发展插上信息化的翅膀让它能更快地发展为企业确立长期的战略竞争优势适应企业较长时期的发展需要。信息系统的建设要从始至终明确目标在战略层次上引导企业的发展为企业业务提供优质的服务与支持。另外由于企业信息系统具有一定的“刚性”建成以后不能轻易再改变方向因此必须使其“惯性”与企业的发展战略相一致才能保证信息系统的有效性和可用性适应企业不断的发展与创新。要善于利用外脑求助于咨询公司和借鉴同行经验。企业信息系统是一项复杂的工程一旦实施需要花费较大的人财物力等企业资源。企业信息系统较难进行事先的模拟和试验这是由于信息系统专业性以及企业业务和管理的独特性所决定的。然而信息系统的软硬件构成却有一定的确定性和有限性。在一定时期计算机和网络技术产品的种类和功能具有一定稳定性企业管理软件的品种也比较有限这为企业向其他同行业或者相近信息系统学习和借鉴提供了理论基础和实践的可行性。咨询公司和同行业现有的信息系统经验和模式对于企业快速、低风险、较低成本地进行信息系统的建设提供了良好的条件省却了自己摸索所走的弯路减少了时间、资金和人员的投入使系统的成功率大为提高而且可以在现有的模式上提出本企业独特的要求充分满足企业对信息系统一致性和专业性的需要。四、信息系统管理的内容信息系统包括网络、工作站与服务器、!"、数据库、操作系统和应用软件以及操作级管理人员机房设备设施等等组件。信息系统的管理是指对这些组件的部署、监控、操作、应用与管理等等工作。信息系统的管理框架为层次式金字塔型(如图#)底层(第一、二层)是信息系统技术管理部分是面向信息系统的维护和管理人员的用于进行信息系统的日常操作、维护和管理等具体技术性工作同时也包括对信息系统监控软件的操作和管理。中层(第三层)为信息系统的使用性能管理部分。它使信息系统能够很好地满足业务和管理的需要在规定的时间、规定的地点、能为规定的人员和业务提供良好的服务支持业务的正常运转。反过来一旦信息系统的性能和可用性满足不了业务的要求需要更新、升级甚至更换、添加信息系统软硬件时一般都以该层的系统性能表现和报告作为决策依据。一般来说中层是面向企业信息系统的管理决策者和企业的管理者的。高层(第四层)是对信息系统提供给企业内部和外部客户的信息服务功能水平的管理层面向企业的员工和管理者或者外部客户。信息系统的最终目标就是为用户(内外部的)提供规定的服务服务水平一般由事先的规划或协议规定。信息系统管理的金字塔型结构中下一层为上一层服务上一层以下一层为基础。由下向上看是技术角度信息系统的管理功能逐层提高难度不断增大从上往下看是客户角度即信息系统使用者的角度客户能够感受到的是信息系统的实用性能以及运行是否稳定、可靠、安全、快捷。信息系统的管理根据功能可分为:可用性管理、性能管理、问题管理、变更管理、配置管理、安全管理、运行管理、资产管理、服务水平协议管理。它们的管理对象和管理方法分别阐述如下:(!)可用性管理("#"$"$$’()"*",),*’)可用性是指对于企业的各种信息资源(包括网络、软件、硬件、数据)在任何需要的时间和地点任何被许可的客户都能取得足额的信息应用服务。可用性管理是指通过对性能、配置、问题、变更等的综合管理所获得的对信息资源存取的整体效果它是对信息系统管理的宏观要求。()性能管理(,)"*,)"*",),*’)性能是指信息系统提供服务的功能的范围和获取这些功能的高效性可以用“多、快、好、省”来衡量。“多”指提供的功能多“快”指提供服务的速度快对用户请求的响应快“好”指提供的功能易于使用和维护“省”指提供这些服务需要的系统资源尽可能少包括软硬件投资小、能耗低、环境污染小等等。性能管理通过一些监控系统运行效率的软件来实现当系统运行效率下降时监控软件会报警或自动处理。()安全管理(,$’()"*",),*’)信息系统的安全管理涉及到人员、设备和资产的管理尤其是对企业数据资产的管理。企业数据资产是指信息系统中存储的文件、程序、合同条款、通信、工程设计、人事数据等等。数据的安全是要保护这些数据免受未授权的各种破坏、修改、暴露、使用无论这些动作是故意的还是无意识的。对于信息的安全管理可以有以下途径:物理防范和操作流程的安全防范系统完整性管理资源存取的控制和密码设置。()运行管理(,"’$*)"*",),*’)运行管理是指企业信息系统中日常业务的操作管理这些操作包括对网络的监控对企业管理和经营信息的日常采集、分类、处理、存储、备份等等。这些操作是企业日常运营的基础信息工作是企业业务和管理赖以开展的基础信息系统运行得好坏直接影响到企业的日常经营和管理。同时由于企业信息系统越来越庞大和复杂相应的运行管理工作也日趋增多。系统的操作节点增加操作环节增多全天候运行等等使系统操作的难度和工作量大大增加如果能实现企业信息系统的整体单点管理对于减少多点的重复性操作和误操作率将起到较大的作用如果能实现企业信息系统操作流程的自动化执行将可以有效减轻操作强度和工作量减少不必要的操作失误提高操作速度和信息系统的响应速度。()问题管理(,))"*",),*’)系统运行过程中故障和问题的解决是企业信息系统管理必不可少的管理内容之一。在信息系统的日常维护中故障的出现基本符合!:"的规律即难度较小的常见问题出现的几率是"#$难度较大的问题为!#$。常见问题的解决可以依靠知识库知识库记载了企业信息系统已出现过的问题、问题的特征、影响范围、问题的解决策略和方法当相同的问题又出现时问题管理人员可以查询知识库找到相应的解决办法。如果是知识库中没有的问题当借助更高层次的问题管理人员解决后将新问题记录存储在知识库中。()变更管理(’()*,()(*,))企业信息系统管理一般需要不同门类专业人员的共同管理在系统运行崩溃或者规定的一段时间后需要重新启动和初始化。那么系统自安装完成后的变更记录无论对不同人员的系统管理还是系统的重起都是至关重要的。对于系统管理人员它的一切工作都是以系统最新的状态为基础。对于系统的重新启动系统也必须恢复到关机前的最新状态。因此如何对系统维护的变更进行及时准确的记录是系统管理的一项必要的日常工作。()配置管理()*(),()(*,))企业信息系统由种类繁多的软硬件组成同种产品又有不同的厂家牌号和版本。同时信息系统架构中的各种软硬件它们的型号和版本必须互相兼容系统才能正常工作。因此对于企业信息系统软硬件配置的记录和及时更新也应当是信息系统管理的一项内容是系统升级和维护必不可少的。(")服务水平协议管理(*,):()(*,))企业信息系统的运行和管理必须以达到服务水平为要求。企业服务水平协议是企业信息系统部门与企业业务和管理部门以及客户事先达成的信息系统服务水平的规定包括系统的可用性水平、系统故障率、系统的响应时间等等。为了达到这些要求信息系统的运行水平需要不断的管理和监控并且形成月度、季度、年度报告为企业其他部门和客户信息系统状况报告。()资产管理(<<:()(*,))企业信息系统涉及的各种软件、硬件、文档、合同协议、机房设施、办公设备等等作为企业的固定资产应当在它们被购置或产生的时候及时准确地登记入册或者录入资产管理软件中。在以后发生变更使用人、使用地点发生维修、更换等情况时也应当将相应的信息及时录入或更新。这些信息是以后企业资产定期盘点、检查和管理的依据。五、信息系统的管理模式信息系统管理的内容包括人、才、物力诸方面的管理但这些不同功能的管理不是孤立的而是管理流程的一个环节。一般来说信息系统的一个问题往往要通过多种管理互相配合相互协作才能最终诊断和解决。信息系统的管理中心由三级服务平台组成(如图!)以问题管理为主线以问题单据的产生、传递、记录、完成为线索跟踪整个信息系统单个问题的全部解决过程。其它管理比如变更管理、资产管理、安全管理等等都在一定程度上由问题管理引起当然也可单独进行。信息系统管理的流程一般是这样的:当系统的用户发现问题后会通过电话、!"#$、网页留言、传真等途径将问题描述给信息系统的一级服务平台一级服务台由掌握一般技能但知识和实践经验比较全面的技术和业务人员组成当他们接到问题后会记录问题并生成问题单据以便在自己解决不了的情况下根据问题的种类分发给二级服务台的专业技术人员如果一级服务台人员在现有知识库中能够找到解决方案或者凭经验能够解决问题问题单据将会终止。在二级服务平台中提供技术服务的人员都是掌握专门技术的专业人员。比如网络、系统、运行、安全、应用、硬件等等人员他们在各自的领域都有精深的理论基础和丰富的实践经验能够为新系统出现的新问题和复杂故障提供具体的技术支持最终解决问题排除故障并且完成问题单据将其输入知识库中以备下次出现同样的问题时一级服务平台就能依此解决问题。三级服务平台一般由厂家技术专家组成当问题在二级平台于规定的时间内得不到解决时就需要二级平台的技术人员联系相关软硬件厂家的技术支持部门或者请该领域的专家诊断问题解决问题。这种问题的问题单据也应由二级服务台的人员整理并录入知识库中。在以上问题管理过程中如果需要对系统参数调整、增减等就需要变更管理如果需要添加软硬件设备则需要录入资产管理与操作权限有关的问题则需要安全管理。信息系统的性能管理和可用性管理一般由对信息系统运行状况的记录和统计资料的分析产生这些资料来源于信息系统监控软件的报告系统管理过程中遇到的问题以及企业业务发展产生的系统更新、升级和换代的需求。可用性和性能的管理是对众多综合因素管理才能达到的一般涉及面广、力度较大有时可能需要添加或更换软硬件设备。由上可知信息系统的管理是一项综合性的系统工程需要较多的信息部门配合协同工作。通过三级服务平台和知识库的应用能够使系统管理工作有序、快捷、高效地完成。另外该管理模式也可用于其他较为复杂的事务管理、客户服务、业务流程和机关办事流程等等。六、企业信息系统管理的难点信息系统为企业的生产和经营提供信息支持和服务降低企业的生产和管理成本为企业创造利润。适应企业战略发展的信息系统还可为企业建立较为长期的战略竞争优势。但是信息系统能否为企业带来这些预期的效益取决于信息系统的管理。良好的信息系统规划设计管理是建立高效信息架构的基础。当系统建立以后信息系统的管理内容明确了系统的哪些方面需要管理信息系统的管理模式建立了信息系统管理的流程和手段。无论多么先进的信息系统如果没有有效的管理模式和手段将发挥不了它应有的功能不能有效地为企业生产和业务服务高效、实用、快捷的信息环境需要用有效的管理来实现。信息系统的管理的难点在于管理模式的确立管理对象的动态性决定了管理模式不是一蹴而就的它需要不断地修正和调整以适应管理对象的变化。同时由于信息系统的管理是在企业信息化发展到一定程度之后才提出来并且不断实践和应用的因此它的相关管理理论和方法还比较缺乏需要我们不断去探索和总结。参考文献:’(毕新华)企业信息系统建设与管理变革*()长春:吉林大学出版社,,)(#*##"##!:)"#!$<=>"#$"##<!"!!#AB#$C$"$!,,,)D(王众托)企业信息化与管理变革*()北京:中国人民大学出版社,,’)E(王翔)基于组织信息情景的A=F功能定位研究G()管理信息系统,,,HIJ)K(赵洪宝)*=F的演化与发展G()华东经济管理,,’H’,J)L(张玉峰)企业信息化模型研究G()中国软科学’MMMH’J)(本文责编:海洋)

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