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浅谈行政公文写作中应注意的语言特点.doc

浅谈行政公文写作中应注意的语言特点

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2019-04-18 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《浅谈行政公文写作中应注意的语言特点doc》,可适用于领域

浅谈行政公文写作中应注意的语言特点随着我国经济社会的发展,作为“行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书”①、“依法行政和进行公务活动的重要工具”②的行政机关公文的应用也越来越广泛,质量要求也越来越高。本文想就行政机关公文(以下简称“公文”)写作中应注意把握的几个语言特点,谈几点实践工作中的体会,以供探讨。一、简洁明了,开门见山应用文体的实用性要求公文应当更加注重语言的简洁明了。由于公文属于应用文体,是根据实际需要,为了达到某个具体的目标而写的,是作为“工具”直接用来办事的,如向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问的“报告”向上级机关请求指示、批准的“请示”非隶属关系单位之间商洽工作的“函”等等。因此,实用就成为公文的出发点和归宿,这就决定了公文应当简短而不宜过长,只要把问题说清楚了,意图讲明白了,就可以了,决不能罗罗嗦嗦,不着边际。特别是供上级领导阅读的公文,更要写得简明扼要,以便上级领导用最短的时间了解作者的意图,作出相应的决策。否则,虽洋洋万言却言不约,意不明,使人阅读时还得用心去寻觅要求解决的问题,是很难达到预期目的的。像明朝刑部尚书茹太素的“奏折”写了字,朱元璋叫秘书给读了一个多小时还没有谈到正题,朱元璋发火狠狠训斥了他一顿,第二天又接着读,读到最后字,才讲到他要解决的几个具体事,前面字全都是废话。从此,朱元璋下令,凡是上书不得超过字。当前的一些机关公文虽然没有像茹太素“奏折”那样超级拖沓,但是繁琐罗嗦的现象仍然比较突出。如:例:“为了加大煤矿安全管理,严厉打击煤矿违法生产活动,市政府组织专家研究制定了《关于严厉打击煤矿违法生产的有关规定》,初稿形成后,经过三次征求意见会议,形成了讨论稿,××年×月×日,市政府常务会议讨论一致通过,现在印发给各单位,各单位要认真组织学习,领会精神实质,把握操作标准,严格执行,今后不得再出现违反本《规定》的行为。”(某市政府《关于印发〈关于严厉打击煤矿违法生产的有关规定的通知〉》)这份公文,前半部分过多的叙述了印发的《规定》的形成过程,后半部分又在要求上强调的过于罗嗦,可以简洁为:“《关于严厉打击煤矿违法生产的有关规定》,业经××年×月×日,市政府常务会议讨论通过,现印发给你们,请严格遵照执行。”要做到简洁明了,就要惜墨如金,开门见山。当前,行政机关公文繁琐拖沓的一个突出的现象,就是公文开头总要罗列出一堆“以为指导”、“贯彻”、“落实”,好象不这样写就与上级精神不一致了,如:例:“年初以来,以党的十六大和十六届三中、四中、五中全会精神为指导,在《中央关于××通知》精神的鼓舞下,在全国××工作会议和全省××工作会议的推动下,在市委、市政府的关怀下,在局领导的具体领导下,在公司全体员工的共同努力下,全局上下坚持科学发展观,深入贯彻“三个代表”重要思想,全面落实局党组提出的”(某局的一份“工作报告”的开头)这份“工作报告”的开头,洋洋洒洒一二百字,却全都是空话、套话,还没有进入公文主题。另一个突出现象就是过渡的描写、论述,如后文中的“例”。这样穿靴戴帽,画蛇添足,削弱了对主要问题的表达力度,消耗阅读者的精力,使人阅读起来也比较反感。因此,我们在公文写作中,要有“千金一字”的意识,能用一个字表达的不要用两个字,能用一句表达的不要用两句,用最少的词句表述较多的内容。特别是要开门见山,一落笔就要直奔主题,进入中心,抓住主要事实、主要矛盾、主要特点、主要意义写下去。不搞花架子、不绕弯子、不兜圈子,直截了当照直说,简洁明确。对那些众所周知的道理、对方已经知道或不需要了解的事情、与基本观点无直接关系的内容,在公文中都可以不写。如温家宝总理《政府工作报告》的开篇:例:“现在,我代表国务院,向大会作政府工作报告,请予审议,并请全国政协各位委员提出意见。”仅用这个字开篇,简洁而且清楚明白。不仅是在开篇上,在事物表述、总结和部署工作、提出要求等方面,国务院的《政府工作报》都是简洁明了的范文。二、用语准确,表意分明较强的政策性、时效性,决定了使用准确语言表达明确意思是公文写作的基本要求。由于公文的目的是进行公务活动,事关公务,政策性、时效性极强,必须借助准确的语言予以表达,特别讲究遣词造句的准确恰当,切不可有疏漏含糊之处。可以说,公文对语言的准确、分明要求更高。俗话说:“一字入公文,九牛拔不回”,也说明了遣词造句的准确在公文中的地位是十分重要的。如:例:“该项工程工期为一年凡省内具备一定资质的单位,均可参加投标参加投标的单位,请派人持相关证件于X年X月X日前来报名登记,领取招标文件及施工图(收取成本费XX元)。”(某地《关于XXX大桥工程施工招标通告》)在这段公文中说明了“工期为一年”,但是没有明确起止时间要求投标单位要“具备一定资质”,但没有表明应具备哪一级资质需要“相关证件”,但是没有列出具体哪些证件要求“X年X月X日前来”,不知是“X年X月X日前”“来”,还是“X年X月X日”“前来”报名登记只讲了“报名登记”时间,却没有说明报名登记地点和受理单位。这些不准确,表意含糊的语言,不仅使投标者陷入迷茫猜测之中,到处打听详情,而且容易使人们感觉有虚假招标的嫌疑,严重影响了工作的顺利开展。努力克服语言含糊现象,做到准确分明。在公文写作实践中,语言不准确,表意不分明,一般来说有四种情况,只要我们把握好,就可以尽力避免含糊的现象。一是避免产生歧义。此类问题较多的出现在时间、年限、条件设定以及并列事物等地方,如“例”中的“X年X月X日前来”。再如“岁以上”,使人不知道是否含“岁”“具有下列行为的”不能够确定构成结果的充分条件是全部还是其中任一项。再如:例:张市长和李市长的助理第一时间到达了事故现场。这句话至少可以理解为张市长本人和李市长的助理、张市长的助理和李市长的助理两个意思,这就是在人物并列中产生了歧义。二是避免含糊不清。主要是由于在公文中使用了一些不确定性的词语,如“似无不可”、“大致尚可”、“似有不合”、“推测如此”等,使阅文者感到模棱两可,无所适从,难以把握工作施行尺度。如:例:“你乡《关于修建××乡招待所的请示》收悉,经县政府常务会研究,大致同意你乡修建招待所,可以酌情修订设计标准,适当时机可以开工建设。”(某县政府《关于修建××乡招待所的批复》)在这段公文中,对是否批准的问题,表示“大致同意”,使请示单位不能掌握上级的明确态度对设计标准问题,表示“酌情修订”,使请示单位,无法确定应该降低标准,还是提高标准对工期问题,表示“适当时机可以开工建设”,请示单位对“适当时机”没有把握依据。类似的含糊不清的表述,既不便于对方把握发文机关的真实意图,又容易使对方扩大想象空间,往往成为一些违规行为的借口。因此,我们在公文写作中,要尽量避免使用不确定性的词语,而使用表意严密确定的词语,如:“十五日内”、“及以上”等,把能量化的尽可能量化。三是避免表述的不完整。这个问题的出现多数是由于公文作者对专业业务掌握不透,在关键的细节方面容易疏漏,导致公文表述不完整,如:例:“针对以上事实,依据《中国共产党纪律处分条例》,区委决定给予×××同志留党察看一年处分。”(某市辖区《关于对×××同志违纪问题的处理决定》)在这份处理决定中,明确了给予“留党察看一年”的处分,但是并没有说完,因为一年期限的起止时间没有交待明白。在公文写作中要首先掌握透相关的业务知识,尤其是要对处罚、奖励、行政决定等容易出现纰漏的业务要抓住关键细节掌握深透。四是避免界定事物性质不准。这方面问题主要是对专业术语掌握不好,应该使用专业术语的地方没有使用,或专业术语区分不清,相互混用而造成的。如:例:A活立木活的树、罚款罚钱、吊销作废B挪用公款滥用公款、疑犯罪犯、警告严重警告“例”中A组是专业术语与非专业术语的对比,这里不难看出,非专业术语在其他文体中使用是完全正常的,而在公文中则必须使用专业术语,如果公文中使用非专业术语,就会给公共交际形成一些不必要的麻烦。B组是容易出现混用现象术语的对比,我们可以看出,每一对有的只有一字之差,但性质却完全不同,如果使用不当,就会给事件评价、事物定性带来极大的差异,对工作造成严重的影响。因此,我们在公文写作中,特别是在事物的概念、性质界定、专业技术等方面严格使用专业规定的术语,只要多学习、多掌握专业知识,认真对待,负起责任,就能够选用准确的术语,准确分明地反映客观事物的本质、属性、形态以及作者的意图。三、言词规范,严谨周密公文作为行政机关进行公务活动的工具,是正式交际中的正规文书,因此要特别讲究言词的规范性,保证公文严谨周密。规范的公文语言,言简意赅,有独特的表达作用,人们对此一目了然,不仅体现了公文语体的正规、严谨的独特风格,而且还可以收到简洁、庄重、严肃的效果。如果象下面这份通知的语言,就失去了公文的特点。例:“七〃一建党周年纪念日就要到了,局党委决定,在咱们局的全体党员中评选优秀共产党员、模范党务工作者、优秀党支部,进行表彰奖励”,“优秀共产党员、模范党务工作者应当是年以前入党的”,“各支部要快点上报推荐名单”(某局党委《关于庆祝建党周年评选先、优、模的通知》)在这份通知中,分别使用了方言和口语:“咱们局”、“就要到了”、“年”、“快点”,这样的语言显得很随便,不符合公文规范严禁的特点,而且不够周密,如“年”,是“年”还是“年”,或者是其他都无法确定。按照公文的规范严谨的要求,可以改为:“七〃一建党周年纪念日在即,局党委决定,在全局党员中评选优秀共产党员、模范党务工作者、优秀党支部,进行表彰奖励”,“优秀共产党员、模范党务工作者应当是年以前入党的”,“各支部要从速上报推荐名单”坚持使用规定语言,规范言词。首先要使用标准的官方语言。我国规定“国家机关以普通话和规范汉字为公务用语用字”③像“俺”、“侬”、“哪门子”等土语、俗语、方言一般是不能在公文中使用的。其次要使用书面语言。书面语言来源于口头语言,但他比口头语言更加规范、更加严密、更加精炼。例如口语中常说的“起草制订”、“合乎预定的日期”、“越快越好”、“暂时不要付印”,意思虽然清楚,但是公文中一般不使用这些,而使用“拟订”、“如期”、“从速”、“缓印”这些书面语言。如:例:“今年春耕时节就快到了,我们乡里还缺少两万吨水稻种子,希望尽快调拨给我们,好用来满足紧急需要,可以不可以等待着你们迅速来信答复。”(某乡政府《关于商请调拨水稻种子的函》)这个函的语言十分随便,不像公文。应当用书面语言改成:“春耕在即,我乡尚缺水稻种子两万吨,望速拨付,以应急需,可否急盼复函”。第三要使用公文专用语。公文中要使用公文专用语,例如“兹”、“为”、“兹因”、“鉴于”、“遵照”、“欣值”、“拟请”、“信悉”、“电悉”、“谨此”等等。据有关部门初步整理的《公文常用语例释》④中就列举了字多个词。另外还常用“急请审核批复”、“特此批复”、“希即遵照办理”、“望研究执行”、“请认真贯彻执行”等许多人们习惯的公文专用句子。第四要遵守对特定语言的规范要求。公文中的人名、地名、数字、引文、结构层次序数、法定计量单位、规范化简称、年份等必须符合规范要求。例如:人名必须是全称年份要写足四位,“年”不能写成“年”,“年”不能写成“年”等。四、庄重严肃,体现效力公文的政治性、权威性和法定效力要求公文语言要庄重严肃。孔子曾经讲到:“君子不重则不威”,公文写作更是如此。公文是代制发机关立言,是制发机关的观点、看法、意见、态度的直接载体,是受文机关和人员活动的准绳,具有鲜明的政治性、极大的权威性。要体现公文在公务活动中的法定效力和权威性,就应当注重公文语言的庄重、严肃,不失身份,反之则会使公文的功效大打折扣。如:例:“那些没有取得安全生产许可证、采矿许可证、煤炭生产许可证、营业执照及矿长没有取得矿长资格证、矿长安全资格证的矿井,应实施停产整顿。”(某市辖区《关于地方煤矿证照不全矿井实施停产整顿的紧急通知》)这一段公文,由于使用了“那些没有取得”、“应”等态度叫平和的语言,因此没能够表达出对矿井整顿的坚决的态度,如果改成:“凡未取得安全生产许可证、采矿许可证、煤炭生产许可证、营业执照及矿长没有取得矿长资格证、矿长安全资格证的矿井,一律实施停产整顿。”这样,就可以充分体现出其效力。再如:例:“县政府决定租用贵行××县支行闲置办公楼。当否,请批示。”(某县政府《关于租用工商银行闲置办公楼的函》):在这份商洽函中,由于用语不当,商洽、请求之意用“我县决定”之语表述,令对方感到不快,使原本容易解决的问题不能顺利得以解决,若改用“拟”“欲”则礼貌得体,有助于推动工作。而“当否,请批示”之语表述,又把自己放到了从属地位,使协商陷入被动。应改为“可否,请复函”。摆正位置,做到尊重与自重。公文语言有失庄重严肃,除了有准确性、规范性方面的问题,比较突出的表现在定位不准,用语随便失礼,不符合制发机关身份,出现不尊重对方、不尊重自己或含有影射含义的语言。公文是制发机关与上下左右机关单位联系沟通的纽带,分上行公文、平行公文和下行公文,不同种类的公文由于行文方向的不同,与收文机关关系的不同,运用语言也各不相同,写作时应特别注意,分别情况,区别对待。例如:“函”不属于隶属关系单位之间的行文,属于平行文,其语言运用既不能故作低态,像上行文那样对对方俯首听命,也不能安排部署,像下行文那样对对方发号施令,而应以平等商量的口吻,热情诚恳的表达观点,谦和有礼的使用言辞,给收文机关以充分的尊重,使公务活动得以顺利进行。再如:“请示”是下级机关向上级机关的行文,属于上行公文,语言运用应谦恭平和,字里行间应表现出对上级机关的尊敬。像“我局决定”、“请上级机关体恤下情”等语言就不能够使用,因为前者即已决定何必请示,后者含有倘若上级机关不同意请求就是不体恤下情的影射含义。五、平实质朴,谨慎修辞公文重在说事,语言平实质朴是重要特点。公文不能乱用华而不实、矫揉造作的词语和不必要的描写。如:例:“当我们工作组进驻××村时,全村的男女老少全部走出家门,夹道欢迎,热烈欢呼,处处敲锣打鼓,我们一行队伍浩浩荡荡地来到村部”(某县的一个驻村工作组向县委的一份工作报告)这一段话,明显象是小说描写,看不到公文的影子。在公文中,像“全部走出家门”、“夹道欢迎”、“热烈欢呼”、“处处敲锣打鼓”、“浩浩荡荡”、“全市普遍掀起了高潮”、“各部门都非常重视”、“人人热烈拥护”、“各个积极参加”、“处处热火朝天”等“高、大、全、满”的词语在公文中是决不能动辄使用的。特别是对于表示程度的词语,要根据实际情况,准确地加以运用。例如:取得的成绩,是伟大的,还是优异的、突出的、较大的、一定的、一般的,都要分清楚参加一项活动的人数,是全部、绝大部分、一部分、小部分、少数、个别,也都要有所区别。谨慎修辞,避免语言呆板缺乏活力。公文写作中,虽然讲究朴实,语言平直自然,是非清楚,明白流畅,通俗易懂,但也要讲究适当的修辞。恰到好处的修辞,可以起到画龙点睛的作用,增强公文的感染力,从而更加有效地达到预期目的。如:例:“你们现在已经到了山穷水尽的地步”,“如果你们还想打一下,那就再打一下,总归你们是要被解决掉的”(毛泽东《敦促杜聿明等投降书》)开篇一个“山穷水尽”的比喻,形象、准确、精巧的反应了敌方的形势,起到震慑了作用。末尾“解决”二字,就意味着“歼灭”,令敌方胆战心寒。综上所述,我们在公文写作中,就要准确把握好公文简洁明了、开门见山,用语准确、表意分明,言词规范、严谨周密,庄重严肃,体现效力,平实质朴、谨慎修辞的语言特点,从而最大的发挥公文在公务活动中的实际作用。参考书目:、《办公室文秘写作全书》,作者:张文,中华工商联合出版社出版,年月第一版。、《秘书工作五大基本功》,作者:李荫臣,中国国际广播出版社出版,年月第一次印刷。、《写作》,主编:王光祖、杨荫浒,华东师范大学出版社出版,年月第一版。注释:①、②《国家行政机关公文处理办法》(年月日施行),第二条。③《中华人民共和国国家通用语言文字法》(年月日施行),第九条。④《公文处理与语言规范化文件资料汇编》(鸡西市政府办公室编辑,年版),第页。问题一、怎样使公文语言朴实答:、要直接说事,有一说一,有二说二,不做论述、描写、抒情。、要使用平实的词语,避免使用“处处热火朝天、人人热烈拥护”之类华而不实、矫揉造作的词语。、要用词准确,特别是对于表示程度的词语,要根据实际情况,准确加以应用,例如取得的成绩是伟大的,还是优异的、突出的、较大的、一定的、一般的,都要分清楚。、要严格使用国家规定的公文专用语和公文的习惯用语。二、怎样使公文语言简洁答:、要用最少的词句表达较多的内容,能用一个字表述的不用两个字,能用一句话表述的不用两句话。、要开门见山,一落笔就直奔主题,尽量少些或不写官话套话。、不用或少用描写、论述等语言,不绕弯子,不兜圈子。、对众所周知的道理、对方已经知道或不需要对方了解的事情、以及与基本观点没有直接关系的内容都不写。、要准确使用公文专用语和习惯用语。

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