Word是微软公司的Office系列办公组件之一

Word是微软公司的Office系列办公组件之一 第1章 初识Word 2003 Word是微软公司的Office系列办公组件之一，是目前世界上最流行的文字编辑软件，大部分的公司企业，甚至国家机关都在广泛地使用这一方便快捷的工具。 本章主要介绍Word的基础常识和概念，是之后学习使用Word所必备的基础知识。 1.1 Word在文秘工作中的重要作用 前面已经说到，Word是世界上最流行、应用最广泛的文字编辑软件，而文秘工作的大量工作内容都是进行文字文书的编辑和整理，所以Word是文秘工作中不可缺少的重要工具，也是应聘文秘工作的敲门砖之一。 使用Word可以很快地制作出格式规整、样式精美的各种文档文件。应用Word的各种功能可以有效地实现文档格式的统一化、快速便捷地建立多层目录、轻而易举地制作漂亮的表格等，甚至还可以制作组织架构图和流程示意图等。 一个优秀的文秘工作者应当能够熟练地使用Word，并应用Word的各项功能。利用Word使文秘工作更加高效，使文秘工作者从繁杂重复的文档编辑中抽出时间进行更多的数据和资料的 分析 定性数据统计分析pdf销售业绩分析模板建筑结构震害分析销售进度分析表京东商城竞争战略分析 ，促进工作向更深层次的延伸。 1.2 认识Word文档的操作界面 Word的操作界面风格及使用都非常贴近平常熟悉的Windows操作系统，很多地方都会觉得非常熟悉。由于Word当中延用了大量Windows常用元素，所以学习和认识起来相当 容易。 本节开始正式进入Word软件的详细介绍进程。 1.2.1 打开Word主程序 Word的打开方式和大部分Windows下使用的软件一样，有3种打开方式，如下所示。 ， 选择“开始”|“所有程序”|Microsoft Word命令，打开Word的主程序。 ， 直接双击桌面上的Word快捷方式图标，打开Word的主程序。 ， 双击Word的专用文件格式的文件，也可以随文件的打开而打开Word主程序。 Word的专用文件格式后缀为.doc。在Windows操作系统下，默认文件名后缀为.doc的文 第1章 初识Word 2003 件由Word来打开。 1.2.2 认识Word的操作界面 Word主程序打开之后出现的是Word的操作界面，如图1.1所示。 标题栏 工具栏 菜单栏 侧滚动条 栏 标尺 编辑区 状态栏 图1.1 Word的操作界面之各部分名称 图1.1的界面说明如下。 ， 标题栏:显示文档的标题及软件的名称。 ， 菜单栏:分列着Word的所有命令。 ， 工具栏:主要放置着Word的常用工具和常用命令。 ， 标尺:分别位于编辑区的左边和上边。 ， 编辑区:是输入和编辑Word文档内容的地方。 ， 滚动条:位于编辑区的右边和下边。 ， 状态栏:其中可以看到当前文档的一些基本状态情况。 ， 侧栏:一般情况下侧栏并不显示出来，当执行特定命令时侧栏将自动弹出，如图1.1 所示即为执行“文件”|“新建”命令后自动显示出的“新建文档”侧栏。 1.3 认识Word工具栏中的常用工具 Word工具栏汇集了常用的Word命令的快捷按钮。一般的Word文档甚至不需要在菜单 栏中选取命令，只使用工具栏中的快捷按钮即可。如图1.2所示为Word工具栏的全图。 3 常用工具栏 图1.2 Word工具栏 1.3.1 认识文档操作按钮 下面介绍工具栏中常见的快捷按钮及其对应的Word命令。此处介绍的按钮都是与文件操 作相关的快捷按钮。 ， 新建:对应的Word命令为“文件”|“新建”命令，主要功能是新建一个Word 文档。 ， 打开:对应的Word命令为“文件”|“打开”命令，主要功能是打开一个已有的 Word文档。 ， 保存:对应的Word命令为“文件”|“保存”命令，主要功能是保存当前的Word 文档。 ， 打印:对应的Word命令为“文件”|“打印”命令，主要功能是将当前Word文档 以默认设置打印出来。 ， 打印预览:对应的Word命令为“文件”|“打印预览”命令，主要功能是打印预览 显示的文档效果就是打印后的文档效果。 1.3.2 认识文档编辑按钮 以下按钮都是与文档内容编辑相关的按钮，如字体、格式等。 ， 复制:对应的Word命令为“编辑”|“复制”命令，主要功能是将选中的文档内容 复制到Office 剪贴板中。 ， 粘贴:对应的Word命令为“编辑”|“粘贴”命令，主要功能是将已复制的内容粘 贴在指定的位置。 ， 格式刷:没有对应的Word命令，主要功能是选中已编辑好的文字，单击“格式刷” 按钮刷向其他的文字，这样这些文字的格式将与开始选中的文字格式完全相同。 ， 撤销:对应的Word命令为“编辑”|“撤销”命令，主要功能是可以撤销最近的 一步操作，并且可以多次使用。 ， 插入表格:对应的Word命令为“表格”|“插入表格”命令，主要功能是插入表格 的简便方式，可以在Word文档中插入表格。 4 第1章 初识Word 2003 ， 格式窗格:没有对应的Word命令，主要功能是在侧栏位置显示格式窗格。 ， 文字设置栏:没有对应的Word命令，主要功能是设置文 字的格式字体及大小。 ， 加粗:没有对应的Word命令，主要功能是使选中的文字变为粗体。 :没有对应的Word命令，主要功能是使选中文字的对齐方式改， 文字对齐方式 变为两端对齐、中间对齐和右边对齐。 ， 突出显示:没有对应的Word命令，主要功能是以指定颜色突出显示选择的文字。 ， 字体颜色: 没有对应的Word命令，主要功能是将选中文字的颜色改变为指定颜色。 1.3.3 认识项目列表操作按钮 下面介绍的按钮都与项目列表的设置和操作相关。 ， 编号:没有对应的Word命令，主要功能是项目编号为数字。 ， 项目符号:没有对应的Word命令，主要功能是项目编号是符号的形式。 ， 减少缩进量:没有对应的Word命令，主要功能是减少项目列表的缩进量，可以使 项目列表的层级提升。 ， 增加缩进量:没有对应的Word命令，主要功能是增加项目列表的缩进量，可以使 项目列表的层级降低。 1.4 学会新建、打开、保存、删除文档 关于文档的新建、打开、保存、删除等操作，是Word最基本的操作，每一个文件的制作过程都会涉及。 下面将分别以图示的方式讲解对Word文档的4种基本操作。 1.4.1 新建Word空白文档 在Word中新建文档是非常方便的，一般情况下，在打开主程序时系统会默认新建一个空白文档，并自动命名为“文档1”。空白文档是指新建的文档中什么都没有，格式字体等全都在默认状态下。这是比较常用的一种新建文档的方法。 本节中讲述的新建文档的标准过程，在实际工作中，其中的一个或几个步骤会被省略。新建空白文档的操作步骤如下: (1)选择“开始”|“所有程序”|Microsoft Word命令，或直接双击桌面上的Word快捷方式图标，打开Word的主程序。 (2)选择“文件”|“新建”命令，或者单击常用工具栏上的“新建空白文档”图标，打开“新建文档”侧栏。 5 (3)单击“新建文档”侧栏中的“空白文档”链接，将创建新的Word文件，默认文件名为doc1.doc，文档标题栏中显示为“文档1”，如图1.3所示。 显示为“文档1” 图1.3 新建Word文档 1.4.2 利用现有文件新建文档 利用现有文件新建文档，这种方法其实就是利用现有文档和一些简单的内容修改就可以做出与 原文 少年中国说原文俱舍论原文大医精诚原文注音大学原文和译文对照归藏易原文 档格式相同的文件来。在现实工作中，这不失为一种高效而便捷的新建文档的方法。利用现有文件新建文档的操作步骤如下: (1)选择“开始”|“所有程序”|Microsoft Word命令，或直接双击桌面上的Word快捷方式图标，打开Word的主程序。 (2)选择“文件”|“新建”命令，或者单击工具栏上的图标，打开“新建文档”侧栏。单击“新建”选项组中的“根据现有文档”链接，如图1.4所示。 (3)在弹出的对话框中选择已有的用来做模板的文件“放假 通知 关于发布提成方案的通知关于xx通知关于成立公司筹建组的通知关于红头文件的使用公开通知关于计发全勤奖的通知 .doc”，单击“创建”按钮完成创建，如图1.5所示。 图1.4 单击“根据现有文档”链接 图1.5 使用现有文档新建Word文档 可以看到最上面标题栏上显示当前文档为“文档2”，可见并非旧文件，而是根据现有文档新建了Word文档，如图1.6所示。 6 第1章 初识Word 2003 图1.6 使用现有文档创建新的文档 (4)选择“文件”|“保存”命令，将建好的文档命名保存。此时如果要写一份通知，可以直接对原有内容进行编辑和修改。 1.4.3 根据模板新建Word文档 Word的一大特色是模板，任何Microsoft Word文档都是以模板为基础的。模板决定文档的基本结构和文档设置，例如，自动图文集词条、字体、快捷键指定 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 、宏、菜单、页面设置、特殊格式和样式。 由于用户众多，Word的模板不仅数量庞大，而且样式精美，并且只使用Word自带的模板，一般的工作要求都可以满足。根据模板新建Word文档的操作步骤如下: (1)选择“开始”|“所有程序”|Microsoft Word命令，或直接双击桌面上的Word快捷方式图标，打开Word的主程序。 (2)选择“文件”|“新建”命令，或者单击工具栏上的“新建空白文档”图标，打开“新建文档”侧栏。 (3)单击“模板”选项组中的“本机上的模板”链接，如图1.7所示。 (4)弹出“模板”对话框，如图1.8所示。该对话框的说明如下。 图1.7 使用模板新建Word文档 图1.8 “模板”对话框 ， 指定本次创建的文件类型为“文档”。在“模板”对话框的“新建”选项组中选中 “文档”单选按钮。如果选中“模板”单选按钮则创建新的模板文件，制作好的模 7 板文件以后也将出现在“模板”对话框的列表框中。 ， “常用”选项卡中的模板都是常用的文档类型，如图1.9所示。 ， 在数量众多的模板中进行选择时，可以查看对话框右边的预览效果来选用模板，如 图1.10所示。 图1.9 “常用”选项卡 图1.10 预览模板的样式 (5)选择要创建的文档类型后，单击“确定”按钮即可看到根据所选的模板创建的新Word文档，如图1.11所示。 图1.11 使用模板新建的Word文档 1.4.4 打开Word文档 在使用Word时，并不总是需要新建文档，更多的是对现有文档的编辑及修改，这样就会经常涉及打开Word文档的操作。 在打开Word主程序的情况下，Word文档的打开方式有以下两种方法: ， 选择“文件”|“打开”命令，在弹出的“打开”对话框中选择要打开的文件，单击 “确定”按钮，打开已有的Word文档。 ， 直接单击工具栏中的“打开”图标，如图1.12所示。 执行上述操作后，从弹出的“打开”对话框中选择要打开的文件，单击“确定”按钮，8 第1章 初识Word 2003 可打开已有的Word文档。 单击该按钮 图1.12 使用工具栏图标打开文档 ， 双击Word专用文件格式的文件(文件名后缀为.doc)，也可以将文件打开。 1.4.5 保存、另存Word文档 打开状态下的文档如果没有及时保存，那么所做的工作就全都白做了。所以及时保存不单是使用Word的一个功能，更应当使其成为一种工作习惯和工作意识。养成及时保存、随手保存的好习惯，对实际工作非常有用。 Word的文档保存有多种方式，以下是各种方式的简要介绍。 1(直接保存Word文档 直接将当前文件保存。如果不是新建的文件，执行这个保存操作会将本次修改的内容直接保存到原有文件，一旦关闭文档，很多操作将不可撤销。如果原来的文件比较重要，建议使用“另存为”命令。操作步骤如下: (1)选择“文件”|“保存”命令，或者单击工具栏上的“保存”图标，弹出“另存为”对话框。 (2)在“文件名”文本框中输入文件名，选择好文档的保存目录(也可以新建一个新的文件夹)，单击“保存”按钮，完成文档的保存，如图1.13所示。 为新文件命名 图1.13 直接保存Word文档 2(另存Word文档 和保存Word的操作类似，只是将第一步中的“保存”命令换成“另存为”命令即可。操 9 作步骤如下: (1)选择“文件”|“另存为”命令，弹出“另存为”对话框。 (2)在“文件名”文本框中输入文件名，选择好文档的保存目录(也可以新建一个新的文件夹)，单击“保存”按钮完成文档的保存。 3(快捷键保存 还可以使用保存的快捷键Ctrl+S来保存Word文档。具体操作如下: 在当前文档打开状态下，按住Ctrl键的同时再按下S键，即可将当前文档以当前文件名存盘。 4(自动保存Word文档 自动保存功能在Word中备受用户喜爱和欢迎，并且是Word中一个非常适应用户需要的功能。主要作用是在Word的编辑当中，可以根据用户自定义的自动保存时间自动将正在编辑的文档做保存处理。 自动保存功能在Word中是默认有效的功能，即使不做任何设置也是有效的，但是系统默认的10分钟进行一次自动保存时间过久，可以通过设置改为5分钟一次。操作步骤如下: (1)选择“工具”|“选项”命令，弹出“选项”对话框。 (2)在“选项”对话框中选择“保存”选项卡。 (3)在“保存”选项卡中将“自动保存时间间隔”由默认的10分钟改为5分钟，如 图1.14所示。 (4)单击“确定”按钮完成本次设置。 自动保存并不是命令菜单中的一个Word命令，只要设置一次，之后Word都会根据设置进行自动保存，不需要每次都重新设置。 至此，一个新的文档已经建成并保存。在指定的文件夹中可以看到已经保存好的文件放假通知.doc，同时，由于文件是打开状态，Word会自动形成一个临时备份文件，如图1.15所示。 图1.14 设置自动保存时间 图1.15 保存Word文档 10 第1章 初识Word 2003 ,说明:只要是打开的Word文件都会自动产生一个类似的临时备份文件。这是Word的一 个特有功能～主要是为了在一些意外的死机或程序关闭时～帮助用户找回关闭前编 辑的文档内容～防止不必要的损失。当看到文件夹中出现了类似的文档～不用疑惑～ 这些文件并不对日常的Word操作带来任何影响～也不占用电脑的存储空间～一旦 Word文档关闭～这些文件就会自动删除。 1.4.6 删除Word文档 删除文档也是Word文档操作中的常用操作。Word文档在打开时是不能进行删除操作的，只有关闭状态的文档才能进行删除操作。 文档关闭状态下进行的删除操作即一般的Windows文件删除操作。操作步骤如下: (1)单击要删除的文件Doc1.doc，将其选中。 (2)右击选中的文件，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令，可对文件Doc1.doc进行删除操作。 此时，文件Doc1.doc已被系统放入“回收站”中，Word文档的删除操作完成。 此外，也可以在选中文件后按Delete键进行删除。 1.5 学会使用复制和粘贴 复制和粘贴是Word中最常用的操作之一，也是非常贴心的功能。在文秘工作中，大部分的文书工作不能全靠手工输入，况且现在信息非常发达，去网络上找一些措辞严谨的公文套话来用非常正常;一些数据、报告在整理时，更是大量的复制和粘贴操作。 本节将详细讲解复制和粘贴的操作过程。 1.5.1 使用复制 复制就是将已有的文字或图片信息暂时保存在Office 剪贴板中，更专业一点讲是保存在计算机的临时存储器中，随时待用。Office 剪贴板实际上是临时存储器的管理员。 因为复制的结果保存在临时存储器中，电脑关机后，复制的内容将消失，因此，复制的内容只能在当时使用，关机后就不可使用。对文字信息进行复制的第一种方法的操作步骤 如下: (1)打开Word文档“放假通知.doc”，选择要进行复制的文字内容，如图1.16所示。 ,说明:所谓“选择”～就是将鼠标光标移动到这段文字之前～单击选中该段文字的前几个 字～然后拖动鼠标到该段文字的最后～使其反白显示～如图1.16所示。之后的复制 操作等只作用于选中的文字。 (2)执行“编辑”|“复制”命令，复制选中的文字信息，此时选中文字信息已保存在 11 Office 剪贴板中(即存入临时存储器)。 ,说明:用户也可以单击如图1.17所示工具栏上的图标来复制选中的文字。 图1.16 选中需复制信息1 图1.17 选中需复制信息2 第二种复制信息的方法是，右击选中的信息，在弹出的快捷菜单中选择“复制”命令，也可以对选中信息进行复制操作，如图1.18所示。 图1.18 用右键菜单进行复制 第三种方法是使用快捷键，即选择要复制的文字使其反白显示，然后按快捷键 Ctrl+C，将选中的信息复制到Office剪贴板中。 1.5.2 使用粘贴 复制好的信息要进行粘贴操作后才能成为有效信息。粘贴的操作步骤如下: (1)将鼠标光标定位到将要粘贴信息的位置。 12 第1章 初识Word 2003 (2)执行“编辑”|“粘贴”命令，将看到复制的内容已粘贴在了指定位置，如图1.19所示。 图1.19 把复制好的信息粘贴在指定位置 ,说明:在复制的内容后面会出现一个图标～这是粘贴选项～可以不用特别进行设置～使 用默认值即可。 同样，“粘贴”也有其他的操作方法，一是使用快捷键Ctrl+V，另一种方法是从鼠标右键菜单中选择“粘贴”命令来实现。 1.6 学会使用查找和替换 查找、替换和定位同处于Word的编辑菜单中，无论从菜单中选择这3项中的哪一项都会发现，这3项实际上共用同一个对话框，是同一个对话框中的3个标签，可见这3项功能具有一定的相关性。 本节分别讲解了上述3项功能，并将对比三者的相同与不同之处。 1.6.1 使用查找 查找就是在Word文档中根据用户设定的条件将符合条件的信息查找出来。查找的操作步骤如下: (1)选择“编辑”|“查找”命令，弹出“查找和替换”对话框，如图1.20所示。 该对话框的说明如下: ， A处，“查找内容”可以是文字(中文及英文)、数字、符号甚至是空格等。只要是 属于Word文档内容的，都可以查找出来。但是，虽然有些内容确实在Word文档中 看到，如回车符等，但却查询不到。 ， A处，“查找内容”文本框右边的下三角按钮，单击该按钮可以显示曾经查找过的内容。 ， B处，如果选中“突出显示所有在该范围找到的项目”复选框，那么找到的信息将会 13 加上突出显示的底色，如用黄色突出显示等，一般取消选中，因为再将这些突出显 示的信息一个个去掉很不方便。一般情况下，Word会自动将鼠标光标定位在找到信 息的前面，并使查找到的信息反白显示。 ， C处，如果单击 “常规”按钮，“搜索选项”栏会收起，按钮上的文字也相应改为 “高级”，如图1.21所示。 A B C 图1.20 “查找和替换”对话框 图1.21 搜索选项收起 (2)当“查找内容”文本框中输入内容后，按钮“查找下一处”被激活，此时可对该按钮进行单击操作，如图1.22所示。 图1.22 “查找下一处”按钮被激活 (3)单击“查找下一处”按钮，可看到光标移动到查找到的第一个“中国”处，如图1.23所示。 (4)再次单击“查找下一处”按钮，可看到光标移动到查找到的第二个“中国”处，如图1.24所示。 图1.23 查找到每一个信息都会以“反白”突出显示 图1.24 每按一次“查找下一处”按钮反白会随之移动 14 第1章 初识Word 2003 如果文档中查找到的信息不止一处，那么只需单击“查找下一处”按钮即可一个个查找下去，但是文中的“中 国”不会被查找出来，如图1.25所示。 图1.25 文中这个“中 国”不会被查找出来 ,注意:由于Word把空格也当作一个字符～所以尽管“中 国”这个词与被查找的词“中国” 通常会被看作是相同的～但Word也会严格区分～所以如果想要查找的还包括“中 国” 或“中国 ”这样中间或者后面有空格的词～就需要查找完“中国”后～再查一遍 “中 国”或“中国 ”。 (5)多次单击“查找下一处”按钮，反白光标将在所有符合条件的信息上循环跳动，所以，虽然不能“查找上一处”，但可以在下一个循环跳到上一个时执行相应操作。 1.6.2 使用替换 替换是Word文档中根据用户设定的条件将符合条件的信息查找出来，并替换成为指定的信息。替换的操作步骤如下: (1)选择“编辑”|“替换”命令，弹出“查找和替换”对话框，如图1.26所示。 A B D C E 图1.26 “查找和替换”对话框的“替换”选项卡 该对话框的说明如下: ， A处，在“查找内容”文本框中输入要在文档中查找的内容，在“替换为”文本框中 输入要将查找的内容替换后的内容。如可以将“中国”替换成“中国的”，或者替 换成“A”，甚至是两个空格。 ， B处，单击“高级”按钮，弹出“搜索选项”栏，而按钮文字改变成为“普通”。 15 ， C处，“替换”按钮，当查找到要替换的内容时，单击此处可执行替换命令，将当前 查找到的内容替换为指定内容。 ， D处，“全部替换”按钮，单击此处可执行替换命令，将当前文档中所有可查找到的 内容一次性替换为指定内容。 ,注意:不管是否单击“查找下一处”按钮进行过查看～只要单击“全部替换”按钮～则文 档中所有符合条件的内容都将被替换。例如～将“中国”替换为“中国人的”～在 执行完“全部替换”后～可能会将“爱心中国活动”替换成为“爱心中国人的活动”～ 这就与替换的原意相差甚远～所以建议慎用“全部替换”命令～或者在确定不会出 现一些误差时才使用。 ， E处，“查找下一处”按钮，功能和“查找”选项卡中的功能相同，此处不再赘述。 (2)单击“替换”按钮或“全部替换”按钮执行替换操作。 (3)替换完后单击“关闭”按钮，关闭“查找和替换”对话框。 1.6.3 实例:文字的替换 本小节从一个文字替换的实例出发，讲解替换在文秘工作中文字替换方面的应用和操作。 例1:将文档中的“中国”替换为“中国人的”。操作步骤如下: (1)在“查找内容”文本框中输入“中国”，在“替换为”文本框中输入“中国人的”，如图1.27所示。 (2)多次单击“查找下一处”按钮，确定将要替换的内容都是符合要求的。 ,说明:本例中的文档文字较少～也比较简单～可以一目了然～所以也可以省略这一步～直 接进行下一步。 (3)单击“全部替换”按钮，将文档中的“中国”全都替换为“中国人的”，如图1.28所示。 图1.27 输入要查找和替换的信息 图1.28 “全部替换”完成之后 16 第1章 初识Word 2003 ,说明:替换执行完成后～系统将弹出文本信息框～提示本次替换执行的次数～也就是有多 少个“中国”被替换为“中国人的”～本例中有16次。 (4)单击“确定”按钮，返回“查找和替换”对话框，如图1.29所示。 图1.29 返回“查找和替换”对话框 ,注意:这时可以继续设置新的查找和替换操作～也可以单击对话框中的“取消”按钮关闭 “查找和替换”对话框。 (5)单击对话框中的“取消”按钮，关闭“查找和替换”对话框。 1.6.4 实例:符号的替换 在查找和替换的实际应用中，符号之间的替换也是很常用的，下面通过一个实例讲解操作的过程。 例2:将文档中的“ ”(双空格)替换为“ _ ”(_符号前后各有一个空格)。操作步骤如下: (1)在“查找内容”文本框中输入“ ”(双空格)，在“替换为”文本框中输入“ _ ”(_符号前后各有一个空格)，如图1.30所示。 图1.30 输入要查找和替换的信息 (2)多次单击“查找下一处”按钮，确定将要替换的内容都是符合要求的，如图1.31 所示。 从图1.31中可以看到，反白显示的地方确实是要查找的“ ”两个空格，多次确认查找到的信息都没问题后，再执行下面的操作。 (3)单击“全部替换”按钮，可以看到文档中的两个空格处全都替换为“ _ ”，如 图1.32所示。 17 图1.31 确认查找到的信息符合要求 图1.32 “全部替换”完成之后 ,说明:替换执行完成后～系统将弹出文本信息框～提示本次替换执行的次数～本例中有16 次。从图1.32中可以看到～一个空格和两个空格也被视为“不同”并没有被替换。 (4)单击“确定”按钮，返回到“查找和替换”对话框，如图1.33所示。 图1.33 “查找和替换”对话框 ,注意:这时可以继续设置新的查找和替换操作～也可以单击对话框中的“关闭”按钮关闭 “查找和替换”对话框。 (5)单击对话框中的“关闭”按钮，关闭“查找和替换”对话框。 1.6.5 实例:用替换清除不需要的字符 在Word中可以利用替换功能将某些不需要的字符清除，下面通过一个实例讲解操作的过程。 例3:将文档中的“ ”(单个空格)替换为“”(什么都没有)，即将文档中的单个空格删除。操作步骤如下: (1)在“查找内容”文本框中输入“ ”(一个空格)，在“替换为”文本框中什么也不输入，最好使用删除键确认文本框中不存在任何空格，如图1.34所示。 图1.34 输入要查找和替换的信息 18 第1章 初识Word 2003 (2)多次单击“查找下一处”按钮，确定将要替换的内容都是符合要求的，如图1.35所示。 从图1.35中可以看到，查找到的反白显示的地方确实是要查找的“ ”(一个空格)，多次确认查找到的信息都没问题后，再执行下面的操作。 (3)单击“全部替换”按钮，可以看到文档中的“ ”(一个空格)都已消失，如图1.36所示。 ,说明:替换执行完成后～系统弹出文本信息框～提示本次替换执行的次数～本例中有32次。 ,注意:什么也不输入是没法进行查找操作的～因而想将一片空白替换成别的是做不到的。 图1.35 确认查找到的信息符合要求 图1.36 “全部替换”完成之后 (4)单击“确定”按钮，返回到“查找和替换”对话框。 (5)单击对话框中的“关闭”按钮，关闭“查找和替换”对话框。 1.6.6 实例:将英文标点替换为中文标点 在中文文档中，由于种种原因，常会出现中英文标点混用的情况，这时可巧用替换功能，将所有英文标点转换成中文标点。 例4:将文档中的“.”(英文句号)替换为“。”(中文句号)。操作步骤如下: (1)在“查找内容”文本框中输入“.”，在“替换为”文本框中输入“。”，如图1.37所示。 图1.37 输入要查找和替换的标点 (2)多次单击“查找下一处”按钮，确定将要替换的内容都是符合要求的，如图1.38所示。 ,注意:从图1.38中可以看到～查找到的地方确实是要查找的英文句号～多次确认查找到的 信息都没问题后～再执行下面的操作。 19 (3)单击“全部替换”按钮，可以看到文档中的英文句号都已消失，如图1.39所示。 ,说明:替换执行完成后～系统弹出文本信息框～提示本次替换执行的次数～本例中有20次。 图1.38 确认查找到的标点符合要求 图1.39 “全部替换”完成之后 (4)单击“确定”按钮，返回到“查找和替换”对话框。 (5)单击对话框中的“关闭”按钮，关闭“查找和替换”对话框。 1.7 页 面 设 置 页面设置是对文档的页边距、纸张和版式的设置。一般情况下，都会使用Word的默认值，但学会和活用页面设置，也可以给文秘工作带来很多便利。 本节将详细介绍如何打开和关闭“页面设置”，以及“页面设置”的各个标签中选项的作用。 1.7.1 打开和关闭页面设置 打开和关闭“页面设置”的操作步骤如下: (1)在Word主程序打开的情况下，选择“文件”|“页面设置”命令，将弹出“页面设置”对话框，如图1.40所示。 (2)关闭时只需要在设置完成后单击对话框中的“确定”按钮即可。 图1.40 “页面设置”对话框 20 第1章 初识Word 2003 1.7.2 页面设置的选项卡 本小节将详细介绍“页面设置”对话框中几个选项卡的各个选项。 ， “页边距”选项卡是对文档页面边距进行设置的选项卡，在这个选项卡中还可以设 置页面的方向，如图1.41所示。 图1.41 “页边距”选项卡 “页边距”选项卡中的部分选项说明如下: “页边距”选项组可以对页面上下左右的边距进行调整，既可以使用微调按钮进行微调，也可以直接输入相应的数值。还可以设置装订线的位置。实际工作中其实很少使用这里设置边距，因为我们可以很方便地用Word主窗口的标尺直接对页边距进行设置。这样比较数字化的页面边距设置，常用在数据套打方面，如打印发票这种已经印刷好的格式，需要将打印内容精确定位。 “方向”选项组是设置页面的方向，就是说这个文档打印时是横打还是竖打。可以从标签窗口看到，纵向是指打印时纸张的短边为上下，长边为左右;横向则反之，是长边为上下，短边为左右。页面的纵向和横向设置的不同效果如图1.42和图1.43所示。 图1.42 页面设置为纵向 图1.43 页面设置为横向 21 ， “纸张”选项卡是对将要打印的文档要用的纸张进行设置，一般情况下使用默认值即 可。A4大小的纸是最常用的纸张，除非使用的不是A4纸，否则无须设置，如图1.44 所示。 ， “版式”选项卡中最常用的莫过于“页眉和页脚”选项组。现在公司对文档的要求 都提高了，很多文档，特别是多页的文档，对首页及奇偶页都有所要求，如要求首 页没有页眉，要求奇、偶数页面的页眉和页脚设置不同等。 ,说明:除了“页眉和页脚”选项组之外～其他的选项一般情况下都使用默认值即可～如 图1.45所示。选中“奇偶页不同”复选框～使页面奇偶页的页眉页脚不相同,选中 “首页不同”复选框～使首页页面页眉页脚不相同。 图1.44 “纸张”选项卡 图1.45 “版式”选项卡 1.8 页眉与页脚 页眉和页脚是文档中每个页面页边距的顶部和底部区域。可以在页眉和页脚中插入文本或图形，如页码、日期、公司徽标、文档标题、文件名或作者名等，这些信息通常打印在文档中每页的顶部或底部。 在Word文档中可以很方便地为文档设置页眉和页脚，使其更加规范和醒目。本节从文秘工作的实务出发，讲解页眉页脚的设置和使用。 1.8.1 设置页眉和页脚 要使用页眉页脚，首先需要进行设置。设置页眉和页脚的操作步骤如下: (1)选择“视图”|“页眉和页脚”命令，弹出“页眉和页脚”工具栏，此时文档页眉页脚处在编辑状态下，同时正文中的内容将暂时关闭编辑，如图1.46所示。 (2)从图1.46中可以看到光标在页眉处，此时可以根据需要输入和编辑页眉的内容。 (3)如果需要输入页脚，可以单击飘浮工具栏上的“在页眉和页脚间切换”按钮，如 22 第1章 初识Word 2003 图1.47所示。 图1.46 设置页眉和页脚 图1.47 切换页眉和页脚 (4)取消页眉页脚效果时，可以直接将页眉页脚的内容删除，这样打印时将不会出现页眉和页脚。 (5)如果退出页眉页脚编辑状态，单击“页眉和页脚”工具栏上的“关闭”按钮即可 关闭。 1.8.2 插入“自动图文集” “自动图文集”是把某些使用频率较高的文字、图形或其复合体以词条形式保存起来，使用时直接插入即可，不必再重新输入文字或插入图形。Word软件自带有一部分常用的自动图文词条，页眉页脚的词条如图1.48所示。 可以在设置时选用其中的一种或几种组合作为文档的页眉和页脚，如在页眉中应用第一个词条的样式，效果如图1.49所示。 这些词条已经可以满足大部分文秘工作的需求。 图1.48 插入“自动图文集” 图1.49 插入“自动图文集”中的样式 23 1.8.3 手动插入页码和页数 除了插入“自动图文集”以外，手动制作页眉页脚也是很常用的。在“页眉和页脚”工具栏中可自行插入页码和页数，以及日期等，如图1.50所示。 插入页码 设置页码格式 插入页数 图1.50 插入页码页数 在插入页码页数时，如果不用特别设置，直接单击图1.50中的按钮即可插入页码和页数。 一般情况下，只插入页码和页数时，只有两个数字并列在一起反而让人不知道是什么，所以插入时都会输入一些辅助的文字，如“第1(页码)页 共3(页数)页”，或者1/3等。 插入之后，还可以直接选中插入的页码，在Word主界面的文字工具栏处设置页码的字号字体等格式，如图1.51所示。 页码格式还可以进行自定义设置，单击工具栏中的“设置页码格式”按钮可以弹出“页码格式”对话框，如图1.52所示。该对话框的说明如下。 图1.51 设置页眉文字的格式 图1.52 “页码格式”对话框 ， “数字格式”下拉列表框中可以选择多种格式，单击列表框的下三角按钮可以弹出 数字格式列表。 ， “包含章节号”复选框，是指当文档存在使用Word文档项目编号时，Word可以根 据文档的项目编号自动将当前的章节号添加在指定的位置。该复选框默认是取消选 中的。 ， “页码编排”选项组有两种方式，“续前节”方式，一般情况下就是从1开始的方 式。“起始页码”方式是指定文档的起始页码。这种方法使用在一个长文档分开编 写时，为保证文档编号连续，可以设置每个文档的起始页码。例如，一个长文档第24 第1章 初识Word 2003 一个文件写到第50页时，由于信息量很大，打开及保存等操作都会占用电脑大量的 资源，因而新建一个文档，将未写完的内容放进去，则第二个文档就可以从51页开 始排列，这时就需要使用“起始页码”来设置。 1.8.4 手动插入时间和日期 由于很多文件有时效性，所以在页眉页脚中经常需要加入时间和日期元素。这两个元素也可以通过“页眉和页脚”工具栏加入文档的页眉页脚中。插入时间和时期与插入页码一样，单击图1.53中的按钮即可。 插入日期 插入时间 图1.53 插入时间和日期 同样，在插入日期和时间时，也可以根据需要加入一些辅助字符。 ,注意:这个日期和时间不是文档的编辑或者保存时间～而是文档的打印日期和打印时的 时间。 1.8.5 设置奇偶页不同的页眉页脚 如果在Word文档中创建了页眉页脚，那么在默认情况下，除了页码的变化之外，一篇文章从头到尾的页眉页脚都是一样的。但有时需要根据不同的章节内容设定不同的页眉页脚。如一个长文档，首页要求不显示页眉，只显示页脚，奇数页要求显示页码的章节号，偶数页则要求显示文档总标题。这种情况下，可以利用“页眉和页脚”工具栏上的“页面设置”按钮来实现，如图1.54所示。 “页眉和页脚”工具栏上的“页面设置”就是本书前面所讲过的Word的页面设置。单击“页面设置”按钮或选择“文件”|“页面设置”命令，弹出“页面设置”对话框，切换到“版式”选项卡，如图1.55所示。 图1.54 “页面设置”按钮 图1.55 设置奇偶页不同的页眉页脚 25 选中“页眉和页脚”选项组中的两个复选框，选择“预览”选项组“应用于”下拉列表框中的“整篇文档”选项。这时再设置文档的页眉页脚时，将发现Word会要求用户设置3个不同的页眉页脚，如图1.56和图1.57所示。 图1.56 首页专用的页眉 图1.57 奇偶页不同的页眉页脚 这时，只须根据需要将3种不同的页眉页脚设置好即可。 1.9 打 印 设 置 打印设置也就是关于打印事宜的相关设置。一般情况下，使用默认值进行打印即可，但有时还需要对打印的设置进行一些调整。 本节将介绍Word的打印设置及其窗口的详细设置说明。 一般情况下使用默认值打印时，可以直接单击Word主界面工具栏上的图标直接打印。 要进入打印设置需要经过如下操作步骤。 (1)选择“文件”|“打印”命令，弹出“打印”对话框，如图1.58所示。该对话框的说明如下。 BA C 图1.58 “打印”对话框 ， A处是打印的页面范围。可选项有默认打印的全部内容，可以只打印当前光标所在页， 也可以指定要打印的页码。 ， B处是设置打印的份数，默认打印一份，如果取消选中“逐份打印”复选框，则按页26 第1章 初识Word 2003 来打印，即如果打印3份，那么会先打印出3份第一页，然后再打印3份第二页。 而选中的情况是，先将第一份全部打印出来，然后再打印第二份和第三份。 ， C处是打印时的缩放设置。如果想在每张纸上打印2页或是4页甚至更多页内容，可 以在C处的第一项下拉列表框中进行选择，默认为“1版”，可以设置为“2版”、 4版”等。 “ (2)根据情况对打印的各个参数进行设置，单击“确定”按钮即可开始打印。 1.10 本 章 小 结 本章面向使用Word的新手，对Word的基本操作及基础功能都进行了详细的讲解，希望能够使完全没有Word操作基础的读者尽快上手，轻松掌握Word的基本操作，了解和使用Word的基本功能。而这些基本操作及基本功能已经完全可以适应普通文秘工作的需要。 本章的主要内容有: ， Word主界面的相关基础知识。 ， Word基本工具栏的介绍及各按钮的应用功能。 ， Word文档对应的4项基本操作。 ， Word文档中信息的复制粘贴及查找替换功能。 ， 页面设置、页眉页脚的设置及打印设置。 本章中所讲解的Word的功能都是基于文秘工作的需要进行讲解的，文秘工作中不常用的一些功能以及一些高级设置都没有涉及。 由于篇幅的原因，一些功能和操作未能全部讲解到，这些功能和操作只需要将鼠标指针放在图标上即可看到功能的说明，或者只要任意找文档进行试用就可以明白使用的方法。 27