OA系统使用
管理制度
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一、总则
1、公司办公自动化系统(以下简称OA系统)是覆盖全公司各个部门的办公信息管理系统,实现网上办公和信息资源共享。OA系统是公司信息化建设的重要组成部分,是提高公司办公管理水平的重要手段;
2、为了加强对公司OA系统的管理,提高公司工作效率,有效降低和节约成本,加快办公自动化建设,保障文件和各种信息传递快捷通畅,结合公司实际,制定本制度。
二、组织职责
OA系统的运行中,公司各部门各负其责,协同配合。职责如下:
1、公司行政部是公司办公自动化OA系统的归口管理部门。主要职责为:
(1)负责制定OA系统
规章制度
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;
(2)负责OA系统核心工作流程设计、修改;
(3)负责OA系统各职能部门工作流程设计的审核;
(4)负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转;
(5)负责工作流程的归档,并为其他部门提供查询;
(7)组织对OA系统内提交和审核流程操作人员的技能培训;
(8)搜集、整理优化系统的需求;
(9)负责OA系统内各大功能模块信息内容更新;
(10)负责对系统内的保密设置进行定期检查;
(11)负责对系统内的信息按照公司保密要求进行定期检查、监督;
(12)负责系统用户注册、注销等管理工作。
2、其他部门主要职责为:
(1)负责制定本部门OA系统相应管理制度;
(2)参与本部门工作流程的定制,及时提出合理化修改意见;
(3)本部门OA系统人员权限变更时,及时提供给公司行政部申请调整;
(4)负责根据本部门工作需要,提出优化需求。
三、登陆
规范
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1、系统正式运行后,系统所有用户至少在每个工作日上午、中午的上班后一个小时内,中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次,以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送。遇到特殊紧急流程需要处理时,应采取线上线下结合的方法处理,提高工作效率;
2、系统用户必须建立个人密钥,填写个人信息,保护好个人登陆密码,并定期更换。
四、安全保密
1、所有用户应严格贯彻执行计算机信息安全保护条例,严格遵守公司有关规定,防止泄密;
2、按照公司《计算机使用管理制度》的规定,为了保证各单位的网络畅通,严禁使用电驴、迅雷等占用网络带宽的软件,严禁在线观看与工作无关的网络视频;严禁对网络软件和硬件进行非法操作。系统用户必须安装杀毒软件,拒装者取消其上网资格(包括个人笔记本电脑);
3、OA系统的所有用户,不得在OA系统内发送与工作无关的信息;
4、OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得使用他人用户账号,不得干扰其他用户和破坏系统服务;
5、未经管理人员的同意,任何人不得随意让公司无关人员及外部人员查看OA系统中的内容;
6、发生泄密的情况,将按《
员工手册
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》及保密规定的内容追究相关人员责任。
五、网络维护
为确保网络的正常运行,全体员工都有对OA系统维护的义务。
1、公司OA管理员是公司OA系统栏目、版面、
表格
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、流程变更的指定人员;
2、禁止在OA系统上传带有病毒的文件、图片等;
3、未经许可,不得私自改变OA系统的桌面内容。
六、回复
1、团队需要有雷厉风行的执行力,对组织的要求要认真领会意图并无条件的贯彻执行,坚决及时贯彻组织思想和遵循企业理念,对组织和公司管理层推送的消息和要求知晓的信息要及时回复,回复内容统一为“收到”。
2、如若未能在24小时进行相应的回复,将在群内(不限于OA系统内用户,钉钉、微信也适用本规定)进行点名批评,第二次未回复的予以10元经济处罚,第三次未回
复的予以50元经济处罚。
七、要求
1、鼓励员工对OA系统的维护管理提出建议;
2、在工作时间内不得上网聊天,玩游戏,观看与办公无关的网站,避免影响正常的工作;凡是违反此规定的,第一次予以10元经济处罚,第二次予以50元经济处罚,并根据情节通报批评;
3、发生急办或紧急流程,除在OA上发布外,还应及时采用其它通讯方式进行沟通、传递。对涉及到需要审核的流程,2个工作日内未完成审核或因特殊情况无法审核但未提出正当理由的,第一次给予50元处罚,第二次给予100元处理,并根据情节通报批评。
八、附则
1、为了保障OA系统的硬件、软件和信息的安全,保证系统的正常运行,全体用户应遵守本管理制度,违反者应承担相应责任并接受公司考核制度的处罚;
2、本制度未尽事宜按法律法规和公司有关规定执行;
3、本制度由行政部负责解释、补充,经总经理审批通过后颁布执行。
浙公网安备 33021202002483