沟通是企业管理中的一个重要环节。良好的沟通就像润滑剂,使公司内部门与部门之间、员工与员工之间、管理者与被管理者之间的配合更加默契,能将公司中可能出现的问题消灭在萌芽状态,从而创造良好的工作氛围和人际关系,使每个人工作起来更加愉快、更加高效。《管理者怎样有效开展沟通》一文就沟通的重要作用、忽视沟通的后果、沟通的内容、沟通的时机选择、沟通中应遵循的原则、沟通中听与说的技巧、提升沟通效果的技巧共七个方面进行了阐述。本报管理前沿版分三期进行刊出,就此问题和广大读者交流。
沟通的重要作用
沟通对公司、对个人尤其是各级管理人员的工作有重要的意义。现在管理学上有一种说法,管理就是沟通,任何问题都可以通过沟通来解决或改善。有人认为,作为管理者来说,什么能力是最重要的呢?很多管理学家和大公司的负责人不约而同地给出了一个相同的答案:沟通能力。作为一个合格的主管,沟通能力应占到80%,而其他能力只占20%。一般情况下,没有经过有关培训和训练的主管,很多都缺乏沟通的意识和能力。因此各级主管需发现并重视沟通的重要作用,将培养自己的沟通意识和提高沟通技能上升到战略高度来加强,企业才能够发展得更顺畅更高效。
对公司来说,有效沟通至少可以获得以下三种显著效果。
收集到有益的建议和智慧。通过沟通,可以从其他人那里得到更多的信息,可以了解不同角度、不同层次的想法和建议,为自己思考问题和作出决策提供更多的参考和依据,为各级主管制订制度、措施、
方法
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的正确性提供保证。可能职工一个小小的建议,就能带来成本的大幅度降低或效益的提高。
发现和解决公司内部问题,改进和提升企业绩效。通过沟通可以更充分地发现公司内部存在的问题和解决问题的方法,只有不断地发现问题和解决问题,公司的管理水平才会不断地提高,公司或部门的绩效才会不断提升。
提升和改进公司内各部门的合作。通过沟通,可以促进各部门之间、上级和下级之间、员工之间的相互了解。只有充分的了解才能实现相互的理解,只有深刻的理解才能实现良好的协作。
沟通对各级主管工作的重要作用体现在以下五个方面。
得到他人或下属的支持和信赖。沟通的过程就是征求意见和建议的过程,是发动员工参与公司管理的过程。通过沟通可以使自己的决策和主张得到员工的广泛支持和信赖,可以提高执行的效率和成功的几率。
提高个人在公司或部门内外的影响力。沟通的过程就是相互影响的过程,通过沟通,使自己的思想和主张得到他人的广泛认同,自己的影响力必将得到提升。
获得良好的工作氛围和健康的人际关系。通过沟通,可以化解矛盾、消除隔阂、增进相互的了解和理解,获得良好的工作氛围及和谐的人际关系。
使自己成为受欢迎的管理者。通过倾听员工的心声可以了解员工的感受,制定出符合员工期望和切合实际的制度和措施,使管理者和被管理者之间的协作达到最佳效果,使管理者成为受欢迎的领导者。
充分激励下属的积极性。沟通的一个重要方面就是倾听员工的心声,了解员工的看法和感受,这本身就能体现对员工的尊重,能充分表明管理者对员工的建议、态度和看法的重视。如果在决策中能采用或考虑到员工的建议,对员工更是一种很好的肯定和激励。
企业忽视沟通的后果
如果一个企业不重视沟通管理,大家都消极地对待沟通,长期下去,这个企业就会形成一种无所谓的企业文化。这种无所谓文化主要表现在员工对什么都无所谓,有什么问题既不想方设法去解决,也不主动去找领导沟通,而是抱着事不关己、高高挂起的态度,任由问题存在或发展;管理者也对什么都无所谓,不仔细去观察和了解,不去主动地发现问题和解决问题,或对出现的问题推诿拖延,导致问题越来越严重,直到付出沉重的代价。在无所谓文化中,员工更注重行动而不是结果,管理者更注重布置任务而不是发现解
决问题,工作缺乏主动性,容易导致工作质量降低。长此以往,员工没有进取心,工作上缺乏激情和积极性,工作效率必然无法得到提高。同时,缺乏沟通还将导致员工之间、管理者与员工之间人际关系冷漠,相互协作意识淡薄,企业将会成为一盘散沙。
沟通的内容
公司或部门阶段性工作重点和方向。在向员工通报公司或部门工作重点和方向时,可以请员工就此分析自己该如何配合工作,具体
方案
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如何,实施过程中可能会遇到哪些困难,需要提供哪些帮助等。
公司或部门的重大事件。如重要
合同
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签定、经营业绩取得重大突破、部门工作获得表扬和广泛认可等。
公司、部门或个人表现优异的具体方面。员工在工作中的闪光点,作为管理者一定要能发现并明确地提出表扬,可以是一个很细小的方面。只要管理者善于发现,每位员工都有很多的优点。所属员工或部门工作中需改进的方面及具体改进方案。有些工作可能做得不错,但不是尽善尽美,可能有其他人做得更好,作为主管,可以就此引导员工进一步努力达到更好,或和员工一起探讨改进的方向和改进方案的可行性。
明确对下属工作上的期望,说明其工作对公司、部门工作的重要性。主管要经常和员工交流,表达你对他工作的认可和欣赏,你期望他怎么样工作。在日常工作中,注意发现员工工作和公司整体工作、尤其是阶段性工作重点的切合点,说明其工作完成效果对公司整体工作完成的影响,以加强员工对本职工作的重视和热爱,增强其使命感。
对工作方法上的建议和个人经验。员工在工作上可能存在不完美之处,作为主管,应该给员工多提些建议,可以在工作方法上给予提醒,将自己遇到类似问题时是怎么处理的告诉员工。
对公司其他部门在工作过程中存在的问题和改进的建议。作为发现问题和了解与其他部门协作关系的一个方法,可以及时发现内部协作环节的问题。但这要求主管要掌握一个原则,只针对具体事实进行沟通,可以就自己知道的内容向员工作出解释,以消除误会和隔阂,不要进行盲目归纳和
总结
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,更不能脱离事实妄加评论。通过沟通可以了解公司内部协作状况,为提升协作效率奠定基础,又可以避免流言蜚语的传播。
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