文档管理制度（文档管理规程）

文档 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 （文档管理规程） Company Policy Manual DOCUMENT MANAGEMENT POLICY Code:C-AD/DOC/000 正文页数 (Text Pages): 18 (Rev.): 10 附件数 (Appendices): 0 本程序经 审查通过 编写 校核 总经理 审查 TDA审查 签字： 日期： QA审查 下次审查升版时间 2008-3-31 NEXT REVIEW / REVISION DATE 分 发 原件存TDA DISTRIBUTION 版次：10 页：2/18 C-AD/DOC/000 文 件 修 改 跟 踪 页 版次 作 者 文 件 修 改 原 因 日 期 修 改 页 版次：10 页：3/18 C-AD/DOC/000 1 ....................................................................................................................................5 2 .............................................................................................................................5 3 ....................................................................................................................................5 3.1 总经理 .................................................................................................................................... 5 3.2 文档管理及知识产权保护委员会 ............................................................................................ 5 3.3 技术部经理 ............................................................................................................................. 5 3.4 各部经理、处长、科长及其授权人 ........................................................................................ 5 3.5 文档资料处处长...................................................................................................................... 5 3.6 所有员工 ................................................................................................................................ 5 3.7 承包商 .................................................................................................................................... 6 4 ....................................................................................................................................6 4.1 总则 ........................................................................................................................................ 6 4.2 文档系统及管理组织 .............................................................................................................. 6 4.2.1 管理组织与运作模式 ....................................................................................................... 6 4.2.2 文档系统 ......................................................................................................................... 7 4.3 文件的产生、修改和取消原则 .............................................................................................. 10 4.3.1 一般规定 ....................................................................................................................... 10 4.3.2 文件产生 ....................................................................................................................... 10 4.3.3 临时指令和临时规定 ..................................................................................................... 10 4.3.4 文件的修改、升版和取消 ...............................................................................................11 4.3.5 文件培训 ........................................................................................................................11 4.4 文件、档案和资料的管理原则 ...............................................................................................11 4.4.1 总则................................................................................................................................11 4.4.2 文件档案的收集与分发原则 .......................................................................................... 12 4.4.3 文件档案管理与保存原则 .............................................................................................. 12 4.4.4 文件、档案、资料的服务工作 ...................................................................................... 12 4.5 文档保密和知识产权保护原则 .............................................................................................. 12 4.5.1 定义............................................................................................................................... 12 4.5.2 保密与知识产权保护的关系 .......................................................................................... 13 4.5.3 保密文档管理规定 ......................................................................................................... 13 4.5.4 文档知识产权保护规定 ................................................................................................. 15 5 ..................................................................................................................................16 6 ...................................................................................................................16 6.1 定义 ...................................................................................................................................... 16 6.2 缩略语 .................................................................................................................................. 17 7 ...........................................................................................................................17 7.1 编制中参考文件.................................................................................................................... 17 7.2 执行中参考文件.................................................................................................................... 18 版次：10 页：4/18 C-AD/DOC/000 8 ..................................................................................................................................18 版次：10 页：5/18 C-AD/DOC/000 1 本程序的目的是确定公司文档系统、管理组织、过程控制以及文档保密与知识 产权保护的基本原则要求，以规范公司文档管理工作。 2 本程序适用于公司各类文件、档案、资料和科技成果管理，也适用于外单位通 过合同方式为公司各项活动而编制文档资料。 3 3.1 确保各有关部门拥有相应的资源（包括人、财、物），以建立并维持全公司适当 水平的文档管理；确保本政策在全公司内贯彻执行。 3.2 CDPC 负责制定公司文件、档案管理政策，制定并批准公司文档发展规划与年度工作 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 ，协调公司各部门之间的文档管理事宜；审查、批准文件材料的归档范围、保 存期限、鉴定、批准销毁过期档案；协调公司程序编制、修改和取消；协调公司出 版管理；指导公司专利申请过程管理。 3.3 监督、指导文档管理系统的有效运作。 3.4 各部经理、处长、科长及其授权人负责确保本政策在各自的责任范围内得以贯 彻执行。 3.5 负责建立和运作公司文档管理系统，确保公司经营管理和安全生产对文件、档 案需求，为现场提供及时、有效的优质服务；按照保密与知识产权保护的有关规定， 建全有关管理制度，确保公司利益得到有效保护。 3.6 所有员工必须正确使用文件，并有责任指出文件中的错误；按有关规定要求负 责其工作范围内文件的产生、收集、保管、组卷归档和利用。遵守公司保密与知识 版次：10 页：6/18 C-AD/DOC/000 产权保护的有关规定，维护公司利益不受侵害。 3.6 各承包商／供货商应按合同的规定将本政策的适用部分纳入各自的相应的操作 规程中。 4 4.1 按照《运行质量保证大纲》和《环境管理手册》要求，本公司一切活动的要求 和结果，均应按书面文件的形式加以定义、叙述、记录和报告，并根据这些文件来 进行工作。因此，文件材料是公司各项工作的重要基础和保证条件，必须建立严格 控制管理体系与管理组织。 公司的文件管理必须符合核安全法规（HAF0400）和国际原子能机构安全导则（50－SG-QA2）的要求；档案管理必须符合《中华人民共和国档案法》规定要求； 专利管理必须符合《中华人民共和国专利法》中的有关要求。 4.2 4.2.1 为保持公司各部门文档工作平衡发展，成立以一名主管文档工作的副总经理及 各部主管文档工作的经理或副经理组成的“公司文档管理及知识产权保护委员会”， 负责协调公司文件、档案、程序、出版和知识产权保护等工作。 技术部文档资料处是公司文件材料的归口管理部门，负责集中控制和管理公司 各类文件原件和档案全宗，并向全公司员工提供文件支持与档案资料查询利用服务。 各部门负责管理本部门文件材料，定期按规定要求移交文档资料处归档集中管 理。 为了保证公司文档资料得到有效控制管理，保证各项活动对文档资料的需求， 同时也要保证公司文档保密和知识产权得到有效保护，全公司实施集中控制，分段 管理的网络化文档管理组织。在文档资料处设立基准文件库、中间档案库、档案馆、 图书馆和缩微文档库对文件、档案和资料进行集中管理； 在各部、处设立卫星文档库（室）进行文件的控制和档案的收集管理，在各有关的工作场所按需要设立工作 文件站方便工作人员对文件的使用。在各卫星文档库（室）设专（兼）职人员管理 文件档案。 版次：10 页：7/18 C-AD/DOC/000 4.2.2 组织（包括公司内部和外部）或个人在各项活动中根据需要而编制的或为生产 活动需要收集的具有一定信息的一切材料的统称为文件材料。包括纸质文件、缩微 片、X光片、磁带、磁盘、光盘等各类载体介质的文件。根据文件材料的功能价值 和利用要求，可分为三种个不同的类别，即：文件、档案、资料。 4.2.2.1 文件是指导生产、经营管理活动的现行文件材料，主要包括： , 技术支持文件：这类文件是描述电站设备系统的结构、原理、性能、技术条件 的图纸和文字性 说明 关于失联党员情况说明岗位说明总经理岗位说明书会计岗位说明书行政主管岗位说明书 文件，包括：系统设计手册（SDM）、设备运行和维修手 册（EOMM）、现场施工、安装峻工文件等。 , 程序：程序是为确定和实施某一项（一些）活动，以满足管理和操作达到安全 和质量保证要求所使用的文件。程序又分为管理程序和技术程序两大类： ―管理程序：它描述管理原则和政策，并指定责任以符合管理流程和活动， 管理程序阐明了管理思路及工作方法。 ―技术程序：它包括在所有工况（情况）下进行生产活动的技术要求、操作 步骤和（或）指导说明。技术程序阐明了核电站技术工作方法和步骤。 , 记录报告：记录是提供物项质量和影响质量的活动的客观证据的文件；报告是 描述和分析特定事件或情况的文件，它包括各种项目进展报告， 工作总结 关于社区教育工作总结关于年中工作总结关于校园安全工作总结关于校园安全工作总结关于意识形态工作总结 报告 和会议纪要等等；报告是经过人工整理后形成的另一种记录形式。 , 合同文件：这类文件包括在材料采购、技术和管理服务期间，由公司产生的所 有合同、 协议 离婚协议模板下载合伙人协议 下载渠道分销协议免费下载敬业协议下载授课协议下载 和有关的商务文件。 , 信函：是指在电站生产活动中，经过授权人签发的与外部单位相互传递信息的 文件，包括信件、传真、电报等。电站内部各个部门之间相互传递信息的备忘 录也属于此类文件。 文件是电站安全生产与经营管理活动的重要基础和保证条件，必须建立严格的 控制管理措施，确保文件及时、准确和有效地向工作人员提供。 4.2.2.2. 档案是指在与其相关的活动完成后，按照归档程序要求集中保管的具有凭证和 查考价值的文件材料。档案是公司所有过程的历史真实记录，必须按照国家有关法 版次：10 页：8/18 C-AD/DOC/000 律、法规、标准要求并结合电站发展需要，建立相关文件材料归档范围、制度和要 求，确保应归档的文件材料完整、有效地及时归档。 4.2.2.3 资料是指那些并不与核电站生产活动直接相关，为了生产、管理活动的需要去 收集、购买、交流所获得的文件材料，具有学习和研究的参考价值。如：购买的技 术图书、期刊；培训教材，收集的参考资料等等。 图一给出了文件、档案和资料的组成及相互关系，也表明了责任单位和管理机 构。文件档案管理及控制系统，正是基于对文件材料的定义、分类及其关系之上形 成的管理组织和管理模式。 版次：10 页：9/18 C-AD/DOC/000 图一: 文件、档案、资料的组成及转化 类型划分 责任部门 管理机构 基准文件： , 技术规范 , 执照申请文件 , 系统设计手册SDM , 环境管理文件 , 设备运行维修手册, 运行技术规范 , 政策程序 EOMM 文档资料, 设备图 基准文件库 处 , 峻工文件，等 : ： , 财务、会计 （PQOM） , 行政管理 （包括WD） 文 , 审计 yygywrh , 人力资源 ：运行技术程序 , 科技管理 件 维修技术程序 技术支持程序 有关处卫星文档库有关处 卫星文件 （室） 有关处卫星文档库有关处 工作文件 （室） 有关部、处卫星文档各部、处 库（室） 基准文件 信函 合同文件 记录报告 过期文件 文档资料中间档案库 处 wrh ： 档 电力生产、基本建设、技术管理、合同及商务管理、财务管yygy文档资料档案馆 理、设备仪器、会计档案、行政管理、党群工作、特种介质。 处 案 wrh yygy 资文档资料法律、法规、标准、交流资料、培训教材、图书、期刊等。 图书馆 料处 版次：10 页：10/18 C-AD/DOC/000 4.3 4.3.1 , 与核安全、质量和环境保护有关的一切活动的要求或结果，都应用书面文件的形 式加以定义、叙述、说明、记录和报告，并根据这些文件来进行工作； , 必须制定必要的管理程序来控制文件的编制、审查、批准及修改的过程，以保证文 件的产生和修改能得到授权人员充分的审查和批准使用； , 所有的文件都必须使用规范的格式（合同商提供的文件也不得例外），包括规范的 封面格式、规范的内容要求和统一的文件编码，任何不规范的文件不得生效使用； 对于合同商提供的文件，在合同（协议）中必须有规范的文件条款，其中包括提供 文件的范围清单、技术规范和要求，文件的审查和时间进度要求等； , 所有文件都应该确定密级和一个唯一的文件编码； , 对于生产的重要文件，都应定期审查。所有程序必须至少每5年审查一次，以便确 定其是否还适用。 4.3.2 文件编写、校核、审查、批准、发布过程由授权人员进行严格控制。 对于程序（包括管理程序和技术程序）、函件、合同文件、记录等文件的产生过 程及详细要求分别在执行程序中加以规定（见C-IP/QOM/010，C-IP/DOC／010、011、012、013、014等）。 4.3.3 , 临时指令适用于电站生产活动，即对已生效的程序未涉及到的部分活动，应通 过书面临时指令指挥工作人员采取行动。临时指令的产生必须得到控制。 , 在下列几种情况下，可发布临时指令： — 已生效程序临时不适用，例如进行换料、维修和改进等特殊活动； — 不在已生效程序范围内的特殊情况； — 当机组、系统或设备在现有程序未涉及的方式运行。 , 临时指令应规定适用时间范围及特定条件，临时指令的有效期限不得超过2个 月。 版次：10 页：11/18 C-AD/DOC/000 , 临时规定适用于两电站管理活动，即对已生效的管理程序（PQOM）未涉及到 的部分活动，在不能及时修改相关程序或出版新程序之前，应通过临时规定来 规范日常工作。 , 临时规定应指明涉及的活动内容及应修改或编写的某一程序。 , 临时规定的有效期限不得超过3个月。 4.3.4 , 当有必要修改或取消文件（主要指技术支持文件、程序）时，使用书面修改过 程并在执行前批准。每个修改都应采用与原文件相同的审查和批准过程。 , 修改过的文件应通过提高文件的版本或用书面变更通知来通知有关用户。 , 文件取消的原因为： — 文件被新版本文件取代，过时文件应被取消； — 现存文件严重影响电站的运行，且修改现有文件的内容并不能消除这种 影响 4.3.5 当新版或升版文件（例如程序）发布时，各部门要确保员工在工作时明了有关 的程序要求。 4.4 4.4.1 , 文件档案工作实行统一指导，分段管理的原则，并实施文件档案一体化管理的 管理流程和管理体制，减少重复劳动； , 对公司所有应归档的文件材料要进行及时的收集、鉴别和整理工作，保证档案 的系统性、准确性和完整性； , 集中收集、更新和管理公司有关部门核电站经营管理所需要参考和依据的国家 的法规、标准、导则和准则，以及常用的工具书、手册、期刊、杂志、专业书 籍，国际国内核电站和国际组织之间的重要交流资料，提供快捷的信息服务； , 文件的介质可以是纸质、缩微胶片、磁介质、照片、底片、X光片、实物或电 子文件等等。在保证文件安全的前提下，应尽可能采用那些有利于环境保护的 介质。 版次：10 页：12/18 C-AD/DOC/000 4.4.2 , 各部门的工作人员及文件档案管理人员必须负责对本部门工作范围有关纸质 文档和电子文档进行收集、积累，并按程序规定按时上交文档资料处集中保存； , 各部门产生的有唯一编码的文件和档案由文档资料处集中归口控制，文档资料 处要编制各部门内产生的全部文件清单，并明确文件归档的范围和保管期限、 密级，各部门新增加的文件条目，必须列入该清单内； , 文件的分发由文档资料处集中进行，按照生产的需求，根据文件的密级采用标 准分发与非标准分发相结合的方式进行，保证有关工作人员能及时使用最新版 本的文件； , 各部、处设立文件档案联络人，负责各部、处文件档案有关事宜。 4.4.3 , 文件档案必须进行分类编码、著录、标引和标识，建立一个有效的文件档案检 索体系，以利文件档案的检索和利用； , 文件档案必须妥善保存。文件、档案和缩微品库房环境进行温湿度控制，并达 到防水、防火、防虫、防尘的要求，满足库房技术管理和安全规定； , 所有电子文档（如磁带、磁盘、光盘等）必须妥善保存。定期检查，确保电子 文档长期可读。 4.4.4 , 公司所有员工都有权根据有关的规定，办理一定的手续，利用库存的文件、档 案和资料； , 文档资料处在基准文件库、档案馆、缩微文档库和图书馆提供开架或闭架的文 件服务； , 实行服务承诺制，满足工作人员的需要； , 提供有效的手工或计算机检索手段，帮助员工进行检索。 4.5 4.5.1 , 保密的文档是指哪些记载有涉及国家、企业安全和利益（包括社会、经济）的 保密信息或在一定时期内不宜公开的敏感信息的文件材料； 版次：10 页：13/18 C-AD/DOC/000 , 知识产权是指公司员工在工作过程中通过智力活动创造的智力成果，它是公司 依法所享有的权利。包括：专利权、商标权、版权（著作权）及商业秘密权。 4.5.2 保密和知识产权保护都是在商品经济条件下，出于生存而以法律为依据对技术 成果的保护手段。但两者仍然存在以下区别： , 存在条件不同：保密是在有阶级和私有制存在条件下，对自身利益实施封闭保 护。而知识产权保护是在商品经济时代，通过法律形式将自己的智力成果转化 为商品进行保护。 , 标准不同：保密主要是依据国家《保密法》及有关规定来确定保密密级和保密 期限，而知识产权保护是由专利机关受理后，通过查新检索的审查手段确定， 作为约束大众商业行为的规则，其方法在国际上都有通用性。 , 保护方式不同：保密采用的是隐蔽方式，严格按照密级和保密期限控制知悉范 围、泄密渠道。知识产权是指在取得专利保护后，采取公开方式来维护自身利 益不受侵害。 , 保护对象不同：保密要保的是涉及国家企业安全和利益的事项。知识产权是保 护专利权人（个人或单位）的权益。 , 法律责任不同：保密由于所保事项与国家民族攸关，一旦违法将受到法律惩处， 专利主要是经济赔偿，以挽回专利权人的经济损失。 保密与知识产权保护是两个不同的概念，共同点都是对自身利益的保护。 4.5.3 4.5.3.1 按照一定工作程序确定、在一定时间内限一定范围人员知悉的事项、或者由公 司签约的合同一方提供的专有科学技术、商务秘密等保密事项和文件材料，以及符 合国家、上级主管部门和XXXX公司规定需要保密的事项和文件材料。 4.5.3.2 公司属于保密范围的文件档案可分为如下两级： , 国家机密 , 公司内部秘密 版次：10 页：14/18 C-AD/DOC/000 凡是《中华人民共和国保守国家秘密法》和上级主管部门明确的国家机密，沿 用其规定的密级。 公司内部秘密根据公司《保密工作细则》，将公司文档分为以下四级： — 公司秘密：这类技术或文件资料在公司内部只限于一定范围的少数关键人员 知密，一旦泄密，将给电站安全和公司利益带来损失，严重削弱公司的市场 竞争力。主要包括电站安全保卫；公开披露之前的财务信息和不公开的财务 资料；关键技术；商务秘密等； — 限制使用：这类技术或文件在一定时间内公司内部不公开，仅限于公司内部 一定范围内人员知晓的敏感事项，一旦泄露，可能会引起公众误解，给公司 造成不利影响；或给公司利益带来一定的损失，对公司的市场竞争力造成一 定的威胁。主要包括：公司尚未公开的重要政策、计划、策略、信息；通过 转让得到的技术成果；公司开发的计算机软件和数据库；重要技术文件等； — 公司内部公开使用：这类文件材料是满足工作需要公司内部大多数员工掌握 的文件材料。如技术文件、程序、记录报告等。 — 公开使用：这类信息治疗需要大力传播，有利于树立公司形象，宣传核安全， 有利于社会进步 。主要包括：公司业绩回顾、管理经验介绍，各类宣传品 等。 “公司秘密”和“限制使用”两类文档属于公司内部保密文档，应按有关保密 文档管理规定管理。 4.5.3.3 管理规定 , 文档资料处应根据《保密细则》的规定和公司的实际情况，制定一份属于“公 司秘密”和限制使用“的文件材料的清单，该清单应包括文件名称、产生部门、 文件材料的密级及保密期限等。 , 文件材料的密级，应由文件材料产生的部门根据《保密细则》的规定来确定， 若属于“公司秘密“或”限制使用“，则应在其封面明显处标示出密级。 , 文档资料处及有关处应制定对国家和公司有密级的文件材料的收发、编号、登 记、传阅、请退、复印、归档、销毁等工作制定规章制度。 , 在公司内部传递保密的文件材料，由制定的文件传递的专人传递，并实行签收 制度。 版次：10 页：15/18 C-AD/DOC/000 , 复印属于“公司秘密”或“限制使用”的文件材料，须经部门经理或其它指定 的负责人审核并严格控制复印数量。复印的保密文件要和原建一样进行登记和 清退。国家的保密文件未经上级批准不得复印。 , 员工未经部门经理批准，不得将属于公司的保密文件资料转让，或者外借，或 复制给公司以外的任何单位和个人。员工离职时，应向文档资料处清退保密文 件材料，没有文档资料处的签章，不予办理离职手续。 , 未经总经理部领导批准，禁止将属于公司的保密文件材料和其他物品携带、传 递、寄运至境外。对于属于国家秘密文件的携带出境，需按照国家保密局“国 保发［1994］17号文规定，向有关保密部门申请办理《国家秘密载体出境许可 证》。 4.5.4 4.5.4.1 保护范围 公司员工在工作过程中创造的智力成果均属于公司的知识产权。包括： , 公司依法享有的各项专有权。如：著作权、专利权、商标权； , 专有技术。包括但不限于：公司编制的各类管理与技术程序、计算机软件、 技术文件、图纸、各种报表、记录和报告，财务资料、培训教材及人力资源 信息等等。 , 通过技术转让得到的各类技术成果。 4.5.4.2 管理规定 , 所有正式颁布的各类程序、技术文件、图纸、工作报告、计算机软件说明书、 培训教材等均应在封面或显要位置按以下标示注明产权所有： “此文件产权属于XXXX运营管理有限责任公司所有，未经许可，不得以任 何方式外传。” , 员工的职务发明应向公司知识产权保护小组申报专利，由知识产权保护小组 按照程序规定组织有关专家评审，经委员会审查通过后，由知识产权小组负 责向国家专门机构申报。 , 员工的职务发明，产权归公司所有，员工享有署名权。 版次：10 页：16/18 C-AD/DOC/000 , 公司应当按照国家有关法律法规要求，建立有关对员工职务发明的相关的奖 励制度。 , 向外有偿转让公司知识产权时，必须报文档资料传找有关规定进行审查。商 务工作由商务部门按照公司有关政策及授权规定执行。财务部门应制定收费 标准。 , 与承包商强度和同时，应在合同条款中明确规定：工作中由我公司提供的文 件资料不得外泄或挪作他用；并规定承包商履行合同时产生的产品设计、计 算机软件、文件资料等应移交业主，产权归业主所有，承包商不得泄露。 , 公司全体员工应与公司签订《公司知识产权保护合同》，此合同包含在员工 的《劳动合同》中，《劳动合同书》的签订工作由人力资源部负责组织实施。 大合同员工应通过于其派遣单位签订的有关劳动合同或其派遣单位与我公司签 订的技术服务合同，明确保护公司知识产权的义务和违约责任。员工如违反合 同规定，应按照相应的处罚条款接受处罚。 5 无 6 6.1 , 文件材料 文件材料是指组织（包括公司内部和外部）或个人在各项活动中根据公司的需 要而编制的或为生产活动需要收集的具有一定信息的一切材料的统称。它包括纸质 文件、缩微片、X光片、磁带、磁盘、光盘等各类介质的文件材料。 , 现行文件 因职能性活动而处于被经常利用状态的文件。 , 半现行文件（中间档案材料） 因所反映的客体工作或活动接近终了，其所具职能性已减弱而不再被经常利用， 但还未立卷归档的文件，因此也可称为中间档案。 , 基准文件 基准文件是指在生产、管理活动中使用的文件的原件或主件（它们是：技术支 版次：10 页：17/18 C-AD/DOC/000 持文件、程序等）。 , 卫星文件 为了便于电站生产的日常工作，设立若干卫星文件库。在卫星文件库中存放的 部分基准文件的复制件称为卫星文件。 , 工作文件 工作文件是为某项生产活动而产生的复制件，工作文件在产生之日应保证有效。 , 档案 档案是在与其相关的活动完成后，按一定组卷形式和归档制度集中保管的，具 有凭证和查考价值的文件材料。档案是历史的真实记录。 , 资料 是指那些并不与生产、经营管理直接相关，由单位或个人为了学习和研究的需 要，收集、购买或交流所获得的参考文件的材料。 , 电子文档 电子文档属特种介质档案范畴，主要包括：各种计算机磁带、磁盘、光盘等。 6.2 CQOM Company Quality Organization Manual 公司质量管理手册 PQOM Production Quality Organization Manual 生产质量管理手册 CDPC Company Document Management & Knowledge Property Protection Committee 公司文档管理及知识产权保护委员会 7 7.1 No.50-SG-QA2: 质量保证记录系统 HAF 0401 质量保证记录制度 中华人民共和国档案法 质保大纲第三章 文件管理和记录 最终安全分析报告： 第13章第5节 版次：10 页：18/18 C-AD/DOC/000 7.2 CQOM第十八章的所有执行程序。 8 无