下载

1下载券

加入VIP
  • 专属下载特权
  • 现金文档折扣购买
  • VIP免费专区
  • 千万文档免费下载

上传资料

关闭

关闭

关闭

封号提示

内容

首页 excel高级应用技巧

excel高级应用技巧.doc

excel高级应用技巧

vkxnwhyuqi
2012-11-17 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《excel高级应用技巧doc》,可适用于IT/计算机领域

在多个Excel工作簿间快速切换按下“CtrlTab”可在打开的工作簿间切换快速删除空行有时为了删除Excel工作簿中的空行你可能会将空行一一找出然后删除这样做非常不方便。你可以利用自动筛选功能来实现方法是:先在表中插入新的一行(全空)然后选择表中所有的行单击“数据→筛选→自动筛选”命令在每一列的顶部从下拉列表中选择“空白”。在所有数据都被选中的情况下单击“编辑→删除行”然后按“确定”所有的空行将被删去。注意:插入一个空行是为了避免删除第一行数据。绘制斜线单元格利用Excel“边框”选项卡的两个斜线按钮可以在单元格中画左、右斜线。如果想在单元格中画多条斜线就必须利用“绘图”工具方法是:打开Excel的“绘图”工具单击“直线”按钮待光标变成小十字后拖动光标即可画出需要的多条斜线。只要画法正确斜线可随单元格自动伸长或缩短。至于斜线单元格的其他表格线仍然按上面介绍的方法添加。当然斜线单元格的数据输入要麻烦一些通常的做法是让数据在单元格内换行(按“Alt回车键”)再添加空格即可将数据放到合适位置。每次选定同一单元格有时为了测试某个公式需要在某个单元格内反复输入多个测试值。但每次输入一个值后按下Enter键查看结果活动单元格就会默认移到下一个单元格上必须用鼠标或上移箭头重新选定原单元格极不方便。如果你按“CtrlEnter”组合键则问题会立刻迎刃而解既能查看结果当前单元格也仍为活动单元格。禁止复制隐藏行或列中的数据如果你复制了包含隐藏列(或行)的一个数据区域然后把它粘贴到一个新的工作表那么Excel把隐藏列也粘贴过来了。要想避免这种情况可以选取你要复制的数据区域然后选择“编辑→定位”命令单击“定位条件”按钮出现“定位条件”对话框选中“可见单元格”选项再复制和粘贴这个选定区域就会得到你所希望的结果。制作个性单元格如果你的表格需要菱形、三角形之类的特殊单元格可用以下方法实现:先在单元格内输入数据然后打开“绘图”工具栏在“自选图形→基本形状”子菜单中找到需要的图形。单击后光标变成一个小十字由单元格左上角向右下角拖动即可画出所需形状的单元格。如果单元格的内容被覆盖可用鼠标右击刚刚画出的单元格选择快捷莱单中“设置自选图形格式”命令。将“设置自选图形格式”和“颜色与线条”选项卡打开选中“颜色→填充”下拉列表下“无填充颜色”“确定”后单元格内的原有内容即会显示出来。如果你将“属性”选项卡中的“大小、位置均随单元格而变”选项选中它还会随单元格自动改变大小。奇特的F键Excel中有一个快捷键的作用极其突出那就是F键。作为“重复”键F键可以重复前一次操作在很多情况下起作用比如在工作表内加入或删除一行然后移动插入点并按下F键以加入或删除另一行根本不需要使用菜单将格式化文本导入Excel在Windows“记事本”中输入格式化文本每个数据项之间会被空格隔开当然你也可以用逗号、分号、Tab键作为分隔符。输入完成后保存此文本文件并退出在Excel中打开刚才保存的文本文件出现“文本导入向导步骤之”对话框选择“分隔符号”单击“下一步”在“文本导人向导步骤之”对话框中选择文本数据项分隔符号Excel提供了Tab键、分号、逗号以及空格等供你选择。注意这里的几个分隔符号选项应该单选。你在“预览分列效果”中可以看到竖线分隔的效果。单击“下一步”在“文本导人向导步骤之”对话框中你可以设置数据的类型一般不需改动Excel自动设置为“常规”格式。“常规”数据格式将数值转换为数字格式日期值转换为日期格式其余数据转换为文本格式。单击“完成”按钮即可。快速换行我们在使用Excel制作表格时经常会遇到需要在一个单元格输入一行或几行文字的情况如果输入一行后敲回车键就会移到下一单元格而不是换行有一个简便实用的操作方法可以实现换行:在选定单元格输入第一行内容后在换行处按“Alt回车键”即可输入第二行内容再按“Alt回车键”输入第三行以此类推。在单元格中输入值一般情况下在Excel表格中输入诸如“”、“”之类数字后只要光标一移出该单元格格中数字就会自动变成“”、“”Excel默认的这种做法让人使用非常不便我们可以通过下面的方法来避免出现这种情况:先选定要输入诸如“”、“”之类数字的单元格鼠标右键单击在弹出的快捷菜单中单击“设置单元格格式”在接着出现的界面中选“数字”标签页在列表框中选择“文本”单击“确定”。这样在这些单元格中我们就可以输入诸如“”、“”之类的数字了。在Excel中,可以用以下方法实现在一个区域内的快速输入而不用鼠标来进行单元格之间的切换。方法如下:用鼠标圈定一定区域后按Tab键可使目标单元格向后移按“ShiftTab”可向前移。这样就可以在键盘上连续输入一组数据而不需用鼠标从而提高输入速度。提示:事实上采用此方法最大的好处是在一行的最后一个单元格继续按Tab则可以转到下一行开始的单元格在选定区域最后一行的最后一个单元格继续按Tab则会回到选定区域第一行第一个单元格。同样用Enter可以按列输入数据。输入数字、文字、日期或时间单击需要输入数据的单元格键入数据并按Enter或Tab键即可。如果是时间用斜杠或减号分隔日期的年、月、日部分例如可以键入或Jun。如果按小时制输入时间请在时间数字后空一格并键入字母a(上午)或p(下午)例如:p。否则如果只输入时间数字Excel将按AM(上午)处理。将单元格区域从公式转换成数值有时你可能需要将某个单元格区域中的公式转换成数值常规方法是使用“选择性粘贴”中的“数值”选项来转换数据。其实有更简便的方法:首先选取包含公式的单元格区域按住鼠标右键将此区域沿任何方向拖动一小段距离(不松开鼠标)然后再把它拖回去在原来单元格区域的位置松开鼠标(此时单元格区域边框变花了)从出现的快捷菜单中选择“仅复制数值”快速输入相同文本有时后面需要输入的文本前面已经输入过了可以采取快速复制(不是通常的“CtrlC”、“CtrlX”、“CtrlV”)的方法来完成输入:如果需要在一些连续的单元格中输入同一文本(如“有限公司”)我们先在第一个单元格中输入该文本然后用“填充柄”将其复制到后续的单元格中。快速给数字加上单位有时我们需要给输入的数值加上单位(如“立方米”等)少量的我们可以直接输入而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。我们用下面的方法来实现单位的自动输入:先将数值输入相应的单元格中(注意:仅限于数值)然后在按住Ctrl键的同时选取需要加同一单位的单元格单击“格式→单元格”命令打开“单元格格式”对话框()在“数字”标签中选中“分类”下面的“自定义”选项再在“类型”下面的方框中输入“#”“立”“方”“米”按下确定键后单位(立方米)即一次性加到相应数值的后面。取消单元格链接将链接单元格格式更改为数值格式就可以取消单元格链接方法如下:选择包含链接的单元格然后单击“复制”按钮保持该格处于选中状态单击鼠标右键选择“选择性粘贴”命令选择“数值”后单击“确定”单元格内容就被单元格实际数值替代与其它源文件的链接就删除了。快速输入拼音选中已输入汉字的单元格然后单击“格式→拼音信息→显示或隐藏”命令选中的单元格会自动变高再单击“格式→拼音信息→编辑”命令即可在汉字上方输入拼音。单击“格式→拼音信息→设置”命令可以修改汉字与拼音的对齐关系。插入“√”首先选择要插入“√”的单元格在字体下拉列表中选择“Marlett”字体输入a或b即在单元格中插入了“√”输入公式单击将要在其中输入公式的单元格然后键入=(等号)若单击了“编辑公式”按钮或“粘贴函数”按钮Excel将插入一个等号接着输入公式内容按Enter键。隐藏单元格中的所有值(微软Office技巧大赛获奖作品)有时候我们需要将单元格中所有值隐藏起来这时你可以选择包含要隐藏值的单元格。单击“格式→单元格”命令选择“数字”选项卡在“分类”列表中选择“自定义”然后将“类型”框中已有的代码删除键入“”(个分号)即可()。提示:你也许奇怪为什么会这样其实单元格数字的自定义格式是由正数、负数、零和文本个部分组成。这个部分用个分号分隔哪个部分空相应的内容就不会在单元格中显示。现在都空了当然就都不显示了。恢复隐藏列通常选择隐藏列两边列上的单元格然后选择“格式→列→取消隐藏”菜单项可以恢复隐藏的列。其实恢复隐藏列还有一种快捷方法:将鼠标指针放置在列标的分割线上例如若隐藏B列则将鼠标指针放置在列A和列C的分割线上轻轻地向右移动鼠标指针直到鼠标指针从两边有箭头的单竖变为两边有箭头的双竖杠此时拖动鼠标就可以打开隐藏的列。快速输入自定义短语使用该功能可以把经常使用的文字定义为一条短语当输入该条短语时“自动更正”便会将它更换成所定义的文字。定义“自动更正”项目的方法如下:单击“工具→自动更正选项”命令在弹出的“自动更正”对话框中的“替换”框中键入短语如“电脑报”在“替换为”框中键入要替换的内容如“电脑报编辑部”单击“添加”按钮将该项目添加到项目列表中单击“确定”退出。以后只要输入“电脑报”则“电脑报编辑部”这个短语就会输到表格中。快速输入日期和时间当前日期选取一个单元格并按“Ctrl”当前时间选取一个单元格并按“CtrlShift”当前日期和时间选取一个单元格并按“Ctrl”然后按空格键最后按“CtrlShift”注意:当你使用这个技巧插入日期和时间时所插入的信息是静态的。要想自动更新信息你必须使用TODAY和NOW函数。快速复制单元格内容选中下面的单元格按“Ctrl'(为英文状态下的单引号)”组合键即可将上一单元格的内容快速复制下来。使用自定义序列排序(微软Office技巧大赛获奖作品)在Excel排序对话框中选择主要关键字后单击选项可以选择自定义序列作为排序次序使排序方便快捷且更易于控制。顺便说一下排序可以选择按列或按行如果以前排行的顺序都是选择性粘贴转置排完序后再转置。自定义排序只应用于“主要关键字”框中的特定列。在“次要关键字”框中无法使用自定义排序。若要用自定义排序对多个数据列排序则可以逐列进行。例如要根据列A或列B进行排序可先根据列B排序然后通过“排序选项”对话框确定自定义排序次序下一步就是根据列A排序。快速格式化Excel单元格如果想要快速访问Excel中的单元格格式对话框以更改诸如字样、对齐方式或边框等请先选择需要格式化的单元格然后按下“Ctrl”组合键就可以打开“单元格格式对话框”。建立文本与图表文本框的链接在工作表的空白单元格内输入要链接的文本单击选中图表在编辑栏输入等号然后单击包含要链接文本的单元格接着按回车键该文本就出现在图表中的某个位置上了。这样不管什么时候工作表单元格内的文本发生变化时图表内的文本也随着改变。但要注意的是一旦你取消了选中文本框就很难再用鼠标选中该文本框进一步地修改此时你可以使用我们前面介绍过的图表元素选取方法即使用箭头键移动选择图表元素。给图表增加新数据系列有时我们需要对已创建好的图表增加新的数据系列虽然你可以重新创建包含新数据系列的图表但对已经存在的图表增加新数据系列显得更为简单、方便。方法一:使用“数据源”对话框激活图表单击“图表→源数据→系列”单击“添加”按钮在“名称”栏中指定数据系列的名称在“值”栏中指定新的数据系列单击“确定”按钮即可()。方法二:使用“选择性粘贴”对话框选择要增加的数据系列并将其复制到剪贴板上然后激活图表单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令出现“选择性粘贴”对话框选择添加单元格为“新系列”并选择合适的数值轴然后单击“确定”按钮即可。方法三:拖动鼠标法选择要增加为新数据系列的单元格区域鼠标指针指向区域的边框把它拖到图表中。当你松开鼠标按钮的时候图表中就增加了新的数据系列。注意:这一方法仅对内嵌式图表起作用。方法四:使用“添加数据”对话框激活图表单击“图表→添加数据”命令然后选择要增加为新数据系列的单元格区域单击“确定”按钮即可。快速修改图表元素的格式通常我们通过使用“格式”菜单或者选定图表元素后单击鼠标右键从快捷菜单中选择“格式”命令来对图表元素进行格式化。其实还有快速的方法:双击图表元素将会调出此图表元素的格式对话框。根据选择的图表元素不同此对话框会有所不同。创建复合图表复合图表指的是由不同图表类型的系列组成的图表比如你可以让一个图表同时显示折线图和柱形图。创建一个复合图表只需简单地将一个或一个以上的数据系列转变成其他的图表类型。方法是:选择某个数据系列单击“图表→图表类型”命令然后选择你所要应用到数据系列上的图表类型单击“确定”按钮即可。对度量不同的数据系列使用不同坐标轴有时你需要绘制度量完全不同的数据系列如果你使用同样的坐标轴那么很可能某个系列几乎是不可见的。为了使得每个系列都清晰可见你可以使用辅助坐标轴。要为某个数据系列指定一个辅助坐标轴首先要选定图表中的这个数据系列按右键弹出快捷莱单单击“数据系列格式→坐标轴”命令选择“次坐标轴”选项。给图表增加新数据系列有时我们需要对已创建好的图表增加新的数据系列虽然你可以重新创建包含新数据系列的图表但对已经存在的图表增加新数据系列显得更为简单、方便。方法一:使用“数据源”对话框激活图表单击“图表→源数据→系列”单击“添加”按钮在“名称”栏中指定数据系列的名称在“值”栏中指定新的数据系列单击“确定”按钮即可()。方法二:使用“选择性粘贴”对话框选择要增加的数据系列并将其复制到剪贴板上然后激活图表单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令出现“选择性粘贴”对话框选择添加单元格为“新系列”并选择合适的数值轴然后单击“确定”按钮即可。方法三:拖动鼠标法选择要增加为新数据系列的单元格区域鼠标指针指向区域的边框把它拖到图表中。当你松开鼠标按钮的时候图表中就增加了新的数据系列。注意:这一方法仅对内嵌式图表起作用。方法四:使用“添加数据”对话框激活图表单击“图表→添加数据”命令然后选择要增加为新数据系列的单元格区域单击“确定”按钮即可。快速修改图表元素的格式通常我们通过使用“格式”菜单或者选定图表元素后单击鼠标右键从快捷菜单中选择“格式”命令来对图表元素进行格式化。其实还有快速的方法:双击图表元素将会调出此图表元素的格式对话框。根据选择的图表元素不同此对话框会有所不同。创建复合图表复合图表指的是由不同图表类型的系列组成的图表比如你可以让一个图表同时显示折线图和柱形图。创建一个复合图表只需简单地将一个或一个以上的数据系列转变成其他的图表类型。方法是:选择某个数据系列单击“图表→图表类型”命令然后选择你所要应用到数据系列上的图表类型单击“确定”按钮即可。对度量不同的数据系列使用不同坐标轴有时你需要绘制度量完全不同的数据系列如果你使用同样的坐标轴那么很可能某个系列几乎是不可见的。为了使得每个系列都清晰可见你可以使用辅助坐标轴。要为某个数据系列指定一个辅助坐标轴首先要选定图表中的这个数据系列按右键弹出快捷莱单单击“数据系列格式→坐标轴”命令选择“次坐标轴”选项。将自己满意的图表设置为自定义图表类型Excel中提供了一些自定义图表类型。其实你可以将自己创建的图表设置为自定义图表类型以便以后使用。具体方法为:创建要设置为自定义图表类型的图表直到你满意为止。激活此图表单击“图表→图表类型→自定义类型”选择“自定义”选项将会显示所有用户自定义图表类型的一个列表。单击“添加”按钮将会出现“添加自定义图表类型”对话框为你的图表类型输入一个名称和简短的说明然后单击“确定”这样你定制的自定义图表类型就被加入到列表中了。复制自定义图表类型如果你希望将你定制的自定义图表类型复制到其他电脑中只需要简单地把C:WindowsApplicationDataMicrosoftExcel文件夹中的xlusrgalxls文件复制到其他机器的同样文件夹中即可。旋转三维图表你可以非常灵活地旋转调节三维图表的视觉角度以获得不同的视觉效果。方法一:使用“设置三维视图格式”对话框激活三维图表单击“图表→设置三维视图格式”命令选择合适的控制命令或数据来旋转和进行透视改变()。方法二:使用鼠标实时拖动“角点”旋转图表点击图表图表边角出现黑色的控制点(称为“角点”)。你可以拖动一个角点旋转图表的三维框直到满意为止。如果一旦你的图表被完全搞乱了不要紧你可以单击“图表→设置三维视图格式”命令单击“默认值”按钮恢复原来的标准三维视图。当你旋转三维图表时如果在拖动的同时按下Ctrl键则可以看到全图的外廓这样使你看得更清楚不至于把图表搞得奇形怪状的。拖动图表数据点改变工作表中的数值选择图表数据系列中的一个数据点然后按照数值增大或减少的方向拖动数据点你会发现工作表中的相应数值随着图中数据点的新位置改变而改变。如果你知道一个图的外形以及你要确定能生成该图的数值这种技巧就显得非常有用。但要注意的是这种方法在大多数情况下是危险的因为你可能在不经意间更改了不应该更改的数值。把图片合并进你的图表Excel能很容易地把一个图案、图形文件作为组成元素合并到图表中。方法一:使用“图案”对话框双击某个数据系列选择“图案”标签单击“填充效果”按钮在“填充效果”对话框中选择“图片”标签单击“选择图片”按钮选择一个要使用的图形文件即可。方法二:使用剪贴板将图像复制到剪贴板上激活图表选择数据系列或数据系列中的一个数据点再单击“编辑→粘贴”命令。这种方法适用于需要调用的图像不在文件中的时候只要图像可以复制到剪贴板上则这种方法就可行。方法三:使用链接图片我们知道图表中可以使用数据表。如果你觉得图表中的数据表不是很灵活的话你可以粘贴链接图片到图表代替数据表。下面是具体的操作方法:创建好图表并将数据表使用的单元格区域按你的需要进行格式化。选定需要的单元格区域按住Shift键单击“编辑→复制图片”命令出现一个“复制图片”对话框单击“确定”接受默认选项。这样选定的单元格区域就作为一个图片复制到剪贴板中了。激活图表将剪贴板中的内容粘贴到图表。此时所粘贴的是一幅图还不是链接的表还需要你选择粘贴的图片。在编辑栏输入链接的单元格区域(或直接用鼠标选择)。这样粘贴的图片就变成与工作表数据区域链接的图片对于工作表单元格区域中的任何改变都会直接反映在图表链接的图片中。用图形美化工作表我们在制作Excel工作表时呆板的横竖显示的工作表可能没有多大的说服力。如果需要使用让人印象深刻的图形来吸引人们的注意首先在“绘图”工具栏上按下“自选图形”按钮然后选择“其他自选图形”从中选择一个你需要的图案。插入此图形后在工作表中选中它单击“编辑栏”输入你想要突出显示的链接单元格然后回车。这样链接单元格的内容将会出现在所选定的图案上。如果链接单元格的内容变动时图案上的数据也会跟着反映出变动情形。另外如果想要让自选图形更加醒目的话你可以用鼠标双击图形打开“设置自选图形格式”对话框。在这个对话框中你可以改变目前所使用的格式例如调整文字水平或垂直的位置、改变字体和字形、增加文字色彩等。让文本框与工作表网格线合二为一在“绘图”工具栏中单击“文本框”按钮然后按住“Alt”键插入一文本框就能保证文本框的边界与工作表网格线重合。快速创建默认图表我们知道创建图表一般使用“图表向导”分个步骤来完成在每个步骤中你可以根据需要调整各个选项的设置。其实如果你想使用默认的图表类型、图表选项和格式而不加修改直接生成图表的话有快速的方法:打开包含用来制作图表数据的工作表选取用来制作图表的数据区域然后按F键即可快速创建图表图表存放在新工作表图表中它是一个二维柱形图。快速创建内嵌式图表在工作表中选取用来制作图表的数据区域然后单击“默认图表”按钮即可不过一般缺省时“默认图表”工具按钮不会显示在工具栏上你可以通过下面的方法把“默认图表”按钮显示出来:单击“工具→自定义→命令”在“类别”列表中选择“制作图表”并在“命令”列表中找到“默认图表”用鼠标将它拖到屏幕上工具栏中适当的位置即可。改变默认图表类型Excel的默认图表类型是二维柱形图连同一个浅灰色区域、一个在右边的图例以及水平网格线。如果你不喜欢这种默认图表类型可以通过以下方法来改变它:单击“图表→图表类型”命令选择一个你想作为默认值的图表类型(它可以是标准类型或自定义类型中的一种)然后单击“设置为默认图表”按钮确认即可。如果你需要创建很多个同一类型的图表你就可以通过这种改变默认图表类型的方法来提高你的效率。快速转换内嵌式图表与新工作表图表你可以轻易转换内嵌式图表与新工作表图表方法是:选择你已创建的图表可以看到Excel的“数据”菜单变为“图表”菜单单击“图表→位置”命令出现“图表位置”对话框你可以在“作为新工作表插入”和“作为其中的对象插入”两者之间作出选择(图)同时选择一个工作表。这样Excel将删除原来的图表以你选择的方式移动图表到指定的工作表中。利用图表工具栏快速设置图表通常我们使用“图表”菜单中的命令来对图表进行适当的设置。其实我们可以用鼠标右键单击工具栏中的任意位置在出现的快捷菜单中选择“图表”。这样就激活了图表工具栏我们看到其中包含了“图表对象”、“图表区格式”、“图表类型”、“图例”、“数据表”、“按行”、“按列”、“顺时针斜排’’和“逆时针斜排”等按钮(图)当然你还可以通过自定义的方法将“默认图表”等其他一些制作图表的工具按钮拖到图表工具栏中。使用图表工具栏比使用“图表”菜单更方便而且速度更快。快速选取图表元素图表创建好以后我们还需要对某些图表元素进行编辑和格式化。图表区包括整个图表和它的全部元素当你选取图表区后你就可以看到个黑色小方块。要想调整单个的图表对象首先必须选取该对象然后更改其属性。通过把鼠标指向某一特定图表对象来选取该对象可能会很困难特别是在一个带有许多元素很拥挤的小图表中。在这种情况下我们一般可以使用位于“图表”工具栏上左侧的“图表对象”下拉列表从该下拉列表中选取的任何项目也就等于在当前图表中选取了那个项目。其实还有一种选取图表元素方法即在选取图表的任何一部分以后你可以通过使用箭头键快速、连续地移向同一图表中的其它部分。使用向上或向下的箭头键可以选取主要的图表元素使用向左或向右的箭头键可以连续地选取图表每一个可以选取的元素包括每一个数据系列中的单个数据点以及图例中的彩色图例符号和文本条目。通过一次按键创建一个Excel图表这是一个非常老套的Excel窍门。要想使用键盘快速创建一个图表选择你需要绘制的数据并按下F键。Excel将自动为你创建图表。另外在选好单元格后按下“AltF”你将得到相同的结果。绘制平直直线在Excel绘制直线时是不是很难?其实在应用直线绘制工具时只要按下Shift键则绘制出来的直线就是平直的。另外按下Shift键绘制矩形即变为正方形、绘制椭圆形即变为圆形。一、函数和公式编辑技巧巧用IF函数清除Excel工作表中的有时引用的单元格区域内没有数据Excel仍然会计算出一个结果“”这样使得报表非常不美观看起来也很别扭。怎样才能去掉这些无意义的“”呢?利用IF函数可以有效地解决这个问题。IF函数是使用比较广泛的一个函数它可以对数值的公式进行条件检测对真假值进行判断根据逻辑测试的真假返回不同的结果。它的表达式为:IF(logicaltest,valueiftrue,valueiffalse)logicaltest表示计算结果为TRUE或FALSE的任意值或表达式。例如A>=就是一个逻辑表达式如果A单元格中的值大于等于时表达式结果即为TRUE否则结果为FALSEvalueiftrue表示当logicaltest为真时返回的值也可是公式valueiffalse表示当logicaltest为假时返回的值或其他公式。所以形如公式“=IF(SUM(B:C)SUM(B:C),“”)”所表示的含义为:如果单元格B到C内有数值且求和为真时区域B到C中的数值将被进行求和运算。反之单元格B到C内没有任何数值求和为假那么存放计算结果的单元格显示为一个空白单元格。批量求和对数字求和是经常遇到的操作除传统的输入求和公式并复制外对于连续区域求和可以采取如下方法:假定求和的连续区域为m×n的矩阵型并且此区域的右边一列和下面一行为空白用鼠标将此区域选中并包含其右边一列或下面一行也可以两者同时选中单击“常用”工具条上的“Σ”图标则在选中区域的右边一列或下面一行自动生成求和公式并且系统能自动识别选中区域中的非数值型单元格求和公式不会产生错误。对相邻单元格的数据求和如果要将单元格B至B的数据之和填入单元格B中操作如下:先选定单元格B输入“=”再双击常用工具栏中的求和符号“∑”接着用鼠标单击单元格B并一直拖曳至B选中整个B~B区域这时在编辑栏和B中可以看到公“=sum(B:B)”单击编辑栏中的“√”(或按Enter键)确认公式即建立完毕。此时如果在B到B的单元格中任意输入数据它们的和立刻就会显示在单元格B中。同样的如果要将单元格B至D的数据之和填入单元格E中也是采用类似的操作但横向操作时要注意:对建立公式的单元格(该例中的E)一定要在“单元格格式”对话框中的“水平对齐”中选择“常规”方式,这样在单元格内显示的公式不会影响到旁边的单元格。如果还要将C至C、D至D、E至E的数据之和分别填入C、D和E中则可以采取简捷的方法将公式复制到C、D和E中:先选取已建立了公式的单元格B单击常用工具栏中的“复制”图标再选中C到E这一区域单击“粘贴”图标即可将B中已建立的公式相对复制到C、D和E中。对不相邻单元格的数据求和假如要将单元格B、C和D中的数据之和填入E中操作如下:先选定单元格E输入“=”双击常用工具栏中的求和符号“∑”接着单击单元格B键入“”单击C键入“”单击D这时在编辑栏和E中可以看到公式“=sum(BCD)”确认后公式即建立完毕。利用公式来设置加权平均加权平均在财务核算和统计工作中经常用到并不是一项很复杂的计算关键是要理解加权平均值其实就是总量值(如金额)除以总数量得出的单位平均值而不是简单的将各个单位值(如单价)平均后得到的那个单位值。在Excel中可设置公式解决(其实就是一个除法算式)分母是各个量值之和分子是相应的各个数量之和它的结果就是这些量值的加权平均值。自动求和在老一些的Excel版本中自动求和特性虽然使用方便但功能有限。在Excel中自动求和按钮被链接到一个更长的公式列表这些公式都可以添加到你的工作表中。借助这个功能更强大的自动求和函数你可以快速计算所选中单元格的平均值在一组值中查找最小值或最大值以及更多。使用方法是:单击列号下边要计算的单元格或者单击行号右边要计算的单元格单击常用工具栏上自动求和按钮右边的箭头并单击要用的公式然后按Enter。用记事本编辑公式在工作表中编辑公式时需要不断查看行列的坐标当编辑的公式很长时编辑栏所占据的屏幕面积越来越大正好将列坐标遮挡想看而看不见,非常不便!能否用其它方法来编辑公式呢?打开记事本在里面编辑公式屏幕位置、字体大小不受限制还有滚动条,其结果又是纯文本格式可以在编辑后直接粘贴到对应的单元格中而勿需转换既方便又避免了以上不足。管理加载宏Excel包括各种特殊作用的加载宏它们使用自定义的函数、向导、对话框和其他工具扩充了工作表的基本功能。默认情况下每个加载宏都配置为在第一次使用时安装也就是说在第一次需要某个加载宏时都要找Office光盘安装这是非常麻烦的事。为了避免这种情况你可以一次性将以后可能需要的加载宏安装或者全部安装它们。单击“工具→加载宏”出现“加载宏”对话框选择可能对你有用的加载宏如“分析工具库”、“规划求解”、“条件求和向导”等单击“确定”Excel会提示所选加载宏尚没有安装询问是否现在安装选择“是”然后插入Office安装光盘完成安装。不要在每次启动Excel时加载每个加载宏因为这样将减慢启动过程而且每个加载宏都占用了大量的内存。建议你将“自动保存”加载井设置适当的“自动保存时间间隔”这样在Excel使用过程中能自动创建备份文件避免了掉电时丢失尚未保存的文件内容。在工作表之间使用超级连接首先需要在被引用的其他工作表中相应的部分插入书签然后在引用工作表中插入超级链接注意在插入超级链接时可以先在“插入超级链接”对话框的“链接到文件或URL”设置栏中输入目标工作表的路径和名称再在“文件中有名称的位置”设置栏中输入相应的书签名也可以通过“浏览”方式选择。完成上述操作之后一旦使用鼠标左键单击工作表中带有下划线的文本的任意位置即可实现Excel自动打开目标工作表并转到相应的位置处。快速链接网上的数据你可以用以下方法快速建立与网上工作簿数据的链接:打开Internet上含有需要链接数据的工作簿并在工作簿选定数据然后单击“编辑→复制”命令打开需要创建链接的工作簿在需要显示链接数据的区域中单击左上角单元格单击“编辑→选择性粘贴”命令在“选择性粘贴”对话框中选择“粘贴链接”按钮即可。若你想在创建链接时不打开Internet工作簿可单击需要链接处的单元格然后键入(=)和URL地址及工作簿位置如:=http:wwwJscomfilelxls。跨表操作数据设有名称为Sheet、Sheet和Sheet的张工作表现要用Sheet的D单元格的内容乘以%再加上Sheet的B单元格内容乘以%作为Sheet的A单元格的内容则应该在Sheet的A单元格输入以下算式:=Sheet!D*%+Sheet!B*%。查看Excel中相距较远的两列数据在Excel中若要将距离较远的两列数据(如A列与Z列)进行对比只能不停地移动表格窗内的水平滚动条来分别查看这样的操作非常麻烦而且容易出错。利用下面这个小技巧你可以将一个数据表“变”成两个让相距较远的数据同屏显示。把鼠标指针移到工作表底部水平滚动条右侧的小块上鼠标指针便会变成一个双向的光标。把这个小块拖到工作表的中部你便会发现整个工作表被一分为二出现了两个数据框而其中的都是当前工作表内的内容。这样你便可以让一个数据框中显示A列数据另一个数据框中显示Z列数据从而可以进行轻松的比较。如何消除缩位后的计算误差(微软Office技巧大赛获奖作品)有时我们输入的数字是小数点后两位数但是在精度要求上只要一位缩位后显示没问题但其计算结果却是有误差的。解决方法是:单击“工具→选项→重新计算”选中“以显示值为准”()这样计算结果就没有误差了。事实上并不是计算上有误差而是显示设置的四舍五入。采用本技巧提供的方法可以解决显示中的问题但同时会改变数值的精度在使用前Excel会给你一个警告。利用选择性粘贴命令完成一些特殊的计算如果某Excel工作表中有大量数字格式的数据并且你希望将所有数字取负请使用选择性粘贴命令操作方法如下:在一个空单元格中输入“”选择该单元格并点击“编辑→复制”命令选择目标单元格。点击“编辑→选择性粘贴”命令选中粘贴栏下的数值和运算栏下的乘点击“确定”所有数字将与相乘。你也可以使用该方法将单元格中的数值缩小或更大倍数。Web查询保持Excel工作表总是最新Web页上经常包含适合在Excel中进行分析的信息例如可以在Excel中使用直接从Web页上获取的信息分析股票报价。但如果你需要经常更新信息就必须借助Web页上的最新信息。现在Excel可以用可刷新Web查询简化这个任务来创建新的可刷新Web查询方法如下:在浏览器中浏览要查询数据的Web页把数据复制并粘贴到Excel工作表中。在粘贴的数据下方将出现一个粘贴选项智能标记单击粘贴选项智能标记右边的箭头再单击创建可刷新的Web查询在新建Web查询对话框中点击你想要查询的数据表前面的黄色箭头单击导入。在Excel中可以手动或自动刷新这个数据。手动刷新方法如下:在外部数据工具栏上单击数据区域属性按钮在刷新控制下面选中你想要的选项的复选框。注意:当你从Web站点获取数据时可能会丢失一些格式或内容像脚本、gif图像或单个单元中的数据列表。在Excel中进行快速计算查看一系列单元格的最大值的操作方法:选择你感兴趣的单元格你将看到所选单元格的总和显示在状态栏中。状态栏就是工作表窗口下方的水平区域。如果没有出现状态栏单击视图菜单中的状态栏鼠标右击状态栏然后单击最大值现在你就可以在状态栏中看到最大值了。该方法可以计算选定单元格的平均值、总和、最小值。此外你还可使用该方法计算包含数字的单元格的数量(选择计数值)或者计算已填充单元格的数量(选择计数)。自动筛选前个有时你可能想对数值字段使用自动筛选来显示数据清单里的前n个最大值或最小值解决的方法是使用“前个”自动筛选。当你在自动筛选的数值字段下拉列表中选择“前个”选项时将出现“自动筛选前个”对话框这里所谓“前个”是一个一般术语并不仅局限于前个你可以选择最大或最小和定义任意的数字比如根据需要选择个、个等。同时进行多个单元格的运算(微软Office技巧大赛获奖作品)如果我们现在有多个单元格的数据要和一个数据进行加减乘除运算那么一个一个运算显然比较麻烦其实利用“选择性粘贴”功能就可以实现同时运算。下面我们一起来看一个实例。我们要将C、C、C、D、E单元格数据都加上那么可以这样做:首先在一个空白的单元格中输入选中这个单元格后点击鼠标右键选择“复制”。然后按住Ctrl键依次点击C、C、C、D、E单元格将这些单元格选中。接下来点击鼠标右键选择“选择性粘贴”在“选择性粘贴”对话框中勾选“运算”框内的“加”选项点击“确定”。现在我们可以看到这些单元格中的数据都同时被加上了。让Excel出现错误数据提示Excel除了可以对单元格或单元格区域设置数据有效性条件并进行检查外还可以在用户选择单元格或单元格区域时显示帮助性“输入信息”也可以在用户输入了非法数据时提示“错误警告”。选取单元格或单元格区域单击“数据→有效性”命令单击“输入信息”选项卡选定“选定单元格时显示输入信息”复选框输入标题如“注意”输入显示信息如“这里应输入负数!”()单击“确定”按钮。此后再选定那些单元格或单元格区域时Excel将自动提示上述信息。另外你还可以对设置了有效性条件检查的单元格或单元格区域再设置“出错警告”信息方法是:选取单元格或单元格区域单击“数据→有效性”命令单击“出错警告”选项卡选定“输入无效数据时显示出错警告”复选框()选择警告样式输入标题如“警告”输入出错信息如“不能输入正数!”然后单击“确定”按钮即可。此后如果你在指定的单元格中输入了正数Excel将警告你“不能输入正数!”用“超级连接”快速跳转到其它文件用超级链接在各个位置之间跳转十分方便若你要切换到其它文件只需用鼠标指向带有下划线的蓝色超级链接文件然后单击鼠标即可跳转到超级链接所指向的子位置上去看完后若要返回只需单击“Web”工具栏上的“返回”按钮即可。一、设置技巧定制菜单命令你可以根据自己的要求来定制选项菜单。首先单击“工具→自定义”命令打开其中的“命令”选项卡()在左侧的“类别”窗口中选择欲增删的菜单类别。如果是增加菜单命令你只需在右侧的“命令”格内进行选择将其拖至对应的菜单项菜单自动打开并出现一黑线后将其插入黑线指示的位置在空白处单击鼠标左键即可。如果是删除菜单命令只须打开菜单选中需要删除的命令按下鼠标左键将它拖至图中的“命令”格中即可。也可在该示意图打开的情况下打开菜单单击右键选中“删除”命令即可。设置菜单分隔线Excel工具栏按钮之间有分隔线如果你喜欢也可以在菜单中的命令之间添加分隔线。方法是:按住Alt键后拖动菜单。如果拖动方向为增大菜单间距则自动在中间添加分隔线如果拖动方向为减小菜单间距则自动去掉中间的分隔线。备份自定义工具栏在C:\Windows\ApplicationData\Microsoft\Excel文件夹中有个Excel.xlb文件这个文件保存了你的自定义工具栏和其他屏幕位置上每一个可见的工具栏信息。所以建议你将工具栏设置好后为Excell.xlb文件作拷贝起个不同的名字以备随时载入恢复你的工具栏。共享自定义工具栏如果你建立了一个自定义工具栏并希望和其他人一起分享的话你可以将它“附加”到一个工作簿中。单击“工具→自定义→工具栏”选择你的自定义工具栏单击“附加”按钮()出现“附加工具栏”对话框单击“复制”按钮即可将工具栏添加到一个工作簿中。使用单文档界面快速切换工作簿Excel采用了单文档界面每打开一个工作簿都会在任务栏中显示出来。因此你可以通过单击任务栏上的名称来快速切换工作簿而不必在“窗口”菜单中选择打开的工作簿名称。如果你的Excel没有此项功能可按以下方法设置:单击“工具→选项”命令单击“视图”选项卡选中“任务栏中的窗口”复选框()单击“确定”按钮即可。自定义工具栏按钮单击“工具→自定义”命令打开“自定义”对话框使Excel处于自定义模式这时你可以用鼠标右键单击工具栏上的按钮图标弹出快捷菜单利用这个快捷莱单我们可以完成好多自定义工作。使用“命名”改变工具按钮的名称使用“复制按钮图像”可以将按钮的图标复制到剪贴板中然后插入到文本或表格中、或者粘贴到另一个按钮上使用“编辑按钮图像”来调用按钮编。目录第一节EXCEL公式及函数的高级应用数组公式及其应用…………………………………………………………………数组公式的输入、编辑及删除…………………………………………………一.数组公式的输入………………………………………………………………二.编辑数组公式…………………………………………………………………三.删除数组公式……………………………………………………………………数组公式的应用…………………………………………………………………一.用数组公式计算两个数据区域的乘积…………………………………………二.用数组公式计算多个数据区域的和…………………………………………三.用数组公式同时对多个数据区域进行相同的计算…………………………常用函数及其应用…………………………………………………………………SUM函数、SUMIF函数和SUMPRODUCT函数……………………………一.无条件求和SUM函数……………………………………………………………二.条件求和SUMIF函数……………………………………………………………三.SUMPRODUCT函数……………………………………………………………AVERAGE函数……………………………………………………………………MIN函数和MAX函数…………………………………………………………COUNT函数和COUNTIF函数………………………………………………IF函数……………………………………………………………………………AND函数、OR函数和NOT函数………………………………………………LOOKUP函数、VLOOKUP函数和HLOOKUP函数………………………一.LOOKUP函数……………………………………………………………………二.VLOOKUP函数……………………………………………………………………三.HLOOKUP函数……………………………………………………………MATCH函数…………………………………………………………………INDEX函数………………………………………………………………………一.返回数组中指定单元格或单元格数组的数值………………………………二.返回引用中指定单元格……………………………………………………ADDRESS函数………………………………………………………………INDIRECT函数………………………………………………………………矩阵函数TRANSPOSE函数、MINVERSE函数和MMULT函数……一.TRANSPOSE函数………………………………………………………………二.MINVERSE函数………………………………………………………………三.MMULT函数……………………………………………………………………ROUND函数…………………………………………………………………第二节EXCEL数据分析处理数据排序…………………………………………………………………………数据排序的规则…………………………………………………………………数据排序步骤……………………………………………………………………自定义排序………………………………………………………………………数据的查找与筛选……………………………………………………………记录单查找………………………………………………………………………一.查找数据记录………………………………………………………………二.修改或删除记录…………………………………………………………………三.添加新的记录……………………………………………………………………自动筛选与自定义筛选…………………………………………………………一.自动筛选…………………………………………………………………………二.自定义筛选方式…………………………………………………………………高级筛选……………………………………………………………………………一.一般情况下的高级筛选…………………………………………………………二.计算条件情况下的高级筛选……………………………………………………数据的分类与汇总………………………………………………………………进行分类汇总…………………………………………………………………分类汇总的撤消………………………………………………………………数据透视表………………………………………………………………………建立数据透视表……………………………………………………………………数据的透视分析…………………………………………………………………第节EXCEL图表处理图表类型………………………………………………………………………………图表的建立……………………………………………………………………………图表的编辑、修改及格式化…………………………………………………………一.设置坐标、标题、图例等的格式………………………………………………二.改变图表大小……………………………………………………………………三.移动或复制图表…………………………………………………………………四.添加数据标志…………………………………………………………………五.改变图表颜色、图案、边框……………………………………………………地区销售分布图表的建立…………………………………………………………动态图表的建立……………………………………………………………………第四节EXCEL数据分析工具的应用模拟运算表…………………………………………………………………………单变量模拟运算表…………………………………………………………………双变量模拟运算表………………………………………………………………单变量求解………………………………………………………………………规划求解…………………………………………………………………………求解优化问题……………………………………………………………………求解方程组………………………………………………………………………方案分析……………………………………………………………………………建立方案…………………………………………………………………………显示方案……………………………………………………………………………修改、删除或增加方案……………………………………………………………建立方案报告…………………………………………………

用户评价(0)

关闭

新课改视野下建构高中语文教学实验成果报告(32KB)

抱歉,积分不足下载失败,请稍后再试!

提示

试读已结束,如需要继续阅读或者下载,敬请购买!

文档小程序码

使用微信“扫一扫”扫码寻找文档

1

打开微信

2

扫描小程序码

3

发布寻找信息

4

等待寻找结果

我知道了
评分:

/47

excel高级应用技巧

VIP

在线
客服

免费
邮箱

爱问共享资料服务号

扫描关注领取更多福利