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如何组织和安排会议.doc

如何组织和安排会议

ypclffmbg
2012-11-12 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《如何组织和安排会议doc》,可适用于职业岗位领域

如何组织和安排会议(::)转载▼一、会议的准备工作  (一)拟定会议工作方案。一般应包括以下内容:会议记录简报工作、会议经费预算、食宿安排、保卫和保密工作等。  (二)拟定会议议程、日程和程序。  (三)准备会议文件、报告。日常工作会议的文件、报告主要应由各职能部门起草准备。会议秘书部门应于会前通知有关部门报送会议文件对文件内容和质量进行初审并向领导同志提出所报送的文件能否提交会议讨论的意见。  (四)提出与会人员名单。  (五)编排分组。多次性的大中型会议在参加会议人员名单确定之后要对与进行编组即按照一定的规律将全体与会人员划分若干小组以方便讨论问题。编组的基本方法有:根据地域编组根据系统或行业编组完全按人数编组。在进行编组时要注意组的数量、规模适中。编组要全面周到尽可有将召集会议机关的领导同志分散到各个组。  (六)选定、布置会场。  (七)制发会议证件。会议证件是表明与会议直接有关人员身份权利和义务的证据。会议证件可分为两类:一类是会议正式证件包括代表证、出席证、列席证、签到证、旁听证、来宾证、入场证、请柬等另一类是工作证件包括工作证、记者证、出入证、汽车证等。各种证件的内容栏目大致包括会议名称、使用者单位、姓名、性别、职务、发证日期、证件号码等。有些重要证件还应贴一寸免冠半身照片加盖钢印以防伪造。  (八)发布会议通知。各项会议准备工作基本就绪后要尽早发出开会通知以便与会人员提前做好准备。一般分书面通知和口头通知两种。书面通知态度庄重严肃备忘性好参加人数较多或比较庄重的会议宜发书面通知。口头通知特别是电话通知应拟一个电话通知稿以便简明、扼要、完整地进行通知。重要会议的通知发出后应及时检查并进行落实。 (九)制定会议须知。会议须知的内容主要包括会议保密纪律、请假制度、会客制度、安全要求、作息时间和其他注意事项。 (十)负责会议报到。会议报到是指需要集中住宿的中大型会议的与会者到达开会地点并通知会议秘书部门。报到是会议秘书部门准确掌握与会人员到会情况并实施组织的重要一环。对于应该报到而未及时报到的应注意催促。报到完毕后应汇总情况向会议领导报告。 (十一)会议文秘工作机构的设置和工作人员的调配。日常工作性会议、小型会议一般由常设会议行政部门或固定的专职、兼职会议文秘工作人员负责会议工作。规模较大且又较重要的会议组织精干有力的工作班子或成立大会秘书处下设若干工作小组如秘书组、文件组、业务选举组、简报组、宣传报道组、翻译组、总务组、警卫组、交通组等。明确分工各负其责保证会议顺利进行。二、会议前的计划与成本预算   、会议计划    会议计划首先应明确会议的目的与任务确定会议的名称、出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点、议程等。    其次会议计划应明确会议应做哪些准备工作如需用哪些文件会议怎样布置是否需食宿、车辆、是否安排参观、文化娱乐等其他活动。    再次决定会议的工作人员和服务人员必要时成立筹备组、临时行政处或筹备委员会。    会议计划由文秘制订、提出经领导审核批准后再由文秘或行政处组织人员分头按计划执行。    、会议成本预算    有明显投入的大中型会议特别是跨地区的、会期超过一天的会议必须计算成本作出预算。    会议成本包括两部分:    ()会议明显的耗费    如会场租借费、文件材料费与会者的交通费、食宿费、活动费以及服务人员的工资等。这些费用是可以明显计算出来的又是直接消费的。    ()与会者因参加会议而损失的劳动价值    这部分劳动价值以每小时工资的倍再乘以计算。它的含义是这样的:一个生产者的劳动价值至少是他工资的倍参加会议前必然要作些准备会后又有用于思考、回忆的时间所以还要乘以。会议成本的计算公式是:    会议成本=XJ*N*T    其中X表示显性成本的总和J代表与会人员每小时平均工资的N表示人数T代表时间(小时)三、安排会议时间的技巧    会议时间尽量要短会议时间超过一小时由于脑力消耗过大产生疲劳感与会人员就会盼望会议早点结束这势必影响会议作出有效的决定。因此一般的部署工作、研究日常工作的办公会、情况碰头会应尽可能在一小时左右的时间内开完对于议题多或讨论重大问题的会议确需较长时间可划分为几段开使一次会议变成若干次小会每段各有中心一段进行完了有适当的休息时间使与会人员精力得到恢复、紧张的思维得到调节后再进入下一段。四、会议场所的选定与布置    选定会场。会场的选择要结合开会人数、会议内容等综合考虑。在有条件的情况下主要考虑下列因素:第一会场大小适中以每人平均~平米为宜。太大显得松散过小则拥挤。第二会场地点适中。第三会场附属设施齐全包括照明、通讯、卫生、服务、电话、扩音、录音等。  布置会场。不同的会议要求有不同的布置形式。党的代表会议会场要求朴素大方人民代表大会会场要求庄严隆重庆祝大会会场要求喜庆热烈追悼会会场要求庄重肃穆座谈会会场要求和谐融洽纪念性会议会场要求隆重典雅日常工作会议会场要求简单实用。这里主要讲一下会场形式和排列座次问题。  会场形式。日常工作会议的会场布置形式多为圆型、椭圆型、长方型、正方型、一字型、T型、马蹄型体现民主与团结的气氛座谈会、讨论会的会场布置成半圆型、马蹄型、六角型、八角型、回字型使人有轻松、亲切之感中型会议的会场布置成而字型、M字型、扇面型使人有正规、严肃之感大型茶话会、团拜会的会场布置成星点式、众星拱月式为好。大型会议一般在礼堂召开形式是固定的。  排列座次是指按照一定的规律和比较科学的原则给与会人员安排座位。  排列座次的几种规则:、凡要正式公布名单的按照名单先后顺序排列座次。、按照选举得票多少排列座次得票数一样的以姓氏笔画为序排列先后。、按照姓氏汉语拼音字母字头为序排列先后。、按照姓氏笔画为序排列座次。  排列座次的几种方法:、横排法。即按照公布名单或以姓氏笔画为序从左于右依次排列座次先排出席会议的正式委员(代表)后排候补委员(代表)。、竖排法。即按照各代表团成员的即定次序或姓氏笔画沿一条直线从前至后依次排列座次正式代表在前候补代表在后。每个代表团的排列次序按固有顺序从左至右排列或以会场中心座位为基点向两边交错扩展。、左右排列法。即按照公布名单或以姓氏笔画为序以会场或主席台中心为基点向左右两边交错扩展排列座次。中国传统习惯以左为上排在第一位的居中而坐。以此为基点其余的以居中者的左手方为第一顺序一左一右依次排列。五、准备会议通知须知    会议通知按形式分有口头通知和书面通知按通知的行为方式分有面对面通知、电话通知、电脑通知、电报通知、墙报通知、报纸通知、广播通知、电视通知等。  书面通知按传递方式分有内部传递通知、邮寄传递通知和报纸、广播、电视通知按作用又可分为预告通知和正式通知。会议邀请函、请柬也是会议通知的书面形式。  书面通知以寄、发书面文字的形式所进行的会议通知。会议书面通知除具有正规庄重的特点外也具有备忘和作为会议入场或报到凭证的作用。发会议通知要尽量早些以便使与会人员接到通知后有充足的时间准备和赶到会场也便于会务人员安排回程的车、船、机票。有的会议对发通知有规定的时间如人大常委会议的通知要在报到前周至周发出。当然一般的会议没有必要过早发通知以免情况发生变化而变更会期。做好发通知这项工作需要在平时打好基础不能忽视一些细小、琐碎的事情。例如领导人、委员、代表们的通讯地址、工作单位、住址等难免发生变化要注意及时修正。机关单位内部所发的书面通知要求当事人签名当事人不在请别人代转通知也要求代转通知人签名事后通知人要追踪落实。  电报通知写电报时要求在明了的基础上做到简洁但不该压缩的文字不能压缩容易产生歧义的词句不能压缩各项内容都要写得明确具体不能让对方猜测。在不能确认被通知单位或个人是否参会时应要求对方接到通知后回电。  传真和电脑通知:务必弄清对方是否收到、收全通知收到的通知是否清晰。如果只是个别地方不清晰可以通过电话方式告诉对方。如果整页模糊不清就要重新发送一次。如果仍然模糊不清就要考虑采取电话方式了让对方做好电话通知的记录。  墙报通知墙报通知要求写清何事、何时、何地、何人这几个要素。如果参会对象无法预计(比如一些自由参会的演讲会、报告会)要安排大一点的会场才行以免到会人数太多会场容纳不下造成不好的效果。

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