关于印发《开滦东欢坨矿业分公司档案管理办法》的通知

关于印发《开滦东欢坨矿业分公司档案管理办法》的通知 精品与精品 开滦东欢坨矿 业分公司文件 煤欢档字„2012?85号 关于印发《开滦东欢坨矿业分公司档案管理办法》的 通知 公司所属各单位、机关各部门: 为规范公司档案工作～使之更好地服务于生产、安全、经营和管理工作～现将•开滦东欢坨矿业分公司档案管理办法?印发给你们～望认真贯彻执行。 特此通知。 二?一二年七月二十五日 主题词:档案 管理 通知 抄送:公司党政班子成员,网传,。 开滦东欢坨矿业分公司 2012年7月25日印发 附件: 精品与精品 精品与精品 开滦东欢坨矿业分公司档案管理办法 第一章 总 则 第一条 为了加强公司的档案完整归档与管理～保障文书、技术、会计、实物和电子等档案的安全保管和开发利用～有效地维护档案的真实性、完整性和安全性～更好地为矿井建设和企业发展服务～根据•中华人民共和国档案法?、•企业档案工作规范?、•河北省企业档案工作目标管理认定办法?和•开滦矿务局档案管理七个方面的 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 ?等有关法规、行政规章～结合我公司档案管理实际～特制定本办法。 第二条基本术语 一、企业档案:是指企业在生产、经营、研发和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件～包括地质勘探、科研开发、基本建设、生产技术、设备仪器、经营管理、财务管理、人事工资和党、政、工、团各方面的档案。 二、档案管理:是指对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。 三、归档:是指办理完毕的文件、图纸、电子档案等经系统整理交档案室保存的过程。 四、移交:按照档案法规把档案交给档案室保存的过程。 五、保管期限:对档案划定的保留年限。 六、鉴定:对档案真伪和价值的判定。 七、电子文件:指在数字设备环境中生成的、以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体～依赖计算机等数字设备阅读、处理、并可在通讯网络上传送的文件。 八、归档电子文件:具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。 九、电子档案:具有保存和利用价值的归档电子文件 及相应元数据、背景信息和支持软件。 十、档案信息化:运用信息技术对归档文件、数据信 息资源及档案进行采集、整合、维护、处臵和提供利用服 务的档案管理提升过程和工作方式。 精品与精品 精品与精品 第三条 公司档案是公司知识资产和信息资源的重要组成部分。公司档案工作是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的工作～是公司生产、经营和管理活动的基础性管理工作。 第四条 公司的档案工作坚持统一领导、统一管理、统一制度、统一标准的原则。 第五条 公司档案工作应以满足公司各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向～运用现代技术与管理方法～通过资源事例和开发～为公司研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。 第二章 档案管理体系 第六条 公司档案工作由公司档案工作领导小组负责统一领导～档案的集中统一管理由公司档案室负责。 第七条 公司档案室的职责 公司档案室是公司档案工作的职能部门～其职能是: 1、负责贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、法规。贯彻执行开滦集团公司档案工作标准、规定及会议精神～落实公司对档案工作的意见和要求。 2、负责科技、文书、地质、会计、特殊载体、实物、证件、资料档案的集中统一管理。 3、负责对各部门,单位,档案工作的督导、检查和指导。 4、负责制定公司文件归档、档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等方面规章制度和管理办法～开展业务竞赛活动。 5、参与对形成档案部门,单位,的经济责任制的考核。 6、对利用档案效果显著和优秀兼职档案员～有权向公司提出予以奖励的建议。 7、对违反档案管理法规者～有权提出处理意见。 8、依照有关规定向集团公司档案馆或有关单位移交档案。 第八条 公司建立自上而下的档案管理网络。机关各业务部门、有关单位负责人是档案领导小组成员～负责本部门、精品与精品 精品与精品 单位的档案工作～并按照档案类别及职责～选定兼职档案员、编研信息员～具体负责对档案资料、信息的积累、整理、立卷、归档、移交和信息上报等工作的检查、监督及对本部门兼职档案人员履行档案岗位职责情况进行考核。。 第九条兼职档案人员职责 1、掌握档案知识～熟悉档案业务工作技能和方法。 2、掌握档案工作有关规章制度和归档时间、归档范围。 3、在档案专业人员的指导下～能完成所承担的档案管理工作。 4、负责本部门,单位,文件材料、电子文件、科技档案、会计档案、 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 档案、声像档案的形成、积累、整理、立卷工作～并对归档文件的整理质量负责。 5、按规定向公司档案室移交档案～并办理移交手续。 6、严格执行保密制度～维护档案的完整与安全。 7、向档案室移交档案资料的同时提供档案目录和统计报表。 第十条 编研信息员职责 1、掌握公司和本部门重点工作、重大活动、重点工程、重大事件的始末。 2、通过照像、录像或电子文件、文字材料～形成完整、准确、全面的信息。 3、积累信息、形成部门工作动态～并对上报的信息质量负责。 4、信息上报必须通过部门负责人或主管领导～按时向档案室上报上月信息。 第三章 档案 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 第十一条 公司建立、健全各项档案管理制度～现予以重申～纳入公司的经济责任制体系。 第十二条 档案保密制度 1、认真贯彻执行•保密法?～执行党和国家保密政策和制度～确保档案的完整与安全。必须严格遵守职业道德、遵纪守法、保守本企业的机密。 2、档案管理人员应根据国家有关规定和本企业实际～精品与精品 精品与精品 对各种载体的文件和档案划分密级。对涉密文件和档案加强保密措施～并采取相应的借阅制度～在一定时间内只限一定范围的人员知悉。 3、档案管理人员不得私自将秘密文件、档案资料带出档案室。未经批准～不得将秘密档案、资料给无关人员阅读。在调换工作时～对所管的档案要办理交接手续～离职后对所了解的机密情况～不得泄露。 4、严格按照审批权限借阅档案。销毁档案资料时～要严格履行审批和监销手续。有关部门需查阅涉密文件或档案须经企业主管领导批准～并只限在档案阅览室利用。利用涉密档案的单位或个人不得擅自扩大范围～有保守秘密的责任和义务。 5、不准私自制作、收发、复制、使用、存放、销毁属于国家秘密的文件、资料和物品。不得与无关人员谈论涉密档案内容。 6、下班时～应将涉密档案文件收起锁好～并关好门窗。 7、经批准销毁的档案材料和不需要归档的文件～应指定专人进行销毁～销毁机密文件应登记造册～并有人负责监销。 8、档案人员一旦发现档案材料有丢失、损毁情况～应及时向有关领导报告～采取必要的挽救措施。对于泄密、失密者视情节轻重给予教育和纪律处分。 第十三条 档案查借阅制度 1、本公司管技人员查借阅档案～按查借阅手续进行登记～借阅档案需抵押借阅者本人身份证。 2、外单位查借阅档案～必须持加盖公章的介绍信～由公司对口业务部门派人带领其到档案室查借阅。认真履行查借阅手续～非涉密档案借阅经档案室主任批准～并抵押借阅者身份证和人民币100元。 3、借阅、复制证件、技术档案图纸时～除履行上述程序外～还须填写“密级档案审批表”经公司主管领导签字、档案室主任签署意见后方可借阅复制。 4、查借阅档案时要详细登记～并由查借阅者亲自点清、精品与精品 精品与精品 签名登记～归还时档案管理人员当面点清～并在查借阅登记薄上及时注销。 5、查借阅者必须认真填写查阅登记薄和利用效果反馈登记薄。查阅者要在阅览室查阅～借阅者借的档案要在15天之内归还～确有特殊需要延长使用时间～须经档案室主任批准～并办理续借手续～限期归还～否则按每超一天罚款10元处理。 6、借阅利用档案时～要遵循档案的保密制度～不得向他人泄露档案内容～不得私自转借档案。 7、借阅者不得拆卷、撤页或在案卷上勾画～如发现以上现象～按规定给予经济处罚。 8、会计档案借,查,阅制度 ?、调阅会计档案要严格办理手续～公司业务部门调阅会计档案经会计主管人员同意～只许在档案室查阅。 ?、其它单位或部门查阅会计档案必须执加盖公章的介绍信～经财务部主任批准～在档案室查阅。 ?、税务、检查等机关依法需借阅会计档案的～持本单位介绍信～注明调阅内容、经公司经理批准～并经有我单位对口专业部门办理借阅手续～与介绍信借阅内容无关的档案不予提供。 ?、调阅者不得拆卷、撤页或在案卷上勾画和涂改。违者视情节轻重进行严肃处理。 第十四条 档案的立卷归档制度 一、文书档案的立卷归档制度 1、归档重点:以反映我公司机关各部门(单位)主要职能和基本历史面貌的文件为主～如本部门在完成具体主要职能活动中形成的文件～与上述这些文件有密切联系的上级和有关机关的来文。 2、归档要求: 1,凡属归档的文件材料～包括份数、每件文件的页数～必须齐全完整～页号打在右上角位臵。 2,组档时一定要遵循文件材料的形成规律和特点～保持文件之间的有关联系～区别文件形成的年度、部门和保管精品与精品 精品与精品 期限。 3,归档的每份文件的正件与附件～印件与原稿～转发与原件～请示与批复,没有批复的注明,～纸制文件与电子文件,光盘两块,～均应齐全完整～成龙配套。 4,卷内文件整理要根据不同情况进行系统排列～以保持文件的自然联系～每份文件要按照印件在前～原稿在后,正件在前～附件在后,决定性、结论性文件在前～依据性文件再后的顺序依次排列。 5,卷内目录必须打印整洁。文件底稿不得有圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水的字迹～卷内资料不得用面糊粘结～必须使用尖角不锈纲订书钉装订。 6,对破损页应进行修补整理～页码编号要准确～备考表说明组卷情况～并签署姓名或盖章。 二、技术档案的立卷归档制度 1、归档时间 ,1,按阶段归档。大型工程按工程进度～完成某一阶段后～即可归档。 ,2,按项目的子项完成时间归档。重大工程为了保证科技档案的完整、系统～当一个子项或一个单项工程结束后～即可进行归档。 ,3,按年度归档。地测文件资料～一般按年度进行归档～即在当年一季度内将上一个年度形成的文件材料整理归档。 ,4,随时归档。一般性工程竣工后～科技文件资料、图纸形成完整部份～即可随时归档。新购臵的设备或调入的设备即到货后通知档案室参加开箱～并及时将材料归档。 ,5,归档的材料,图纸,应不少于两份～其中一份为档案室归档～另一份交集团公司档案馆。设备档案原本移交档案室。 2、技术档案归档时必须符合下述要求: ,1,科技档案必须实行集中管理的原则～凡应归档的图纸、技术资料等～业务部门,单位,要主动移交档案室～未经档案室允许～任何单位及个人不得留存保管。 ,2,对应归档的科技文件材料～要按其自身的形成规律精品与精品 精品与精品 收集齐全～核对准确～使之完整、成套达到系统性的要求。 ,3,归档的科技文件材料应经过部门的系统整理和编目～必须层次分明。字迹要清楚、签署完备～不许用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸书写等～以利于长期保存。 ,4,主要工程竣工验收要有档案人员参加～并协助该工程技术资料、图纸及有关文件的形成、整理和归档工作。 ,5,新增主要设备,3万元以上,的开箱验收必须有档案人员参加并签字～以保证设备技术资料、图纸、 说明书 房屋状态说明书下载罗氏说明书下载焊机说明书下载罗氏说明书下载GGD说明书下载 、合格证及有关文件的及时归档。 三、 地质勘探档案立卷归档制度 1、归档的技术文件材料和图纸要完整～要反映工程的全过程～按工程项目分阶段归档。 2、归档的技术文件材料和图纸要齐全、要正确记载和反映工程活动的历史面貌。 3、归档的技术文件材料和图纸要系统～对归档的全部文件材料和图纸～必须有专人负责系统加工整理。 4、归档的技术文件材料和图纸组成保管单位～遵循此类档案的形成规律～保持文件材料和图纸的有关联系,使用棉线绳“三孔一线”方式装订～扣系在后面～单面书写的文件材料在右下角编写页号～双面书写的文件材料正面在其右下角～背面在其左下角编写页号～图纸在右下角或标题栏外右上方加盖张号。 5、随着基本建设工程形成的地质勘探测类档案～按基建类归档时间办理。单独立项形成的地质勘测工程～工程竣工后要及时归档。地质勘测类档案归档一套。 四、 会计档案的立卷归档制度 1、归档的会计档案必须齐全、完整、准确。 2、要保持会计档案原卷的封装。报表按年度、季度、月份组卷。帐薄按本立卷。凭证按时间和原始凭证号顺序立卷。 3、凭证、帐薄、报表组卷后～封面和卷脊上的项目填写齐全、字迹清楚、并用线绳装订成册～禁止使用金属物装订。 4、组成的案卷要按凭证、帐薄、报表分类装盒。 精品与精品 精品与精品 5、会计年度终结后要及时归档～已归档的会计档案在财务部门保存一年～期满后及时移交档案室。 五、 特殊载体档案归档制度 1、凡需要归档的照片、录像带、光盘等特殊载体档案必须收集齐全～系统整理～填写确切时间、对象、地点、内容及作者后～向档案室移交。 2、凡重要特殊载体档案～在项目结束后应及时整理归档～于次年四月底前移交档案室。 3、归档单位必须填写移交清单～经档案室核查验收后～办理签字移交手续～双方签字各存一份。 六、实物档案归档制度 1、荣誉实物档案是指我局在各项工作中取得成绩而受到市以上奖励、获得的奖品、奖状、奖杯、奖牌、奖章、证书、奖旗、革命历史文物及本局产品模型、印章和其它具有保存价值的实物等。 2、实物档案归档原则上由主管部门负责～对某些需要在公共场所挂展的～应向档案室办理移交手续。 3、机关各部门和相关单位于次年一季度前～整理好应归档的实物档案向档案部门移交归档。 第十五条 档案鉴定与销毁制度 1、企业成立档案鉴定工作小组～鉴定工作必须在主管档案工作的经理或总工程师领导下～由鉴定小组组织实施。 2、企业各部门在文件材料归档时～应根据本企业制定的•归档范围?和•档案保管期限表?～将应归档的文件收集齐全～并准确划分档案的保管期限～并对保管期限随时间和上级部门规定定期进行调整。 3、档案五年为一个鉴定期限。 4、对保存在企业档案部门的保管期限届满的档案～先由企业档案部门进行初步鉴定～提出鉴定意见～交企业档案鉴定小组审定。 5、对经过鉴定小组审定应该销毁的档案～由企业档案部门写出鉴定报告～连同档案销毁清册一起送企业主管领导批准并报送集团公司档案馆备案～然后进行销毁。 精品与精品 精品与精品 6、销毁档案时～应指定二人以上进行监销。档案销毁前～监销人应认真核对要销毁的档案与销毁清册。档案销毁后～监销人应在销毁清册上签字～并注明销毁的方式和日期。 7、销毁档案时要严格执行保密规定～对在销毁档案过程中出现失密或对单位造成损失的～将根据国家和单位有关规定进行处理。 8、档案销毁后～应将销毁清册～鉴定形成的材料及领导批示等～一并整理存入全宗卷～永久保存。 9、保存期满档案在鉴定销毁过程中～如有争议问题～应报上级档案部门裁定。 第十六条 档案整理制度 1、档案整理工作要认真及时～在档案归档后确定整理 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 ～按计划落实整理工作。 2、档案整理要认真执行各类标准～保持档案分类标准的一致性。 3、整理案卷要以全宗为单位～按不同门类、载体和不同保管期限分别排列。案卷排列方法要统一标准～前后要保持一致。 4、案卷目录要区别不同保管期限～分年度或混年编制目录号～在一个全宗内～案卷目录号不得重复。 5、档案整理过程中～做到日清日结～整洁有序～保证档案安全。 6、档案整理要便于保管和利用～保持档案文件之间的历史联系。 第十七条 档案保管制度 1、克服与限制损坏档案的各种因素～最大限度地延长档案的寿命～维护档案的完整与安全。 2、档案进室后～要进行系统整理～排列和编目。 3、档案库房力求做到防盗、防火、防潮、防虫、防尘、防晒、防高温等。 4、要定期检查档案的保管情况～发现问题及时补救。 5、库房内严禁堆放杂物～严禁放臵易燃、易爆、物品～严禁吸烟及明火作业～加强对门窗及电源管理。 精品与精品 精品与精品 6、做好档案的收进、移交、保管、统计利用工作。 7、做好库房卫生。保持室内整齐、清洁。 第十八条 科技档案的更改制度 1、归档后的档案～原则上不能修改～凡私自修改、勾划、涂抹档案的～根据情节轻重给予处罚。 2、档案的修改和补充必须严格坚持审批权限和手续～由档案形成部门的负责人和档案部门负责人批准后方可进行。提出修改补充的部门应填写•科技档案文件材料修改补充通知单?～并附详细修改补充技术文件及修改图纸～经批准后负责修改。档案部门负责监督修改补充工作。 3、修改内容较小时～可直接在图面上“杠改”“刮改”或者发送“变更通知单”～采用“杠改”“刮改”时应在修改处标注“修改标记”。 4、修改内容较多时～应另出新图代替～原来图纸作废。新图列入原图纸目录～并注明所代替的原图图纸号。作废的图纸应注明新图的编号～根据需要另行保管。修改后的底图、晒制的蓝图以及修改说明和形成的有关材料～作为原有档案的补充材料编入原目录中一并归档。 5、整个保管单位内图纸作废～有新图代替时～应重新编制保管单位～并且注明保管单位编号。原保管单位标注新保管单位的编号后～根据需要另行保管。图纸与电子版随纸制图纸变动更新、编号保管。 6、为保持修改补充后图纸的准确性、完整性～应同时将所涉及的有关图纸一并修改。 7、各门类档案归档后～如发现有重要保存价值的文件材料遗漏～文件形成部门不能私自销毁～应及时到档案室补充归卷～并根据文件材料的内容～插入相应位臵。 第十九条 档案统计制度 1、根据上级有关部门的要求～档案部门要设立专门统计台帐～责成专人负责档案统计工作～做到统计准确、填报及时、报送准时～档案统计台帐要永久保存～并注意保密。 2、档案统计内容包括档案的收集归档、整理保管、借阅复制、服务利用、鉴定销毁、设施设备、档案工作人员和精品与精品 精品与精品 管理网络状况、活动情况等方面以及上级机关和档案部门要求统计的其他内容～做到帐物相符。 3、对各类档案应建立分类统计帐～并做好平时的统计台帐和基础原始登记。对各种统计数字进行综合分析～找出问题～提出改进措施。 4、档案统计要及时进行～每年年终进行年度综合统计～并与上年度的数据进行累计。 5、档案统计的原始依据要妥善保管～保存备查资料。 第二十条 档案利用制度 1、进一步加强档案工作人员的责任感～明确服务方向～努力做到“热情、周到、准确、迅速、及时”开发档案信息～为我公司的经济建设服务。 2、了解信息和反馈信息～把档案的利用工作变被动为主动。 3、搞好档案的编研工作～为利用者提供系统的档案材料。 4、认真贯彻执行开滦集团公司档案管理标准～勇于探索～做到熟悉家底～了解需要～精益求精～提高利用效果。 5、利用者对利用档案的效果～要详细填写登记表内。 第四章 档案业务工作 第二十一条 档案业务“三纳入” 公司档案工作是公司各项业务和活动的有机组成部分～应纳入公司领导工作议事日程,纳入公司规章制度及工作流程～纳入公司有关人员的经济责任制或岗位责任制～并做到组织上有保证～制度上有规定～职责上上有分工～工作上有安排～管理上有考核。 第二十二条 档案业务“四参加” 公司的科研成果鉴定、科研课题成果审定、大型设备的开箱检验和基建工程竣工验收～必须有档案室人员参加～文件材料不完整、不准确、不系统～不能进行鉴定、验收。档案室不签署意见财务不予拨款。 第二十三条 档案业务“四同步” 公司有关部门领导在下达工作任务、项目计划要同时提出文件材料的归档要求,检查工作、项目计划进度要同时检精品与精品 精品与精品 查文件材料积累情况,验收、鉴定工作、项目成果要同时验收、鉴定文件材料的完整、准确、系统情况,工作项目总结要同时完成企业文件材料归档交接。 第二十四条 档案的形成 1、档案材料系机关各部门,单位,在生产、技术、 基建及管理工作中所直接形成的～具有保存价值的文件、 图纸、资料、报表、薄册及计算机产生的软盘、光盘、照 片、录音、录像等各种记录。档案具有原始性、记录性和 完整性。 2、文件材料和工程竣工资料的运转要遵循计划、生 产,施工,、技术、经济等项目工作和文书处理的程序。 各项管理工作形成的文件材料～由各职能部门按其业务范 围指定有关人员负责积累～整理后归档。 3、公司生产,施工,活动形成的科技文件材料,技 档,如缩微胶片、照片、录音、录像和计算机形成的电子 光盘～由生产技术部门～科研课题组和工程项目负责人指 定有关人员负责积累,整理后归档。 第二十五条 公司文件资料归档的基本要求 1、归档的文件材料必须完整。 2、归档的文件材料必须准确地反映公司生产、科技、 基建和经营管理各项活动的真实内容和历史过程。 3、档案的文件材料必须层次分明～符合其形成规律。 第二十六条 文件材料的归档范围 一、文书档案的归档范围 1、党委、行政、工会、共青团工作方面。有公司党务工作以及组织、宣传、人事、综合治理、爱国卫生、计划生育工作的各种文件材料、公司行政工作、工会和共青团工作的各种文件材料行文、收文记录、党委、经理办公会记录、会议纪要等。 2、教育培训方面。有干部、职工教育和技术安全培训精品与精品 精品与精品 的文件、教材等。 3、劳动工资方面。有定额、定员和劳动调配以及工资、劳动保护等工作形成的各种文件材料。 4、计划、预算、统计方面。有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。 5、经营方面。有公司经营决策和经销管理的各种记 录、文件、合同、协议等文件材料～市场化管理信息及活 动中形成的文件材料等。 6、生产方面。有原煤生产设计、工艺的文件材料、 生产月报、原材料检验～原煤、洗煤生产过程和生产调度 工作形成的各种文件材料等。 7、矿业公司党的代表大会、职工代表大会、党委会、 纪委、行政办公会、职工代表团,组,长会、年度工作会、 重要专业、专题会议等形成的会议文件材料。 二、科技档案的归档范围 1、基本建设方面。有矿、土、安三类工程开、竣工报告及竣工技术资料和施工资料～有竣工图、工程监理报告和工程质量检验认证书～工程全过程应提交档案的原始记录等。 2、设备仪器方面。有设备仪器的图样和技术文件说明书、合格证～井下设备还需要有煤安证和防爆证～设备仪器安装、调试和验收过程形成的技术性、凭证性文件材料～设备仪器的运行、维修记录、设备年检、改进和报废的文件材料。 3、技术管理方面。有质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、环保、通风月报、科技情报等形成的各种文件材料。 4、地测勘探方面。有地质测量工作的规程、规范、规定、标准、细则,地质测量工作长远规划、计划和总结,有关煤田、开拓、地质、保安煤柱、水文地质勘探、水文精品与精品 精品与精品 观测、化验等材料,地质储量图、地质储量报表、三量计算图、三量回采率报表、矿井定向测量形成的记录、册薄、有关地震观测记录材料等。 三、会计档案归档范围 1、会计凭证,会计原始凭证～记帐凭证和汇总凭证～公司对外投资的会计凭证～银行存款余额调节表～工资凭证、嘉奖凭证、材料设备凭证等。 2、会计帐薄,现金和银行存款日记帐～内部银行日记帐～各种明细帐～辅助帐薄～外事会计帐薄。 3、会计报表,月、季、年度会计报表～主要财务指标及不定期的一次性报表等。 4、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。 四、电子文件归档范围 电子文件的归档范围参照国家档案局关于纸制档案的•机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定?～具体按煤欢档字„2011?68号•东欢坨矿业分公司电子文件归档与管理办法?中电子文件归档范围执行。 档案室要检验好承办,业务,或文件处理部门移交的电子文件～做到外观完好～整洁无损～确保上机测试无病毒和准确率～一式三套归档。对于加密电子文件则应在解密后再制作拷贝存档。 五、实物档案归档范围 1、获得集团公司以上先进企业、先进集体的荣誉实物。 2、获得集团公司以上重大科研成果奖和新产品开发奖的证书等实物。 3、获得集团公司以上产品,产量,创优证书、奖杯、奖章、奖旗等实物。 4、参加集团公司以上各种文体比赛获得集体名次奖的精品与精品 精品与精品 实物。 5、具有保存价值的革命历史实物。 6、兄弟单位或国际友人赠送有保存价值的实物。 7、其它有保存价值的实物。 第二十七条归档时间 1、文书档案综合办公室、人力资源部、党建部、纪委监察科、工会、团委、生产管理部、技术管理部、机电办公室、安管部、经营部等部门工作中形成的文件材料,合同,～在次年的三月底前～按文件件数～由职能部门负责人审定后～向档案室移交。会议文件材料需在会后一周内整理移交。 2、科技,设备,档案、即生产管理部、技术管理部、设备管理科、科协、课题研究及其他技术项目～在任务完成后、设备开箱后或单项工程竣工后将归档的文件材料、图纸组成保管单位～由项目、设备负责人审定后～向档案室移交。地测科在每年四月底之前将上一年形成的地质测量资料整理好后移交档案室。 3、财务会计档案～由财务整理立卷～保管一年后～次年四月底前移交档案室。 4、声像档案～由工会、综合办公室、党建部、共青团在活动结束后形成的文字、电子文件、照片、录像带或光盘等移交给档案室。 5、电子文件的归档与纸制文件材料同时归档。 6、实物档案～由各部门兼职档案员按照实物档案归档范围审定后于次年一季度前向档案室移交。 第二十八条归档要求 1、机关各部门有关单位在各项管理工作中～生产、科研及各项活动中～必须指定专人做好文件材料、电子文件的收集、保管、立卷和归档工作～不得散存在各个单位、班组、甚至个人手中。 2、归档的文件材料、电子文件～必须系统、完整～层次分明～能准确地反映生产、科研、基建和各项管理活动精品与精品 精品与精品 的真实内容和历史过程～其形成材料应有利于长久保存～图文字迹符合形成文件设备,打印机、复印机、扫描仪等,标称的质量要求。 3、归档的文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。 4、非纸质文件应与其文字说明一并归档。外文材料若有当译文的～应一并归档～无译文的要译出标题和目录后归档。 5、文件材料一般归档一式一份,基建竣工档案一式两份,设备档案原本一份,电子文件光盘一式两套。 第二十九条 公司管技干部因公外出参观学习、考察和参加各种会议～收集获得的文件材料要严格按照归档范围的规定～及时向档案室归档。 第三十条 档案整理分类 1、文书档案的立卷～自二00六年执行集团公司档案馆•关于重申文书立卷改革的通知?即集团公司档办字[2005]5号文件规定。 2、公司生产、技术、地质、会计等其他档案仍然执行开滦矿务局开局档[1994]628号文件•关于贯彻†煤炭工业企业档案分类规则‡的实施细则?～按其文件内容分别归入生产、科研、基建、设备、地质、会计等类别统一编号。 3、全宗内档案按类分别集中排列～类别内档案按类目条款顺序依次排列编号。根据分类方案和排列顺序编制档号。 4、纸质档案应与对应的非纸质载体档案设立互见号。互见号是反映同一内容其他载体档案保管单位的档号。 5、档案室应对每个全宗建立全宗卷。全宗卷可单独管理。 第三十一条档案编目与编制检索工具 1、按全宗、类别、保管期限编制档案目录。要编制档案总目录～档案分类目录、文书档案全引目录和底图目录。 2、编制健全以案卷目录、全引目录、专题目录等检索工具。 精品与精品 精品与精品 3、利用科怡档案管理软件～全部案卷目录著录微机～实现微机检索。 第三十二条档案保管 1、接收档案必须认真验收并办理接收手续。 2、接收档案要通过臭氧杀毒后加工制作。 3、档案要存放在档案专用柜、架。排放方法要科学和便于检索查找。 4、底图除修改、送晒外～不得外借。修改后的底图入库～要认真检查其修改、补充等情况。底图必须平放在底图柜中。 5、照片、磁带、软盘、光盘、录像带等特殊载体档案～要存放防磁柜中～按类别编号装入盒内。编顺序号录入微机。 6、要定期进行库藏档案的清理核对工作～做到帐、物相符。对破损或载体变质的档案～要及时进行修改和复制。库藏档案因移交、作废、遗失等注销帐卡时～要查明原因～保存依据。 7、档案库房管理要求 ,1,安装、使用完好的除湿机,按库房面积确定台数,、空调、换气扇和消防灭火器具～柜架内要放入防虫剂～以达到库房“七防”标准。 ,2,库房内禁止暴露纸制、木制品等易燃物～确保防火安全。 ,3,库房不许设臵水管闸门～杜绝水淹事故的发生。 ,4,库房的相对湿度在45-60%、温度控制在14-24ºC～日变化幅度不超过?2ºC。 ,5,库房内应定时测定～每天做一次记录～并调整设施的使用。 ,6,档案库房建设要列入基本建设计划～库房建筑设计按照•档案馆建筑设计规范?执行。 第三十三条 档案鉴定 1、根据开滦集团公司总档字[2010]190号文“关于转发唐山市档案局•转发国家档案局机关文件材料归档范围精品与精品 精品与精品 和文书档案保管期限规定?档案保管期限分永久、30年、10年三种。确定保管期限的基本原则是: ,1,对公司由长远利用价值的档案应永久保存, ,2,对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为30年或10年保存, ,3,凡是介于两种保管期限之间的档案～其保管期限一律从长。 2、鉴定工作要组织公司领导、专业技术人员和档案人员参加的鉴定小组～直接对档案进行鉴定。每次鉴定要写出鉴定报告～在保管单位备考表中注明鉴定意见～由小组负责人签名～并且注明鉴定日期。 3、档案五年为一个鉴定期限～可根据实际需要每年10月份进行一次审查分析。 4、鉴定中发现不准确、不完整应及时责成有关部门和人员负责修改补充。 5、销毁档案必须严格掌握～慎重从事～销毁前要造具清册～提出销毁报告～经主管经理批准～并报送集团公司档案馆备案。销毁档案时要严格执行保密规定。 第三十四条 档案统计工作 1、公司档案室要建立健全档案统计台帐～统计数据以原始记录为依据～做到准确可靠。 2、档案统计主要有档案管理基本情况统计～档案数量统计、档案装具、设施设备统计～档案提供利用及其效果统计等。 第四章档案信息化建设 第三十五条 档案管理现代化是公司现代化管理的组成部分～要列入公司现代化管理的整体计划～统筹考虑并逐项实施。 第三十六条 档案室要贯彻集团公司有关档案数字化建设的规定和标准～根据档案工作实际～及时提出档案管理现代化的工作安排和进展情况报告。 第三十七条 档案室按上级主管部门的要求～配臵以电子计算机为主～包括备份设施、材料和档案管理软件～建精品与精品 精品与精品 立文本数据库～实现文档全文检索的基础上～向技档的数子化迈进。 第三十八条 按集团公司要求形成档案信息化网络平台～开展信息化交流和资源服务。 第三十九条 电子文件的归档、保管按煤欢档字„2011?68号•东欢坨矿业分公司电子文件归档与管理办法?执行。 第四十条 传统载体档案数字化 1、公司可根据档案保管和利用的实际需要～有选择地对传统载体档案实施数字化。 2、纸质档案数字化应符合DA/T 31纸质档案数字化技术规范的要求～缩微胶片数字化应符合DA/T 43缩微胶片数字化技术规范的要求。 第四十一条 档案网络化服务 1 、公司要建立馆,室,藏档案目录数据库～并逐步实现档案的全文检索。 2、对数字化档案和各信息系统归档的电子文件～档案室要根据设定的利用权限提供及时有效的网络化服务。 3、涉密档案管理系统要与互联网物理断开～非涉密档案管理系统可与互联网逻辑隔离。 4、档案管埋系统要采取身份认证、权限控制、加装防火墙等安全保密措施。 5、档案管理服务器要采取可靠的备份、恢复措施。 6、各信息系统要有生成电子文件自动归档功能的模块或接口。 第四十二条 档案管理系统软件 1、档案管理系统软件的配臵要满足本公司的实际工作需要～并适应本公司信息化建设发展需要。 2、档案管理系统要具备收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设臵、安全保密、系统维护等基本功能～并能辅助实体档案管理及根据需求增扩其他相应功能。 3、 档案管理系统要与各信息系统之间衔接～并能接收和兼容各信息系统生成的电子文件。 精品与精品 精品与精品 第五章档案信息开发利用 第四十三条 档案信息开发利用是公司档案管理的重要内容和根本目的。 1、档案室要加强档案检索系统建设～开发档案信息资源～及时、有效地提供档案利用服务。 2、公司要根据保密规定和知识产权管理要求～设定利用者权限。超越权限的利用需经有关领导审批。 3、利用档案应按规定进行登记。利用效果突出的宜进行登记。 第四十四条 档案信息开发利用的形式 1、可采用直接查阅、电话调阅、网上查阅等方式提供利用原件、复制件、缩微件和电子档案。 2、公司要对档案信息进行分类汇总～形成专题汇编～如规章制度汇编、专题文件汇编等。 3、公司要对档案信息进行综合整理～形成专题材料～如大事记、年鉴、组织沿革、产品性能比较、科研成果简介、工程项目简介、设备的更新换代、市场的变化等。 4、公司要对档案信息进行分析研究～形成深层次加工材料～如历年生产经营指标统计分析、重大事故原因研究分析、企业史志等。 5、发挥编研信息员作用～组织好•公司大事记?、•年鉴?和•组织沿革汇编?等常规性编研工作。 6、企业可利用档案举办档案陈列或展览。 第四十五条 档案开发与利用～必须严格执行保密制度。 第四十六条 对于积极主动开发与利用档案为公司生产建设发展有贡献的专兼职档案人员、编研信息员～公司将给予表扬和奖励。 第六章 附则 第四十七条 违反规定造成档案损失的处罚 依据•档案法?有下列行为之一的～根据情节轻重～给予行政处分,造成损失的责令赔偿损失,重要技术档案丢失或泄密的～依法追究刑事责任。 精品与精品 精品与精品 1、损坏、丢失或擅自销毁档案的, 2、擅自提供、抄录、公布密级档案的, 3、涂改、伪造档案的, 4、出卖档案的, 5、倒卖档案牟利或擅自将档案卖给外国人的, 6、携带禁止出境的档案以及复制件出境的, 7、玩忽职守造成档案损失的, 8、其他违反规定行为。 以上行为按•东欢坨矿业公司档案违反规定造成档案缺失的处罚办法?处理。 第四十八条 本办法自印发之日起执行。煤欢办字[2006]66号文•关于印发†开滦东欢坨矿业分公司档案管理暂行办法‡的通知?界时废止。 精品与精品