供应商扣款16.10.26解析
××××××有限公司
受控状态 外购外协物料质量问题索赔管理办法 制度名称 编 号
监督部门 考证部门 执行部门
第一章 总则
一(目的
为了保证外购、外协物料质量满足公司产品的需要,规范供应商来料不良索赔
流程
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,明确供应商应承担的责任和损失,以督促供应商提升改善质量意识和产品质量水平 ,有效防止相同问题重复发生,特制订本办法。
二(适用范围
适用于进料检验、生产过程及出货后发现的供应商来料不良造成的劳动工时费用、逾期损失费用、材料损耗费用、水电燃料能耗费用、运输费用、维修费用、差旅费用、质量潜在风险损失等,进行对供应商的索赔。
供应商交货逾期,按照采购
合同
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/供应商战略合作
协议
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执行扣款或处罚,不在本办法规定范围。 三(
职责
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3.1采购部
负责与供应商联络,执行索赔,监督供应商在扣除索赔金额(或向公司支付索赔费用)。
3.2生产部
负责受供应商委托进行物料的返修、返工,负责对返修工时、料废加工、试验工时、包装工时、材料耗用、水电能源耗用等费用的记录、统计。
3.3品质部
负责返修、返工物料的重检,负责检验工时的统计和记录;负责统计、汇总、核定索赔费用。
3.4财务部
3.4.1根据《供应商索赔单》负责与供应商进行账务结算;根据实际发生成本,负责制定各项索赔费用标准。
第二章 流程及规定
四(程序
4.1进料检验发生来料不良索赔
4.1.1让步接收:进料检验发生物料不合格,且不合格品审理结论为让步接收的,应根据产品价值及不合格严重程度,供应商承担降价5%~10%的赔偿质量风险损失,具体由品质部确定赔偿比例,对让步接收产品,因我公司标识不清、记录、保管及仓储管理不善而造成的质量损失,由我公司责任部门负担。
4.1.2返工、返修
采购物料送检后发生不合格经评审确定需返修的,由采购部联络供应商协商具体返修事宜,可分为以下三种情况:
?供应商取回返工、返修:
a、影响生产进度,造成逾期的,按照交货逾期进行处罚;
b、返工、返修完成后,重新检验、试验试验工时费用按照当年度宁波市最低小时工资标准的2倍计算;
?供应商来公司现场返修:不影响生产进度的,可不进行索赔,影响生产进度,造成逾期的,应按照交货逾期进行处罚;
?供应商委托公司返修/返工:因生产急用或供应商路途远等原因需委托公司返修、返工的,品质部应提供检验
报告
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、不合格品处理单等材料给供应商,供应商确认后需发联络函委托××公司返工/返修,由品质部开立《返修返工单》(附件3),通知生产部返修、返工,生产部将返工的工时、物料损耗等记录在《返修返工单》。返修返工的需向供应商索赔以下费用:
a、返修工时费用按照当年度宁波市最低小时工资标准的2倍计算,工时记录由生产部按照实际情况记录统计。
b、如造成材料、生产辅料等损耗的,需由生产部统计损耗费用;
c、返修完成后,重新检验、试验费用由品质部统计,检验试验工时费用按照当年度宁波市最低小时工资标准的2倍计算;
(设备折旧费用、管理费用较小建议暂不索赔)
4.1.3全数检验: 因生产急用物料,不合格审理结论为全数检验的,需向供应商索赔全数检验工时费用,按照当年度宁波市最低小时工资标准的2倍计算,良品入库使用,不良品按退货流程处理。
4.1.4退货:退货及时补货未影响生产进度的,可不进行索赔,影响进度造成逾期的,按照交货逾期进行处罚;
4.2生产过程中发现外购、外协件不良索赔
4.2.1让步接收:按照4.1.1条款执行。
4.2.2返修/返工:
?品质部开立《返修、返工单》,确定返修执行单位和返修地点,索赔条款按照4.1.2条款执行。
4.2.3料废退货:需根据具体情况向供应商索赔以下费用
a、已经过加工装配的,索赔生产工时费用,按照当年度宁波市最低小时工资标准的2倍计算,工时由生产部按照实际情况记录和统计;
b、如造成材料、生产辅料等损耗的,需由生产部统计损耗费用;
c、必要时还应确定返修的良品率,因正常返修造成的报废,供应商应负责补货,废品退回供应商;
d、影响进度造成逾期的,按照交货逾期进行处罚;
(设备折旧费用、管理费用较小建议暂不索赔)
说明:后续生产部会同财务部应建立各工件加工料废索赔费用标准化,减少人工统计工作量,也更客观,避免与供应商扯皮纠纷(必要时)。
4.3产品发往客户后,由于外购、外协产品不良导致的客户投诉索赔
由售后用户反馈的质量问题有物料清单、实物、顾客抱怨单及相关证据(如用户提供的影像资料等),由品质部组织分析后确认为供应商责任或所占责任比例,根据以下不同情况开具“供应商索赔单”,填写索赔产品清单及原因。当售后服务中因各种原因暂时无法返回故障件时,可按顾客或服务人员提供的现场照片、故障件照片、用户投诉函、质量故障分析报告等作为确定索赔的依据。
4.3.1供应商及时到客户处更换或维修,得到客户认可,没造成损失的可不予索赔;
4.3.2由供应商提供更换零部件,××公司服务人员进行更换维修的,应向供应商索赔以下费用:
a、服务人员差旅费,包括路费、酒店费用、差旅补贴费用;
b、维修费用,工时按照当年度宁波市小时工资标准的2倍计算,工时包含往返路程时间(路程一天内按实际时间计算,一天以上,每天/每人按照8小时计算,不足8小时的按照实际实际计算),工时记录由服务人员按照实际情况统计汇总。
c、如给造成客户重大损失,客户对××公司进行索赔的,需向供应商索赔相应费用。 说明:如客户投诉问题既有供应商责任,同时也有××方责任的,费用可分摊,具体由品质部根据责任大小进行分摊。
4.3.3××公司自行购买零部件进行更换维修的除按照4.3.2索赔3项费用外,还需另外索赔零部件费用。
4.4索赔原则
4.4.1××公司应提供齐全的索赔依据证明材料,应经供方确认后再执行,如供应商未回复视为确认。
4.4.2不合格品判定及索赔应实事求是,严禁将“工废”误判为“料废”,根据实际情况统计各种索赔费用、损失,严禁虚报各种费用,品质部汇总、核定费用,财务部负责监管。
4.4.3各物料索赔应尽量标准化。
4.5索赔执行
4.5.1索赔部门:进料检验、客户抱怨阶段及生产过程中让步接收情况的索赔由品质部开单,并
汇总各相关部门索赔数据、依据;生产过程中返修、返工、料废索赔由生产部开单,品质部核定并汇
总其它相关部门数据。
4.5.2索赔依据:检验/试验报告、不合格品处理单、工时记录单、返修返工单、客户抱怨单、差
旅费清单等作为索赔的依据。
4.5.3索赔流程:索赔部门开立《供应商索赔通知单》,经品质部汇总核定金额后,采购部会签确认,并附相关索赔依据发传真至供应商处,供应商应于3个工作日内确认(供应商超过3个工作日未确认视为认同索赔)。确认后盖章签字确认回传至采购部,采购部复印2份,原件交由财务部进行帐物结算(扣款或开其他收入发票,15天内进行收款),复印件一份反馈品质部,另一份采购部留底存档。
4.5.4索赔争议解决
如供应商对索赔原因、金额等有异议,可3个工作日内提出书面材料进行申诉,采购部开立《供应商索赔争议评审单》,组织品质部、生产部、财务部等相关部门进行评审,形成各部门评审意见,2000元(含)以下索赔争议最终裁决权限为××公司常务副总经理,2000元以上索赔争议最终裁决权限为××公司总经理,供应商应按照最终裁决结果强制执行。
第三章 附则
五(附《供应商索赔通知单》、《供应商索赔争议评审表》、《返修返工单》 六(本标准由行政部制定,报总经理批准后实施,修改时亦同。
七(本办法自公布之日起生效。
编制部门 审 核 人 批 准 人 编制日期 审核日期 批准日期 修改标记 修改处数 修改日期
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返工、返修单
编号: 物料名称: 规格型号: 物料编码: 数量: 执行单位:?供应商 ?生产部 返修地点:?供应商处 ?××公司 返工/返修原因说明:
返工/返修内容要求:
开单人: 审批人: 接收人:
工时 物料损耗 能源损耗 返工返修记录
(供应商执行单件 总计 单件 总计 单件 总计 可不填写此
栏)
××××××有限公司
供应商索赔通知单 日期: 编号: 合作方/供方名称: 物料名称: 规格型号: 进料日期: 数 量: 索赔类别:?进料 ?生产过程 ? 客户投诉
索赔原因说明:
计算标准说明 索赔费用明细 金额(元) 备注 (可附材料) 让步接收质量风险费用 返修/返工工时费用 全检挑选工时费用 检验/试验工时费用 料废加工工时 逾期交货费用 材料/辅料损耗 能源损耗 差旅费 维修费 顾客索赔损失 服务零部件外购费用 运输费用 其它费用 合 计
拟制: 审核: 会签: 批准: 合作方/供方意见:
?同意索赔要求 ?不同意提请××复议(需说明原因)
审核: 批准:
注:合作方/供方收到此单后须在3个工作日内回复,否则视为认可同意扣款。
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供应商索赔争议评审表
编号: 合作方/供方名称: 评审日期: 索赔单编号: 物料名称: 规格型号: 进料日期: 数 量: 索赔类别:?进料 ?生产过程 ? 客户投诉
争议情况说明:
拟制: 审核: 采购部处理意见:
签字: 日期: 品质部处理意见:
签字: 日期: 生产部处理意见:
签字: 日期: 财务部处理意见:
签字: 日期: 最终裁决意见:
签字: 日期:
古今名言
敏而好学,不耻下问——孔子
业精于勤,荒于嬉;行成于思,毁于随——韩愈 兴于《诗》,立于礼,成于乐——孔子 己所不欲,勿施于人——孔子
读书破万卷,下笔如有神——杜甫
读书有三到,谓心到,眼到,口到——朱熹 立身以立学为先,立学以读书为本——欧阳修 读万卷书,行万里路——刘彝
黑发不知勤学早,白首方悔读书迟——颜真卿 书卷多情似故人,晨昏忧乐每相亲——于谦 书犹药也,善读之可以医愚——刘向 莫等闲,白了少年头,空悲切——岳飞 发奋识遍天下字,立志读尽人间书——苏轼 鸟欲高飞先振翅,人求上进先读书——李苦禅 立志宜思真品格,读书须尽苦功夫——阮元 非淡泊无以明志,非宁静无以致远——诸葛亮 熟读唐诗三百首,不会作诗也会吟——孙洙《唐诗三百首序》
书到用时方恨少,事非经过不知难——陆游 问渠那得清如许,为有源头活水来——朱熹 旧书不厌百回读,熟读精思子自知——苏轼 书痴者文必工,艺痴者技必良——蒲松龄
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