国家行政公文信函式格式探微(谭书旺)

国家行政公文信函式格式探微(谭书旺) 国家行政公文信函式格式探微 谭书旺 随着我国和谐社会建设的深入发展和国家行政机关管理方式的进一步转变～我国各级行政机关以及在管理方式上类似于行政机关的广大企事业单位～开始越来越频繁地使用一种标志着公文制受双方地位平等、相互尊重的公文格式——信函式格式。 这种趋势从各级政府网站的政务公开栏中可见一斑。在政府网站向社会公开的行政公文中～发文字号中编有“函”字的公文数量在与日俱增～大有“以偏代正”之势。 行政公文的信函式格式～因其代表文种“函”而得名～在中华人民共和国国家 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 《国家行政机关公文格式》 ,GB/T9704-1999,中与命令格式、会议纪要格式并列在“公文的特定格式”一节中～以示与公文的一般格式的不同。 在总字数约4500字的《国家行政机关公文格式》中～关于信函式格式的表述仅有不足150字～且没有图示式样。为了表述的方便～现将其照录如下—— 发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm～推荐用小标宋体字～字号由发文机关酌定,发文机关全称下4mm处为一条武文线,上粗下细,～距下页边20mm处为一条文武线,上细下粗,～两条线长均为170mm。每行居中排28个字。发文机关名称及双线均印红色。两线之间各要素的标识方法从本标准相应要素说 明。 正是这惜墨如金、语焉不详的不足150字的表述～使得不少公文的使用者和研究者对信函式格式的某些细节产生了误解或者弄不明白的地方～现择其要者探究如下。 一、信函式格式中发文机关标识的位置 根据GB/T9704-1999的 规定 关于下班后关闭电源的规定党章中关于入党时间的规定公务员考核规定下载规定办法文件下载宁波关于闷顶的规定 ～信函式格式中的发文机关标识仅仅由发文机关名称,全称,构成～其后不标注文种名称。发文机关标识的版面定位是“发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm”。 这是信函式格式与其它所有格式的最大差别～也就是说～信函式格式的发文机关标识突破了GB/T9704-1999中规定的一般格式版心尺寸的限制～变得格外靠近上页边。 下面我们通过对信函式格式以外的其它格式中相关版心参数的计算～来对比一下信函式格式的发文机关标识的位置与其它格式的不同之处。 1.一般格式中的上行格式 根据GB/T9704-1999的规定～在公文的一般格式中～上报公文的发文机关标识上边缘距版心上边缘的距离为80mm～加上版心上边缘距上页边的距离,天头,37mm～上报公文的发文机关标识上边缘距上页边的距离为117mm。 2.一般格式的平行或下行格式 根据GB/T9704-1999的规定～在公文的一般格式中～其它,下 —2— 行或平行,公文的发文机关标识上边缘距版心上边缘的距离为25mm～加上版心上边缘距上页边的距离,天头,37mm～其它公文的发文机关标识上边缘距上页边的距离为62mm。 3.命令格式 根据GB/T9704-1999的规定～在公文的特定格式中～命令格式的发文机关标识上边缘距版心上边缘的距离为20mm～加上版心上边缘距上页边的距离,天头,37mm～命令格式的发文机关标识上边缘距上页边的距离为57mm。 4.会议纪要格式 根据GB/T9704-1999的规定～在公文的特定格式中～会议纪要格式的发文机关标识位置同一般格式公文。也就是说～当会议纪要作为上行文向上级机关 报告 软件系统测试报告下载sgs报告如何下载关于路面塌陷情况报告535n,sgs报告怎么下载竣工报告下载 会议精神时～其发文机关标识的上边缘距上页边的距离为117mm,当会议纪要作为下行文指导工作或者作为平行文供兄弟单位参考时～其发文机关标识的上边缘距上页边的距离为62mm。 综上所述～信函式格式中发文机关标识的位置与其它格式的不同之处如表1所示。 表1 信函式格式与其它格式的发文机关标识位置对照表 注:1.“一般格式1”指一般格式中的上行格式。 2.“一般格式2”指一般格式中的下行或平行格式。 3.“会议纪要格式1”指会议纪要向上行文时的格式。 —3— 4.“会议纪要格式2”指会议纪要作为非上行公文时的格式。 5.“标识位置”指发文机关标识上边缘距上页边之间的距离～单位为mm。 二、信函式格式中首页间隔线的数量、位置和长度 在信函式格式中～公文的首页有两条样式不同的红色间隔线～上部,发文机关标识下4mm处,为一条武文线～下部,距下页边20mm处,为一条文武线。这也是信函式格式与其它格式的一个很明显的区别。 首先～从间隔线的数量上来看～根据GB/T9704-1999的规定～在公文的一般格式中～不管是上报公文～还是下发或平行公文～其首页都只有一条红色反线,在命令格式中～首页没有间隔线,在会议纪要格式中～首页也只有一条红色反线。 其次～从间隔线的位置上来看～根据GB/T9704-1999的规定～在公文的一般格式中～不管是上报公文～还是下发或平行公文～其红色反线均位于发文字号之下4mm处～与发文机关标识,下边缘,的距离为3个基准行,2个空行和1个发文字号行,加上4mm。根据标准中对基准行的定义和排版系统中对3号字高度的定义,16磅,～再把计量单位换算成毫米,1磅?0.35毫米,～则红色反线与发文机关标识之间的距离为35.5mm,在会议纪要格式中～红色反线的位置与一般格式相同。 再次～从间隔线的长度上来看～根据GB/T9704-1999的规定～在公文的一般格式和会议纪要格式中～红色反线的长度都是与版心宽度相同～即156mm,而在信函式格式中～两条间隔线的长度都是170mm～也就是说在左右两个方向上都突破了版心宽度的限制。 —4— 三、信函式格式中首页的版心尺寸与排版设计 根据GB/T9704-1999中对版心及相关参数的描述～我们很容易得出这样一个结论～即所谓版心是指公文页面中用来排布除页码以外的所有图文的一个方形区域。 根据这种理解～参照上述分析～我们应该可以比较容易地计算出信函式格式首页的页边参数和版心尺寸～即天头,上白边,为30mm～地脚,下白边,为20mm～订口,左白边,为21mm～切口,右白边,为19mm～版心尺寸为170mm×247mm,不含页码,。 但是～这样就遇到了另外一个问题～就是信函式格式首页正文的排版问题。 根据GB/T9704-1999的规定～信函式格式中正文的排版要求是“每行居中排28个字”。首先需要说明的是～这种“每行居中排28个字”的表述是有问题的。因为大家都知道～在中文排版中～除了文章标题、诗歌等特殊情况以外～几乎所有的正文排版都是采用“居左～首行缩进两格”的样式。 那么～在一般人看来应该极其严肃的国家标准中～为什么会出现如此不严谨的表述呢,我想～应该是基于这样的考虑:一般公文的版心宽度是156mm～每行排满3号仿宋体字是28个～而信函式格式首页的版心宽度是170mm,每行排满3号仿宋体字应该是30个字～但标准又规定每行排28个字～考虑到加大字距会影响到页面的美观～所以便无奈地选择了“居中”来表述～但是～这个“居中”和排版专业术语中的“居中”是有很大差别的。 那么～怎样来设计信函式格式的首页排版才能最大程度地满足GB/T9704-1999的要求呢,根据实际操作经验～笔者的建议是这样的:把信函式格式的首页设置成“上白边30mm、下白边20mm、 —5— 订口,内侧,28mm、切口,外侧,26mm”～就可以轻松定位发文机关标识、间隔线、正文等要素的位置～其中～除了两条间隔线需要超出版心范围外～其它要素均可在版心内轻松排布。具体样式见图1。 图1 信函式格式公文首页示意图 需要注意的是～根据GB/T9704-1999的规定～信函式格式的公文只有首页与其它格式不同～首页以外的其它页面以及页面构成要素的排布都和一般格式公文一样。文 - 汉语汉字 编辑词条 文～wen～从玄从爻。天地万物的信息产生出来的现象、纹路、 —6— 轨迹～描绘出了阴阳二气在事物中的运行轨迹和原理。 故文即为符。上古之时～符文一体。 古者伏羲氏之王天下也～始画八卦～造书契～以代结绳(爻)之政～由是文籍生焉。--《尚书序》 依类象形～故谓之文。其后形声相益～即谓之字。--《说文》序》 仓颉造书～形立谓之文～声具谓之字。--《古今通论》 (1) 象形。甲骨文此字象纹理纵横交错形。"文"是汉字的一个部首。本义:花纹;纹理。 (2) 同本义 [figure;veins] 文～英语念为:text、article等～从字面意思上就可以理解为文章、文字～与古今中外的各个文学著作中出现的各种文字字形密不可分。古有甲骨文、金文、小篆等～今有宋体、楷体等～都在这一方面突出了"文"的重要性。古今中外～人们对于"文"都有自己不同的认知～从大的方面来讲～它可以用于表示一个民族的文化历史～从小的方面来说它可用于用于表示单独的一个"文"字～可用 —7— 于表示一段话～也可用于人物的姓氏。 折叠编辑本段基本字义 1(事物错综所造成的纹理或形象:灿若，锦。 2.刺画花纹:，身。 3( 记录 混凝土 养护记录下载土方回填监理旁站记录免费下载集备记录下载集备记录下载集备记录下载 语言的符号:，字。，盲。以，害辞。 4(用文字记下来以及与之有关的:，凭。，艺。，体。，典。，苑。，献,指有历史价值和参考价值的图书资料,。，采,a(文辞、文艺方面的才华,b(错杂艳丽的色彩,。 5(人类劳动成果的总结:，化。，物。 6(自然界的某些现象:天，。水，。 7(旧时指礼节仪式:虚，。繁，缛节,过多的礼节仪式,。 8(文华辞采～与“质”、“情”相对:，质彬彬。 9(温和:，火。，静。，雅。 —8— 10(指非军事的:，职。，治武功,指礼乐教化和军事功绩,。 11(指以古汉语为基础的书面语:552，言。，白间杂。 12(专指社会科学:，科。 13(掩饰:，过饰非。 14(量词～指旧时小铜钱:一，不名。 15(姓。 16( 皇帝谥号～经纬天地曰文,道德博闻曰文,慈惠爱民曰文,愍民惠礼曰文,赐民爵位曰文,勤学好问曰文,博闻多见曰文,忠信接礼曰文,能定典礼曰文,经邦定誉曰文,敏而好学曰文,施而中礼曰文,修德来远曰文,刚柔相济曰文,修治班制曰文,德美才秀曰文,万邦为宪、帝德运广曰文,坚强不暴曰文,徽柔懿恭曰文,圣谟丕显曰文,化成天下曰文,纯穆不已曰文,克嗣徽音曰文,敬直慈惠曰文,与贤同升曰文,绍修圣绪曰文,声教四讫曰文。如汉文帝。 —9— 折叠编辑本段字源字形 字源演变与字形比较 折叠编辑本段详细字义 〈名〉 1(右图是 “文”字的甲骨文图片～资料来源:徐无闻主编:《甲金篆隶大字典》～四川辞书出版社。1991年7月第一版。 “文”字的甲骨文字绘画的像一个正面的“大人”～寓意“大象有形”、“象形”,特别放大了胸部～并在胸部画了“心”～含义是“外界客体在心里面的整体影像、整体写真、整体素描、整体速写”。 许慎《说文解字》把“文”解释为“错画也”～意思是“对事物形象进行整体素描～笔画交错～相联相络～不可解构”～这与他 —10— 说的独体为文、合体为字的话的意思是一致的。“说文解字”这个书名就表示了“文”只能“说”～而“字”则可“解”的意思。“文”是客观事物外在形象的速写～是人类进一步了解事物内在性质的基础～所以它是“字”的父母～“字”是“文”的孩子。“文”生“字”举例,以“哲”为例,:先对人手摩画～其文为“手”,又对斧子摩画～其文为“斤”。以手、斤为父母～结合、生子～其子就是“折”,手和斤各代表父母的基因,。这个“折”就是许慎所谓的“字”。“字”从宀从子～“宀”表示“独立的房子”～子在其中～有“自立门户”的意思。故“字”还能与“文”或其他“字”结合～生出新“字”来。在本例～作为字的“折”与作为文的“口”结合～就生出了新的字“哲”。 2( 同本义 [figure;veins] 文～错画也。象交文。今字作纹。——东汉〃许慎《说文》 五章以奉五色。——春秋〃左丘明《左传〃昭公二十五年》。注:“青与赤谓之文～赤与白谓之章～白与黑谓之黼～黑与青谓之黻。” 美于黼黼文章。——《荀子〃非相》 —11— 茵席雕文。——《韩非子〃十过》 织文鸟章～白旆央央。——《诗〃小雅〃六月》 斑文小鱼。——明〃 刘基《诚意伯刘文成公文集》 3(又如:文驾,彩车,,文斑,杂色的斑纹,,文旆,有文彩的旗帜,,文绣,绣有彩色花纹的丝织品,刺花图案,,文织,有彩色花纹的丝织品,,文鳞,鱼鳞形花纹,。 4(字～文字,“文”～在先秦时期就有文字的意思～“字”～到了秦朝才有此意。分别讲～“文”指独体字,“字”指合体字。笼统地说～都泛指文字。, [character] 饰以篆文。——南朝宋〃范晔《后汉书〃张衡传》 分文析字。——东汉〃班固《汉书〃刘歆传》 夫文～止戈为武。——《左传〃宣公十二年》 距洞数百步～有碑仆道～其文漫灭。——王安石《游褒禅山记》 —12— 文曰“天启壬戌秋日”。——明〃 魏学洢《核舟记》 文曰“初平山尺”。 5(又如:甲骨文,金文,汉文,英文,文迹,文字所记载的事迹,,文书爻,有关文字、文凭之类的卦象,,文异,文字相异,,文轨,文字和车轨,,文狱,文字狱,,文钱,钱。因钱有文字～故称,,文状,字据～军令状,,文引,通行证,路凭,,文定,定婚,。 6(文章,遣造的词句叫做“文”～结构段落叫做 “章”。, [literary composition] 故说诗者不以文害辞。——《孟子〃万章上》 好古文。——唐〃 韩愈《师说》 属予作文以记之。——宋〃 范仲淹《岳阳楼记》 能述以文。——宋〃 欧阳修《醉翁亭记》 —13— 摘其诗文。——清〃 纪昀《阅微草堂笔记》 7(又如:文价,文章的声誉,,文魔,书呆子,,文会,旧时读书人为了准备应试～在一起写文章、互相观摩的集会,,文移,旧时官府文书的代称,,文雄,擅长写文章的大作家,,文意,文章的旨趣,,文义,文章的义理,,文情,文章的词句和情思,,本文,所指的这篇文章,,作文,写文章,学习练习所写的文章,,文魁,文章魁首,,文价,文章的声价,,文什,文章与诗篇,。 8(美德,文德 [virtue] 圣云继之神～神乃用文治。——杜牧《感怀诗一首》 9(又如:文丈,对才高德韶的老者的敬称,,文母,文德之母,,文武,文德与武功,,文命,文德教命,,文惠,文德恩惠,,文德,写文章的道德,,文薄,谓文德浅薄,,文昭,文德昭著,。 10.文才,才华。亦谓有文才～有才华 [literary talent] 而文采不表于后世也。——汉〃 司马迁《报任安书》 11(又如:文业,才学,,文英,文才出众的人,,文采风流,横 —14— 溢的才华与潇洒的风度,,文郎,有才华的青少年,,文彦,有文才德行的人,,文通残锦,比喻剩下不多的才华,。 12(文献～经典,韵文 [document;classics;verse] 儒以文乱法。——《韩非子〃五蠹》 言必遵修旧文而不穿凿。——《说文解字〃叙》 13(辞词句。亦指文字记载 [writings;record]。如:文几,旧时书信中开头常用的套语。意为将书信呈献于几前,,文倒,文句颠倒,,文过其实,文辞浮夸～不切实际,,文义,文辞,,文辞,言词动听的辞令,,文绣,辞藻华丽,。 14(自然界的某些现象 [natural phenomenon] 经纬天地曰文。——《左传〃昭公二十八年》 15(又如:天文,地文,水文,文象,日月星辰变化的迹象,,文曜,指日月星辰,文星,,文昌,星座名,。 16(文治,文事,文职。与“武”相对。 [achievements in culture —15— and education,civilian post] 文能取胜。——《史记〃平原君虞卿列传》 文不能取胜。 文武并用。——唐〃 魏征《谏太宗十思疏》 精神折冲于千里～文武为宪于万邦。――明《袁可立晋秩兵部右侍郎诰》 17(又如:文臣～文吏,文职官吏,,文席,教书先生的几席,,文品,文官的品阶,,文帅,文职官员出任或兼领统帅,,文烈,文治显赫,,文员,文职吏员,,文阶,文职官阶,,文道,文治之道,,文业,文事,,文僚,文职官吏,。 18(法令条文 [articles of decree] 而刀笔吏专深文巧诋～陷人于罪。——《史记〃汲黯列传》 19(又如:文劾,根据律令弹劾,,文法吏,通晓法令、执法严峻的官吏,,文丈,规矩, 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 ,,文移,官府文书,,文牓,布 —16— 告,文告,,文宪,礼法,法制,。 20(文言。古代散文文体之一,别于白话的古汉语书面语 [literary language]。如:半文半白,文语,文白,文言文和白话文,。 21(文教,礼节仪式 [rites] 则修文德。——《论语〃季氏》 22(又如:文丈(崇尚礼文仪节),文俗(拘守礼法而安于习俗),文致(指礼乐),文貌(礼文仪节),文绪,文教礼乐之事,,文仪(礼节仪式) 23(指表现形式,外表 [form;appearance]。如:文服(表面服从),文榜(告示、布告之类),文诰(诰令) 24(指鼓乐～泛指曲调 [music;tune]。如:文曲(指乐曲),文始(舞乐名) 25(谥号～谥法:勤学好问叫文 [study deligently] 何以谓之文。——《论语》 —17— 是以谓之文。 26(姓 〈动〉 1(在肌肤上刺画花纹或图案 [tatto (the skin)] 被发文身。——《礼记〃王制》。注:“谓其肌～以丹青涅之。” 文绣有恒。——《礼记〃月令》 2(又如:文笔匠(在人身上刺花的艺人),文身断发(古代荆楚、南越一带的习俗。身刺花纹～截短头发～以为可避水中蛟龙的伤害。后常以指落后地区的民俗),文木(刻镂以文采之木) 3(修饰,文饰 [cover up] 身将隐～焉用文之?——《左传〃僖公二十三年》 饰邪说～文奸言～以枭乱天下。——《荀子〃非十二子》 —18— 4(又如:文过饰非,文致(粉饰,掩饰),文冢(埋葬文稿之处) 5(装饰 [decorate] 舍其文轩。——《墨子〃公输》 此犹文奸。 文车二驷。——明〃 归有光《项脊轩志》 文马四百匹。——《史记〃宋世家》 若将比予文木邪。——《庄子〃人间世》 6(又如:文巧(文饰巧辩),文竿(以翠羽为饰之竿),文舫(装饰华丽的游艇),文饰(彩饰),文榭(饰以彩画的台榭),文舟～文艘(装饰华丽的船),文剑(装饰华丽的剑),文舆(饰以彩绘的车) 7(撰写文章 [write]。如:文匠(写文章的大家),文祸(因写文章而招来的灾祸),文雄～文杰(指文豪) —19— 〈形〉 1(有文采～华丽。与“质”或“野”相对 [magnificent;gorgeous] 其旨远～其辞文。——《易〃系辞下》 晋公子广而俭～文而有礼。——《左传〃僖公二十三年》 2(又如:文巧(华丽奇巧),文朴(文华与质朴),文服(华美的衣服),文砌(华美的石阶),文背(不文雅～粗俗),文轩(华美的车子),文质(文华与质朴) 3.柔和～不猛烈 [mild;gentle]。如:文烈(指火候温猛) 4(美～善 [fine;good]。如:文徽(华美),文鸳(即鸳鸯。以其羽毛华美～故称),文衣(华美的服装) 5(通“紊”。紊乱的 [disordered] 惇宗将礼～称秩元祀～咸秩无文。——《书〃洛诰》 天子祭天下名山大川～怀柔百神～咸秩无文。——《汉书〃郊祀 —20— 志上》 王者报功～以次秩之～无有文也。——庆劭《风俗通义〃山泽》 〈量〉 1(用于旧时的铜钱。如:一文钱 2(用于计算纺织物 五扶为一首～五首成一文。——《后汉书》 —21—