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英语商务信函的语言特征及其文体特点剖析.doc

英语商务信函的语言特征及其文体特点剖析

gufeng57
2012-11-01 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《英语商务信函的语言特征及其文体特点剖析doc》,可适用于考试题库领域

摘要英语商务信函作为一种体裁,属于边缘文体,同时具有书面语和口语的文体特征。本文旨在从语言的角度,商务英语论文题目在例证的支持下,就该体裁的文体特征和语言特征进行讨论。关键词商务信函文体特征语言特征一、商务信函的概念和特点商务信函(以下简称商函)是企业用于联系业务、商洽交易事项的信函,适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。从商函往来企业之间没有隶属关系,其性质是相互商洽相互询问和答复这两个方面看,商函和函有一致性。但商函和函的使用主题不同。商函的使用主体是企业或企业的代表人函的使用主体是国家机关、社会团体、企事业单位。从制作上讲,函要执行国家技术监督局发布的《国家行政机关公文格式》(GBT)和《发文稿纸格式》(GB)的规定商函没有严格的规定,按照惯例来制作。从文书内容上讲,函比较宽泛,商函则仅限于交易磋商。商函与私人信函的区别非常明显。私人信函是个人使用,内容是私人事务。商函和公关文书中的感谢信、慰问信等专用书信也不同。企业也使用这些书信,但所针对的事项和所要达到的目的都和商函不一样。商函和国家机关、企事业单位、社会团体使用的便函也不同。企业也使用便函。便函也和商函一样没有固定的体式,但便函的内容和函一样比较宽泛。商函有这样几个较为明显的特点:、内容单一。商函以商品交易为目的,以交易磋商为内容。这不适用与商品交易无关的事情。同时,商函内容单一还体现了在一文一事上,即一份商函只涉及某一项交易,而不同时涉及几项交易。、结构简单。商函因内容单一,段落较少,篇幅也较短,整体结构比较简单,所以看上去一目了然。这种简单明了的结构,体现了商函完全服务于交易的实用功能,便于对方阅读和把握。、语言简练。商函以说明为主,或介绍业务范围,或报知商品品种与价格,或提出购买品种与数量,或要求支付货款,或通知货物发运和到达的日期,直截了当,言简意明。二、英语商函的种类及范例英语商函基本上可以分为交易磋商函和争议索赔函两大类。交易磋商是交易双方就买卖某种商品及交易条件如品质、规格、数量、包装、价格、支付方式、交货、提货等进行协商,若协商一致则达成协议的过程。交易磋商有口头磋商和书面磋商两种。书面磋商包括通过信函磋商和通过电报、电传磋商等方式。交易磋商过程中形成的信函即交易磋商函(范例及范例)。当然,随着科技的发展,通讯技术日益发达,电报、电传等传统方式已淡出人们的视野。传真、电子邮件的应用变得十分普遍。本文中的信函概念,便排除了电报、电传这两种传统的交流方式。在履行合同过程中,只要买卖双方中的任何一方认为另一方没有履行或没有全部履行合同所规定的义务,如拖延交货,交货数量、品质、包装与规定不符,不按规定支付货款,无理拒收货物等,均会引起交易纠纷,发生争议。争议发生后,受损方可向违约方提出索赔要求,而违约方则需要就受损方的索赔要求做出答复或受理受损方的索赔要求。争议发生过程中或争议发生后索赔理赔过程中使用的函即争议索赔函(范例)范例:DearSirs,InreplytoyouresteemdlettersofFeb,wearenowsendingyouourlatestpricelist,togetherwithourillustratedcatalogueIntheabovementionedlist,youcanseewehavebidyouthelowestpricesandofferedourbestgoodsWebelievethatwillmakeyougiveusyourvaluedordersWearewaitingforyourimmediatereplyYoursfaithfully范例:DearMrJohnson,WearereallygratefulonreceivingyourletterofNovinwhichyoushowedgreatinterestinourproductsActually,wehaveanagncyinShanghai,China,throughwhichwesellourproductsinChinaTherefore,wehavepassedyourletterontothem,adkingthemtoconsideritsoonYouwillsurelyreceivetheirletterThankyouverymuchforyourinterestinourproductsHopethatcansatisfyyouYourssincerely范例:DearMrDouglass,WerefertoyourpreviouslettersentonFeb,inwhichyouwereaskedtoclearthebalanceof$whichhadbeenoutstandingsinceJanuaryAsyouhavenotrepliedtotheletter,youleavelittlechoiceforusbuttoplacethematterinthehandsofsolicitors,However,wearereluctanttodothisandareofferingyoufurthermonthtosettletheaccountYourssincerely三、英语商务信函的文体特征英语商务信函有其独特的文体(style)和格式(format)一般来说,英语商务信函应做到:(一)清晰(clarity)清晰就是指写信者将所需传递的信息表达清楚,以免对方产生误解。下面一例就句义含糊,容易使人产生误解:MrSmithwrotetoMrwangthathehadreceivedhisorder商函的这一文体特点要求我们要特别注意:缩写:除了少数国际商业界确认的缩写,如:CIF(到岸价),FOB(离岸价)外,应尽量避免使用缩写,尤其是机构或组织名称,量好写出它的全部字母。数字:不同的国家的人对某些数字的表达方式也不一样,例如:英国人和美国人对“billion”和“million”的理解就不一样。又如,法国人喜欢写成(英国人会以为是四千二百五十五),所以最安全的办法是数字和文字同时使用。例如:£(tenthousandfivehundredandseventyfivepounds,ninetypence)介词:数字如果要用介词则须十分小心。下列三个例句中,因为介词不同,句子表达的意思不同。Thepricehadincreasedto$价格提高到美元。Thepricehadincreasedby$价格提高了美元。Thepricehadincreasedfrom$价格从美元提高。(二)简洁(conciseness)商函要尽可能简洁明了,采用通俗易懂的语言和简明扼要的格式,避免使用陈旧的套话(cilcheˊ)和没什么实际意义的词语。简而短的词通常是最好的词,赘言繁语打印阅读起来,既费时又费力,不符合商函明确直接的特点,也不受现代人欢迎。同时还要注意句子的长度(lengthofsentences)据统计(LeechandShort,),英语句子的平均长度为个词,也就是说每个句子平均由个词构成。在所有个句子中,有个句子平均用词低于个。可以看出,英语商函应行文流畅,言简意赅,避免冗长,用尽可能少的文字表达其必须传递的信息。正确的分段也是商函简洁的一种途径。一事一段这一规则能够使信函更清晰,阅读更方便,看起来也较简洁、整齐。(三)礼貌(corrtesy)收信交往,需以礼待人。虽然商函要求简洁明了,开门见山,但也要保持礼节。不论写何种信函都要写得客气而有分寸。复信要及时要体贴,设身处地想到对方,尊重对方的风俗习惯。当然,这些并不意味着低三下四。要做到不卑不亢。例如:)ThankyouforyourletterofMarch,)Pleasefeelfreetoletusknowifyouneedmoreinformation(四)准确(Accuracy)一封信能反映出公司的面貌。所以在写商务信函时,除了内容要明白无误外,还要注意准确性。注意正确书写收信人的职称、姓名和地址(title,nameandaddress)。地址写错,信件不能及时到达收信人手里,会给双方都带来很大不便,而且还给对方造成你工作疏忽大意的印象。同样将收信人的职称或姓名写错也是很不礼貌的,也会给对方留下不良印象,所以要格外小心。你不知道对方的性别,最好写:DearSirorMadam如果你知道对方的性别和姓名,则最好写DearMrXX或DearMrsXX如果是给对方回信,最好写清楚你指的是哪一天的来信。例如:WithreferencetoyourletterofApril,注明随信附件(Enclosure)。如果你随信寄去附件的话,一般宜在信中说明。例如:Enclosedpleasefind 这时千万别忘了附寄你信中提及的附件,而且注意不要搞错。四、英语商务信函的语言特征(一)词汇特点常用词语。英语商函可能因商品、标题而异,但作为一种文体,在用词方面逐渐形成了固定的格局和常用的词汇。一些普通的英语单词,在外贸中可能被赋予了一些完全不同的意思。Confidence(信心),在状况咨询信函(statusenquiries)中就可能是“绝密”的意思,相应的我们就有了confidentially(绝密地)一词。Average(平均数普通的)在保险中则为“海损”的意思。其他的词,比如表示度量衡的词metricton(公吨)longton(长吨)表示包装容器的carton(箱),woodencase(木箱)container(集装箱)等,都是外贸业务中常见的词汇。它们的特殊意义会给初学者造成理解、记忆上的困难,尤其是一些外贸术语,像acceptingbank(承兑行),confirmingband(保兑行),insurancepolicy(保险单),billoflading(提单)等,更需要学习者勤于思考,不断积累。大词固定性及动词的简单化趋势。英语词汇主要包括两类:拉丁语系词(latinatewords)和安格鲁•萨克逊词(AngloSaxonwords)。拉丁词源词汇源于拉丁美洲,希腊,法国,包括拉丁语,希腊语,法语的一些词汇。它们经常应用于科教,宗教,官方语言,也就是说它们频繁地出现在正式文体中。拉丁词源的词汇能达到一种冷静庄重的效果。相反,安格鲁•萨克逊词是英语国家人们的基本词汇。由于他们从小就耳濡目染,这些词经常出现在非正式文体中。据统计,大约是的安格鲁•萨克逊词在正式文体中常被拉丁语系词所取代,如replace代替putback,surrender代替giveup,所以在一定程度上拉丁语系词出现的百分比成为该文(text)正式性程度的标志。但是,由于很多的拉丁语系词已成为英语国家人们的基本词汇,如school,pen,money等,它们已经不能成为正式文体的标志了。所以,更为可靠的是看多音节的拉丁语系词在文中出现的频率。这些多音节词通常为有三个或三个以上音节的词,即所谓的“大词”。由于这种词所具有的冷静客观逻辑性强的色彩,使其运用有益作者可靠性的树立。通过这种词,作者对所谈话题和对收信人的认真程度也能很容易地体现出来。在建立贸易往来的信函中经常使用opportunity,establishment,advantage,appreciate,cataloguematerialize等大词:询盘、报盘时使用competitive,confidence。Satisfactory,available,immediately等,也都是商函中常用的大词。另外,英语商函的另一个词汇特色也值得探讨,即动词的简单化趋势,尤其是限定动词。在英语句子中,最普遍的句法顺序是S(subject,主语)V(verb,动词)X(object,complementandoradverbial宾语,补足语,状语)。在英语商函中,简洁的限定动词,如be,have,think,make,ask,believe,trust等,能够淡化读者对主语(S)和动词(V)所包含信息的注意力,从而将注意力集中到X部分,因为句子所要表达的新的和重要的信息通常放在X部分。例如()Wefindbothqualityandpricessatisfactory()Wetrustyouwillunderstandthatitisimpossibleforustomeetyourwishesinthiscase短语常见于口语表达中,在英语商函中也呈简单化趋势。无论是短语动词、介词短语、名词短语,在英语商函中都应以简单易懂为准则。交易不能接受:Thedealisnoacceptable如用Thedealisn'ton则生涩难懂。Idon,tunderstandyou与I,mnotwithyou比较,后者显得漫不经心,太口语化。我们也不能把有财政困难的公司描述成beontherocks。以简易为准则,短语表达从数量上看呈下降趋势,抑或是已简单化了。请参看下面几例:(二)语法特点()withregardtoabout关于()inordertoto为了()priortobefore在之前()themonthofMarchforMarch三月多用简单短句。商函文体特点要求信件必须用尽可能少的语言有效地传达信息。实现这样目的,它的语言必须简练,因此简单句出现的较多。尤其是范例总共句个词,平均句长仅为个词,大大低于通常的书面语。当然,简单句不一定必须要“简”。如果它的大多数的短语成分都很复杂的话,它也相应地复杂起来。比如,在范例中,WerefertoyourpreviouslettersentonFeb,inwhichyouwereaskedtoclearthebalanceof$whichhadbeenoutstandingsinceJanuary此句为复杂的简单句,定语从句成分复杂。但也不难看出,在使用了较长的句子进行说理或表事之后,后面的句子句长往往会下降,甚至是骤降。因为短句节奏急促跳跃,更容易被人记住和激发读者的情绪。例告诉对方能向订货商所在国的代理商订购,不可以直接向总公司订货,例中要求付款这些最重要的信息都放在短句之中。代词模式。英语商函的另一个特点就是“个人参与”(personalparticipation),也就是说有意要说一些“你们如何如何”“我们如何如何”之类的话。所以要有个参与,是为了使人感到一种亲切感,不至于显得冷冰冰地无视读者。我们在英语商函写作中,通常会采取所谓的“Youattitude”(对方态度)。主语的选择通常为you,几乎不使用“Iattitude”(我方态度)。使用我方态度时也应用weattitude,即“I”的复数形式。本文的三个范例较好地显示出了这一特点。除了人称代词,物主代词的使用也较为频繁。参看例句:() YourletterofJuly,arrivedthismorning()Thankyouforourimmediatereply前置修饰加重。在有限的篇幅中,浓缩较大的信息量的方法之一是加重名词修饰语的分量。这是英语商函的另一个鲜明的句法特点。尤其是在货物描述、包装、保险和付款方式方面,商函语言给人以这样一种印象,仿佛每遇名词出现必然带有前置修饰语。例如:Outusualtermsofpaymentarebyconfirmedandirrevocableletterofcredit类似的例子还有:Ourpetaldropisaspecialblendofmildsoaplessoils,delicatelyperfumedherbalessencesandthegentlestoftoningagentsallcombinedwithlovingcaretogivethatohsogoodtobealivefeeling前置修饰语的浓缩和引长是当代英语变化的一个倾向,尤见与报纸期刊。运用于英语商函中,它能够扩大语句的信息容量。同时,前置修饰语的选择和提炼也是商函语言的追求实效和流畅的一个重要体现。()现在时最普通。从时态说,英语商函通常使用现在时,过去的时态用得很少。本文中的三个范例中,所有主句都没有使用过去时态。有四处使用现在完成时,所强调的也是目前的状态。现在进行时的使用有两处,其余大多为一般现在时。一般现在时的广泛应用使信函内容带上了客观、有力的意味,这也正是我们写信人所要追求的效果。请现观察下例:Weappreciateyourcooperationandtrustthattheshipmentwillturnouttoyourentiresatisfaction情态动词的过去时在英语商函中使用只是其原形的婉转礼貌用法,并不表示过去时间:Wewouldliketodrawyourattentiontothefactthatthestipuationsintherelativecreditshouldstrictlyconformtothetermsinoursalesconfirmation()其他常用结构①介词词组。介词词组出现频率高也是英语商函的一个句法特点。其作用在于准确而简练地反映各事物之间的时间、空间、隶属、依附、因果等逻辑关系。Afterexamination,Wefindtheshipmentofhighstandardandaresatisfiedwiththequalitysuppliedbyyou OurofferisfirmfordaysandweexpecttohearfromyoubytheendofthismonthWehavepleasureinsendingyousalescontractNoinduplicatefor,metrictonsofsoybean,onecopyofwhichpleasesignandreturntousforourfile以上三例使用了大量的介词短语。记住其搭配,理清介词短语之间的关系,这是我们学习英语商函写作的一个要点。②被动式。有时为了避免使用过多的人称代词做主语,也为了做出客观的表述,英语商函也会使用被动语态。被动语态比主动结构更加经济、紧凑。Paymentistobemadeagainstsightdraftdrawnunderaconfirmed,irrevocableletterofcredit③非谓语动词。在英语商函中,定语从句和状语从句使用尤多。但是为了达到表达精练、结构紧凑的目的,英语商函英语在可能的情况下总是将定语从句压缩成由分词短语或不定式短语构成的后置定语,将状语从句压缩成有从属连词短误或形容词短语构成的状语。Wehavereceivedyourorder,askingusfor,metrictonsofgroundnutsForthegoodsorderedwerequirepaymenttobemadebyletterofcreditAssoonaswereceiveyourreplyintheaffirmative,weshallconfirmsupplyoftheprintsatthepricesstatedinyourletterFurtherdetails,ifrequired,willbegladlyfurnished五、小结商函作为一种体裁,具有某些固定文体特征和语言特证。在文体风格方面,商函首先必须简洁、明了、礼貌、准确。在此基础上,运用自己的词汇和语法手段使得表达生动有力,在有限的篇幅内达到言简意赅的效果。商函作为信息的使者、感情的纽带、友谊的桥梁,在对外贸易中有着不可忽视的作用。一封得体的商函,不仅可以传递信息,有助于贸易双方的交流,增进了解和加深友谊,还有助于人们开展社会交际、节省时间,减少麻烦与不便。随着我国对外贸易的进一步发展与扩大,商函的适用范围越来越广,这不光要求我们掌握商函的文体、语言特征、格式和行文准则,还要求我们勇于实践并根据具体情况灵活运用。参考文献:周邦友商务英语论文题目英语应用文大典M合肥:中国科学技术大学出版社,侯维端英语语体M上海:上海外语教育出版社,程大荣等商务文书写作理论与实务M杭州:浙江大学出版社,耿秉钧商用英文与国贸产物M北京:世界图书出版社公司,全国外贸中等、专业学校教材编写组对外经贸英语函电M北京:对外经济贸易大学出版社,

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