商务英语写作原则的指导作用分析

[摘 要] 商务英语论文将语用原则应用于商务英语写作中,鉴于语用原则本身的局限性以及商务英语写作原则提法的不足,提出语用原则在商务英语应用中的度范畴。只有很好地把握语用原则应用的度范畴,才能更大限度发挥其指导作用,使商务英语写作原则更趋合理与完善。   [关键词]语用原则 度范畴 商务英语   Abstract:This paper applies the pragmatic principles to business English writing. In view of the limi-tations of pragmatic principles and business English writing principles, a new concept is put forward, thatis: the degree category of the application of pragmatic principles in business English. Only by having agood command of the degree category of the application of the pragmatic principles, can we further the di-recting functions of pragmatic principles, and make business English writing principles become more rea-sonable and perfect.   Key words:pragmatic principles; degree category; business English   一 语用原则及商务英语写作原则概述 (一)语用原则合作原则、礼貌原则及关联原则是语用学上指导会话的三条重要原则,它们对特定情景下会话的语用研究起了很大的作用。Grice的合作原则及其会话含义描述了人们在言语交际中对合作的遵守和违反,以及会话含义的推导,它包括数量准则、质量准则、关联准则及方式准则。但合作原则未解释人们既然要遵守合作原则,为何又要故意违反合作原则。英国学者Leech认为人们违反合作原则是出于礼貌,在此基础上他提出了礼貌原则,目的是为了弥补合作原则的不足。他的礼貌原则包括六个准则:策略准则、宽宏准则、赞扬准则、谦虚准则、赞同准则及同情准则。Grice的合作原则对关联准则一项说明非常笼统,既没有阐明“相关”这一概念的性质,也没有充分说明如何使说的话具有相关性。Sperber &Wilson对相关这一准则进行了深入细致的研究,他们从认知的角度提出了关联原则和最大相关程度的理论,在很大程度上对以上不足起了弥补作用,进一步完善了合作原则。 (二)商务英语写作原则商务英语信函是国际商贸活动中常用的一种文体,与其他文体相比,在遣词造句、语篇布局上有其独特性。许多学者包括诸葛霖、尹小莹、王萍,王洪建、庄学艺,周耀宗等都提出了商务信函的写作原则(Writing Principles),它包括:1)完整原则(Completeness):商务信函应包括所有必需的信息。2)具体原则(Concreteness):具体原则就是说信要写得生动、具体、和明确。3)清楚原则(Clearness):清楚原则就是说信要写得清清楚楚、明明白白,不会引起误解,毫无艰涩难懂之处,收信人看了信后不会误解写信人所要表达的意思。4)简洁原则(Conciseness):简洁,就是以尽可能少的文字表达清楚所需要表达的意思,而又无损于完整和礼貌。5)礼貌原则(Courtesy):礼貌指有礼,它不单表现在文章的语句上还表现在对对方的态度上。6)体谅原则(Consideration ):体谅,就是顾及他人的要求、愿望、感情等,写信人要将这些记在心中,寻找最好的方式传递给读者。7)正确原则(Correctness):正确原则是指不仅是语法、停顿和拼写正确,也指语言 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 ,叙述恰当,数字正确以及对商业术语的正确理解。[1]语用原则是指导语言使用的一般原则,具有普遍性。国际商贸信函作为会话交际的一种书面形式,它的写作七原则是与语用原则相吻合的,它们是普遍与具体的关系:礼貌、体谅原则体现了策略准则、赞扬、谦虚准则与赞同、同情准则;具体、清楚、正确、简洁原则体现了方式准则;完整原则体现了数量准则。 二 两种原则的局限性及度范畴的引用 (一)局限性语用原则的提出对会话的语用研究具有普遍的指导意义。但是,语用原则并不是放之四海皆准,它们各自有其局限性。Grice的合作原则未能解释人们既然要遵守合作原则,为什么又要故意违反合作原则;Leech的礼貌原则认为人们在会话中之所以违反合作原则是出于礼貌的原因,但在日常交流中,人们不遵守合作原则并不都是出于礼貌;Sperber &Wilson提出的关联原则是从另一个角度即认知的角度看待语用,它把重点转移到研究听话人在试图理解说话人的意图时的心理运算过程。关联原则能够解释为什么会话双方在理解对方的话语时能够从若干个语言信息和非语言信息中进行选择及推理,它同时也研究会话隐含,但它对会话隐含并没有做出最佳解释。商务英语的写作七原则也有其片面性。比如具体原则要求写作者表述的内容要具体、明确,但当写信人无法做到具体或没必要说得太具体时,往往会采用抽象、概括的表述;又如简洁原则,要求写作时尽可能保持句子的简洁,但在实际操作中有些地方常常需要用冗余的句子来强调某些内容;清楚原则要求写作者将自己的意思表达得清楚、明白。在商务英语中,清楚固然重要,但模糊也不能少,在作者不能表达清楚、不愿表达清楚或没必要表达清楚的情形下,就不会遵循清楚原则,而采用比较模糊的表达了。 (二)度范畴的引用范畴是一个哲学概念,从古代的柏拉图、亚里士多德到近现代的康德、胡塞尔等人都对范畴进行了深刻地探讨。范畴不同于个别物,为了认识世界,人类必须进行类属划分的范畴化活动。范畴即是我们所说的“种”,它是在范畴化过程中产生的。范畴化以个别物为基础,并根据个别物建立起范畴或根据范畴的本质把某物纳入此范畴或彼范畴。[2]语言交际中的冗余度、模糊度、顺畅度、客套度等均属于“度”这一范畴,度范畴是决定事物质量的数量界限。度的两端所存在的极限叫临界点,在临界点的限度之内,量的变化不会引起质的变化,超出这个限度,事物就要发生质变。[3]我们知道,语言的使用不能只讲究遣词造句的正误,更重要的是语言使用是否得体,即要掌握一定的度。掌握度范畴才能顺利地进行交际。言语交际既与语言有关,又与言语有关。语言层面上的度范畴可分为冗余度、模糊度、 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 度等,这与语言信息量的大小、语言本身的清晰与模糊、语言是否符合规范相关;言语层面上的度范畴有顺畅度,客套度和委婉度等,它们分别与言语生成,礼仪性言语交际以及言语技巧和 方法 快递客服问题件处理详细方法山木方法pdf计算方法pdf华与华方法下载八字理论方法下载 有关。适度地把握这些度范畴对于交际十分重要。鉴于语用原则的局限性和商务英语写作原则的片面性,我们在此提出语用原则在商务英语中应用的度范畴,希望借用度范畴这一概念,更好地把握语用原则与商务英语写作原则,使语用原则在商务英语中的应用更具指导意义。 三 语用原则在商务英语中应用的度范畴 (一)合作原则在商务英语中应用的度范畴合作原则中的方式准则要求说话避免晦涩,避免歧义,避免罗嗦,要有条理。商务英语写作原则中清楚、具体、正确和简洁原则正是方式准则的具体表现。在商务英语中出现一些模糊、不规范、冗余信息的表达,很显然,它们违背了写作原则中相关原则的同时自然也就违背了合作原则。这就给我们的学习者带来迷惑,使他们感到无所适从。为了解决这一问 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 ,我们将度范畴引入到合作原则在商务英语的应用中,用度范畴来把握合作原则及写作原则。 1.度范畴和合作原则人们在交际中一般会遵守合作原则,如果说话人违反合作原则就会产生会话含义,听话人要从说话人的字面意义去推断他实际要表达的隐含意义。而语言的冗余度、模糊度以及规范度等度范畴与合作原则的各项准则有很多相似之处。以度范畴中模糊度为例,人们为了有效地交际都要以合作原则为首要前提,这样才能使交际正常地、顺利地进行下去。同时,模糊并不一定是坏事,言语交际也需要言语的模糊。有些言语交际场合,由于主观或客观的各种原因,使人们要想有效地交际,总是有意无意地含糊其辞。正如遵守会话的合作原则是使会话顺利进行的保证,而适度地违反合作原则可以表达隐含意义或语用意义一样,适度地运用语言的度范畴也是语言交际的必要条件。当然,违反这些准则并不等于都会产生会话含义。说话人公开违反某一准则是为了传递一些符合合作原则的信息,并且他相信听话人能够推导出这些信息。[4]因此,当我们说某人违反了会话准则时,那只是说他在字面上违反了准则,但在更深的层次上,他仍然遵守了合作原则和会话准则。在交际中,如果我们过度地违反了度范畴,不仅不能表达语用含义,反而会引起对方的反感或误解。因此,只有适度地运用度范畴即其中的冗余度、模糊度、规范度,并在其度范畴内运用语言进行交际,才能表达特定的语用含义,达到交际效果。 2.度范畴与简洁、清楚、正确原则上文我们已经知道,商贸信函的写作要简明扼要,条理清晰,重点突出。如下例:1) We specialize in switches and so on forportable electric tools. So we shall be able to offerevery facility for your purchasing these articles inHolland when you visit here in September.然而,商贸信函中常常会出现赘述现象:2) Up on friendly negation and consultation,Part A and Part B hereby agree to make and enterthe Agreement on the following terms and condi-tions...3) After delivery of goods, we will send a fullset of shipping documents, including CommercialInvoice, Packing and Weight List, Bill of Lading ,Form A, Insurance Policy to the negotiatingbank.[5]以上两例中都出现了不同程度的冗余,似乎违反了写作原则中的简约准则,例2)中的这些同义结构都是商务英语文体中的惯用语,一般是按照这种成对的形式出现。而例3)中则是写信人用重复的手法对所叙述的内容加以强调,以引起读信人的重视。所以,商务写作中出现一定的冗余度是自然的。 国际商贸信函写作的清楚原则要求写信人将自己的意思清晰地表达出来,以便收信人准确理解。因为商务函电是双方贸易往来的凭证,对双方都具有约束力,且关系到双方的利益,如果表达不清楚,将来有可能引起不必要的纠纷。如下例:4) Shipping Advice: We hereby inform youthat the goods with value of USD34000.00 underyour Purchase Order No.99PE102 and our Com-mercial Invoice No. 2000-17 was shipped fromthe delivery port: Shanghai to your port: Hamburgby "Eastwind" steamer on Nov. 21,2000...在以上装船通知中,对货物的金额,客户的定单号,卖方的商业发票号,装船港,目的港,船名以及装船日期都进行了清楚的表述,使对方一目了然,方便客户及时提货,体现了卖方细致周到的服务,给客户留下好的印象。因此,在商贸信函文体中精确的表述是十分必要的。然而有时候,商贸信函中的一些表达却是比较模糊的,违反了语用原则中的合作原则与商贸信函的写作原则:5) The matter must be straightened out toyour satisfaction at once. We just ask for a fewdays to deal with this matter. Return at our ex-pense the goods, which you have received. Just assoon as they reach the house we will have a newand correct shipment made up and sent to you in notime.[6]例5)中,“at once”“for a few days”“as soon as”“in no time”都是意思表达得较为模糊的词语,“马上”,“几天”,“即刻发货”都没有具体说明日期,一是解决问题需要几天还不能确切地知道;二是说得太具体反而不好操作,这样可以给自己留有余地。所以说,商务信函写作中掌握一定的模糊度,能使写信人进退自如,同时也不会影响双方的贸易关系。商业书信还必须写得正确,因为它牵涉到买卖双方的权利、义务、利害等关系,是各种商业单据(如 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 等)的根据。正确原则要求写信人使用正式、规范、标准的表达,采用合适的写作技巧或方法,以及正确地运用其它六个写作原则。一般常用的商业术语用字要简洁,意义要明确,使用得好,工作进行得顺利,使用得不正确,不规范,就会引起混乱和误解,如:6) You ask very short delivery for your order.写信人的原意是说“你们要求赶快交你们的定货”,可是“short delivery”不是快点交货的意思,而是“短交”的意思,这就用错了商业术语,应该改为:7) You require quick (prompt) delivery ofyour order.因此,规范度的把握也是商务信函写作中重要的一环,只有这样才能体现正确原则。 (二)礼貌原则在商务英语应用中的度范畴语言交际中度范畴除了上文提到的冗余度,模糊度和规范度之外,还有顺畅度,客套度和委婉度等。社交中人们喜欢遵循以礼待人的“礼貌原则”,在这一原则的作用下,人们用较为直接的方式来表示“接受+同意”的态度,因而,其话语言外之意清晰度越高越好。应该指出的是,在语言交际场合,并不是百分之百地遵守礼貌原则中的各准则就达到了最大的礼貌。掌握交际中客套度和委婉度,适当地使用一些模糊词语,将更好的做到礼貌,体现礼貌原则。商务英语写作原则中的礼貌原则指要有礼,为了更好地表达礼节,撰写者应避免过激、冒犯和轻视的用词。要得体地运用礼貌原则,就要把握好度范畴中的客套度。8) Unfortunately we cannot fill your order be-cause you failed to send your check.9) We shall be glad to fill your order as soonas we receive your check.例8)的语气很突兀,过于直接,没有从对方的角度考虑,而例9)就要礼貌得多。我们知道,适度的客套是礼貌的表现,而超度的客套就是卑恭,超过了客套度的界限,就会给人虚假做作、卑微低下的感觉。请看下例:10) We are extremely and sincerely sorry forthe error and ask that you accept our humble andsincere apology for the undue inconvenience suf-fered by you.11) We beg to acknowledge receipt of yourletter dated 11th December.上例表达的不是“礼貌”,而是“卑恭”。商贸信函的写作不要盛气凌人,也没必要低三下四,否则让对方抓住弱点,故意压低价格或提出索赔,这对己方是极为不利的。因此,商务英语中的不够礼貌和过于礼貌都是不行的,关键是要把握好礼貌原则的度。使用礼貌原则时要充分考虑语境,只有依赖语境才能恰当得体地体现礼貌。体谅原则强调多为对方着想,要求写作者从对方的角度考虑顾及他人的要求、愿望和感情。 在撰写国际商贸信函时,主张多采取“收信人”态度,即“you-attitude”。如:12) We allow 2 percent discount for cash pay-ments.    (We-attitude)13) You earn 2 percent discount when you paycash.    (You-attitude)其中例13)体现了从对方的角度考虑,显得更为礼貌。以上例子说明了商务英语写作中要注意措辞委婉,体谅周到。但同时我们注意到了在一些场合不需要太委婉,委婉度过大反而达不到目的。比如在处理索赔的信函中,一要防止感情用事,避免情绪激动。二要说理充分,信心要坚定,虽然要客气婉转,不失礼貌,但用词和语气要一针见血,坚强有力,才能达到目的,使自己处于有利的地位。14) We have received the goods, but much toour regret we have to inform you that we have re-ceived serious complaints from our buyer. Hestates that the goods are not only much inferior inquality, which made the goods quite unsalable inthis market.We are, however, making efforts to settle thematter amicably, but in case our buyer persists inmaking complaint, there is no way for us but putthe matter before the Chamber of Commerce ofSingapore for arbitration, and any allowance thatwe may have to make will be debited to you in duecourse.[1]上封信函详细明确地指出由于对方货物质量低劣而导致客户索赔,责任完全在卖方,语气坚定有力;同时出于礼貌,第二段表示尽可能友好解决,但对方要对损失给予补贴。如果语气过于委婉,将使对方存以侥幸心理,推委责任。如下例:15) We have received your goods with thanks.But after we checked them we found about 20% ofthe cups were broken. Maybe that is the packingproblem. You know all the wooden cases should benailed, battened and secured by overall metalstrapping. We are afraid that next time you' d bet-ter make great improvement in packing. If youcould give us 20% discount for them, we will begrateful for your kind help.很明显,是由于对方包装的问题而引起杯子的破损,写信人完全有理由要对方给予20%的折扣以示补偿。但信中口气过于委婉,使对方认为还有商量的余地,反过来与写信人讨价还价,使写信人的索赔带来很大的麻烦,使之处于被动和不利的处境。因此,如何把握商务英语写作的委婉度,也是与语境分不开的。 (三)关联原则在商务英语应用中的度范畴关联理论中的关联原则包括认知原则和交际原则,即人类的认知倾向于同最大程度的关联性相吻合,每一个话语都应设想为话语或行为本身具备最佳的关联性。认知效果越大,关联性就越强;为进行加工处理而付出的努力越少,关联性就越强。[7]在会话交际中,尽可能使你所说的话具有最大关联性。相关程度由两个因素决定。随语境蕴涵数量而增加;随处理信息精力的增加而减少。两者是相辅相成的辩证关系。同时,关联是一个相对的概念,因为它相对于语境,依赖于语境,它还依赖于交际主体的认知能力和认知环境,所以关联有强弱的程度之分,即关联度的问题。关联是一个由最大关联到最小关联或无关联的连续体,它可分为最大关联(maximally rele-vant),强关联(very relevant),弱关联(weakly rele-vant)和完全不关联(irrelevant),其中强关联和弱关联都属于不完全关联(incomplete relevance)。[4]16) A: How long will the negotiation last?B: Two hours.17) A: We are out of stock.B: There is a wholesaler dealing in this line inyour city.18) A: Your packing of last shipment is reallydisappointing.B: We will meet you at the canton fair thisOctober.以上三例分别体现了最大关联,不完全关联和完全不关联。但是,有时候我们的对话之间没有多大的相关度,也能产生交际效果。需要注意的是,对话需要一定的相关度,过于相关或根本不相关都会导致交际的失败。在商务英语信函写作中,一般说来,写信人要使所写的内容尽可能地相关,尽可能回答来信中的相关问题和相关要求。 在某种意义上与写作原则的完整原则有异曲同工之处。例如卖方应买方的询价报出以下实盘,写信人应将实盘的所有相关内容包括货物品名、货号、规格、最低定单量、包装、价格条件、单价、装船要求、付款条件一一列出,做到最大程度的相关。试想一封与所询问的内容毫不相关的信函只会叫人摸不着头脑,不知所云,那样将浪费不必要的时间和精力。但也有一种例外。当你面对一位毫无价值的客户无理纠缠,可以考虑回复一封完全不相关的信函让对方知趣地走开,这样也不失为交际的策略。会话语用三原则是我们熟知的理论,但把它同度范畴结合起来指导我们的交际,特别是指导商贸信函的写作,应该是一种很好的借鉴。把握语用原则使用的度,用来指导我们的交际,将会带来更令人满意。   [参 考 文 献] [1] 诸葛霖.外贸实用英语手册[M].北京:商务印书馆,1987. [ 2] 陈维振.有关范畴本质的认识[J].外语教学与研究,2002,(1):8-14. [3] 王德春,孙汝建,姚远.社会心理语言学[M].上海:上海外语教育出版社,1995. [4] 何兆熊. 商务英语论文新编语用学概要[M].上海:上海外语教育出版社,2000. [5] 王萍,王洪建.英汉对照外贸应用文大全[M].北京:现代出版社,1995. [6] 邹启明.实用外贸文牍[M].长沙:湖南出版社,1997. [7]  D.Sperber &D. Wilson. Relevance: Cognition and Communi-cation [M].Oxford: Blackwell,1995.