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Excel学习操作内容汇总.doc

Excel学习操作内容汇总

平凡_小女人
2019-05-07 0人阅读 举报 0 0 0 暂无简介

简介:本文档为《Excel学习操作内容汇总doc》,可适用于职业教育领域

Excel学习操作内容要求:掌握Excel的基本编辑方法,使学员学会用电子表格自动处理数据,掌握制表、计算、统计分析等方法,并应用于学习、工作中。一、Excel概述●Excel的启动:开始→所有程序→McrosoftOffice→McrosoftOfficeExcel●Excel的退出:文件→退出(AltF)●Excel窗口的构成:标题栏、菜单栏(文件、编辑、视图、插入、格式、工具、数据、窗口、帮助)、工具栏(常用、格式、绘图、图片、审阅、图片、艺术字、公式审核、数据透视表、图表等)、名称框、编辑框、行列号、滚动条、工作表区域、工作表标签、状态栏二、Excel的基本概念和术语●工作薄:用于存储和处理数据,以文件形式存放在磁盘上的文件,其扩展名为xls。启动Excel则自动建立一个默认主文件名称为BookX(X为、、、…)的空白工作薄,工作薄中默认有个工作表。●工作表:用于组织和分析数据主要文档,由列×行个单元格组成。每建立个工作薄有个默认名称为Sheet、Sheet、Sheet的工作表,可在工作薄中插入多个工作表,默认表名为SheetX,X为、、…●单元格:用于存放数据的最基本单元,每个单元格由工作表上部列号与左边行号的交点作为单元格地址,列号由A~Z、AA~AZ、BA~BZ、…、IA~IV字母,行号由~数字表示组成。●活动单元格:四周有黑框的单元格。●单元格地址引用:列号在前行号在后,如:第A列第行单元格表示为A,第EF列第行表示为EF。●连续单元格(单元格区域)地址引用:连续单元格在列时,取最上个单元格地址加冒号“:”后取最下面个单元格地址,如:A:A连续单元格在行时,取最左边个单元格地址加冒号“:”后取最右边个单元格地址,如:A:AH连续单元格在多行多列时,取左上个单元格地址加冒号“:”后取再取右下个单元格,如:A:H。●跨工作表单元格引用:可在单元格前加上工作表名和感叹号(!),如:Sheet!A、Sheet!A:A。●跨工作薄单元格引用:可在跨表单元格引用前加方括号“”中工作薄名,如:BookxlsSheet!A:A●绝对地址引用:在引用的行或列前加美元符”$”,单元格中的数据不会因复制或填充而改变引用地址。如:$A$、A$:$H,而不加美元符的都是相对引用。●填充柄:单元格或区域左下角的黑色方块,鼠标指向它时将变成黑色十字架,鼠标拖动它可填充数据。三、文件操作●新建文件:文件→新建●保存文件:文件→保存或另存为●自动保存:工具→选项→保存→选择“保存自恢复信息,每隔”→输入间隔时间●关闭文件:文件→退出四、定位选取操作●单击鼠标:定位到指定的单元格。●↑、↓、←、→光标键:分别定位到上下左右相邻单元格。●Home键:按End键,状态栏的右下角没有End信息时,定位到行首。●Home键:按End键,状态栏的右下角有End信息时,定位到行尾。●PageUP:本表中向上翻一屏。●PageDown:本表中向下翻一屏。●CtrlHome:定位到工作表的第行第列。●CtrlEnd:定位到工作表的最后行最后列。●Ctrl光标键(↑、↓、←、→):单元格有连续数据时,分别从下上右左定位到最上、最下、最左、最右的有数据单元格如有数据又有空单元格时,分别从空单元格的下上右左定位到空单元格上下左右第一个有数据单元格如工作表是空表,则分别定位到当前工作表单元格的首行、最后一行、首列、最右一列●CtrlPageUp:定位到当前工作表左面的工作表。●CtrlPageDown:定位到当前工作表右面的工作表●选定单个工作表:单击要选工作表,工作表变白且下方有一条线。●选定多个工作表:按住Ctrl键→单击要选的多个工作表,工作表变白且下方有一条线。●选取一个单元格中的数据:可双击该单元格,光标闪烁时,在要选文本的开始处按住左键,一直拖动到选定文本的尾部。●选取一个单元格:可单击该单元格,四周出现黑框。●选取多个连续单元格区域:光标是空心十字时,在要选取的区域左上单元格按住左键,一直拖到该区域的右下单元格或按住Shift键,再单击区域中最后一个单元格。●选取多个不连续单元格时:可按住Ctrl键,然后再按需要选取多个单元格。●选取工作表中所有单元格:单击工作表左上角行列交汇处的“全选”按钮。●选取整行:单击行号。●选取整列:单击列号。●选取连续相邻的行或列:鼠标指向要选取的行或列的行号或列号,然后按左键拖动到指定的行可列的行号或行号,或者在最后的行号或列号上按住Shift键单击左键。●选取不连续相邻的行或列:按住Ctrl键,单击要选取的多个行或列的行号或列号。●名称框中选取:在名称框中输入要选取的单元格地址或单元格区域的地址五、输入操作●Excel的数据分类:Excel中输入的数据分为:常规、数值、货币、会计专用、日期、时间、百分比、分数、科学计数、文本、特殊、自定义类。常规:输入的内容默认按“常规”格式显示,即输入什么数据类型就按什么类型显示。默认情况下数字的字符均按数值显示,前面有“”时去掉。在“常规”下,如要按指定类型显示输入的数字,可加一字符标记。在字符前加单引号“’”表示后面输入的数字是文本类型在字符前加美元符“$”表示后面输入的是货币类型在字符前加零加空格“”表示后面输入的是分数类型在数字之间加斜杠“”表示输入的是日期,但需符合年月日规则,否则就是文本类型了。数值:输入的数值在单元格中居右显示,并只显示位(包括小数点和科学记数是的E、、字符),超过位按科学记数显示。文本:输入字符居左在单元格中显示。日期:输入日期时,在年月日之间加“”,并居右显示,日期只有月日时,自动添加月日包括年时,自动添加小横线。时间:输入时间时,在时间之间加“:”,并居右中显示,如要按小时制记时,要在时间后加一空格再加上下午符号“A或P、AM或PM”,时间可记到毫秒。●数据输入:单击单元格→输入数据或单击单元格→编辑栏上单击,出现一个闪烁的“I”时在编辑栏可输入数据或双击单元格→在该单元格出现一个闪烁的“I”时输入数据。●单元格中强制换行:AltEnter●多个单元格中同时输入相同数据:选定多个单元格→输入数据→按CtrlEnter。●自动填充字符:选取有内容的单元格或区域→鼠标移到左下角黑色填充柄→鼠标指针成黑色十字→按下左键拖动●自动填充序号:先在第个单元格输入开始序号→鼠标移到左下角黑色填充柄→鼠标指针成黑色十字→按住Ctrl键→按下左键拖动。或者先输入前两个序号(如果两个序号不是连续的,将按两数的间隔情况填充序号)→选取两个序号的单元格→鼠标移到后一个单元格的左下角黑色填充柄→鼠标指针成黑色十字→按下左键拖动。六、插入编辑操作●撤消:编辑→撤消。可撤消次操作。●恢复:编辑→恢复。可恢复次操作。●复制粘贴:选取内容→编辑→复制(CtrlC)→单击要粘贴的位置→编辑→粘贴(CtrlV)●文本移动:选取内容→编辑→剪切(CtrlX)→单击要移到的位置→编辑→粘贴(CtrlV)●撤消操作:编辑→撤消(CtrlZ)●恢复操作:编辑→恢复(CtrlY)●查找操作:编辑→查找(CtrlF)→在查找和替换对话框的查找内容栏输入要查找的内容●替换操作:编辑→替换(CtrlH)→在查找和替换对话框的查找内容栏输入要查找的内容,在替换栏输入要替换的内容●清除单元格、行或列项目:选定需要清除的单元格、行或列→编辑→清除→选择清除项目(全部、格式,内容、批注)。注:DELETE或BACKSPACE键只清除单元格中的内容,而保留其中的批注和单元格格式。●插入空单元格或区域:在要插入处选定相应的单元格或区域→插入→单元格→选择插入方式(活动单元格右移、活动单元格下移)→确定。●插入一列:选择需插入的新列右侧相邻列中的任意单元格→插入→列。●插入多列:选择需插入的新列右侧多个相邻列中的每列中任意单元格→插入→列。●插入一行:选择需插入的新行下方相邻行中的任意单元格→插入→行。●插入多行:选择需插入的新行下方多个相邻行中的每行中任意单元格→插入→行。●删除单元格、行或列:选定要删除的单元格或区域、行或列→编辑→删除→选择要删除的项目(右侧单元格左移、上方单元格下移、整行、整列)→确定。注:如果删除的内容被引用则有公式的单元格将显示“#REF”。●移动单元格或单元格区域:。选取要移动的单元格或单元格区域→编辑→剪切→选定要移动的目的位置→编辑→粘贴。或者选取要移动的单元格或单元格区域→鼠标在四角移动变成四方箭头时→拖动到目的位置。●复制单元格或单元格区域:选取要复制的单元格或单元格区域→编辑→复制→选定要复制的目的位置→编辑→粘贴。或者选取要复制的单元格或单元格区域→鼠标在四角移动变成四方箭头时→按住Ctrl键→拖动到目的位置。●复制后的选择性粘贴:如果不按单元格或区域的格式复制,在复制操作后,可执行:编辑→选择性粘贴→选择要粘贴的内容或格式→确定●插入工作表:插入→工作表。或者在工作表标签上单击鼠标右键→插入●删除工作表:编辑→删除工作表。或者在工作表标签上单击鼠标右键→删除。注意:工作表删除后不可恢复。●移动工作表:在要移动的工作表标签上单击鼠标右键→移动或复制工作表→选择移到那张工作表的前面。或者鼠标在要移动的工作表上→按住左键→拖动到目的位置●复制工作表:在要复制的工作表标签上单击鼠标右键→移动或复制工作表→选择要复制到的哪张工作表的前面。或者Ctrl键→鼠标在要移动的工作表上→按住左键→拖动到目的位置●重命名工作表:在工作表标签上单击鼠标右键→重命名●改变工作表标签颜色:在工作表标签上单击鼠标右键→工作表标签颜色→选择颜色→确定七、格式操作●设置数据类型:格式→单元格→数字→选取分类类型。或者鼠标右键→设置单元格格式→数字→选取分类类型●设置对齐方式:格式→单元格→对齐→设置水平或垂直对齐方式。或者鼠标右键→设置单元格格式→对齐→设置水平或垂直对齐方式●设置自动换行:格式→单元格→对齐→自动换行。或者鼠标右键→设置单元格格式→对齐→自动换行●设置缩小字体填充:格式→单元格→对齐→缩小字体填充。或者鼠标右键→设置单元格格式→对齐→缩小字体填充●设置文字显示方向:格式→单元格→对齐→设置文字显示方向。或者鼠标右键→设置单元格格式→对齐→设置文字显示方向●设置字体字形字号:格式→单元格→字体→分别设置字体字形字号。或者鼠标右键→设置单元格格式→字体→分别设置字体字形字号●设置文字效果:格式→单元格→字体→设置效果(下划线、颜色、删除线、上标、下标)●设置边框效果:格式→单元格→边框→设置边框效果(有无边框、线条样式、线条颜色)●设置底纹效果:格式→单元格→图案→设置底纹效果(有无底纹、底纹颜色、底纹图案)●用预定义格式:格式→自动套用格式→选取一种格式样式●自定条件格式:格式→条件→设置格式和条件(可添加多个条件和格式)●设置保护:格式→单元格→保护→设置保护(锁定、隐藏)→工具→保护→设置保护对象(保护工作表、允许用户编辑区域、保护工作薄、保护并共享工作薄)●适合内容的宽度:格式→列→最适合的列宽。或者在要适合内容单元格或区域的列号右端移动鼠标→鼠标指示成双箭头时→双击。●更改列宽:格式→列→列宽→输入列宽→确定。或者在要适合内容单元格或区域的列号右端移动鼠标→鼠标指示成双箭头时→左右拖动。●适合内容的高度:格式→行→最适合的行高。或者在要适合内容单元格或区域的行号下方移动鼠标→鼠标指示成双箭头时→双击。●更改行宽:格式→行→行高→输入行高→确定。或者在要适合内容单元格或区域的行号下方移动鼠标→鼠标指示成双箭头时→上下拖动。八、数据清单操作●数据清单:数据清单必须由两部分组成:列标题和数据。工作表第一行为各列数据的名称(列标题、字段名),从第二行开始是对应于第一行各列的内容(数据、记录)。●清单的建立:在第一行输入工作表中唯一的列标题→从第二行开始输入对应于第一行的数据→选取所有内容→设置边框底纹→设置列标题底纹区别于数据区底纹→分别选取各数据列→设置数据的对齐方式。注:所有数据的输入不要用空格,以便于对数据的处理。●追加清单数据:选中清单中任意单元格→数据→记录单→新建→在对应列标题栏输入数据→关闭●查找清单数据:选中清单中任意单元格→数据→记录单→条件→在对应列标题栏输入条件→下一条(如满足条件的有多个可重复按下一条)→关闭●数据排序:选中要排序数据所在单元格区域→数据→排序→选择排序的方式→确定●自动筛选:选中要筛选数据所在单元格区域→数据→筛选→自动筛选→选择要筛选的条件。注:筛选后将隐藏不符合条件的所在单元格的一行中的所有数据。●取消自动筛选可再次单击数据→筛选→自动筛选。●高级筛选:选定工作表的空白单元格(至少要离筛选区域行或列),输入作为筛选的字段名称,并在该字段下面输入筛选的条件(有多个筛选条件时重复前面操作)→数据→筛选→高级筛选→在列表区域中输入要筛选的单元格区域地址→在条件区域中输入作为筛选条件区域地址→选择显示筛选结果的方式(在原有区域显示筛选结果、将筛选结果复制到其它位置等)→(如选择复制方式则再输入复制到区域的地址)确定。●取消高级筛选:数据→筛选→全部显示。●分类汇总:数据→分类汇总→选择按分类字段→选择汇总字段(可选择多项)→选择汇总方式→选择汇总后显示方式→确定●取消分类汇总:数据→分类汇总→全部删除九、数据处理操作●公式:由“=”、函数、算术运算符、算术关系、算术连接、单元格地址引用、单元格区域地址引用、联合运算符(逗号)、区域运算符(冒号)、常量等组成。如:=SUM(A:A)*。●自动求和:定位到要自动汇总的列(或行)数据的下面(或右面)一个单元格→插入→函数→选择类别常用函数→选择函数SUM→确定→确定。或者选定汇总单元格后→单击工具栏上的自动求和按钮。●手工输入公式:编辑栏→输入等号“=”→输入公式。●预定函数处理数据:插入→函数→选择函数类别→选择函数→确定→根据要求输入函数所需参数→确定。或者单击工具栏自动求和按钮右侧小三角形→其它函数→选择函数类别→选择函数→确定→根据要求输入函数所需参数→确定。●自定义函数:工具→宏→VisualBasic编辑器→视图→工程资源管理器→在VBAProject上按右键→插入→模块→在模块窗口中编辑自定义函数。或者在工作表标签上按鼠标右键→查看代码→在VBAProject上按右键→插入→模块→在模块窗口中编辑自定义函数。●函数定义格式:PublicFunction自定义函数名(形参)SelectCase形参CaseIs=""自定义函数名="零"CaseIs=""自定义函数名="壹"……CaseElse自定义函数名="※"EndSelectEndFunction●函数调用格式:自定义函数(实参)●自定义函数调用:选取调用函数的单元格→单击编辑栏→输入“=自定义函数(单元格地址)”。十、图表操作●建立数据图表:选中工作表中任意单元格→插入→图表→标准类型或自定义类型中选择一种图表类型→下一步→数据区域标签中单击数据区域栏右的按钮→选择产生图表的数据源地址区域,可按Ctrl键依次选择列(行)→选择系列按列(行)产生→(如果不修饰可完成操作)→下一步→输入图表标题、分类X轴(行标题)、数值Y轴(列标题)等→(如果图表在本表中作为其中的对象可完成操作→调整图表的大小和位置)→下一步→选择作为新工作表插入→完成●更改标题:在图表区单击右键→图表选项→标题→输入图表标题、分类X轴(行标题)、数值Y轴(列标题)等→确定●更改图表类型:在图表区单击右键→图表类型→标准类型或自定义类型中选择一种图表类型→确定●更换图表数据源:在图表区单击右键→数据源→数据区域标签中单击数据区域栏右的按钮→选择产生图表的数据源地址区域,可按Ctrl键依次选择列(行)→选择系列按列(行)产生→确定●修改图表存放位置:在图表区单击右键→位置→选择图表位置(作为新工作表插入、作为其中的对象)→确定●更改图表大小:拖动图表四周的个小黑点●更改图表字体:双击文字处(或在图表区单击右键→图表区格式)→字体→更改(字体、字号、字形、颜色、背景、效果等)→确定●坐标轴显示或隐藏:在图表区单击右键→图表选项→坐标轴→勾选分类(X)轴和数值(Y)轴→确定●图例显示隐藏及位置:在图表区单击右键→图表选项→图例→勾选显示图例、位置(底部、右上角、靠右、靠左、靠下)→确定●更改坐标轴上字体:在坐标轴上单击右键→坐标轴格式→字体→更改(字体、字号、字形、颜色、背景、效果等)→确定●更改坐标轴上文字方向:在坐标轴上单击右键→坐标轴格式→对齐→调整文字对齐方向●更改绘图区边框底纹:在绘图区上单击右键→绘图区格式→图案→选择框颜色、选择区域颜色或单击填充效果选择填充效果→确定●更改图表区边框底纹:在图表区上单击右键→图表区格式→图案→选择框颜色、选择区域颜色或单击填充效果选择填充效果→确定十二、工作表输出操作●页面输出方向:文件→页面设置→页面→选择方向(纵向、横向)●页面缩放输出:文件→页面设置→页面→选择缩放方式(缩放比例、调整为)●页面纸张大小:文件→页面设置→页面→选择纸张大小●页面打印质量:文件→页面设置→页面→选择打印质量●页面起始页码:文件→页面设置→页面→输入起始页码●页面边距设置:文件→页面设置→页边距→选择输入页面的上、下、左、右、页眉、页脚的边距●页面居中方式:文件→页面设置→页边距→选择居中方式(水平、垂直)●页眉页脚设置:文件→页面设置→页眉页脚→选择或自定义页眉页脚●打印区域设置:文件→页面设置→工作表→单击打印区域栏右边的按钮→选取打印单元格区域。或者选取要打印的单元格区域→文件→打印区域→设置打印区域●取消打印区域:文件→打印区域→取消打印区域●每页标题设置:文件→页面设置→工作表→在打印标题中单击顶端标题行或左端标题列右边的按钮→选取每页作为标题的单元格●设置打印效果:文件→页面设置→工作表→设置打印效果和打印顺序●打印预览:文件→打印预览→在打印预览对话框中有:缩放、打印、设置、页边距、分页预览功能,以上页面操作内容在打印预览中都可设置。或单击工具栏上的打印预览按钮●工作表打印:文件→打印(还可从文件→页面设置→打印,文件→打印预览→打印,单击工具栏上的打印按钮等,CtrlP),然后可选择打印范围、打印内容、打印份数等。

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