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OA办公自动化核心理念.doc

OA办公自动化核心理念

被爱的晨曦雨露
2019-06-18 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《OA办公自动化核心理念doc》,可适用于求职/职场领域

OA,办公自动化,OA是OfficeAutomation的简写,是现代利用电脑进行全自动的办公,目的是提高效率。OA也是OfficeAction(审定通知程序,审定通知行为)的缩写,是国家知识产权的审查意见书的英文翻译。一、OA概念、OA基本概念weaver代表性的OA系统体系架构图OA的核心问题是如何提高日常的办公效率问题。因此我们日常工作的所有内容都可以归入OA处理的范畴,如文字处理、文件誊写、传真、申请审批、办公用品、公文管理、会议管理、资料管理、档案管理、客户管理、订货销售,库存管理,生产计划,器材需求,技术管理,质量管理,成本、财务计算、劳资、人事管理……等等,那么这些都是日常办公工作的处理范围。但是我们发现OA承载过多,那到底办公自动化应该包含那些内容:广义讲,对于提高我们日常工作效率的软硬件系统,包括打印机、复印机以及办公软件都是可以成为OA系统。狭义上讲,OA系统是处理公司内部的事务性工作,辅助管理,提高办公效率和管理手段的系统。、协同OA定义协同办公(OA)软件就是采用InternetIntranet技术,以“工作流”为引擎、以“知识文档”为容器、以“信息门户”为窗口,使企事业单位内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作改变过去复杂、低效的手工办公方式,实现迅速、全方位的信息采集、信息处理,为企业的管理和决策提供科学的依据。在基础OA的应用上,可供企事业机构自行灵活定义符合自身需求的管理工作流程、知识目录架构、信息门户框架,以更便捷、更简单、更灵活、更开放的满足日常OA办公需求。、协同管理定义在协同OA的应用基础之上,以增强型的工作流为引擎、融合知识管理套件、并加入更广泛的日常业务工作管理包括客户资源的管理等,最主要的三个方面就是要实现信息的协同、业务的协同和资源的协同,企业的各种资源,包括人、财、物、信息和流程组成了企业运作的基本要素,协同管理将这些资源整合在统一的平台上。总结而言,协同管理的本质就是打破资源(人、财、物、信息、流程等)之间的各种壁垒和边界,使它们为共同的目标而进行协调的运作,通过对各种资源最大的开发、利用和增值以充分达成共同的目标。二、OA与落地式咨询用好OA软件的两种标准现实中关于什么是用好了OA软件,有两种标准。其一是实施验收成功标准,指的是厂商在客户那成功完成了软件项目的实施验收,收到了项目尾款。各个软件厂商市场宣传时所说的“客户数量”就是以此为标准的。其二是客户真正将软件推广及深化应用成功,该类客户往往都是软件厂商的标杆客户。这两种标准差异很大,所以造成了各个厂商的客户数很多,但标杆客户很少。软件项目的四个阶段OA管理分四个阶段:OA选型、OA实施、OA推广、OA深化应用。之所以出现两种标准的巨大差异,原因在于厂商和客户都只重视和关注了软件管理的前两个阶段,而忽略了后两个阶段。前两个阶段(软件选型、软件实施)是软件厂商能协助或者提供的服务后两个阶段(软件推广、软件深化应用)不属于软件生产范畴,而属于管理咨询范畴,是软件厂商并不擅长的,也不应该是软件厂商的责任,而是落地式咨询的内容。软件推广案例案例背景:落地堂某杭州集团企业客户,软件项目得到总裁高度重视,但项目初期推广依然艰难,两千多员工上线量却不足一百,每天的平均上线时间不足小时。集团会议讨论,准备高压强制推行,却遇到极大阻力,效果不佳。落地式咨询策略:经过与落地堂的深入交流,集团总裁决定采用落地堂的建议,暂时收回强压政策,并于某周二早上,总裁亲自在软件上发表一则公告:凡见此公告者,均可于今日下班前,到财务部领取元奖金。由于上线率太低,当日真正领到奖金的只有人。不过,第二天,有关这则公告的事情却迅速在整个集团传开,而且软件上线率一下子得到飞跃性增长。落地堂点评:软件推广过程中,单纯的强压策略最多只能起到短期表面效应,却很容易让人们产生抵触心理。从长远的角度看,软件推广需要的是培养人们对软件的好感,并引导人们产生上线的习惯,所以,适当的策划一些激励性质的事件是一种行之有效的手段。三、OA由来和发展历程基本界定OA系统以后,我们再回顾一下OA系统在我国的发展脉络。(下文如果非特指,办公自动化即指狭义的OA系统)。、中国的OA系统起源于政府的公文和档案管理。由于计划经济体制的影响,政府对企业的管理除了依靠法律、法规之外,还有大量的行政指令和指示。企业在进行许多决策的时候,也经常需要向主管的政府部门请示汇报。另外,当时的政府官员和企业领导经常是你来我往难以分辨,并且存在着比较严格的对应关系,即企业领导和政府官员行政级别挂钩,因此在企业应用红头文件就比较自然。此时的OA系统的特点:以公文处理、档案管理为核心的办公管理系统,其实办公就是办文。、随着企业的介入,OA软件也有一定的发展,加入了很多企业的特性,例如,OA现在强调的知识管理,强调了业务流程的整合,但是,效果并不是很理想。主要功能的收发文、档案管理、物品管理、文档管理、车辆管理、后勤管理、简单的人事管理等。尽管解决了企业中存在的层级结构,传统的办文程序,从文件起草、审阅、会签、签发、下发到归档、借阅等各个环节,存在流程复杂,流转时间长,导致办公效率低,决策缓慢等问题。但是由于在机构和流程上很难作很大的改动,因此解决之道就是采用先进的计算机和网络技术,不仅将办文内容电子化,而且实现整个办文过程电子化,从根本上改变了传统的工作模式。在此种情况下,OA作的所有工作不过是将手工工作搬到计算机网络上,并利用了计算机技术的一些先进特点,却没有增加任何先进的管理理念和方法。另外办公自动化的处理的信息范围实在过于有限,仅仅处理一些公文就可以称为办公自动化了吗如果我们仔细观察市面上的OA产品,所提供的附加功能的深度和广度也是非常让人失望的。这就是我们目前的办公自动化系统所处的基本现实和困境。这也是我们的客户对OA不满意的焦点所在。办公自动化的发展经历了五个阶段:从PC机加上个人办公软件实现的文字处理是第一个阶段,这个阶段大概在世纪年代到年代初,大家主要是实现文字处理,就是单机的办公自动化第二个阶段是局域网的出现,局域网和关系数据库实现了文件共享、信息共享,这个应该在年代第三个阶段,即在世纪初期,这个阶段的特点是以群件技术为基础、以协同工作和知识管理为目标的办公自动化。第四个阶段,即协同办公门户,这个阶段的特点是OA系统作为整个组织内部信息化的入口,相对于外部门户(互联网网站),与组织内各个业务系统进行集成,数据集中展现。第五个阶段,也就是移动化阶段。随着G移动网络的发展,OA进入了移动化阶段。移动OA使得办公人员可以在任何时间任何地方使用OA,同时也引入了基于GPS的考勤、现场信息采集、移动审批等等移动功能,把OA应用推向了新的额高度。、第一代OA以email、个人office办公软件处理为核心,个人来处理日常工作,在组织内缺乏很好的沟通渠道。、第二代OA主要是以传统的收发文管理,档案管理为主。加入了很多的辅助功能如,BBS、公告板、名片夹、日程安排、报告管理、图书管理、车辆管理、公司大事记等小功能。这些功能相对独立,这样的功能也可以用内部网站的形式实现。这些功能对于企业没有实际的大的帮助。而开发和销售这种产品的企业很多,也有一定的客户群。这类产品价格比较低,尤其是这类产品开发成本比较低,对软件公司的要求也不高。但是这类对企业没有起到实际的使用价值。、第三代OA第二代的OA产品在功能上加强了,加入了很多功能。例如加入了文档管理、人事的管理、资产的管理,特别是在流程方面逐步得到了加强。他的功能还是相对对立,尤其是与企业的业务还是没有挂接上来,也是停留在将工作电子化的程度。面对这样的功能,我们会问:这样的办公自动化到底解决了什么问题企业用了办公自动化到底解决了什么问题。实际上,这是两个相关的问题,解决方法的获得必须要有更高的高度,更宽阔的视野来看待办公自动化以及其他系统之间的关系。同时我们也不能忽略技术的影响。因此我们需要第三代的OA系统。、第四代OA当我们的目光移开办公自动化系统,我们就会发现,在企业除了办公自动化系统之外,还有财务、库存、生产、销售、人力等管理系统。由于大量的信息孤岛式的建设,他们之间很少能够紧密协调起来。就前端来说,我们经常需要进行退出一个系统然后再进入另一个系统,并且发现数据常常不一致,我可以比较肯定地说,目前中国具有信息系统的企业绝大部分都是这种情况。他们往往具有多个供应商提供的多个系统,但很少集成。也有少数企业采用ERP套件,集成了其中的一部分,全部集成的企业凤毛麟角,也可能正在产生之中。、第五代OA随着G移动网络的部署,办公已经进入了移动时代。手机办公或者叫移动办公,是利用无线网络实现办公的技术。它将原有办公系统上的OA功能迁移到手机。移动办公系统具有传统办公系统无法比拟的优越性。移动办公系统使业务软摆脱时间和场所局限,随时进行随地与公司业务平台沟通,有效提高管理效率,推动企业效益增长。手机不过也涵盖了手机移动执法和手机移动商务。、集成,这是第一点需求。从目前用户的使用技能和接受程度以及系统的维护成本考虑,WEB界面最容易接受。另外从集成方面来讲,必须采用人人支持的web标准如HTML,JavaScript,Activex,IIOP,DHTML,XML,JAVA等才能在一个界面下容纳,否则的话,技术难度就会导致集成不可能实现。、完全基于web,这是第二点需求。对于流程,熟悉办公自动化系统的人就会想起收发文的流程。那是非常完善的、符合层级结构的、效率低下的流程。对于如何优化该流程,如果我们宥于原有的思维模式和知识领域,我们无法获得更多。必须基于现代的流程管理思想对目前的业务流程进行重组。(办公自动化系统和管理咨询如何结合在一起)、流程优化的,这是第三点需求。进入知识经济时代,我们人人都是知识工作者,要求办公自动化系统必须具有知识内涵,或者说是基于知识。提供知识管理所需的最基本的IT工具,知识存储库和知识交流场所,更高级的意义上提供,基于知识的岗位要求和评估体系。、基于知识的,这是第四点需求。总之我们要求的办公自动化系统系统是和其他应用系统紧密集成的,完全采用Web技术的,流程优化以及基于知识的管理的办公管理系统。、协同管理针对"信息孤岛"、"应用孤岛"和"资源孤岛",协同管理最主要的三个方面就是要实现信息的协同,业务的协同和资源的协同。协同管理理念主要体现为三大基本思想,即"信息网状思想"、"业务关联思想"和"随需而应思想"。"信息网状思想":企业中的各种信息都是存在着联系的,例如费用报销,这笔费用是什么时间花的,为哪个项目花的等等这些都是与报销单相关的信息。如果这些关联的信息被封存在不同的数据库或应用平台中,审批者就只能得到简单电子化的报销单而无从获得更多的信息以支持决策。协同管理则提供了更好的解决方案,它将各种分散的、不规则存在的信息整合成一张"信息网",每个信息节点之间依靠某种,或某几种业务逻辑关系进行关联,访问者就可以完全突破信息孤岛的困扰从而轻继续阅读

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