第 6章 能者多劳——管理办公用品
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第 6章 能者多劳——管理办公用品
不知不觉到 HG公司上班已经两月有余了，在这段时间里，李璐逐步熟悉了公司的各
个部门，熟悉了人事专员所要做的各项工作。因为工作的需要，李璐将 Excel也用得非常
熟练。并且由于 Excel使用得熟练，经常帮同事解决问题，得到大部分同事的好评和尊重。
对于刚毕业不久的大学生，能顺利地进入职场，站稳脚跟，李璐感觉很满意，很开心，
对未来也充满了信心。
6.1 工作加码，主管的肯定
早上刚上班，李璐就被张新叫到办公室，张新说：“李璐，你到公司也有一段时间了，
怎么样？工作任务重不重？”
李璐不知道主管的真实意图，只好模糊地答道：“还行。”
张新：“还行？我理解的就是任务不重了哟。是这样的，我看你用电脑比较熟练，特
别是 Excel弄得又快又好，因此想给你的工作加码，怎么样？”
李璐急忙说：“老大将工作交给我做，是对我工作的肯定。从我的角度来说，肯定是
愿意完成所有力所能及的工作。”说到最后，李璐担心工作任务重，话锋一转，也没敢大
包大揽，说话留了一点余地。
张新：“肯定是你力所能及的工作。是这样的……”
原来，公司的办公用品是由人力资源部在管理。原来一直采用传统的人工方式管理办
公用品。这种管理方式效率比较低。面对大量的采购、申领单据，给查找、更新和维护都
带来了不少的困难。由于办公用品大部分都是纸、笔、文件袋、订书钉等小东西，实物和
账上的数量经常对不上，库存盘点也无从下手。这无形中增加了公司的管理费用。
张新想用计算机来对办公用品进行管理，为了节约成本，也不想为这事专门购买一套
系统。因此，想让李璐用 Excel来实现办公用品的申领、采购、明细账的管理。
最后张新说：“对办公用品进行管理的主要目的是：节约开支、杜绝铺张浪费，但又
不能影响正常办公。为规范公司办公用品管理，使之既满足员工工作需要又杜绝浪费，公
司制定了专门的办公用品
管理制度
档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载
，对申领、采购、保管都有相关的规定，一会你把这个
制度
关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载
拿去好好看看，理一下思路。”
李璐：“好的，我先看一下制度，理一下思路。”
回到自己办公桌后，李璐专心学习公司的办公用品管理制度，对申领、采购、库存管
理都有了一定的理解。李璐对办公用品的管理整理了一下思路，办公用品的管理主要分三
部分：
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第一是领用，根据规定，各部门定期提交办公用品申领单，由相关领导签字审批后，
再向各部门发放申领的办公用品。
第二是采购，对于金额较大的办公用品，应先申领再采购。而对于常用的金额较小的
办公用品应有一定的库存量，确保使用部门申领后能较快发放。因此，应定期检查库存量，
当库存量少于一定的数量后，应立即填写申购单采购。
第三是库存明细账的管理，能随时查询库存量，当库存量低于一定数量后能提示采购。
在库存明细账中还应该能查看领用的详细信息。
如果要把这几项工作都用 Excel来管理，工作量不小啊。千里之行，始于足下，马上
开始着手准备这些 Excel表格吧。
6.2 只用一张表
根据李璐的构思，自己管理办公用品最主要的工作就是对库存的物品负责，然后需要
建立采购入库单、领用出库单，并且要能根据各种条件查询库存、领用情况，因此需要在
Excel中建立以下工作表：
� 库存明细表：保存办公用品的库存情况。
� 入库表：采购入库时填写，用于增加库存。
� 出库表：领用办公用品时填写，用于减少库存。
� 查询表：可以查询指定物品的入库、出库、库存情况，可以查询部门、人员的领用情
况。
6.2.1 化繁为简，一张表搞定
虽然有了一定的思路，可李璐总感觉还是哪里有问题，却找不出来。没办法，请外援
吧，马上 QQ呼叫马波。
马波了解李璐的想法后说：“正好前段时间帮助我的学员做过一个类似的表格。不要
着急，不复杂，根据你的
要求
对教师党员的评价套管和固井爆破片与爆破装置仓库管理基本要求三甲医院都需要复审吗
，我觉得只要做好一张表就 OK了。”
李璐：“一张表？我想至少要四五张表啊！”
马波：“其实你想一下，你这些表中，有多少表的数据是可以通过其他表获取的？例
如你准备做的查询表，是不是调用库存表、入库表、出库表中的数据？可是，你要从多张
表中去查询数据，需要用到比较复杂的公式，或者用 VBA编程来实现。这样就搞复杂了。
再看库存明细表，是不是根据入库表和出库表中的数据计算得到呢？”
李璐：“恩，你的分析也有道理，可一张表怎么保存这么多数据，怎么完成这么多功
能？”
马波：“在 Excel中，我们可以把原始数据保存在一张表中，然后通过公式、数据透视
表等工具去生成其他的表格。这样，就达到化繁为简的目的。并且，这种方式可使数据统
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一。你想一下，如果都是手工输入的方法创建入库表、库存明细表，对同一物品（如 A3
规格的复印纸 A3），在入库表中输入的是‘A3复印纸’，而在库存明细表中可能输入的就
是‘复印纸 A3’，这时就不好辨识处理了。如果我们只把数据输入到一个表格中，其他表
只是引用输入的数据，则不会存在这个问题。”
李璐：“这张表就得好好设计一下，要包含各种信息了。”
马波：“对，尽量把各种原始数据都包含在一张表中。对于办公用品管理来说，主要
信息应该包括物品名称、规格型号、计量单位、入库和出库的数据。对了，你要按部门、
员工查询领用情况，应该还要有部门和经手人的数据，发生日期也别忘了。”
李璐：“好，我先把这张表做出来。”
一会，李璐就在 Excel中做出如图 6-1所示的表格。
图 6- 1 明细表
6.2.2 此表格非彼表格
马波：“很好，你现在只是做出了一个表头，表示这张表需要的各列的规划。接下来
还需要对表格进行一些处理。”
李璐：“还要怎么处理？设置边框线之类的？”
马波：“不是，现在这张表格不打印输出，一般不用花心思去设计外观样式。还需要
进行以下的处理。”
1．设置工作表名称
马波：“首先需要为工作表设置一个直观的名称，像现在这样显示‘Sheet1’，不知道
这个工作表保存的具体内容。一般如果工作簿中要使用多张工作表时，最好都分别设置一
个直观的名称。”
李璐：“设置工作表名称的方法我知道。”说着，李璐就开始操作了。
（1）双击工作表底部的“Sheet1”标签，“Sheet1”这几个字符就被选中，如图 6-2
左图所示。
（2）直接输入工作表的名称，然后按
键即可完成工作表名称的修改，如图 6-2
右图所示。
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图 6- 2 修改工作表名称
2．定义公式
马波：“OK，接下来需要对金额列定义公式了，金额列的值是由数量和单价相乘得到
的。公式会用吧？”
李璐：“这段时间基本上没用到过公式，只是有点概念。”
马波：“公式的使用必须掌握，否则 Excel就和Word的制表功能一样了，体现不出 Excel
的优势。其实，公式很简单，就和我们平常计算时一样，有加、减、乘、除等运算，你现
在这个表格是使用乘，在 Excel中乘法符号用星号（*）表示，除法使用斜线（/）表示，
加减法仍然用我们正常的加减号表示。”
李璐：“运算顺序仍然是按四则运算的法则吧？”
马波：“对，如果要改变运算顺序，可以使用括号，不过，在 Excel中只能使用圆括号，
圆括号内还可以包含圆括号。”
李璐：“哦，就不用中括号和大括号了。”
马波：“在公式中可使用数值、单元格的值、函数的值进行运算。这些概念你原来都
应该看过，要在实际应用中多操作几次就清楚了，下面按我说的先定义一个公式的方法。”
（1）单击选择 I2单元格。
（2）输入等号（=）进入公式输入状态，用鼠标单击 G2单元格（入库数量），这时，
等号后面自动会出现 G2。
（3）在 G2后面输入星号（*）表示乘号，再用鼠标单击 H2单元格（入库单价），得
到如图 6-3所示的一个公式。
图 6- 3 定义公式
在定义公式时，即可以手工输入单元格，也可通过用鼠标单击选择单元格的方式，让
Excel自动添加单元格到公式中。
（4）输入完成后，按键，或用鼠标单击编辑栏中的 按钮，完成公式的定义。
李璐：“公式的定义很简单嘛，下面我接着定义 L2单元格的公式了。”
说着，李璐就操作鼠标快速地完成了出库金额计算的公式。
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3．创建表格
马波：“好，接下来再创建表格。”
李璐：“创建表格？我们刚才不是已经创建好了啊！”
马波：“此表格非彼表格。在这里先理清几个概念。”
� 工作表：在 Excel中用于存储和处理数据的主要文档。工作表由排列成行或列的单元
格组成。工作表总是存储在工作簿中。如现在操作的工作簿中就有 3张工作表，分别
是明细表、Sheet2、Sheet3。
� 表格：在 Excel以前版本中称为列表。可以将工作表中的一部分区域定义为表格，定
义后，就可以独立于该表格外部的数据对该表格中的数据进行管理和分析。例如，可
以筛选表格列、添加汇总行、应用表格格式等。
李璐：“这么说来，表格是工作表中的一部分？”
马波：“可以这么理解。在工作表中将一个区域创建为表格之后，在紧邻表格的行或
列中输入数据后，Excel会自动将该行或该列也加入表格之中，并且自动套用表格中的样
式。因此，当你添加数据之后，其他引用表格数据的地方也可以自动更新数据。先演示一
下效果。”
（1）现在还未创建表格，先在工作表中输入一些测试数据，如图 6-4所示，在第 2
行输入入库数量和入库单价后，入库金额将自动计算，因为在入库金额（I2单元格已经定
义了公式）。而在第 3行输入出库数量和出库单价后，出库金额（L3单元格）并没有计算
出来（因为 L3单元格未定义公式）。
图 6- 4 输入测试数据
（2）将第 3行的数据删除。
（3）接下来定义表格。拖动鼠标选中 A1:M2单元格区域。
（4）单击选择功能区的“插入”选项卡，如图 6-5所示。
图 6- 5 “插入”选项卡
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（5）在功能区“插入”选项卡的“表格”组中，单击“表格”按钮打开如图 6-6所示
的“创建表”对话框。
图 6- 6 创建表
（6）在图 6-6所示对话框中，“表数据的来源”中已经填入了我们选择的单元格区域，
如果这个区域不正确，可以单击右侧的折叠按钮重新选择。因为我们的表格第一行为标题，
因此要勾选“表包含标题”复选框，然后单击“确定”按钮即可将选择的区域定义为表格，
如图 6-7所示。
图 6- 7 创建的表格
从图 6-7可以看到，创建表格之后，每个表头栏目右侧都多了一个向下的三角形箭头，
这是方便进行数据筛选操作的，同时可看到表格的底纹也有所变化。另外，创建表格后，
“表格工具”将变得可用，同时会显示“设计”选项卡。可以使用“设计”选项卡上的工
具自定义或编辑该表格。
（7）接下来再试一下在第 3行输入数据时的情况，如图 6-8所示。
图 6- 8 在表格外输入数据
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由于紧邻定义的表格，因此当在 A3单元格输入数据之后，就可以看到有一个边框将
第 3行也框到表格区域中去了，这时会自动套用表格中定义的格式和公式。在出库数量和
出库单价中输入数据后，出库金额将自动计算出来，这是因为第 3行加入表格之后，L2
单元格中的公式将自动复制到 L3单元格中。
马波：“怎么样，创建表格之后是不是很方便。在后面引用这个表格的数据时还将体
现到表格的更多优点。”
李璐：“就这一张表就可以完成办公用品的管理？”
马波：“这是一张原始数据表，不管是采购入库还是领用出库，都在这张表中登记。
然后，你需要的其他表格都可以通过这种张表变出来。”
李璐：“怎么变？”
马波：“别急，就像炒菜一样，有了原料，还怕做不出好吃的东西啊？你先向表格中
输入一些测试数据，然后我再教你怎样来变表格。”
6.3 生成库存表
不一会儿，李璐就在表格中输入了一些测试数据。就对马波说：“测试数据已经输好
了，我现在就只有这一份明细表，有入库，也有出库，我想知道库存还有多少，该怎么变
表格出来？”
6.3.1 数据透视表能干啥
马波：“这就要请万能的数据透视表出来做事了。你先了解一下数据透视表吧。”
数据透视表是 Excel提供的一种交互式
报表
企业所得税申报表下载财务会计报表下载斯维尔报表下载外贸周报表下载关联申报表下载
，可以根据不同的分析目的组织和汇总数
据，使用起来非常灵活，可以随心所欲地得到想要的分析结果，是一种动态数据分析工具。
在数据透视表中，可以交换行和列来查看原数据的不同汇总结果，以及显示不同页面
以筛选数据，还可以根据需要显示区域中的不同明细数据。
数据透视表是针对以下用途特别设计的。
� 能以多种用户友好方式查询大量数据。
� 可以对数值数据进行分类汇总和聚合，按分类和子分类对数据进行汇总，创建自
定义计算和公式。
� 展开或折叠要关注结果的数据级别，查看感兴趣区域的明细数据。
� 将行移动到列或将列移动到行（或“透视”），以查看源数据的不同汇总结果。
� 对最有用和最关注的数据子集进行筛选、排序、分组和有条件地设置格式，让用
户能够关注所需的信息。
� 提供简明、有吸引力并且带有批注的联机报表或打印报表。
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如果要分析工作表中相关数据的汇总值，尤其是对于有大量数据行的数字列表，要对
这些数据进行多种比较时，使用数据透视表可方便的进行这些操作。在数据透视表中，源
数据中的每列（或每个字段）都成为汇总多行信息的数据透视表字段。
李璐：“这一大段文字好难去读哟，还是在我的表格上实战吧。”
6.3.2 创建数据透视表
马波：“好，那我们就用数据透视表来得到库存表的数据，具体操作步骤如下。”
（1）在“明细表”中单击选择单元格区域中的一个单元格。
（2）在功能区“插入”选项卡的“表格”组中，单击“数据透视表”按钮打开“创
建数据透视表”对话框，如图 6-9所示，在对话框中选择要分析的数据区域，再设置数据
透视表的放置位置。
图 6- 9 创建数据透视表
从对话框中可看到，Excel已自动将表名为“表 1”（这个名称就是前面创建表格时 Excel
自动设置的）的表格作为创建数据透视表的数据来源了。
在下方设置数据透视表的放置位置，默认是“新工作表”，表示将数据透视表创建到
一张新的工作表中。
（3）设置好参数后（基本上不需要改变这些参数），单击“确定”按钮即可创建的一
个空的数据透视表，如图 6-10所示。
在空的数据透视表中，左则显示了一个框，其中有些提示文字，右侧显示的是“数据
透视表字段列表”。这里要理解字段这个概念，就是原来数据（“明细表”中的数据）中的
每一列为一个字段。
通过将字段列表中的字段拖动表数据透视表的不同区域，就可得到不同的透视数据。
（4）在右侧“数据透视表字段列表”面板中，拖动“物品名称”、“规格”这两个字
段到下方的“行标签”，拖动“入库数量”、“入库金额”、“出库数量”、“出库金额”到“数
值”标签，则数据透视表将显示为如图 6-11所示。
李璐：“可是，我看这个数据透视表中显示的数据都不是我要的啊，像 D5单元格的入
库金额为 2，明显和原数据不符嘛。”
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马波：“别着急，这是可以调整的。”
图 6- 10 空的数据透视表
图 6- 11 数据透视表内容
6.3.3 以表格形式显示
马波接着说：“现在数据透视表的框架搭好了，接下来就可以根据我们的需要对其进
行调整。”
李璐：“我看有很多地方要调整，像物品名称和规格混在一起，看起来也不清楚。”
马波：“那咱们首先就来调整数据透视表的布局。”
（1）单击选中数据透视表中的任意一个单元格，这时功能区将显示“数据透视表工
具”，并显示出“选项”和“设计”两个选项卡。
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（2）在“数据透视表工具”的“设计”选项卡的“布局”组中，单击“报表布局”
按钮打开下拉命令列表，如图 6-12所示。
图 6- 12 报表布局
（3）在下拉命令列表中选择“以表格形式显示”命令，数据透视表将显示为如图 6-13
所示的表格形式。
图 6- 13 以表格形式显示
6.3.4 不显示分类汇总
李璐：“在图 6-13所示表格中，我看每一个物品名称下面都有一个汇总项，这是多余
的，影响整个表格的效果，有木有办法取消啊？”
马波：“当然可以，数据透视表相当灵活，用户可以控制各方面的内容。取消汇总行
的方法如下。”
（1）在“数据透视表工具”的“设计”选项卡的“布局”组中，单击“分类汇总”
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按钮打开下拉命令列表，如图 6-14所示。
图 6- 14 分类汇总
（2）在下拉命令列表中选择“不显示分类汇总”命令就可以取消不同物品名称下面
的汇总行。
6.3.5 求和方式汇总
李璐：“这些都是格式方面的问题，关键是现在表格显示的数据不对啊。”
马波：“马上就来修改这部分，你现在看到数据透视表上面显示的是‘计数项：入库
数量’，表示现在是对‘入库数量’进行计数，是统计有几次入库，而不是把入库的数量
相加。数据透视表有很多种数值汇总方式，我们只需要将其改为‘求和’就行了。”
（1）右击“计数项：入库数量”，将弹出一个快捷菜单，如图 6-15所示。
图 6- 15 快捷菜单
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（2）在快捷菜单中选择“值汇总方式”，接着弹出下级菜单，从中选择“求和”即可。
（3）在“数据透视表字段列表”中也可修改值汇总方式，在“数列”列表框中单击
要修改的项，将弹出一个菜单如图 6-16所示。
（4）从弹出的菜单中选择“值字段设置”命令，打开如图 6-17所示的“值字段设置”
对话框。
图 6- 16 字段列表 图 6- 17 值字段设置
（5）在“值字段设置”对话框中，找到“计算类型”列表框，单击选中“求和”，再
单击“确定”按钮即可设置值汇总方式为“求和”。
（6）将其他字段的汇总方式也调整为“求和”，最后得到的数据透视表如图 6-18所示。
图 6- 18 调整后的数据透视表
6.3.6 重定义表头名
李璐：“这样看这个表就对了，数据计算都符合要求了。不过，我看表头显示的‘求
和项：入库数量’，这样的表头看起来不舒服，可不可以将这个改一下？”
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马波：“当然可以改，可用多种方法来修改。第一种方法，就是直接在单元格中输入
新的列标题就行了，如图 6-19所示，通过直接输入将原来的‘求和项：入库数量’改为‘入
库数’。”
李璐：“哦，数据透视表中的内容还可以直接修改啊，我开始还不敢动。”
马波：“第二种方法是用前面介绍的方法打开‘值字段设置’对话框，如图 6-20所示，
在‘自定义名称’后面的文本框中输入新的名称。要注意的是，输入的名称不能与上方显
示的‘源名称’相同。”
图 6- 19 直接输入表头内容 图 6- 20 值字段设置
李璐：“好，我已修改好了，另外还把这张工作表的名称也改为‘库存表’，如图 6-21
所示。”
图 6- 21 调整后的数据透视表
6.3.7 增加计算字段
李璐：“我们本来
计划
项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载
做库存表，可是，现在的数据透视表仍然只看到入库和出库的
数据，库存的数据还没有啊。从图 6-21的表来看，库存数应该是用入库数减去出库数，我
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能不能在 G4单元格定义公式 C4-E4，计算出库存数量呢？”
马波：“在数据透视表中不这样计算，数据透视表有自己的计算方法。例如在现在的
这张工作表中，要求库存数和库存额，则需要定义两个计算字段。具体操作步骤如下。”
（1）在数据透视表中单击鼠标，功能区将出现“数据透视表工具”。
（2）在“数据透视表工具”的“选项”选项卡的“计算”组中，单击“域、项目和
集”按钮打开下拉命令列表，如图 6-22所示。
图 6- 22 计算字段
（3）在下拉命令列表中单击“计算字段”命令，打开 “插入计算字段”对话框。在
该对话框中设置字段名称、计算公式。例如，要计算库存数量，则可在“公式”中输入“=
入库数量 - 出库数量”，如图 6-23所示。
图 6- 23 插入计算字段
（4）重复前面的步骤，定义一个名为“库存金额”的字段，设置公式为“=入库金额
-出库金额”。
（5）设置好这两个字段后，Excel自动将其添加到数据透视表中，按前面介绍的方法
修改标题和汇总方式，最后得到如图 6-24所示的“库存表”。
李璐：“总算把‘库存表’弄出来了，通过数据透视表真的可以变出另外一张表。”
马波：“只要明细数据表的数据够详尽，通过数据透视表可以变出你需要的任何表格。”
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图 6- 24 最终的库存表
6.3.8 刷新数据透视表的数据
李璐：“还有一个问题，如果我在‘明细表’中增加了数据，‘库存表’中能更新吗？”
马波：“能，不过需要刷新一下数据。”
李璐马上在“明细表”中增加了一行数据，如图 6-25所示。由于在“明细表”工作表
中创建了表格，因此添加的数据会自动包含到原来创建的表格中。但是需要注意，新增的
数据必须是紧挨着创建的表格输入才行。
图 6- 25 在“明细表”中增加数据
输入完以上数据之后，李璐马上切换到“库存表”查看，发现数据透视表中的数据没
有变化。
马波：“使用以下操作，就可看到更新后的数据了。”
（1）在数据透视表中单击鼠标，功能区将出现“数据透视表工具”。
（2）在“数据透视表工具”的“选项”选项卡的“数据”组中，单击“刷新”按钮
“库存表”中的数据即会自动更新，更新后的结果如图 6-26所示，从中可看到在图 6-25
增加的数据已累加到入库数中了。
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图 6- 26 刷新数据
6.4 生成物品台账
“库存表”生成好了，可是在这个表里显示了所有物品的入库、出库、库存数据，并
且生成的是汇总数据。当数据太多时，查看就不方便了。在实际应用中，可能会经常查询
某个指定物品的数据，通常称为物品的台账，这种查询功能是否可以用数据透视表来做
呢？
李璐向马波提出这个问题。
马波：“只有想不到，没有做不到，数据透视表出场，完成李璐同学的查询功能。”
（1）用生成库存表相似的方法，进入数据透视表创建过程。
（2）在“数据透视表字段列表”窗口中，将“物品名称”字段拖到“报表筛选”列
表中，将“日期”、“部门”、“姓名”、“规格”、“单位”字段拖到“行标签”列表中，将“入
库数量”、“入库金额”、“出库数量”、“出库金额”字段拖到“数值”列表中，如图 6-27
所示。
（3）用前面使用过的方法设置数据透视表为表格方式显示数据、不显示汇总行、按
求和方式汇总数值，最后再修改表头的标题，得到如图 6-28所示的数据透视表。
（4）在图 6-28所示的数据透视表中左上角多了一个项目，A1单元格显示的是“物品
名称”，B1单元格是一个下拉列表框，单击下拉箭头可看到如图 6-29所示的筛选列表中，
其中列出了所有的物品名称。
（5）在物品名称列表中单击选择“复印纸”，单击下方的“确定”按钮，数据透视表
中将只显示名称为“复印纸”的相关数据，达到查询的效果。筛选的结果如图 6-30所示。
（6）最后，将工作表的名称修改为“物品台账”。
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图 6- 27 数据透视表字段列表 图 6- 28 带筛选功能的数据透视表
图 6- 29 筛选
图 6- 30 筛选结果
李璐：“数据透视表真方便。如果我还要做一个查询部门领用情况的查询功能，也按
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这种方法来做啊。”
马波：“对，你独立完成一下。”
不一会儿，李璐就做出了如图 6-31所示的“领用情况查询”工作表。
图 6- 31 领用情况查询
马波：“不错，看来你已经初步掌握数据透视表的使用了。”
李璐：“万能的数据透视表，我得花点时间再好好研究一下，做到能灵活应用才好。”
马波：“对，数据透视表值得你多花点时间，掌握好它之后，以后工作中的很多数据
都可以通过它来进行生成、分析。”
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