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[行政与人力资源管理必会Office应用100例].Offic…

上传者: 莫迟
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简介:sff

oFFiceCONTENTS行政与人力资源管理必会Office应用     例OfficeHome编oFFiceoFFiceoFFiceoFFice         oFFice   oFFice100我们以行政与人力资源工作者在管理中的具体应用为主线,按照日常工作特点谋篇布局。由职场专家量身打造,以知名企业经典应用为模板,在讲解具体工作方法的同时,也介绍了相关的Word、Excel、PowerPoint常用功能。内容没有机械地讲解理论知识,而是直接模拟办公室现场工作环境,将软件应用与工作需要相结合。全手册共分3篇12章分别介绍了:行政与人力资源工作中必用的各类公文、单据、演示教案、办公用品管理、企业邀请函、招聘流程表、招聘预算、面试评估、培训需求调查、培训成绩统计,更加入了薪酬管理、工资条打印、个税扣除、社保管理、考勤、职工信息管理。案例实用,步骤清晰。本手册主要面向行政与人力资源管理人员,特别是职场新人和急需加强自身职业技能的进阶者。同时,也适合希望提高自身能力的职场人士与院校专业学生阅读。内容简介编技术编编组版编出版单位地  址邮政编码对外合作发  行经  销CD生产文本印刷开本规格版号版  次定  价:OfficeHome:张 涛:李品娟:::40001:00::各地新华书店、刊亭:新新::77mm10mm1/114张00千字:ISBN7-7-47-1-:00年7月第100年7月第1次刷:.0元1CD+办公室之王—行政与人力资源管理必会Office应用100例光盘要目:行政与人力资源管理常用工具循序渐进学Office视频教程配套实例模板流行办公模板大全Foreword...前言经济不景气?工资一直没有提升?这是困扰众多职场人士的问题。而对于各行业的办公人员说,微软的Office办公软件是个非常通用的工具,它与各行业的数据处理、分析应用结合得非常紧密,深受专业办公人士的青睐。有鉴于此,我们推出了这套《办公室之王》,内容涵盖市场与销售、会计与财务管理、人力资源与行政、高效办公等多个领域。相较于市面上种类繁多的同类书籍,本系列的优势在于:我们没有机械地讲解理论知识,而是以工作者在管理中的具体应用为主线,直接模拟办公室现场工作环境,将软件应用与工作需要相结合;把知名企业优秀的管理模板作为实例解说,能显著提高办公效率与水平。专业性由职场专家为你量身打造,结合职业培训中心的专业咨询经验,包括求职能力与技巧培训,行业培训,行业,行业管理、数据收集、整理、计算、分析等各个方面,是职场人士的必备模板。针对性完全按照职业工作内容进行谋篇布局,以Excel在某个职业工作中的具体应用为主线,通过知名企业典型应用案例,在细致讲解步骤和思路的同时,将Excel各项常用功能的使用方法完美融合。实用性每一个实例的制作步骤均按照实作完按照实作完按照实作完完完成,没有步骤省略和跳跃,即使读者没有任何Office作经验,也能迅速掌握实用技能。海量模板与工具光盘大量与求职和实工作密切相关的模板、范文等实用工具,不仅与文章中的实例一一对应,还加入了更多知名企业的优秀模板。Foreword...前言1行政与人力资源管理必会Office应用100例目录PART1 行政公文与单据第1章 撰写公文.......................................................21.1 公文的规范...............................................................31.2 撰写通告...................................................................41.2.1 页面设置......................................................................41.2.2 设置标题样式................................................................51.2.2 设置正文字体................................................................61.2.3 使用Word模板撰写公文................................................7第2章 办公用品管理................................................92.1 办公用品领用记录表................................................102.2 车辆使用管理表......................................................13第3章 批量制作邀请函..........................................203.1 创建数据源文件......................................................213.2 创建邀请函的主文档................................................213.2.1 自定义纸张................................................................213.2.2 制作页眉、页脚..........................................................223.2.3 美化页面背景.............................................................233.2.4 编辑邀请函正文..........................................................243.3 运用邮件合并生成批量邀请函..................................25目录CONTENTS办公室之王2行政与人力资源管理必会Office应用100例目录3.3.1 导入数据源中的数据...................................................253.3.2 添加合并域至主文档...................................................273.3.3 邮件信函合并和打印...................................................283.4 使用向导制作信封..................................................293.5 自定义中文信封.....................................................313.5.1 自定义信封尺寸..........................................................313.5.2 设计信封格式.............................................................323.5.3 用邮件合并批量制作信封............................................34第4章 幻灯片的设计与放映..................................374.1 幻灯片模板与主题..................................................384.1.1 更改幻灯片版式..........................................................384.1.2 向新演示文稿应用模板...............................................384.1.3 套用主题....................................................................394.2 设计幻灯片母版.....................................................404.2.1 定义幻灯片母版..........................................................404.2.2 讲义母版....................................................................414.3 增添动画效果.........................................................424.3.1 选取动画方案.............................................................424.3.2 自定义动画进入效果...................................................434.3.3 动作路径设置.............................................................454.3.4 自定义动作路径..........................................................464.4 创建交互式效果.....................................................464.4.1 利用动作按钮交互......................................................464.4.2 利用图形、文本对象交互............................................484.4.3 利用超链接交互..........................................................494.5 放映与设置幻灯片..................................................504.5.1 放映幻灯片................................................................504.5.2 自定义放映幻灯片......................................................513行政与人力资源管理必会Office应用100例目录4.5.3 设置幻灯片放映..........................................................514.5.4 排练计时....................................................................514.5.5 录制旁白....................................................................53第5章 固定资产的核算.........................................555.1 分类折旧表............................................................565.2 固定资产台账表.....................................................595.3 月折旧表................................................................64PART2招聘与录用第6章 招聘流程图................................................706.1 创建工作簿............................................................716.2 表格的绘制............................................................726.3 绘制招聘流程图.....................................................746.4 添加文字................................................................796.5 美化招聘流程图.....................................................80第7章 人员调整申请单.........................................827.1 添加文字和设置表格...............................................837.2 美化人员调整申请单...............................................877.3 制作招聘费用预算表...............................................894行政与人力资源管理必会Office应用100例目录第8章 面试评价表................................................938.1 创建面试评价表.....................................................948.2 美化面试评价表.....................................................96第9章 培训表格....................................................979.1 培训需求调查表.....................................................989.1.1 创建培训需求调查表...................................................989.1.2 美化培训调查表........................................................1009.2 培训成绩统计表...................................................1029.2.1 创建培训需求调查表.................................................1029.2.2 判断成绩是否达标....................................................1069.2.3 自动生成排名...........................................................1079.2.4 美化培训成绩统计表.................................................1089.3 面试通知单..........................................................1099.3.1 创建面试通知单........................................................1099.3.2 创建面试通知单的Word文档.....................................1119.3.3 创建Excel和Word的邮件合并...................................1119.4 员工信息表..........................................................1149.4.1 创建员工信息表........................................................1149.4.2 添加Logo图片..........................................................1169.5 员工胸卡..............................................................1189.5.1 创建人事数据表........................................................1189.5.2 创建“员工胸卡”Word文档.....................................1209.5.3 用邮件合并添加图片.................................................1235行政与人力资源管理必会Office应用100例目录PART3薪酬福利管理第10章 薪酬管理表格.........................................12810.1 银行代发工资表.................................................12910.1.1 创建新表格 ...................................................12910.1.2 录入数据 ......................................................13110.1.3 公式与函数......................................................13310.1.4 表格设置..........................................................13410.1.5 表格预览与保存................................................13610.2 个人所得税税率表..............................................13710.3 个人信息表........................................................13910.4 个人当月信息表.................................................14110.5 工资明细表........................................................14410.5.1 编制工作表 ...................................................14510.5.2 加班工资、养老费等费用的公式编制.................14710.5.3 计算个人所得税................................................15110.6 制作员工工资条.................................................15510.6.1 表格制作..........................................................15610.6.2 函数说明..........................................................159第11章 创建员工出勤表.....................................16111.1 基本框架设置.....................................................16211.2 录制宏...............................................................16411.3 制作宏按钮........................................................16511.4 记录出勤...........................................................16611.5 统计结果............................................................1666行政与人力资源管理必会Office应用100例目录第12章 人事信息库............................................16812.1 表格创建与录入.................................................16912.1.1 创建人力资源信息表.........................................16912.1.2 性别、出生月日、年龄的自动显示....................17012.1.3 劳动合同到期提醒功能.....................................17112.1.4 用“记录单”录入信息.....................................17412.2 数据分析与查询.................................................17612.2.1 用“窗口冻结”功能查询数据...........................17612.2.2 “自动筛选”功能进行简单的数据统计.............17712.2.3 用“数据透视表”功能快速汇总各项数据..........17812.2.4 简历的自动生成................................................180附录1 常用Excel函数速查.................................184日期与时间函数...................................................................184信息函数.............................................................................189逻辑运算符..........................................................................193查找和引用函数...................................................................194统计函数.............................................................................200附录2 Excel的键盘快捷键.................................2101大家好!大家好!见面喝酒少不了!你不喝,我不喝,国家造酒往哪搁?你不醉,我不醉,国家马路谁来睡?行政公文与单据PART1行政公文与单据本部分适合人员:行政、文秘作为一名行政人员,首要工作就是要学会制作各种文书与单据,本部分将介绍最基本的几种公文及办公室用品管理单据的制作与设置,以及PPT演示文案的美化方法。PART1行政与人力资源管理必会Office应用100例办公室之2第1章撰写公文公文,全称公务文书,是指行政机关在行政管理活动中产生的,按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。公文乃公务活动的产物和工具,是公府所作之文,是公事所用之文。换言之,公文是各级各类国家机构、社会团体和企事业单位在处理公务活动中有着特定的效能和广泛的用途的文书,它能够超越时空的限制,为国家管理提供所需的信息。知识要点:1.Word字体、标题设置2.Word公文向导3.插入特殊字符办公室技巧:多制造亲近老板得机会。因为下属太过敬畏以致于跟老板有沟通的心理障碍,畏惧权威的结果,老板只好独来独往,其实在大多数情况下,他都不愿意扮演这样的角色。行政公文模板3行政公文与单据PART11.1公文的规范公文具有规范的结构和格式,各种类型的公文都有明确规定的格式,而不是像私人文件那样主要靠各种“约定俗成”的格式。公文区别于其它文章的主要特点是公文是具有法定效力于规范各式的文件。1.公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸,其成品幅面尺寸为:210mm297mm,尺寸的允许偏差见GB/T148。2.公文页边与版心尺寸公文用纸天头(上白边)为:37mm1mm公文用纸订口(左白边)为:28mm1mm版心尺寸为:156mm225mm(不含页码)3.公文中图文的颜色未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。4.排版制版要求正文用3号或4号仿宋字,一般每面排22行,每行排28个字。版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜,误差不超过1mm。5.印刷要求双面印刷;页码套正,两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%,红色没墨应达到色谱所标Y80%,M80%。印品着墨实、均匀;字面不花、不白、无断划。6.装订要求公文应左侧装订,不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落,后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处,允许误差4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm~5mm;无坏钉、漏钉、重钉,钉脚平伏牢固;后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差1mm,四角成90,无毛茬或缺损。7.公文中各要素标识规则本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反办公室技巧:主动推销自己。为什么还要固执地等待老板放下身段,来殷殷垂询你的精辟见解,或者光辉业绩呢?该“秀”的时候一定不要客气,而且要“秀”得精彩。行政与人力资源管理必会Office应用100例办公室之4办公室技巧:要让老板知道你勤奋工作,并不一定要在办公室苦干到9点10点。或许可以试试在夜晚12点或清晨6点给老板发封重要的邮件,没有人会询问你当时在哪里,之前是否一直在工作。线(宽度同版心,即156mm)以上的各要素统称眉首;置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记。1.2撰写通告通告是属于周知性的文种之一,是单位或团体在一定的范围内,对人民群众、机关团体公布应当遵守和周知的事项的文件。通告与布告、公告都同属于周知性公文,但它们之间相比还有其特点。通告所宣告的事项多属于专业性或业务性的,多涉及公安、交通、金融方面,而布告内容广泛得多,涉及面较广;公告为重大事项的发布。通告适用的范围,不仅仅限于上级对下级,不相隶属的单位也可使用。它有具体范围和时限性。通告发布的形式较多,可登报,可广播,可张贴。布告以张贴为主,公告多广播、登报。1.2.1页面设置(1)打开Word,新建A4文档,将通告的文字输入后,首先要对页面进行设置。(2)点击“页面布局”选项卡中的按钮,在弹出“页面设置”窗口中在“页边距”选项卡中适当设置页面边距,再打开“文档网格”选项卡中,“网格”设置为“制定行和字符网络”,在字符数中输入每行“28”,行数中输入每页“22”,如图。办公室技巧:要让老板知道你勤奋工作,并不一定要在办公室苦干到9点10点。或许可以试试在夜晚12点或清晨6点给老板发封重要的邮件,没有人会询问你当时在哪里,之前是否一直在工作。5行政公文与单据PART1  1.2.2设置标题样式将通告的文字输入后,要对其进行规范与编排,具体方法如下:(1)设置文头文格式。拖动鼠标,选中文头文字,在“开始”选项卡中选择“字体”组中的按钮,弹出“字体”对话框。在“字体”选项卡中设置字体为黑体、加粗、40号字,红色。  (2)接下来进入“字符间距”选项卡,设置间距与“紧缩”,磅数为0.5磅,如图。最后点击“居中”钮将文字居中排列。  办公室技巧:千万不要忽视“衣貌识人”的力量,这在经济学上是最节省成本、最行之有效的一种判断方式,在社会学上更有其非遵循不悖的苦衷。行政与人力资源管理必会Office应用100例办公室之6(3)添加反线。文头下红色反线是公文特有的格式,这里我们使用直线工具来绘制。切换到“插入”选卡,单击“形状”按钮,在下拉菜单中选择“直线”。这时候,鼠标指针变为十字光标,按住Shift键拖动鼠标,在文头下绘制一条直线。然后在“格式”选项卡中点击“形状样式”,在弹出窗口中设置反线颜色为红色,粗细为2.25磅。   (4)设置标题。选中“关于民航运输安全管理通告”,在“字体”选项卡中设置字体为黑体、加粗、二号字,在“段落”选项组中选择“居中”。这样标题部分就设置完成了。  1.2.2设置正文字体(1)选中正文,打开字体设置对话框,在“字体”选项卡中设置字体为仿宋_GB2312,字形为常规,四号字。  办公室技巧:在大多数人都无所适从的时候,那个挺身而出,化险为夷的关键人物必然能赢得老板欢心。要做到其实并不困难,只须处处留心、时时在意就可。7行政公文与单据PART1(2)如果你觉得文档中文本段落间距有些紧密,可以进行如下调整。首先选中“关于民航运输安全管理通告”,在“开始”选项卡中点击段落按钮,在弹出“段落”对话框的“缩进和间距”选项卡中设置“段前”、“断后”均为1行。(3)再选中正文文字,同样在“缩进和间距”选项卡中设置行距固定值28磅,设置好后最后效果如图。  1.2.3使用Word模板撰写公文(1)点击“新建”按钮,在保证电脑上网的情况下(有些模板需要上网下载)选择“行政公文、启事与声明”这时在预览框中将会出现各种公文模板。要搞清楚人力资源部门的定位问题,一定要弄清楚哪些事情应该做,哪些不应该做,特别要与行政事务划清业务。在使用Excel时,我们可以使用Ctrl+Shift+箭头键,快速将单元格的选定范围扩展到活动单元格所在列或行中的最后一个非空单元格,或者如果下一个单元格为空,则将选定范围扩展到下一个非空单元格。小知识行政与人力资源管理必会Office应用100例办公室之8 (2)点击“创建”按钮,系统将自动下载该模版,完成后,我们只需在此模版上稍作修改,并输入自己的内容就可轻松完成一份公文的制作了。HR经理首先是个关系学家,把你个人当做一个品牌来经营,以身作则,树立HR的良好形象,加强沟通,以取得各部门的支持。9行政公文与单据PART1第2章办公用品管理办公室工作并不难,只是多而杂。处理得井井有条是完成了工作,处理得一塌糊涂也是工作了,但用老人的话来说,就是一笔糊涂账。下面这些表格是办公室工作中常遇到的,跟行政管理有直接或间接关系的表格,并不全面,也不难制作,只是作为一些例子,希望能给你的日常工作一点启示。本章要点:1.Excel的PRODUCT函数、INT函数、SUBTOTAL函数2.跨行公式复制、列宽与多项公式复制办公室用品领用表效果图车辆使用管理表效果图人力资源工作的核心价值之一,是调动员工的积极主动性;而人力资源经理所面对的员工群体越来越复杂,他们来自不同时代、不同年龄段、不同家庭背景、不同生活环境,他们拥有多元化的价值观。行政与人力资源管理必会Office应用100例办公室之102.1办公用品领用记录表办公室用品分为消耗性物品和非消耗性物品,领用需登记在册。一来可以掌控耗材的使用情况,控制成本,二来对于物品的领用做到心中有数,特别是非消耗性办公室用品原则不能重复申领,登记可做到有账可查。办公室用品领用表效果图步骤01新建工作表启动Excel2007,新建工作簿,将Sheet1改名为“办公用品领用记录表”。选中A1单元格,在编辑栏中输入“办公用品领用记录表”,在A2:I2单元格区域输入标题,在对齐方式中点击“居中”按钮。选中A1:I1单元格区域,点击上方“合并居中”按钮。步骤02设置格式选中A3单元格,点击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”“数字”“日期”,在右边的“类型”列表中选择“01-3-14”,点击确定。选中A3单人力资源经理要走出去,走到企业高层领导关心的地方,走到企业经营一线,走到直线经理身边去。只有这此才能更好地理解经营和业务需求,把握管理要点,服务好内外部客户。11行政公文与单据PART1元格,点击“格式刷”按钮,当鼠标变化后按着Shift键不放点击A17,就完成了A列单元格区域的格式复制。步骤03录入数据按照当月办公用品的领用情况,逐一将数据录入表格。步骤04计算价值思方行圆,规章制度要不折不扣的执行,但不等于没有灵活性,在制定规章制度时就应该考虑灵活性。行政与人力资源管理必会Office应用100例办公室之12选中F3单元格,在编辑栏中输入公式:“=PRODUCT(D3:E3)”,按回车键确定。选中F3单元格,将光标放在单元格右下角,当光标变成黑十字形状时,按住鼠标左键不放,向下拖动鼠标到F17松开,就完成了F4:F17单元格区域的公式复制。知识点:PRODUCT函数PRODUCT函数将所有以参数形式给出的数字相乘,并返回乘积值。函数语法PRODUCT(number1,number2,…)函数说明1.当参数为数字、逻辑值或数字的文字型表达式时可以被计算;当参数为错误值或是不能转换为数字的文字时,将导致错误。2.如果参数为数组或引用,只有其中的数字将被计算。数组或引用中的空白单元格、逻辑值、文本或错误值将被忽略。本例公式说明将D3和E3单元格中数字相乘,返回结果。步骤05完善表格表格中数据已经完成,现在对表格的样式做进一步美化。设置字体、字号、边框线和填充色,并适当调整列宽,保证表中内容完整显示。要把握好运用好你的权力,有时候要懂得杀鸡教狗,软硬兼施,通过你的权力影响力和非权力影响力(个人魅力)树立权威,加强个人的修为,成为隐型组织的领导。13行政公文与单据PART12.2车辆使用管理表很多办公用品在使用中会产生费用,而使用又存在公事或私事两种情况,费用上就会有所区别。该怎么处理这类账务呢?这里以车辆使用为例,做简单讲解,行政人员可在实际应用中举一反三。车辆使用管理表效果图步骤01新建工作表人力资源技巧:与老板多沟通,经常宣传人力资源理念,推销各种方案。老板要接受各种方案也有一个过程,在跟老板沟通先为以后各个方案的实施作准备。行政与人力资源管理必会Office应用100例办公室之14启动Excel2007,创建新的工作簿,将Sheet1改名为“车辆使用管理表”。选中A1单元格,在编辑栏输入“公司车辆使用管理表”。在A2:J2单元格区域输入标题,并适当调整列宽,保证单元格中内容完整显示。选中A1:J1单元格区域,点击“合并居中”按钮。步骤02数据录入将当月用车记录逐一录入,在录入时,按部门顺序录入。选中H3单元格,点击鼠标右键弹出快捷菜单,选择“设置单元格格式”“数字”“货币”设置“小数位数”的值为“0”“货币符号”选择人民币符号,点击确定完成设置。选中H3单元格,点击“格式刷”按钮,当光标变化后按着Shift键不放,点击J12单元格,完成H3:J12单元格区域的格式复制。现在,这个单元格区域的数字前自动生成了一个人民币符号。步骤03报销费公式的编制人力资源技巧:提供各种老板参加内、外部培训的机会,让老板学习。引进一些咨询顾问或培训师,与老板沟通。15行政公文与单据PART1当车辆使用时为了办公事,车辆消耗费可以报销,如果车辆使用为私事,那么车辆产生的消耗费则不予报销。本着这个原则,来编制报销费的公式。选中I3单元格,在编辑栏中输入公式:“=IF(D3="公事",H3,0)”,按回车键确定。步骤04报销费公式的复制选中I3单元格,将光标放在单元格的右下角,当光标变成黑十字形状时,按着鼠标左键不放,向下拖动鼠标到I12单元格松开,就完成了I列单元格区域公式的复制。步骤05编制驾驶员补助费选中J3单元格,在编辑栏中输入公式:“=IF((G3-F3)*24>8,INT((G3-F3)*24-8)*30,0)”,按回车键确定。选中J3单元格,将光标放在单元格右下角,当光标变成黑十字形状时,按住鼠标左键不放,向下拖动光标到J12单元格松开,完成J列公式的复制。人力资源技巧:开展各项活动,让老板参加。逐渐改变老板的意识,支持人力资源工作。行政与人力资源管理必会Office应用100例办公室之16知识点:INT函数INT函数是将数字向下舍入到最接近的整数。函数语法INT(number)number:需要进行向下舍入取整的实数。步骤06插入部门合计行为了方便观察和统计各部门用车情况,需要按部门进行分类统计。在不同的部门后插入两个空行。然后在C列按部门的不同,分别输入“业务部计数”和“业务部门汇总”,下同。同时,调整列宽保证单元格中内容完整显示。步骤07编制各部门计数、汇总公式办公室谈话技巧:以最婉约的方式传递坏消息。句型:我们似乎碰到一些状况……17行政公文与单据PART1选中H6单元格,在编辑栏中输入公式:“=SUBTOTAL(3,H3:H5)”,按回车键确认。点击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”数字数值点击确定按钮。选中H7单元格,在编辑栏中输入公式:“=SUBTOTAL(9,H3:H5)”,按回车键确认。知识点:SUBTOTAL函数返回列表或数据库中的分类汇总。函数语法SUBTOTAL(function_num,ref1,ref2,...)function_num:为1到11(包含隐藏值)或101到111(忽略隐藏值)之间的数字,指定使用何种函数在列表中进行分类汇总计算。ref1、ref2:为要进行分类汇总计算的1到254个区域或引用。函数说明如果在ref1、ref2……中有其他的分类汇总(嵌套分类汇总),将忽略这些嵌套分类汇总,以避免重复计算。当function_num为从1到11的常数时,SUBTOTAL函数将包括通过“隐藏行”命令所隐藏的行中的值,当你要对列表中的隐藏和非隐藏数字进行分类汇总时,请使用这些常数。当function_num为从101到111的常数时,SUBTOTAL函数将忽略通过“隐藏行”命令所隐藏的行中的值。当你只对列表中的非隐藏数字进行分类汇总时,就使用这些常数。function_num对应的函数如下:Function_num(包含隐藏值)Function_num(忽略隐藏值)函数1101AVERAGE2102COUNT3103COUNTA4104MAX5105MIN6106PRODUCT7107STDEV8108STDEVP9109SUM10110VAR11111VARP办公室谈话技巧:上司传唤时责无旁贷。句型:我马上处理。行政与人力资源管理必会Office应用100例办公室之18本例公式说明=SUBTOTAL(3,H3:H5),“3”对应COUNTA函数,表示返回H3:H5单元格区域中非空值的单元格个数。=SUBTOTAL(9,H3:H5),“9”对应SUM函数,表示对H3:H5单元格区域求和并返回值。步骤08跨行公式复制在前面的例子中,我们已经掌握了连续单元格公式的复制,但是当单元格不间断不连续时,如果复制公式呢?方法很简单,就是我们熟悉的CTRL+C和CTRL+V命令。选中H6单元格,同时按下CTRL+C键,然后用鼠标选中H10、H14、H17、H21单元格,并同时按下CTRL+V键,公式和格式就同时复制完成了。比如,选中H21单元格,编辑栏中显示的公式就是:“=SUBTOTAL(3,H18:H20)”,Excel的职能化就此体现出来。使用同样的方法,对汇总公式进行复制。步骤09总计数与总计公式的编制办公室谈话技巧:表现出团队精神。句型:Tony的主意真不错!19行政公文与单据PART1对本月车辆使用情况进行汇总统计,选中C23单元格,输入“总计数”,在C24单元格输入“总计”。选中H23单元格,在编辑栏中输入公式:“=SUBTOTAL(3,H3:H20)”,按回车键确认。选中H24单元格,在编辑栏中输入公式:“=SUBTOTAL(9,H3:H20)”,按回车键确认。步骤10完善表格到此为止,工作表中的内容已经完成,现在来进行工作表最后一步的美化工作。首先,取消零值的显示。点击Office按钮Excel选项高级此工作表的显示选项去掉复选项“在具有零值的单元格中显示零”确定。然后对字体、字号、边框线和填充色进行设置。办公室谈话技巧:说服同事帮忙。句型:这个报告没有你不行啦!20行政与人力资源管理必会Office应用100例办公室之第3章批量制作邀请函当一家企业要举办某个活动时,需要通过发邀请函邀请他的客户参加。而各个客户的公司名称、邀请人姓名肯定是不一样的。如果每家公司逐个制作邀请函的内容,工作量相当的大。现在我们就来学习用Word提供的邮件合并功能来批量制作邀请函,掌握以后可以减少重复工作、大大提供工作效率。下图就是制作好的主文档和信封效果图。本章要点:1.利用向导批量制作信封2.自定义批量制作信封3.批量制作寄信人标签办公室谈话技巧:巧妙闪避你不知道的事。句型:让我再认真的想一想,三点以前给您答覆好吗?批量制作的邀请函21行政公文与单据PART13.1创建数据源文件批量制作邀请函之前应事先准备好含有客户联系信息的数据源文件,此文件可以是Excel工作簿,也可以是Access、SQL数据库。此例我们将相关的联系人信息录入到Excel中,具体操作方法如下:(1)启动Excel2007,在工作表中输入联系单位的相关数据(如下图)。Excel数据源(2)将数据源文件保存为“客户信息库.xlsx”。我们应该根据具体的需要来建立数据源文件,数据源信息包含了客户的公司名称、联系人姓名、称呼、邮政编码、城市和地址等等,这些相关的信息应分别单独成列。3.2创建邀请函的主文档邀请函的主文档需要包含公司名称、联系人姓名、称呼等信息,现在我们来制作邀请函的主文档。3.2.1自定义纸张Word提供了多种预定义的纸张类型供用户使用,我们可以根据自己的需要进行选择。具体步骤吐下:(1)新建Word文档,单击“页面布局”按钮,再单击“页面设置”选项右下方的显示“页面设置”对话框按钮。(2)在弹出的“页面设置”对话框中,单击“纸张”选项,然后将纸张设为“Letter”(如下图所示)。单击“确定”按钮,信纸的纸张尺寸就定义好了。办公室谈话技巧:智退性骚扰。句型:这种话好像不大适合在办公室讲喔!22行政与人力资源管理必会Office应用100例办公室之定义信纸尺寸3.2.2制作页眉、页脚一般来说,规范的邀请函应该包含统一格式的页眉和页脚,制作

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