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红头文件标准格式

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2012-12-29 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《红头文件标准格式 doc》,可适用于职业岗位领域

保密等级字体:一般用号黑体紧急程度字体:字体和字号与保密等级相同(号黑体)文头的字体:大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色(一般为红)发文字号的字体:一般采用号仿宋体签发人的字体:字体字号与发文字号相同(号仿宋体)标题的字体:字体一般宋体、黑体字号要大于正文的字号。主送机关的字体:一般采用号仿宋体正文的字体:常用号仿宋体附件的字体:常用号仿宋体作者的字体:字体字号与正文相同(号仿宋体)日期的字体:字体字号与正文相同(号仿宋体)注释的字体:小于正文的小号仿宋体主题词的字体:常用号黑体抄送机关的字体:与正文的字体字号相同(常用号仿宋体)或小一号的文字印发说明的字体:与抄送机关的字体字号相同(常用号仿宋体)或小一号的文字 眉首:(文头红色反线以上部分)印制份数序号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人公文份数顺序号位数(版心左上角顶格第行机密、绝密件才标注)密级和保密期限(秘密、机密、绝密*年)秘密件指内容涉及国家一般秘密一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的公文。机密件指内容涉及国家重要秘密一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文。绝密件指内容涉及国家核心秘密一旦泄露会使国家的安全和利益遭受重大损害的公文。紧急程度急件、特急电报:特提、特急、加急、平急(号黑体字顶格标识在版心右上角第行两字间空字如同时标识密级和紧急程度密级在第行紧急程序在第行)发文机关标识(小标宋体字红色)《XXX人民政府文件》主要用于向上级机关报告工作颁布行政规章发布政府的决定或通知、印发重要会议纪要和政府领导讲话转发上级或批转下级重要文件等)《XXX人民政府》主要用于印发函件及处理一般事项的通知、批复等下行文。联合行文(党、政、军、群)发文字号(发文机关标识下空行用号仿宋体字居中排布。联合行文只标主办机关的发文字号)发文机关代字(渝府发)年份〔〕序号签发人只有上行文才标注。平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空字签发人姓名居右空字。“签发人”用号仿宋字后用号楷体字标识签发人姓名。二、主体(红色反线下方主题词上方)标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文时间、印章、附注标题(位于红色反线空两行之下号小标宋体字居中)三要素:发文机关事由(关于的)文种要求:切题、简明、醒目、得体主送机关(左侧顶格用号仿宋体字标识)全称或规范化简称、统称注:公告、通告等属周知性的公文没有主送单位。公文正文:首页必须显示正文附件(正文下空行左空字用号仿宋体标识)附件是正文内容的组成部分与公文正文一样具有同等效力。成文日期(行政机关公文用汉字党委系统用阿拉伯数码标识法规性公文的成文时间一般在标题下方正中并加一圆括号)成文日期确定的原则:()会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准()领导签发的以签发日期为准()联合行文以最后签发机关的领导签发日期为准()法规性文件以文件批准日期为准。公文生效标识(右空字)公文除会议纪要和以电报形式发出外均要盖印章。行政机关单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称只标识成文日期和盖章。联合行文上行文只盖主办机关的章下行文各主办机关均要盖章。当联合行文需加盖两个印章时应将成文日期拉开左右各空字主办机关印章在前两个印章均压成文日期印章用红色。只能采用同种加盖印章方式以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切相距不超过mm。当联合行文需加盖个以上印章时为防止出现空白印章应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前每排最多排个印章两端不得超出版心最后一排如余一个或两个印章均居中排布印章之间互不相交或相切在最后一排印章之下右空字标识成文时间。当印章下弧无文字时采用下套方式即仅以下弧压在成文日期上当印章下弧有文字时采用中套方式即印章中心线压在成文日期上。附注(用号仿宋体字居左空字加圆括号标识在成文日期下一行)“请示”、作为上行文的“意见”、“函”需在此处标明联系人姓名、电话用圆括号括入。三、版记:主题词(用号黑体字居左顶格标识词目用号小标宋体词目之间空字)类别词类属词文种例:某师范学院关于加强重点学科建设的意见教育院校学科建设意见除类别词外最多可选个抄送机关(指主送机关外需要执行或知晓公文的机关)抄送机关间用逗号隔开回行时与冒号后的抄送机关对齐在最后一个抄送机关后标句号。市政府发文的抄送机关的排列次序:党委、人大、政协、纪委、法院、检察院、警备区、人民团体、有关部门、有关机关。如抄送各民主党派市委、市工商联、各人民团体应排在最后另起一行。印发机关和印发日期位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占l行位置用号仿宋体字。印发机关左空l字印发日期右空字。印发日期以公文付印的日期为准用阿拉伯数码标识  一、红头文件的制作及标准、进行页面设置选择“文件”“页面设置”选择“页边距”附签上:厘米 下:厘米 左:厘米 右:厘米。选择“版式”附签将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“√”。选择“文档网格”附签“字体设置”“中文字体”设置为“仿宋”“字号”设置成“三号”单击“确定”按钮选中“指定行网格和字符网格”将“每行”设置成“”个字符“每页”设置成“”行。然后单击“确定”按钮这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页行、每行个汉字的国家标准。、插入页号选择“插入”“页码”“位置”设置为“页面底端(页脚)”“对齐方式”设置为“外侧”。然后单击“格式”按钮“数字格式”设置为全角的显示格式单击“确定”按钮再次单击“确定”按钮完成页码设置。双击页码在页码两边各加上一条全角方式的短线并将页码字号设置成“四号”字体任意奇数页的页码设置成右空一个汉字偶数页的页码设置成左空一个汉字。、发文机关标识制作选择“插入”“文本框”“横排”菜单项鼠标将会变成“┼”在Word版面上单击鼠标左键出现一个文本框在该文本框内输入发文机关标识输入完成后选中该文本框单击鼠标右键“设置文本框格式”在这里来设置红头的属性。选择“颜色和线条”附签“颜色”设置成“无填充颜色”。选择“大小”附签“高度”设置成“cm”宽度设置成“cm”。注:用户可根据实际情况调节尺寸。选择“版式”附签单击“高级”按钮水平对齐:“对齐方式”设置成“居中”“度量依据”设置成“页面”垂直对齐:“绝对位置”设置成“页边距”“下侧”设置成“cm”平行文标准“cm”上行文标准注:用户可根据实际情况调节尺寸。然后单击“确定”。选择“文本框”附签左、右、上、下都设置成“cm”单击“确定”完成。文本框属性全部设置完成单击“确定”按钮。选中文本框内的全部文字将颜色设置成“红色”字体设置成“小标宋简体”字号根据文本框的大小设置成相应字号但要尽量充满该文本框这样宽为mm、高为mm、距上mm的红头制作完成。、红线制作首先将“视图”“工具栏”“绘图”选中单击“绘图”工具条的直线工具鼠标会变成“十”字形左手按住键盘上的Shift键右手拖动鼠标从左到右划一条水平线然后选中直线单击鼠标右键选择“设置自选图形格式”红线的属性在这里进行设置。选择“颜色和线条”附签“颜色”设置为“红色”“虚实”设置为“实线”“粗线”设置为“磅”。选择“大小”附签“宽度”设置为“cm”。选择“版式”附签单击“高级”按钮水平对齐:“对齐方式”设置成“居中”“度量依据”设置成“页面”垂直对齐:“绝对位置”设置成“页边距”“下侧”设置成“cm”平行文标准“cm”上行文标准注:用户可根据实际情况进行调节。单击确定。、文号制作平行文文号:文号三号仿宋、居中显示。上行文文号:文号三号仿宋字体、左空一个字的距离签发人三号仿宋字体签发人姓名三号楷体、右空一个字的距离。注:文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法:选择“插入”“符号”“符号”附签找到六角符号后将光标置于准备插入的地方单击“插入”按钮即可。、主题词制作选择“表格”“插入”“表格”选中表格单击鼠标右键表格属性“表格”附签“对齐方式”设置为“居中”然后单击“边框和底纹”按钮在“预览”窗口中将每行的下线选中其它线取消在表格中填写具体内容:主题词用三号黑体主题词词目用三号小标宋抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。、保存成模板文件单击“文件”“保存”“保存类型”:选择“文档模板(*dot)”“文件名”:给模板命名“保存位置”:模板所在路径(一般不做默认即可)。至此模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板直接进行公文正文的排版。  要对该模板进行修改可以调出相应模板方法是:选择“文件”“打开”找到相应的模板路径若模板保存时按系统默认设置的然后单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。二、公文正文排版依据模板建立新公文:选择“文件”“新建”“常用”附签选中所需模板单击确定调出模板。 制作公文正文内容:正文内容根据用户的实际需求可以直接录入文字也可以从其它软件中将文字复制进来但必须遵循以下国家标准:标题二号小标宋字体居中显示  主送机关三号仿宋字体顶格冒号使用全角方式    正    文三号仿宋字体成文日期三号仿宋字体右空四个字的距离“○”和六角符号的输入方法一致不能使用“字母O”或“数字”代替。文号、签发人、主题词按照模板定义的字体填写完整。最后将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词的相互位置调整好。红头文件标准格式 印制份数序号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人公文份数顺序号位数(版心左上角顶格第行机密、绝密件才标注)密级和保密期限(秘密、机密、绝密*年)秘密件指内容涉及国家一般秘密一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的公文。机密件指内容涉及国家重要秘密一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文。绝密件指内容涉及国家核心秘密一旦泄露会使国家的安全和利益遭受重大损害的公文。紧急程度急件、特急电报:特提、特急、加急、平急(号黑体字顶格标识在版心右上角第行两字间空字如同时标识密级和紧急程度密级在第行紧急程序在第行)发文机关标识(小标宋体字红色)《XXX人民政府文件》主要用于向上级机关报告工作颁布行政规章发布政府的决定或通知、印发重要会议纪要和政府领导讲话转发上级或批转下级重要文件等)《XXX人民政府》主要用于印发函件及处理一般事项的通知、批复等下行文。联合行文(党、政、军、群)发文字号(发文机关标识下空行用号仿宋体字居中排布。联合行文只标主办机关的发文字号)发文机关代字(渝府发)年份〔〕序号签发人只有上行文才标注。平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空字签发人姓名居右空字。“签发人”用号仿宋字后用号楷体字标识签发人姓名。二、主体(红色反线下方主题词上方)标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文时间、印章、附注标题(位于红色反线空两行之下号小标宋体字居中)三要素:发文机关事由(关于的)文种要求:切题、简明、醒目、得体主送机关(左侧顶格用号仿宋体字标识)全称或规范化简称、统称注:公告、通告等属周知性的公文没有主送单位。公文正文:首页必须显示正文附件(正文下空行左空字用号仿宋体标识)附件是正文内容的组成部分与公文正文一样具有同等效力。成文日期(行政机关公文用汉字党委系统用阿拉伯数码标识法规性公文的成文时间一般在标题下方正中并加一圆括号)成文日期确定的原则:()会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准()领导签发的以签发日期为准()联合行文以最后签发机关的领导签发日期为准()法规性文件以文件批准日期为准。公文生效标识(右空字)公文除会议纪要和以电报形式发出外均要盖印章。行政机关单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称只标识成文日期和盖章。联合行文上行文只盖主办机关的章下行文各主办机关均要盖章。当联合行文需加盖两个印章时应将成文日期拉开左右各空字主办机关印章在前两个印章均压成文日期印章用红色。只能采用同种加盖印章方式以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切相距不超过mm。当联合行文需加盖个以上印章时为防止出现空白印章应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前每排最多排个印章两端不得超出版心最后一排如余一个或两个印章均居中排布印章之间互不相交或相切在最后一排印章之下右空字标识成文时间。当印章下弧无文字时采用下套方式即仅以下弧压在成文日期上当印章下弧有文字时采用中套方式即印章中心线压在成文日期上。附注(用号仿宋体字居左空字加圆括号标识在成文日期下一行)“请示”、作为上行文的“意见”、“函”需在此处标明联系人姓名、电话用圆括号括入。三、版记:主题词(用号黑体字居左顶格标识词目用号小标宋体词目之间空字)类别词类属词文种例:某师范学院关于加强重点学科建设的意见教育院校学科建设意见除类别词外最多可选个抄送机关(指主送机关外需要执行或知晓公文的机关)抄送机关间用逗号隔开回行时与冒号后的抄送机关对齐在最后一个抄送机关后标句号。市政府发文的抄送机关的排列次序:党委、人大、政协、纪委、法院、检察院、警备区、人民团体、有关部门、有关机关。如抄送各民主党派市委、市工商联、各人民团体应排在最后另起一行。印发机关和印发日期位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占l行位置用号仿宋体字。印发机关左空l字印发日期右空字。印发日期以公文付印的日期为准用阿拉伯数码标识。 抄报:是把文件在主要报送(一般文件主送单位要在开题写明如:中共吉林大学党委组织部:根据……)主管部门的同时向其他相关上级部门报知此事以便于今后的工作。抄送:是指把文件送与相关平级、下级部门知会此事便于信息共同利于以前工作的结果沟通当前工作进展协调和今后工作的步调一致等。二者区别之关键在于一个“报”和“送”。一、主送:    行文应当根据公文的内容及发文、收文机关的隶属关系及职权范围确定主送机关上行文应当坚持一个主送机关的作法不能多头主送。多头主送往往造成受文机关之间相互推诿或产生矛盾、抵触反而不利于尽快解决问题。确定上行文主送机关的规范是:      .请示一般只写一个主送机关需要同时送其他机关的应当用抄送形式。      .受双重领导的机关向上级机关行文应当根据公文内容即针对具体公务活动的职权归属写明主送机关和抄送机关。      .除上级机关负责人直接交办的事项外不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。二、抄送   抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。抄送范围得当有助于公文处理否则将贻误沟通或造成人力、物力的浪费。   .应当抄送的情况   ()除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关应列为抄送机关   ()向下级机关或者本系统的重要行文应当同时抄送直接上级机关   ()上级机关向受双重领导的下级机关行文必要时应当抄送其另一个上级机关   ()下级机关因特殊情况必须越级请示时应抄送被越过的上级机关   ()上级机关越级向下级机关行文时可以抄送受文机关的直接上级机关。 

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