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word excel高级应用.doc

word excel高级应用

张雅婷婷儿
2017-10-27 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《word excel高级应用doc》,可适用于职业岗位领域

wordexcel高级应用第章Word高级应用通过Word软件完成长文档制作与实现“邮件合并”是在通常计算机基础课程学习中没有详细介绍的Word高级应用技术。但这两个技术对大家提高文字处理工作效率有极大的帮助。在此作者将通过两个章节把该技术以及相关知识完整地呈现给大家。Word长文档制作在日常使用Word办公的过程中我们常常需要制作长文档。比如营销报告、毕业论文、宣传手册、活动计划等类型的长文档。由于长文档的纲目结构通常比较复杂内容也较多如果不使用正确高效的方法那么整个工作过程可能是费时费力而且质量还不尽如人意。本部分课程将介绍如何省时省力地制作长文档。为了便于大家的学习和掌握我们把实际中制作长文档的大任务划分为了几个小任务这些小任务包括:、制作长文档的纲目结构、为长文档设置多级标题编号、在文档中让插图自动编号及交叉引用题注、为长文档编制目录和索引。下面我们通过个实例的制作完成这里提出的个小任务。实例制作长文档的纲目结构在进入具体制作之前我们先来讨论一下长文档制作的文档制作模式。经过实践证明一个不错的做法是:先建立好文档的纲目结构然后再进行具体内容的填充。也许你一直就是使用这个正确的办法但是也许你习惯想到那里写到那里。如果你属于的第二种情况那么为了效率和文档质量的提高请尝试改变一下工作方式。当你发现先建立好合理的文档框架不仅有利于指导自己快速地完成实际内容的写作而且也方便了阅读者的理解时我相信你会接受这个合理的文档制作模式。下面我们将通过制作一份名为“大学计算机基础”的文档学习在大纲视图中建立文档纲目结构的基本方法。步骤启动Word新建一个空白文档然后单击Word窗口左下方的“大纲视图”按钮如图所示切换到大纲视图。图“大纲视图”按钮步骤切换到大纲视图后可以看到窗口上方出现了“大纲”工具栏如图所示该工具栏适合专门为我们建立和调整文档纲目结构设计的大家在后面的使用中将体会到非常的方便。图“大纲”工具栏步骤接下来我们先把一级标题输入可以看到输入的标题段落被Word自动赋予“标题”样式如图所示。图“标题”样式效果步骤接下来我们把文档的二级标题输入将插入点定位于“参加对象”段落末尾按下回车后得到新的一段如果直接输入你会发现Word仍然把它当成一级标题把它变为一级标题的方法有:、按键盘上的“Tab”键、单击“大纲”工具栏的“降级”按钮如图所示。执行其中任何一个操作后可以看到段主文档中“收信人姓名”字样然后单击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮如图所示打开“插入合并域”对话框如图所示当前“数据库域”单选框被默认选中在“域(F):”下方的列表中出现了数据源表格中的字段名。接下来我们选中“客户姓名”单击“插入”按钮后数据源中该字段就合并到了主文档中。图“插入合并域”对话框步骤先关闭“插入合并域”对话框然后选中主文档中“服务账号”字样用同样的方法把数据源中的“客户账号”字段合并到主文档中合并完成后效果如图所示。图插入合并域后的主文档步骤可以看到从数据源中插入的字段都被用“《》”符号扩起来以便和文档中的普通内容相区别。步骤检查确认之后就可以单击“邮件合并”工具栏上的“合并到新文档”按钮在弹出的“合并到新文档”对话框中默认选择合并全部记录后单击“确定”按钮如图所示就会生成一个包含所有客户信息的最终信函文档。图“合并到新文档”对话框步骤在新生成的信函文档中首先可以看到刚才主文档中的带有“《》”符号的字段变成数据源表中的第一条记录中信息的具体内容如图所示向下拖动文档可以浏览到批量生成的其它信函。浏览合并生成的信函通常是件很愉快的事因为用传统方法做起来很麻烦费时的任务已经被聪明的Word瞬间完成了。如果你的电脑联接了打印机通过在新生成的文档中打印命令若干份专业的客户联系信函就会出现在你面前了。图合并域后生成的邮件文档到此为止使用邮件合并制作大量信函的任务就初步完成了。可能有的朋友会问随着网络的普及Email早已被大多数用户所接受如果我不想把信函打印出来而是想直接发Email给这些客户该怎么操作,该想法实现起来也很简单方法如下:首先要保证数据源表格中必须包含“电子信箱”字段。然后返回上面操作过程的第步。这次单击“邮件合并”工具栏上的“合并到电子邮件”按钮在打开的“合并到电子邮件”对话框中如图所示单击“收件人”框的下拉箭头弹出的列表中显示了数据源表格中的所有字段选择“电子信箱”字段这就让Word知道把信往那里发。最后在“主题行”框内输入电子邮件的主题如“新世纪公司客户联系信函”指定生成邮件所需数据记录的范围单击“确定”按钮Word就会自动启动Outlook进行发送邮件的操作了同时要注意你的Outlook要能正常工作才能最终完成任务。图“合并到电子邮件”对话框任务制作大量信封完成信函的制作之后我们开始批量制作信封。之所以介绍制作信封而不做贴在信封上的那种信签条是因为一方面精心制作好信封能给客户更专业和深刻的印象另一方面信签条的制作方法和最后介绍的制作大量的工资条类似完全可以仿照操作。显然信封的制作也要经历“邮件合并”的过程有了前面的基础下面的学习将更加轻松。这个任务我们将把重点放在主文档的制作与修饰上。进入主界面后新建一个空白文档并打开“邮件合并”步骤启动Word工具栏。在“邮件合并”工具栏上选择“设置文档类型”按钮在弹出的“主文档类型”对话框中选择文档类型为“信封”如图所示然后点击“确定”按钮。“主文档类型”对话框图步骤接着在弹出的“信封选项”对话框中单击“信封尺寸”框的下拉箭头在弹出的列表中选择一种信封类型。这里我们以使用较普遍的标准小信封(规格为mm×mm)的尺寸为例。于是选择普通选项如图所示。单击“确定”后返回Word编辑窗口可以看到页面已经根据信封的规格改变(在“页面视图”下查看)。说明:如果“信封尺寸”框的下拉列表中没有符合你要求的信封规格则选择最后一项自定义信封的尺寸。图“信封选项”对话框步骤下面我们将输入信封中的固定内容即发信人的信息。将插入点定位于信封下方的文本框中输入发信人的信息然后拖动文本框到信封右下角恰当位置以便符合信封的布局规定。为了让这些信息看起来更加美观可以对它们进行修饰。选中公司名称“上海时代日用品公司”设置字体为“楷体”对其方式为“居中对齐”选中地址和邮编设置对齐方式为“分散对齐”稍加修饰后可以得到比较专业的外观如图所示。到这里为此我们完成了主文档的制作。图信封主文档步骤接下来的工作就进入把数据源中的字段合并到主文档中。本任务使用的数据源和任务相同如果你够仔细的话应该已经发现任务的数据源中就含有制作信封所需要的“收信人姓名”、“地址和邮编”这些字段的信息。用和“任务一”相同的方法打开Excel格式的数据源“客户信息(数据源)xls”文件。步骤把插入点定位于信封左上角安置邮编的位置单击“邮件合并”工具栏上“插入域”按钮打开“插入合并域”对话框在“域(F)”下方的框中选择“邮编”再单击“插入”按钮于是“邮编”字段被合并到主文档中。用同样的方法把“地址”与“客户姓名”字段插入到位于信封正中的图文框中调整存放“地址”、“客户姓名”字段的文本框的大小和位置。设置后的效果如图所示。图插入合并域后的信封主文档步骤在这里可以先浏览一下信封的效果。也许此时信封的外观并不能让你满意因为收信人的邮编和地址都凑在一起客户姓名字体不够醒目等等。为了让信封的外观更加悦目再来进行一番修饰。先选中“邮编”字段所在的段落选择菜单“格式字体”在打开的“字体”对话框中设置为“宋体、二号、加粗”选择“字符间距”选项卡设置“间距为加宽磅值为磅”然后选中“地址”字段所在段落设置的对齐方式为“居中对齐”用同样的方法打开“字体”对话框设置为“黑体、三号、间距:加宽磅”在“客户姓名”字段后输入一个空格和“收”字设置对齐方式为“居中对齐”打开“字体”对话框设置为“华文行楷、小一、间距:加宽磅”。设置完成后信封的外观如图所示。图调整后的信封主文档步骤点击“邮件合并”工具栏上的“合并到新文档”按钮生成合并后的一个信封文档可以在文档编辑窗口内看到合并生成的所有信封其中一个信封效果如图所示。图合并后生成的信封步骤浏览满意之后就可以把一个信封放入打印机看实际打印效果后对信封原文档进行文本格式调整(比如出现最多的问题就是邮政编码没有完全打印进入实际信封上的邮政编码框这时可以对“邮编”字段的字符间距、字体大小等再进行调整)再“合并到新文档”观看打印效果直到最终满意为止。最后就可以把大量信封放入打印机进行信封的批量打印本任务到此结束。任务制作大量的工资条已经运用邮件合并完成了两个任务大家应该对这个强大的功能比较了解了。任务三的完成过程将展示如何制作大量的工资条、成绩条等的完整方法。本任务的主文档是一个工资条表格数据源是一个Access格式的记录表。大家将会在操练中体会到Excel格式数据源和Access的在使用方法上几乎没什么区别操作都很简单。步骤我们先制作好叫“员工工资管理(数据源)”的Access数据库文档(制作方法参见后续章节)如图所示再制作好叫“工资条主文档”的Word文档如图所示这是一个制作好的工资条表格。和前两个任务一样在后面的过程中我们要通过“邮件合并”向导把数据源中的字段信息合并进来。图Access数据库文档图工资条主文档步骤打开“工资条主文档”Word文档后打开“邮件合并”工具栏用与“任务一”相同的方法打开Access格式的数据源“员工工资管理(数据源)mdb”文件。步骤将插入点定位于表格的第二行第一格内单击“邮件合并”工具栏上“插入域”按钮打开“插入合并域”对话框选中“域(F)”下方列表框中的“序号”字段并单击“插入”按钮即可把“序号”字段合并到主文档中如图所示。图“插入合并域”对话框步骤用同样的方法把其余字段插入到主文档表格中对应的位置完成后效果如图所示。插入合并域后的主文档图步骤这时我们可以浏览一下工资条的大致效果还可以调整“姓名”表格列的宽度让姓名在一行内显示。然后选中“姓名”后的表格区域单击鼠标右键在弹出的菜单中选择“平均分布各列”让这些列具有相同的宽度这会使制作完成的工资条更加美观。步骤如果我们就这样开始执行“合并到新文档”的操作话那么将出现一页纸只能打印一个工资条的情况这样好像太浪费了。下面我们进行一些操作使得一张纸上可以打印几个工资条以便充分利用资源。步骤选中整个工资条表格并执行复制命令然后在原表格下方空一行后执行粘贴命令。这样就得到了两个工资条了。根据页面的大小重复上面的操作。我们的操练过程中一页纸上容纳了七个。步骤接着你通过执行“合并到新文档”操作会发现这七个工资条记录数据全都是一样的该怎么处理呢,非常简单只要执行“邮件合并”工具栏上的一个命令就可以了。我们先把插入点定位于主文档中第一和第二个表格之间的空行处单击“邮件合并”工具栏上的“插入Word域”按钮在弹出的菜单中选择“下一记录”命令如图所示操作完后你会发现第一和第二个表格之间的空行处出现了《NextRecord》字样。接着把插入点定位于第二和第三个表格之间的空行重复执行上述的操作后面的表格也作类似处理。图“下一记录”命令步骤通过执行“合并到新文档”操作产生的新文档效果与下图类似。图合并后生成的工资条步骤浏览满意之后就可以把大量工资条先用常用的A型号纸张打印出来然后用裁纸刀分割开后发给每个职工至此该任务完成。如果要打印成绩条也可以用类似的方法制作完成。总结本节在对“邮件合并”使用原理和基本过程分析的基础上通过三个典型任务的解决全面介绍了“邮件合并”功能在实际工作中的应用方法。由于学习过程有案例文件的辅助相信各位同学可以更好的理解“邮件合并”衷心希望大家能够把学到的技能运用于实际学习、工作中去通过更多实际操作的磨练来提高自己的应用水平。第章Excel数据分析工具应用作为一种电子表格及数据分析的实用性工具软件Excel提供了许多分析数据、制作报表、数据运算工程规划、财政运算等方面的分析工具。这些分析工具为解决工程计算金融分析、财政结算及教学辅助等方面提供了许多方便。分析工具的安装尽管Excel具有较强的通用性但考虑到数据分析及应用的方方面面它毕竟不能穷尽一切应用领域某些特殊行业的特殊应用肯定没有考虑到。为了满足各种用户的特殊需求提供了加载宏。任何用户都可编写具有特殊功能的函数、过程或录制宏程序并以加载宏的方式添加到Excel中。Excel本身也附带了许多加载宏加载宏可以增强Excel的功能本章所涉及到的许多分析工具都是由Excel加载宏提供的。在安装Office系统软件时如果选择的是典型安装也就是Office软件的默认安装方式许多分析工具将不会被安装到Excel系统中。例如在默认安装方式下规划求解、外部数据查询、数据分析工具等都不会被安装。如果确实需要这些数据分析工具可以通过加载宏安装这些工具。加载宏是可以安装到计算机中的Excel组件其作用是为Excel添加命令和函数扩展Excel的功能。如果在安装Excel系统时没有安装加载宏则必须重新启动Excel的setupexe安装程序选择其中的“添加删除”命令安装Excel的加载宏。安装加载宏程序后许多分析工具并不是立即可用还必须激活加载宏程序通过加载宏安装分析工具。其操作方法如下:()启动Excel系统。()选择“工具”菜单中的“加载宏”命令系统会弹出如图所示的“加载宏”对话框。图“加载宏”对话框()图的列表中列出了Excel附带的加载宏工具。选择需要的工具然后单击“确定”按钮。()如果Excel没有找到加载宏所对应的xla或xll程序可能会提示插入Excel的安装盘。插入安装盘后Excel会从盘中复制相应的加载宏程序到硬盘的相应目录下然后从中启动相应的加载宏程序。加载宏程序安装之后Excel会在主菜单或工具条中添加一些菜单命令或工具按钮。通过菜单命令或工具按钮可以使用相应的分析工具。数据审核及跟踪分析Excel提供了一些工具可帮助记录工作表中出现的问题。例如单元格中的值可能是公式的计算结果但它也可能被某个错误公式引用而产生不正确的结果。审核命令使用追踪箭头通过图形的方式显示或追踪单元格与公式之间的关系。审核工作表时可以追踪引用单元格(为指定单元格提供数据的单元格)也可追踪从属单元格(依赖于指定单元格中值的单元格)。图是追踪从属单元格的示意图。图中的箭头指向表明了该单元格的数据来源如果单元格的数据有问题可以中从单元格区域“D:根据箭头所指的数据源进一步查找错误的根源图D”有一个箭头指向F单元格表明F单元格中的数据来源于DDDD单元格事实上在F中输入了一个求和公式“=SUM(D:D)”。图追踪从属单元格示意图追踪引用单元格如果选定单元格中含有公式可以查找所有向该公式提供数据的单元格。提供数据的单元格称为引用单元格引用单元格中的值发生变化时选定单元格中的公式就会重新计算结果。当使用数据审核中的追踪引用单元格时Excel会用蓝色追踪箭头指明活动工作表中为公式提供数据的单元格。如果选定单元格引用了其他工作表或工作薄Excel会用黑色追踪箭头从工作表图表指向选定的单元格。追踪引用单元格的操作过程如下:()显示“审核”工具栏:选定“工具”菜单的“公式审核”子菜单从中选择“显示“审核”工具栏”选项系统会显示“公式审核”工具栏如图所示。图“审核”工具栏()()选择需要标识其引用单元格的包含公式的单元格要显示由单元格指向直接为其提供数据的单元格的追踪箭头单击“公式审核”工具栏的“追踪引用单元格”按钮。在图的例子中显示出F单元格的所有数据来源。()要标识出为F单元格提供数据的单元格区域“D:D”引用其他单元格的情况只需要再次单击“追踪引用单元格”按钮如图所示。图追踪引用单元格效果图追踪从属单元格如果某个单元格中的公式引用了其他单元格那么此单元格就称为其他单元格的从属单元格。当公式中所包含的值发生变化时从属单元格中的值也会随之发生变化。Excel可以追踪某个单元格的从属单元格系统会用箭头标识出单元格之间的从属关系。当选中某个特定单元格并单击“公式审核”工具栏中的“追踪从属单元格”按钮后蓝色追踪箭头就会显示活动工作表中哪些公式依赖于此单元格。如果再次单击“追踪从属单元格”按钮系统就会进一步追踪活动工作表中引用了此从属单元格的所有单元格。图为追踪B单元格的从属单元格。图追踪从属单元格效果图如果另一工作表或工作薄中的单元格引用了所选单元格那么黑色追踪箭头将会指向一个工作表图标。但是在Excel追踪这些从属关系之前应先打开此工作薄。数据有效性对于简单的工作表或涉及较少工作表的简单型数据库管理系统用户会很容易发现并改正其中的错误。但涉及较多数据清单的工作表要人为找出其中的错误就会非常困难。因为Excel并不具备数据库管理系统的完备特性它不会自动检验各种数据清单中数据的合法性。为了核查数据和减少错误Excel提供了对数据进行检验、核查的有效方法利用它可以为核查数据带来许多方便甚至把错误限制在数据输入阶段。(数据的有效范围为了减少错误数据的输入可以在输入单元格的数据时限定输入数据的有效范围限定输入数据的类型及数据的取值范围。如果把单元格的输入限定为整数大小限定在之间。在这种情况下如果向该单元格输入整数或字符“abc”Excel就不会接收该数据。这样错误就被限定在了数据的输入阶段。Excel可以限定多种数据类型的有效范围。例如可以限定数据的大小范围、日期的范围输入字符的个数甚至对单元格的公式进行限制。(限制数据的范围Excel可以将单元格的输入数据限制为数值、日期、时间、文本等类型并且限定它们的大小。【实例】某班某次考试结束后要建立一个成绩登记表为了减少成绩表中数据的错误可以对成绩表中数据的输入类型及范围进行限制。图为一个期末考试成绩表为了规范数据输入减少错误。对各列数据进行以下限制:限制学号为位字符不能少于位也不能多于位。限制所有学科成绩为之间的整数。限制科目列标题的取值范围如“高数”不能输成为“高等数学”图期末考试成绩表限定文本类型对于文本类型的数据可以限定它的输入长度。限定之后如果输入的字符长度超过了限定长度Excel就不会接收该用户的输入并且显示一个出错信息提示用户重新输入。限定文本输入长度的方法如下:()选择要进行输入限定的单元格区域。在本例中假设有个学生参与考试要对个学号进行限定则选择要限定的个单元格()选择“数据”菜单中的“有效性”选项系统会弹出图所示“数据有效性”对话框。图“数据有效性”对话框()在“数据有效性”对话框中从“有效性条件”组合框中的“允许(A)”的下拉表中选择“文本长度”在“数据”的下拉表中选择“等于”在“长度”下面的编辑框中输入。设置好之后单击“确定”按钮。经过上述设置之后单元格区域A:A中的文本长度就被指定为个字符在表面上看不出有任何变化。但如果在A:A中的任何一个单元格输入的字符不是个Excel会弹出一个如图所示的出错信息对话框而且不接收所输入的文本数据。图出错信息对话框限定数值的有效范围因为Excel的主要用途就是处理工作表中的数据限定数值型数据的有效范围是很有用的在输入工作表数据时数值最容易出错而且在大量的数据中要找出其中的某个错误也是不容易的。在Excel工作表中限定数值的有效范围与限定文本长度的操作方法基本相同。其操作方法如下:()选中要限定有效性范围的单元格区域。本例中选中所有成绩数据的单元格区域即C:F()选择“数据”菜单中的“有效性”选项系统会弹出“数据有效性”对话框。()在“数据有效性”对话框中从“允许”下拉表中选择“整数”系统将会改变对话框的布局在其中添加有效性数据范围的编辑框。()在“最小值”和“最大值”编辑框中输入最小值和最大值然后单击对话框中的“确定”按钮。经过上述操作步骤之后成绩数据区域C:F区域中的输入数据就被限制为整数切范围被限制在之间。当输入的数据不是整数拒或者输入的整数拒小于或大于时系统都会显示出错误信息对话框而且不会接收输入的数据。设置单元格的有效范围这种限制是为数据输入的规范和标准化而设置的。在本例中为了规范各学科科目标题的输入应执行如下的操作步骤:()选择输入科目标题的单元格区域。本例中应该选择C:F区域。()选择“数据”菜单中的“有效性”选项。()在弹出的“数据有效性”对话框中从“允许”下拉列表中选择“序列”然后在“来源”中输入“微机基础,高数,邓小平理论,英语”。注意:该输入内容之间的分隔符为半角逗号不能是中文中的全角逗号。进行上述设置之后当输入C:F单元格中的数据时Excel就会显示下拉列表箭头用户可以从下拉列表中选择相对应的科目名称如图所示。这样输入的数据就很统一了。设置单元格有效范围后的效果图图设置输入提示信息在检查数据有效性时既可在输入数据前显示输入信息也可在输入数据后显示出错信息甚至两种信息都显示。如果在输入单元格数据之前显示一个提示信息告诉用户应该输入的数据类型范围以及注意事项等信息就可以减少数据输入出错的可能性。设置输入提示信息的方法如下:()选中要限定有效性范围的单元格区域。本例中选中输入学号的单元格区域即A:A。()选择“数据”菜单中的“有效性”选项。在“数据有效性”对话框中选择“输入信息”标签在“标题”编辑框中输入提示的标题在“输入信息”编辑框中输入显所示。示的提示信息。设置完后如图图“数据有效性”对话框完成上述设置后在激活A:A区域中的任一单元格输入时Excel都将输入提示信息。如图所示。图设定数据有效性后的效果图圈释无效数据使用“数据有效性”功能可以限制单元格可接收的数据。但对于一个已经输入了数据的工作表区域该规则却不能显示出有误的数据。在Excel中对于已经输入的数据可以根据所设置的有效性规则采用另外的方法让Excel圈释出无效数据以显示不满足有效性规则的错误单元格。圈释错误单元格的操作方法如下:()设置数据的有效范围。例如为图中的成绩表设置成绩的有效数据范围为,之间的整数。()选择“工具”菜单中的“审核”子菜单并从中选择“显示审核工具栏”系统将弹出“审核”工具栏。()选中已设置有效性检测的数据区域。()单击审核工具栏中的“圈释无效数据”按钮。经过上述操作之后Excel就会把所设置区域的错误数据圈释起来。效果如图所示。图圈释无效数据后的效果图在图的表格中成绩区域C:F首先被设置为,以模拟运算表模拟运算表是将工作表中一个单元格区域中的数据进行模拟运算测试使用一个或两个变量的公式中变量对运算结果的影响。在Excel中可以构造两种数据)基于一个输入变量的表用这个输入变量测试它对多个公式的影响)表:基于两个输入变量的表用这两个变量测试它们对于单个公式的影响。单变量模拟运算表在单变量模拟运算表中输入数据的值被安排在一行或一列中。同时单变量模拟表中使用的公式必须引用“输入单元格”。所谓输入单元格就是被替换的含有输入数据的单元格。下面举一个例子来介绍单变量模拟运算表的概念及方法。【实例】假设一人正考虑购买一套住房要承担一笔元的贷款分年还清。现想查看每月偿还的贷款额并想查看在不同的利率下每月应还贷款额。这个问题可以用PMT函数轻松解决现用模拟运算表来解决它。其方法如下:()在一个工作表中建立模拟运算表的初步结构如图所示。图模拟运算表的初步结构()选择包括公式和需要被替换的数值的单元区域。这部分区域就是所谓的模拟运算表。本例中选择B:C单元格区域。()选择“数据”菜单中的“模拟运算表”选项系统会弹出“模拟运算表”对话框。()在“模拟运算表”对话框中的“输入引用列的单元格”中输入$B$如图所示然后单击“确定”按钮。说明:在本例中模拟运算表是以列方式建立的所以要在“输入引用列的单元格”编辑框中填写单元格$B$另一个编辑框不填。“模拟运算表”对话框图模拟运算表的结果如图所示。图模拟运算表的结果图模拟运算为设计、对比不同方案的运算结果带来了许多方便。譬如在上例中想查看在同等利息下贷款元人民币时的每月还款金额只需要C单元格中的数额改为Excel就会自动对模拟运算表中的数据进行重新计算。双变量模拟运算表单变量模拟运算表只能解决一个输入变量对一个或多个公式计算结果的影响如果想看两个变量对公式计算的影响就不行了。在Excel中要查看两个输入变量对公式计算结果的影响可以使用双变量模拟运算表。如果已经掌握了单变量模拟运算表的使用方法双变量模拟运算表就不难理解了。【实例】现对前面贷款的例子稍作改变假设想贷款万购买一套房屋要查看在不同的利率和不同偿还年限下每个月应还的贷款金额。假设要查看贷款利率为偿还期限为年年年年年时每月应归还的贷款金额是多少。这个问题有两个输入变量分别为利率和年限用单变量模拟运算表无法解决但用双变量模拟运算表却可轻松解决。其操作方法如下:()在一个工作表中输入数据如图所示。图双变量模拟运算表()在行列交叉处输入模拟运算表要用到的计算公式。本例中在利率列与偿还年限的交叉处即B单元格中输入公式“=PMT(AA*C)”。注意:在B单元格输入公式后将会出现除错误信息:#DIV。但这错误不会影响模拟运算表的计算正确性。所谓双模拟变量就是指公式中有两个变量。本例中A作为年利率的变量它的取值来源于利率列的B:B单元格区域A作为偿还年限的变量它的取值来源于偿还年限所在行的C:G单元格区域。说明:公式中两个变量所在的单元格是任取的它可以使工作表中的任意空白单元格。事实上它只是一种形式因为它的取值最终来源于输入行或输入列。()选中模拟运算表中的单元格区域。在本例中选中B:G单元格区域。()选中“数据”菜单中的“模拟运算表”选项系统会弹出“模拟运算表”对话框。在对话框中填写公式中引用选中区域的首行、首列的单元格如图所示。图“模拟运算表”对话框本例中B单元格中输入的公式是“=PMT(AA*C)”。其中A是代表年利率的变量它的来源B列的B:B所以在对话框中应在“输入引用列的单元格”编辑框中输入“$A$”:公式中A是表示偿还年限的变量它的取值是工作表第三行的C:G区域所以在“输入引用行的单元格”编辑框中应输入“$A$”。本例最后的计算结果如图所示。图双变量模拟运算表计算结果单变量求解所谓单变量求解就是求解具有一个变量的方程它通过调整可变单元格中的数值使之按照给定的公式来满足目标单元格中的目标值。利用单变量求解有助于解决一些实际工作中遇到的变量求解问题。在Excel中对于所有符合一定函数关系的一元方程都可以用单变量求解。【实例】假设某公司想向银行贷款万元人民币贷款利率是贷款期限为年每年应偿还多少金额,如果公司贷款年每年最多可偿还万元该公司最多可贷多少金额,对于第一个问题可以直接使用PMT函数进行计算计算的公式是“=PMT()”但对于后一个问题就不能直接用公式算出了。在Excel中对于类似于后者的问题可以使用单变量求解。其求解的方法如下:()在Excel工作表中输入原始数据。本例中建立如图所示的工作表。单变量求解工作表图()选择“工具”菜单中的“单变量求解”子菜单系统会弹出如图所示的“单变量求解”对话框。图“单变量求解”对话框()在“单变量求解”对话框的“目标单元格”中输入B单元格在“目标值”中输入。这两个单元格的意思是经过求解之后B单元格中的最后值应是。目标单元格中必须包括公式。在“可变单元格”中输入保存算出的贷款总额的单元格它可以是任一空白单格。单击对话框中的“确定”按钮。最后的求解结果如图所示B单元格的结果就是贷款年年利率,每年还款万最多能贷得的款额数量。图单变量求解结果在Excel中单变量求解是通过迭代技术实现的它通过不断修改可变单元格中的值逐个地测试数值直到求得的解是目标单元格中的目标值或在目标值的精度可许可范围方案分析单变求解只能解决包括一个未知量的问题模拟运算表最多只能解决两个变量引起的问题。如果要解决包括较多可变因素的问题或者要查看以往使用过的工作表数据或在几种假设分析中找出最佳执行方案不论是用单变量求解或模拟运算表都难以实现。方案分析Excel提供了一种称为方案的工具解决上述问题方案是已命名的一组输入值是Excel保存在工作表中并可用来自动替换工作表中模拟的值可以用来预测工作表模型的输出结果同时还可以在工作表中创建并保存不同的数值组然后切换到任意新方案以查看不同结果。【实例】已知某厂年的总销售额及各种产品的销售成本现要在此基础上制订一个年计划。由于市场竞争的不断变化所以只能对总销售额及各种产品销售成本的增长率作一些估计。最好的方案当然是总销售额增长率高各产品的销售成本率低。最好的估计是总销售额增长产品A、产品B、产品C、产品D的销售成本分别增长。图的建立方法如下:输入表所有不带公式的原始数据如图所示。图方案分析初始数据在C单元格中输入公式“=B*($B$)”然后将其按行方向拖动复制到D至F在C中输入公式“=B*($B)”并将其按行方向拖动复制到D至F然后选中产生的C至F单元格按列方向向下拖动复制产生单元格区域C:F中的公式内容并显示相应数据第行数据是第、、、行数据对应求和净收入是相应的总销售额和销售成本之差D的总净收入是所示。第行数据之和。设计完后表格效果如图图方案分析设计效果从图中可以看出在这种估计方案下五年的总净收入超过万。但这毕竟是最好的估计方案市场是变化的应该做好最坏的打算。假设最坏的情况下总销售额增为但各种产品的销售成本都增加设产品A增长率为产品B增长率为产品C增长率为产品D增长率为在这种假设下公司五年的净收入应该是多少呢,当然我们可以直接修改图中各种产品的销售成本增长率以便查看最坏的五年计划。但这种方式有一个缺点:不能同时对比最好和最坏情况经过一段时间后或许忘记了工作表中没有保存的估计情况。建立方案对于上述问题Excel提供了一种较好的处理办法方案。把最好和最坏的两组估计数据保存方案。这样在任何时候都可以从保存的方案中取出当初制订的估计数据对工作表进行计算。方案的建立方法如下:()激活要建立方案的工作表即单击要建立方案的工作表中的任一单元格。()选择“工具”菜单中的“方案”选项系统会弹出“方案管理器”对话框如图所示。“方案管理器”对话框图()单击对话框中的“添加”按钮系统会弹出“编辑方案”对话框。在“编辑方案”对话框中的“方案名”编辑框中输入方案的名字它可以是任何文本。在“添加方案”对话框中的“可变单元格”编辑框中输入方案中可变量的单元格或单元格区域。设置完成后如图所示。图“编辑方案”对话框”按钮后系统会弹出“方案变量值”对话框。()对于新增加的方案单击“确定Excel会把所指定单元格区域中的现有值作为默认值显示在“方案变量值”对话框中可以修改各变量单元格中的值如图所示。当设置好各变量值之后”按钮系统将再次返回到“方案管理器”对话框。单击“确定图“方案变量值”对话框()再次单击“方案管理器”对话框中的“添加”按钮用同样的方法添加新的方案。当所有的方案都设置好之后可以单击“关闭”按钮回到Excel工作表。这时工作表中显示的是当前方案的值。显示与使用方案方案制定好之后在任何时候都可以执行方案查看不同方案的执行结果。如果希望再次看到方案中的工作表不必复原工作表中可变单元格中的数据只须重新执行原方案就行了。显示方案的操作过程如下:()打开原工作表并激活包含方案的工作表。()选择“工具”菜单中的“方案”选项系统会弹出“方案管理器”对话框。()在“方案管理器”对话框中显示出了所有已制订好的方案选择想查看的方案名然后单击对话框中的“显示”按钮。执行上述操作之后Excel就使用方案中保存的数据替换工作表中可变单元格中的数据。工作表的计算结果就是所选定方案的计算结果。修改、增加或删除方案做好一个方案之后随时可以修改方案的名字更改可变单元格的内容增加新的方案删除不再需要的方案。这些操作都很简单操作过程如下:激活含有方案的工作表并单击工作表中任一()打开包括方案的工作薄单元格。()选择“工具”菜单中的“方案”选项系统会弹出“方案管理器”对话框。()如果要删除不需要的方案可选中图中“方案”列表中的方案名然后单击对话框中的“删除”按钮。()如果要增加方案可单击图中的“增加”按钮然后在“添加方案”对话框中填写相关的项目。()如果要修改已有方案可先选中方案列表中的方案名然后单击“编辑”按钮系统会弹出对话框然后可以修改其中的各个变量值。建立方案报告做好几种方案之后如果每次都采用前面的方法查看方案的执行结果则显得非常麻烦。假设要对几种方案的执行结果进行对比分析就更显复杂了因为每次要把不同的方案调出来执行以观其结果。方案管理器提供了更为简单的操作方法对于上述问题可以制作方案报告。在方案报告中Excel会把各种方案的可变量值限制出来并显示出各种方案的执行结果。方案报告的制作步骤如下:()打开含有方案的工作表选择“工具”菜单中的“方案”选项。()选择“方案”菜单后在弹出的对话框中选择“摘要”按钮系统弹出“方案摘要”对话框。()在“方案摘要”对话框中有两种报告类型:一种是“方案摘要”另一种是“方案数据透视表”。选择这两种类型中的一种。()在“方案摘要”对话框中的“结果单元格”中输入保存方案执行结果的单元格或单元格区域。对于前面的例子我们加入了“某厂最坏五年计划”与“某厂较可执行的五年计划”方案之后按照上面的步骤做出的“方案摘要”报告如图所示。图“方案摘要”报告从图中可以看出方案摘要详细列出了各种方案中可变单元格的值以及各种方案的总获利情况。方案摘要不足之处就是以单元格地址标识可变项不便于别人查看摘要。我们可以直接修改单元格地址为相关项的名字。修改后如图所示。图修改后的“方案摘要”报告另外如果方案报告保存于多过不同的工作薄中还可以把它们合并成为一个大的方案。对于做出的方案报告可以制作出方案报告的图表。规划求解单变量求解只能通过一个变量的变化求得一个目标值对于需要通过许多变量的变化来找到一个目标值如找最大值、最小值或某个确定的值单变量求解就无能为力了。在Excel中规划求解可以解决这个问题。规划求解概述规划求解是一个非常有用的工具适用于解决运筹学、线性规划问题。常用于解决企业中的人员调度、生产产品的比例调整、生产原材料调整等在给定约束条件后求最大值最小值的问题。适合规划求解问题的特征是:问题有单一解问题有明确的不等式约束条件问题有一组输入值。在excel中一个规划求解问题由以下部分组成。可变单元格可变单元格是实际问题中有待于解决的未知因素一个规划问题中可能有一个变量也可能有多个变量。也就是说在Excel的规划求解模型中可能有一个可变单元格也可能有一组可变单元格。可变单元格也称为决策变量一组决策变量代表一个规划求解的方案。目标函数目标函数表示规划求解要达到的最终目标如求最大利润最短路径最小成本、最佳产品搭配等。一般来说目标函数应该是规划模型中可变量函数也就是说在Excel中目标函数与可变单元格有着直接或间接的联系。目标函数是规划求解的关键它可以是线性函数也可以是非线性函数。约束条件约束条件是实现目标的限制条件规划求解是否有解与约束条件有着密切的关系它对可变单元格中的值起着直接的限制作用。约束条件可以是等式也可以是不等式。通过规划求解用户可以为工作表目标单元格中的公式找到一个优化值。规划求解将对直接或间接与目标单元格中公式相联系的一组单元格中的数值进行调整最终在目标单元格公式中求得期望的结果。这些在求解过程中可以修改其中数值的指定单元格称为可变单元格。在创建模型过程中用户可以对规划求解模型中的可变单元格数值应用约束条件而且约束条件可以引用其他影响目标单元格公式的单元格。建立规划求解模型现举一个例子说明在Excel中【实例】的建立过程。【实例】假设某软件公司要规划在公司员工数量、各种开发项目利润值固定的情况下如何设置各种开发项目数量使得公司的利润值最大化。生成的表格所示。如图图规划求解实例原始数据表格中A:I区域中的数据内容是直接输入相关数值内容产生B:B区域为公司各类可调配员工人数E:I为各类可开发项目需要的员工人数以及每个项目的利润值在B:B中输入各个项目开发数量初始值“”然后在C单元格中输入公式“=$B*E”把该公式拖动复制到C:G的单元格区域中产生相应单元格中公式最后在B中输入公式“=SUM(B:B)”并把该公式拖动复制到C:G的单元格区域中。至此整个表格设计完成。这是一个典型的规划求解问题它所求的是在现有的人员数量的限制条件下应该怎样设置各种可开发的项目数量才能获取企业最大利润值问题。在当前各种项目计划开发数量为的情况下可以看到利润总额为万元。如何获取企业最大利润值这个问题涉及到的可变因素约束条件都较多是一个较复杂的规划求解问题但在Excel中却可轻松求解。规划求解建立完成上述工作表之后就可进行规划求解了。其操作步骤如下:()单击规划模型中的任一单元格然后选择“工具”菜单中的“规划求解”选项系统将弹出“规划求解参数”对话框。如图所示。图“规划求解参数”对话框()在“规划求解参数”对话框中的“设置目标单元格”编辑框中输入目标数值所在的单元格。本例中目标是最大化总利润总利润在单元格$G$中。()设置目标:最大值、最小值或值为数值。本例中求的是最大利润所以选择“最大值”。()设置可变单元格。可变单元格的设置是非常重要的设置错误可能导致规划求解失败。本例可变的是各种项目计划开发的数量所以设置为“$B$:$B$”单元格区域。()在规划求解参数对话框中添加约束条件。约束条件致关重要少一个、多一个或填错了都会导致规划求解的失败。在本例中约束条件一共有三个分别是$B$:$B$单元格内容为大于等于的整数(这是由项目数量的特征决定的)$C$:$F$单元格的值要分别小于等于$B$:$B$单元格的值表示每种员工已经使用的数量总和要小于等于该公司每种员工的数量。设置完成后效果如图所示。“约束”框中的表达式是通过旁边的“添加”按钮分三次加入的如果要对已有的表达式进行更改或删除可以通过旁边相应按钮完成。图“规划求解参数”对话框设置完后效果()建立规划求解参数之后单击“求解”按钮系统将显示“规划求解结果”对话框。图“规划求解结果”对话框()选择“规划求解结果”对话框中的“保存规划求解结果”选项系统将把求解的结果保存在原规划求解模型中。本例求解结果如图所示。可以看到每种项目计划开发数量分别自动设置为、、可以得到最大利润值万元并且满足各种员工数量上限限制。图实例规划求解结果同样的规划模型如果资源数量约束条件发生变化求解的结果是不一样的。在上例中我们把后勤人员数量增加到人(修改资源数量)一个军用项目需要的高级程序员数量由人降低为人(修改约束条件)再进行规划求解得到的结果如图可以看到利润总值增加到了万元。图修改约束条件后的规划求解结果规划求解的结果报告规划求解不但可以在源工作表中保存求解结果而且可以将求解的结果制成报告。对同一个规划模型如果要分析它在不同的约束条件下或约束相同但数据不同的情况下目标函数值的差别最好的解决方案是运用该模型分别对各种情况进行规划求解把每种情况的求解结果制成报告然后利用这些报告进行分析可以起到很好的效果。规划求解可以创建以下种类型报告每份报告被存放到工作薄中单独的一张工作表上。运算结果报告列出目标单元格和可变单元格以及他们的初始值最终结果、约束条件和有关约束条件的信息。敏感性报告在“规划求解参数”对话框的“目标单元格”编辑框中所指定的公式的微小变化以及约束条件的微小变化对求解结果都会有一定影响。此报告提供关于求解结果对这些微小变化的敏感性信息。含有整数约束条件的模型不能生成敏感性报告。对于非线性模型此报告提供缩减梯度和拉格郎日乘数对于线性模型此报告中将包含缩减成本、影子价格(机会成本)、目标系数(允许有小量增减额)以及右侧约束区域。极限报告列出目标单元格和可变单元格以及他们的数值、上下限和目标值。含有整数约束条件的模型不能生成本报告。下限是在满足约束条件和保持其他可变单元格数值不变的情况下某个可变单元格可以取到的最小值。上限是在这种情况下可以取到的最大值。创建规划求解报告的方法操作方法如下()前面的方法在工作表中建立好规划求解模型设置好“规划求解参数”对话框中的目标函数、可变单元格及约束条件。()单击“规划求解参数”对话框中的“求解”按钮系统会弹出“规划求解结果”对话框如图所示。()选择“报告”列表中的一种报告类型然后单击“确定”按钮。求解精度及求解模型设置Excel采用迭代的方式进行规划求解当求解达到一定的精确时结束求解过程但有时需要修改求解的精度、计算时间、规划模型、迭代次数等。在Excel规划求解中修改上述设置的方法如下:()按前面所讲的规划求解步骤进行操作当在“规划求解参数”对话框中设置好各项求解参数之后单击“选项”按钮系统会弹出“规划求解选项”对话框。如图所示。图“规划求解选项”对话框()在“规划求解参数”对话框中设置好各项求解参数即可。数据分析工具库Excel提供了一组数据分析工具称为“分析工具库”在建立复杂统计或工程分析时可以节省步骤。只需为每一个工具提供必要的数据和参数该工具就会使用适应的统计或工程函数在输出表格中显示相应的结果。有些工具在生成输出表格时还能同时生成图表。分析工具库由Excel自带的加载宏提供如果启动Excel后在Excel的“工具”菜单中没有“数据分析”选项就需启动“工具”中的“加载宏”选项。把“分析工具库”加载到Excel系统中。如果“加载宏”对话框中没有“分析工具库”单击“加载宏”对话框中的“浏览”按钮定位到“分析工具库”加载宏文件“Analysdll”所在的驱动器和文件夹如果没有找到该文件就需要运行Office系统的“安装”程序。Excel的“分析工具库”加载宏还提供了一些统计函数、财务函数和工程函数。这些函数只有在安装了“分析工具库”后才能使用。例如ACCRINTAMORLINCBESSELI等函数都只有在安装了“分析工具库”后才能使用。表列出了分析工具库中提供的数据分析、统计分析及工程分析的工具。表Excel分析工具库中的分析工具在工程分析数理统计经济计量分析等学科和实际工具中具有较强的实用价值。统计分析Excel的分析工具库提供了种统计观测分析的工具它们是指数平滑分析、移动平均分析和回归分析。移动平均分析工具基于过去某特定时间段内变量的均值对未来值进行预测它提供了由所有历史数据的简单平均值所代表的趋势信息可以对销售、库存等数据进行趋势预测分析。指数平滑分析工具基于前期预测导出相应的新预测值并修正前期预测值的误差。此工具将使用平滑常数其大小决定了本次预测对前期预测误差的修正程度。指数平滑法是一种时间序列的计算方法用于预测它的计算公式如下:其中检测的时间是,nAt为时间点t的检测值Ft是为时间点t的预测值是平滑常数。一般~之间的数值可以作为合理的平滑常数该常数表示本次预测需要将前期预测值的误差调整~。指数平滑法分析工具的使用方法如下:()在工具表的一列上输入各时间点上的观察值如图所示。其中A,B列数据为预先输入数据C,D列数据以及数据图将通过使用指数平滑法分析工具后自动生成。图指数平滑分析实例初始数据()选择“工具”菜单中的“数据分析”选项。从弹出的对话框中选择“指数平滑”然后单击“确定”按钮系统会弹出“指数平滑”对话框在“指数平滑”对话框中的“输入区域”编辑框中指定观察值数据所在的工作表区域。在“指数平滑”对话框中的“输入区域”编辑框中指定输出列上边的第一个单元格的引用位置。选定“指数平滑”对话框中的“图标输出”和“标准误差”复选框标志。“指数平滑”对话框设置完后效果如图所示。图“指数平滑”对话框经过上述操作后采用指数平滑法的分析结果如图所示。图指数平滑分析实例结果图假设分析假设检验是根据对事物进行抽样所得的少量样本信息判断总体分布的某个假设是否成立的一种数理统计方法。其基本思想是:首先提出关于某个未知总体分布的假设结论H成立的条件下已知样本出现的概率。如果这个概率太小说明一个小概率事件在总体分布的抽样中发生了在这种情况下对于H的假设是不成立的否则假设成立。在数理分析和统计中有许多假设分析理论Excel的分析工具库中也提供了一些假设分析工具有三种:t检验z检验F检验运用这些检验工具可以轻松的完成有关均值方差的假设检验。Excel分析工具库中的检验分析工具的使用方法基本相同。下面举一个双样本等方差t检验的例子以说明这类分析工具的使用方法。在这种方法中t检验先假设两个数据集的平均值相等故也称作齐次方差t检验可以使用t检验来确定两个样本均值实际上是否相等。【实例】为比较两种水稻的产量情况选择了块条件相似的试验田采用相同的耕种方法进行耕种试验结果播种甲稻种的块田的亩产量(单位:市斤)分别是:播种乙稻种的块田的亩产量(单位:市斤)分别是:。现在希望知道这两个稻种的产量有没有明显的高低之分。要判断两个稻种有无显著的差别就必须对它们的样本进行比较和测验如果用t检验进行分析就需要先计算各样本的平均值、方差然后才能作进一步骤的检验分析。当样本数据较多时这些计算工具就很麻烦了。运用Excel数据分析工具库中的假设分析工具不论有多少样本数据操作过程都是一样只需要输入原始数据就能很快分析出假设结论是否成立。运用Excel“数据分析”中的t检验解决本例的操作过程如下:()在一个工作表的两列中分别输入两个稻种的样本数据。如图所示。图t检验原始数据图()选择“工具”菜单中的“数据分析”选项从弹出的“数据分析”对话框中选择“t检验:双样本等方差假设”系统会弹出“t检验:双样本等方差假设分析”对话框。如图所示。图“t检验:双样本等方差假设分析”对话框()在“变量的区域”及“变量的区域”中输入两个样本数据所在的单元格区域。()指定“假设平均差”为表示假设两个稻种的产量没有明显的区别假设样本平均值相同。处为输入检验的置信度采用默认的。输出选项设置为D开始的单元格区域。最后单击“确定”按钮。产生如图所示的检验结果。t检验结果数据图图从输出结论可以看出本例t检验的临界值应该是t检验的结果值是。该检验结果小于临界值。因此可以认为两个稻种的产量没有明显的区别的原假设成立。相关分析工具在数理统计中经常需要分析两组变量之间的相关程度这就是相关性分析。相关性分析在回归分析过程中的意义重大:其一相关系数说明了回归直线及其预测值的准确程度其二在进行回归分析之前如果发现两组变量之间的相关性不大则不必进行回归分析。相关分析计算量较大当参与分析的计算量较多时要计算相关系数及协方差就显得非常复杂了而且容易出错。Excel的分析工具库提供了“协方差”和“相关系数”两个分析工具运用它们进行相关分析非常简单这两个分析工具的使用方法基本相同现以相关系数的应用为例说明它们的操作方法。相关系数用于判断两组数据集之间的关系总体相关性计算的返回值为两组数据集的协方差除以它们标准偏差的乘积。可以使用“相关系数”分析工具来确定两个区域中数据的变化是否相关:一个集合的较大数据是否与另一个集合的较大数据相对应或者一个集合的较小数据是否与另一个集合的较小数据相对应还是两个集合中的数据互不相关。产生各组数据之间的相关系数操作方法如下:()输入实验的数据如图所示我们将分析该表中学生各科目成绩之间的相关性。图相关分析原始数据图()选择“工具”菜单中的“数据分析”选项并从“数据分析”对话框中选择“相关系数”选项弹出如图所示的“相关系数”对话框。图“相关系数”对话框()在该对话框中的“输入区域”中指定计算相关系数数据所在区域C:G选择“标志位于第一行”复选框在“输出区域”的编辑框中指定输出区域的左上角单元格为H。最后单击“确定”按钮。产生如下图所示的相关系数分析结果。图相关分析结果数据图经过上述操作步骤之后本例计算出各科目成绩之间的相关系数。其中可以看到语文与英语的相关系数为(接近)该结果说明该班上语文成绩好的同学英语成绩也普遍好反之亦然而政治与计算机的相关系数为该结果说明该班上政治成绩好的同学计算机成绩相对较差反之亦然。分析工具库中还有许多分析数据的工具入随机数据产生器、描述统计、工程分析工具中的博里叶分析及抽样分析、排位与百分比、直方图等这些工具的使用方法与前面介绍的分析工具的用法大同小异限于篇幅在此就不再举例说明了。小结Excel的分析工具库中提供了大量非常实用的分析工具。数据审核和跟踪分析工具对以查找单元格或公式中的数据来源并可由此分析产生错误的根源。数据的有效性检验工具可以把单元格中的数据输入或数据值限制在一个有效的范围内以减少错误数据产生。要分析两个变量之间的因果关系、模拟运算和单变量求解是一个较佳的工具。线性规划工具可用于求解人员分配、生产计划、公路运输及生产、投资等的最佳方案。统计分析、假设检验及回归分析工具在数理统计、经济分析等领域有较强的应用价值它们为许多复杂问题的解决提供了一些有用模型和解决方案
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