[指南]办公室接待流程
办公室接待工作流程
一、目的
为保证公司的各项接待工作能够保质保量的有序进行，体现公司的水平，特对公司的有关接待工作做一下规定: 二、流程
1、任务确认:在接到相关接待任务通知后，应仔细了解接待规模、
规格、时间、具体要求等细节问题，并对一些基本要素进行确认。
2、
方案
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制定:在最短时间内根据接待的具体内容作出相应的接待方
案，报公司领导审批，并根据领导的意见做相应的修改，对于一
些可能存在变数的地方需要做部分预案以备用。 3、提前准备:接待方案经公司领导批复同意后，应在规定时间内做
好各项准备工作，如航班查询、制作接机牌、酒店房间预订、餐
厅预定、车辆安排、会场安排、横幅制作、席卡制作、礼品购买、
接待日程、任务与人员安排等等。
4、接待执行:严格按照方案内容执行，遇有临时性改变或发生意外
情况时，应及时向公司领导请示。工作人员应做到仪表端庄、和
蔼大方、语言表达准确、亲切、服务细致、周到、尽善尽美。
5、小结:每次接待任务完成后，应根据实际情况作出小结，
总结
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经
验，弥补不足，为今后更好的完成接待任务累计经验和培训人员。
三、质量控制
公司领导和具体负责接待同志应加强对整个接待工作质量的监控，及时指出不足地方，保证任务的顺利完成。 四、其他
所有参加接待工作的人员应根据各自的分工做好相应的各项准备工作，包括车辆保修养、原有安排等等，未经公司领导同意，不得擅自改变各自所承担的任务。
前期准备一 一、接机
1、查询、落实来宾所乘飞机航班、火车班次到达时间;
2、对陌生来宾制作接机牌、接站牌; 3、提前一小时通知接机、接站领导和接机、接站车辆司机;
4、提前10—20分钟到达机场或火车站。 二、入住宾馆
1、确定来宾到达时间、人员情况后，第一时间预定宾馆房间。原则上重大领导和来宾预定套间，其余均预定标间; 2、重要来宾入住前一小时，酒店前悬挂欢迎横幅或LED显示，房间安排水果、鲜花;
3、每天早餐安排公司领导陪同;
4、离酒店当日，办公室负责接待工作人员及时办好结账手续。
三、就餐
1、确定就餐时间、人员、规格后，第一时间预定餐厅包厢;
2、就餐前四个小时，通知到来宾、陪同领导个工作人员;
3、重要就餐一个小时前制作好就餐人员席卡，就餐前一个小时点菜，
坚持节约原则。
4、就餐前半小时，烟、酒到位。
5、落实车辆，就餐前十分钟，除主宾外，所有人员到位(重要就餐
安排照相人员)
6、办公室负责接待人员就餐结束前十分钟结账，并通知司机送客。
7、办公室负责接待人员打包。
四、旅游
1、提前两天制定方案，报公司领导审核批准;并送来宾、陪同公司
领导，发接待工作人员和司机。
2、长途旅行，提前两个小时准备好所需费用，车上饮用水、酒水、
水果、雨伞、相机等;
3、提前2—4个小时安旅游点入住酒店和就餐饭点;
五、送机、送站
1、离开前一天为来宾购买好机票，并交来宾审验; 2、提前两个小时购买好礼品;
3、送机、送站两个小时前，通知送机、送站公司领导和工作人员、
司机;
4、提前半个小时到一个小时到达机场或火车站; 5、工作人员办理好打包、托运手续，并收回来并电子客票(若机票
有公司承担)。
六、收尾工作
1、及时核报差旅费;
2、未用完酒水、雨伞等，接待工作人员应及时收回，并交办公室统
一保管;
3、完成来宾临行前交办的其他事宜。
前期准备二
1、任务确认:在接到相关接待任务通知后，应仔细了解接待规模、
规格、时间、具体要求等细节问题，并对一些基本要素进行确认。
2、准备工作:办公室内需提前打扫卫生，做到干净、整洁，提前准
备茶水、水果。提前一个小时在公司门口做好欢迎牌，并通知公
司相应领导提前五分钟在公司门口迎接来宾。 3、待来宾至会议室坐定后，由公司领导向来宾，介绍公司历史及发
展，并一同观看公司宣传片或宣传册。(必要时需安排人员拍照)。
4、会议结束后，及时确定相关领导是否安排就餐。若需安排，第一
时间预定就餐包厢，准备就餐需用的烟、酒。 5、接待结束后，若需要，公司宣传部第一时间将次新闻发布至公司
网站及微信公众账号。
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