公文的概念

1.(公文的概念):公文是 党政机关、社会团体、企 事业单位为了管理国家、 处理政务,按照特定的体 式,经过一定的处理程序 形成的,作为传达贯彻党 和国家的方针、政策,颁 布法律和答复问题,指导 和商洽工作,报告情况, 交流经验和记载公务活动 的一种工具。 2.公文的特点和功能:(1) 由法定作者制作;(考核 题)(法定作者)是指依 法成立的机关、团体、企 事业单位。(2)具有法定 的现实执行效用:(3)具 有规范的体式;(4)履行 法定的程序; 3.公文的种类:根据不同的 标准,公文通常可以分 为:(1)通用公文与专用 公文:通用公文是各类各 级机关、团体、企事业单 位都使用的文件,如请 示、报告、函等;(选择 考核题)专用公文是在专 业机关、部门和业务范围 专门使用的文件,如外交 文件、司法文件、会议文 件、军事文件等。(2)对 外公开文件、限国内公开 文件、内部使用文件、秘 密文件、机密文件、绝密 文件:(3)上行文、平行 文、下行文:这是公文制 发机关根据行文方向而划 分的;(4)规范性文件、 领导指导性文件、公布性 文件、陈述呈请性文件、 商洽性文件证明性文件: 这是根据内容的性质所划 分的;(5)平件、急件、 特急件:这是依据处理时 限的要求划分的;平件是 指没有特殊时间要求,按 常规处理的文件;(选择 考核题)急件是指内容重 要、紧急而需要优先传递 处理的文件;特急件是指 内容非常重要并特别紧 急,需立即优先迅速传递 处理的文件。(6)收文、 发文:机关内部根据文件 来源划分的; 4.(文种),也叫做公文名 称,是用来表明公文的性 质、适用范围、作者职能 权限及制发公文目的。 5.我国行政系统的通用公文 的文种有:(1)规范性文 件:指强制性推行的,用 以规定行为规范的法规、 规章等。条例。用于对某 一方面的行政工作做比较 全面、系统的规定,国务 院各部门和地方人民政府 的规章不得称条例。规 定。用于对某一方面的行 政工作所作的部分的规 定。办法。用于对某一项 行政工作所作的比较具体 的规定。(选择考核题) 决定。用于对重要事项或 重大行动做出安排。(2) 领导指导性文件:指领导 机关制发的用于颁布方针 政策、法规规章,指导、 布置工作,简明领导指导 原则的文件。命令。用于 依照有关法律规定发布行 政法规和规章;宣布施行 重大强制性行政措施;奖 惩有关人员;撤消下级机 关不适当的决定。指示。 用于对下级机关布置工 作,简明工作活动的指导 原则。批复。用于答复下 级机关的请示事项。通 知。用于批转下级机关的 公文,转发上级机关和不 相隶属机关的公文,发布 规章;传达要求下级机关 办理和有关单位需要周知 或者共同执行的事项;任 免和聘用干部。(选择考 核题)通报。用于表彰先 进,批评错误,传达重要 精神或情况。(3)(选择 考核题)公布性文件:是 指直接向国内外公开发布 的文件。公告。用于向国 内外宣布重要事项或法定 事项。(选择考核题)通 告。用于在一定范围内公 布应当遵守或者周知的事 项。(4)(选择考核题) 陈述呈请性文件:指用于 汇报工作,陈述情况,提 出建议,请求指示或请求 批准的文件。选择考核 题)议案。用于各级人民 政府按法定程序向同级人 代会或其常务委员会提请 审议事项。请示。用于向 上级机关请求指示、批 准。报告。用于向上级机 关汇报工作,反映情况, 提出意见或者建议,答复 上级机关的询问。调查报 告。用于反映调查研究的 成果,揭示事物的真相与 规律。(5)商洽性文件: 是指探讨、协商一般事项 的文件。函。用于不相隶 属机关间商洽工作、询问 和答复问题;向有关主管 部门请求批准等。(6)会 议文件:(考核题)(会 议纪要)。用于记载和传 达会议情况和议定事项。 国家机构、政党的重要会 议纪要,在需要对外公开 报道时,以“会议公报 “公布。 6.所谓(公文的行文关 系),是根据组织系统, 公文法定作者的职权与行 文单位间的隶属关系来确 定的。 7.行文方式:根据行文制度 的规定,机关之间行文可 分为三种:(1)上行文, 是下级机关向上级机关递 送的文件,包括请示、报 告、议案三种。(2)平行 文,是同级机关或不相隶 属机关递送的文件,主要 包括“函“,有时也可以 用通知、函。(3)下行 文,是上级机关向下级机 关递送的文件,这类文种 较多,如:命令、令、决 定、指示、公告、通告、 通知、通报、公报、批 复、条例、规定、会议纪 要。 8.公文的格式包括:(公文 的结构),(样式)和 (各种标记)。 9.公文的结构包括:标题、 主送机关、正文、附件、 单位印章、发文字号、发 文年月日、主题词、抄送 单位、机密等级、阅读范 围等项。不同的文种,其 结构略有不同。 10.完整的公文标题是由(发 文机关)、(事由)和 (文种)三部分组成的。 11.(主送机关)是发文机关 要求具体办理或答复这份 公文的受文机关、又称上 款或抬头。 12.上级机关对所属的下级机 关的指示、通知等下行 文,需要下属机关了解执 行,同时主送多个机关, 这样的公文称(普发公 文)。根据公文的具体内 容,只需要主送一个机关 的公文,称(专发公 文)。 13.(正文)是公文的主体, 由它叙述公文的具体内 容,传达发文机关的意 图,是公文的最重要的部 分。 14.(发文机关)就是公文的 作者,又称下款或者落 款。 15.发文字号简称发文号或文 号,是由发文机关编排的 公文代号。发文号是由机 关代号、年号和发文顺序 三部组的。 16.公文的标记主要有以下几 种:(1)秘密等级:公文 的密级应分(绝密、机 密、秘密)三种。(划分 公文的密级),是根据国 家保密法规和有关条款的 具体要求划分的,不可随 意提高或者降低密级。 (2)紧急程度:紧急程度 是对公文送达办理时间的 要求。公文的紧急程度分 为:特急、急件两种。 (3)份号:是对同一文稿 印制出的公文正本逐份进 行的编号。(4)阅读范 围:是指限定文件的发送 范围和规定阅读对象。 (5)主题词 17.(选择考核题)稿本就是 指公文在形成过程中所产 生的文稿和文本。公文在 形成过程中产生的稿本一 般分为草稿、定稿和正 本。 18.公文的格式:(1)用纸规 格(2)版头(3)标题 (4)正文(5)落款、日 期和印章. 19.决定的概念及作用:决定 是国家党政机关、社会团 体、企事业单位对重要事 项或者重大行动做出安排 和决策所使用的,具有制 约、规范、指挥或指导性 质的指挥性下行公文。决 定在加强领导,统一行 动,提高效率和经济效益 上起着重大作用。 20.决定的主要特点:(1)决 定所涉及的事项和问题, 一般都比较重大,有较强 的约束力。(2)决定既可 以由会议讨论通过,也可 以由领导机关和领导个人 做出。(3)语气庄重严 肃。 21.常用的决定有以下三大 类:(1)关于某个具体问 题或事项的决定。(2)关 于某一方面或某一类问题 的决定。(3)有关奖惩的 决定。22.决定的结构一般由标题、 正文、制发机关和制发时 间三部分组成。标题由 制发机关的名称、事由和 文种构成。决定的写法通 常有三种:(1)单一结构 法(2)条例法(3)板块 结构法 23.(选择考核题)规定的概 念:是机关、团体、企事 业单位对某项工作,某项 事物或某项活动做出约束 性安排,采取约束性措施 用于指导部门工作及活动 的法规性条文。 24.规定的结构与写法:条款 式、分条列款、。规定一 般由标题、正文、制发机 关和发文时间构成。标题 由发文机关、事由文种构 成。 25.通知的概念和特点:通 知,顾名思义,就是把事 情告诉人们知道。通知是 一种指示性和部署性的公 文。通知适用面广,形式 灵活,简便。它在国家机 关,人民团体,企事业单 位的公务活动中,起着承 上启下,联系内外多方面 的作用。通知与其它文 种比较有以下几个特点: 1、使用范围广; 2、使用 效率高;3种类比较多。按 性质分有:发布性通知、 转发性通知、批转性通 知、告知性通知、办理或 执行性通知等;按形式分 有:通知、联合通知、紧 急通知、补充通知等。 26.常用通知的写法:(最常 见的通知有以下5种): 1、会议通知、 2、任免通 知、3、一般性通知、4、 指示性通知、5、批示性通 知:(批示性通知有三种 形式:1、用于转发的通 知;上级机关、同级机关 或不相隶属的机关发来的 公文,如果对所属下级机 关具有指示、指导或参考 的作用,可以加上批语, 用“通知“的形式转发。 2、用于批转的通知; 3、 (选择考核题)用于“发 布”的通知。上级机关制 定的有关行政法规和规 章,也常常加上按语后以 “通知”的形式发布。) 27.常用通知的结构:1、首部 (发文字号:由发文机关 代字、发文年度和年度内 发文顺序号三部分组成。 标题:(考核题)通知的 标题主要有两种形式:一 是完全型标题,即由发文 机关、事由和文种三部分 组成;二是由事由和文种 构成。)2、正文3、尾部 4、写作要点。 28.通报的概念及特点:通报 是在一定范围内表彰先 进、批评错误、传达重要 情况,以推动面上工作的 一种知晓性、指导性、倡 导性公文。其具有倡导、 警戒、启发、教育和沟通 等作用特点。, 29.常见通报的写法:(最常 见的通报有以下3种): 1、表扬性通报。它主要是 表扬好人好事,树立先进 典型,使人们得到启发与 教育。直述式表扬性通报 的正文部分一般包括三个 层次:(1、先进事迹和经 验2、先进事迹所具有的意 义3、决定通报表扬,号召 学习先进);2、批评性通 报。按其内容可分为告知 典型事故的通报和批评错 误行为的通报两种: 1.告 知典型事故的通报。这种 通报主要是告知某件典型 事故,指出这类事故的危 害性,以引起普遍注意, 防止和杜绝类似事故再次 发生。这类通报的正文一 般由三个部分组成:(1、 事故的基本情况,即交代 清楚事故发生的时间、地 点、经过和损失情况。2、 事故发生的原因。3、今后 的措施与要求。这是告知 典型事故通报的重要部 分。)2、(选择考核题) 批评错误行为的通报。这 种通报主要是通过对某种 错误行为或不良现象的揭 露和批评,使人们引以为 戒,深自觉醒,以严肃纪 律,端正作风,搞好工 作。这类通报的正文一般 也分三个部分:(1、情况 介绍2、通报处理事项3、 告诫与要求归纳经验教 训,恳切告诫人们引以为 戒。)3、(选择考核题) 传达情况的通报。这类通 报多用于党政军高级机关 内部,以“通报”来传达 重要情况。 30.通告的概念及特点:(简 答考核题)通告是行政机 关,企事业单位使用的具 有知照性的公布性公文, 主要用于在一定范围内公 布应当遵守或周知的事 项。其特点是:1、有极 强的周知性;2、有一定的 规定性;通告的写作: 规定性通告的标题通常要 写明事由、文种,重要的 通告还要写明发文机关。 通告的正文通常由通告缘 由、通告事项、通告结语 组成。 31.报告的概念和特点:(选 择考核题)报告是用于向 上级汇报工作,反映情 况,提出意见或者建议, 答复上级机关询问或要求 的公文。报告的特点主要 是其的陈述性。报告以反 映情况为主,把各种情 况、建议告诉上级,使下 情上达,且不要求批示答 复,条理性、逻辑性都较 强。 32.报告写法:4种:1、政府 工作报告:指各级国家行 政机关将上届或某时期的 政府工作向本级人民代表 大会进行陈述,并提出今 后工作的努力方向和奋斗 目标。 2、(选择考核题) 汇报工作报告:某项工作 进行到一定程度,或者某 种情况需要上级了解时, 用书面形式向上级机关汇 报工作,反映情况,就叫 汇报工作报告。按汇报工 作的范围和内容,汇报工 作报告又可分为以下两 种:1)综合报告2)专题 报告; 3、反映情况报 告:指将某一情况的原 委、性质和对这一情况的 基本看法向上级反映的报 告。4、检查报告:指进行 自我批评、工作反省的陈 述,一般分为情况、原 因、责任、处理情况及意 见四个部分。 33.请示的概念:请示是用于 向上级机关请求批准或指 示的一种上行公文。 34.请示的写法:(考核题) 1、标题。由发文机关、事 由和文种构成。2、主送机 关;3、正文。请示的正文 一般由请示原因、请示事 项和请示结语三部分组 成。(选择考核题)请示 结语用“妥否,请批 复”、“特此请示,请予 批示”、“请批准’、”请 指示“等惯用语。4、落 款。 35.批复的概念及特点:批复 是用于答复下级机关、单 位请示事项的一种下行 文。具有以下特点:1、针 对性;2、权威性;3、鲜 明性;批复的写法:1、 标题;2、主送机关;3、 正文;批复的正文包括批 复对象、批复事项和批复 结语三部分。4、落款。36.函的概念和用途:函是机 关单位之间商洽工作、询 问和答复问题,或者向有 关主管部门请求批准所使 用的一种公文。用途:函 属平行文,主要用于平行 机关之间或不相隶属的机 关单位之间。特殊情况 下,也可用于上下级机关 之间对一些事务性的具体 问题的联系,还可用于机 关单位对个人的公务联 系。 37.常用书信的格式写法:1、 介绍信:是机关,团体、 企事业单位用以向有关单 位介绍前去联系工作的派 遣人的基本情况与任务的 一种专用信件。它具有介 绍和证明作用。2、证明 信:是用于证明某人身 份、经历或某项事实的专 用书信。证明信有三种类 型:一是以组织名义发出 的证明信;二是个人证明 某人身份、某事真实情况 的证明信;三是随身携带 的证明信。3、(选择考核 题)聘请书:聘请书又称 聘书,是聘用单位发给受 聘人表示聘用关系的专用 书信。聘书的基本内容包 括:聘请对象、聘其担任 什么职务、聘任期多长、 聘用单位(或单位及其负 责人)名称、盖章(签 字)和聘任日期。4、贺 信:是对某一单位或个人 所取得的成就表示祝贺的 信件。5、慰问信:是以组 织或个人的名义,向做出 成绩贡献者或某种原因遭 到损失,遭受困难的单位 和个人,以及节日表示慰 问的书信。6、 申请书 入党申请书下载入党申请书 下载入党申请书范文下载下载入党申请书民事再审申请书免费下载 :是 个人或单位向有关组织、 有关单位、部门提出申请 并要求批准时所写的专用 书信。7、邀请书:邀请书 也称请帖请柬,是邀请别 人参加活动时所写的专用 书信。 38. 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 的概念:计划是指机 关、组织或个人安排一定 时期内的工作、学习与开 展各种活动时所使用的一 种公文。计划主要特征: 1、下行和周知性; 2、预 见性;3、指导性; 39.计划的分类和作用: (一)按时间和内容分类 的计划及其作用:1、短期 计划。(选择考核题)是 指两年以内的生产、工 作、学习的打算或安排。 它包括年度计划、半年计 划、季度计划、月度计 划。2、长期计划、习惯称 作规划。它是指只规定生 产、工作、学习的原则、 方针、大方向的打算或安 排,凡三年以上的都叫长 期规划,如我们国家的 ‘五年规划“。(二)按 性质分类的计划及其作 用:1、(选择考核题)生 产计划。即工矿企业、农 村、社队等为进行生产而 制定的计划,包括产品产 量计划、产品质量计划、 产品品种及成本计划等。 2、 工作计划 幼儿园家访工作计划关于小学学校工作计划班级工作计划中职财务部门工作计划下载关于学校后勤工作计划 。即机关、团 体、学校等部门或单位为 进行工作而制定的计划。 3、学习计划。即单位或个 人为进行学习而制定的计 划,包括政治理论学习计 划,、业务学习计划等。 4、文体计划。即单位或个 人为开展或进行文化娱乐 和体育等活动而制定的计 划,包括文化娱乐的活动 计划、体育锻炼的计划 等。(三)按范围分类的 计划及其作用:(考核 题)1、(个人计划)。如 个人学习计划、个人工作 计划等。2、(部门或单位 计划。)这种计划往往包 括各个方面,如政治思想 工作、生产业务工作,生 活福利工作等。计划的种 类很多,还有综合性计 划、单项计划、全局性计 划、区域性计划,还可以 就某一事项拟写计划等 等。 40.计划的格式写法:计划的 书面格式有文件式、条文 式、表格式。其写法可以 按三个层次来写:一是提 出任务的根据。二是任务 和要求。三是主要的步 骤、措施、方法、人力的 安排和必要的注意事项等 都要一一写清。 41.制定计划应遵循的原则: 1、要认真贯彻执行党的路 线、方针、政策、做到小 局服从大局,局部服从整 体,下级服从上级。2、要 把上级的指示与本单位的 实际情况结合起来。3、要 突出中心和重点,兼顾其 他。4、要量力而行,留有 余地。5、任务、目标、措 施明确具体,便于实施, 便于检查和总结经验教 训。 42.总结的概念:总结是人们 对一定时期的工作进行认 真的回顾、检查和研究, 从中找出经验和教训,得 出规律性的认识并把它条 理化、系统化后而写成的 一种事务性文字材料。 43.总结的分类:从内容上 分,有工作总结(生产、 办案、训练和战斗总结报 告等根据各行业的工作性 质定)、学习总结、思想 总结等;从时间上分,有 月份总结、季度总结、年 度总结等;从范围上分, 有全面总结、专题总结 等;从对象上分,有集体 (单位)总结、个人总结 等。 44.总结的作用:经验教训总 结,主要是总结工作中的 情况,找出成绩和缺点、 经验和教训,推动今后工 作。一般来说内容是比较 全面的。对上级,它主要 是汇报工作,请求上级领 导指导或指示;对本单位 它主要是肯定成绩找出差 距明确今后的努力方向。 45.总结的写作方法:一是基 本情况。二是基本成绩和 经验。三是存在的缺点和 问题。四是今后的设想。 46.写总结应注意的几个问 题:1.要有正确的指导思想 和实事求是的精神。2.要占 有丰富的材料,掌握全面 情况和整个工作进程。3.要 抓住重点问题总结出规律 性的东西。4.要做到观点和 材料相同。 47.简报的概念及特征:1. 概 念简报是机关、人民团 体、企事业单位内部用于 汇报工作,反映问题,沟 通情况、指导工作、交流 经验、传递信息的一种简 短的具有新闻性质的文书 材料。2. 特征:简报具有 形式灵活、内容广泛、反 应灵敏的特点。 48.简报的种类和作用:根据 内容划分一般分为五类:1. 工作简报2.动态简报3.专 题简报4.会议简报5.信息 简报。 49.简报的采编要求:采编简 报包括采集资料和写作两 个方面。要求:1.精新。2. 准确。3.适时。4.简明。 50.可行性研究的主要特征: (考核题)1.具有预测性。 2.具有系统性。 3.具有论证 性。 51.可行性研究的作用:1.可以 作为取舍某类工程建设项 目、技术改造或科研项目 的依据。2. 可以作为请求 对某类建设性项目拨款、 投资或向银行申请贷款的 可行性依据。3.可以作为列 入有关计划,向政府申请 建设执照和同有关单位签 订 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 的依据。 52.可行性研究的写作方法: (问答考核题)可行性研 究一般包括所要研究的问 题的名称、概述、正文、 结论和建议等部分。概述 部分一般简述所要研究的 问题的主要内容,并列举 出存在问题的具体方面。 正文部分一般包括对问题 部分的分析和对建设或方 案的论证、选择及可行性 评论。结论和建议部分, 要对建议和方案进行可行 性的整体评价供决策者定 夺。需要注意的是,可行 性研究的写作要有明确的 目的和突出的重点;评价 要客观公正全面深入;分 析要有说服力,论证要严 密,文字要简要。 53.规章制度的主要特征:1、具 有周知性;2、具有规定性 和具体性;3、行政约束力 4、具有领导性和稳定性。 54.规章制度的分类:一类是 指公文性质的规章制度, 如公安部印定的《城市交 通规则》等;二类是指各 级机关、团体、企事业单 位建立的非公文性质的应 用性规章制度。 55.会议纪要的概念:是用于 记载和传达会议情况和决 定事项的公文。 56.会议纪要的特点:1、客观 性、2、提要性;3、决议 性。 57.会议纪要的写法:1、标 题;2、正文;主体部分主 要有三种写法:一是综合 概述性;二是归纳分项 法;三是发言提要法;3、 落款 58.写会议纪要应注意的事 项:1、正确集中会议讨论 的意见,准确表达会议精 神;2、在归纳会议内容的 基础上要突出中心和要 点;3、要条理化、理论 化;4、文字必须简明、扼 要,要学会使用习惯用 语。 59.合同的含义: 合同是平等主 体的自然人、法人、其他 组织之间设立、变更、终 止民事权利义务关系的协 议。合同的主要作用:有 利于维护合同当事人的合 法权益和明确当事人的权 利、义务。(考核题)合 同的主要特点:1、合法 性;2、平等互利性;3、 协商一致性;4、规范性; 60.合同的类型:按时间分: 有长期、中期、短期经济 合同;按形式分:有书面 合同、口头合同和其他形 式合同;按写法分:有条 款式合同和表格式合同; 按内容分有15大类:买卖 合同、建设工程合同、承 揽合同、运输合同、供用 电、水、气热力合同、融 资合同、保管合同、租凭 合同、借款合同、行纪合 同、居间合同、技术合 同、赠与合同、委托合 同、仓储合同。 61.合同的写作的注意事项: 1、合法; 2、合理; 3、合 格;4、完善、明确;5、 做好调查研究。 62.意向书的含义:是双方或 多方就合作项目在进入实 质性谈判之前,根据初步 接触所形成的带有原则 性、意愿性和趋向性一见 到文书。意向书的作用: 一是有利于双方进行下一 步的实质性接触和谈判; 二是作为下一步实质性谈 判客观的、基本的依据。 意向书的特点:1、目标的 导向性;2、条款的原则 性;3、行文的灵活性;意 向书的类型:一是具有 “双方契约”和“有偿合 同‘性质的意向书。二是 具有”单方契约‘和”无偿 合同”性质的意向书。 63.意向书的格式和写法:意 向书的写作格式,一般分 为标题、导语、正文和尾 部四大部分。1、标题:通 常有三种形式:一是文种 式标题;二是简明式标 题;三是完全式标题。 64.市场调查报告的含义和特 点:市场是商品买卖的场 所。市场调查,就是收 集、记录、整理和分析市 场对商品的需求状况以及 与此有关的资料。将市场 调查得到的资料进行分析 整理、筛选加工之后形成 的文书,就是市场调查报 告。市场调查报告是一种 专题调查报告,它除具备 调查报告的尊重事实、反 映问题、总结经验、揭示 本质和规律的特点之外, 还有如下的自身特点:1.鲜 明的针对性。2.特定的时间 性。3.较强的实用性。4.依 赖调查性。 65.市场调查报告的类型: (考核题)1.市场需求调查 报告。2.竞争对手的调查报 告。3.经营政策调查报告。 66.市场调查报告的结构和写 法:1.标题。2.正文。(市 场调查报告的正文,分概 要、主体和结尾三部分) 67.市场调查报告写作的注意 事项:1.要实事求是。2. 注意观点和材料的统一。3. 要突出重点。4.正确把握文 体性质和表达方式。5.要讲 究时效。 68.招标书的含义:招标书又 称招标说明书,是招标人 为了征招承包者或合作者 而对招标的有关事项和要 求做出解释和说明,利用 投标者之间的竞争而达到 优选投标人的一种告知性 文书。 69.招标书的内容主要包括: 招标单位和招标项目名 称,招标项目的具体要 求,投标资格与方法以及 技术、质量、时间等要 求,投标开标的日期、地 点和应缴费用等。招标书 的结构一般由标题、正文 与结尾三部分组成。(考 核题)标题通常由招标单 位名称、招标项目名称和 文种三部分构成。 70.招标书的写作的注意事 项:1、内容合法合理,切 实可行;2、重点明确,内 容周密;3、语言表述简 明,准确。 71.公文处理的概念:公文处 理是指对公文的创制、处 置和管理,即在公文从形 成运转、办理、传递、存 贮到转化为档案或销毁的 完整周期中,以特定的方 法和原则对公文进行创制 加工、保管,使其完善并 获得功效的行为或过程。 公文处理的基本任务:就 是及时、准确、有效地创 制、加工、传递、保管、 处置公文,为公务活动提 供适应的信息,其具体内 容主要有:1、创制公文; 2、传递公文; 3、办理公 文;4、处置办毕公文; 5、管理公文; 72.公文处理活动的地位:公 文处理是公文活动的组成 部分,在公务活动中占有 重要的地位:1、公文处理 使机关实现管理职能所必 须的公文得以形成,并产 生实际效用。因此,它是 机关管理职能的必要条 件;2、档案主要由公文转 化而成,今天的公文就是 明天的档案。档案工作的 对象主要是公文处理活动 创造、积累提供的,因 此,公文处理是国家档案 事业的基础。 73.公文处理的基本原则:1、 法制原则;2、实事求是原 则;3、全面质量原则; 4、时效原则 5、集中统一 原则;6、党政分工原则; 7、保密原则;8、简化原 则; 74.收文处理的一般过程:指 对来自本机关外部的公文 所实施的处理与管理。1、 公文的收受与分流。(第 一,签收;第二,外收文 登记;第三,启封;第 四,内收文登记;第五, 分办;第六,摘编);2、 办理收文。(第一,拟 办;第二,批办;第三, 承办;第四,注办);3、 组织传阅与催办查办。 (第一,组织传阅;第 二,催办;第三,查 办);4、(考核题)处置 办毕公文。(包括立卷归 档、清退、暂存、销毁 等)。 75.收文办理活动的办法要 点:1、拟办。拟办是一项 辅助决策活动,目的是为 决策活动提供可供选择的 方案。2、批办。批办是一 项由法定责任者履行法定 事务处理权的决策性活 动。法定责任者即机关或 部门的领导人。3、承办。 承办是公文办理中的中心 环节。4、注办。主要作用 是备忘待查,为日后查考 提供依据。(选择考核 题)注办由承办人随手完 成,即随着承办活动的进 行随时将反映承办情况的 一些内容记录在《文件处 理单》相应的栏目内。 76.收文管理活动的方法要 点:1、签收。(选择考核 题)签收是指经履行规定 的确认、清点、核对、检 查、签注手续之后,分别 从发文机关、邮政部门、 机要通信部门、文件交换 站、或者通过自备的通信 设备收取公文。2、登记。 登记的形式主要有薄式、 卡片式、联单式三种;3、 (选择考核题)启封;启 封应当由专人负责;标明 亲收的亲启件,由领导人 亲启;启封后应检查公文 的完整情况;4、分办。即 为公文确定运转方向。这 是一项事关公文能付准 确、迅速得到办理的决定 性工作。5、(选择考核 题)公文摘编。在重要公 文投入办理之前对其所作 的加工。包括编写文摘、 提要、综述,汇集有关数 据资料等,为办理公文提 供方便,节省办文时间。 6、组织传阅。 7、(选择 考核题)催办。根据承办 时限和有关要求对公文承 办过程实施的催促和检查 过程。8、查办。公文查办 是指核查重要公文执行情 况,督促并协助承办单位 全面,具体地落实公文精 神,解决有关问题的活 动。查办工作一 般过程:立案、交办、反 馈、销办。 77.发文处理的一般过程: (考核题)1、文稿的形 式。(第一,拟稿;第 二,会商;第三,核稿; 第四,签发;)。2、公文 的制作。(第一,注发; 第二,缮印;第三,用印 或签署)。3、公文对外传 递。(分装、发出)。 78.发文办理活动的方法要 点: 1、文稿撰拟2、会 商。会商的作用主要是维 护公文的合法性、有效 性,维护政令的一致。3、 核稿。核稿的重点:(简 答考核题)第一,是否需 要行文;是否具备行文条 件;发文名义是否合适, 有无错用。第二,文种是 否正确、规范;行文方向 是否正确、准确,有无多 头主送、滥抄、滥报违制 越级行文等现象;公文能 否对受文者产生预计的影 响。第三,公文内容是否 合法;是否真实准确、明 确具体、界线清楚、前后 一致、切实可行、详略得 当。第四,公文格式是否 规范、正确;文件是否正 确,结构是否齐全完整。 第五,语言表达是否简 明、得体、有条理;是否 合乎语法、逻辑;是否准 确,易于理解,没有歧 义;主题是否明确显露, 人名、地名,时间、数 字、引文是否准确;标点 是否准确,字迹是否工整 清晰规范。第六,公文是 否经过一定会议讨论通 过;是否经过会商;是否 需要上报。4、签发。(考 核题)根据签发人的地位 及工作程序的不同,可分 为:正签——签发人在自 身法定职权范围内签发公 文。代签——根据授权代 他人签发公文。(选择考 核题)核签——又称加 签,指上级领导人签发下 级机关或部门的重要公 文。会签——两个或两个 以上机关行文时,由各机 关的领导人共同签发公 文。5、签署。签署是指签 发公文的领导人亲笔在正 式发出和使用的公文正本 落款处签注姓名。签署权 为机关正职负责人所有, 除特殊情况,一般不能由 副职代签。 79.发文管理活动的方法要 点:1.注发。2.缮印。3.校 对。一般需校对2——3 次。方法用:对校、折 校、读校。4.用印5.分 装。6.公文的对外发出。 80.处置办毕公文的主要活 动:1.清退。经过清理将有 关办毕的收文按期退归原 发文机关或由其指定的有 关单位。2.销毁。对失去留 存价值或留存可能性的办 毕公文所做的毁灭性的处 理3.暂存。暂时留存保管 一部分具有较高查考价值 的重份公文(一份已立卷 归档)和受多种因素制约 一时难以准确判断是否应 予销毁的公文。4.立卷。将 办理完毕且有查考利用价 值的公文编立成为案卷。5. (选择考核题)归档。将 编立好的案卷及案卷目录 按规定的时间和质量要 求,移交档案部门作为档 案保存和管理。 81.公文清退的范围与手续:1. 需要清退的公文主要包括 如下种类:绝密公文;有 重大错漏的公文;被明令 撤销的公文;仅供征求意 见或审阅公文;未经本人 审阅的领导人的讲话稿; 其他由发文机关指定清退 的公文等。2.手续:清退公 文按规定和要求成批定期 进行,也可不定期甚至阅 后随即消退。成批消退时 应附一式两份《公文清理 报告表》并由对方履行签 收手续;单份清退时亦应 向对方索取收据以为凭 证。3。注意:需清退的公 文平时要单独保管。在以 各种通信方式传递应清退 的公文时,只要公文本身 没有解密或降密,应一律 按原文标注的密级处理。 82.公文销毁的范围与方式:1. 应予销毁的公文主要包 括:所有不具备留存价值 的公文;无留存必要的重 份公文;在特殊情况下不 即行毁灭就将造成失密和 严重损失的公文;一般性 公文的草稿;印制公文过 程中形成的校样、印版 等。2.销毁公文的主要方式 是(考核题):焚毁、重 新制成纸浆、粉碎、清洗 消磁(磁盘、磁鼓、磁带 等)。3.以各种方式销毁公 文时均应履行如下程序手 续:由文书部门组织对公 文进行鉴定;确认应销毁 后逐文逐件核定造册;呈 请本机关或上级机关有关 领导审定批准;获准后再 行销毁。 83.暂存公文的保管:暂存公 文应由文书部门或人员妥 为保管。要合理排列与编 号并简单编目,必要时可 按公文号、主题、作者或 查考利用的其他需要和要 求汇编装订成册。密件与 非密件应分别保管。立卷 归档:公文立卷归档的程 序是:编制立卷类目、平 时归卷、年终调整、拟写 案卷题目、排列卷内公文 次序并编号、填写卷内公 文目录与备考表、填写封 皮、装订、案卷排列与编 目、归档。 84.机关档案的性质:机关档 案是机关单位在各项活动 中形成的全部档案的总 和;是机关工作的重要组 成部分;是提高机关工作 效率的必要条件;是维护 机关历史真实面貌的一项 工作。 85.档案的作用:(考核题) 1、档案可作为机关工作查 考依据;2、档案可为经济 建设提供依据和参考资 料;3、档案可成为政治斗 争的4、档案可为科学研究 提供必要的资料。(从本 质上来概括档案的作用无 非是两点:一是情报作用 二是凭证作用) 86.档案工作的基本原则:1、 集中统一地管理国家全部 档案。这是档案工作的组 织原则。2、维护档案的完 整与安全。这是档案工作 的基本要求。3、便于党和 国家各项工作的利用。这 是档案工作的根本目的, 也是社会主义国家档案工 作的政治方向。 87.档案的整理:就是把零散 的需要进一步条理化的档 案,进行基本的分类、组 合、排列和编目,使之系 统起来。档案整理工作的 内容主要包括:区分全 宗、分类、组卷、卷内文 件的整理、案卷封面的编 目、案卷的装订、案卷的 排列、案卷目录的编制。 (一)全宗。全宗是一个 独立的机关或著名人物在 社会活动中形成的全部档 案的总称。(二)档案分 类。档案分类就是按照全 宗内档案的来源、时间、 内容和形式上的异同,分 成若干类别。有三种:1、 年度分类法;2、组织机构 分类法;3、问题分类法; (三)档案立卷。(考核 题)立卷工作的内容包 括:组卷、卷内文件的排 列和编号、填写卷内目录 与备考表、案卷封面的填 写与案卷装订;(四)案 卷排列和案卷目录。1、案 卷的排列;2、编制案卷目 录; 88.档案鉴定的方法:1、直接 地、具体地审阅档案;2、 全面地估计和预测对档案 的利用需要;3、研究档案 利用规律 89.档案保管期限表有以下几 种:1、标准档案保管期限 表;2、专门档案保管期限 表3、同系统机关档案保管 期限表、4、同类型机关档 案保管期限表;5、机关档 案保管期限表;档案 保管期限表的结构:包括 顺序号、条款、保管期 限、附注以及的“说明” 等部分,其中条款和保管 期限是最基本的项目。 保管期限可分为两种:一 种是永久保存,即对社会 主义事业、对党和国家各 项工作、对子孙后代需要 长远利用的档案,也就是 具有重要保存价值的档 案。(选择考核题)另一 种是定期保存,这是指档 案在保存一定时期后可以 销毁的。定期保存,又可 以分为短期保存和长期保 存两种。短期保存一般是 指档案在保存5年、10 年、15年后可以销毁的。 长期保存一般是指档案在 保存15年至50年后可以 销毁的。定期保存的时间 一般从文件产生后的第二 年算起。 90.档案利用工作的基本内容 有两部分:1.准备检索手 段,介绍与报道档案馆 (室)保存档案的内容与 成分,即为提供利用所做 的直接的准备工作。2.通过 各种方式提供档案为党和 国家各项工作使用,即向 利用者实际提供材料的工 作。 91.档案提供利用的方式有以 下几种:1.阅览室。2.档案 的外借。3.制发档案复制 本。4.档案展览。5.档案证 明。 92.保密工作的特点:政治 性、现实性、秘密性、群 众性、相对性; 93.文秘资料员保密工作的任 务及内容:1、会议保密。 会议保密是关系到党和国 家核心秘密安全的重大问 题。2、文书工作保密。文 书是指公务文书,即文 件。按文件的性质和阅读 范围,可以分为:秘密文 件、内部文件和公布文 件。秘密文件是国家秘密 存在的一种形式。3、经济 保密;4、涉外保密;5、 宣传报道保密;6、计算机 信息网络系统的保密; 94.会议的含义及作用:会议 一词有两种含义;一是指 有组织有领导地商议事情 的集会,如办公会、职工 大会、专题会、联席会、 座谈会等;二是指一种经 常商议并处理重要事务的 常设机构或组织,如中国 人民政治协商会议、全国 人民代表大会。发挥的 积极作用:(考核题)1、 收集和分析信息2、方案选 择3、决策和下达决策4、 决策反馈。 95.会议管理的内容一般包括 会前准备,会中服务和会 后的完善总结三个方面的 工作。 96.信息的含义:信息是客观 事物的特征和变化的直接 和间接的表述。 97.信息的特征:1、客观性; 2、传递性(传输性); 3、时效性; 4、系统性; 5、开发性。 98.信息的作用:1.为正确决策 提供服务。2.提供反馈信 息,为修正和完善决策服 务。 99.信息的收集方法大致分为 两种:1.传统式收集。2.开 拓式收集。 100.信息的处理1.信息筛选。2.信息加工。(信息加 工的方法:1.充实内容;2. 综合分析;3.提出意见)3. 编写 101.信息内刊的特征:1.保密性;2,。先导性;3.机关 性;4.层次性。102.信息内刊的作用:1.上 情下达;2下情上达;3.横 向交流信息;4.浓缩优化信 息;5.存储信息。 103.信息内刊的编写及要 求:信息内刊的特点是篇 幅短小,迅速及时,简洁 概括,形式灵活。信息内 刊的编写要做到以下几 点:1.注意选题角度。2.观 点新颖、内容实在。3.短小 精悍、朴实无华。(要把 信息编得短,具体工作中 要做到:一是一事一报, 即一条信息一般只反映一 个事件,表达一个意思, 集中笔墨,不节外生枝, 而且结构简单,条理分 明;二是开门见山;三是 删繁就简。)4.表现方式 多种多样。5.表述准确、要 素完整。 104.调研工作概述:调查 研究是一种有目的、有计 划、有步骤地把特定的社 会现象作为对象,通过实 地调查,搜集与其相关的 各种事实或资料,加以整 理、分析、综合,以便科 学地阐明社会现象的因果 联系及其规律性的过程和 方法。调查研究的作用: 1、调查研究是党政秘书工 作中的一项重要工作。2、 调查研究是获取信息的有 效途径。3、调查研究是拓 展信息深度和广度的必要 手段。调查研究的特点: (考核题)1、全面性、 2、实用性、 3、时效性 4、 求实性、5、超前性。调查 研究的一般方法:1、观察 法。观察法是指对作为研 究对象的客体,不是采用 访谈或问卷的形式,而是 靠调查者同调查对象直接 或间接的接触而收集信息 资料的一种方法。2、典型 调查法。典型调查法是指 对在一定的对象总体范围 内具有代表性的个别单位 (典型)所作的周密细致 的考察,以期取得对现象 总体的认识。3、统计调查 法。(选择考核题)统计 调查法是指运用统计的原 理和手段收集社会现象和 自然现象的各种数据资 料,并对这些资料进行数 量分析,从而简明事物产 生的原因和发展的规律, 推断出事物发展的趋势。 4、问卷法。问卷法是通过 填答问卷(或调查表)来 收集信息资料的一种方 法,也是现代化社会调查 使用最多的收集信息资料 的方法之一。5、访问法。 也叫访问调查法,就是访 问者通过口头交谈等方式 向被访问者了解社会实际 情况的方法。调查研究的 基本原则有客观性原则、 科学性原则、系统性原 则、理论与实践相结合的 原则等。 105.整理资料有编校、分 类、汇总三个主要程序。 (汇总的方法,可分为手 工汇总和机器汇总两种。 手工汇总又可采用多种方 法:一是过录法、二是卡 片法、三是标记法又称点 线法)(选择考核题) (所谓分类),就是对经 过编校检查过的资料进行 分析,围绕调查目的和题 目予以分类。 106.调研报告的写作特点 及要求:1、揭示规律,服 务决策;2、条理清楚,层 次分明;3、观点明确,主 题新颖;4、通俗易懂,真 实可靠;要求:1、分析要 求全面、系统;2、论证要 求严谨、确切;3、主题要 求新颖、鲜明;4、结论要 求具体、深刻;5、结构要 求紧凑、恰当;6、建议要 求客观有针对性。 107.调研报告的写法:1、 确定主题、2、导言、3、 调查概况、4、资料统计分 析、5、资料理论分析6、 总结,提出设想或建议。 108.办公自动化的作用: 办公自动化最显著的作用 是提高办公效率和质量。 具体表现有以下几点:1、 办公自动化直接使办公人 员节省大量的工作时间。 2、提高工作效率,减少办 公费用;3、提高决策的准 确性和科学性。4、办公自 动化的实现,可以反过来 促进办公制度和管理体制 的改革,促进管理现代 化,有助于克服官僚主义 和主观主义的错误。 109.信息工作的内容包 括:信息的收集、传递、 加工、存贮等。 110.信息工作自动化的主 要内容:文字信息、语言 信息、数据信息、图像信 息四大类。1、信息处理的 计算机化。信息处理包括 信息收集、加工、检索等 方面。(1、信息收集的自 动化、2、信息加工的计算 机化、3、信息检索的自动 化);2、信息存贮的高密 度化。(包括1、缩微存贮 技术、2、光盘存贮技术、 3、声像存贮技术、 4、计 算机存贮技术);3、政务 信息传递网络的现代化。 111.数据库从信息内容上 可分为专业数据库和办公 信息数据库两大类;数 据库从信息格式上区分, 可分为以下四种:一是全文 式数据库;是将文件的全 文输入到计算机中,如重 要的文件、领导讲话等都 要求建立全文式数据库; 二是条法式数据库;(选 择考核题)它也需将全文 输入到计算机中。它有明 显的章、节、条层次结 构,这种数据库在负责起 草法规的部门用处最大; 三是目录式数据库。四是 文摘式数据库。信息系统 的管理,大体上分为以下 步骤:一是发现问题、2、 二是制定方案、3、三是作 出决策。 112.文书、档案自动化管理系统的基础有六个方 面:1、人员。(自动化管 理系统的人员共分为三部 分:一是数据录入人员、 2、信息加工和使用人员、 3、设备维护人员);2、 经费、3、文书、档案管理 的科学化、4、文书档案标 准化、5、数据的准备、 6、 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 的适应。 113.文字处理自动化模仿人工写作的过程,可分类 三个步骤,即文字输入、 文字编辑、打印复制。 114.收发工作主要的内容有登记、分、包装等。