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费用报销管理规定.doc

费用报销管理规定.doc

上传者: c15302277737 2013-02-07 评分 4.5 0 84 11 382 暂无简介 简介 举报

简介:本文档为《费用报销管理规定doc》,可适用于表格/模板领域,主题内容包含费用报销管理规定为加强财务管理规范费用开支以有效控制费用的支出降低公司经营成本提高各业务人员的办事效率特制定本规定。一、目的规范出差管理为出差、日常符等。

费用报销管理规定为加强财务管理规范费用开支以有效控制费用的支出降低公司经营成本提高各业务人员的办事效率特制定本规定。一、目的规范出差管理为出差、日常工作安排及相关费用报销提供依据。二、适用范围公司全体员工三、定义、大城市:指首都、直辖市、各省省会及特区城市财务制度中分三类城市(请注明)、中、小城市:除大城市之外的市、县、镇等区域。四、管理职责、部门经理、总监、副总及总经理负责各类出差任务及公出人员的审批、行政人事部负责出差人员交通工具的联系与安排、财务部负责出差人员各项费用之预支与报销审批职责。五、流程图、出差申请流程图、费用报销流程图六、差旅费报销(一)、业务出差办理程序出差人员必须事先填写“出差申请单”注明出差地点、事由、天数、所需资金等经部门负责人签署意见分管副总批准后方可出差。接紧急、临时性公务、来不及填具《出差申请单》者可向部门经理汇报并取得许可后先行外出由部门经理临时安排代理人,返回公司后再补办上述手续。公差员工未能在预定时间内完成交办任务需在外顺延公差时间时应就地通过电话、电报或传真等联络方式向所属部门经理(含)以上级主管人员报备返回公司后至行政人事部修正出差记录。、办事处是否需写出差申请(要写出差申请)、办事处人员回汉的餐补。(按以前标准请注明)出差人员借款需持批准后的“出差申请单”签批完整的“借款单”到财务出纳处领取现金。(领取出差备用金)公差员工应根据部门作业要求回公司后三日内应形成书面出差工作报告上报给各分管领导。各分管领导审阅后需分别签署考核意见未按要求完成此项工作者公差期间费用由员工个人承担。(如果该工作是长期的是否也需要承担费用“指的是单次出差”)审核人员根据签有分管领导考核意见的“出差申请单”“出差工作报告”和有效出差发票单据经审批后方可报销差旅费。凡与原出差申请单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销超过预算资金的差旅费不予报销。因特殊原因或情况变化需改变路线、天数、人数、交通工具等的需经分管领导签署意见后方可报销。出差回公司“本着不占用公司流动资金的原则”应在五个工作日进行报销超过五个工作日每日按元罚款特殊情况可延期至当月报销若迟报时间超过一个月的每一张发票按每月元累积加罚(按发票日期)并追究其部门负责人的管理责任。员工出差返回后未及时报销的财务部门应于当月工资中扣回预借的差旅费待报销时再行支付现金出差时借款本着“前账不清、后账不借”的原则延误工作责任自负特殊情况由分管副总、董事长特批。对没有特殊情况审批借款的各级负责人及财务部门违反本条规定将追究相应责任。借款实行定额管理:(单次借款上限)()公司总经理、副总经理定额元()部门副总经理、总监定额元()一般管理人员定额元。()工程人员、一般销售人员定额元。定额范围内相关领导签批齐全后即可借款除一般管理人员及以下人员确实因出差需要单次出差可满额借支外部门副总及总监以上的人员一律采用一次借款最多不超过定额的定额范围外借款及特殊情况需上报董事长签批后方可借款。在每月的月头日需对上个月日至本月日的前期借款所有清零再根据本月的工作开展情况重新办理借款未在规定时间内清零者不得予以重新借款。(二)费用管理员工公差期间除提前申请延期、患病或其它特批事宜外不得因私逗留在外否则其滞延期间以旷职论处并不予报销计划外逗留期间的任何差旅费用员工公差期间同时因私前往公出地点须于外出前办理请假手续请假期间费用自理不同职级人员共同承担公差任务可视实际情况使用同等交通工具或住宿标准根据原始凭证按实际情况报销多名员工共同承担公差任务原则上同性员工须同室住宿只报销其中一人的住宿费用。公差须选择最近路线直达公差地点非经许可不得绕道及滞延于非公差地点否则一经查实由员工本人承担差旅费用出差期间经领导批准顺道回家探亲、办事及非工作需要的参观、游览其绕线多支付的费用均由个人自理期间按事假考勤。补助时间的计算标准:当日返回(以往返票据时间为准)()当日返回:出差异地当日返回的按照半天给于补助。()上午:前离开本市当天返回晚于:的按照全天给于补助。出差天以上()中午:前离开本市按全天补助中午:后离开本市按半天补助。()中午:前归来本市的按半天补助中午:后归来的按全天补助。员工公差使用公司交通工具或由公司租用之交通工具者不得报销该段里程交通费用公差员工当日可返回公司住宿或业务接洽单位提供住宿者不予报销住宿费用。公差员工接紧急、临时性任务须迅速赶往公务地点、须超出规定使用交通工具者可经总经理或分管副总经理批准后使用较高档交通工具费用根据原始凭证按实际费用予以报销旅途中符合乘卧(从晚八时至次日晨七时之间在车上过夜小时以上或连续乘车时间超过小时)而未乘座卧铺则按票价的予以补助。员工在本市内出差只报销公交车票(原规定是市区内不给予公交费用报销如采用报销制度则需取消固定的市区交通补助原来是元包干制。改为实报实销制度同时对每一天的出门让当事人提前报备也符合紧约型的销售管理也就是天天报备和天天落实销售人员的做事过程和结果请考虑后定夺)公交车票除二人及以上同行外均不得连号。无特殊情况不得报销出租车票。出差人员原则上不得乘座出租车但下列情况除外:()出差目的地偏远没有公共交通工具的()携有巨款或重要文件须确保安全的()收、发货物笨重搬运困难或时间紧迫的()陪同重要客人外出的()执行特殊业务或夜间办事不方便的以上情况须请示上级领导同意后方可报销。确需乘坐出租车人员报销费用时需附明细单如下各签批人根据此单审核无误后给予签批否则不予签批。序号乘坐日期起点终点金额事由月日月日员工如有违反上述各项规定及虚报费用者由员工个人承担差旅费用并视情节轻重予以罚款至开除之处罚。(三)费用标准及报销办法()、费用标准各项费用本着节俭的原则员工公差差旅费用报销标准参见《员工公差交通工具和费用、住宿费及餐费标准一览表》其中武汉主城区域范围内的出差不予报销住宿及餐费补助。()、报销办法公差员工应于外出返回公司后五个工作日内填写费用报销凭证并整理完备在外各项支出之原始凭证并经出差批准人核准后送交财务部办理报销手续公差员工报销差旅费时所持交通费用之原始凭证须为与外出途径及里程相符的车、船、机票如有不符将不予报销公差员工报销旅费时所持住宿与餐饮之原始凭证须为服务行业专用之住宿与饮食服务发票不得以收据代替发票如不能按正常手续取得发票者不予报销员工公差携带之公物需另外支付运费、交通费或邮寄费者员工可凭承办单位之费用凭证予以报销员工公差若属参展、招募、赴外培训及参加会议等事宜由主办部门提供招待餐食或由公司安排统一就餐而未在公司就餐者不得申领误餐补助多名员工共同承担公差任务而未在公司就餐、返回公司申领误餐补助时须分别填写费用报销凭证不得代为申领公差员工误餐、持饮食服务业发票申领误餐补助时填写科目名为“餐费"之费用报销凭证申领误餐补助行政后勤人员因办公工作需要在集团公司内部单位之间往来的无餐费补助由各办公室安排食宿并由接待公司报销。因业务需要出差各分公司、办事处的各地设立的分公司、办事处应负责集团公司内部员工的接待工作住宿、用车等服务要大力配合。员工公差发生之交通费用、住宿及餐饮费用参照《员工公差交通工具和费用、住宿费及餐费标准一览表》属标准之内发生之费用根据原始凭证按实际费用计算支付员工公差发生之交通费用、住宿及餐饮费用参照《员工公差交通工具和费用、住宿费及餐费标准一览表》高于规定标准者根据原始凭证按规定标准计算支付其高于标准部分由员工个人承担。因特殊情况使用超标准交通工具的需提前报公司分管副总签批。()、对报销时间的规定根据国家有关税法和财务制度的规定当月费用当月报销当年发生的费用必须当年入账逾期不予报销。七、招待费报销、报销原则所有招待费开支一定要按照先申请后办理的原则办理。在出差过程中因业务工作需要使用招待费应先征得公司分管领导同意后方可开支出差归来后补填“派餐单”“礼品申购单”。、应酬餐费报销办法因业务需要招待客户用餐者应填写“派餐单”经主管部门经理、公司分管领导批准后方可用餐。派餐单的填写应注明用餐地点、金额、人数等。用餐时应限制陪餐人数经理级人陪同用餐经理级以下人陪同用餐。用餐发票所列内容应与派餐单申请内容相符与申请内容不符的将不予报销。意向客户到公司考察并签约(利润不低于)在公司招待时按照以下标准执行:到公司签约客户项目额万元万元且客户人数在人以内的按照元人标准执行项目额达到万元万元的可以参照元人标准执行项目额达到万元万元的可以参照元人标准执行本着降低成本为原则提倡节约。到公司考察的意向客户(副总及以上人员)且为大型项目(万元以上)的公司给予支持公司领导宴请时公司承担餐饮费用。所有业务人员(含各级管理人员)的招待费必须事先逐级上报报公司营销副总批准否则事后不予报销。区域营销业务人员招待客户费用元人超过元需先行上报分公司、办事处经理批准。分公司、办事处经理招待客户费用标准元上下幅度元超过元需上报公司营销副总经理。事业部总监招待客户费用参照分公司、办事处经理。招待客户费用超过元(含伍佰元)需营销副总批准。(公司现行财务制度有招待费标准是否执行本规定新标准将旧标准终止)(执行新标准)可以、礼品费报销办法因业务需要送客户礼品者应填写“礼品申购单”经公司分管副总(含)以上级批准后方可购买或领用。(公司承担和个人承担的范围按照公司相关文件执行)出差需购礼品的应尽量在本地购买特殊情况需在外地购买的应先征得公司分管副总经理批准。签批权限:单个项目金额高于万的单次购买金额在元(含)以下申请经公司分管副总签批单个项目金额低于万或单次购买金额在元以上需报公司董事长签批后方可购买。八、通讯费报销(参照通讯费管理标准)、通讯费的报销一律采用定额管理各业务人员须先申请通讯费定额经分管副总审批后到行政人事部备案。、报销办法为:由行政人事部按部室分别制作通讯费明细表注明实际缴纳金额、允许报销金额、个人承担金额等内容经各领导审批后即可报销。允许报销部分计入部门费用超出报销部分由个人承担不予报销)、自行缴纳并报销的通讯费必须经过通讯费专管员审查签字后方可报销。九、车辆费用报销(私车公用的报销标准须先填报出车单并经审批后方为有效)(请注明现有标准)、车辆费用指管理车辆过程中发生的各项费用包括燃油费、维修费、购置车辆用品等其他费用。、所有车辆费用必须经过各级管理人员的审查签字后方可报销。、购置车辆用品或装修、维修等费用必须先提出申请经相关领导批准后方可办理。审批权限见“低耗品申请审批权限”。、燃油费报销办法:以增值税专用发票报销。原则上不允许用现金加油确无加油卡设备的区域经分管领导同意后可以现金加油。在公司本地以现金加油的必须开具增值税专用发票否则将按照扣税报销。、维修费报销办法:公司车辆若发生故障或日常保养必须到车队指定维修点维修、保养由车队统一挂帐报销。需到非指定地点维修的必须附维修申请单经过审批后方可办理。在公司本地非定点维修的必须提供增值税专用发票否则不予报销或给予扣税报销。十、运输费用报销、所有运输费用的支出必须附有运费申请单注明运输路程、货物名称、运费金额、货运单位联系方式等资料经主管领导批准后方可办理。、所有运输费用必须开具正规运输发票或增值税专用发票否则将给予扣税报销。、对于市内发生的零星运费支出各部门负责人要加强管理严格控制。十一、办公费用报销、采购办公用品或办公设备的维修等费用必须先提出申请注明数量、金额等要素经各级负责人签批后方可办理。单笔或单次申购价值超过元的低值易耗品的申请需经公司董事长签批。低于元的申请经公司分管副总签批后即可购买。需执行预算制先申报后审批不得无预算先购买。、所有办公费用凭正规税务发票经过各级负责人的审批完善后即可报销。十二、其他费用报销、本条所指费用为上述未明确指出的其他各项费用。、其他费用办理前应先提出申请注明费用的内容与金额等要素经过各级负责人审批后方可办理。十三、公司各办事处费用报销管理规定、公司总部依据办事处费用定额(参照财务部备用金管理制度)于月初日前将资金的借支给办事处经理超过定额公司不予借款。对于每月的固定支出如房租等正常费用不作为办事处的借支由分管副总签字后财务直接冲抵后办事处提供票据交公司时给予报销冲账。、由各办事处经理负责资金的使用与报销财务部对办事处资金有管理和监督权利。、办事处资金支付的范围:房租、水电费、通讯费、差旅费、办公费、不超过元的零星采购(办公用品、生活用品费用除外)及公司经营需要的其他零星开支严禁使用超出资金支付的范围。出差根据公司的出差报告制度执行平时的固定支出按公司的预算制度及报销细则执行无出差申请和提交出差报告或固定费用在月度做月度预算时无预算计划的原则不予以报销。、财务部将不定期对各办事处资金使用情况进行抽查严禁不按规定报销费用严禁私自挪用资金一经发现公司将追究办事处负责人和资金管理员的责任。(不利于公司资金把控不利于资金的管理控制)原因?、各办事处应设资金流水账、费用报销细账。费用报销由各办事处经理每月日前到公司财务部报销冲减其个人借款。每月日前上报财务部《办事处月底资金盘存明细表》注明现金、未报销单据金额以便财务部对其资金进行盘存、核对和监督。十四、发票粘贴注意事项、发票粘贴单分类:住宿、补助、其他类系列发票粘贴单车船费系列发票粘贴单应酬费系列发票粘贴单差旅费报销单、粘贴方法:根据发票的分类分别粘贴到相应的粘贴单上。自粘贴单的右下角开始依次粘贴整齐并将汇总金额、单据张数填写到粘贴单的右上角不得空缺、涂改。一张应酬类粘贴单只能粘贴单次应酬费用的相应单据。发票、单据的粘贴次序为:根据单据的作用大小依次粘贴发票在最上面下面此次为:入库单、验收单、收据、申请等未按要求粘贴的不予报销。差旅费报销单是用来汇总本次出差费用总金额的单据其中各项要素要填写完整、齐全不得涂改涂改无效。支付款项的原始凭证必须审批人签字及付款的依据收款单位的收款证明以及签字 凡凭证内容不全、字迹模糊不清、与经济业务本身内容不符者应予退回或重新补正。十五、罚则、凡是未执行“先申请后办理”要求的根据发票金额给予报销或不予报销处理。、应酬费申请时间与实际发生时间超过天的将按照应酬费用金额的给予报销。、凡未执行出差办理程序的给予各责任人每次罚款元处罚情节严重者将给予不予报销差旅费处理。、对于发现明显不真实的各项费用将根据金额给予经办人倍的罚款。、对于审批不严、签批不负责任行为将视情节轻重给予各审批人每次至少罚款元处理。、未按规范要求粘贴发票单据的、填写不规范者一律不予报销。、未按审批要求审批的费用视为无效审批不予报销。

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