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档案信息化建设的意义.doc

档案信息化建设的意义

心腐烂在身体
2017-09-17 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《档案信息化建设的意义doc》,可适用于综合领域

档案信息化建设的意义档案管理的信息化、网络化可以给管理人员、职能部门及公司带来显而易现的效果和收益。对于管理人员的意义:、档案管理不再费时费力档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用工作量大效率很低费时费力。档案管理如果实行信息化后档案管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化。具体表现为:数据只需一次录入可以多次利用:数据无论从文书管理录入、还是从档案管理录入只需录入一次即可在档案管理内部进行数据共享提高了工作效率。各种报表可以自动打印:数据录入后不论是文书管理还是档案管理可以方便的打印出相关的收发文单据、汇总表可以方便的打印出档案的背脊、封面案卷目录、文件目录、背考表等。自动统计档案信息:档案库中的信息需要统计并形成报表这项工作由计算机处理可以极大的提高管理人员的效率。、检索查询更为方便传统的检索方式:档案管理人员从一本一本的目录中找出所需的档案来然后根据上面的记录到库房中查找费时、费力。档案管理信息化后档案的检索与查询只需要通过网络就可以实现即时的查询无论在时间还是空间上都显得更为方便简洁。提供多种查询手段:管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式在档案库中检索出需要的档案信息。提供网上查询手段:公司内部的工作人员可以根据档案管理权限从网上自行查询档案信息极大的减轻了工作人员的负担。、档案的查借阅工作更加可控。传统的档案查借阅多为手工为主费时费力、容易出错档案管理实现信自化后档案的查借阅采用计算机管理操作方便同时可以自动产生催还记录对过期不还的借阅者进行有效的催还。对于职能部门的意义:、提高整个部门的工作效率实施档案管理的信息化后部门管理员工可以从繁重的手工劳动中解脱出来不再是目录的打字员和档案的保管员可以更好的从事档案的收集工作和档案的编研工作极大提高职能部门的工作效率。、提高整个部门的技术水平企业的信息化、数字化、网络化是发展的大方向每个部门都这方面投入很多的精力。只有实现档案工作的信息化才能和矿业公司的发展相协调适应不断变化的外部环境。、有效的进行档案的收集工作档案的收集需要管理人员付出辛苦的劳动档案的分类、整编同样需要付出辛苦的劳动如果没有一个好的管理平台(管理工具)档案的收集和整编只能是零星的和不完整的。、有效的为科研服务档案管理的信息化将档案在网络上共享科技人员可以在自己的计算机上查阅档案资料,提高了工作效率同时档案资料的电子化更便于科技人员的二次利用和开发提高了研究院整体的工作效率和竞争力。、有效的为决策服务科技档案是研究院最宝贵的无形资产是研究院投入大量资金、经过科技人员辛勤劳动由档案管理人员分类、编目最终成为研究院的核心竞争力是研究院领导决策的依据。而文书档案通常是由院领导亲自起草亲自下发的,是领导决策的具体体现。所以档案的信息可以更好的对档案进行利用为决策提供依据。、部门职能变保管为服务档案管理信息化以后公司的无形资产(企业档案包括文书档案、科技档案等)可以在网络上方便浏览(有相关的权限控制)为公司领导和设计部门提供优质服务这样档案管理的职能不再是档案的保管部门而是公司内部信息的信息中心。对于公司的意义、更好的收集和管理档案档案是一个立档单位为适应职能活动需要而直接产生的依法归档的具有保存价值的文件与材料。档案是一种历史活动的原始记录。大型企、事业单位每年都要产生很多档案资料内容涉及文档、科技、合同等各种重要信息这些信息忠实的记录了立档单位的发展历史对立档单位的发展提供有利的借鉴。实行档案的信息化管理后必将能够更好的收集和管理这种信息资源。、方便二次利用、提高利用率一般的单位形成的档案总是要隔一年才整理完毕但事实上本年的档案在二次利用的要求上是最多的这在一定程度上影响了档案的利用效率同时既已形成的档案利用起来也是相当麻烦首先要登记然后要在浩如烟海的档案中查找这个过程中不可避免的要造成损坏而且同一份档案在同一时期只能由一个人借阅别人只能在他借阅完毕后才能再续借。而档案的信息化建设成功之后档案信息可以在内部网上共享有控制地进行利用。、可以解决档案损坏、丢失的问题完全依靠手工方式来收集档案、借阅实体档案不可避免的会造成许多重要档案的丢失和损坏。计算机的管理可以避免重要档案在这个过程中的损坏及丢失。、形成完整的档案信息网络纸质的实体不能形成信息网络对于档案管理、统计、对外交流会产生很大的不便。大大降低了工作效率。而档案信息化的建立可以使立档单位形成一个完整的档案信息化网络。、形成电子信息资源中心电子档案管理可以加快我们与国际接轨的步伐同时形成单位的电子信息资源中心。、提高员工的工作效率档案管理实现信息化后档案的查阅、借阅、浏览可以在内部网络上完成减少不必要的事务工作提高员工的工作效率。

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