大型会议接待方案4篇
大型会议接待方案4篇 大型会议接待方案4篇
1(接待对象和接待缘由。会议的接待对象的种类众多,包括上级领导、政府官员、协办支持单位、特邀嘉宾、会议成员(正式和列席)、参展单位、客商、普通观众以及媒体记者等等,有以政府代表团名义来访的,也有联合组团参加的,还有的是以个人身份参会、参展、参观。每一种接待方案一定要写清楚具体的对象。同时还要简要说明为何接待,即接待的缘由、目的和意义。
2、搞好会议签到、材料分发。【大型会议接待方案4篇】
3、落实主席台领导、发言人是否到齐。
5、维持好会场秩序。会议开始前5分钟,关闭会场大门,与会人员入座就绪,无关人员离开会场;开会期间关闭手机,一般不允许找人,无关人员不准进入会场。
2( 提供会议所需要的航班、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息,并制定完备的会议预案书给会议方。
3( 派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。
1( 会议接待:
专人负责机场,车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。
3、合影:
会议期间参会人员集体合影,会议结束前冲印出来分发给每位与会人员以做留念。 根据参加会议的人数不同、会议接待的准备工作的内容不同以及会议接待的方式不同,对会议的组织方法,礼仪要求也不同。 会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称,会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执,这样可以确定受邀请的人是否参加会议,准备参加会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避免了外地人问路的许多麻烦。 会议日程是会议活动在会期以内每一天的
具体安排,它是人们了解会议情况的重要依据。它的形式既可以是文
字的也可以是表格的。它可以随会议通知一起发放。 ?选择会场。 选择会场,要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是达到一下标准:
第一:
大小要适中。会场太大,人数太少,空下的座位太多,松松散散,
给与会者一种不景气的感觉;会场太小,人数过多,挤在一起,像乡
下人赶集,不仅显得小气,而且也根本无法把会开好。所以,英国的
首相丘吉尔曾说:
绝对不用太大的房间,而只要一个大小正好的房间。 第二:
地点要合理。历史召集的会议,一两个小时就散的,可以把会场定在与会人员较集中的地方。超过一天的会议,应尽量把地点定的离与会者住所较近一些,免得与会者来回奔波。 第三:
附属设施要齐全。会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、
服务、电话、扩音、录音等进行检查,不能够因为 上次会议是从这
里开的,没出什么问题, 就草率地认为 这回也会同样顺利 。否则,可能会造成损失。 第四:
要有停车场。现代社会召集会议, 一双草鞋一把伞 赶来开会的人已经不多了。轿车、摩托车都要有停放处,会才能开得成。 一般大型的会议,根据会议内容,在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严,主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料,应擦洗干净,摆放美观、统一。 坐席的配置要是和会议的风格和气氛,讲究礼宾次序,主要有以下几种配置方法:
?圆桌型。如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一起围桌而坐,从而消除不平等的感觉。另外,与会者能清楚地看到其他人的面容,因而有利于互相交换 意见。这种形式适于10—20人左右的会议。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面
对面做,来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置,企业最高领
导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。
?教室型。这是采用得最多的一种形式,它适用于以传达情况、指示为目的的会议,这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。这种形式主席台与听众席相对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位为上,其余按左为下右为上的原则依次排列。 会务组应该准备有关会议议题的必要资料,这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者,方便于与会者的阅读和做好发言准备。 这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。比如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。 接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一般的接待工作分以下几个岗位。
?签到。设一张签字台,配上1-2名工作人员,如果是要求接待档次比较高,可以派礼仪小姐承担。签字台北有毛笔、钢笔和签到本。向客人递钢笔时,应脱下笔套,笔尖对自己,将笔双手递上。如果是毛笔,则应蘸好墨汁后再递上。签到本应精致些,以便保存。如需要发放资料,应礼貌地双手递上。接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。
?引座。签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。
对重要领导应先引入休息室,由企业领导亲自作陪,会议开始前几分
钟再到主席台就座。
?接待。与会者坐下后,接待人员应递茶,或递上毛巾、水果,热情向与会者解答各种问题,满足各种要求,提供尽可能周到的服务。 ?倒茶服务人员注意观察每一位与会者,以便及时为期天茶水。到谁是动作轻盈、快捷、
规范
编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载
。杯盖的内口不能接触桌面,手指不能因在北口上,不能发生杯盖碰撞的声音。一般是左手拿开背盖,右手吃水户,将热开水准确倒入杯里,不能让茶水见到桌面上或与会者身上。杯子放在与会者桌上的右上面。如果操作不慎,出了差错,应不动声色地尽快处理,不能惊动其他人,不能慌慌张张,来回奔跑,将与会者的注意力引到自己身上,否则,这将是极大的工作失误。 ?其他服务会议按拟定的程序进行,应紧凑,不要出现冷场的局面。这就要求各个工作人员 严阵以待 ,做好各项准备工作。如,会议进行第一项:
全体起立、奏国歌。这是音响应立即播放出国歌。又如,大会宣
布办法荣誉证书,组织人员应迅速将受奖人员排好队,礼仪小姐把领导从主席坐席上引出来,另有礼仪小姐将证书一一递上,由领导颁发给受奖者。为使会场上的活动有条不紊,必要时应将有关人员组织起
来进行模拟训练,避免会场上出现混乱。 如果与会者有电话或有人
要相告特别重要的事,服务人员应走到他身边,轻声转告他。如果要
通知主席台上的领导,最好用字条传递通知,避免无关人员在台上频
繁走动和耳语,分散与会者注意力。 就应提前将场地、椅子等布置
好,摄影师做好摄影的准备。另外,会后的用车也应在会议结束前妥
善安排。 ?组织活动会议结束后,有时还会安排一些活动。如联欢
会、会餐、参观、照相等,这些工作很繁琐,应有一位领导统一指挥
和协调,而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任,同时其他接待人员要积极配合,各负其责,做好自己分担的工作,以保证活动计划
的顺利实施。 ?清理会议文件
?根据保密原则,回收有关文件资料。
?整理会议纪要。
?新闻报道。?主卷归档。?会议总结【大型会议接待方案4篇】 举例会议接待方案 为成功圆满接待 ××× ,按照贵公司的要求,
河南康辉国际旅行社特拟定以下方案,请指正、修改。 原则:
河南康辉国际旅行社本着 热情、周到、安全、卫生、快捷 的宗旨确保圆满完成任务。
1、熟悉接待计划日程安排,所接待客人名单、抵达时间及交通工具(火车/飞机),落实接站车辆车次,接站人员。
3、提前按要求做好旅游及行程计划、安排好旅游车辆,驾驶人员,
导游人员,旅游景点,旅游途中就餐点。 根据客人具体抵达时间,
提前半小时抵达(火车站/机场)。举牌接到客人后安全、迅速的将客人及行李安全送达指定的酒店。为客人办理好入住手续,并让客人及时了解到酒店的基本情况和注意事项。 知识丰富,技能技巧熟练,语言生动,具有较高的导游业务知识和讲解、服务水平、实践经验丰富。 安排专业旅游车队的空调旅游车,车况好、干净,设备齐全。安排多年驾驶经验专业的司机,确保客人安全。 ?第1天机场专车抵达您
所指定的地点,恭候会议成员上车。前往酒店,会议举办者可以在车上讲解会议日程安排及有关事项。在酒店大堂办理入住登记手续后,会议成员入住酒店。晚上安排成员水疗馆水SPA。住:
五星酒店(国际会展) 第2天08:00酒店统一安排MRNINGCALL。?08:30早餐。?10:00开始举行会议。?12:00上午会议结束,会议成员共进午餐。?13:00-17:00下午根据您的时间安排,继续举行
会议。?18:00晚餐,可以安排丰盛的晚宴,并安排演出、抽奖等活动,将气氛推向高潮。?19:30-21:00组织联欢晚会,增进会议成员之间的沟通、交流和合作。?21:00会议成员自行安排娱乐活动(保龄球、台球、乒乓球、沙狐球、KTV、棋牌等),休息。住:
五星酒店(国际会展) 第3天?08:00酒店统一安排MRNINGCALL。?08:30早餐。?脱去西服的沉重,身穿休闲装,带着轻松快乐的心
情,09:00游览。?11:30会议活动结束,与会成员统一退房,酒店大堂集中。?13:00前往历史名镇参观。会议行程结束。 报价:
元 服务标准及费有分列报价:
车:
空调旅游车(含接送、第3天旅游用车)、票:
景点第一大门票 、会:
含会议费用、住:
五星级酒店,如出现单男单女,须补房差、餐:
围餐(八菜一汤,十人一桌)、赠:
旅游责任保险、旅游意外险10万元/人~横幅一条、摄像制作 一 制订预算:
制定可行预算或按既定预算安排有关工作;通常而言,商会预算
包括以下几个方面:
【大型会议接待方案4篇】
1、交通费用:交通费用可以细分为:
(1)、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮,以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通
(2)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用,包括住宿地
至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。
(3)、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住
宿地至机场、车站、
2、会议室/厅费用/具体可细分为:
(1)、会议场地租金——通常而言,场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等,但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等,需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。
(2)、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等,租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是,在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司
咨询,以便获得最适宜的性价比),否则可能影响会议的进行。另外,
这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同,租赁的价格可能相差很
大。
(3)、会场布置费用——如果不是特殊要求,通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求,可以与专业的会议服务商协商。
(4)、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质,如果会议主办方分别寻 找这些行业支持的话,其成本费用可能比市场行价要高,如果让专业会议服务商代理,将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。对于这些单项服务支持,主办方应尽可能细化各项要求,并单独签订服务
协议
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。
3、住宿费用住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格,而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言,住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通
常能获得较好的折扣。正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外,还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。
4、餐饮费用会议的餐饮费用可以很简单,也可以很复杂,这取决于会议议程需要及会议目的。
(1)、早餐:早餐通常是自助餐,当然也可以采取围桌式就餐,费用
按人数计算即可(但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备,所以
预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15,,否则餐馆有理由拒
绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用)
(2)、中餐及午餐:中餐及午餐基本属于正餐,可以采取人数预算
——自助餐形式,按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供,餐馆可能会收取一定数量的服务费用。
(3)、酒水及服务费:通常,如果在高星级酒店餐厅就餐,餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的,如果可以外带酒水消费,餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会,通常在基本消费水准的基础上加收15,左右的服务费。
(4)、会场茶歇:此项费用基本上是按人数预算的,预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用,如果主办方需要非程序服务,可能需要而外的预算。通常情况下,茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主,中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。
(5)、联谊酒会/舞会:事实上,联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂,宴会只要设定好餐标与规模,预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持,其预算可能需要比较长的时间确认。(6)、其他——点心、水果及调制色酒
5、视听设备除非在室外进行,否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行,视听设备的预算就比较复杂,包括:
?设备本身的租赁费用,通常按天计算 ?设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用,可让会展服务商代理 ?音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择,主办者可自带,也可委托代理
6、演员及节目:通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出,那预算就很简单,与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。
7、杂费杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用,包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划,通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。做好商旅会预算并联系好 二 会议场所实地考察:
视察选定的场所和设施,检查并比较各项设施;协调会务工作人员的活动;根据会议的具体情况,设计并安排会场的布局,细致周到地设计好所有的细节。会议场所的确立预定:
根据会议的级别,选择会议举办地;根据会议的具体情况,确定是否将会议划分为几个分会场,选择分会场的地点,并提前预约。根据需要,准备会议所需要的所有设备,并提前安放在指定位置;提前调试好设备,并进行演练,确保会议的顺利进行。 在会议开始前需要根据会议的具体情况确定会议设施,此项十分繁琐,所以可以列一个表,一条一条核对准备情况。
4、VCD
5、音响
6、话筒(有线、无线、立式、座式及纽扣麦克风)
7、镭射笔
8、幻灯机
9、讲台
10、舞台
1
1、夹纸板
1
2、大白板
1
3、签到台
1
4、名片簿
1
5、马克笔
1
6、铅笔
1
7、信签
1
8、会议桌椅
1
9、插线板
20、彩电 2
1、横幅 2
2、指示牌 2
3、告示牌 2
4、桌卡 2
5、主席台 2
6、盆景 2
7、鲜花 2
8、背景板 30、隔板 3
1、灯光照明 3
2、同声翻译系统 3
3、产品租赁 按照预期计划履行方案,在执行过程中,要做到耐心、
细致与周到„„在商会执行过程根据不同年会形式,需要注意餐饮安
排、交通安排、旅游安排、司仪安排、秩序维护、茶歇安排和摄影摄
像等事项。 餐饮安排 根据参会人员的喜好,预定各种形式的餐会包
括西餐、中餐、自助餐、宴会等等; 餐饮安排通常有两种形式——
自助餐或者围桌餐。类别有中式、西式及清真系列。统一安排餐饮的会议,对于成本的控制非常重要,自助餐一般可以发餐券控制,很多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的要求,可以事先制订餐标及餐谱,严格区分正式代表与随行人员、家属,特殊要求者可以和餐厅协商。 围桌式餐饮安排比较复杂——特别是大型会议的时候。围桌式餐饮安排需要考虑的问题有:
开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、
酒水种类及付款等。需要提醒的是,会议前期考察时注意餐厅及用具
的卫生情况,不能让就餐者出现健康问题。如果就餐者无法按时集合
就餐,可采取那桌够人数那桌开席的做法,以保证就餐者的权益。第
三篇:《大型会议接待方案》 会议接待方案是指安排与会者的组织、
协调、会议管理等接待活动及具体事务的文案,属于会议专题策划方
案,可以包含在会议总体方案中,也可以单独拟写,作为会议总体方
案的附件。
1(接待对象和接待缘由。 会议的接待对象的种类众多,包括上级
领导、政府官员、协办支持单位、特邀嘉宾、会议成员(正式和列席)以及媒体记者等等,有以政府代表团名义来访的,也有联合组团参加
的,还有一些研发、研讨会,每一种接待方案一定要明确具体的对象。同时还要简要说明为何接待,即接待的缘由、目的和意义。
3(接待规格。包括迎接、宴请、看望、陪同、送别参加对象时,
主办方出面的人员的身份,以及主办方安排的食宿标准等。 型会议活动可设置报到组、观光组、票务组等工作小组,分别负责与会者的
接站、报到、签到、观光旅游、返离时的票务联系等工作。 写明与会者的食宿和交通的费用安排,有时包含安排诸如参观等的支出,涉
外会议活动还包括一定数量的礼品费。对外公布的接待方案一般不写
这一部分的内容。
(2)设置主席台,落实主席台领导,安排座次,设置发言席,拜访席签、话筒,并保证音响效果。
5、维持好会场秩序。会议开始前5分钟,关闭会场大门,与会人
员入座就绪,无关人员离开会场;开会期间关闭手机,无关人员不准
进入会场。
2( 提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息,并制定完备的会议预案书给会议方。
3( 派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。
1( 会议接待:
专人负责机场,车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。
3、合影:
会议期间参会人员集体合影,会议结束前冲印出来分发给每位与会人员以做留念。第五篇:《大型会议接待方案范文》 会议接待方案是指安排与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等接待活动及具体事务的文案,属于会议专题策划方案,可以包含在会议总体方案中,也可以单独拟写,作为会议总体方案的附件。
2、提供会议所需要的航班、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息,并制定完备的会议预案书给会议方。
3、派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。
1、会议接待:
专人负责机场,车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。
3、合影:
会议期间参会人员集体合影,会议结束前冲印出来分发给每位与会人员以做留念。
(2)设置主席台,落实主席台领导,安排座次,设置发言席,拜访席签、话筒,并保证音响效果。
7、后期服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。
5、维持好会场秩序。会议开始前5分钟,关闭会场大门,与会人员入座就绪,无关人员离开会场;开会期间关闭手机,一般不允许找人,无关人员不准进入会场。第六篇:《大型会议接待方案4篇》篇一:
大型会议接待
(一)会议接待方案的含义会议接待方案是指安排与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等接待活动及具体事务的文案,属于会议专题策划方案,可以包含在会议总体方案中,也可以单独拟写,作为会议总体方案的附件。
(二)会议接待方案的基本内容
1(接待对象和接待缘由。会议的接待对象的种类众多,包括上级
领导、政府官员、协办支持单位、特邀嘉宾、会议成员(正式和列席)、
参展单位、客商、普通观众以及媒体记者等等,有以政府代表团名义
来访的,也有联合组团参加的,还有的是以个人身份参会、参展、参
观。每一种接待方案一定要写清楚具体的对象。同时还要简要说明为
何接待,即接待的缘由、目的和意义。
2(接待方针。接待方针即会议接待工作的总原则和指导思想。接
待方针应当根据会议目标和会议领导机构对接待工作的要求以及参
加对象的具体情况确定。
3(接待规格。包括迎接、宴请、看望、陪同、送别参加对象时,
主办方出面的人员的身份,以及主办方安排的食宿标准等。
4(接待内容。包括接站、食宿安排、欢迎仪式、宴请、看望、翻
译服务、文艺招待、参观游览、联欢娱乐、票务、返离送别等方面。
5(接待日程。写明各项接待活动的日程安排。6(接待责任。写明各项接待工作的责任部门及人员的具体职责。如大型会议活动可设置报到组、观光组、票务组等工作小组,分别负责与会者的接站、报到、签到、观光旅游、返离时的票务联系等工作。7(接待经费。写明与会者的食宿和交通的费用安排,有时也包含安排参观、游览、观看文艺演出等的支出,涉外会议活动还包括一定数量的礼品费。对外公布的接待方案一般不写这一部分的内容。篇二:
一、会前准备工作
1、组织会务班子、明确工作职责。大型会议还要制定详细的会务
工作方案。
2、发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与
会人员范围。
3、印刷会议日程,编排好会议程序,制定注意事项。
4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。
5、大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。
6、会场布置、会场布置要充分体现会议气氛。
(1)悬挂会标、徽记、旗帜登。
(2)设置主席台,落实主席台领导,安排座次,设置发言席,拜访席签、话筒,并保证音响效果。
(3)确定会议桌摆放形式,明确划分分会场区域,并使与会者明确。
(4)保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。
(5)摆放适宜花卉。
7、后期服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。
8、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。
9、进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。
二、会务组织与服务工作
1、会务人员提前1小时到达会场,反复检查会场准备情况。
2、搞好会议签到、材料分发。
3、落实主席台领导、发言人是否到齐。
4、按预订方案组织与会人员由前向后以此就座。
5、维持好会场秩序。会议开始前5分钟,关闭会场大门,与会人
员入座就绪,无关人员离开会场;开会期间关闭手机,一般不允许找
人,无关人员不准进入会场。【大型会议接待方案4篇】大型会议接待方案4篇。
6、做好会议纪录,写好会议简报。
7、组织照相。
8、为与会人员预订车、船、机票等。
三、会议善后工作
1、会议结束后,要检查会场,带回剩余材料、席签等。
2、组织送站。根据与会人员离会时间,提前安排车辆、送站人员
等。
3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。
4、做好会议报道工作。篇三:
一( 会前
1( 与会议主办方洽谈,了解会议要求及所需服务项目。
2( 提供会议所需要的航班、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息,并制定完备的会议预案书给会议方。
3( 派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。
4( 确定方案,签订
合同
劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载
,预付定金。二( 会中
1( 会议接待:
专人负责机场,车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。
2( 会前准备:
准备好会议所需要的会议资料,会议用品,会议等会议相关物品。
3( 会议场所:
专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。
4( 会议住宿:
房间楼层及房间号确认,询问是否有特殊要求。
5( 会议餐饮:
用餐时间、用餐标准及特殊客人(回民)的确认。 6( 会议旅游:
旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。 7( 会议娱乐:
娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。 8( 会议服务:
会议代表合影留念、为代表提供服务及相关服务。三( 会后
1、结帐:
提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,专人与客户进行核
对并结帐。
2、资料:
会议后的资料收集,根据客户要求制作会议通讯录或花名册。
3、合影:
会议期间参会人员集体合影,会议结束前冲印出来分发给每位与
会人员以做留念。篇四:
根据参加会议的人数不同、会议接待的准备工作的内容不同以及会议接待的方式不同,对会议的组织方法,礼仪要求也不同。首先是会议的筹备工作。?根据会议规模,确定接待规格。?发放会议通知和会议日程。会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称,会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执,这样可以确定受邀请的人是否参加会议,准备参加会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避免了外地人问路的许多麻烦。会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排,它是人们了解会议情况的重要依据。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以随会议通知一起发放。?选择会场。选择会场,要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是达到一下标准:
第一:
大小要适中。会场太大,人数太少,空下的座位太多,松松散散,给与会者一种不景气的感觉;会场太小,人数过多,挤在一起,像乡下人赶集,不仅显得小气,而且也根本无法把会开好。所以,英国的首相丘吉尔曾说:
“绝对不用太大的房间,而只要一个大小正好的房间。”第二:
地点要合理。历史召集的会议,一两个小时就散的,可以把会场定在与会人员较集中的地方。超过一天的会议,应尽量把地点 。第七篇:《会务接待方案3篇》篇一:
XXX成立50周年庆祝活动会务接待为认真做好农十师成立50周年庆祝活动有关会务及接待工作,确保庆祝活动顺利进行,根据师党委《关于农十师成立50周年庆祝活动的安排意见》及会务接待组分工职责,特制定本工作方案。
一、基本原则 全面树立细节决定成败的理念,对有关工作认真进行分 解、量化,周密部署、细致安排,确保全面完成大庆筹委会办公室安排的各项工作任务,让领导满意、让嘉宾满意、让职工群众满
意。
二、工作机构 组长:
石心 农十师党委办公室、办公室主任 副组长:
徐群英 农十师党委办公室、办公室副主任,机关事务管理局局长 李慎 农十师机关事务管理局副局长 张勇 农十师北屯医院副院长 张振新 农十师卫生监督所副所长 成员:
师办公室、师机关事务管理局有关人员。
三、工作职责 负责大庆各种集会和组织协调;负责大庆活动期间的接待和后勤保障工作。具体负责:
(一)负责庆祝活动期间庆祝大会、招待会、各界人士座谈会的会务安排及接待工作。
(二)负责各类会议的会场布置和组织工作。
(三)负责合影活动。
(四)做好代表出席各类会议和活动的组织联络工作。
(五)负责各种票证制作和发放。
(六)负责组织、协调庆祝活动赠送的纪念品的设计、制作和采购,提出纪念品的分配方案。
(七)做好宾客的迎送、住宿、乘车、参加各类庆祝活动等具体接待事宜。
(八)组织好庆祝活动期间各宾馆、餐厅、招待室和会议室、活动
场所的食品安全、供电、供水、通信保障工作。
(九)培训接待工作人员及承担接待任务的宾馆服务人员,做好协调指导工作。 (十)负责大庆活动期间嘉宾的医疗保健、食品检验工作。 (十一)负责大庆办的值班。 (十二)完成筹委会及办公室安排的其它工作任务。
四、具体任务
(一)会场布置
1(负责庆祝大会主席台搭建及座区安排。
(1)重点做好会场以及主席台、贵宾席、嘉宾席的布置。会同秘书组做好座区标牌、桌签的设计、制作、摆放。主席台铺设红地毯。
(2)做好大会主席台鲜花摆放,摆放的形式为主席台前端一周摆放鲜花。主席台后摆放高大绿色植物。
(3)根据会场实际情况,设立自由观众区,与会场用明显隔离标识隔开。
(4)向与会人员每人发放太阳冒一顶、T恤衫一件、轻气球一个(按座区分为不同颜色,印统一纪念标识)、矿泉水一瓶。
(5)统一购买高、中、低塑料方凳各1000个,共3000个。主席台使用机关会议室椅子。
(6)会标:
主会标:
“庆祝兵团十师成立50周年大会”; 庆祝大会会场悬挂4个气球竖标:
(拟定标语) “感谢社会各界对十师屯垦戍边事业的大力支持” “深入学习实践科学发展观,实现十师经济社会又好又快发展” “发展壮大十师,致富职工群众,增强戍边实力” “十师与阿勒泰各族军民同呼吸、共命运、心连心” “加快优势资源转换,推进十师科学发展” 师机关办公楼前横标:
“热烈庆祝兵团十师成立50周年”; 宾馆楼前横标:
“热烈欢迎各级领导莅临我师检查指导工作 准备工作:
会同宣传组拟定会场布置方案;统一购置并向与会代表发放太阳
冒、T恤衫、塑料凳;准备轻气球及竖标;协调绿化环卫处提供并摆
放鲜花;协调纪委、宣传部、发改委、民政局、建设局、教育局及文
化中心布置会场;协调公安局派2名武警晚间看守会场。 责任人:
石心 工作人员:
徐群英、李景丽、李慎、冯树林、秘书科工作人员。
2(做好会场服务和音响保障等工作。 会同宣传组负责好庆祝活动期间主会场、座谈会、宴会等音响保障工作。由宣传组安排文化中心专人进行技术保障。 准备工作:
准备音响设备;准备庆典活动所需国歌、国际歌及其他音乐、歌
曲等磁带或光碟。 责任人:
李慎 工作人员:
秘书科工作人员,文化中心专门技术人员。
3(做好燃放鞭炮工作。燃放的地点在主席台前两侧。 准备工作:
购买鞭炮,安排专人。 责任人:
徐群英 工作人员:
李慎、冯树林等其他管理局人员
(二)会议报到安排 各有关部门要配合师办公室做好与会人员的联络和接待工作。要派专人具体负责相关人员的报道,发放《会议须知》、票证、纪念品等,统一办理入住手续。其中:
1(阿勒泰地委、行署、军分区领导;十师在职副师级以上领导。由师办公室具体负责。【会务接待方案3篇】会务接待方案3篇。联系人:
朱荣强
2(调离十师的副师级以上在职领导。 由组织部具体负责。联系人:
罗新娟
3(十师副师以上离退休老领导;老红军、老八路、老解放代表。 由师老干局具体负责。联系人:
任署疆
4(劳动模范和先进工作者。 由师工会具体负责。联系人:
周风雷
5(团场代表。 由师农业局具体负责。联系人:
王军 6(企业(公司)代表。 由师国资委具体负责。联系人:
付婷伟 7(事业单位代表。 由师直工委具体负责。联系人:
吴建民 8(师机关代表。 由党委政研室具体负责。联系人:
张磊 9(检法公司代表。 由师政法委具体负责。联系人:
杜向前 10(民主党派人士、宗教人士及其它统一战绩方面的代表,
民营企业代表。 由师统战部、工商联具体负责。联系人:
丛惠 1
1(民兵代表。 由师武装部具体负责。联系人:
周玉琳 1
2(六县一市代表 由国土局具体负责。联系人:
马清义 1
2(北屯驻地单位代表。 由民政局具体负责。联系人:
蔡震 1
3(从职业技术学校抽调20名礼仪人员,分配具体工作任务,配合搞好大庆活动期间接待服务工作。 由文联具体负责。协调职业技术
学校对礼仪人员进行必要的礼仪培训。联系人:
张军旗 总责任人:
石心 工作人员:
徐群英、李景丽、赵燕娟、秘书科工作人员,宾馆工作人员。
(三)与会人员合影(约230余人)
1(时间:
20XX年8月16日北京时间09:
30;
2(地点:
师机关办公楼前
3(参加人员:
(1)参加庆祝大会的阿勒泰地委、行署、军分区领导;
(2)师领导;
(3)师老领导(副师级以上);
(4)师机关各部门主要领导;
(5)各团场、企事业单位党政主要领导;
(6)受表彰的师劳动模范、先进工作者,师老劳动模范、先进工作者代表; (7)民主党派人士、宗教人士及其它统一战绩方面的代表、民营企业代表10人。 准备工作:
拟定合影人员座次表;搭架合影人员站台;由各接待负责部门分别通知参加合影人员;联系摄影师。 责任人:
徐群英 工作人员:
李慎、郭贺凯、王春英。
(四)欢迎嘉宾及劳动模范等入会场
1(时间:
09:
40合影活动后
2(地点:
列队欢迎仪式从文化广场入口处到主席台。
3(参加人员:
沿广场西侧,鼓乐队和学生(各40名)相对各列一纵队欢迎嘉宾,学生手中持红色小国旗。 准备工作:
联系确定北屯中学鼓乐队和北屯中学中小学生;准备小国旗(50面);4名礼仪人员分别引导合影人员从师机关到广场入口处及主席台、座区。2名礼仪人员和2名医护人员在会场为老干部和其他与会人员
机动服务。 责任人:
徐群英 工作人员:
李慎、郭贺凯、王春英。
(五)会议食宿安排 师现有三星级以上宾馆2家,为北屯宾馆,电力大厦,总接待能力280人左右。预计可满足接待需求。各与会人员均在所下榻的宾馆(酒店)统一用餐。师级老领导、各师代表领队安排单间,其它人员安排双人间。宾馆设医疗室,医务人员24小时值班。【会务接待方案3篇】文章会务接待方案3篇出自责任人:
石心 工作人员:
徐群英、李慎、王飞、张勇、张振新
(六)票证制作 为特邀嘉宾订制嘉宾证,其他与会人员订制出席证,工作人员及礼仪人员订制工作证。 准备工作:
统计各类人数,提前与兵团印刷厂联系订制,联系各报道负责部
门统一装袋。 责任人:
李慎 工作人员:
张海棠、赵佩霞
(七)纪念品的订制与发放 纪念品为:
画册、邮册、回忆录、光碟、太阳帽、T恤衫。订制纪念品袋,
纪念品置放在袋内报道时发放。发放范围:
(1)特邀嘉宾;阿勒泰地委、行署、军分区领导;十师领导(老
领导);调离十师的副师级以上在职领导;老八路、老解放、老红军代表;劳动模范、先进工作者代表;民主党派人士、宗教人士、民营企业代表;师机关、检法机关、各团场企事业单位主要领导,每人发一份纪念品(画册、邮册、回忆录、光碟)。
(2)与会人员:
每人一顶太阳帽、一件T恤衫。 准备工作:
纪念品250份;太阳帽3100顶、T恤衫3050件。联系各报道负责部门统一装袋。 责任人:
石心 工作人员:
李慎、赵丽华、薛峰
(八)组织、调度交通工具,保障人员接送 为保障大庆期间用车,有效控制服务中心车辆,用于会务工作和活动期间贵宾接送 。准备工作:
根据实际情况提前协调抽调其他单位部门车辆或租用车辆备用;提前对驾驶人员进行必要的安全及礼仪培训。 责任人:
徐群英 工作人员:
李慎、黄福胜、张辉。
(九)做好庆祝活动期间水、电保障工作 大庆活动期间,水、电供给在不影响正常生产生活用水、用电的前提下,重点保证宾馆、会场等场所使用。 准备工作:
要提前协调水电部门派专人做好有关管道和线路的检查维护,确保万无一失。 责任人:
李慎 工作人员:
曹德利及供水公司、电力公司所派专人具体负责。
五、经费、物资使用与管理 根据《农十师成立50周年庆祝活动安排意见》,会务接待组的所有大宗物资由大庆办统一组织采购,由会务接待组管理、使用和分发,并将物资使用情况向大庆办汇报。篇二:
第二届餐饮业博览会为了做好第二届中国餐饮业博览会会务接待工作,组委会办公室委托西安市成立餐博会会务接待组,并制定了第二届中国餐饮业博览会接待工作实施方案,具体如下:
一、接待时间20XX年10月17日至21日午前。10月17日全天报到。
二、住宿安排组委会负责接待由各省、自治区、直辖市和单列市统一组团参会的代表。请各省、自治区、直辖市和单列市组团单位在8月25日前将参会人数、入住宾馆等级及要求报会务接待组(餐博会代表团拟入住宾馆回执表附后),并将定金(500元/人)于8月31日前汇入餐博会会务组账户。
三、用餐安排10月17日至20日的用餐由会务接待组统一安排。用餐安排在入住宾馆,形式为自助餐或地方风味餐饮,代表凭餐券在规定时间用餐。有特殊用餐要求的代表,请各地代表团联络员及时与住店会务接待小组联系。
四、交通安排10月17日会议报到当天,接待组在西安咸阳国际机
场、西安火车站设接待点,各省、自治区、直辖市和计划单列市组团
的代表请提前以传真形式将航班、车次及抵达西安的时间报接待组。
餐博会期间,代表参加活动的市内区间交通用车由接待组统一安排。
10月21日会务接待组为代表安排送站,需提前离西安的代表请及时
与住店会务接待小组联系。会后需自行参观考察的代表,会务接待小
组可代为联系酒店和旅行社,费用自理。
五、收费标准
(一)会务费:
每位代表会务费600元,会务费包括餐博会资料费、区间交通费、参观交流场馆门票、仿唐入城式和盛唐迎宾宴暨餐厨文艺表演费、大唐芙蓉园门票、闭幕式晚宴费、纪念品等。团体报名超过50人的以及要求参加部分活动的代表可与会务接待组具体协商。
(二)食宿费:
根据所住的不同宾馆设A类:
1500元/人,B类:
1200元/人两个等级标准。对于住宿、用餐有其他要求的代表团,也请在8月25日前与接待组联系。
(三)减免事项:
各省、自治区、直辖市和计划单位列市代表团团长免收食宿费、会
务费;各地组团参会人数超过20人的,免收联络员(1名)的食宿费和会务费。
六、其他因代表离西安返程日期相对集中,接受统一安排食宿的代
表需预定返程机(车)票的,请提前与会务接待组或入住宾馆会务接
待小组联系。七、联系办法餐博会组委会办公室会务接待组:
联系人:
肖来利029,87217415刘勇029,8727683713609118077传真:
029,87251354缴费账号:
3700020539024903455开户银行:
中国工商银行西安北大街支行开户名称:
第二届中国餐饮业博览会会务组篇三:
一、工作小组组 长:
赵罗海副组长:
齐学军 陈术根 李新毅
二、工作分工和职责
(一)资料、牌匾等准备
1、活动指南(含“校庆活动须知”、“活动日程安排”、“校友联谊活动场地安排”、“接待联系电话”、“县成交通示意图”、“校园分布示意图”):
资料请校庆办提供,教育印刷厂印制。17号审方案,22号到位。负责人:
赵罗海。
2、捐款公布牌:
校友捐款牌、教职工捐款牌、友好单位捐款牌、祝贺单位(贺信、贺电)。负责人:
陈术根。16号设计方案,22号制作到位。
3、桌签:
15cm×40cm,“校友签到处”9块,“历任教职工签到处”1块,“来宾签到处”5块,“已捐款校友、来宾签到处”1块,“省、市领导签到处”1块,“住宿登记处”1块。负责人:
陈术根。17号审方案,22号制作到位。
4、标牌:
80cm×120cm,“校友签到处”2块,“来宾签到处”2块,已捐赠校友、来宾签到处1块,校友纪念品领取处1块,来宾纪念品领取处1块。负责人:
陈术根。17号审方案,22号制作到位。
5、校友联谊场地安排:
25cm×40cm,用红纸写“××年毕业校友联谊室”,刘俊才书写,10月24日前完成。15号审方案。陈术根负责。
6、指路牌:
8块,80cm×120cm,“校友、来宾签到处由此去”。【会务接待方案3篇】活动方案李坤元 马兴旺 刘建民 喻立娥 冯怒江 张映湘 杨正春 阳义军 罗玉兰 赵佩芝职责:
负责纪念品装袋、存放,张贴标签,布设指示路牌,布置签到台。纪念品存放处:
南教学楼一楼西
4、东4教室。(10月26日前完成)24小时值班:
杨红负责安排人员。
(2)校友来宾签到:
(10月27日下午2:
00开始到南教学楼门厅)组 长:
李新毅联络员:
胡 星 李新术收款、开票:
黄 力 李运凯 周耀光 李小清 唐立峰 俞江华杨国强 彭子忠 陈 花 周凤秀 冯怒江 周爱如 陈超武 李 军 赵锦春 张勇平发放餐券、礼品券:
韩 健 柳一村 宋思伟 刘穗宾 潘 敏 颜 颖赵彩霞 陈景祥 王 冰 唐 芳 周义湘 刘正波 冯 志 曾 彬 莫立强 刘定坤出 榜:
周梦强 李坤元 王业秋 刘硕果 罗松林 袁智君发纪念品:
校友纪念品发放组:
彭光明 张新元 许俊文 龙新群来宾纪念品发放组:
喻立娥 杨正春 贺江林 赵 俊第一组:
黄 力 韩 健 第二组:
李运凯 柳一村 第三组:
周耀光 宋思伟 第四组:
唐立峰 刘穗宾 第五组:
李小清 潘 敏 第六组:
俞江华 颜 颖 第七组:
杨国强 赵彩霞 第八组:
彭子忠 陈景祥 第九组:
陈 花 王 冰 第十组:
周凤秀 唐 芳 第十一组:
冯怒江 周义湘 第十二组:
周爱如 刘正波 第十三组:
陈超武 冯 志 第十四组:
李 军 曾 彬第十五组:
赵锦春 莫立强 第十六组:
张勇平 刘定坤第十七组:
阳义军 韩 健 刘 敏1组负责历任教职员工签到2组—10组负责校友签到11组—15组负责来宾签到16组负责已捐赠校友、来宾签到17组负责省市县领导签到(地点:
办公楼二楼小会议室)
(三)咨询、引导组组 长:
何艳红 成 员:
许 欣 高 亚引导员:
学生40人(校门主干道两侧至签到处、展室,统一服装)
(四)宾馆接待宾馆名称 工作人员名单 主要职责五洲通宾馆 刘建民、付举红学生2人 做好接待工作,安排住宿和27日晚餐、28日早餐,安排好未带车校友来宾的交通,负责生活安排。瑞鸿山庄 马兴旺、尹香清学生2人
三、来宾、分届分班校友联谊活动室安排:
(联谊室配备茶叶、塑料杯、开水瓶或者饮水机、学生接待3人
(两女一男),每名学生准备开水瓶两个,早上7:
30之前打好开水送到指定的教室,要求开水房全天供应开水。)北教学楼一楼高一办公室一:
历任教师联谊室,同时请老师分别到曾经所教年级、班级学生联谊室参加联谊活动。北教学楼一楼高一办公室二:
离退休老教师休息室办公楼二楼会议室:
来宾联谊室办公楼三楼会议室:
来宾联谊室
四、指示牌、捐款榜、庆典座位表、礼品券样式等
1、指示牌
2、校友捐款榜班级 姓名 金额 班级 姓名 金额
3、祝贺单位贺信单位 贺信 单位 贺信
4、祝贺单位捐款榜单位 捐款 单位 捐款
5、教职工捐款榜姓名 金额 姓名 金额 姓名 金额
6、纪念品券样式"