特殊药品监管系统

特殊药品监管系统 特殊药品监管系统用户手册 文档编号：UE-Manual 版本号：V2.0 食品药品监督管理局 批发企业特药监管系统用书操作手册 一、系统登录 .................................................................................................................... 3 1.1登录系统 .............................................................................................................. 3 1.2功能界面 .............................................................................................................. 4 1.3修改密码 .............................................................................................................. 4 二、业务处理 .................................................................................................................... 5 2．1. 联网销售及退入 ............................................................................................ 5 2．2非联网销售及退入 ........................................................................................... 7 2．3勾对联网进货 .................................................................................................. 10 2．4月数据上报查询.............................................................................................. 10 2．5非联网入库登记.............................................................................................. 13 2．6非联网退货登记.............................................................................................. 14 2．7库存报损登记 .................................................................................................. 15 三、统计查询 .................................................................................................................. 16 3．1销售勾对查询 .................................................................................................. 16 3．2药品信息查询 .................................................................................................. 16 3．3库存查询 .......................................................................................................... 17 3．4采购入库及退出.............................................................................................. 18 3．5销售出库及退入.............................................................................................. 19 3．6年进销存查询 .................................................................................................. 19 3．7库存报损查询 .................................................................................................. 20 3．8库存销毁查询 .................................................................................................. 21 四、其他管理 .................................................................................................................. 21 4．1信息管理 .......................................................................................................... 22 4．2企业留言板 ...................................................................................................... 22 4．3供求信息 .......................................................................................................... 23 4．4日志管理 .......................................................................................................... 24 五、网上交易 .................................................................................................................. 25 5．1录入采购单 ...................................................................................................... 25 5．2处理采购单 ...................................................................................................... 27 附录：库存初始化 .......................................................................................................... 30 2 食品药品监督管理局 批发企业特药监管系统用书操作手册 首先将企业的身份识别器插入到计算机USB接口上，然后打开IE浏览器（点击图标，打开浏览器），在IE浏览器的地址栏内输入特殊药品监管系统的地址，出现如下图所示登录界面，用户名已经自 动识别，只需要根据提示输入用相应的密码即可(首次登录初始化密码为123456)，点击登录进入特殊药品管理系统,如下图所示: 图1 系统登录界面 3 食品药品监督管理局 批发企业特药监管系统用书操作手册 系统具有企业在日常工作中经常需要用到的业务处理、统计查询、其 他管理（信息交流）、网上交易等功能模块以及修改密码、退出系统 等功能，（系统主界面默认弹出 “勾对联网进货--入库” 界面，以提醒用户及时完成勾对）如下图所示： 图2 系统功能界面 功能――点击系统界面右上角“修改密码”图标完成密码的重新设定。 操作——点击【修改密码】——在操作窗口弹出界面，操作入一次原 始密码和两遍新密码，即完成密码修改。 注：建议用户首次登录系统后，及时的修改密码，以确保系统使用的 安全 4 食品药品监督管理局 批发企业特药监管系统用书操作手册 图3 修改密码界面 业务处理部分主要是实现企业日常的进销存管理，可以完成联网 销售及退入，非联网销售及退入，勾对联网进货、数据上报、非联网 入库登记、非联网退出登记、库存报损登记。需要注意的是，企业第 一次登录系统时，要将库存中的药品信息进行库存初始化录入系统， 才可使用，库存初始化详见附录。 功能——批发企业可以通过此功能模块来实现药品的销售和退 货入库工作，这里的退货是购药企业把购得的商品退回给销售企业。 操作——点击【联网销售及退入】——会出现联网企业信息列 表，根据实际情况（销售或退货）在相应企业后面点击【选择】，如 下图： 5 食品药品监督管理局 批发企业特药监管系统用书操作手册 企业数量较多 时快速查找所 需企业 图4 联网销售/退入界面 在点击【选择】进入对应企业详细信息的界面——确认购药机构资质 信息无误——点击【销售】或【退货】进行相应的交易。如下图： 图5 企业资质信息界面 点击——【销售】——选择库存药品——填写销售的数量、单价、发 运单据中运输方式等信息——【确定】经两次确认后即完成该笔交易。 通过销售出库查询即可查询到。如下图： 6 食品药品监督管理局 批发企业特药监管系统用书操作手册 药品运输方式 图6 选择库存药品界面 功能——添加非联网企业客户信息，在添加了非联网企业客户 后才能进行非联网销售及退入操作。 操作——对以添加的企业可以进行信息修改及删除； 点击【添加】―增加非联网销售客户信息，根据现实信息填写，完成 后点击【确定】成功添加，如下图所示： 7 食品药品监督管理局 批发企业特药监管系统用书操作手册 图8 客户信息填写界面 再添加非联网批发企业，客户类型：供货客户，处理类别：印 签卡 时，在企业名称输入框后会出现【选择】按钮,如图示： 点击【选择】弹出全国性批发企业选择界面，点击相对应的“操 作”栏中的【选择】，添加客户企业，如图示： 选择客户企业 功能——与联网销售及退入功能基本一致，只是这里面对的客 户是非联网的企业。 操作——点击【非联网销售及退入】——第一次进行非联网销 8 食品药品监督管理局 批发企业特药监管系统用书操作手册 售前需要在【企业客户管理中】添加非联网企业用户—填写详细的客 户信息。再添加企业信息后，如下图： 图7 销售退货管理窗口 点击——【销售】——选择要出售的库存中药品信息——填写销售的 数量、单价、发运单据中运输方式等信息——【确定】经两次确认后 即完成该笔交易。通过销售出库查询即可查询到（此部分内容与联网 销售部分操作相同）如下图： 药品运输方式 图10 选择库存药品界面 9 食品药品监督管理局 批发企业特药监管系统用书操作手册 功能——实现日常的进货确认处理。供货企业通过联网销售将 货物销售后，购药企业在接到货物确认无误后，点击【勾对】便完成 这笔交易。注：通过联网销售进货时，接到货物后这里必须要选择勾 对，否则库存不会相应增加，同时数据将不能进行上报。 操作——点击【勾对联网进货】——在操作窗口弹出勾对入库 界面，如下图： 图11 勾对入库界面 默认状态显示未勾对情况，可通过状态选择进行已经勾对的情况 查询，勾对前须保证Ｕ盘已正确连接。 功能——联网销售中对药品退出，货物返回供应商，要求供应商 进行相应勾对。 操作——在列表中对应每个企业最后的操作栏中，点击【退货】 —选择要退货的药品，填写药品数量，点击确认就完成退货操作。 注：库存根据退货数量相应减少。 10 食品药品监督管理局 批发企业特药监管系统用书操作手册 功能——联网销售中购药企业把相应药品退货回药品销售批发 企业，要求销售批发企业在收到退货后进行确认勾对，勾对后所退药 品库存数量相应增加。 功能——根据药品条码信息及药品流通环节信息通过扫码生成 对应的码文件上传，实现药品信息准确上报。 操作——点击【明细】显示交易详细信息，对列表中所有药品的 条码进行扫码，对每次交易中的药品都要扫码，在交易列表中的所有 交易药品扫码完毕后生成对应的码文件，点击浏览定位到所生成的码 文件后，点击【确定】完成码文件上传。（每次出入库单据号不同， 11 食品药品监督管理局 批发企业特药监管系统用书操作手册 在扫描时要设臵添加单据号） 功能——定期将企业的进销存及报损销毁记录上报到药监局，以 及查询、打印上报数据等。如有未勾对的交易将不能上报。 操作——点击【月数据上报查询】——如果有未勾对的交易将弹 出警告信息，否则提示上报成功信息。 如下图：（如果对未勾对的交易可以确认的话，在这里也可直接进行勾对。） 图12 月数据上报查询界面 12 食品药品监督管理局 批发企业特药监管系统用书操作手册 功能——完成从尚未进入特药监管系统中的特药企业购进的药品 入库登记功能，及非联网方式入库的药品退货的功能，利用这个功能 还可以实现刚开始用这套系统时的药品库存初始化工作，实现系统库 存和实际库存数据的统一。注：如果是计划购买的药品退货后的数量 会自动加回计划中。 图示：非联网供应商列表 操作——点击【】——在操作窗口点击【】，选择需要入库的药品信息，填写“入库单号” “批号”“数量”，通过“查找”按钮弹出页面选择“生产厂家”等信息后，点击【确定】 即可完成，药品进入库存信息。如下图： 13 食品药品监督管理局 批发企业特药监管系统用书操作手册 图13 非联网入库登记界面 注：如果您要入库的药品的生产厂家不在弹出的页面的列表，请联系系统管理员。．１０非 联网退货登记 点击【退出】——在操作窗口弹库存中药品信息界面，填写“退 货单号”“退货数量”等信息后，点击【确定】即可完成，库存数量 相应减少。如下图： 图14 非联网退货登记界面 14 食品药品监督管理局 批发企业特药监管系统用书操作手册 功能——完成库房中药品损坏情况的登记。注：如果是计划购买的 药品损坏后的数量不会再加到计划中。 操作——点击【报损管理】——在操作窗口弹库存药品清单信息界 面，填写报损单号，选择需要填写报损记录的药品记录，填写 “报损数量”等信息。点击【确定】即可完成，同时库存中的 药品数量相应减少。 图15 报损管理界面 功能——完成库房中药品销毁情况的登记。 操作——点击【销毁管理】——在操作窗口弹库存药品清单信息界 面，填写销毁执行人及证件号、销毁单号、销毁监督人及证件 号、销毁原因，选择需要填写销毁记录的药品记录，填写“销 毁数量”等信息。点击【确定】即可完成，同时库存中的药品 数量相应减少。 15 食品药品监督管理局 批发企业特药监管系统用书操作手册 图15 报损管理界面 销售勾对查询可以查询对方在购药后是否及时勾对。点击【明细】可 以查看记录详细信息。 图16 勾对销售信息界面 功能——药品信息查询模块中可以查询到药监部门公布的麻醉 药品和精神药品的相关信息，同时可以将查询到的药品信息进行打 16 食品药品监督管理局 批发企业特药监管系统用书操作手册 印。 操作——点击【药品信息查询】——在操作窗口弹出药品信息查 询界面，可按“药品名称”、“药品分类”、“是否是计划药”等条件查 询药品信息，点击【打印】可将查得药品信息打印出来。 按条件进行 查询 图17 药品信息查询界面 功能——通过该功能可以方便快捷的查询自己库存内所有药品 信息包括药品名称、生产厂家、批号、数量等信息，并可以将信息进 行【打印】 操作——点击【库存查询】——弹出库存查询窗口——选择条件 ——【查询】 如下图：（可按药品名称、规格、批号以及库存是否为零进行查询） 17 食品药品监督管理局 批发企业特药监管系统用书操作手册 按条件进行 查询 图18 库存信息显示界面 功能——通过该模块可以方便快捷的查询本企业采购入库或退 出的药品信息情况，记录信息包括药品名称、生产厂家、批号、供应 商、入库时间及数量等信息，并可以将信息列表进行打印。 操作——点击【采购入库及退出】——弹出查询窗口——选择查 询条件——可以分别查询入库或退出药品的记录信息，同时可以细化 按药品名称、规格、批号、供应商、药品的管理类别，入库或出库时 间进行【查询】，点击【打印】可将查得药品信息打印出来。如下图： 按条件进 行查询 图19 采购入库及退出查询界面 18 食品药品监督管理局 批发企业特药监管系统用书操作手册 功能——通过该模块可以方便快捷的查询本企业销售出库或其 他企业将药品退入的信息情况，记录信息包括药品名称、药品类别、 生产厂家、批号、购买药品的客户、出库时间及数量等信息，同时企 业在进行药品销售时，所填写的发运单据等信息，在客户一栏中也可 以查看的到。 操作——点击【销售出库及退入】——弹出查询界面——选择条 件——可以分别查询出库或退入药品的记录信息，同时可以细化按药 品名称、规格、批号、客户、药品的管理类别，出库或退入时间进行 【查询】，查看售药时填写的发运单据，只要将鼠标移臵到客户名称 右侧的红色箭头上，具体信息就会浮现出来，点击【打印】可将查得 药品信息进行打印。如下图： 按条件进 行查询 发运单据信息 图20 销售出库查询界面 功能——统计一年内的进销存情况。 操作——点击【年进销存查询】——弹出查询界面——选择查询 19 食品药品监督管理局 批发企业特药监管系统用书操作手册 条件——可以按年份、批号【查询】，点击【打印】可将查得药品信 息进行打印，如下图： 按条件进 行查询 点击进入可查 看详细信息 图21 进销存查询界面 注：对于本年入库量、出库量、退入量、报损量、销毁量等信息，可 以点击数据信息查看具体的详细信息情况，例如：点击上图中“本年 采购量”100，弹出本年度采购入库的所有药品信息列表，如下图所 示： 图22 进销存具体信息显示界面 功能——可以查询本企业详细的库存报损情况。 操作——点击【库存报损查询】——弹出报损查询界面――可按条件药品名、规格、批号【查询】，如在库存报损登记时填写过报损 20 食品药品监督管理局 批发企业特药监管系统用书操作手册 原因的备注信息，将鼠标移至报损数量附近，备注信息将自动浮现。 如下图所示： 备注信息 图23 报损查询界面 功能——可以查询本企业详细的库存销毁情况记录，该信息由监 管部门工作人员现场监督销毁后，填写到系统中。 操作——点击【库存销毁查询】——弹出销毁查询界面，可按条 件【查询】记录，鼠标放臵在要查看的记录上后，可显示相应的“备 注信息”。 如下图： 备注信息 图24 销毁查询界面 该模块中为企业提供了一些方便易用的辅助功能，分为信息管理、 企业信息板、供求信息、登录日志信息四个部分。 21 食品药品监督管理局 批发企业特药监管系统用书操作手册 功能——通过这一功能可以查看药监局机关下发的公告通知、政 策法规以及特药方面的期刊。 操作——点击【信息管理】——弹出信息管理界面——点击标题 即可查看详细内容。如下图：（可按信息类型及标题进行详细查找） 图25 信息管理界面 功能——企业可以通过这一模块向药监局进行相关咨询，也可查 看其他联网企业的留言信息。 操作——点击【企业留言板】——弹出企业留言板管理界面—— 点击【标题】可查看留言详细内容；点击【添加】可进行留言。如下 图：（对于自己发布的留言可进行修改删除操作） 22 食品药品监督管理局 批发企业特药监管系统用书操作手册 图26 企业留言板管理界面 功能——企业可以在这里向所有联网的企业发布自己的供求信 息，起到广告宣传的作用，提高本企业的交易量。 操作——点击【供求信息】——弹出供求信息界面——点击【添 加】发布本企业的供求信息；点击【标题】可查看其他企业发布的供 求信息内容；点击【回复】对发布信息的企业进行回复。如下图：（可 按发布时间标题及类型进行详细查找） 23 食品药品监督管理局 批发企业特药监管系统用书操作手册 图27 供求信息界面 图28 供求信息详细内容界面 药品信息可以从系统中的药品列表里点击鼠标进行选择，如下图 图29 添加供求信息界面 注：信息标记界面底端的联系方式建议您尽可能准确详实的填写，以 确保有意购买或销售此类药品的企业人员能联系到您。 日志管理模块记录了该企业用户登录和退出系统的详细日期时间以 及登录系统所使用计算机的IP地址，方便用户在发现问题时有据可 24 食品药品监督管理局 批发企业特药监管系统用书操作手册 查。 图30 日志管理界面 该模块可以方便实现企业之间的网上交易，在这里除了交易双方 的金钱不作处理外，其他操作都可实现，对于距离远的企业尤为方便， 不需进货企业亲自上门填写采购单，只要通过进货企业端【录入采购 单】功能添好采购单，即可在供货方【处理采购单】功能中对进货企 业的采购单进行相应处理。 操作——点击【录入采购单】——弹出网上订单界面，可以按照 发出定购单的时间和订单状态进行【查询】单据信息；点击【添加订 单】可以增加新的购药订单（注：填写录入采购单时，首先确认身份 识别器（U盘）是否插好）如下图： 25 食品药品监督管理局 批发企业特药监管系统用书操作手册 按条件查询 订单记录 新增订单 图31 网上订单界面 注：对于添加好的订单，在未被售药企业处理前，购药企业可以修改 和删除订单 增加新订单――点击【添加订单】，进入售药机构列表，列表显示的 是本企业可以选择的全部售药机构信息，这些售药企业的资质均是通 过药监局审核通过。 按条件查询 售药机构 售药机构信 息 选择售药机 构 图32 售药机构信息界面 点击【选择】进入售药企业的药品信息列表中，找到自己需要购 买的药品信息，选中【订货】并填写购买数量，点击【确定】即可完 26 食品药品监督管理局 批发企业特药监管系统用书操作手册 成订单填写，同时订单信息会自动出现在售药企业【处理采购单】模 块中。 图33 增加订单界面 注：如果企业填写的购药数量超过计划购买的数量，系统将会出 现提示信息如下图所示： 图34 提示信息界面 操作——点击【处理采购单】——弹出网上订单发货界面。如下 图：（可按时间段及订单状态详细查询） 27 食品药品监督管理局 批发企业特药监管系统用书操作手册 图35 处理采购单界面 点击——【查看】可查看订单的详细信息进行确认。如下图： 图36 订单详细信息界面 点击【返回】——回到处理采购单界面——【发货】——弹出订 单发货界面——点击【确定】确认后即完成交易，该药品数量在库存 中减少。如下图： 图37 订单发货界面 如果库存不足或有其他问题可将订单退回采购企业。如下图： 28 食品药品监督管理局 批发企业特药监管系统用书操作手册 图38 库存不足信息显示界面 此时就可选择【退回】按钮将订单退回，并且还可以填写退回理由。 如下图： 图39 退回订单信息填写界面 29 食品药品监督管理局 批发企业特药监管系统用书操作手册 特药企业初次登录本系统，须先进行库存初始化，所谓初始 化，就是在系统开始使用之前先将库房中原有的药品信息或未在网 络系统之内的合作企业信息等一些录入到系统中： 1.将现有库存中的药品信息记录通过非联网入库登记模块录入， 并在备注里注明“库存初始化”； 2.对于非联网的合作企业可以通过非联网销售将企业信息录入。 做完以上操作后便可以正常使用。 30 食品药品监督管理局