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时代光华培训课程--时间管理.doc

时代光华培训课程--时间管理

xiaohe2012
2012-10-15 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《时代光华培训课程--时间管理doc》,可适用于人力资源领域

第一讲时间管理的四个发展(上) 时间管理概述 时间管理的必要性 时间具有“供给毫无弹性”、“无法蓄积”、“无法取代”、“无法失而复得”等特性所以时间是最不为人们理解和重视的也正因为如此时间的浪费比其他资源的浪费就更为普遍也更为严重。因此当人们无所事事或者忙得晕头转向却不见成效时应该暂时停下来审视一下自己的时间利用效率审视一下自己在时间中所处的角色寻找一条更为合适的途径实现自己的目标追求自己的人生价值。在经理人的所有管理技能中时间管理最容易被忽略对中国的经理人而言这又是一个急需解决的问题。初级经理人从员工的岗位过渡到管理者的岗位比较容易忽略管理的角色和时间管理的技能而中、高级管理者的工作时间更忙碌工作任务更多时间效率的管理也就显得更加重要。 【案例】非洲大草原的狮子和羚羊非洲大草原上的羚羊和狮子每天都要展开一场生命的竞赛也可以看作是一场生命的奥运会如果竞赛赢了就有东西吃输了就可能遭受灭顶之灾。因此每天早晨羚羊和狮子醒来时它们的脑子里都闪过同样一个念头那就是“我今天一定要跑得比以往要快”。如果狮子跑慢了它就没有羚羊吃它就可能会活活饿死如果羚羊跑慢了它就可能被狮子吃掉。它们之间的这种微妙关系使得非洲大草原保持着很好的生态平衡。 【案例】冠军和亚军的区别在赛场上速度是决定用时多少的重要参数例如香港的赛马冠军和亚军的区别也就是第一匹马和第二匹马之间的差别可能相当微小往往用肉眼看不出来要借助电脑等先进设备的帮助两匹马之间的时间差距可能仅为秒。但是头马和第二匹马的奖金却是不一样的要差到几十万港币。对于比赛结果人们关心和记住的从来都是冠军很少记住亚军例如中国奥运打破冠军零记录的是许海峰而第二位得金牌的则很少有人记得这就是第一和第一之外的区别奥林匹克运动的口号“更高、更快、更强”其含义所追求的也就是速度。 【案例】三枚硬币财富、健康、时间哪一个更重要?为什么假设一个人的生命中有三枚硬币一枚硬币代表财富一枚硬币代表健康还有一枚硬币代表时间这三枚硬币哪一个最重要呢?通常人们都趋向于追求财富如果在这三枚硬币中把代表财富的硬币拿掉则表示这个人有足够多的健康也有足够多的时间他有可能重新去创业赢得财富把代表财富的硬币重新放进自己的生命中。如果在这三枚硬币中把代表健康的硬币拿掉这表示这个人有足够多的财富也有足够多的时间则他可以花费无以计数的金钱来治疗自己的疾病至少可以拖延一定的时间或借助高科技手段来延长生命他可能把代表健康的硬币重新放进自己的生命中。如果把代表时间的硬币拿走让一个人没有自己的时间了这时候即使他有无数的财富有很强壮的身体可是生命留给他的只有一刹那他无法用亿美元去换分钟这就好比无数的前面没有了是没有任何意义的他不仅不能将代表时间的硬币重新放进自己的人生而且财富和健康对他也变得毫无意义了。 点评:对于所有的人尤其是经理人、企业家他们有大量的金钱可是他们感到最缺的还是时间所以对时间的要求就更高这就需要良好的时间管理。时间管理的内涵 .时间管理那么什么是时间管理呢?在日常生活中始终如一、有的放矢地使用行之有效的方法组织管理好自己生活的方方面面最有意义、最大限度地利用自己所拥有的时间这就是时间管理。时间管理不仅仅是工作的管理也包含着业余时间的管理不仅仅是在企业里的管理同时也包含着家庭生活、业余时间、业余爱好的管理。也就是说时间管理应该是包含着生活中所有时间的合理利用和支配。 .主管在时间管理中存在的误区很多主管在时间管理上普遍存在以下一些认识误区:(宁愿去做事情而不是去做正确的事(宁愿去解决问题而不是有创意地去选择解决方法(宁愿去保持原来的做法和手段而不是去优化、优选工作的流程和方法(宁愿去被动地执行服从和遵守职务而不是主动积极地进行创新和求得最佳的结果(宁愿去节约成本而不愿意主动地增加利润尤其是在投资理财的观念方面国人习惯开源节流但实际是比较喜欢节流比较喜欢勤俭节约而忽视要去更多地增加收入。 表管理时间的自我评估宁愿而不是正确地做事做正确的事解决问题有创意的选择保持手段优化手段遵循义务求得结果降低成本增加利润 .传统的时间管理观念从节约和增加收入这两方面进行比较传统的观念喜欢节约时间管理的传统观念中渗透了这种生活哲学观的影子。传统的时间管理观念强调以下几个方面的内容:强调时间的重要。古人曰“一寸光阴一寸金存金难买寸光阴”这里强调了时间的价值和重要性。强调时间流失的速度。孔子曰“逝者如斯夫!”看到滔滔不绝的江水想到时间也如流水一样不断地、快速地流淌强调了时间的无法失而复得性。强调时间管理的计划性。中国古人关于时间管理的最基本方法是计划性俗语常说“预则立不预则废”也就是说在做事之前要有充分的准备和充分的计划强调了计划的重要性。俗语常说“一年之计在于春一日之计在于晨”放到当今的竞争激烈的社会中这句俗语在依然实用的同时可以稍加变通改成“一年之计在于去冬一日之计在于昨夜”因为到了春天再开始做计划已经来不及了而要在去年的冬天就要做第二年的计划同样一天的计划要在昨天晚上或昨天下班的时候就做好了。也就是所有的计划都要提前做。 时间管理的四个发展 (一)竞赛以快趋强 竞赛以快趋强军事以先下手为强在市场环境急剧变化和动荡的今天商界讲究“快鱼”策略过去的竞争规则是大鱼吃小鱼比资本量比规模以实力论胜负。今天是比速度比学习的速度比反应的速度比创新的速度速度快者方能取胜。 【案例】中华武学秘笈和跆拳道的心快、眼快、手快中华武术秘籍讲究“百法有百解唯快招无解”也就是说任何招数都是有接招的套路的但是快招无解因为速度太快时对方来不及作出反应。跆拳道也讲究三快要求心快、眼快、手快且只有快者才可以胜于对方才可以保持优势。 (二)你有多少资本 如果问一个人有多少资本他往往想到的是自己的车子、房子、股票债券等有形资产而容易忽略掉自己的时间财富。岁的中年人与岁的年轻人怎么去衡量他们所拥有资本的多少呢?通常情况下岁的年轻人不会拥有岁的中年人同样多的有形财产但是在这两种人的资产表中时间一栏的优势则属于年轻人。俗话说少年不怕穷因为时间就是财产时间就是一个少年最大的优势。爱因斯坦说过:“一切与生俱来的赠品中时间最宝贵!”时间不仅宝贵而且时间最公平无论一个人多么富裕或多么贫穷上天给予的时间是绝对公平的每人每天小时一分一秒都不差时间不会对任何人厚此薄彼。但是上天又是不公平的因为每个人的时间价值是不一样的成功人士单位时间的价值非常高而一般的普通人时间的单位价值就比较低。但是不管现在的情况如何只有利用好当前的时间才能让“这一刻”不被浪费才能为下一刻的精彩做好铺垫。台湾有句俗语只有今天才真正属于你。强调要在最短的时间内更多的学习更多的行动获得更多的资讯。 (三)岁人的一生 一个人的时间到底是怎么度过的每个人一生的时间是怎样被利用的时间哪里去了?为了回答这些问题科学家对人群的时间利用做了科学的研究将统计的结果进行汇总从而得出了如下的结论。假设一个人的生命时间是岁则他的时间使用情况可以用表来表示: 表岁人的一生时间利用表活动内容所消耗时间睡觉年工作年个人卫生年吃饭年旅行年排队年学习年开会年打电话年找东西年其他年 (四)效率与效能 人们重视生命乐于理财却疏于时间管理。例如一个人伤风感冒咳嗽了他会到医院去治疗一个人丢了块钱或股票损失块他会很着急和懊恼可是如果他无谓耗费了个小时的时间浪费了个小时个小时无所事事他却不会着急因为时间太无形了如空气看不见摸不着。鲁迅先生说“时间像海绵里的水想挤的话总还是有的”鲁迅先生本人之所以有伟大的成就就在于他把别人喝咖啡的时间都用来学习和工作了这说明了时间有很大的弹性。 【案例】装瓶实验有一位教授做过一个装瓶实验他拿出一个瓶子拿来了好多石子又拿来好多沙子很多水然后他把石头往瓶子里装装到瓶口的时候教授问学生“这个瓶子装满了没有”学生们说“装满了”。于是教授又往这个瓶子里面倒沙子沙子倒到瓶口时教授问学生“这次满了没有”学生们说“满了”。教授又把水往瓶子里倒当水倒到瓶口后教授再一次问学生“满了没有?”学生们不知道教授接下来还会有怎样的措施但想到前两次的错误回答于是都不敢回答了。 点评:这个装瓶实验就揭示了时间管理的启示大石头之间会有空隙沙子之间还有空隙水里面可能还有空隙。同理时间之间也存在空隙珍惜时间的一个方法就是珍惜点点滴滴零碎的时间。 此外工作任务的完成要有程序和顺序装瓶实验中如果先往瓶子里面装水再往里面装沙子然后再往里面放石头就一定放不进去了。做事情也是一样一定要有优先顺序不能捡了芝麻丢了西瓜要抓最核心、最重要的、最有价值的事情而不是抓鸡毛蒜皮的事情这样生活的意义才能彰显出来。  【案例】口袋书在香港地铁里口袋书很畅销口袋书只有巴掌大在上、下班坐地铁的时间好多年轻人都在看口袋书或者利用这段时间休息也有很多人在看报纸他们都在有效地利用工作时间和生活时间之间的空隙有效地利用好这些零星时间天长日久就可以积少成多使这些零头时间为个人生活增添魅力。 时间管理的三大观念 时间管理有三大观念第一是时间观念第二是效率观念第三是效能观念。对这三大观念的理解和把握是时间管理的关键。 .时间观念:小时与年的关系建立时间观念很重要有了时间观念才能利用琐碎的时间才能把点点滴滴的时间珍惜起来。在人们的理解中年是一个很大的时间单位而小时则是一个常被忽略的时间单位实际上如果每天能节约出个小时则在人生年的岁月中就可以节约出年的时间时间观念的重要性由此可见一斑。 .效率观念:速度能使石头漂起来 所谓效率观念就是要有速度。石头之所以能漂浮在水面上如《孙子兵法》所言“疾也”也就是速度很快的原因。 .效能观念:始终不偏离终极目标和结果与人生奋斗方向相吻合 效能的观念就是不仅要衡量速度的快慢还要考虑其他的因素。中国人习惯以效率衡量事物而不常论效能人们常常夸奖一个人做事很有效率却很少夸这个人非常有效能。效能的概念用毛主席的话来说效率是代表“快”效能代表“多、快、好、省”即数量多、速度快、结果好、品质高、成本节约也就是说仅仅速度快不行还要方向正确、结果良好、效果明显、成本又低所以效能的概念始终不偏离终极目标和结果。在时间管理中时间的效能和人生的奋斗方向和企业的终极目标要相吻合。效率与效能的关系犹如价格和性价比效率就好比价格而效能好比是性价比。效率是指“快”而效能是指“多、快、好、省”效率高就是价格便宜即买这个货物所花的货币数量比较少效能高是指单位货币内所获得的回报和价值比较大即当人们去买大宗的物件例如买电脑、买汽车、买家具的时候不仅要注重价格因素更看重性价比因素不是越便宜越好而是关注投入的钱和所获得的回报价值高低之间的比。同样的在单位时间内所获得的产值大小就是效率而在单位时间内所获得的价值和回报的大小就是效能。 【案例】龟兔赛跑乌龟跟兔子赛跑第一场赛跑乌龟赢了兔子输了。因为兔子骄傲自满在树根下面睡了一大觉等它睡醒以后发现乌龟已跑到了终点。赛跑的裁判大象批评白兔说:“兔子你这样不行不可以骄傲自满要脚踏实地要勤奋努力懂不懂啊?”兔子说“我懂了我要求再比第二回我不相信我跑不过乌龟。”于是它们又举行了第二次赛跑。裁判大象的发令枪一响兔子像离弦的箭一样窜了出去一会儿就没有影子了。而乌龟与上次一样继续慢慢腾腾地往前爬爬了很长时间乌龟终于爬到了终点却不见兔子的影子。裁判大象和观众就四处寻找终于在很远的地方找到了兔子兔子耷拉着脑袋光顾着跑却忘了看方向了。 点评:兔子没有看准方向它跑得越快离目标就越远所以兔子的效率很高但是效能很低。同理在做事情的时候尽管做事可以做得很快效率很高可是如果偏离了方向最后也不会有正确的结果。 效能的重点是不但要完成任务而且要求速度要快、正确率要高、成本要低效能和效率相均衡。世纪的经理人不但要意识到时间很重要要去抓点点滴滴的时间要注意做事情的数量和速度同时还要追求价值要多、快、好、省。第二讲时间管理的四个发展(下) 时间管理的四个发展历程 时间管理的发展经历了四个阶段人们从认识到时间管理的重要性到开始进行时间管理期间也经历了管理方式和管理重点的转移。 .第一代:时间增加和备忘录 第一个阶段称为时间的单纯增加和备忘录。时间的增加是指当时间不够用而工作任务比较多的时候就单纯地加班加点延长工作时间。备忘录就是把所有要做的项目列出来制作成一个工作任务清单做一件勾掉一件以此种方式进行时间的分配和使用管理。 .第二代:工作计划和时间表 第二个阶段称为工作计划和时间表即在所有要做的工作任务开始之前把清单列出来在每一项任务之前定一个时间的期限例如早晨点~点做什么点~点做什么下午点~点做什么每一项任务都有开始和结束的时间在这个时间段中完成规定的某项任务。这个方法有时候也称为行事历时间管理法。 .第三代:排列优先顺序以追求效率 第三个阶段的时间管理称为排列优先顺序以追求效率的时间管理。当工作任务越来越多多到在规定的时间里面没有办法彻底做完的时候就要求对时间管理的内容进行一定的更改第一对工作任务要做一些取舍第二对工作任务要排优先顺序比如先做哪一件后做哪一件重点做哪一件非重点做哪一件主要做哪些次要做哪些做哪些不做哪些等等描述这个取舍和优先顺序的办法可以通过象限法进行。如果按照重要程度的轴来标记横坐标按照紧急程度的轴来标记纵坐标可以构成ABCD四个象限A象限是又重要又紧急的事情B象限是重要但不紧急的事情C象限是紧急但是不重要的事情D象限是不重要也不紧急的事情。如图所示:图第三代时间管理象限示意图 A类工作:又重要又紧急的事情假设用一个统一的标准把所有的工作任务做明确清晰的划分然后对ABCD四大类的工作做一个排序显而易见首先应做A类工作因为A类是又紧急又重要的这类工作一般属于突发事件。当工作中出现了突发事件的时候应该放下手头所有的工作全身心地扑上去解决这种行为被形象地称为救火行动。例如消防队接到警报就要马上去处理现场。 【案例】突发事件:非典年中国政府面对非典事件就属于又紧急又重要的突发事件处理时当时规定各地政府的一把手都要把工作全部放下集中所有的精力控制本地区的非典问题这样强有力的力度才能够把非典有效地控制住。 B类工作和C类工作当重要又紧急的突发事件被处理之后接下来是应该处理C类紧急但不重要的工作还是B类重要但不紧急的工作?有人认为C类工作很紧急应先期处理也有人认为B类工作很重要应先期处理。按照时间占用的顺序来划分也就是按照时间的紧急程度来说专家认为应先处理B类工作。为了对B类工作和C类工作完成时间进行分析可通过分析假设不做C类工作会导致整个时间管理出现怎样的状况而如果不做B类工作又会导致整个时间管理出现怎样的状况。透过这两种状况的不同比较就可以清晰地看到两种选择的差别。B类工作重要但不紧急如果不做的话B类工作会随着时间的进一步推移越来越紧急直到突破一定的极限变成A类工作所以B类重要不紧急的工作一旦被拖延下去就会变成突发事件。C类工作如果不断地被拖延随着时间的不断推移它也会变得越来越紧急当越过一定的极限以后C类工作就可能因为失去时机而消失由此就会遭受一定的损失承担一定的责任工作本身也可能会因此而消失。不紧急图第三代时间问题分类示意图 例如下午点~点工会组织慰问抽奖活动参加抽奖者都可得到一袋洗衣粉如果某人因故未参加工会慰问抽奖活动点钟以后这个事情可能就已结束由此缺勤者将损失一袋洗衣粉。如果在B类和C类工作之间做冲突性的分析例如下午只有一段时间只能做一件事要么做B类工作要么做C类工作两者不可兼得那时就应该扔掉C类工作要保住B类工作因为B类工作的价值更大它的重要程度更大。 【案例】热气球的难题一个胖子和两个瘦子乘热气球去做科学考察他们带了很多食物和水也带了很多笨重的实验仪器。当热气球升空行驶到海面的时候突然发生了意外热气球开始漏气为了减轻热气球的重量要扔掉很多东西于是先扔掉了实验仪器接着扔掉了食物和水这时候热气球还是太重需要牺牲一个人来挽救其他人在这种情况下因为扔一个瘦子和扔一个胖子对热气球的影响不同只有按照最大可能地减少损失的思路来分析即扔胖子就可以挽救两个瘦子的生命所以必然要先扔胖子。 在两者不可兼得的情况下如果可以延长工作时间统筹协调进行更好的策略性的安排即在B类工作不变成A类工作之前先把C类工作完成再按部就班地处理B类工作这样就可以达到双赢的效果。但是管理专家通过实验发现这种理想状态很难实现因为C类工作的数量太多单个C类工作虽然花费的时间不多但是C类工作的数量层出不穷所谓“野火烧不尽春风吹又生”很多经理人对于C类事件的处理只能疲于应付致使时间管理者陷入了C类事件的汪洋大海之中迷失方向只见树木不见森林。 【案例】抗战的泥潭在抗日战争中万日军被中国人民艰苦卓绝的抗战拖入全民抗日的汪洋大海之中。二战以后斯大林讲到“中国人民艰苦卓绝的抗日战争是世界反法西斯战场不可缺少的组成部分为反击德国法西斯赢得了时间和空间”。斯大林说如果中华民国政府投降结果将不堪设想。因为中国政府不投降中国人民尽管条件非常简陋做出了巨大的牺牲却拖住了万日军让他们抽不出兵力北上配合德国夹击苏联抽不出兵力南下侵占缅甸、印度、印度尼西亚甚至吞并澳大利亚和新西兰这是中国人民的抗日战争把日军拖入了抗击奴役、抗击侵略的泥潭。 C类事件的描述有著名的帕金森定律也称为爆米花定律就是斤玉米看上去不是很大但是经过膨化以后有可能会变为一箩筐玉米花。由此可见被膨胀、被扩大后的结果会导致C类工作数量庞大以致无法完全彻底地被解决。但中国经理人面对一大堆繁杂事务的时候习惯于“急事急办”“特事特办”于是就会践踏原则就会没有时间性就是总把最紧急的事情拿来做从不考虑这件事情的价值如何不考虑时间的重要性程度。 【案例】箩筐任务测试美国的专家曾经做过一个针对中国经理人时间管理基本状况的测试。任务要求是:一个箩筐中有件工作任务假设下午的一段时间是没有办法完成箩筐中的所有任务请中国的经理人进行挑选并完成自己挑选出来的任务。中国经理人挑出的第一件工作是最紧急的工作最紧急的工作完成后又挑出了最简单的工作因为做起来很简单所以这些工作很快完成了中国经理人挑的第三件工作是花费时间最短的工作这些工作也很快做完后第四件被挑出的是最有趣、最喜欢做的工作可是这个工作还没有做完测试的时间就到了。箩筐中剩余了件工作任务而且全是最重要的工作但是这些工作都有一些类似的特点:不紧急、做起来不简单、花费的时间很长、不好玩、没意思。但是这件工作如果不做的话它们全会变成重要且紧急的突发事件。 点评:中国经理人在时间管理方面普遍存在误区和弱点即在问题的分类概念上模糊。在工作中属于B类工作的重要问题一般包括改进产能、发展团体、寻找新客户、提升服务品质、提升员工技能、开发新市场、提升品质概念、建立完善工作流程等。对个人而言学习研修和职业成长问题、健康问题、休闲问题等都是很重要但是不紧急的事情也就需要在当前多进行改善处理例如多增加运动量、控制饮食、调整饮食结构等。健康问题和学习的问题很重要要把这些问题当成紧急的突发事件来处理只有下这样的决心做事才能避免将这些重要不紧急的事情转化为重要紧急的事情。 对于紧急不重要的事情可以把它们安排在时间使用的后面例如对于受欢迎的活动、电话会议、工会抽奖、演唱会等一定不能使其占用B类工作的时间。时间就像一根橡皮筋要设定期限不要把工作任务变成发面团像爆米花一样膨胀占有你的工作时间和空间。如图所示:图第三代时间管理事件分类示意图.第四代:以重要性为导向价值导向目标导向结果导向 第四代时间管理的代表是时间管理的二八定律。意大利经济学家帕累托认为万事万物都可以分为重点的少部分和一般的大部分这就是通常所说的二八定律即的结果源于的努力也就是的结果是因为的关键因素所致。所谓“打蛇打七寸擒贼先擒王好钢用在刀刃上”用最有效率的时间去做的最有效率的工作在这些时间段注意力要高度集中一口气把事情干完不要中间停止从而达到一种高效率。同时要调整生物钟控制好工作的节奏使得效能最高。 时间管理的六个概念 不管是中国传统的时间管理还是第四代时间管理在时间管理中以下六个概念是贯穿于时间管理中最核心的重要问题。 .消费与投资 消费与投资包含多个概念时间如果用于工作、学习就是一种投资因为它是有回报的。如果用于陪家人聊天、外出旅游、无所事事、彻底放松就属于消费所以时间管理要多投资少消费达到投资和消费的平衡。 .机遇与选择 在时间管理中要主动地选择而不是被动地等待主动可以导致机遇等待则只能处于无奈状态不能将人生时间使用的可能性发挥到极致。 .应变与制变 应变就是当问题发生时去被动地做出反应制变则是去控制住事情能够主动地预先做出一些预防让事情最大可能地朝着自己把握的方向发展。 .效率与成效 在时间管理中要有很高的时间利用率而且时间利用的结果是可见的、是优质的、是与奋斗目标相一致的而不是南辕北辙的结局。 .紧要与重要 处理好紧要问题与重要问题的关系具体做法如下:对于重要且紧要的问题立即处理对于重要但不紧要的问题优先处理对于紧要但不重要的问题最后处理对于不重要也不紧要的问题则予以回避。 .反应与预应 当问题发生后能及时做出反应采取必要的措施。对于未发生的问题则防患于未然提前做出预防使问题有良好的预警处理机制。 时间的杀手:时间损失分析 时间哪里去了?现在很多时间管理者惊呼“谁动了我的时间?”对于每天的小时对于每小时的分钟似乎都特别容易逝去。时间的杀手究竟在哪里?一般来说时间的损失不外乎以下几个方面的因素:设定目标方面的时间损失制定计划方面的时间损失做出决定方面的时间损失在工作组织方面的时间损失工作开始时的时间损失每日安排上的时间损失在信息和沟通方面的时间损失。 耗时因素分析 (一)外因和内因的耗时 对时间损失因素的分析也可以按照外因和内因来分类调查者通过对人们日常消耗时间因素的归类大致将这些原因划归为以下几个方面: .外在因素耗时的类型 电话干扰不速之客沟通不良资料不全文件复杂工作搁置等。 .内在因素耗时的类型 计划欠妥事必躬亲条理不清欠缺自律无力拒绝做事拖延等。 (二)有形和无形的浪费 在时间浪费中有些时间是被眼睁睁地看着消耗掉的而有些时间则是在管理者毫无知觉的情况下被浪费掉的因此浪费时间的现象可以按照有形浪费和无形浪费来区分。 .有形浪费 开小差资源不足电话程序繁琐间断等待。 .无形浪费 计划不周不懂说“不”拖延不懂授权不分轻重缓急。 时间管理困惑汇总 在经理人的时间管理中时间总是被无数的突发事件和小问题所占用经理人做好了工作计划但在实际的工作中却根本不能按照自己的预定计划来完成这些工作经理人自己总是感觉时间不够用而且这种不够用又不断地被加班和身心疲惫所加剧。时间管理的困惑可以归纳为以下几个方面:工作无计划忙忙碌碌不知道干了什么总是感觉时间不够用计划常被突发事件、会议中断或打乱工作被小问题拖延工作时间超出原计划下属工作的突发事件多无能力解决。 时间管理误区 (一)时间管理误区 在时间管理中人们认为自己的时间属于自己的私人财富似乎今天过了还有明天、今年过了还有明年或者突然感觉自己时日不多了自己的很多工作都堆在一起了自己已无所适从了。这种潜意识的循环论左右了人们的思维也让人们在时间面前不知所措。人们常犯的时间管理错误包括以下几个方面:不尊重时间没有认识到时间为不可竭尽资源不了解重要性与紧急性没有时间管理系统。 (二)良好的时间安排 要走出时间管理的误区需要认识时间的“供给毫无弹性”、“无法蓄积”、“无法取代”、“无法失而复得”等特性并对自己的工作和生活进行计划性安排。良好的时间安排应做到以下几个方面:确定事情优先顺序做好计划安排及时解决问题。经理人的时间管理最主要的是提高效率要善于集中时间切忌平均利用时间要时刻以帕累托定律提醒自己加强时间管理的重要性要善于处理工作时间和生活时间的关系。时间管理是经理人成功的前提经理人的效率管理就是要明确效率的真谛对事不对人要了解自己的生活节律让自己的时间管理和自己的生理特征相一致。 【自检】分析自己的时间使用类型。一般来说每个人都有自己特定的时间使用特征有人习惯在早晨工作而且早晨工作的效率很高这样的人被称为晨间型。有些人则习惯晚间工作且晚间工作的效率比任何时候都高这样的人被称为晚间型。而有些人则在任何时候都能快速进入工作状态这样的人被称为随时型。请您根据自己的实际情况分析自己属于哪一类型。  【自检】分配好一天的时间不同时间使用者对工作时间的安排应有所不同请根据上题的结论并结合自己工作的性质和要求尝试合理分配自己的时间曲线。.精力高峰时集中精力于:工作:工作:.精力集中时专注于下列工作:工作:工作:.低效率时可以处理:工作:工作:第三讲提高个人成效的方法(上) 时间管理的关键取决于个人工作的成效每天对于每个人都是恒定不变的小时但不同的人有不同的使用方法不同的人在小时的利用上截然不同。对所有的经理人而言掌握衡量自我工作成效的方法就是能否成功管理自己时间的最重要因素。 一、效能管理法 (一)象限时间管理法的分类 对事件重要与紧急情况的分析也是对效率和效能关系的阐释于是在由重要程度和紧急程度所构成的象限中处理ABCD四类事件的顺序依次是:(首先处理位于A象限的事情也就是对既重要且紧急的事件首先处理(其次应处理位于B象限的事情也就是对重要但不紧急的事件进行处理(接下来处理C象限的事情也就是对不重要但很紧急的事件进行处理(最后再处理D象限的事情也就是不重要也不紧急的事件。按照象限时间管理法的分类ABCD四类事件如图所示: 图象限时间管理法示意图(二)象限时间管理法四类事件的分析 .A类突发事件出现的原因 在时间管理中事件的出现总是让管理者感到棘手为什么会出现如此多的A类突发事件是哪个环节的工作没有做好呢?通过管理专家的研究A类突发事件一般都是因为B类事件的处理存在问题导致的也就是说当对重要但不紧急的事件未做妥善处理时这些事件会随着时间的推移而不断增加紧急成分最终B类重要但不紧急的事件都会转换为A类重要且紧急的突发事件。而影响B类事件完成的原因则是由于C类事件遮住了管理者的眼睛使得管理者忽略了B类事件却花了很多精力去处理C类事件了结果B类事件会慢慢变成A类事件。在日常的经理人活动中B类事件转化为A类事件的情况经常发生当这些转化发生之后经理人只能马上停下手边的任何工作全力以赴地处理这些A类事件A类事件处理完后经理人才又回到原来的工作上于是这种管理不善的情况就不停地在经理人的时间表上循环出现。经理人会花左右的时间处理琐碎的杂事也就是C类紧急但不重要的事情又会花左右的时间处理A类紧急的突发事件于是经理人在C类事件和A类事件之间来回奔波成了时间管理的救火队员而B类事件则被扔在一边虽然B类事件非常重要、很有价值但却被遗忘或无暇顾及。 【自检】列出下图排在您的工作清单前三位的工作认真比较其重要性和紧要性并说明理由。重要的理由是:紧要的理由是:.避免B类事件转化为A类事件的方法 避免B类事件转化为A类事件的方法是需要对所有类事件进行处理一般可以采用的方法包括:(压缩:将事件的核心完成或简化完成该事件的步骤。(替代:寻找到比此事件更重要或紧急的事件或以更有成效的事件代替该事件从而使得时间利用率更高。(授权:将事件的处理权授予他人由他人代为处理。(先做:在第三代事件管理中先做A类突发事件在第四代时间管理中只依照重要性来区分所有事件因此先做B类重要事件。总之最重要的应该最先来处理。(舍弃:对部分事件如果其重要程度和紧急程度都不高则可以将之舍弃以更多的时间来完成其他工作。(增加:对重要事件要增加完成时间增加工作量来全力以赴地完成以使该类事件的处理更加完美。(改进:改进部分事件的性质尤其需要将A类事件改成B类事件。(杜绝:突发事件不能杜绝重要事件也不能杜绝紧急事件一般也无法杜绝因此对不重要且不紧急的事件要进行杜绝。(确保:确保重要事件能保质保量地按时完成。(聚焦:安排专门的时间段集中精力聚焦重要事件的处理。(少做:不重要事件要尽力避免。(不做:对不重要不紧急的事件可以采取不予理睬的办法甚至以牺牲部分利益为代价而放弃处理这些事件以换取处理其他事件的时间。不同的方法适用于不同的事件只有选择适合的方法处理适合的事件才可以节约时间将经理人从奔波于A类事件和C类事件之间的救火角色中解救出来但如果选择的方法不适合事件的处理则效果必然适得其反使得事件性质升级花费时间也将成倍增加。 【自检】您认为以下各种方法在ABCD四类事件的处理中各适用于哪些事件的处理。方法适用事件压缩 替代 授权 先做 舍弃 增加 改进 杜绝 确保 聚焦 少做 不做 见参考答案 综上所述经理人之所以有那么多的A类突发事件是因为B类重要不紧急的工作做得不够所以从时间分配的角度看对紧急与重要的突发事件需要安排~的时间且一定要控制在以下对重要不紧急的工作需要安排~的时间。也就是要把绝大部分工作时间花在重要但不紧急的工作上把重要不紧急的工作变成紧急又重要的去做对紧急不重要的工作花的时间处理不紧急也不重要的工作则可以扔掉。图管理工作时间分配示意图  .艾森豪威尔将军的时间管理原则 艾森豪威尔将军认为面对ABCD四个象限的工作时应该采取不同的应对措施:(A类紧急且重要的突发事件要本人做而且要立即做(对重要不紧急的B类工作要本人花大量的时间聚焦在此工作上(对C类紧急但不重要的工作要尽量不安排自己做而是要委托授权给别人做。如果必须自己做则要减少它的工作量(对不重要且不紧急的工作要把它扔进废纸篓。艾森豪威尔将军的时间管理原则是属于第三代和第四代时间管理之间的一个管理原则这个原则提倡紧急又重要的突发事件由本人立即做但按照第四代时间管理原则每一分、每一秒都要做最有生产力的事情也就是做最重要的事情对于紧急性程度很高又非常重要的任务如果可以授权也可以授权于他人来完成。 图艾森豪威尔原则示意图  【自检】.列出上周您所做的事情中关于生活和工作事件各件以上。第一件:第二件:第三件: .将这些事情归类为A、B、C、D四类。属于A类重要且紧急的事件为:属于B类重要却不紧急的事件为:属于C类不重要但很紧急的事件为: 属于D类不重要也不紧急的事件为: .原来的时间分配比例是多少?准备如何调整和重新规划?  二、艾维李的效率法  美国管理学家艾维李提出了“分钟件事效率法”。他认为可以先花分钟的时间把接下来的一个阶段也即明天、下周甚至下个月要做的件事情列出来然后花分钟的时间把这件事情按照重要性程度优先顺序排序将最重要事件的排为一号次要事件排为二号依此类推。再把这件事写在纸上剪成一个一个小纸条在上班开始后按照重要性次序一一执行当第一件工作达到阶段性目标后开始做第二件工作这样就可以保证每一时、每一分、每一秒都在做最重要最有价值的工作。艾维李的效率法可以总结为以下三个步骤:(列出明天(下周、下月)要做的件重要事情(把这件事情按重要程序排序(上班开始先做号完成之后做号再做号依次类推直至下班结束。在经理人的时间有限、资源有限而工作任务不可取舍的前提下要有效地利用时间就必须有所取舍应选取最重要、最有价值的工作来执行。艾维李的分钟件事的时间管理法过去一般翻译成效率法也叫艾维李效率法从完成工作的性价比来看它也可以称为效能法因为艾维李的分钟件事的时间管理法最注重的是工作任务的重要性程度和价值而不是紧急性程度。  三、一周时间运筹法  时间管理是从计划开始的好的时间运筹方法需要对过去的工作进行科学合理的记录发现时间浪费的所在然后找到改进的措施修正原有的时间管理方案并严格按照这种安排执行一周时间运筹法即是这种时间管理方法的代表。在使用一周时间运筹法时以星期时间为横坐标标记礼拜一、礼拜二、礼拜三直到礼拜天以小时时间为纵坐标标记早晨、中午、上午、下午、晚上以及备注和总结然后在接下来的一周里进行认真记录并对每天的时间利用进行总结当一周的记录结束后再进行周总结。如表所示: 表一周时间运筹法时间星期一星期二星期三星期上星期五星期六星期日上午       中午       下午       晚上       备注       总结        对中、基层的经理人而言周计划和周检讨是最有效、最重要的时间管理手段。例如麦肯锡通过对全球经理人计划实现的有效性调查发现大部分企业都在做月计划而月计划定下来后在第一周、第二周、第三周和第四周实施有效性是不一样的第一周的实施有效性为~第二周的实施有效性为~第三周的实施有效性为~第四周的实施有效性只有~。个人月计划的实施也基本与此相似在月末实施有效性会只剩下左右因为计划不如变化快在一个月之前所料想的情形现在可能发生了很多的变化。如果对这些变化每天都进行追踪会发现每天的计划实施有效性都在减弱情况变动的频繁程度导致只见到眼前的具体工作而往往忘记了整体的方向和目标很难做到协调和平衡。所以周计划和周检讨非常重要可以帮助经理人修正和完善计划。填写周计划和周检讨的管理报表很多中国人都比较形式主义尤其随着时间的推移最后的数据几乎都是假的这就导致了一个新的困惑中国员工到底要不要用报表?报表出现形式主义与中国人的文化观念相关中国人比较容易急功近利比较容易实用主义。因此报表要越少越好越精要越好一般以一个礼拜两张表为好第一张表为周报表第二张表为客户档案记录表格的设计要简明抓住关键的数据就可以。第四讲提高个人成效的方法(下) 四、办公室的S (一)办公室S的内涵 办公室S工作也叫整理、整顿、清扫、清洁、素养。办公室S不仅要求办公室执行也要求文员去做。如果要做到对文件档案、办公区域以及办公室进行良好的管理必须进行S行动。如图所示: 图办公室的S示意图  .整理 整理自己的办公室让办公室成为没有杂物能集中注意力进行工作的地方。在办公桌上摆放的一般是目前需要处理的文件而其他的文件、过去的文件、将来的文件、目前还未涉及的文件应该把它们收起来放到柜子里面而且这样的整理每天都要进行不要把事务留到明天要定期定制标签标识对文件要用红颜色、绿颜色等标签标识标记起来。 .整顿 整顿自己的工作作风和工作流程让一切朝着能节约时间、增加效能的方向前进。整顿包括收拾和整理办公室一般要在中午午餐吃饭前的时间做简单整理在下午下班前做彻底全面的整理。有人习惯每天上班工作之前先整理打扫办公室搞卫生擦桌子然后泡壶茶开始做许多很无聊的事情结果不能很好地处理当天的工作所以整理办公室应该放在每次工作结束之后这样可以快速进入工作状态提升工作的效率。 .清扫 将短期内不用的物品和文件归档扫除工作障碍营造快速进入工作状态的环境。及时地处理文件建立适当的文档系统文件包括纸质文件、电脑文件等日用品要定期进行更新不要乱七八糟保持办公室的整洁也是对工作时间的整理。 .清洁 保持办公氛围的简洁使自己很快进入高效工作的状态。办公室除了自己的办公桌之外不要放置多余的椅子而且自己的椅子也不应弄得很舒服最好简单一点没有靠背也可以。一般在总经理室、部门经理等处经常会看到大班台和中班台前面要放两张椅子这是浪费时间的标志。如果要让办公室的工作简单快速应把这两张椅子都撤掉让讨论问题的人站着说话。因为人站着说话的时候语速会比较快比较简洁而如果让其坐着说话一般会泡一杯茶先寒喧一番然后慢慢进入正题慢慢发言慢慢讨论时间就会在这“慢慢”的过程中被不知不觉地浪费掉了。办公室切忌放个人的照片、合家欢、女儿的照片、明星照片、自己爱好的羽毛球、网球拍、溜冰鞋等物品。在工作时间如果有必要应将它们收在柜子里面且不应将无聊的杂志、晚报、参考消息、有趣好玩的玩具等也放在伸手可及的地方。统计表明人在多数情况下是没有办法抵制住这些物品的诱惑的。例如一看到《环球时报》的封面认为第一个消息很有趣决定要花分钟时间看一下。结果往往是看完这一个会接着再看另一个更好玩的消息如此一来就会忘记本职工作工作时间实际就成为了阅报时间当扎进到这些与工作无关的新闻里去的时候时间就会快速流逝。所以抵制住这种种诱惑包括抽烟、喝咖啡、上午茶、下午茶等实际是时间管理能否取得成效的重要因素。 .素养 养成好的习惯摒弃不良行为习惯对时间的侵蚀让时间成为自己所能掌控的有形资源。在办公室人们经常会彼此说“来来来喝个上午茶”“喝一杯咖啡”“来来来小周来抽根烟”。在职场可以喝茶、喝咖啡、甚至可以到卫生间或专门抽烟的房间抽烟当受到这样的邀请时明明手头有一个很重要的工作但碍于别人的面子或交情也就会暂时搁置工作而与别人一起喝茶、喝咖啡、抽烟这就是时间浪费的开始。一旦自己给予别人这样的“面子”便会使别人以为自己好交往人比较随和与别人能打成一片便会有更多的人来邀请你。既然给了张三“面子”也就不能不给李四“面子”接下来会有王五赵六等自己的工作会被不停地打断和干扰这就是办公室工作的怪圈。不断受到干扰和打断也包括接打电话。必要时一定要让助理接电话自己如果要打电话一定要拿着话筒站着打不要坐着说话如果自己要接电话也要在接电话的同时就站起来最好能对自己的电话有所规定一般情况下接打电话不能超过分钟如果没有实质性谈话内容分钟一到就要果断结束电话。 (二)办公室的S行动 综上所述办公室的S行动应该做到:(在办公桌上摆放目前手头需要处理的文件(每天都整理不要把事务留到明天定制标签标色(及时处理文件建立相应的文档系统(整理工作时间保持办公室整洁经常整理文档(避免被打断筛选电话拿起话筒不坐着说话。 (三)办公室S的适用范围 (文件档案(办公区域(办公室管理。管理者时刻要牢记自己工作中最重要的事情是:创造企业的价值、绩效和利润。  五、计划的杠杆原理 (一)计划的重要性 计划是非常重要的管理措施对于工作管理者应该多花时间去做详细的计划让下属加倍努力不断地完善计划。对于计划的理解有一个非常经典的口号“慢慢计划快快行动”即在分析思考、决断、设定目标、制定计划的时候多花一些时间多浪费一些时间是可以容忍的因为从本质上说这不是浪费因为考虑得周全行动就会更快。所以中国古话曰“工欲善其事必先利其器”磨刀不误砍柴功多花一些时间把刀磨得快一些砍起柴来就会更顺当。但是有很多经理人正好与此相反急于行动疏于计划。有条件要干没有条件也要干创造条件干。在战争中学习战争在战争中积累战争经验干中学。这个理论本身是没有错的可是如果在行动之前不假思索不做任何的备选方案和计划这样采取的行动就可能要多交学费多走弯路。在开始行动之前一定要先坐下来想一想作为经理人和员工最大的区别就在于做计划员工只要被动的服从和执行就可以算作是一个合格的员工最多只不过是一个优秀的员工。但是经理人在行动之前要做尽可能详细的计划。如果没有在详细和简单之间求得平衡没有具体的操作方法没有具体的数量没有制定三个以上的计划就开始行动这个经理人的管理就是失败的管理。如果是委派下属来做工作计划一定要让其多花时间完成计划的制订工作。中国古人讲“三思而后行”其中包含两层意思:第一是要多花一些时间思想然后再行动第二是要制定三个备选方案然后开始行动也即要有多套方案再采取行动。 【案例】基辛格:“是最好的计划吗?”美国前国务卿基辛格的下属每一次拿工作报告或工作计划上来的时候基辛格总是要问他一句话“你确信这是最好的计划吗?”如果下属支支吾吾基辛格会看都不看要求其拿回去重新做甚至在第二次、第三次基辛格都会问同样的问题直到下属拍着胸脯确信这是完美的计划时基辛格才会开始看这个工作报告或工作计划。  (二)帕累托原理(二八原理) 做计划有一个杠杆原理称作帕累托原理也被称为二八原理即的结果往往取决于的努力花费的努力可以创造的成绩。在这种情况下效果不见得是最好的但成本是最低的在生活中用的努力也可能会达到的效能。 图帕累托原理示意图  【案例】分数与努力的比例有一些在校大学生读书不用功往往是到临考试的时候连续突击两天两夜开夜车这样的大学生他复习一天可能考个分而要想考个~分只需要两天的努力如果要考分只需要三天的努力似乎效率很高但实际上是不可能做到的。真正要考个分大概需要复习两个礼拜如果要考分就需要复习两个月如果要想考分就需要每一节课都认真听讲。 .巅峰期 人在每天的工作时间中总会有一段时间的工作效率最高这就是巅峰期如果能将最重要的工作放在工作成效最高的巅峰期来完成就可以取得非常好的效能。一项关于巅峰期的研究表明很多人是在上午点~点时处于巅峰状态而下午点钟以后则处于低谷期对巅峰时间段的高效利用需要每个人结合自己的实际情况来把握。 【自检】 在下图中根据个人的实际情况在时间段中标记自己每个小时工作效能的情况找到工作效

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