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办公室主任年度工作总结.doc

办公室主任年度工作总结

没有一个不爱自己的理由
2017-09-02 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《办公室主任年度工作总结doc》,可适用于职业岗位领域

办公室主任年度工作总结目录第一章年工作回顾:行政管理工作回顾)办公室人员结构现状)办公室的日常工作管理A:行政事务管理B:后勤事务管理C:制度建设D:企业文化E:费用管理:人力资源管理工作回顾)人力资源构成现状)人力资源构成分析)人事行政管理回顾A:招聘管理B:人事档案管理C:培训管理D:薪酬与绩效管理E:社会保险管理第二章年工作中的不足第三章年工作思路第一章年工作回顾年可以说是非常不平凡的一年在这一年当中中国人经历了很多的事情有雪灾、地震、有北京奥运会的成功举办、有眼下正在肆虐的金融危机„„等等。作为一名普通的中国人我们的心伴随着所发生或正在发生的事情一起跃动作为一个有社会责任感的企业某某汽车集团我们为国家经历的苦难默默献出我们的爱心为祖国取得的辉煌成就我们一起喝彩一起欢呼~回顾我们感慨万千回顾我们倍感骄傲和自豪~我想作为一名普通的员工我们个人的能力非常有限而回馈社会最好、最朴素的方式就是做好自己的本职工作。我现在代表办公室就年办公室的工作情况向各位领导、各位同仁做一个书面汇报请各位领导批评、指正。一:行政管理工作回顾我们知道行政管理的广度涉及到一个企业的全部运作过程行政管理的深度又涉及到许多局外人难以想象的细微末节行政管理的重要是因为它是领导和各部门、众员工之间的桥梁行政管理的敏感是因为它涉及到每个人的切身利益。行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。行政人员每天都面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务。概括起来说行政管理在企业中主要有管理、协调、服务三大功能其中管理是主干协调是核心服务是根本。究而言之行政管理的实质就是服务我们正是按照这一理念推进年办公室的各项工作的。:办公室人员结构现状办公室目前有人其中主任人、文员人、网管员人、司机人、保洁员人、保安员人、炊事员人、水电工人。从办公室人员的结构来看目前的人员编制相对合理基本能够担当起办公室的所有工作职能而且能正常运转。从办公室员工的文化层次来看办公室大专(含)文化程度仅有人占初高中(含)以下文化程度有人占其中还有人是半文盲。从年龄结构来看办公室岁以下有人占岁以上有人占。通过以上人员文化层次、年龄结构来看我们可以看出办公室人员结构呈现出文化程度扁低、素质不高、年龄老化现象。要带领好这样的一支团队而且要保证各项工作的正常运转绝非一件容易的事情。这就需要我们把握好员工的心理需求真正了解员工所思、所想真诚坦率良好沟通和他们交朋友。我想要真正扮演好办公室主任这样一个角色这就需要办公室主任首先要具备“敏于行而慎于言”的素质。“敏于行”即要手勤、腿勤、事事勤快思维敏捷、考虑周全“慎于言”即要以高度的责任感管好自己的言语做好保密工作尽量做到该讲的话要讲不该讲的话不讲切忌夸夸其谈言过其实。其次要具备先做人后做事的素质。要想成为一名称职的办公室主任必须具备“做人”的优秀品质。在做好人的基础上再去认真的做事。由于办公室主任工作接触面较广对外代表着单位的形象因此妥善的处理一些事务显得非常重要。“做人”反映了一个人的品质在工作和生活的方方面面不仅要吃苦耐劳、爱岗敬业、待人和蔼、与人为善还要在细节上、小事上注意自身的言行。:办公室的日常工作管理办公室的日常办公事务管理包括日常事务的计划安排、组织实施、信息沟通、协调控制、检查总结和奖励惩罚等方面的管理工作。具体表现在:行政事务管理、后勤事务管理、费用管理、制度建设、企业文化建设五大方面。)行政事务管理A:印鉴管理办公室充分认识到印章管理的重要性和严肃性按照集团办公室的要求加强了印鉴管理。每位印章的管理者都学习了《集团印章管理制度》签定了《印章责任书》。每枚印章都有专人管理专人负责。印章管理人员用印前要求认真审核明确了解用印的内容和目的确认符合用印手续后在用印本上逐项登记经领导审批签字方可用印。在年没有发生因为用印不当引发的责任事故。B:资产管理在年办公室会同财务部一道先后两次对公司的固定资产进行了盘店。通过盘店建立起了《固定资产台帐》、《低值易耗品台帐》真正了解了自己的家底到底有多少。对新购置的固定资产及时办理入库、出库手续并明确了资产的维护责任人。在目前公司的固定资产做到了领用到人责任到人。C:档案管理档案是公司内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值并归档集中保存起来的文件材料。它包括收(发)文件、会议文件、内部文件、会议纪要、以及员工个人资料等等。办公室对公司的所有档案进行了分类整理并建立起档案目录且由专人负责管理。随着档案数量增多有些档案失去保存价值也会对档案按相关规定和流程及时进行处理。D:公文管理对于集团下发的各类文件、通知、精神、制度等等各类公文办公室均能做到一文一案及时传递。每个文件都建立起纸制档案和电子版本档案归档存放并由专人负责保管。收文能做到先签阅后督办完成。发文能做到按权限签批后按流程传递。我们在公文管理中严格把握以下几点::各部门要有专人负责文书处理工作。:加强对相关人员的保密纪律教育。:文书传递过程中必须办理登记、签收、注销等手续及时归档以防流失。:简化审批程序减少传递环节缩短文件流程。E:车辆管理在车辆管理上按照集团公司的要求做到了出车有出车记录加油有加油记录。车辆费用台帐在年也建立起来。车辆的保养和维护工作也比较及时车辆的调度使用基本正常。根据集团公司年月下发的<<车辆移动管理办法>>,我们严格审核了准驾人员资格,并张贴在保安岗亭,严格按规定执行并在年月再次组织准驾人员学习相关制度让安全警钟长鸣~F:会议管理会议管理是行政管理的一个重要方面为了保证各类会议的顺利进行办公室积极按照“会前准备、会中事务处理、会后工作管理”三个步骤进行。总经理办公会议在每周一下午准时召开(特殊情况另行通知)每次会议都有会议纪要对领导交代的各类事项办公室一一记录下来并督办完成。各部门也会根据自己的实际情况开展专题会议讨论当前工作中存在的问题大家一起协商应对问题的策略及解决办法。会议制度的落实执行不但解决了工作中的实际困难增加了透明度而且提高了工作效率大家的凝聚力也增强了。G:安全管理安全管理的主要目的是为了维护公司的正常工作秩序它不仅是公司自身安全的需要而且是保障公司每一位员工有一个安全、舒适的工作环境的基本条件。安全管理包括治安管理、劳动安全管理、消防管理三方面。办公室在年月编写了《突发安全事故应急预案实施细则》。根据集团公司年月下发的《关于加强夏季安全生产工作的通知》精神又重新修订了《突发安全事故应急预案实施细则》并再次下发给各个部门组织学习贯彻落实。在年上半年巡检结束后对集团办公室提出的安全隐患例如停车场所杂草较多、消防设施不够等等都及时的进行了整改。办公室还不定期的会同销售部、售后部一道检查库存车辆停放、生产作业过程中可能存在的安全隐患及时发现及时纠正。H:综合管理在员工的着装管理上有些员工因为身体素质不好冬季着装不够规范但在夏秋季节员工基本能按规定着装。高管离司能严格按集团颁发的《集团公司高管离司外出管理规定》执行。)后勤事务管理A:食堂管理目前食堂供应着本店员工、某店员工及客户的用餐每天用餐人数在人到人之间。在食堂管理方面,办公室本着服务于员工,让员工满意的宗旨,努力做好食堂的后勤保障工作。在年各项食品费用上涨的情况下,尽力做好费用的控制年食堂费用没有超标。由于员工来自各地饮食习惯不同加上员工对伙食质量期望较高而伙食费用标准有限很难满足方方面面的要求。因此年员工对食堂的满意度不高,在年办公室将会围绕“端正服务态度、提高服务质量”这一指导思想来提高员工对食堂管理方面的满意度。B:员工宿舍管理目前我店的宿舍是本店员工、某店员工一起居住的共有大小个寝室名员工居住。需要安排住宿的员工都按流程填写了《员工住宿申请单》由办公室统一安排住宿房间。在宿舍门禁管理、会客规定、宿舍安全管理方面员工都比较配合办公室的工作。但在宿舍卫生管理上是一个老大难问题。由于各住宿员工公司只配备了一张床没有其他配套的生活设施再加上住宿员工大部分来自农村生活习惯不好因此各寝室显得杂乱无章环境较差。在年要进行重点改善。C:S管理车间S管理在售后部及办公室的共同督促管理下较以前有很大的改善。员工在作业过程中大多数能按作业流程规范作业有效的维护了车间的环境卫生脏、乱、差现象杜绝了。销售部在展厅管理方面均能按照主机厂的要求进行布置、陈列。办公场所环境卫生的清洁方面办公室的两名保洁员也做了很多工作有效的保证了公司的整体形象和舒适度。D:网络管理为保证公司业务的正常运转办公室网管员能做到在第一时间出现在网络故障现场及时发现网络存在的问题及时维护修理并建立起维修记录。对公司年的经营管理数据也及时的刻录光盘对数据进行备份。)制度建设任何一个企业都是把提高经济效益和社会效益视为最终奋斗目标为了实现上述目标企业都必须建立一套完善的管理方式和方法这项管理工作主要依靠建立、健全各项规章制度来实现。通过制度建设规范员工的行为为员工的行为选择提供依据。年是集团公司的制度年先后制定、下发了一系列的规章制度。办公室为了培训方便制作了制度PPT版本还先后多次组织员工学习各项制度管理人员还进行了制度考试。办公室在集团公司制订的各项规章制度上逐步完善了实施细则先后修订了《办公用品管理实施细则》、《服务明星管理办法》、《食堂管理办法》、《员工临时外出登记实施办法》、《员工宿舍管理实施办法》、《个人绩效考核实施细则》等。办公室不但狠抓制度的学习也狠抓制度的落实执行。在执行过程中有什么疑问及时向集团办公室、人力资源部请教、反馈。)企业文化建设u积极参加了集团公司举办的员工联欢晚会。u举办了我店三周年庆祝活动。u组织员工参加了野外拓展训练活动。u积极参加了首届岗位技能大赛取得不错的成绩u参加了集团组织的第二届NGL活动。通过企业文化建设不但丰富了职工的文化生活也增强了集体荣誉感增强了企业内部的凝聚力。)费用管理办公室本着开源节流杜绝浪费的原则严格控制各项行政费用的开支。对于开支的各项费用都按项目建立起相应台帐费用的开支也严格按审批权限、审批流程执行。在年各项行政费用均在预算范围以内没有超出预算。办公室采购的各类物资均在集团公司指定的供应商处采购有些物资采取招标方式比价采购。详细费用使用情况见附件。二:人力资源管理工作回顾:人力资源现状截止到年月日我司共有员工人。其中总经理人占办公室人占财务部人占销售部人占售后部人占客服部人占配件部人占。性别构成状况:男性员工人占女性员工人占。年龄构成状况:岁以下人占岁之间人占岁岁之间人占岁之间人占岁以上人占。平均年龄岁。文化程度状况:本科人占大专人占中专人占高中人占初中(含)以下人占。工龄构成状况:年工龄(含)以下人占年之间工龄人占年之间工龄人占年之间工龄人占。年以上工龄人占。中层干部状况:副经理以上员工人占主管人占员工人占。售后车间技术骨干状况:售后车间共有人其中车间主管人占技术主管人占质检人占洗车工人占学徒工人(含实习学生)占技工人占技师人占。员工流失情况:年我司员工流失率为。详细流失人员情况见表格流失原因以前也做了一个详细的分析上报给了审计部下面只做一个简述。年员工流失汇总表序号月月月月月月月月合计合计备注:员工流失率达。:人力资源构成分析通过以上数据我们可以看出:)我司的人员构成相对合理能够满足产品销售、生产经营的需要。)从年龄构成来看平均年龄岁岁以下的占。这说明我司是一支年轻的团队年轻人接受能力较强愿意接受新鲜事物思维比较活跃富有朝气和活力。)从文化程度的构成情况来看专科以上人员占公司员工文化程度较高整体素质良好。)从工龄情况来看两年以上的员工占三年以上的占这说明我们的员工流失率()相对较大。员工流失主要原因在于有些员工好高骛远希望在短时间内获得成就有的希望通过个人创业实现自己的人生梦想有的员工职位满足程度得不到实现例如对加工资、晋升、上司同事的关系不和谐当这些自认为合理但不切合实际的需求得不到满足时员工流失了有的员工因为不能适应集团的管理制度而离职。)从中层干部的比例来看主管以上人员占员工占说明我们的管理构架比较合理属扁平式结构没有出现“管的人多干的人少”现象。)从售后车间技术骨干状况来看技术骨干占这就有效的保证了整体的技术水平和维修质量。:人事行政管理回顾)招聘管理办公室能按照《集团招聘管理制度》要求认真履行招聘义务对公司各部门提出的用人需求按照招聘流程逐级上报审批且能在最短的时间里能满足各用人部门需求。在此感谢集团人力资源部给予的大力支持。)人事档案管理在年办公室与全体员工都签定了劳动合同全体员工在入职时都建立了人事档案档案资料按规定填写并对重要岗位进行了从业背景调查。)培训管理尽管每位员工的成功标准各有不同但追求成功却是每位员工的终极目标。因此培训不仅是员工追逐的个人目标是员工梦寐以求的福利享受也是企业义不容辞的义务和责任更是企业激励员工的颇为有效的激励手段。给员工成长的空间和发展的机会是企业挖掘员工潜力满足员工需求的重要表现。办公室根据各部门的培训需求及企业的整体需要建立了企业年度培训计划从基础的安全培训、企业文化培训、管理制度培训到销售技巧培训、服务质量管理培训、团队合作培训等等来满足企业的需要。内训:办公室要求各部门在每月底上报次月的培训计划并负责督促检查各部门培训计划的落实执行。各培训部门对培训效果均按实际情况给予考核、评分作为绩效考核依据考试试卷留办公室存档。外训:对于主机厂或培训机构组织的培训办公室按流程操作先审核培训通知与被培训员工签定培训协议员工接受培训后进行转训最后方可报销差旅费用。)薪酬与绩效管理以业绩为导向既是公司的经营目标也是人力资源管理的重要环节。企业是:“考核什么就得到什么”。对股东而言要的是利润对经营者来说要的是业绩对员工来说要的是个人成就和个人发展。而这一切的基础都取决于公司的经营业绩。因此公司对业绩的考核对考核目标的设定对考核标准的选择对考核内容的要求均严格按集团下发的《绩效考核管理制度》以及《考核办法》严格执行。我们在绩效考核中把握以下几点原则:A:制定切合实际的考核方案。B:建立完善的绩效考核实施细则。C:尽量量化考核标准细化考核内容。D:增加考核工作的透明度。E:将绩效考核结果反馈给员工。早在年年初各部门负责人均和公司签定了《年经营管理责任书》明确了各部门的KPI指标各部门也将KPI指标层层分解、落实。大家目标明确责任到人按设定的目标前进。在实践中我们通过对岗位业绩、员工素质、工作态度和工作能力多方面的量化考核取得了较好的效果。办公室为每位员工都建立了绩效档案每月公布了绩效考评结果并将绩效作为奖励、晋升、提拔的重要依据。)社会保险管理截止到年低我司名员工有人参加了养老保险全员参加了工伤保险。之所以全员参加工伤保险是我们有很强的风险意识员工一旦出现意外伤害我们将风险就合法的转嫁给了保险公司。第二章:年工作中的不足行政工作琐碎、繁杂、工作量大、有些指标不好量化的特性决定了我们的工作很难达到完美。在年实际的工作中我们也留下了很多不足和遗憾主要表现在以下几个方面::培训方面:A:副经理以上员工管理观念的更新、管理技能的提高等方面的培训不够,成为公司整体培训工作的软肋。B:各部门在组织内部员工的培训记录不完整或没有记录。改进方法:A:建议集团公司加强对副经理以上人员的培训力度尤其是加强管理技能方面的培训。B:完善各部门培训记录。:招聘方面:由于各子公司没有设立人力资源专员这一岗位现有工作人员也没有进行系统的培训导致在人力资源管理上不够专业。改进建议:建议在各子公司设立人力资源专员专业的人做专业的事情。:企业文化建设办公室出于经费的考虑在年组织员工文化、体育活动不够员工业余生活比较单调。改善措施:采取自费方式组织员工开展文化、体育活动丰富员工业余文化生活提高员工的凝聚力和向心力。例如:组织球赛、掰手腕比赛、K歌、郊游、拔河赛等等。:后勤管理方面A:食堂管理存在一定问题员工满意度不高意见较大需要改进和提高。B:员工宿舍的环境卫生时好时坏不能有效、持续的保持良好的环境卫生管理没有到位。改善措施:A:在年办公室将会围绕“端正服务态度、提高服务质量”这一指导思想来提高员工对食堂管理方面的满意度。B:持续关注宿舍环境卫生保持状况适当改善员工居住条件加大管理力度和处罚措施。:安全管理方面存在隐患我司目前的监控系统由于老化等原因有些监控摄像头已经没有维修价值失去效用存在安全隐患。改善措施:本着节约费用的原则能维修的设备以维修为主对的确没有维修价值的设备采取比较采购方式更换新的设备。第三章年工作思路一:年行政管理工作思路办公室不象业务部门一样能给企业带来直接的经济效益但它担负着企业行政管理的组织实施、具体操作是行政管理工作中的一个重要环节。所以办公室为达成年工作目标将遵循以下原则::办公室要依然兢兢业业、认真细致地做好种种行政事务工作把领导和员工从繁重、琐碎的行政事务和生活琐事中解脱出来。这样他们就可以集中精力、轻装上阵研究市场形势考虑公司的发展实施公司的经营方针解决公司所面临的重大问题以及专心做好每一笔重要业务等等。:建立健全和认真执行集团公司的各项管理制度、岗位责任制度、工作程序、工作流程等从而建立起办公室良好的工作秩序。:努力培养出一支高素质、高效率的行政人员队伍。:办公室还必须在"管理"、"协调"和"服务"三方面再上一个档次。从"管理"方面来说办公室不能仅仅满足于在日常事务的层次上做好领导的参谋和助手还必须在公司的经营理念、管理策略、企业文化、用人政策等重大问题上有自己的见解并且在实际工作中加以贯彻落实成为领导不可缺少的参谋和助手。从"协调"方面来说办公室不能简单地以传达领导的命令、完成领导交办的任务为满足也不能凭借自己在公司的独特地位对各个部门颐指气使以权压人。办公室应主动做好上与下、左与右、里与外的沟通在充分沟通的基础上做好协调。从"服务"上说办公室要甘当幕后英雄的角色。因为行政服务干得再出色毕竟还是以服务于企业员工和部门为最终目的的。办公室的工作特别是后勤服务工作永远不要奢望成为企业关注的"中心"。不但不可能而且不应该。:合理调配公司的人力、物力、财力等资源调动员工的积极性、主动性开源节流大力提倡勤俭节约反对大手大脚努力提高公司的经济效益适应企业的发展需要。办管理"上做好领导的参谋和助手在充分沟通的基础上做好"协调"在"服务"公室务必在"上当好幕后英雄这是我们年行政工作的指导思想。二:年人力资源工作思路根据年人力资源工作的情况与存在的不足结合目前公司发展状况和今后趋势办公室计划从以下几个方面开展工作:、根据集团公司号文件《关于调整S店组织架构的通知》的精神进一步完善我司的组织架构保证既有的组织架构运行顺畅。、根据各部门人力资源的使用状况和需求状况及时完成人力资源的招聘与配置。、做好员工福利工作做好员工激励工作建立内部升迁制度培养员工主人翁精神增强企业凝聚力。、在现有绩效考核制度基础上不断完善建立公平的竞争机制持续不断地提高工作效率培养员工工作的计划性和责任心及时查找工作中的不足并加以调整改善从而推进公司的发展。、大力加强员工岗位知识、技能和素质培训加大内部人才开发力度。、建立内部纵向、横向沟通机制调动公司员工的主观能动性建立和谐、融洽的企业内部关系。、做好人员流动率的控制与劳资关系、纠纷的预见与处理。既保障员工合法权益又维护公司的形象和根本利益。综上所述我司年在集团公司领导的正确指挥下我们取得了不俗的成绩向集团公司上交了一份满意的答卷。我们更由理由相信在年全体员工上下一心同心同得将取得更好的成绩。

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