最新前台文员
管理制度
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前台文员管理制度
第一章 总 则
第一条:为规范公司前台接待管理～树立公司形象～特制定本制度。
第二条: 本制度适用于本公司前台接待工作。 第二章 前台工作内容
第一条:前台文员岗位
职责
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:
1、接转总机电话。
2、负责传真收发与登记。
3、负责前台接待、登记。
4、引见、招待、接送来宾。
5、收发报刊函件及整理保管报纸。
6、负责前台区域的环境卫生。
7、积极完成直接上级主管分配的临时性任务。
第三章 前台工作要求
第一条:个人形象要求
A、 服装:前台人员上班时必须保持仪表整洁～服饰整齐端庄～搭配协调。
B、 头发:要经常清洗～保持梳理整齐不零乱。
C、 化妆:需化淡妆～给人清新的印象～忌浓妆。
D、 香水:不宜用气味浓烈的香水。
E、 口腔:要保持清洁～上班前～不能喝酒或吃有异味的食品。
F、 指甲:干净并注意经常修剪～不能太长。
G、 站姿:两脚脚跟着地、腰背挺直、两臂自然不耸肩或两 臂交叉背后站立。
H、 坐姿:临下班1小时 可视情就座。坐姿应尽量端正～双 腿平行放好～不得傲慢地向前伸。移动位置时～应先把椅子就位～然后再落坐。身体不能在座位上来回晃动。
I、 递物:递交文件时要正面、文字朝向对方,递交钢笔时～ 要把笔尖朝上自己,递交刀剪等利器～应把刀尖朝向自己。
J、 行路:在走廊里要放轻脚步～不能边走边大声谈或唱歌 或吹口哨等。
第二条:工作要求
1、凡与公司业务无关人员应拒绝入内。
2、接待公司客人应礼貌让座～再通知部门相关人员是否接见～ 如接见则将客人领入办公室并倒水。
3、上班时间禁止在前台聚众喧哗、聊天或吃零食。
4、上班时间尽量避免打私人电话或电话聊天。
5、上班时间禁止做其他与本职工作无关的事情～以免影响工 作质量。
6、 负责前台接待处的整洁～并主动给来客倒茶水～客人离开后应即清理。
7、负责总台电话转接～接电话礼仪要求:
A:铃声响起:电话铃声响起三声之内～应立即接起电话:
B:接电话时:不允许出现“喂～喂”或者“你找谁,”或 查问对方“你是谁、你有什么事”等。
C:如果找公司领导～不能随意报出领导在哪～不能随意报 出领导的电话。
D:代接电话时～对方如有留言～应当场用纸笔记录。之后 复述一遍～以免有误。并告诉对方会及进转告。
E:如遇对方拨错号码时～不可大声怒斥～或用力挂电话～ 应礼貌告知对方～如果是自己错了号码应向对方表示谦意。
8、 接电话规范用语 A:您好～佳元地产 B:请问有什么可以帮到您 C:请问您找哪位 D:请稍等 E:不好意思～他/她暂时不在座位上～如果需要转告请留言或留下最话 F:我再重复一遍～您看对不对„ G:请您再查证一下。 H:好的～再见:
9、熟悉WORD、EXCEL等基本办公软件的操作～熟悉打印机、传真机所有功能键的使用～定期检查打印机是否缺纸～学会简单的故障维修。
10、熟悉每位领导的在场情况～要及时查看并做记录。
第三条:前台工作程序
1、08:20到公司,洗茶具、煮水、清洁工作台、开复印机。
2、08:30正式上班站立迎候各来司人员～见领导第一面精神状态要饱满。
3、18:10关灯、关复印机、整理台面～检查领导办公室门窗。,如遇冬季作息时间则5:40检查,
第四条:前台工作态度:
浙公网安备 33021202002483