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Excel2007教程.ppt

Excel2007教程

CLOUD五点零
2012-12-05 0人阅读 举报 0 0 0 暂无简介

简介:本文档为《Excel2007教程ppt》,可适用于职业岗位领域

Excel的新界面Excel的新界面和以前的版本相比Excel的工作界面颜色更加柔和更贴近于WindowsVista操作系统。Excel的工作界面主要由“文件”菜单、标题栏、快速访问工具栏、功能区、编辑栏、工作表格区、滚动条和状态栏等元素组成。“文件”菜单“文件”菜单单击Excel工作界面左上角的Office按钮可以打开“文件”菜单。在该菜单中用户可以利用其中的命令新建、打开、保存、打印、共享以及发布工作簿。快速访问工具栏快速访问工具栏Excel的快速访问工具栏中包含最常用操作的快捷按钮方便用户使用。单击快速访问工具栏中的按钮可以执行相应的功能。标题栏标题栏标题栏位于窗口的最上方用于显示当前正在运行的程序名及文件名等信息。如果是刚打开的新工作簿文件用户所看到的文件名是Book这是Excel默认建立的文件名。单击标题栏右端的按钮可以最小化、最大化或关闭窗口。功能区功能区功能区是在Excel工作界面中添加的新元素它将旧版本Excel中的菜单栏与工具栏结和在一起以选项卡的形式列出Excel中的操作命令。默认情况下Excel的功能区中的选项卡包括:“开始”选项卡、“插入”选项卡、“页面布局”选项卡、“公式”选项卡、“数据”选项卡、“审阅”选项卡、“视图”选项卡以及“加载项”选项卡。状态栏与显示模式状态栏与显示模式状态栏位于窗口底部用来显示当前工作区的状态。Excel支持种显示模式分别为“普通”模式、“页面布局”模式与“分页预览”模式单击Excel窗口左下角的按钮可以切换显示模式。Excel基本操作Excel基本操作在对Excel的基本功能与界面有所了解后本节将详细介绍Excel中的基本操作包括运行与关闭Excel以及创建、保存与打开工作簿。运行Excel运行Excel要想使用Excel创建电子表格首先要运行Excel。在Windows操作系统中用户可以通过以下方法运行Excel。使用“开始”菜单中命令使用桌面快捷图标双击Excel格式文件创建Excel工作簿创建Excel工作簿运行Excel后会自动创建一个新的工作簿用户还可以通过“新建工作簿”对话框来创建新的工作簿。保存Excel工作簿保存Excel工作簿在对工作表进行操作时应记住经常保存Excel工作簿以免由于一些突发状况而丢失数据。在Excel中常用的保存工作簿方法有以下种:在“文件”菜单中选择“保存”命令在快速访问工具栏中单击“保存”按钮使用CtrlS快捷键打开Excel工作簿打开Excel工作簿当工作簿被保存后即可在Excel中再次打开该工作簿。打开工作簿的常用方法如下所示:在“文件”菜单中选择“打开”命令。使用CtrlO快捷键。关闭工作簿与退出Excel关闭工作簿与退出Excel在“文件”菜单中选择“关闭”命令可以关闭当前工作簿但并不退出Excel。若要完全退出Excel则可以单击标题栏右部的“关闭”按钮。第章输入与编辑数据第章输入与编辑数据在Excel中最基本也是最常用最重要的操作就是数据处理。Execl提供了强大且人性化的数据处理功能让用户可以轻松完成各项数据操作。本章将以创建“五台商场每日营业额统计”表为例介绍数据处理中的常用操作为后面的进阶学习打下基础。教学重点与难点教学重点与难点输入数据删除数据更改数据复制数据自动填充数据查找数据替换数据输入数据输入数据在上一章中介绍了打开Excel与创建工作表的方法。在创建好的工作表中就可以输入数据。在Excel中可将数据分为文本、数字这两种数据格式。选定单元格选定单元格打开工作簿后用鼠标单击要编辑的工作表标签即打开当前工作表。将鼠标指针移到需选定的单元格上单击鼠标左键该单元格即为当前单元格。如果要选定的单元格没有显示在窗口中可以通过移动滚动条使其显示在窗口中然后再选取。如果用鼠标选定一个单元格区域先用鼠标单击区域左上角的单元格按住鼠标左键并拖动鼠标到区域的右下角然后放开鼠标左键即可。输入文本数据输入文本数据在Excel中的文本通常是指字符或者任何数字和字符的组合。输入到单元格内的任何字符集只要不被系统解释成数字、公式、日期、时间或者逻辑值则Excel一律将其视为文本。在Excel中输入文本时系统默认的对齐方式是单元格内靠左对齐。输入数字数据输入数字数据在Excel工作表中数字型数据是最常见、最重要的数据类型。而且Excel强大的数据处理功能、数据库功能以及在企业财务、数学运算等方面的应用几乎都离不开数字型数据。制定输入数据类型制定输入数据类型在Excel中可以控制单元格可接受数据的类型以便有效地减少和避免输入数据的错误。比如可以在某个时间单元格中设置“有效条件”为“时间”那么该单元格只接受时间格式的输入如果输入其他字符则会显示错误信息。删除和更改数据删除和更改数据如果在单元格中输入数据时发生了错误或者要改变单元格中的数据时则需要对数据进行编辑。用户可以方便地删除单元格中的内容用全新的数据替换原数据或者对数据进行一些细微的变动。删除单元格中的数据删除单元格中的数据要删除单元格中的数据可以先选中该单元格然后按Del键即可要删除多个单元格中的数据则可同时选定多个单元格然后按Del键。如果想要完全地控制对单元格的删除操作只使用Del键是不够的。在“开始”选项卡的“编辑”组中单击“清除”按钮在弹出的快捷菜单中选择相应的命令即可删除单元格中的相应内容。更改单元格中的数据更改单元格中的数据在日常工作中用户可能需要替换以前在单元格中输入的数据要做到这一点非常容易。当单击单元格使其处于活动状态时单元格中的数据会被自动选取一旦开始输入单元格中原来的数据就会被新输入的数据所取代。如果单元格中包含大量的字符或复杂的公式而用户只想修改其中的一部分那么可以按以下两种方法进行编辑:双击单元格或者单击单元格后按F键在单元格中进行编辑。单击激活单元格然后单击公式栏在公式栏中进行编辑。复制与移动数据复制与移动数据在Excel中不但可以复制整个单元格还可以复制单元格中的指定内容。也可通过单击粘贴区域右下角的“粘贴选项”来变换单元格中要粘贴的部分。使用菜单命令复制与移动数据使用菜单命令复制与移动数据移动或复制单元格或区域数据的方法基本相同选中单元格数据后在“开始”选项卡的“剪贴板”组中单击“复制”按钮或“剪切”按钮然后单击要粘贴数据的位置并在“剪贴板”组中单击“粘贴”按钮即可将单元格数据移动或复制到新位置。使用拖动法复制与移动数据使用拖动法复制与移动数据在Excel中还可以使用鼠标拖动法来移动或复制单元格内容。要移动单元格内容应首先单击要移动的单元格或选定单元格区域然后将光标移至单元格区域边缘当光标变为箭头形状后拖动光标到指定位置并释放鼠标即可。自动填充自动填充在Excel中复制某个单元格的内容到一个或多个相邻的单元格中使用复制和粘贴功能可以实现这一点。但是对于较多的单元格使用自动填充功能可以更好地节约时间。另外使用填充功能不仅可以复制数据还可以按需要自动应用序列。在同一行或列中填充数据在同一行或列中填充数据在同一行或列中自动填充数据的方法很简单只需选中包含填充数据的单元格然后用鼠标拖动填充柄(位于选定区域右下角的小黑色方块。将鼠标指针指向填充柄时鼠标指针更改为黑色十字形状)经过需要填充数据的单元格后释放鼠标即可。填充一系列数字、日期或其他项目填充一系列数字、日期或其他项目在Excel中可以自动填充一系列的数字、日期或其他数据比如在第一个单元格中输入了“一月”那么使用自动填充功能可以将其后的单元格自动填充为“二月”、“三月”、“四月”等。手动控制创建序列手动控制创建序列在“开始”选项卡的“编辑”组中单击“填充”按钮旁的倒三角按钮在弹出的快捷菜单中选择“系列”命令打开“序列”对话框。在“序列产生在”、“类型”、“日期单位”选项区域中选择需要的选项然后在“预测趋势”、“步长值”和“终止值”等选项中进行选择单击“确定”按钮即可。查找和替换查找和替换如果需要在工作表中查找一些特定的字符串那么查看每个单元格就过于麻烦特别是在一份较大的工作表或工作簿中。使用Excel提供的查找和替换功能可以方便地查找和替换需要的内容。查找与某种格式匹配的单元格查找与某种格式匹配的单元格在Excel中经常需要查找某些数据。在Excel中既可以查找出包含相同内容的所有单元格也可以查找出与活动单元格中内容不匹配的单元格。它的应用进一步提高了编辑和处理数据的效率。替换文字或数字替换文字或数字通常查找文字或数字是为了改错或者成批替换以便将某些内容替换为其他的内容。第章管理工作表与工作簿第章管理工作表与工作簿工作表由多个单元格基本元素构成而这样的若干个工作表构成了一个工作簿。在利用Excel进行数据处理的过程中经常需要对工作簿和工作表进行适当的处理例如插入和删除工作表设置保护重要的工作表或工作簿等。本章将对管理工作簿和工作表的方法进行介绍。教学重点与难点教学重点与难点插入、删除、重命名、移动及复制工作表设置工作簿视图拆分与冻结窗口隐藏工作簿元素保护工作表与工作簿插入工作表插入工作表在首次创建一个新工作簿时默认情况下该工作簿包括了个工作表。但是在实际应用中所需的工作表的数目可能各不相同有时需要向工作簿添加一个或多个工作表。删除工作表删除工作表要删除一个工作表首先单击工作表标签来选定该工作表然后在“开始”选项卡的“单元格”组中单击“删除”按钮后的倒三角按钮在弹出的快捷菜单中选择“删除工作表”命令即可删除该工作表。重命名工作表重命名工作表Excel在创建一个新的工作表时它的名称是以Sheet、Sheet等来命名的这在实际工作中很不方便记忆和进行有效的管理。这时用户可以通过改变这些工作表的名称来进行有效的管理。要改变工作表的名称只需双击选中的工作表标签这时工作表标签以反白显示在其中输入新的名称并按下Enter键即可。移动或复制工作表移动或复制工作表在使用Excel进行数据处理时经常把描述同一事物相关特征的数据放在一个工作表中而把相互之间具有某种联系的不同事物安排在不同的工作表或不同的工作簿中这时就需要在工作簿内或工作簿间移动或复制工作表。在工作簿内移动或复制工作表在工作簿内移动或复制工作表在同一工作簿内移动或复制工作表的操作方法非常简单只需选择要移动的工作表然后沿工作表标签行拖动选定的工作表标签即可如果要在当前工作簿中复制工作表需要在按住Ctrl键的同时拖动工作表并在目的地释放鼠标然后松开Ctrl键即可。在工作簿间移动或复制工作表在工作簿间移动或复制工作表在工作簿间移动或复制工作表也可以利用在工作簿内移动或复制工作表的方法来实现不过这要求源工作簿和目标工作簿均打开。打开“移动或复制工作表”对话框在“工作簿”下拉列表框中可以选择目标工作簿。查看工作簿窗口查看工作簿窗口Excel是一个支持多文档界面的标准应用软件在其中可以打开多个工作簿对于打开的每一个工作簿可以单独设置显示方式(最大化、最小化和正常窗口)。如果所有工作簿窗口均处于正常状态则可以将这些窗口水平排列、垂直排列或层叠式排列。工作簿视图工作簿视图在Excel中用户可以调整工作簿的显示方式。打开“视图”选项卡然后可在“工作簿视图”组中选择视图模式。并排比较工作表并排比较工作表在Excel中对于同一工作簿中的不同工作表和不同工作簿的工作表可以在Excel窗口中同时显示并可以进行并排比较。同时显示多个工作簿同时显示多个工作簿可以在Excel中的主窗口中显示多个工作簿。打开要同时显示的多个工作簿然后在“视图”选项卡的“窗口”组中单击“全部重排”按钮打开“重排窗口”对话框。拆分与冻结窗口拆分与冻结窗口如果要独立地显示并滚动工作表中的不同部分可以使用拆分窗口功能。拆分窗口时选定要拆分的某一单元格位置然后在“视图”选项卡的“窗口”组中单击“拆分”按钮这时Excel自动在选定单元格处将工作表拆分为个独立的窗格。可以通过鼠标移动工作表上出现的拆分框以调整各窗格的大小。拆分与冻结窗口拆分与冻结窗口如果要在工作表滚动时保持行列标志或其他数据可见可以通过冻结窗口功能来固定显示窗口的顶部和左侧区域。隐藏或显示工作簿的元素隐藏或显示工作簿的元素当隐藏工作簿的一部分时可以将数据从视图中移走但并不从工作簿中删除。保存并关闭工作簿后再次打开它时隐藏的数据仍然会是隐藏的。在Excel中可以隐藏的元素有工作簿、工作表、行列和窗口元素等。拆分与冻结窗口拆分与冻结窗口隐藏工作簿的操作非常简单只需打开需要隐藏的工作簿然后在“视图”选项卡的“窗口”组中单击“隐藏”按钮即可。对于处于隐藏状态的工作簿还可取消其隐藏状态使其可以在Excel主窗口中重新显示。在“视图”选项卡的“窗口”组中单击“取消隐藏”按钮打开“取消隐藏”对话框。在对话框中选择要取消隐藏的工作簿名称然后单击“确定”按钮在窗口中重新显示该工作簿。隐藏或显示工作表隐藏或显示工作表需要隐藏工作表时只需选定需要隐藏的工作表然后在“开始”选项卡的“单元格”组中单击“格式”按钮在弹出的快捷菜单中选择“隐藏和取消隐藏”|“隐藏工作表”命令即可。如果要在Excel中重新显示一个处于隐藏状态的工作表可单击“格式”按钮在弹出的快捷菜单中选择“隐藏和取消隐藏”|“取消隐藏工作表”命令在打开的对话框中选择要取消隐藏的工作表名称然后单击“确定”按钮即可。隐藏或显示窗口元素隐藏或显示窗口元素为了尽可能多地利用屏幕显示工作表数据用户可以隐藏大多数窗口元素。这些窗口元素包括Excel的编辑栏、网格线、标题等。打开“视图”选项卡在“显示隐藏”组中可以设置隐藏或显示的窗口元素。设置工作表显示的比例设置工作表显示的比例如果工作表的数据量很大使用正常的显示比例不便于对数据进行浏览和修改则可以重新设置显示比例。打开“视图”选项卡在“显示比例”组中单击“显示比例”按钮打开“显示比例”对话框。在对话框的“缩放”选项区域中选择要调整的工作表显示比例。添加批注添加批注在Excel中可以为某个单元格添加批注也可以为某个单元格区域添加批注添加的批注一般都是简短的提示性文字。设置批注格式设置批注格式若Excel默认的批注内容格式无法满足用户的一些特殊需要可以对批注添加一些必要的修饰如修改批注的字体和字号等。保护工作簿数据保护工作簿数据存放在工作簿中的一些数据十分重要如果由于操作不慎而改变了其中的某些数据或者被他人改动或复制将造成不可挽回的损失。因此应该对这些数据加以保护这就要用到Excel的数据保护功能。设置保护工作簿与工作表设置保护工作簿与工作表设置保护工作簿和工作表可限制对工作簿和工作表进行访问。Excel提供了多种方式用来对用户如何查看或改变工作簿和工作表中的数据进行限制。利用这些限制可以防止其他人更改工作表中的部分或全部内容查看隐藏的数据行或列查阅公式等。利用这些限制还可以防止其他人添加或删除工作簿中的工作表或者查看其中的隐藏工作表。设置允许用户编辑区域设置允许用户编辑区域工作表被保护后其中的所有单元格都将无法编辑。对于大多数工作表来说往往需要用户编辑工作表中的一些区域此时就需要在被保护工作表中设置允许用户编辑的区域。第章格式化工作表第章格式化工作表使用Excel创建工作表后还可以对工作表进行格式化操作使其更加美观。Excel提供了丰富的格式化命令利用这些命令可以具体设置工作表与单元格的格式帮助用户创建更加美观的工作表。教学重点与难点教学重点与难点设置单元格格式调整行高与列宽使用条件格式套用单元格与工作表格式创建页眉与页脚设置单元格格式设置单元格格式在Excel中对工作表中的不同单元格数据可以根据需要设置不同的格式如设置单元格数据类型、文本的对齐方式和字体、单元格的边框和图案等。设置单元格格式的方法设置单元格格式的方法在Excel中通常在“开始”选项卡中设置单元格的格式。对于简单的格式化操作可以直接通过“开始”选项卡中的按钮来进行如设置字体、对齐方式、数字格式等。其操作比较简单选定要设置格式的单元格或单元格区域单击“开始”选项卡中的相应按钮即可。对于比较复杂的格式化操作则需要在“设置单元格格式”对话框中来完成。设置数字格式设置数字格式默认情况下数字以常规格式显示。当用户在工作表中输入数字时数字以整数、小数方式显示。此外Excel还提供了多种数字显示格式如数值、货币、会计专用、日期格式以及科学记数等。在“开始”选项卡的“数字”组中可以设置这些数字格式。若要详细设置数字格式则需要在“设置单元格格式”对话框的“数字”选项卡中操作。设置字体设置字体为了使工作表中的某些数据醒目和突出也为了使整个版面更为丰富通常需要对不同的单元格设置不同的字体。设置对齐方式设置对齐方式所谓对齐是指单元格中的内容在显示时相对单元格上下左右的位置。默认情况下单元格中的文本靠左对齐数字靠右对齐逻辑值和错误值居中对齐。此外Excel还允许用户为单元格中的内容设置其他对齐方式如合并后居中、旋转单元格中的内容等。设置边框和底纹设置边框和底纹默认情况下Excel并不为单元格设置边框工作表中的框线在打印时并不显示出来。但在一般情况下用户在打印工作表或突出显示某些单元格时都需要添加一些边框以使工作表更美观和容易阅读。应用底纹和应用边框一样都是为了对工作表进行形象设计。使用底纹为特定的单元格加上色彩和图案不仅可以突出显示重点内容还可以美化工作表的外观。设置单元格格式设置单元格格式在编辑工作表的过程中经常需要进行单元格、行和列的插入或删除等编辑操作接下来就介绍在工作表中插入与删除行、列和单元格的操作。插入行、列和单元格插入行、列和单元格在工作表中选择要插入行、列或单元格的位置在“开始”选项卡的“单元格”组中单击“插入”按钮旁的倒三角按钮弹出如图所示的菜单。在菜单中选择相应命令即可插入行、列和单元格。其中选择“插入单元格”命令会打开“插入”对话框。在该对话框中可以设置插入单元格后如何移动原有的单元格。删除行、列和单元格删除行、列和单元格需要在当前工作表中删除某行(列)时单击行号(列标)选择要删除的整行(列)然后在“单元格”组中单击“删除”按钮旁的倒三角按钮在弹出的菜单中选择“删除工作表行(列)”命令。被选择的行(列)将从工作表中消失各行(列)自动上(左)移。调整行高和列宽调整行高和列宽在向单元格输入文字或数据时经常会出现这样的现象:有的单元格中的文字只显示了一半有的单元格中显示的是一串“#”符号而在编辑栏中却能看见对应单元格的数据。出现这些现象的原因在于单元格的宽度或高度不够不能将其中的文字正确显示。因此需要对工作表中的单元格高度和宽度进行适当的调整。使用条件格式使用条件格式条件格式功能可以根据指定的公式或数值来确定搜索条件然后将格式应用到符合搜索条件的选定单元格中并突出显示要检查的动态数据。套用单元格样式套用单元格样式样式就是字体、字号和缩进等格式设置特性的组合将这一组合作为集合加以命名和存储。应用样式时将同时应用该样式中所有的格式设置指令。在Excel中自带了多种单元格样式可以对单元格方便地套用这些样式。同样用户也可以自定义所需的单元格样式。套用内置单元格样式套用内置单元格样式如果要使用Excel的内置单元格样式可以先选中需要设置样式的单元格或单元格区域然后再对其应用内置的样式。自定义单元格样式自定义单元格样式除了套用内置的单元格样式外用户还可以创建自定义的单元格样式并将其应用到指定的单元格或单元格区域中。删除单元格样式删除单元格样式如果想要删除某个不再需要的单元格样式可以在单元格样式菜单中右击要删除的单元格样式在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令即可。套用工作表样式套用工作表样式在Excel中除了可以套用单元格样式外还可以整个套用工作表样式节省格式化工作表的时间。在“样式”组中单击“套用表格格式”按钮弹出工作表样式菜单。创建页眉和页脚创建页眉和页脚页眉是自动出现在第一个打印页顶部的文本而页脚是显示在每一个打印页底部的文本。有关打印和打印设置的内容将在后面的章节中进行介绍本节只介绍如何创建页眉和页脚。添加页眉和页脚添加页眉和页脚页眉和页脚在打印工作表时非常有用通常可以将有关工作表的标题放在页眉中而将页码放置在页脚中。如果要在工作表中添加页眉或页脚需要在“插入”选项卡的“文本”组中进行设置。在页眉或页脚中插入各种项目在页眉或页脚中插入各种项目在工作表的页眉或页脚中还可以根据需要插入各种项目包括页码、页数、当前时间、文件路径以及图片等。这些项目都可以通过“设计”选项卡的“页眉和页脚元素”组中的按钮来完成。第章数据计算第章数据计算分析和处理Excel工作表中的数据离不开公式和函数。公式是函数的基础它是单元格中的一系列值、单元格引用、名称或运算符的组合利用其可以生成新的值。函数则是Excel预定义的内置公式可以进行数学、文本、逻辑的运算或者查找工作表的信息。本章将详细介绍在Excel中使用公式与函数进行数据计算的方法。教学重点与难点教学重点与难点运算符的类型与优先级公式的基本操作引用单元格函数的基本操作公式的运算符公式的运算符在Excel中公式遵循一个特定的语法或次序:最前面是等号“=”后面是参与计算的数据对象和运算符。每个数据对象可以是常量数值、单元格或引用的单元格区域、标志、名称等。运算符用来连接要运算的数据对象并说明进行了哪种公式运算本节将介绍公式运算符的类型与优先级。运算符的类型运算符的类型运算符对公式中的元素进行特定类型的运算。Excel中包含了种类型的运算符:算术运算符比较运算符文本运算符引用运算符运算符优先级运算符优先级如果公式中同时用到多个运算符Excel将会依照运算符的优先级来依次完成运算。如果公式中包含相同优先级的运算符例如公式中同时包含乘法和除法运算符则Excel将从左到右进行计算。Excel中的运算符优先级如下表所示。其中运算符优先级从上到下依次降低。应用公式应用公式在工作表中输入数据后可通过Excel中的公式对这些数据进行自动、精确、高速的运算处理。公式的基本操作公式的基本操作在学习应用公式时首先应掌握公式的基本操作包括输入、修改、显示、复制以及删除等。引用公式引用公式公式的引用就是对工作表中的一个或一组单元格进行标识从而告诉公式使用哪些单元格的值。通过引用可以在一个公式中使用工作表不同部分的数据或者在几个公式中使用同一单元格的数值。在Excel中引用公式的常用方式包括:相对引用绝对引用混合引用应用函数应用函数Excel将具有特定功能的一组公式组合在一起以形成函数。与直接使用公式进行计算相比较使用函数进行计算的速度更快同时减少了错误的发生。函数一般包含个部分:等号、函数名和参数如“=SUM(A:F)”表示对A:F单元格区域内所有数据求和。函数的基本操作函数的基本操作在介绍常用的函数应用前本节先介绍函数的基本操作。在Excel中函数的基本操作主要有插入函数与嵌套函数等。常用函数应用举例常用函数应用举例Excel中包括种类型的上百个具体函数每个函数的应用各不相同。下面对几种常用的函数进行讲解包括:求和函数平均值函数条件函数最大值函数第章管理表格中的数据第章管理表格中的数据Excel与其他的数据管理软件一样拥有强大的排序、检索和汇总等数据管理方面的功能。Excel不仅能够通过记录单来增加、删除和移动数据而且能够对数据清单进行排序、筛选、汇总等操作。教学重点与难点教学重点与难点数据清单的概念数据排序数据筛选创建与隐藏分类汇总分级显示数据清单合并计算数据数据清单数据清单数据清单是指包含一组相关数据的一系列工作表数据行。Excel在对数据清单进行管理时一般把数据清单看作是一个数据库。数据清单中的行相当于数据库中的记录行标题相当于记录名。数据清单中的列相当于数据库中的字段列标题相当于数据序中的字段名。数据排序数据排序数据排序是指按一定规则对数据进行整理、排列这样可以为数据的进一步处理作好准备。Excel提供了多种方法对数据清单进行排序可以按升序、降序的方式也可以由用户自定义排序。对数据清单排序对数据清单排序对Excel中的数据清单进行排序时如果按照单列的内容进行排序可以直接“开始”选项卡的“编辑”组中完成排序操作。如果要对多列内容排序则需要在“数据”选项卡中的“排序和筛选”组中进行操作。数据的高级排序数据的高级排序数据的高级排序是指按照多个条件对数据清单进行排序这是针对简单排序后仍然有相同数据的情况进行的一种排序方式。数据筛选数据筛选数据清单创建完成后对它进行的操作通常是从中查找和分析具备特定条件的记录而筛选就是一种用于查找数据清单中数据的快速方法。经过筛选后的数据清单只显示包含指定条件的数据行以供用户浏览、分析。自动筛选自动筛选自动筛选为用户提供了在具有大量记录的数据清单中快速查找符合某种条件记录的功能。使用自动筛选功能筛选记录时字段名称将变成一个下拉列表框的框名。自定义筛选自定义筛选使用Excel中自带的筛选条件可以快速完成对数据清单的筛选操作。但是当自带的筛选条件无法满足需要时也可以根据需要自定义筛选条件。数据的高级筛选数据的高级筛选使用高级筛选功能必须先建立一个条件区域用来指定筛选的数据所需满足的条件。条件区域的第一行是所有作为筛选条件的字段名这些字段名与数据清单中的字段名必须完全一样。分类汇总分类汇总分类汇总是对数据清单进行数据分析的一种方法。分类汇总对数据库中指定的字段进行分类然后统计同一类记录的有关信息。统计的内容可以由用户指定也可以统计同一类记录的记录条数还可以对某些数值段求和、求平均值、求极值等。创建分类汇总创建分类汇总Excel可以在数据清单中自动计算分类汇总及总计值。用户只需指定需要进行分类汇总的数据项、待汇总的数值和用于计算的函数(例如“求和”函数)即可。如果要使用自动分类汇总工作表必须组织成具有列标志的数据清单。在创建分类汇总之前用户必须先根据需要进行分类汇总的数据列对数据清单排序。隐藏或显示分类汇总隐藏或显示分类汇总为了方便查看数据可将分类汇总后暂时不需要使用的数据隐藏起来减小界面的占用空间。当需要查看隐藏的数据时可再将其显示。分级显示分级显示在上一节介绍分类汇总操作时已经使用了Excel中的分级显示功能。使用该功能可以将某个范围的单元格关联起来并可以将其折叠与展开。数据合并数据合并通过合并计算可以把来自一个或多个源区域的数据进行汇总并建立合并计算表。这些源区域与合并计算表可以在同一工作表中也可以在同一工作簿的不同工作表中还可以在不同的工作簿中。第章统计图表第章统计图表使用Excel对工作表中的数据进行计算、统计等操作后得到的计算和统计结果还不能更好地显示出数据的发展趋势或分布状况。为了解决这一问题Excel将处理的数据建成各种统计图表这样就能够更直观地表现处理的数据。在Excel中用户可以轻松地完成各种图表的创建、编辑和修改工作。教学重点与难点教学重点与难点图表的基本组成创建与修改图表设置图表选项设置图表底纹添加趋势线图表的应用图表的应用为了能更加直观地表达工作表中的数据可将数据以图表的形式表示。通过图表可以清楚地了解各个数据的大小以及数据的变化情况方便对数据进行对比和分析。Excel自带各种各样的图表如柱形图、折线图、饼图、条形图、面积图、散点图等各种图表各有优点适用于不同的场合。图表的基本组成图表的基本组成在Excel中有两种类型的图表一种是嵌入式图表另一种是图表工作表。嵌入式图表就是将图表看作是一个图形对象并作为工作表的一部分进行保存图表工作表是工作簿中具有特定工作表名称的独立工作表。在需要独立于工作表数据查看或编辑大而复杂的图表或节省工作表上的屏幕空间时就可以使用图表工作表。创建图表创建图表使用Excel提供的图表向导可以方便、快速地建立一个标准类型或自定义类型的图表。在图表创建完成后仍然可以修改其各种属性以使整个图表更趋于完善。修改图表修改图表如果已经创建好的图表不符合用户要求可以对其进行编辑。例如更改图表类型、调整图表位置、在图表中添加和删除数据系列、设置图表的图案、改变图表的字体、改变数值坐标轴的刻度和设置图表中数字的格式等。更改图表类型更改图表类型若图表的类型无法确切地展现工作表数据所包含的信息如使用圆柱图来表现数据的走势等此时就需要更改图表类型。移动图表位置移动图表位置在Excel的图表中图表区、绘图区以及图例等组成部分的位置都不是固定不变的可以拖动它们的位置以便让图表更加美观与合理。调整图表大小调整图表大小在Excel中除了可以移动图表的位置外还可以调整图表的大小。用户可以调整整个图表的大小也可以单独调整图表中的某个组成部分的大小如绘图区、图例等。修改图表中文字的格式修改图表中文字的格式若对创建图表时默认使用的文字格式不满意则可以重新设置文字格式如可以改变文字的字体和大小还可以设置文字的对齐方式和旋转方向等。修改图表中文字的格式修改图表中文字的格式在Excel中默认创建图表的形状样式很普通用户可以为图表各部分设置形状填充、形状轮廓以及形状效果等让图表变得更加美观和引人注目。在图表中右击文字在弹出的“格式”工具栏中可以设置文字的格式。设置图表布局设置图表布局选定图表后Excel会自动打开“图表工具”的“布局”选项卡。在该选项卡中可以完成设置图表的标签、坐标轴、背景等操作还可以为图表添加趋势线。设置图表标签设置图表标签在“布局”选项卡的“标签”组中可以设置图表标题、坐标轴标题、图例、数据标签以及数据表等相关属性。设置坐标轴设置坐标轴在“布局”选项卡的“坐标轴”组中可以设置坐标轴的样式、刻度等属性还可以设置图表中的网格线属性。设置图表背景设置图表背景在“布局”选项卡的“背景”区域中可以设置图表背景墙与基底的显示效果还可以对图表进行三维旋转。添加趋势线添加趋势线趋势线就是用图形的方式显示数据的预测趋势并可用于预测分析也叫做回归分析。利用趋势线可以在图表中扩展趋势线根据实际数据预测未来数据。打开“图表工具”的“布局”选项卡在“分析”组中可以为图表添加趋势线。第章使用数据透视表第章使用数据透视表Excel提供了一种简单、形象、实用的数据分析工具数据透视表及数据透视图。使用该工具可以生动、全面地对数据清单重新组织和统计数据。本章将详细介绍创建与编辑数据透视表和数据透视图的方法。教学重点与难点教学重点与难点常用术语创建数据透视表使用数据透视表分析数据设置数据透视表的选项设计数据透视表创建数据透视图数据透视表的基本术语数据透视表的基本术语数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格。它不仅可以转换行和列以查看源数据的不同汇总结果也可以显示不同页面以筛选数据还可以根据需要显示区域中的细节数据。创建数据透视表创建数据透视表在Excel工作表中创建数据透视表的步骤大致可分为两步:第一步是选择数据来源第二步是设置数据透视表的布局。使用数据透视表分析数据使用数据透视表分析数据数据透视表会自动将数据源中的数据按用户设置的布局进行分类从而方便用户分析表中的数据如可以通过选择字段来筛选统计表中的数据。设置数据透视表选项设置数据透视表选项在“数据透视表工具”的“选项”选项卡中还可以设置其他常用数据透视表选项。设置字段设置字段打开“数据透视表工具”的“选项”选项卡在“活动字段”组中可以详细设置数据透视表中各字段的属性。移动数据透视表移动数据透视表对于已经创建好的数据透视表用户不仅可以在当前工作表中移动位置还可以将其移动到其他工作表中。创建数据透视图创建数据透视图数据透视图可以看作是数据透视表和图表的结合它以图形的形式表示数据透视表中的数据。在Excel中可以根据数据透视表快速创建数据透视图更加直观地显示数据透视表中的数据方便用户对其进行分析。更改数据源更改数据源若要修改数据透视表的数据源可以打开“数据透视表工具”的“选项”选项卡在“数据”组中单击“更改数据源”按钮在弹出的菜单中选择“更改数据源”命令打开“更改数据透视表数据源”对话框。调整数据透视表显示选项调整数据透视表显示选项打开“数据透视表工具”的“选项”选项卡在“显示隐藏”组中可以设置是否在数据透视表中显示字段列表、按钮、字段标题。设计数据透视表设计数据透视表在“数据透视表工具”的“设计”选项卡中可以设置数据透视表的布局、样式以及样式选项等帮助用户设计所需的数据透视表。调整数据透视表布局调整数据透视表布局在“设计”选项卡的“布局”组中可以调整数据透视表的分类汇总的显示位置、总计范围、报表的显示方式以及是否插入空行等布局设置。设置数据透视表样式设置数据透视表样式在Excel中预置了一些数据透视表的样式。在“设计”选项卡的“数据透视表样式”组中可以设置数据透视表快速套用预置样式。第章插入与编辑图形第章插入与编辑图形Excel不仅具有数据处理功能还有图形处理功能允许向工作表中添加图形、图片和艺术字等项目。使用图形可以突出重要的数据加强视觉效果。对于Excel工作表中的图形还可以根据需要进行对齐和组合等操作。教学重点与难点教学重点与难点绘制与缩放基本图形在工作表中插入对象设置文本框格式设置图片格式绘制图形绘制图形在Excel中在“插入”选项卡的“插图”组中单击“形状”按钮可以打开“形状”菜单。单击菜单中相应的按钮可以绘制常见的图形如直线、箭头、矩形和椭圆等基本图形。绘制基本图形绘制基本图形利用“形状”菜单可以方便地绘制各种基本图形比如直线、圆形、矩形、正方形、星形等。利用“形状”菜单中的绘图工具在Excel工作表中绘制各种图形的方法具有相似的操作步骤:首先选择绘图工具然后在工作表上拖动鼠标绘制图形。缩放图形缩放图形如果需要重新调整图形的大小可以拖动图形四周的控制柄调整尺寸或者在“大小和属性”对话框中精确设置图形大小。插入对象插入对象Excel的工作表中不仅可以绘制简单的图形还可以在工作表中插入以下几种常用对象:文本框艺术字图片剪贴画插入剪贴画插入剪贴画Excel自带很多剪贴画用户只需在剪贴画库中单击要插入的图形即可轻松达到美化工作表的目的。插入图片插入图片在工作表中除了可以插入剪贴画外还可以插入已有的图片文件并且Excel支持目前几乎所有的常用图片格式。插入SmartArt插入SmartArt在工作表中插入SmartArt图形可便于演示流程、循环、关系以及层次结构。在“插入”选项卡的“插图”组中单击SmartArt按钮即可打开“选择SmartArt图形”对话框。在对话框中选择一种SmartArt图形样式然后单击“确定”按钮即可将其插入至当前工作表中。插入文本插入文本在工作表的单元格中可以添加文本但由于其位置固定而经常不能满足用户的需要。通过插入文本框来添加文本则可以解决该问题。插入艺术字插入艺术字对于想在工作表中突出表现的文本内容可以将其设置为艺术字。在Excel中预设了多种样式的艺术字。此外用户也可以根据需要自定义艺术字样式。设置对象格式设置对象格式在工作表中插入图形、图片或其他对象之后还可以对其进行修改和设置比如对图形的边框、样式等属性进行调整。对于插入的多个对象有时还需要进行对齐分布、组合等方面的设置。设置文本框与艺术字格式设置文本框与艺术字格式在Excel中设置文本框与艺术字格式的方法相同在工作表中选择文本框或艺术字后打开“绘图工具”的“格式”选项卡。在该选项卡中即可快速设置文本框与艺术字格式。设置图片格式设置图片格式对于插入工作表中的剪贴画与图片经常需要对其进行对齐、旋转、组合等操作以使图片的分布更均匀、更有条理。在工作表中选择要编辑的图片然后打开“图片工具”的“格式”选项卡在该选项卡中可以完成对图片的编辑操作。第章提高办公效率第章提高办公效率Excel支持模板功能使用其内置模板或自定义模板可以快速创建新的工作簿与工作表。对于Excel中常用的一些操作可以将其录制为宏可以多次调用以达到提高办公效率的目的。本章将详细介绍在Excel中使用模板与宏的方法。教学重点与难点教学重点与难点创建模板使用与修改模板录制宏执行宏使用模板使用模板模板是包含指定内容和格式的工作簿它可以作为模型使用以创建其他类似的工作簿。在模板中可包含格式、样式、标准的文本(如页眉和行列标志)和公式等。使用模板可以简化工作并节约时间从而提高工作效率。创建模板创建模板Excel内置的模板有时并不能完全满足用户的实际需要这时可按照自己的需求创建新的模板。通常创建模板都是先创建一个工作簿然后在工作簿中按要求将其中的内容进行格式化然后再将工作簿另存为模板形式便于以后调用。应用模板应用模板在Excel中模板可分为“已安装的模板”与“我的模板”两种类型前者为Excel自带的模板而后者则是用户自己创建的模板。下载模板下载模板Excel提供模板下载功能只要计算机能接入Internet就可以从网上下载更多、更新的模板文件。修改模板修改模板对于已经创建好的模板若还有不完善或需要改动的地方可以随时调出该模板进行编辑修改。使用宏使用宏宏的英文名称为Macro它指能完成某项任务的一组键盘和鼠标的操作或一系列的命令和函数。使用宏可以方便地执行需要频繁执行的操作。打开Excel的“视图”选项卡在“宏”组中可以完成创建与编辑宏等操作。录制宏前的准备工作录制宏前的准备工作在录制宏前需要进行一些准备工作如定义宏的名称、设置宏的保存位置、设置宏的快捷键等。录制宏录制宏完成录制宏的准备操作后即可开始录制新宏方法为:在选定的单元格区域中完成所要录制的操作如输入数据、设定函数等然后在“视图”选项卡的“宏”组中单击“宏”按钮在弹出的菜单中选择“停止录制”命令即可。执行宏执行宏完成录制宏后即可通过“宏”对话框或快捷键执行宏Excel会根据宏中的操作快速完成相应工作。需要注意的是为了防止宏

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