会议预定服务流程及
规范
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会议预定服务流程及规范 一、服务程序:接到会议预定——发送预定确认函——下发接待通知单 二、服务规范:
步骤1:(1)电话预定
a. 预订员主动、礼貌地向客人做自我介绍，并报出酒店名称
b. 询问客人的姓名、公司名称、联系电话、会议的起始时间和结束时间、会议的人数、会
议室布置要求等信息
(2)到店预订
a.对初次到店预订的客人，预定主管应主动与客人交换名片，主动向客人介绍酒店特色，如客人有要求，可陪同客人参观会议场所
b.对再次预定的客人，预定主管应主动征询客人对上次会议的意见
步骤2:(1)预订员向前厅部、销售部、工程部等有关部门确认能否满足客人的预定要求
(2)如能满足客人预订要求，须问清客人会议规模、人数、举办日期、会议主
题
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、会议接待规格、会场布置要求及其他特殊要求，向客人说明酒店会议的收费
标准
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，告知客人会议预定需提前交付订金
(3)与客人确认收费金额和订金金额书写无误之后，预订员向客人发送预定确认函(内容包括会议规模、人数、举办日期、会议主题、会议设施设备、会场布置要求、特殊要求、收费标准等)
步骤3:(1)收到客人确认回复后，预订员应及时填写会议接待通知单，写明会议规模、人数、举办日期、会议主题、会议设施设备、会场布置要求、特殊要求等内容
(2)预订员将团队接待通知单下发至前厅部、财务部、销售部、工程部等有关部门，各部门经理需要签字确认
(3)在准备会议接待的过程中，预订员如收到客人的任何变更信息，应立即填写变更通知单下发至各接待部门，并再次请客人确认
会议服务流程及规范
一、 服务程序:会前准备——客人到场服务——会间服务——会议结束
二、 服务规范:步骤1:(1)服务员按照会议的形式与人数，摆放会议桌和座椅
(2)按客户要求，布置会场:挂条幅，设签到台，检查音响、灯光等会议设施设备，并适当摆放花草
(3)准备会议所需的文具用品、席位卡等
(4)协助主办方工作人员布置简单的宣传品和派发宣传
资料
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(5)向主办方工作人员介绍酒店音响、灯光、遥控、二级等设备的使用方法 步骤2:(1)客人进场时，服务员根据主办方的需要，提醒客人讲手机调制振动模式
(2)留意可以人员，必要时上前询问所需或通知保安部跟进
(3)引领客人入座，并为其倒好茶水
(4)若需要同声翻译器，则应调试好派发给客人，逐一做好登记，并向客人介绍详细的使用方法
步骤3:(1)会议开始后，服务员应退至一旁，并随时观察客人对茶水的需求量 (2)通常没半小时为客人更换一次烟缸、添加茶水等，尽量不要打扰客人开会 (3)配合主讲人的要求做好音响、灯光等的调控
(4)对不需要再厅内服务的服务员应在门外守候，及时为客人提供相关会议需求
(5)会议中间休息时，要尽快整理会场，补充和更换各种用品 步骤4:(1)会议结束后，服务员在礼貌送客人离开时，应提醒客人带齐物品，并检查桌椅及地面是否有遗留物品，若有应及时归还客人
(2)收回借出的全部物品和设备，检查他们的完好程度
(3)准备好账单，向客人说明各项收费项目，并协助客人结账 (4)主动征询客人对服务、设备方面的一件，以求不断改进
浙公网安备 33021202002483