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文秘工作职责.doc

文秘工作职责

可爱龟头赛跑
2017-10-01 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《文秘工作职责doc》,可适用于职业岗位领域

文秘工作职责文秘工作职责篇一:工作职责工作职责一、协助站领导组织协调日常工作做好领导批办事项的督办工作。二、负责有关文稿的撰写、打印和上报工作拟定本单位上传下达的各类文件协助分管领导做好本单位各阶段的各项工作计划、总结当好领导的参谋。三、负责文件的手法、编号、登记、分送、催办严格执行保密制度做好机要文件的收发、穿越、保管、清退、核销和立卷归档工作。管理文书档案履行建档和查阅手续。四、管理行政印鉴负责办单位介绍信的管理使用。五、负责办单位各项信息的收集、整理和利用工作做好各类简报、信息和相关材料的报送工作。六、及时向领导转达上级的电话通知、指示和交办的工作向下级‎‎传达主管或分管领导的工作指示、意见和要求。七、负责上级和外来人员的接待服务搞好群众来信来访的登记、接待、转办、催办工作。八、负责本单位的报刊、杂志的订购和分发。九、负责本会议筹备、会中服务、会后整理工作。十、协助本单位领导抓好群团工作和离退休人员服务工作做好人事、劳动工资和党务统计工作。十一、做好领导交办的其他工作。拜城运输站篇二:办公室秘书岗位职责办公室秘书岗位职责一、做好各类行政文件信函、报告等材料的收发、转递工作做‎‎到手续完备及时准确。需要清退归档的资料应做好登记和立卷工‎‎作。二、负责做好公司内外来访人员的接待工作认真热情态度和蔼做到积极主动、不推诿、不拖拉。三、负责保管和正确使用公司印鉴开具介绍信或出具证明做好登记做到有据可查不出差错。四、及时、准确地向领导和有关人员传达上级机关及有关部门的通知事项和每周的会议安排。五、负责公司各类行政会议的通知记录和办公会议纪要、决议、决定的起草印发同时协助公司领导起草有关行政文件。六、要准确无误地完成公司领导交办的事宜并将完成情况及时汇报。秘书不应是信息的受体而是载体不能独占信息。领导身边无小事需要领导来过问信息的重要性不言自明。秘书的职责就是把信息原原本本原汁原味地传递给领导。在信息传递过程中不得“损耗”式“增值”更不能遗失。如果信息走样必将影响领导决策畅通而准确的信息将有助于领导的正确决策。办公室姓名**工作岗位后勤、岗位主要工作职责负责后勤管理、固定资产管理、物资装备、环境卫生、公文收发及档案管理、机要、保密等工作。廉政风险点、违反规定、不按程序收、发文件、不按规定、要求整理、归档、保管文书档案、固定资产管理帐、实不相符登记不及时、后勤管理采买办公用品等物资中违反有关规定。防范措施、加强学习强化自身素质不断提高业务技能、自觉、严格遵守各项内部管理制度严格按有关规定处理各项有关业务、强化服务意识努力做好后勤管理工作、廉洁自律、公开、公正、透明工作中自觉接受群众监督。工作描述:秘书是传统的职业之一就是负责掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员。秘书的工作非常繁琐大致有以下几项:接听电话向电话询问者提供信息记录留言转接电话收发与回复日常邮件撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作报告会谈、会务安排安排商务旅行做好预订工作将信件及其他记录归档备份信件及其他文档接待访客采购、分发和控制办公用品等等。秘书工作的范围十分广泛既是业务人员也是管理人员可以说秘书自身的素质及工作效率直接影响到整个部门或机构的形象及竞争力可见秘书岗位的重要性。核心竞争力:知识要求:一般情况下企业要求秘书具备中文或行政专业大专以上学历有文书写作、档案管理、财务会计等基本知识并有一定的外语基础。技能要求:文字功底深厚具备较强的沟通协调能力和逻辑思维与分析能力熟练使用各种办公自动化设备在授权范围内有一定的预见能力和判断能力。经验要求:具有一年以上相关职位的工作经验对所在行业和企业状况有所了解。职业素养:能够和各种类型的上司和谐相处办事细致、处事谨慎具有较高的自我管理能力、工作积极主动并持久具备较强的心理承受力和保密意识。职业现状:秘书职业向来是职场上供需两旺的人才需求热点据不完全统计目前我国的秘书从业人员达万人。随着社会的发展和企‎‎业竞争的日益加剧秘书工作的重要性越来越受到重视秘书已经不是以前众人眼里“端茶递水”的角色而是日渐成为企业内参与管理的特殊助手他们不仅要熟练掌握办公室的工作技巧还要能在上司没有过问的情况下表现出责任感以实际行动显示主动性和判断力并在给予的权力范围内果断做出决定。这也是为什么秘书需求不断上涨的原因所在。风险与回报:秘书的工作繁杂、琐碎辛苦又重要。在企业中秘书起着承上启下的作用是上司与员工之间的纽带。秘书还要能够正确理解上司的意图替上司过滤重要的事物。另外秘书是辅助型角色而不是决策型角色所以把握分寸是关键。据权威部门统计以上的秘书月薪在元以下月薪在元之间的秘书有月薪在以上的秘书只有。职业趋势:发展路径:做秘书得先有“秘书证”国家劳动和社会保障部将秘书职业‎‎资格分为三个等级:初级秘书、秘书、高级秘书。要求秘书持证上岗。转型机会:根据秘书的知识结构和技能秘书还可从事行政助理、行政管理等既要与事又要与人打交道、并需要较高的沟通协调能力的工作如果外语水平高还可从事涉外的工作。职业典范:每一个成功者的背后都有一个默默耕耘、辛苦工作的秘书他们的名字往往不被人们所关注和提起千寻万觅终于找到一个她就是世界首富比尔盖茨的秘书露宝比尔盖茨曾说“微软的成功有她的一份功劳”。参考资料:职场网dingei秘书人员应具备的素质(一)、基本素质、身体素质:健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。、心理素质:要时刻保持良好的心态心理状态要正常不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人一个对社会充满仇恨的人一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作‎‎的。、思想素质:这是更高的一项要求作为现代社会的高级管理人员在一个国际知名的机构里工作应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神此外还应具备博大‎‎的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。在现代社会里人们的工作生活的节奏加快社会的变化日新月异外边的世界很精彩几乎每天都有令你感慨的事情发生且不说每天的国内外形势就在我们身边就会经常有一些新奇事、突发事今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱明天你的一个朋友倒房地产亏大发了昨天你的哥们当了大官前天你的一个熟人因腐败问题露馅进去了。。。。。。这些都会令你感慨但不要受各种情况的影响不能看人家发财了就想到做人就得胆大而一看到出问题的马上又一转念做人还是谨慎为好~(二)、业务素质、理论知识:必须认识到理论学习的重要性一方面要掌握扎实的基础知识包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。另一方面也注意收集新的信息关注的法学领域的新的发展动态。、实践经验:要注意总结工作中好的经验尽量避免走弯路要经常进行经验交流要多向有经验的人学习。、办事能力:秘书工作繁杂、琐碎这就要求我们必须具备较高的办事能力无论是办案办会还是处理日常事务都要注意锻炼自己的办事能力提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。(详见“四”)(三)、文化素质、社会科学学好专业知识应是起码的要求而懂得一点文史哲具备一定的文化素养也很有必要可陶冶人生情趣亦可对工作有所裨益。相传在清朝某年间皇帝派朝廷官员到南方招考官吏但先后派了几人均未能完成此任。何故,只为南方的秀才们嫌这些官员文化素养低写诗做对皆不行。后皇帝派了一个叫王尔烈的人又去江南办理此事。那些江南才子们以出对联来试王的文化上联曰:江南千山千水千秀才王尔烈即刻以此下联对之:塞北一天一地一圣人。语出惊人顿受青睐。江南秀才们进而问到先生的学问究竟有多大,王随口吟到:天下文章属三江三江文章属吾乡吾乡文章属吾弟吾为吾弟改文章。由此一句对联一首诗完成了招考工作。、自然科学:仲裁、调解案件五花八门常常要涉及自然科学的有关知识如机械设备建筑工程医药化学等。一方面我们平时要注意积累另一方面在办理这方面的案子过程中也要从中学一学这方面的知识。、外语:我们办理的案件中涉外案件占有很大的比例经常涉及外国当事人对外交往中无论是书面的还是口头的都要经常运用外语。我们要使自己成为既懂业务又懂外语的“两条腿走路”的人才。(四)此外学会一些有益的技能如电脑‎‎、开车琴棋书画等也是很有好处的。俗话说“艺不压身”如果你具备了一定的素养掌握了某种技能总会有你显山露水那一天同样假如你在那一方面尚存缺陷则一定会有你无地自容的那一刻。但有一点要明确我们必须始终围绕本职工作这个“重心”在做好本职工作的前提下才能再去充实自己的其它知识与技能而绝不能冲淡“主题”更不能“不务正业”。四、秘书人员要掌握一定的工作原则、方法和艺术工作原则:在工作中应遵循的规律并使之作‎‎为我们行为的准则。工作方法:为了达到工作目标而采取的手段和途径。比如过河:你可以选择游泳划船架桥等关键是要选择切实可行的方法。工作艺术:通过运用高超的、巧妙的、具有创造性的工作方法,顺利地完成工作任务同时给人以美的感觉和享受。作为现代社会的秘书人员或管理人员我们应该学会:坚持工作原则运用工作方法讲究工作艺术。为此我们要做到以下几点:、要协调好各种关系:包括与本部门的领导之间同事之间与仲裁员调解员之间的关系与当事人的关系与律师的关系与有关部门的关系等。在协调与本部门领导的关系时要作到尊重领导维护领导的威信适应领导的工作习惯、工作方法、工作风格以及工作特点。比如有的领导逻辑性较强凡是爱有个前因后‎‎果对这样的领导就要在谈工作时要讲事实摆观点有分析有推理而有的领导喜欢单刀直入、开门见山对此就要言简意赅直中问题的要害而有的领导幽默风趣你也不妨与他(她)开开玩笑。了解领导的工作风格和特点目的是为了更好地做好工作。当然在尊重领导的前提下要敢于提出自己的观点要有维护真理的精神。那种对领导一味迎合无原则地服从则是不足取的。那样会使别人怀疑你的人格、人品领导也不一定会欣赏这种人。对待当事人要热情周到庄重大方言行得体不卑不亢树立良好的部门形象。不要摆出官僚衙门的作风也不要沾染市侩奸猾的习气。====================================================================当好秘书的绝活秘书这个行业让很多人羡慕,却又让很多人望而却步,因为这个职业的性质决定了要和老板直接接触,稍有不慎就可能会惹“老虎”发威下面是几位“先行者”对于如何做个‎‎好秘书的经验之谈,相信会给想做秘书的朋友们一点帮助~全能秘书的全部内涵Mnica年龄:岁任职:年传统观念上觉得秘书是吃“青春饭”的,而我想澄清的是这是一种认识上的误区目前外资企业越来越多,秘书是一个企业运作管理中不容忽视的环节所谓“行行出状元”,我认为做一个真正意义上的好秘书要具备很多潜力和素质现在不是流行复合型人才吗,‎‎我想我们秘书这一职业有时候也需要类似的人才,甚至可以说是“全能型”秘书首先,硬件条件是必不可少的掌握一门外语通常指英语,这是最基本的条件做的人工作在办公室,文字处理的工作特别多,所以对一些现代化机器的熟练掌握也是不用多说的最基本的能力,尤其是电脑其次,秘书的职业道德备受重视,每一行有每一行的规矩,秘书也不例外平时工作中不可避免地会接触到公司‎‎的一些内部的文件,保守秘密就显得分外关键另外,秘书是工作在老板身边最亲近的人,老板出差不便看邮件时,我们要处理一些文件,有时需要立即替他批复所以一个好秘书,除了讲一口流利的英语、熟练使用计算机和拟写各种文件外,还有很重要的是应具备良好的沟通能力、组织能力、协调能力、判断能力、预见能力、一定的决策能力以及随机应变的能力这些有时候需要多年的锻炼和培养所以很多大公司在挑选秘书时会视其工作经历最后,要讲究公私分明千万别搞老板秘书恋,真正的好秘书是不会倚仗这种手段在职场上攀升的沟通最重要Jessy年龄:岁任职:年时常听到一些对秘书的普遍性描述:聪明、细心、谨慎、考虑周到除此之外,秘书还应该有灵气、有悟性、有团结能力能提出有创造性的建议,并且凡事懂得分出轻重而在我看来,最为重要的是交际和沟通能力我和领导在一间办公室,但是客户们一进门先瞅见我,形象当然很重要其实不用穿得很时尚、另类,只要大方得体就行,仪表看上去舒服即可我的工作要求我有很好的沟通能力,不仅要和客户打交道,还要和公司内部的人员保持良好的人际关系领导常说我可以算作是领导和下属之间的桥梁,夹在上下两级之间,一定要寻求到好的一个平衡点,正确传达领导的意思表示,不能让双方产生不必要的误会和矛盾做助理、秘书这一行不仅仅等同于打杂、操办琐碎的事务,其实还要求人员有较广‎‎的知识面在我的工作中,难以避免要打电话去催客户支付费用,说得难听点有点“讨债”的味道,但这是我工作的一部分,不得不直面现在我也习惯了这些事务,总结了一套经验技巧,这也是一种沟通的能力小心那些潜在的危机艾小姐年龄:岁任职:年我曾经在一家公司做,老板是个台湾人工作辛苦点就算了,最怕上司是个好色的半老头当我发现他想占自己便宜时,深觉女秘书不好当,特别碰着这么一个上司,自己再怎么端庄严谨,有时候也很无奈~上司不好伺候,更不好得罪,那时我就隐隐意识到潜在的危机:万一工作出了什么纰漏,被他抓到什么把柄,要么就受其以工作相威胁,要么就被炒鱿鱼我不会因为想保住工作而失去原则,毕竟我知道我是为了什么而工作,所以我开始暗地寻找机会跳槽一个月后,我就递交了辞呈现在我的老板是女的,让我安心许多我的工作重心是安排一些重大的会议和活动、衔接好各种差旅日程、起草财务或者人事方面的报告、有时候帮老板做一些决定但也有烦心之事,我这个女老板性子急起来容易冲人发脾气‎‎,通常情况而言,往往与工作有关我又一次意识到:万一在老板心情不好时处理不当,要么使老板小看你,要么激化双方的矛盾,后果都不好然而,这还是有办法避免的我必须学会察言观色,同时提高工作能力和办事效率。==================================‎‎===============高级秘书应具备的素质享受高薪、上宠下举的高级秘书无疑备受职场女性的‎‎青睐。随着各类中外秘书证书蜂拥而至很多‎‎初级秘书会认为考证是攀登高峰的唯一捷径。然而经验告诉我们理论知识固然重要实‎‎践经历和敬业精神更是不可或缺的两项法宝。要成为一位“全能型”‎‎的高级秘书你需要具备以下的素质:、高效的工作能力。能将琐碎繁忙的工作变得井然有序能适应各种环境的变化和工作节奏的突变。做到临危受命、忙而不乱。、善于人际沟通。秘书最重要的职能是上传‎‎下达。当老板和员工之间的沟通有了障碍甚至影响到了团队关系和公司的动作秘书应该用沟能的艺术化解上下级之间的尴尬和猜疑。、有外交家的平衡术。跻身于公司各种势力格局中善于灵巧应对能把握各种利害关系找到一个最佳平衡点。、能担当重要责任。高级秘书负责各领导层的沟通和联络甚至草拟文件、替上级制订计划。大胆谨慎‎‎地扮演好一个管理者的角色。此外作为领导最亲近的人非常容易暴露缺点和犯错。因此谨言慎行、张弛有度深入了解领导的喜好是有用的护身符。、有良好的社交能力。熟悉地方政府官员、公司客户、上级的亲朋好友等与上级相关的“人脉圈”并与他们建立良好的公共关系。这时公关技巧的运用是必不可少的。此外服务于不同的行业对高级秘书的要求也会有所差异如律师‎‎事务所需要懂得相关法律知识的秘书而商务公司中又需要有良好的商务谈判能力和协调能力最好还能具备企业管理知识、财务知识等。作为一个重实践的工作需要长期经验的累积因此一般年龄在岁左右的女性是最合适的篇三:办公室岗位职责办公室岗位职责办公室岗位职责、负责文件资料的打印、登记、发放、复印、装订。、管理饮水。、保管登记和按规定发放公司办公用品。、负责接转电话和记录工作。、负责传真收发与登记。、负责接待来宾。、负责考勤和加班申报单的报表与汇总。、收发报刊函件及整理保管报纸。、完成其他临时工作。办公室秘书岗位职责:、负责总公司办公会议和其他重要会议的准备、记录和资料整理等工作。、主动收集总公司的运行情况及时做好宣传报道工作。、负责编排每周主要工作安排表安排节假日干部‎‎值班工作。、协助主任做好来宾接待和信访工作认真接听师生投诉电话并做好记录和反馈工作。、负责总公司文件、资料的电脑打印和校对工作。、及时做好各类文件的收发、传递、呈批、立卷、归档工作。、严格执行保密制度定期收集、整理有关档案资料及时整理归档。、按时收发各中心(部门)的考勤考核表和部门工作月度报表及时交主管领导审阅。、协同做好员工的考勤考核工作负责审核员工请、销假手续核签补休证明。、协助做好招聘员工的登记工作负责发放上岗证件。、完成领导交办的其他工作。

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