如何组织会议

如何组织会议 如何组织会议二、会前准备 在领导确定了会议诸要素以后，顶尖秘书就应着手做准备工作了。会前准备很重要，不允许有丝毫的疏漏差错。会前准备充分是会议成功的保证。 会议计划和成本预算 开会需要动用人力、物力、财力，又往往占用一些工作、生产时间。为了使开会与日常工作、生产互相结合、促进，而不是互相冲突、抵耗，会议必须要有计划。开会也是一种投入与产出，尽管投人往往是有形的，产出往往是无形的，但总是以最少的投人争取最大的产出。因此，会议应该计算成本，作出预算，包括在会议计划之中。 1会议计划。 会议计划首先应明确会议的目的和任务，确定会议的名称、出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点、议程等，即会议六要素的具体化。 其次会议计划应明确会议应做哪些准备工作，如需用哪些文件，会场怎样布置，是否需要食宿、车辆，是否安排参观、文化娱乐等其他活动。 ’ 再次决定会议的工作人员和服务人员，必要时成立筹备组、临时秘书处或筹备委员会。 会议计划由秘书制订、提出。经领导审核批准后-再由秘书或秘书处组织人员。分头按计划执行。 机关、单位内部的小型会议也应有计划，使组织成员做到心中有数，早作安排。部门的会议至少应提前一星期报至办公室，由办公室统筹安排，订出一周会议安排表，使各部门工作不致相互冲突，领导也可有选择、有计划地参加部门会议，有利于全局工作的顺利开展。 2会议成本预算。 有明显投入的大中型会议，特别是跨地区的、会期超过一天的会议，必须计算成本，作出预算。会议成本包括两部分: ?“显性成本”。 即会议明显的耗费，如会场租借费、文件材料费、与会者的交通费、食宿费、活动费以及服务人员的工资等。这些费用是可以明显计算出来的，又是直接消费的。 ?“隐性成本”。 即与会者因参加会议而损失的劳动价值，一般不大为人们所注意的成本。这部分劳动价值以每小时工资的 3 倍再乘以 2 计算。它的含义是这样的:一个生产者的劳动价值至少是他工资的 8 倍，参加会议前必然要作些准备，会后又有用于思考、回忆的时间，所以还要乘以 2。会议成本的计算公式是:会议成本X2J×N×T 其中，X 表示显性成本的总和;J 代表与会人员每小时平均工资的 3 倍;N 表示人数;T 代表时间小时。 所以，召开一个百人左右、跨地区的、会期 3 至 5 天的中型会议，其会议成本总数将达到几万元甚至几十万元。有些国家、有些大企业每次开会总把会议成本预算表贴在会议室的门口，让每个与会者一进门就知道这次会议要花费多少代价，从而共同努力提高会议的效率。因此，一些目标、效果不十分明显的会议应当少开或不开。顶尖秘书虽无决定权，但应有清醒的头脑、正确的态度。可以提出自己的意见。 文件准备较重要的会议顶尖秘书都需要事先准备文件 会议文件有两大类: 一类是供会上学习参考的文件资料。如上级的有关政策、方针、法规、计划。以及专业、技术性资料等。这类文件有些在会议结束后不能让与会人员带走，秘书应做好回收工作。 另一类就是会议本身所产生的文件。如:开幕词、工作报告、讲话稿、会议记录、会议简报、会议决定、会议纪要、闭幕词、会议总结等。其中，开幕词、工作报告、领导讲话稿是必须在会前准备妥当的，其他文件则在会议过程中或会议结束时形成。 这类文件可以让与会人员带走，作为进一步学习或传达、贯彻之用。 1开幕词。 开幕词是会议开始时会议主席所作的 发言 中层任职表态发言幼儿园年会园长发言稿在政协会议上的发言在区委务虚会上的发言内部审计座谈会发言稿 稿，一般带有预告及礼仪性质，比较简短。 内容 财务内部控制制度的内容财务内部控制制度的内容人员招聘与配置的内容项目成本控制的内容消防安全演练内容 大体包括三方面: ?对来宾和与会人员表示欢迎。 ?对会议的内容、任务、目的作简要介绍。 ?预祝会议成功。 2工作报告。 工作报告是会议的主要文件，其中的主要内容往往是会议讨论的中心议题。工作报告必须有实质性的 内容，既可以是对前阶段工作成果、经验、缺点的回顾与总结，也可以是对后阶段工作提出计划、预算、部署或展望。工作报告既要全面，又要重点突出。篇幅一般较长，几千字到几万字不等，视内容而定。 3发言稿。这里指的是除工作报告之外的其他与会者的发言稿。发言稿也要有具体的内容，但不像工作报告那样面面俱到，而应是背景介绍，或是财政开支，或是人事管理，或是专业背景，或是会议出处:中国会展教育网关心的其他问题。等等。有些会议对发言时间有限定，发言稿一般不宜太长。发言稿有些是由发言人亲自撰写，也有些是由秘书代为起草，冉修订定稿。 4其他会议文书。 除此三文件之外，顶尖秘书还必须准备好会议所用的技术性、程序性文书材料，如:会议通知、会议议程表、日程表、作息时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车辆调度表，等等。 5会议文件的准备程序。 一般先由领导根据会议内容、目标的要求确定要点，授意给秘书。顶尖秘书按照领导授意，收集资料，写成初稿，呈给领导审阅。领导审阅后提出意见，交回给秘书修改，或是自己修改。顶尖。秘书修改后再次呈给领导，由领导审定后签发。秘书或文员将签发的文稿打印、装订成正式文件。其程序如下: 会议准备 对会场的要求总体上是:整洁、安静、明亮、空气流通、大小适宜、一应设备齐全、利于安全和保密。具休要求如下: 1会场布置 会场除了整洁、安静、明亮、通风、安全等要求之外，还应考虑形状、大小、桌椅安排等布置。小型会议可安排在一般会议室，会议室有方形、长方形、圆形、椭圆形等。会议室的中央放置长方形或长圆形会议桌，桌上正中可以放置一两盆鲜花，四边供与传教放置文件、文具、茶杯之用。桌子的周围放置靠背椅，数量视人数而定。主席的位置一般在会议桌的两端，视门的方向而定，通常在门的左侧。多边会议采用正圆形会议出处:中国会展教育网桌，或多边形桌位，因为正圆形或多边形会议桌的席位无主次之分。大中型会议则安排在会议厅，扇形会议厅比长方形的效果要好。会议厅的前方安排主席台与讲台。主席台应用长方形桌，上铺白色、天蓝色或其他颜色桌面。台上方或后方悬挂会标。会标一般用红底白字，企业也可用红底金字。讲台不宜过大过高，应与讲话人的身材比例协调。台前可放置花草盆景，使主席台整体上显得色彩和谐，舒心悦目。面对主席台的是与会者席位，应有桌有席。便于放置文件和做记录，席位之间不应太挤，便于进出活动。研讨会、座谈会可将桌椅排成半圆形或小方块形，席前除文件、资料外，可放置饮料、水果，还应多备话筒，便于与会者原桌发言和多向交流。会场大小应与人数相适应，与其过大，不如偏小。会场过大则显得松散，容易产生迟到、早退现象，不利于产生好的会议效果;偏小反而显得紧凑，容易使人思想集中。情绪饱满。 工作会议或同一系统会议，与会者的席位依职务高低为序，职务越高者离主席席位越近，两边入席，左高右低，前高后低。研讨会、座谈会之类的会议，与会者可随到随坐，不指定席位。重要的大中型会议，则应按地区、系统、单位等分组，事先划分席位，与会者由秘书或服务人员引领入席。 2主席台席位。 重大会议的主席台席位应讲究排列。主席台席位视人数设一排或数排，第一排席位应为单数。席位的次序应以主席团成员职务高低，对会议的重要程度而定。邀请的贵宾或来宾如安排在主席台就坐的也按照同样原则。 第一排的正中为首席(其次是左位，再次为右位-先左后右，左高右低(前排为主。后排为次，其他的依次类推。在席位前放置姓名牌，便于按位入座。 3会场设施。 会场一应设施都必须在开会前准备齐全，如扩音、录音、放音、唱片，录像、摄影、投影仪、放映机、灯光 照明、风扇或空调、记录纸、文具、茶具，等等。仪器、设备等应事先反复检查、调试如扩音器的音量大小，以免临时发生故障或出现差错。 4 )其他准备。 会期较长的会议应准备与会人员的就餐、住宿。会场外应有医护人员值班。远道而来的应准备接送车辆。会议出处:中国会展教育网要通过新闻媒介传播的应准备宣传提纲。重要会议应有安全保卫人员和保密措施。会议计划中如安排参观、考察、游览等活动，或赠送图片、资料、纪念品等，都应在会前做好准备。 会议议程、程序的拟定 1 议程。 会议通常有一个或几个相关的议题。若有多个议题，顶尖秘书应根据这些议题的内在联系、主次、先后排列次序，编排议程，印成文字，就是议程表，会前发给与会人员。 2程序。 会议内容除了议题之外，还有一些礼仪性、结构性或将议程具体化的内容与项目，如宣布会议开始、奏乐、致开幕词、小组讨论、发言、致闭幕词、宣布会议结束等。把第一次会议的这些项目和内容有序地排列，即使之程式化，便是程序，制成文书，就是程序表。 程序表最好能列上时间安排，具体到几点几分。 3日程表与作息时间表。 会期超过一天的会议，还应订出日程表和作息时间表。 ?日程表。 即将会议的全部内容包括参观和文娱活动分解安排在会期几天的各单元如分上午、下午、晚上或时数几点至几点内，以简短的文字表达，制成表格。 ?作息时间表。 即将每天的起居、用餐、参加会议或其他活动、休息等时间安排制成表格。安排作息时间应考虑到劳逸结合、冬夏时令特征等因素。 会议议程、程序、日程表、作息时间表的拟定，体现出会议准备的充分和计划的严密，可以使与会人员和服务人员做到心中有数，使会议有条不紊地进行，这是会议出处:中国会展教育网成功的必要保证。 会议通知的发送 会前一切准备就绪之后，就应及时发送会议通知。本单位的小型会议，可采用口头、电话、书 面通知等方式通知。外单位或跨地区的会议必须寄送书面通知，邀请性会议则可寄送请柬或邀请 信。 会议通知上应写明下列内容: ?会议召开的时间、需用时间或会期，地点会址。 ?会议名称和主要议题。 ?参加对象。 ?须作什么准备。 ?报到日期、地点、接站办法等。 ?召集单位署名、通知发出日期，加盖公章。 邀请性会议为准确统计与会人数，做好相应准备，通知时应提前 7 天以上并附加回执。 回执中需有下列内容: ?受邀请者娃名、性别、年龄、工作单位及地址、职务或职称。 ?是否参加会议。 ?预订住房 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 。 ?提交 论文 政研论文下载论文大学下载论文大学下载关于长拳的论文浙大论文封面下载 题目或资料名称。 ?回程车船机票登记等。 会议通知可采用邮寄包括电子邮件、传真、专人送达等方式，对重要的邀请对象可用发送书 面通知或请柬，再加电话征询、确定的双重方式。 附回执的通知应计算邮途的来回时间，受邀请者考虑和准备时间，相应提前发送，但又不可提 前过多，以免对方遗忘。出处:中国会展教育网成功的会议管理课程大纲 1.会议的不同类型——目标与主题会议的目的和种类会议的频率和成本2.会议中常见问题的分析与解决方法会议的通病——效率不高会议效率不高的原因及具体表现 高效会议的特征会议 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 3.会议的准备与组织“开”还是“不开”1H5W准备工作核对单主持人的准备工作4.主持人的角色、责任和技巧主持人的守则与责任如何处理会议中的冲突5.成功会议的五个“HOW”如何做开场白如何分配发言时间如何掌握议事进度如何达成决议如何圆满结束会议6.会议中的有效沟通会议中的说话技巧和倾听技巧会议中的反馈技巧7.怎样对付与会群体中的“刺儿头”五种不同的“刺儿头”如何有效应对8.有效的会议记录会议记录者的功能谁能胜任会议记录者对会议记录的建议9.有效的会后跟进如何跟进自我评定怎样提高下次会议质量