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文秘工作职责.doc

文秘工作职责

男人允许了所有de允许
2017-10-01 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《文秘工作职责doc》,可适用于职业岗位领域

文秘工作职责文秘工作职责秘书是公司和当店树立于客户面前的形象窗口是一个枢纽起着承上启下的作用是店长的左右手。一个优秀的秘书能为主管分担一半以上的事务及管理工作。店务秘书的主要工作职责有:店内事务管理互动管理与总部沟通管理紧急事务应对管理(一)客户资料管理【总客户登记册】用于登记当天值班接待的上门客人和经纪人当天获取的除上门外的客人秘书负责提醒督促经纪人将当天收集到的所有客人登记在总客户登记册上。及时更换收藏已登记满的总客户登记册存档一年后作废销毁。【登报客户登记表】用于登记登报来电问询的客户编号并与当天下午下班前统一分配给经纪人督促跟进。及时收藏半年后作废销毁。(二)房源资料管理【原始资料】()原始房源编号:按年份当店的代表字母和顺序如(e)代表年e代表第五家店代表店内的第一套房源()当天新房源应存夹在新房源夹中写上编号。资料详细明确的当天下午::发送给总部资料不够详细明确的提醒经纪人落实清楚第二天发送给总部。()当周新房源备份一份并制作一张目录表上交总部存档。()原始房源资料根据当店实际情况进行分类存管作好标识目录便于查询。()定期整理原始房源资料提醒经纪人精耕房源。根据经纪人反馈的信息(已售、暂不售、价格异常等)及时更新房源信息确保房源信准确有效()已售原始房源资料作好标识存档保管一年后作废销毁。【供客户查找的房源资料】(简称对外房源)每天打印从总部发送到各店邮箱里的各店当天新房源汇总资料装订成册供客户查阅。一个星期整理一次确保房源信息准确有效。【网络房源、新报房源当天录入网站】及时根据经纪人反馈信息更改更新。(二)制度执行秘书在执行制度过程中应以《公司制度》、《行为规范》及当店管理制度为标准发现某同事违反规定时及时给予提醒或汇报店长由店长决定是否处罚店长确定处罚秘书开罚单店长签字秘书执行罚款。(三)考勤管理:公司制度》、《行为规范》及当店管理制度为标准发现某同事违反规定时及时给予提醒或汇报店长由店长决定是否处罚店长确定处罚秘书开罚单店长签字秘书执行罚款。(三)考勤管理》的详细内容严格监督打卡情况。中国房地产中介联盟网联盟吧(四)值班管理:秘书于当月的最后一天制定下月的值班表由店长确认签字生效于晚会告知传阅并张贴告示当店同仁以便于经纪人提前做计划。(五)卫生管理:当天卫生由值班人员打扫秘书应监督当店卫生及办公设备的整洁度。发现值班人员没做卫生或马虎对待的告知店长由店长处罚。每月负责组织至少一次的卫生大扫除。(六)表格表单管理【普通表单格】:经纪人用和秘书用的表单格分类存放于固定位置并标识清楚一周整理一次及时备存确保各类表单格齐全供经纪人使用。【特殊表单格】:租赁合同和收据要在租赁专员提出申请时发放发出小时内收回租赁佣金收据本和一份存档合同(一式三份中的其中一份)。作废合同三份都收回并注明"作废"的字样。月底将当月的所有存档合同汇总制作租赁档案上交财务部(七)当店办公用品和基金的管理【办公用品的领用】制作成一份办公用品领用登记表监督领用登记月底统计供数据分析用。对当店办公设备进行维护如出现故障先寻找原因在能力范围内的尽量独立解决在能力范围外的及时与厂家或其他服务机构联系。【当店基金的管理】:根据当店具体情况于月初或月末将当店基金收支明细表张贴告示(八)数据汇总【每周】:周考勤汇总客户和房源统计带看量、签单数汇总。【每月】:月考勤汇总客户和房源汇总带看量签单明细统计当店话费及办公用品费用统计。(九)接待【客户接待】:在值班人员外出带看或繁忙时接待上门客户将客户信息分类登记于登记表中尽量详细具体并于当天交接给值班人员。秘书所接待的房源及客人统归当天值班人员所有。【同事接待】:来者是客到当店来的他店经纪人或其他部门的同事都应热情接待倒水让座提供恰当的帮助。【注意事项】:a:秘书是公司的形象代表是当店的窗口和枢纽接待礼仪要规范细致到位。b:随时保持饱满的精神状态。(十)注意职责与工作任务:、负责公司内、外部文书处理:负责集团公司相关资料文件的接收、装订、传阅、送签负责集团公司内的复印、传真、打印等工作。、协助办公室主任进行相关会议的组织并做好记录:负责会议的记录和整理负责会议场所的安排与布置负责会议的服务工作及相关活动的安排负责会议相关资料的编印。、协助办公室主任做好公司的接待工作:协助办公室主任负责公司来访人员的接待包括外事活动的组织、接待、翻译工作协助办公室主任负责公司相关公共关系的建立和保持。、协助办公室主任做好其它各项工作:协助办公室主任做好公司印签的使用与管理并做好用印的登记以备查。、协助档案管理员做好档案管理工作。、完成办公室主任交办的其它各项工作。(十一)权力和责任:权力:相关文书的起草权。考核指标:文书起草、会议记录完成质量及完整性文书收发的及时性、准确性考勤、服从安排、遵守制度其他专业知识技能。文秘职责顺口溜笑话办公室主任把他带到县委书记办公室。书记一看人还精灵便随口问:"你知道秘书的工作职责吗""机灵鬼"立刻举手宣誓说:"我向领导保证:领导的要求就是我的追求领导的脾气就是我的福气领导的鼓励就是我的动力领导的想法就是我的做法领导的酒量就是我的胆量领导的表情就是我的心情领导的嗜好就是我的爱好领导的意向就是我的方向领导的小蜜就我的秘密领导的情人就是我的亲人!""机灵鬼"喘了一口气继续说:"同时我还要做到:领导没来我先来看看谁坐主席台领导没讲我先讲拍拍话筒响不响领导说话我鼓掌带动台下一片响领导吃饭我先尝看看饭菜凉不凉领导喝酒我来挡誓把生命献给党领导受贿我接赃出了问题我担当领导睡觉我站岗跟谁睡觉我不讲。"县委书记一听顿时兴起手拍大腿说:"好小子这个秘书就是你了!"。

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