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EXCEL培训教程.ppt

EXCEL培训教程

kmicheal
2012-10-22 0人阅读 举报 0 0 0 暂无简介

简介:本文档为《EXCEL培训教程ppt》,可适用于IT/计算机领域

EXCEL培训教程EXCEL培训教程目录目录第一章函数讲解IF函数Excel解读身份证号码信息VLOOKUP函数第二章EXCEL常用方法讲解Excel快捷键讲解数据处理方法讲解简单处理应用讲解IF函数讲解IF函数讲解函数名称:IF主要功能:根据对指定条件的逻辑判断的真假结果返回相对应的内容。使用格式:=IF(Logical,Valueiftrue,Valueiffalse)参数说明:Logical代表逻辑判断表达式Valueiftrue表示当判断条件为逻辑“真(TRUE)”时的显示内容如果忽略返回“TRUE”Valueiffalse表示当判断条件为逻辑“假(FALSE)”时的显示内容如果忽略返回“FALSE”。应用举例:在A单元格中输入公式:=IF(A>=,"符合要求","不符合要求")确信以后如果A单元格中的数值大于或等于则A单元格显示“符合要求”字样反之显示“不符合要求”字样。Excel解读身份证号码信息Excel解读身份证号码信息今天我们介绍用Excel自动解读身份证号码信息的方法。这个自动解读表可以将身份证表格中的出生日期、性别自动解读出来。当然还可以用挖掘出来的信息做更多的数据统计和计算。众所周知位(位)身份证号码的第位(位)数字代表着持证人的出生年、月、日第位(位)数字代表着持证人的性别(奇数为“男”偶数为“女”)。下面我们就利用Excel强大的函数功能从身份证号码中将这些信息挖掘出来显示在相应的单元格中。本例涉及到的Excel函数如下:、DATE(year,month,day)、IF(Logical,Valueiftrue,Valueiffalse)、LEN(text)、MID(text,startnum,numchars)、MOD(number,divisor)Excel解读身份证号码信息Excel解读身份证号码信息在这里我们假定身份证号码保存在B列(从B单元格开始)中出生年、月、日和性别分别保存在C列和D列中。一、性别的判断选中D单元格输入公式:=IF(MOD(IF(LEN(B)=,MID(B,,),MID(B,,)),)=,"女","男")或=IF(MOD(IF(LEN(B)=,MID(B,,),MID(B,,)),)=,"男","女")输入完成后按下“Enter”键进行确认第位持证人的性别则自动显示在D单元格中。上述第一个公式的含义分三层来理解:①如果身份证号码是位(LEN(B)=)则取其位数字(MID(B,,))否则取其位数字(MID(B,,))。②然后求取出来的数值除后的余数(MOD(IF(LEN(C)=,MID(B,,),MID(B,,)),))。Excel解读身份证号码信息Excel解读身份证号码信息③如果(IF)余数为“”(MOD(IF(LEN(B)=,MID(B,,),MID(B,,)),)=)则显示“女”否则显示“男”。再次选中D单元格用“填充柄”将上述公式复制到D列下面的单元格中即可显示出其他持证人的性别。注意:如果将上述公式修改为:=IF(IF(LEN(B)=,MID(B,,),IF(LEN(B)=,MID(B,,),""))="","号码有错",IF(MOD(IF(LEN(B)=,MID(B,,),IF(LEN(B)=,MID(B,,),"")),)=,"男","女"))当输入的号码不是位或位系统提示“号码有错”则效果更佳。注意:修改后的公式与上面的公式含义相似Excel解读身份证号码信息Excel解读身份证号码信息二、显示出生年、月、日选中E单元格输入公式:=IF(LEN(C)=,DATE(MID(C,,),MID(C,,),MID(C,,)),DATE(MID(C,,),MID(C,,),MID(C,,)))输入完成后按下“Enter”键进行确认第位持证人的出生年、月、日则自动显示在E单元格中。上述公式的含义如下:如果(IF)身份证号码是位(LEN(C)=)则取其至位(MID(C,,))、至位(MID(C,,))、至位(MID(C,,))并以日期的格式显示出来(DATE(MID(C,,),MID(C,,),MID(C,,)))反之取其至位(MID(C,,))、至位(MID(C,,))、至位(MID(C,,))再以日期的格式显示出来(DATE(MID(C,,),MID(C,,),MID(C,,)))。再次选中E单元格用“填充柄”将上述公式复制到E列下面的单元格中即可显示出其他持证人的出生年、月、日。选中E列中含有日期的单元格区域执行“格式→单元格”命令打开“单元格格式”对话框(如图)切换到“格式”标签中(通常是默认的标签)先在“格式类别”下面选中“日期”选项然后在“示例”下面选中一种适合国人习惯的日期样式确定返回。再次选中E单元格用“填充柄”将上述公式复制到E列下面的单元格中即可显示出其他持证人的出生年、月、日。选中E列中含有日期的单元格区域执行“格式→单元格”命令打开“单元格格式”对话框(如图)切换到“格式”标签中(通常是默认的标签)先在“格式类别”下面选中“日期”选项然后在“示例”下面选中一种适合国人习惯的日期样式确定返回。Excel解读身份证号码信息VLOOKUP函数讲解VLOOKUP函数讲解函数名称:VLOOKUP主要功能:在数据表的首列查找指定的数值并由此返回数据表当前行中指定例处的数值。使用格式:=VLOOKUP(lookupvalue,tablearray,colindexnum,rangelookup)参数说明:Lookupvalue代表需要查找的数值Tablearray代表需要在其中查找数据的单元格区域Colindexnum为在tablearray区域中待返回的匹配值的列序号(当Colindexnum为时,返回tablearray第列中的数值为时返回第列的值……)Rangelookup为一逻辑值如果为TRUE或省略则返回近似匹配值也就是说如果找不到精确匹配值则返回小于lookupvalue的最大数值如果为FALSE则返回精确匹配值如果找不到则返回错误值#NA。Excel快捷键Excel快捷键CTRL快速打开单元格格式选项输入自动求和公式时不用鼠标点按工具栏上的按钮只需按“Alt=”即可在单元格输入内容后再插入字符CTRLENTER再按SHIFTF,在选中单元格插入批注再按ESC两下即可ALT选定可见单元格(不包含隐藏的单元格内容)F:关闭了单元格的编辑状态后将插入点移动到编辑栏内CTRLW:关闭所有打开的工作表当前活动的窗口CtrlD:向下填充。ShiftF:重复查找上一次“查找”操作标题上面的字母全都可以用快捷键CTRLBACKSPACE滚动并显示活动单元格快捷键如何使用:把光标定位在一个地方(如C)然后用鼠标滚轮向下滚几屏这是如果想看刚才的C按……CTRLSHIFTA,参数快速插入技巧批量换行符替换批量换行符替换如何一次性替换掉换行符:针对需替换的单元格是文本内容则直接查找ALT(换行符)替换成空值。如若在替换的单元格是数值的话则应替换成“”而必免促使单元格内容格式化。最后进行分列处理即可。用鼠标先选定单元格点住单元格边框并按住SHIFT键然后托拽到隔壁单元格的后面一条边框处。你能看到被托拽部分会变成灰色的“工”字形然后放手后单元格就互换了单元格内容互调当单元格为文本格式时使单元格快速显示结果值当单元格为文本格式时使单元格快速显示结果值如若此单元格是文本格式要在其单元格输入公式其显示应是文本格式的公式而不会直接显示出结果通常我们是先设置格式在这我介绍一种比较快捷的方法:按CTRLSHIFT!(货币)而后F(双击)即可。自设快捷键有时某菜单里的工具使用频率比较高可以自己设置快捷。例如:设置合并单元格格快捷,可以工具自定义重排命令工具栏格式找到合并及居中更改所选内容图像与文本而且可以根据自己改快捷最好不要与其它快捷重复。控制特定单元格输入文本的长度控制特定单元格输入文本的长度大家知道身份证都是位和位的如果想限制某块区域只能录入而必免录入错误。Excel就能自动判断、即时分析并弹出警告。  例如我们可以单击“数据”菜单的“有效性”选项。在“设置”卡片“有效性条件”的“允许”下拉菜单中选择“自定义”。然后在输入公式“=OR(LEN(A)=,LEN(A)=)”同时我们再来到“出错警告”卡片中将“输入无效数据时显示的出错警告”设为“错了”提示。  防止数据重复输入防止数据重复输入员工编码应该是唯一的为了防止重复输入我们用“数据有效性”来提示大家。选中需要建立输入员工编码的单元格区域执行“数据→有效性”命令打开“数据有效性”对话框在“设置”标签下按“允许”右侧的下拉按钮在随后弹出的快捷菜单中选择“自定义”选项然后在下面“公式”方框中输入公式:=COUNTIF(A:A,A)=确定返回。以后在上述单元格中输入了重复的身份证号码时会提示相应的警告信息。让数据按需排序让数据按需排序如果你要将员工按其所在的部门进行排序这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序也不是按笔画顺序怎么办可采用自定义序列来排序。执行“格式→选项”命令打开“选项”对话框进入“自定义序列”标签中在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列单击“添加”和“确定”按钮退出。选中“部门”列中任意一个单元格执行“数据→排序”命令打开“排序”对话框单击“选项”按钮按其中的下拉按钮选中刚才自定义的序列按两次“确定”按钮返回所有数据就按要求进行了排序。EXCEL小技巧:批量修改数据EXCEL小技巧:批量修改数据在EXCEL表格数据都已被填好的情况下如何方便地对任一列(行)的数据进行修改呢?比如我们做好一个EXCEL表格填好了数据现在想修改其中的一列(行)例如:想在A列原来的数据的基础上加有没有这样的公式?是不是非得手工的一个一个数据地住上加?对于这个问题我们自然想到了利用公式当你利用工式输入A=A时你会得到EXCEL的一个警告:“MICROSOFTEXCEL不能计算该公式……”只有我们自己想办法了这里介绍一种简单的方法:第一步:在想要修改的列(假设为A列)的旁边插入一个临时的新列(为B列)并在B列的第一个单元格(B)里输入。第二步:把鼠标放在B的或下角待其变成十字形后住下拉直到所需的数据长度此时B列所有的数据都为。EXCEL小技巧:批量修改数据EXCEL小技巧:批量修改数据第三步:在B列上单击鼠标右键“复制”B列。第四步:在A列单击鼠标的右键在弹出的对话框中单击“选择性粘贴”在弹出的对话框中选择“运算”中的你所需要的运算符在此我们选择“加”这是本方法的关键所在。第五步:将B列删除。怎么样?A列中的每个数据是不是都加上了呢?同样的办法可以实现对一列(行)的乘除减等其它的运算操作。原表格的格式也没有改变。此时整个工作结束使用熟练后将花费不到十秒钟。简单介绍运用简单介绍运用连接符每隔一行插入空行(针对量多)条件格式运用需将列排内容复制到一个单元格里删除空格Match查找位置函数运用COUNTIF计数函数运用谢谢欣赏!

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