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大型会议组织接待流程实施办法.doc

大型会议组织接待流程实施办法.doc

上传者: trothwang 2012-11-26 评分 0 0 0 0 0 0 暂无简介 简介 举报

简介:本文档为《大型会议组织接待流程实施办法doc》,可适用于表格/模板领域,主题内容包含大型会议组织接待流程实施办法会议是一种重要的商务活动作为重要的交流形式会议能够通过面对面交流、身体语言的沟通使所有参会人员对交流的信息能够做出更全面符等。

大型会议组织接待流程实施办法会议是一种重要的商务活动作为重要的交流形式会议能够通过面对面交流、身体语言的沟通使所有参会人员对交流的信息能够做出更全面的理解会议提供双向的交流机会可以提问、回答、讨论等等要开好会议会议的组织、会议与活动的组织流程及实施是一个非常严谨的工作。第一章会前筹备会前筹备:是会议和活动举办前的准备工作准备工作是会议成败的关键因素会前筹备包括:一、会议时间的确定确定会议时间要考虑单位的生产任务周期选在淡季的时候大家相对不太忙争取应参加会的人员都能够参加。为使会议有充分的准备一般至少给出周的时间提前让参与活动的人了解活动的安排。因此会议时间的确定是一个非常重要的决策要尽早进行。二、会议议程的安排会议议程是会议要讨论的项目列表会议的目的就是在对这些项目进行沟通因此议程是整个会议方案的灵魂是会议是否能够成功的关键因此议程是整个会议筹备前需要最早确定的事情之一。年会通常的内容包括:工作总结经济形势、行业发展趋势与工作计划的讨论优秀员工发奖年终奖、红包的发放或宣布员工才艺表演、团队竞赛抽奖聚餐户外活动包括打球、滑雪、旅游等各类项目。在制订议程的时候要根据工作需要、预算等因素来考虑选择哪些项目是一定需要的哪些项目是备选的哪些项目是全体人员参与哪些项目是部分人员参与。XX公司年会议程(范文)公司将于XX年X月X日举行年度会议会议主要议程如下:、分公司各项目部、部门汇报上一年度工作情况及下年度工作打算。、分公司副经理对各主管工作总结、通报年宣传工作情况、分公司总经理讲话、优秀员工表彰XX办公室XX年X月X日传发各主管副总、各部门负责人三、会议的三类相关人员年会通常有三类相关人员:、领导小组、、筹备与接待人员和、参加人员。、领导小组领导小组是所有重要事项的决策人包括会议时间、议程、邀请人员、地点等等为整个会议定下基调、筹备与接待筹备与接待人员的职责是:按照领导的安排为领导小组提供会议筹备的具体细节提供备选方案供领导决策在会议过程中进行接待并处理突发事件因而也是承担会议成败重要责任的人员一个会议通常是千头万绪的筹备与接待人员是否有好的方案考虑是否周全会很重要。精心策划要做好每一项接待工作首先必须进行方案的策划与制定。只有精心策划、充分准备接待活动才有可能成为成功的公关活动。这就要求我们接待人员必须具备较高素质树立强烈的责任意识作为一项政治任务来完成要树立“每一个人都代表企业形象每一个人的一言一行都是企业文化的折射”的思想意识保证高质量地完成每一次接待任务。有些客人可能一生只到我单位造访一次如果这一次的接待工作热情周到、精心细腻企业良好的精神风貌、浓厚的文化氛围和高水平的服务将会给客人留下终生的印象。我们平时要详细了解当地习俗、名胜古迹、土特产、交通以及各类酒店设施包括酒店位置、菜单(品)、餐饮、娱乐设施、安全保卫及价格等为领导提供分析资料及使用建议供届时领导选择。在接到接待任务时我们首先了解来宾的基本情况及要求如:来宾人数、姓名、性别、职务、职称、年龄、民族、宗教信仰、带队人、来访目的、方式、来访起讫日期、来访路线、交通工具、生活习惯、饮食爱好、禁忌及其它要求等这是我们做好接待工作的基础。根据这些基本资料提出接待规格和接待方式并制定接待方案制订出符合来宾身份的完善的接待工作方案和实施细则详细安排日程、接站、用车、就餐、住宿、会议(会见)、参观等各项活动充分考虑到各方面的细节并体现一定的创意与创新制作接待工作清单对接待工作中的各要素进行全面清点以确保工作进程的有序性、稳定性和连续性。然后报请领导批准后实施。规范运作每个企业都有自己的企业文化作为展示企业形象的“窗口”接接工作同样需要有自己的特色和风格。因此要通过公关接待活动的每一个环节着力体现企业的特色。不论是宏观的整体方案的策划还是微观的接站牌的设计、汇报材料的写作甚至接待车辆的停放、接待人员的着装和精神面貌等等都要努力凸显企业与众不同之处让来宾从接待工作的点点滴滴中感受到企业的个性感受到企业文化的特色。年月广州地铁公司领导到重庆考察时根据接待方案统一要求全部接待人员统一着装(上衣为白色短袖、下装为黑色长裤)驾驶人员全部带白色礼仪手套并事先介绍一些相关的礼仪知识使每个接待人员的举止大方得体此次接待给广州地铁领导留下了良好的映像。在接待过程中要严格按照方案进行程序化运作使接待工作中的各个环节有序衔接、首尾相连。细节决定成败接待工作来不得半点马虎必须处处留心周密考虑谨慎行事。在重大的接待工作中接待工作负责人在对全局进行总体把握的前提下要随时根据接待工作的需要对接待方案予以调整具体接待人员则要主动进行全程模拟思考从准备会议室到用车从参观到进餐对每一个细节都要细致地思索一遍以便及时弥补可能存在的疏漏。接待工作人员要“眼观六路、耳听八方”对来宾的一个眼神、一个动作、不经意的一句话都要留意和体会以便及时采取应变措施。这就要求接待人员加强灵活应变能力、临场发挥能力的训练提高处理突发事件、意外情况能力的训练提高处理突发事件、意外情况的水平以便将各类有损作企业形象的问题解决在萌芽状态确保接待工作实现“零失误”。筹备与接待人员要有明确的职责分工要设定一个负责人要有人专门负责日程安排及与各部门协调要有人专门负责联系场地、布置会场有人专门负责餐饮及外地赶来参会人员的住宿、旅行安排要有人专门负责设计比赛与其他活动要有专人负责会议现场的接待事宜等等。参加人员会义要邀请哪些人参加同样需要考虑周全员工是全体参加吗?不是的话该哪些人参加?退休人员邀请吗?外地分公司的员工参加吗?合作伙伴参加吗?客户邀请吗?主管部门的领导是否邀请?等等都要想周全了。在制订参会人员名单的时候有这样一个原则:“宁拉一群不拉一人”意思是某一类人都不参加是可以的但如果某类人中有人参加这类人都应该邀请不然会伤害未被邀请的人的感情。制定接待程序落实各项细节:在确定了参加人员名单后要明确参加人员中谁坐主席台谁是会议的主持人谁要在会议过程中发言或演讲谁是嘉宾谁是参与讨论的人谁要表演、比赛等等要针对不同参会人员的需求给予不同的事先准备和制定接待计划。、根据来宾的基本情况制定合理、舒适、安全的接待计划做到让客人高兴而来满意而归。、根据来宾级别确定接待规格和接待方式。、详细了解酒店及酒店设施包括酒店位置、菜单、餐饮、娱乐设施、安全保卫及价格等告知领导提供分析及使用建议以便领导选择酒店。、客人抵达前必须在醒目处悬挂好欢迎词。、做好接待前的准备工作根据来宾身份预定房间会客室(会议室)确定接待人员相关资料、接待车辆、水果、鲜花、烟酒、茶水、礼品等。、提前召开有关部门协调会明确任务分工落实到人(会议记录、照相、摄像)、领导审批接待计划申请接待费用。安排食宿、提前办理好住房手续(房间号应尽量避免带或其他不吉利的数字)将房卡拿到以便使客人抵达宾馆后能快速领取钥匙进入房间。、熟知房间数量及类型(标准间、商务房、工作人员房间)及同行卡。客人用房:各种类型房间数、及方向位置(分布的楼层房间号)工作人员用房数量及位置(后勤工作人员用房需要同客人在同一楼层并尽可能靠近嘉宾的房间以便为嘉宾提供快速、周到的服务)。同行卡可随乘车号一同发放也可以在前往下榻宾馆的途中发放。同行卡可以使来宾清楚自己所住的房间也便于来宾入住客房后相互之间联系。、房间布置:客人抵达前必须保证房间清洁卫生同时检查房间内设施是否能正常使用按照要求为房间配水果(需每天更换)。、根据来宾职务、性别、习惯、年龄安排房间。贵宾客人有专人引领至房间。安排房间的原则:根据不同层次安排不同规格的房间。、根据来宾的生活习惯、饮食爱好、民族特点结合本地饮食特色定餐。要求餐厅整洁、环境舒适、干净卫生、食品价廉物美。、根据接待的不同档次菜品、酒水可请客人点或预先点好。所用餐具必须要求做好消毒工作并且坚决杜绝使用有裂纹的餐具。、宴请时根据需要安排打印席卡。、逐一落实各项细节。接待车辆、接待用车:保证车辆必须是干净、整洁车。驾驶员必须有极强的责任心驾驶经验丰富、服务态度好有一定的接待经验和礼仪知识。、用车接客时应主动打开(右侧)车门以手示意请客人上车(小车后排右侧为主后排左侧为次司机右侧由随从人员乘坐)下车时接待人应先下车由车后绕过为客人开门有随同人员时由随同人员开门并站在车门后侧以手遮在车门上框处提示客人勿碰撞。、根据来宾和迎送人员的人数以及行李数量安排车辆。乘车座位安排应适当宽松正常情况下附加座一般不安排坐人。如果来宾行李数量较多应该安排专门的行李车。如果是车队行进出发前应明确行车顺序并通知有关人员事先讲明路线与大致日程安排注意集合时间及地点以免行进中发生错位。每台车都将有明显的标志号码每台车安排一名陪同人员负责提醒客人保持乘坐同一辆车并在每次上车前统计人数、现场实施过程中严格按照事先制定的接待计划实施并执行如有任何特殊情况改变行程应及时通知相关人员和司机。、根据来宾的其他需要安排相应车辆进行服务。、如果来宾人数较多为了在接站时避免混乱应事先排定乘车号和住房号并打印成表格。在来宾抵达时将乘车表格发至每一位来宾手中使之明确自己所乘的车号。同时也便于接待人员清点每辆车上的人数。会议前期的筹备过程中要考虑的如主席台的座位安排与姓名牌如何摆放?主持人是否要准备串词?发言的人是否要准备投影设备?嘉宾是否要有标志?表演的人是否需要道具与服装等等都要在参会人员名单确定后进行准备。会议、宴会座次排序主席台宴席座次门口座次图听众四、会议日程范文会议日程是会议开始前要发放的关于会议安排的重要文档让所有参会人员了解会议的地址、详细内容及时间安排因此会议日程是非常关键的应用文在这里提供一个春节活动及公司年度会议所使用的日程模板供大家参考。会议日程与会议议程的主要区别是:是否有具体的时间安排。会议议程是在会议前期准备过程中让会议及活动的参加人员了解会议项目的文件在会前发放让相关的参会人员进行相应的准备。会议日程与议程的内容相似但有更加详细的会议地址、会议内容的具体时间安排。XX公司年会日程(范文)经过一年的努力进取公司取得了良好的业绩为总结工作展望公司的发展前景、表彰优秀公司将举行年度会议会议日程如下:会议日期:XXXX年月日::会议地址:XX市XX大酒店大会议厅参会人员:公司总部全体员工、分公司经理、各项目经理、部门负责人::各部门、项目部汇报上一年度工作情况及下一步工作计划::午餐中餐厅及参会人员合影留念::各部门、项目部继续汇报上一年度工作情况及下一步工作计划::分公司经理讲话::表彰优秀员工:会议结束五、会议管理会议预算的项内容会议预算是会议管理与策划的重要内容之一会议筹备期间的各个环节都会影响会议经费预算因此筹备时会议预算要进行精心核算筹备人员应及时将会议预算范本或会议预算报告上报会议领导小组并根据领导的决策用好会议预算。会议预算包括以下项内容:、交通费用  交通费用可以细分为:  出发地至会务地的交通费用:包括航班、铁路、公路、客轮以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通  会议期间交通费用:主要是会务地交通费用包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。欢送交通及返程交通:包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。、场地费用  具体可细分为:  会议场地租金:通常而言场地的租赁已经包含某些常用音像设施譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等但一些非常规设施并不涵盖在内比如投影设备、临时性的装饰物、鲜花、水果、展架等需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。  会议设施租赁费用:此部分费用主要是租赁一些特殊设备如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备(一般都自带)等租赁时通常需要支付一定的使用保证金租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询以便获得最适宜的性价比)否则可能影响会议的进行。另外这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同租赁的价格可能相差很大。可参考:音像辅助设备  会场布置费用:如果不是特殊要求通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求可以与专业的会议服务商协商。  其他场地费用:这些费用通常包括:广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐、保健、媒介服务等可视会议需要进行采购。对于这些单项服务支持筹办者应尽可能细化各项要求并单独签订服务协议、住宿费用正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外还与客房内开放的服务项目有关譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、客房水果、鲜花提供等服务是否开放有关。会议筹办者应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。、餐饮费用  会议的餐饮费用可以很简单也可以很复杂这取决于会议议程需要及会议目的在会议的食品饮料安排中已有详细介绍。  茶点基本上是按人数预算的预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。正餐通常是自助餐当然也可以采取围桌式就餐费用按人数计算即可(但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到%否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算而改为按预定人数收取费用)、其他娱乐、演出、保健、旅游项目费用会议室、住宿费用中可能含一部分娱乐项目的费用会议期间可以利用但有些项目需要根据活动安排另行准备预算。、杂费  杂费是指会议与活动过程中产生的一些临时性费用包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。六、会议物品采购清单与采购人员安排在会议的三类相关人员中会议筹备人员往往还要负责所有会议相关物品的采购、订制与租赁在采购前列一个采购清单并安排好会议采购人员会使采购进行得有条不紊且不会产生遗漏。会议物品采购、订制及租赁主要包含的项内容:、会议场地租用可参考:会议地点的选择会议地点的选择与会议议程、参会人员、预算密切相关。会议场所的费用通常在整个预算中占比较大同时场地对参会人员的感受影响也较大因此对于筹办人员来讲场地选择是个重要的事情。如果公司内部有合适的地点选择会议地点可以安排在公司内部。由于减少了租用场地与设备选择内部地点开会可以节省费用适合于内部会议与活动。由外部的服务商提供的会议场地通常有三类地点:宾馆、酒店、会议中心、饭店这几类场所。宾馆、酒店许多宾馆有专门接待商务会议的业务由于宾馆同时能够提供住宿和餐饮因此对于有食宿需求的会议是很合适的选择。会议中心会议中心属于专业从事会议服务的场所通常有适合各种规模的会议室有专业的会议相关设施精通会务服务的服务人员大部分的会议中心也提供餐饮与住宿服务。饭店饭店有适合大型活动的房间同时也提供餐饮服务。会议场地如果由外部提供会议筹备人员有可能对场地不是非常了解有些会议场地甚至会选在与公司不同城市、不同国家的地方因此事先踩点就很重要了不然等大队人马过去开会时才发现地点与想象的不一样就来不及了。如果由于各种原因无法亲自去踩点也就由熟悉会议需求的人帮助观察或了解熟悉场地的其他用户对场地的评价了解场地的设施等级。可以通过个项目评估会议地点。、住宿、娱乐、演员、旅行目的地预订、车辆使用及租赁安排、票务预订提供机构选择、音像辅助设备租赁、会场布置所需物品订制如指示牌、会标、背景板、展架、易拉宝、鲜花、条幅等等。会场布置虽然是个细节但却是整个会议的一个面子问题给参会者留下对会议的第一印象是非常重要的。会场布置通常由会议场所提供方和会议筹备人员配合完成在会场布置之前通常会出个会场布置方案甚至画出会场布置的效果图报告给会议领导小组来审批。会场布置总体要求会场布置要与会议的内容相匹配根据会议内容可把会场布置为:喜庆热闹的、动感活跃的、严谨商务的等等。会议场所的室外布置会议场所的室外及入口布置可根据需要选择:、主会标、欢迎拱门、条幅、彩球、鲜花、氦气球、地毯、展架、易拉宝、广告板、引导牌、灯箱、签到台、休息座椅等会议场所的室内布置会议场所的室内布置可根据需要选择:、会标、背景板、主席台、听众席、演讲台的布置、鲜花、彩球、彩带等装饰、音像辅助设备、灯光、电源设备、茶点、奖品、礼品、活动道具、桌牌、名牌、摄像设备等、礼品、奖品、纪念品、演出道具采购清单、餐饮、水果、饮用瓶装水等、接待物品采购包括:吊带、胸牌、姓名卡、桌卡、签到簿、签到笔、指示牌、纸笔等办公用品、会议相关印刷品需要提前确实内容提供印刷服务供应商以确保在会议召开前印刷完成。会议相关的印刷品包括:请柬、会议宣传单、代表名录、会议日程表、参会人员信息登记表、会议评估反馈表、住宿安排表、居住区域地图、城市地图、广告材料等、与会议相关的其他物品各类物品的采购、订制、租赁都要选择可靠的供应商以免出现产品质量达不到要求、送货不及时、售后服务跟不上等问题七、请柬、邀请函的项信息与范文有些会议或活动需要邀请某些特定的人来参加因此要给他们发送请柬或邀请函请柬与邀请函的内容为被邀请者提供了会议的相关信息为了让被邀请者了解会议信息请柬与邀请函的内容应体现类信息在此提供请柬与邀请函范文供参考。请柬与邀请函具备的项信息:、活动类型、活动日期、时间与会期、会议邀请者与被邀请者、会议地点、是否需要回复、提供的餐饮、其他信息如着装要求、地图、旅行安排等邀请函范文XXX先生女士:XX公司将于月日::举办公司年会特邀请合作伙伴派员参加。会议议程如下:……会议地点在XX国际会议中心中餐厅会议提供午餐及茶点。请贵公司于月日前提供参会人员人数及名单。因有团队活动参会者请备休闲装。会议中心地址:XX街XX号公司接送车辆:由火车站接参会者到会议中心。XX公司月日请柬与邀请函要提前发出以便参考者提前安排时间请柬与邀请函的样式、纸张取决于会议与活动的类型可以是卡片也可以是信函的形式越是重要的会议请柬与邀请函的预算越高对有回复要求的请柬与邀请函要做好跟踪对回复要及时登记以便统计精确的人数人数在预定餐饮、住宿等项时非常重要也与会议的预算密切相关。第二章会议地点的选择会议地点的选择是属于会前筹备的一部分但单独作为一节来讲是因为会议地点选择的非常重要甚至是影响会议成败的关键因素参会人员对会议感受、会议预算都与会议地点的选择关系密切。一、会议地点评估的几个项目在选择会议地点后要对会议场地进行评估可参考如下个项目:、会议场地交通便利程度、是否能够提供班车、班车是否免费、停车场、安全情况、保安服务质量、电信联络便利性、装修与外观、清洁程度、大堂、卫生间装修、设施、清洁、食品、茶点(可参考:会议的食品饮料安排)、餐饮服务水平、工作人员表现、服务水平、供暖、空调、照明设施、住宿设施、音像辅助设备、休闲设施、其他设施与服务以上项目最好能列个表逐项按好、中、差打分。在会议筹备阶段先选择个备选地点逐一列出其优劣提交会议的领导小组决定最终的会议地址以将保障会议地点与会议要求相符合。会议座位安排如何安排会议座位是会议筹备人员不能忽略的一个细节会议室座位安排既要保证所有的参会人员能够看到和听到发言人的发言还要考虑就座的礼仪会议座位安排礼仪。一、会议室座位安排的五种方式会议座位安排如何安排会议座位是会议筹备人员不能忽略的一个细节会议室座位安排既要保证所有的参会人员能够看到和听到发言人的发言还要考虑就座的礼仪会议座位安排礼仪。会议室座位安排通常有五种方式:、圆桌会议型所有人转着桌子就座方便所有人参与讨论通常用于小型会议及需要讨论较多的会议。尽管圆桌会议型就座人员相对平等但仍然需要注重就座的礼仪可在座位上摆放姓名牌用于提醒就座的次序。、正式演讲型正式演讲时要给演讲者、发言人一张讲台或办公桌方便演讲者站立或座着讲话同时还要根据演讲人的要求及演讲需要摆放相应的音像辅助设备。听众在演讲者对面按排坐面向演讲者。这样的布置有利于演讲者与听众的沟通。这种座位排列方式应稍微多提供一些座位因为在中间的座位有可能是空的听众通常不会座得非常满。、小组讨论型据会议的需要把座位分成几个圆桌型在会议主要发言人发言结束后参会人员将分成几个小组进行讨论培训经常采用这种形势方便对课题进行小规模的深入研讨保证更多的人对议题表达意见。、就餐座位安排对于正式的晚餐或宴请应选择这种方式安排座位在餐桌上要摆放桌号提示牌或提供座位用于表示就座的次序可在参会人员的请柬上标明就餐的餐桌号。、礼仪型有些非常正式的会议对就座礼仪要求很高例如有上级领导、重要嘉宾参加的会议在主席台上就座的人如何安排座位一定要参照礼仪指导书并事先征求会议领导小组、领导及嘉宾本人或秘书的意见。二、会议的食品饮料安排会议筹备过程中一定要事先确定各类用餐的次数把每次用餐都考虑周全并确定所有用餐的时间、提供者、菜单与费用。安排食品饮料时需要了解是否有特别饮食要求的参会人员如素食或清真食品。会议的食品饮料有两类:、茶点茶点包括会中茶点、咖啡、茶在会议期间提供。茶点的种类可分为西式与中式种:西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。可以放在会议室内的桌上供参会人员享用也可以放在会议室外部由参会人员外出休息时享用具体提供时间、种类、数量、服务要求需事前则会议筹办人员与会议场所提供商协商。、正餐正餐分为午餐、晚餐、早餐。午餐因会议通常在上下午均有安排因此有一定工作餐性质以安排自助餐为主晚餐系主要用餐通常是会议程序的一部分拥有较正式的规格期间可能会安排领导讲话、用餐人员相互敬酒等环节早餐除非是安排好的早餐会通常是非正式的仅为住宿人员提供费用包含在住宿费用中在预定住宿时要与住宿提供者协商早餐的安排。食品饮料的提供者也就是食品的提供渠道通常有:、内部食堂、外部餐饮提供商包括小型餐饮公司、饭店、会议或住宿场所提供、自行采购有些茶点、饮料可自行采购。三、音像辅助设备安排任何会议与活动都应该事先确定是否需要在会议室使用音像辅助设备由于音像辅助设备能够表现事先准备的内容会议室设备是否准备妥当会影响会议的效果所以使用音像辅助设备有以下几个优点:可事先准备图片与图表便于观众理解演讲的内容运用音像辅助设备能够显示专业的演讲与报告水平音像辅助设备可显示现场书写的内容方便与观众沟通帮助观众集中精力听讲与讨论而不需要做笔记。会议常用的音像辅助设备有以下类:、白板白板通常能在上面进行书写的铁制大块白板可反复擦除上面的笔迹也可以用磁吸将纸张粘在上面展示内容因此在准备白板的同时要准备白板笔、板擦、磁吸(也叫磁钉、磁扣、磁粒、磁贴)、大张的白板纸、打印纸等。、计算机有些演讲人不方便携带笔记本电脑可将其演讲、展示的内容事先拷贝到会议室的计算机中用计算机演示的文件可以是PPT文件、WORD文件也可以是EXCEL表格、图表甚至是动画、视频内容使演讲内容更形象便于理解。所以计算机也是会议室常备的音像辅助设备之一。、投影仪投影仪可以把计算机屏幕上的内容放大显示到幕布上使更多的观众看到属于会议室的重要设备。在准备计算机及投影仪的时候一定要准备好相应的电源设备并为突然停电的意外事故做好准备。、画架、活动挂图画架上面可挂多层白板纸方便在会计过程中由主持人、演讲人、报告人记下与会人员的讨论过程、重要观点画架也可以用白板代替。、展板展板是便携式的图板展示会议相关的内容或宣传信息由会议组织者事前准备好摆放在会议室相关位置。、音响设备视会议室的大小及演讲者的需要提供麦克风、音箱等必要的音响设备。、其他设置录像机、电视机、胶片投影仪、幻灯片投影仪等随着计算机的普及这些类型的音像辅助设备使用的越来越少了。会议时要使用何种音像辅助设备需事先与演讲人、报告人进行沟通并按他们的要求准备。如果会议场地没有足够的音像辅助设备就需要会议筹备人员通过其他方式如租赁、借用事先事先在会议场地布置好四、会场布置要注意的几个细节会场布置虽然是个细节但却是整个会议的一个面子问题给参会者留下对会议的第一印象是非常重要的。会场布置通常由会议场所提供方和会议筹备人员配合完成在会场布置之前通常会出个会场布置方案甚至画出会场布置的效果图报告给会议领导小组来审批。会场布置总体要求会场布置要与会议的内容相匹配根据会议内容可把会场布置为:喜庆热闹的、动感活跃的、严谨商务的等等。会议场所的室外布置会议场所的室外及入口布置可根据需要选择:、主会标、欢迎拱门、条幅、彩球、鲜花、氦气球、地毯、展架、易拉宝、广告板、引导牌、灯箱、签到台、休息座椅等五、会议场所的室内布置会议场所的室内布置可根据需要选择:、会标、背景板、主席台听众席、演讲台的布置可参考:会议室座位安排的五种方式、鲜花、彩球、彩带等装饰、音像辅助设备、灯光、电源设备、茶点可参考:会议的食品饮料安排、奖品、礼品、活动道具、桌牌、名牌、摄像设备等第三章会议过程控制一、会议接待的点注意事项会议接待是参会人员对会议评估的重要要点之一会议接待是整个会议过程中重要的一个环节会议接待方案准备、会议接待礼仪、会议接待注意事项也是学习组织、筹备一个会议的重要内容对于大型会议应该准备专门的会议接待方案。会议接待中要注意的事项为:、妥当安排接待人员会议的接待人员一定要安排好保证在会议开始、中间休息、就餐、结束的时候都有接待人员为参会者提供服务。为保证安排好接待人员的工作会议筹备的时候要准备一个接待人员排班表把各个时段的接待人员都妥当地安排好。对会议接待人员要进行培训使他们熟悉会议的日程安排、会议场地情况、意外情况处理办法案等。、充足准备接待资料在接待处应该准备充足的接待资料一方面保证每个参会人员都能领到资料另一方面保证每个人领到的资料都是全面的。接待处应该准备的资料和材料如下:、胸卡或吊牌、参会人员名单、参会人员登记表、签到表、办公用品如铅笔、纸张、记录本、会议日程、关于会议地点、卫生间设施、停车、用餐地址等信息、会议相关印刷品、会议评估反馈表、其他会议信息为每个参会人员准备的资料要集中放入一个资料袋中方便参会人员领取。会议接待前注意了这个问题后会议的接待就能圆满地进行。二、会议意外事件处理、意外事件处理预案会议过程千头万绪方方面面的事情很多参会的人员较多组织者要对会议过程进行控制需要制定意外事件处理预案以应对会议过程中的突发事件、紧急事件。意外事件易发生在哪些地方呢?怎么有针对性地制定意外事件处理预案呢?会议前详细的筹备可使意外事件的出现降低到最小程度紧急事件、意外事件还是有可能会发生以下几个方面最有可能出现问题:、人员会议的重要嘉宾、主持人、演讲人、发言人缺席他们可能会因为生病、其他重要事项而无法出席会议或者因为交通问题而无法准时到达会议现场。处理预案:、为每个重要角色准备后备人选、会议前与他们联系以确保无缺席情况出现安排会议接待人员及时反馈交通、天气变化、及时调整会议日程例如增加提问时间以应对某个发言人的缺席。、场地会议场地可能会出现的意外情况有:因其他紧急安排使预定的会议室无法按时提供为参会人员预订的客房不足会议场地的设备突然出现故障如空调系统故障、网络系统故障等停车场不足等等。处理预案:大型会议的场地出现意外最难处理因为会议通知已经发出大量参会人员已经汇集过来了很难准备一个备选地点因此会议场地在选择时一定要选择有信誉的地方以降低出现意外事件的可能性一旦出现意外要能为大家及时提供备选场地或者是备选日程安排。、音像辅助设备音像辅助设备也较易出现问题如投影仪的灯泡突然不亮电源不足音响系统故障等等。处理预案:在会议筹备时一定要了解会议的音像辅助设备的状况保障设备能够运转确保能及时找到设备维护的人员或服务商必要的情况下要准备备选设备。组织者在参会时要携带一些必要的备用品如:白板、白板笔、胶片等。、会议资料会议资料可能会出现短缺或者因为复印设备、打印设备的故障而无法按时按量提供会议相关印刷品的供应商可能无法按时将资料送达等等。处理预案:要事先了解会议场地附近能够提供资料打印、复印的场所会议组织者确保自己携带有原始稿件如资料短缺一时无法解决要及时向参会人员进行解释并说明能够提供资料的时间或备选方法。、其他意外情况其他可能存在的问题如参会人数不足或超过预期突发安全事故等等。第四章会议总结会议记录与会议纪要同样作为会议情况的记录方式会议纪要与会议记录有什么不同呢?一、会议记录格式的个部分会议记录对于会议来说是会议最重要的成果之一甚至在某种意义上是具有法律效力的文本。安排好会议记录工作写好会议记录是会议组织者的一项重要工作。会议记录怎么写?本文提供会议记录的范文与会议记录格式供参考。会议记录格式包括个部分:、会议组织情况要求写明:会议名称、会议时间、会议地点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人、记录人等。、会议过程及发言内容记录会议的实际过程有时候会与《会议日程》的安排不同需要通过会议记录记录下来。对于发言的内容可以详细具体地记录尽量记录原话主要用于比较重要的会议和重要的发言也可以摘要性记录只记录会议要点和中心内容多用于一般性会议。除发言外会议记录还应忠实记录会议上的有关动态如发言中插话、笑声、掌声临时加入的环节、会议的中断、休息以及别的重要的会场情况等也应予以记录。会议记录还要将会议的结果如会议的决定、决议或表决等情况进行详细的记录。、参会人员签字最后会议记录应该让所有的参会人员签字如果参会者人数众多可以由参会人员代表签字这样一份严谨的会议记录可以成为具有法律效力的文件随时备查。一、会议记录范文会议记录对于会议来说是会议最重要的成果之一甚至在某种意义上是具有法律效力的文本。安排好会议记录工作写好会议记录是会议组织者的一项重要工作。会议记录怎么写?在此提供会议记录的范文与会议记录格式供参考。根据会议记录格式的个部分现提供会议记录范文。会议记录范文年度工作总结会议记录会议名称:年度工作总结会议时间:年月日会议地点:XX宾馆VIP会议室出席人数:宁XX、蒋XX、李XX许XX、吕XX、王XX、赵XX、XX、XX缺席人数:XX(出差)列席人数:XX、XXXX主持人:宁XX记录人:办公室王XX会议内容:李XX:年通过大家的努力圆满的完成了XX公司下达的各项任务为XX公司的发展打下了基础为了总结经验发扬有点克服不足今天我们召开XX年度工作总结会。下面请各部门、项目部分别发言对年工作进行总结。许XX:赵XX:。。。。。。宁XX:今天的会议讨论了件事情:年工作总结明年工作计划对年先进进行了表彰对年宣传工作进行了总结。希望大家共同努力把工作做好拿出更好的成绩为公司的发展做出贡献!所有参会人员鼓掌!宁XX:现在散会!参会人员签字以上是一份会议记录作为会议情况的另一种记录方式是会议纪要会议纪要与会议记录有什么不同呢二、会议纪要与会议记录的区别会议纪要对于会议来说是会议最重要的成果之一甚至在某种意义上是具有法律效力的文本。安排好会议纪要工作写好会议纪要是会议组织者的一项重要工作。会议纪要怎么写?本文提供会议纪要范文与会议纪要格式供参考并说明会议纪要与会议记录的不同。会议纪要是在会议记录的基础上对会议的主要内容及议定的事项经过摘要整理的、需要贯彻执行或公布于报刊的具有纪实性和指导性的文件。会议纪要与会议记录的主要区别有点:、性质不同:会议记录是讨论发言的实录属事务文书。会议纪要只记要点是法定行政公文。、功能不同:会议记录一般不公开无须传达或传阅只作资料存档而会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅要求贯彻执行。、联系人、联系方式、地址、住宿条件等级、此次会议所订房间类型与数量、会议室号码、大小、类型、数量、会场座位、摆放、设施(可参考:会议室座位安排的五种方式)主席台EFDBCA主席台DEABC主席台CDAB主席台ACB主席台BA主席台

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