业务销售日清日结操作
一、业务开单销售日清日结
1.业务操作详细描述
1)开单员每日下班前检查系统中是否存在未清的销售订单;
2)收款员每日下班前检查系统中是否存在未完成交货单、未产
生会计凭证的发票;
3)如果系统中存在未清的销售订单,要核实该笔订单的业务
是否要继续,如果终止则对订单进行拒绝保存处理,如要继续则按定量/非定量销售业务流程的销售流程处理;
4)对于未完成交货单,如果不需要发货过帐,则对该交货单进
行删除,然后拒绝相应的订单,如需要进行后续的处理,则按正常的流程进行发货过帐,开具发票处理;
5)对于已经发货过帐没有开具发票或者未产生会计凭证的发
票,则按正常的流程进行后续的处理;
6)财务部门依据发票和收款进行清账处理。
2.业务操作控制点
1)未清订单的查询及处理
未清销售订单指没有开具后续交货单的订单,用VA05查询。对于未清订单,首先要判断产生未清订单的原因:
①如果是正常的销售订单,要判断该订单是否还要继续执
行,如果该订单是由于操作原因还没有进行后续操作,则相
关人员要进行后续的发货、发票及转销售代保管的系统操作;如果不需要进行后续操作,则进行相应的拒绝处理。
②如果订单已经有了后续的发货及发票但显示状态是未完成状态,则要判断是否是由于非定量发油或者实收量交接导致订单数量与发货过帐数量不一致,如果是,则要修改订单数量,使其与实际发货过帐的数量一致;如果不是,则判断是否由于分开交货单而造成的订单未完成;由于分开交货单而造成的订单未完成的,则进行后续的发货及发票处理,否则进行拒绝处理。
③如果未完成状态的订单是模拟发票订单(ZZ11/ZZDD),开票人员不需要进行任何操作。
2)未清交货单的查询及处理
未清交货单指还未进行发货过帐或者已经发货过帐需要开发票还未出具发票的交货单:
①对于未进行发货过帐的交货单(通过VL06G所查询到的交货单),如果是由于非定量发油造成的,则要和发货工厂相关人员进行联系,看该笔业务对应的实际发货是否完成,如果已完成,要进行后续的发货过帐及发票,如果未完成实际的发货,开单员应该在实际发货后立即进行后续的操作;如果是由于操作原因未进行后续的发票操作,则要进行后续的发票操作以及转销售代保管的操作;如果是销售代保管交货单,收款员不需要进行任何后续的操作。
②如果是已发货过帐但未进行开系统发票的交货单(通过
VF04所查询到的交货单),要进行后续的开票操作,并根据是否需要转销售代保管来判断是否进行转销售代保管的操作。
③如果未清交货单不需要进行后续操作,则要删除该交货
单并拒绝对应的订单。
3)未完成发票的处理
由于一定的特殊原因,可能会造成产生了发票但是没有产生会计凭证的情况,要根据具体的原因进行相应的修改,然后用VF02产生会计凭证。
二、定量销售业务自有库存减少、代保管库存增加的核对
1.业务操作详细描述
1)业务数据管理员每日在系统中核对本公司前一日定量销售
业务自有库存减少、代保管库存增加是否一致;
2)如果系统中定量业务中存在自有库存减少,但代保管库存未
增加,业务数据管理员核实该笔业务是否系统未自动做销售代保管收货,要求经营部收款员递交申请报告,经部门领导审批后,在系统中手工补录数据;
3)如果系统中定量业务中存在代保管库存增加,但自有库存未
减少,业务数据管理员核实该笔业务是否在冲销销售单据
时,漏做冲销销售代保管收货,核实原因后在系统中手工补录数据。
2.业务操作控制点
1)业务数据管理员在在系统中执行“广东省销售代保管业务转
入转出核查表”(ZSDRGD024)程序,对应本公司所销售开单的油库都要进行核对(注意改库后一定要进行查询),移动类型选择401、402、601、602、Y83、Y84、ZI3、ZI4。
因为其他销售业务类型不作销售代保管收货处理,只需要核对定量销售业务(订单类型为ZS03)。
2)对于系统中定量业务中存在自有库存减少,但代保管库存未
增加的;或代保管库存增加,但自有库存未减少的;通过“广东省销售代保管业务转入转出核查表”核对每笔明细物料移动凭证,通过物料凭证一一对应关系找出原因,递交申请报告,经部门领导审批后,在系统中手工补录数据。
三、市公司业务部虚拟油库发货员日期日结
1.业务操作详细描述
1)每日督促经营部收款员上报本日在线外油库提油的销售代
保管交货单号,并做好原始记录登统;在系统中对线外油库提油的销售代保管交货单进行发货过帐处理。
2)市公司业务部虚拟油库发货员每天在收到仓储公司所属油
库的《市公司代销油品发货情况表》后,要立即根据表中的
明细发货记录,在SAP系统中对销售代保管交货单进行发货过账。
3)市公司业务部虚拟油库发货员每日在系统中核对虚拟油库
进销存数据是否平衡,按不同库位不同油品核对。如发现问题要及时找出原因,及时处理。
4)业务操作控制点
5)每日按照原始记录登统的线外油库提油的销售代保管交货
单号和仓储公司所属油库上报的《市公司代销油品发货情况表》,在系统中进行发货过帐(VL02N)处理,并对原始单据归档备查。每月与仓储公司所属油库对帐人员核对当月代销油品发货数量。
6)业务部虚拟油库发货员在系统中执行“广东省销售代保管业
务转入转出核查表”(ZSDRGD024)程序,选择本公司中转虚拟油库,移动类型选择401、402、601、602、Y83、Y84、ZI3、ZI4、Z29、Z30;核对系统虚拟油库发货数量与原始凭证发货数据是否一致。
7)业务部虚拟油库发货员在系统中执行“库存总览”(MMBE)
程序查看库存,核对省公司购进物料品种和库位录入是否准确,如果发现购进的物料和库位与销售的不相同,要找省公司相关人员核对清楚,出现问题及时处理。
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