常用Excel技巧

EXCEL常用技巧 按住Ctrl键鼠标点击下面各技巧目录就能查看详细操作。 1、 妙用双击 2、 设置下拉框 3、 状态栏帮你计算 4、 自定义筛选 5、 分列的妙用 6、 行列转置 7、 隔行换色 8、 合并多个单元格内容 9、 连续使用 格式 pdf格式笔记格式下载页码格式下载公文格式下载简报格式下载 刷 10、 ESC清除当前编辑单元格 11、 表头加斜线 12、 同时显示多个EXCEL 13、 快速调节显示比例 14、 超链接 15、 语音朗读 16、 长报表固定表头显示 17、 有用的快捷键 18、 单元格内强制换行 19、 不同单元格输入相同内容 20、 满足条件数据显示颜色 21、 隔行换色 22、 双击复制的妙用 23、 同时显示多个sheet 24、 巧用EXCEL做文档目录并迅速找到文件 25、 多个sheet间快速切换 26、 多个工作簿间快速切换 27、 合并邮件 28、 高级筛选 29、 复制几个内容，进行多次分开、分别黏贴 30、 插入图标，双击时打开该文件 在offcie Excel中妙用双击 1． 巧分窗口 在Excel中妙用双击，你会发现，在Excel垂直滚动条上方与带黑三角形按钮相邻的地方，有一个折叠起来的按钮，双击（以下双击均指双击鼠标左键）它，即可将当前窗口上下一分为二；双击水平滚动条右方的折叠起来的按钮，可将当前窗左右一分为二。 2．调整列宽　 单元格内的文本或数字在列宽不够时，超出宽度部分不显示或显示为#，这时可将鼠标指向此列列标右边界线，待鼠标指针变成左右的双向箭头时双击，可得到最适合的列宽，即列宽刚好容纳此单元格内最长的内容，用同样的办法可得到最适合的行高。　　 3．快速移动　 利用鼠标，可使单元格指针快速移动很长距离。假如在A1∶A30内有一连续数据，若要使单元格指针从A1迅速移到A30，只需用鼠标双击A1 单元格的下边框，单元格指针则快速向下移动，直到最后一个不是空白的单元格为止，若要使单元格指针在连续数据上向右快速移动，则双击单元格的右边框。如果按住shift键同时操作，就可以快速选中数据，方便快捷。 4．填充有规律数据 某列的相邻列（左或右列）已有数据或文字，若要在该列得到有规律的数据或文字，双击鼠标可快速填充，方法如下：要得到相同的一列数据、文字或需要复制 公式 小学单位换算公式大全免费下载公式下载行测公式大全下载excel公式下载逻辑回归公式下载 ，只需在此列的第一个单元格内输入内容，然后用鼠标双击这个单元格右下角的填充柄，即可在此列快速填充，直到空白单元格为止；若要得到等差数列，只需在此列的第一和第二单元格内输入等差数列的前两个数据并选定它们，用鼠标双击右下角的填充柄，即可快速填充，直到空白单元格为止。 EXCEL中如何设置下拉框 通过使用下拉框可以在选择常用数字如月份，常用文字如单位时使用较方便。方法如下：先在任一列（你所制作的表格之外）输入一列你希望在下拉框中出现的文字或数字，选中需要出现下拉框的的全部单元格，点击菜单“数据”——有效性——设置——有效性条件中的“允许”下拉框选序列——点“来源”下面框右侧的按钮，出现数据有效性框——抹黑事先输入的一列文字或数字——回车——确定，即可。为美观页面和打印，做好后把事先输入的一列文字或数字进行“隐藏”处理。 快速求和、计数、平均值、最大最小值 EXCEL中可以通过公式快速求和、平均值等，如果你不想把计算结果保留在表中，只想知道计算结果，那么EXCEL中下面状态栏就能快速帮助你了。方法如下：选中需要计算的所有单元格，这时下面状态栏会出现“求和=？”字样，右键点击该地方，可以在各种计算方法间切换，简捷方便。 筛选功能中的“自定义筛选” 一般人使用筛选功能时不大使用这个功能。这个功能有利于模糊筛选。举一例，在某列姓名中找出所有带“明”或者“民”的姓名。选中表格——数据——筛选——自动筛选——点击筛选后的下拉框箭头——自定义——左上框选“包含”——右上框填“明”——中间选“与”——左下框选“包含”——右下框填“民”，确定即可。结合包含、不不包含、与、或，等还可以进行其他各种多条件的查找。 分列的妙用 1、 对某列内容进行“数字”和“文本”间的切换。方法如下：选中某列——数据——分列——下一步———下一步——右上方“常规“和”文本间进行选择即可。 2、 对字符串进行分割，提取里面有用的部分。如对身份证号码进行分割成地域、出生年份、月份、日期等。方法如下：选中需要分割的单元格——数据——分列——点选“固定宽度”——下一步——在下面框中点击出现线条，把线条移动至需要分割的地方，多次点击出现多条线便于更多分割。——下一步——完成——是，即可。 行列转置 选择一片区域复制，然后在要粘贴的地方选择编辑->选择性粘贴，勾选转置，你会发现行变成了列，列变成了行。 Excel隔行换色效果 在浏览比较长的Excel表格中的数据时，很有可能出现看错行的情况，如果能隔行填充一种颜色，就可以避免这种现象。利用Excel的条件格式和函数就可以轻松地实现隔行换色这个效果。方法如下：选中需要查看的区域——格式——条件格式——在“条件1(1)”左侧下拉框选“公式”，并在右侧的方框中输入公式“=MOD(ROW()，2)=0”。接着单击“格式”按钮，——选择 “图案”选项，选择需要的颜色，确定即可。 合并多个单元格的内容（包括文字和数字） 如何将2个或多个单元格的内容合并显示在同一单元格中呢？方法如下：假设需要激昂A1、B1、C1单元格合并到D1中，在D1单元格中填入“=A1&B1&C1”即可。“&”就是shift+7。 如果合并的单元格太多，上述方法不足取，按下操作：选中所需合并的所有单元格——连续2次ctrl+c——右侧出现剪贴板——选中需要粘贴的单元格——点在上面的编辑栏（fx后面）——点击右侧的粘贴条就可以了。接下来需要整理格式：选中粘贴好的单元格——编辑——替换——查找中按住ALT输入小键盘上10（一定要是小键盘上1和0）——全部替换就可以了。 EXCEL中双击格式刷的妙用 我们平时使用格式刷的时候每次只能刷一个单元格或连续的单元格，对不连续的单元格只能多次点击格式刷，比较麻烦。而双击格式刷解决了这个问题，方法和平时一样，就是在点击格式刷的时候双击就可以了。 ESC清除当前编辑单元格 正在编辑单元格时发现有错误，按ESC即可清除当前编辑单元格的全部内容。 给EXCEL表头添加斜线 视图——工具栏——勾选绘图，弹出工具条，点选里面的线条等即可在EXCEL中划线。表头文字可以通过上下标来达到美观。 同时显示2个或多个EXCEL文件 有时因比较、参照等原因，需要同时打开2个或多个EXCEL文件，方法有多种： 1、 先打开其中的一个EXCEL，取消最大化（右上角显示为▁□×）,然后再打开空白的EXCEL（开始——程序中打开）——文件——打开。。。——找到需要的第二个EXCEL文档就可以，以此类推，并调整窗口的大小。 2、 打开所需的EXCEL——窗口——重排窗口——按照所需点选不同的方式。或者是——窗口——与×××文件并排比较。 快速调节显示比例的大小 Ctrl+鼠标上下滚动即可快速调节文档显示的比例。教学投影时比较多用。 超链接的使用 在一个EXCEL文件中包含很多sheet，例如学校共有30个班级，如果编辑、查找过程中你需要在不同班级的sheet间切换，使用超链接就比较方便。方法如下：把第一个sheet命名为“目录”，第2至31个sheet分别命名为各个班级，在“目录”中的不同单元格输入30个sheet的名称。例如第一个单元格为“托1班”，右键点击托1班——超链接——在左侧选择“本文档中的位置”——中间选择托1班的名称——确定。点击目录中的“托1班”马上就会达到该sheet，以此类推即可。 同样从各个sheet中也能迅速回到目录。方法是在每个sheet的第一个单元格中输入“目录”，右键该单元格——超链接——左侧选本文档——中间选目录——确定即可。 同理，使用该方法还可以超链接到其他所需的文档，方法基本一样，就是在超链接后选择“原有文件或网页”，右侧找到所需文档（可以是EXCEL，也可以是word等）即可。 让EXCEL朗读出来，助你校验 EXCEL有朗读功能，但系统默认是英语，所以需要设置成中文。设置方法如下：开始——设置——控制面板——双击“语音图标”——对话框中的“语音选择”下有两个选项，即“Microsoft Simplified Chinese”和“Microsoft Sam”。如果你的系统没有“Microsoft Simplified Chinese”，可到网上下载软件安装——输入“微软TTS语音引擎(中文)V5.1”，下载安装后按上面步骤设置成“Microsoft Simplified Chinese”即可。而且还可以在选择页面的下方调整语音的速度。 然后调出朗读单元格工具条，方法如下——视图——工具栏——自定义——命令选项卡——左侧类别选工具——右侧命令显示‘文本到语音’工具栏”如下图所示： 如果提示需要安装office时按下面步骤：很多情况下，中文语音引擎并没有安装OFFICE时一同被安装，对于此种情况，用户须要手动添加这个功能：   第一步：单击Windows菜单-设置－控制面板－添加/删除程序，找到OFFICE安装项。   第二步：单击"更改"，然后在OFFICE安装界面中，选择"添加或删除功能",单击"下一步"。   第三步：在"自定义安装"对话框中勾选"选择应用程序的高级自定义"单击"下一步".   第四步：在"高级自定义"对话框中，找到"OFFICE共享功能"中的"中文可选用户输入方法"的子项"语音输入",选择"从本机运行全部程序"，单击"更新"     更新完成后，用户就能使用中文语音引擎了。更新过程中可能会提示定位OFFICE安装文件的位置，请准备好OFFICE安装光盘或网络链接。    单击Windows开始菜单－设置－控制面板－语音，在"语音属性"对话框的"文本语音转换"选项卡中，单击"语音选择"下拉列表框，选择"Microsoft Simplified Chinese",然后单击"应用"。现在，用户的EXCEL就会用中文来朗读了    在"语音属性"对话框中，用户还可以调整语音的速度，以适应自己的需要 长报表如何固定表头显示 内容滚动，表头一直不动。方法简单。——窗口——冻结窗口。选中整行标进行冻结，结果是该行以上的全部不动。选中整列，该列左侧的全部不动。选中某单元格，该单元格上方和左侧的都不动。 平时不大使用的快捷键 1、ctrl+D 将上面单元格的内容复制到当前单元格。 2、ctrl+R 将左面单元格的内容复制到当前单元格。 3、ctrl+shift+” 将上面单元格的值复制到当前单元格。 4、Ctrl+A 全选整个表格（每行至少有一个数据，0也可以） Alt+Enter单元格强制的取消方法 如何把强制换行取消，方法很简单。格式——单元格格式——对齐选项卡中自动换行前的勾去掉，即可。 不同单元格输入相同内容 选择需输入内容的全部单元格，输入内容，Ctrl+Enter 即可。 让满足条件的数据显示特定的颜色（譬如成绩不及格的显示红色） 选中全部单元格——格式——条件格式——按要求修改各个框（例题：介于0和59）——点击格式——字体选项卡中颜色下拉框选择颜色（例题为红色）——确定——确定。 EXCEL隔行换色 选择表中内容——格式——条件格式——第一个框选择公式，第二个框填入=MOD(ROW()+1,2)——点击下面的格式——图案选项卡——选择所需颜色——确定即可。 双击“复制”的妙用 我们知道了双击格式刷后能多次使用该功能刷格式，同样的道理，我们平时使用的复制只能进行一次粘贴，当对复制的对象需要多次粘贴是，只要双击“复制”，就能进行多粘贴了。这个功能除了在EXCEL中能使用外，也能在word中进行使用。 同时显示并编辑同一工作表的多个sheet 不同工作表同时显示我们可以通过在新建EXCEL（开始——程序中打开）多次打开文件，取消最大化就可以实现。同一工作表不同sheet同时显示并编辑的方法是：打开需要编辑的EXCEL文件——窗口——新建窗口——窗口重排窗口——平铺——确定。这样在不同窗口中编辑，其他窗口都会同步修改，方便实用。 巧用EXCEL超链接建立目录并迅速找到文件 时间越长，文件越多，有时候保存在哪里都忘了，找起来很不方便。利用EXCEL超链接就能解决这个问题。方法：右键EXCEL单元格——超链接——找到相关的文件——确定即可。同样方法把所有文档都链接到该EXCEL，以后点击该链接就可以直接打开该文档进行编辑。如果文件多，可以在该EXCEL种进行分类处理，以便更快速地找到文件。 在Excel多个工作表间快速切换 EXCEL经常会同一工作簿有十几甚至几十个工作表，通常在这种情况下，Excel用户会想到使用窗口左下角的工作表导航按钮，按左右键来找到需要的工作表，这样很不方便。方法是——右击导航按钮，很快就能找到需要的啦！！ 怎样在多个Excel工作簿间快速切换 快捷键：ctrl+Tab 合并邮件 给不同人发送相同格式（但内容不同）的word邮件的方法：在word中先添加合并邮件工具栏：视图——工具栏——合并邮件前打勾。1、光标停在在word文档中需要合并内容的地方，2、点击合并邮件工具栏中的“打开数据源”——找到相应的EXCEL文件内容——点击插入域——选中后点击插入即可。3、按需要不同的地方插入不同的内容。4、点击合并到新文档就完成了。 如果内容少需要在一页上显示多条合并后数据，方法是：在做好第3步后把光标移动到最后，按自己的需要多打几个回车（目的是2条合并邮件之间留一定的空间），光标移动到最前面，点击——合并邮件的”插入word域”——下一 记录 混凝土 养护记录下载土方回填监理旁站记录免费下载集备记录下载集备记录下载集备记录下载 ，选中全部内容——复制——黏贴，按需要在一页上多次黏贴——把第一个模板中的«Next Record»删除——合并到新文档即可。 一页多条的另外一种办法就是按照1、2、3、4步骤做好后，在word中选择编辑——替换——查找内容中填写^b(^是英文状态下的sheet6)，替换中填写^l(l是小写的J、K、L的L)，这样就能取消掉分页符，然后再简单排版就可以了。 高级筛选 自定义筛选只能筛选出1-2个条件的内容，3个条件以上就只能用高级筛选了。方法如下：先在表中空白处出输入需要筛选的条件，包括表头的内容，譬如 意思需要筛选出满足以上条件（4个城市中、销售量和销售额达到相关要求的）销售人员。然后点击原始表格——数据——筛选——高级筛选——第一个列表区域一般都自动选择（就是需筛选的原始数据，一般都为全选表格）,第二个列表区域选中条件区域（譬如我上面举的例子）确定即可。 至于里面的是选择筛选在原始表格中还是复制到其他位置，要根据个人需要而定。 复制几个内容，进行多次分开、分别黏贴 譬如我想把1、2、3三个数字复制好后，在多个单元格进行分别黏贴1或者2或者3等。方法如下：编辑——OFFICE剪贴板——右侧会弹出对话框，然后分别对1、2、3进行复制，这时右侧对话框中分别出现1、2、3的复制项目，选中你需要进行黏贴的单元格，在右侧对话框中点击1、2、3中你需要黏贴的项就可以了。 插入图标，双击时打开该文件 插入——对象——由文件创建——勾选显示为图标，点击浏览找到相关文件即可。该方法同样适用于word。 _1349083623.xls Sheet1 城市 销售量 销售额 上海 >1000 >500万 北京 >1000 >400万 天津 >1000 >500万 重庆 >1000 >500万 海南 >1000 >500万