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Excel界面的介绍.doc

Excel界面的介绍

乔大先生的家
2017-10-11 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《Excel界面的介绍doc》,可适用于高等教育领域

Excel界面的介绍二、Excel界面的介绍启动Excel后可看到它的主界面如下图。最上面的是标题栏标题栏左边是Excel的图标后面显示的是现在启动的应用程序的名称接着的连字符后面是当前打开的工作簿的名称标题栏最右边的三个按钮分别是最小化、最大化恢复按钮和关闭按钮一般的Windows应用程序都有。标题栏下面是菜单栏Office的菜单栏比较特殊单击菜单栏上的项目通常出现的不是全部菜单菜单最下面有个向下的箭头单击它就可以打开全部菜单了。因为在Office中对菜单和工具栏使用了一种新的功能可以记忆你对菜单项和工具栏按钮的使用频率并把不常用的选项或按钮隐藏起来这样在打开菜单时看到的就是最常用的功能也就更方便查找了。菜单栏下面是工具栏熟练使用工具栏中的按钮可以提高我们的工作效率。工具栏的下面就是Excel比较特殊的东西了左边是名称框我们可以在名称框里给一个或一组单元格定义一个名称也可以从名称框中直接选择定义过的名称来选中相应的单元格。右边是编辑栏选中单元格后可以在编辑栏中输入单元格的内容如公式或文字及数据等。在编辑栏中单击准备输入时名称框和编辑栏中间会出现图中所示三个按钮:左边的错号是“取消”按钮它的作用是恢复到单元格输入以前的状态中间的对号是“输入”按钮就是确定输入栏中的内容为当前选定单元格的内容了等号是“编辑公式”按钮单击等号按钮表示要在单元格中输入公式。名称框下面灰色的小方块儿是“全选按钮”单击它可以选中当前工作表的全部单元格。全选按钮右边的A、B、C是列标单击列标可以选中相应的列。全选按钮下面的、、是行标单击行标可以选中相应的整行。中间最大的区域就是Excel的工作表区也就是放置表格内容的地方工作表区的右边和下面有两个滚动条是翻动工作表查看内容用的。在工作表区的下面左边的部分用是用来管理工作簿中的工作表如下图所示。我们把一个Excel的文档叫做工作簿在一个工作簿中可以包含很多的工作表。SheetSheet……等等都代表着一个工作表这些工作表组成了一个工作簿就好像我们的帐本每一页是一个工作表而一个帐本就是一个工作簿了。左边是工作表标签上面显示的是每个表的名字。单击“Sheet”就可以转到表Sheet中同样单击“Sheet”“Sheet”都可以到相应的表中。四个带箭头的按钮是标签滚动按钮。单击向右的箭头可以让标签整个向右移动一个位置即从Sheet开始显示单击带竖线的向右箭头最后一个表的标签就显露了出来单击向左的箭头下面的整个向左移动了一个表单击带竖线的向左的箭头最左边的b表就又是Sheet了而且这样只是改变工作表标签的显示当前编辑的工作表是没有改变的。界面的最下面是状态条。Excel的状态条可以显示当前的键盘的几个Lock键的状态右边有一个“NUM”的标记表示现在的Numlock是打开的按一下键盘上的“NumLock”键这个标记就消失了表示不再是NumLock状态按一下“CapLock”键就显示出CAPS表示CapsLock状态是打开的再按一下CapLock键它就会消失。我们也可以移动菜单栏和工具栏的位置用鼠标点住菜单栏前面的竖条如下图所示拖动鼠标时菜单栏的位置就随鼠标移动我们可以把它放在界面的任意位置。有时我们不能看到全部的工具栏此时单击工具栏右边的箭头会弹出一个面板从面板中可以选择所需要的功能按钮。三、保存工作簿单击工具栏中的“保存”按钮或“文件”菜单中的“保存”命令可以实现保存操作在工作中要注意随时保存工作的成果。在“文件”菜单中还有一个“另存为”选项。前面已经打开的工作簿如果定好了名字再使用“保存”命令时就不会弹出“保存”对话框而是直接保存到相应的文件中。但有时我们希望把当前的工作做一个备份或者不想改动当前的文件要把所做的修改保存在另外的文件中这时就要用到“另存为”选项了。打开“文件”菜单单击“另存为”命令弹出“另存为”对话框如图所示:这个对话框同我们前面见到的一般的保存对话框是相同的同样如果想把文件保存到某个文件夹中单击“保存位置”下拉列表框从中选择相应目录进入对应的文件夹在“文件名”中键入文件名单击“保存”按钮这个文件就保存到指定的文件夹中了。四、多个工作簿之间切换编辑工作表还要知道的就是如何在几个同时打开的工作簿之间切换。现在我们切换到刚才打开的另外一个工作簿中去。打开“窗口”菜单当前同时打开的文件簿列表如下图所示:菜单中列出了当前打开的所有工作簿的名称而且在当前在编辑的工作簿的前有一个对号单击下面另外的工作簿名称当前编辑的就成了这个工作簿。如果要回到刚才的工作薄就再单击“窗口”菜单选择原来的工作薄名称又切换回来了。五、关闭工作簿单击标题栏上的“关闭”按钮的作用是退出Excel。如果同时打开了两个工作簿单击“关闭”按扭会同时将这两个工作簿都关闭。如果要关闭的只是当前编辑的一个可以单击菜单栏上的“关闭窗口”按钮工作簿就被关闭了。单击“最小化”按钮界面中工作簿就变成了小条:我们可以用鼠标任意的拖动改变它们的位置这样在同时使用多个工作簿时就可以方便地选择要编辑的工作簿切换起来也很容易。补充部分一、新建文档要想新建一个Excel的文档除了使用“开始”菜单和在Excel中使用新建按钮外还可以这样:在桌面的空白区域上单击右键在菜单中单击“新建”项打开“新建”子菜单从子菜单中选择“MicrosoftExcel工作表”命令如下图所示:执行该命令后在桌面上出现了一个新的Excel工作表图标如下图所示在文件名称处输入一个合适的名字注意不要把扩展名“xls”丢掉。双击桌面上的文件图标就可以打开它进行编辑了。同样在资源管理器和“我的电脑”中也可以这样新建一个Excel工作表。在资源管理器中选择一个文件夹然后单击菜单中的“文件”菜单选择“新建”项中的“MicrosoftExcel工作表”命令就可以在当前的文件夹中建立一个新的Excel工作表使用右键菜单也可以这里就不再讲述了使用“我的电脑”浏览框也一样。另外在Excel中还有其它的方法新建文档:按快捷键CtrlN可以新建一个空的工作簿打开“文件”菜单单击“新建”会打开“新建”对话框如下图:可以使用对话框提供的模板来新建一个工作簿建立一个空的工作簿可以选择“工作簿”项然后单击“确定”按钮。二、打开文档我们已经知道了在桌面和资源管理器中双击相应的文档可以直接打开这个文档使用开始菜单中的“打开Office文档”项可以打开Excel的工作簿在Excel中使用工具栏上的打开按钮也可以打开一个Excel工作簿。我们还有其它的方法:打开“文件”菜单单击“打开”命令就会弹出“打开”对话框如下图:在Excel中按快捷键CtrlO同样可以弹出“打开”对话框。在Excel的“文件”菜单下方可以看到四个最近打开的文档名称有时工作重复性高时这样打开文档是很方便的:打开“文件”菜单在文件列表中选择相应的文件名就可以打开相应的文档我们还可以设置在这里显示的文档数目:在“工具”菜单中选择“选项”命令弹出“选项”对话框如下图:单击“常规”选项卡在“列出最近显示文件数”后面的输入框中可以设置在“文件”菜单中显示的文件数目取消这个复选框的选中可以使“文件”菜单中不显示最近打开的文件。三、保存文档在Excel中打开“文件”菜单单击“保存”命令。如果文档没有保存过会弹出“保存”对话框如下图:在“保存位置”中选好目录在“文件名”中输入名字单击“保存按扭”就可以了。如果编辑的文件以前已经保存过了则自动进行保存一次不弹出对话框。按快捷键CtrlS也与单击“保存”命令效果相同。四、多文档切换如果Excel窗口中同时打开了不只一个文件在的多个文档之间切换还可以使用Windows切换程序的快捷键AltTab来实现:按下AltTab键桌面上会出现下图所示窗口:它们代表不同的文件我们可以按住Alt键不放多按几次Tab键选中想要编辑的工作簿后放开键盘就能切换到想要的文件中了。五、关闭文档如果想关闭当前编辑的工作簿则可以打开“文件”菜单单击“关闭”命令就可以将当前编辑的工作簿关闭另一个工作簿变为编辑状态。如果在改动之后没有存盘Excel会弹出保存的提示对话框如下图:在这个对话框中如果确认所进行的修改就选择“是”否则就选择“否”如果还想继续编辑单击“取消”按钮就可以了。六、退出Excel如果想退出Excel打开“文件”菜单单击“退出”命令就可以退出Excel了按AltF键同样可以退出Excel。如果在选择了退出时Excel中的工作簿没有保存Excel会给出未保存的提示框如上面“乇瘴牡怠笔钡奶崾尽,瘛笆恰被颉胺瘛倍蓟嵬顺鰁xcel选“取消”则不保存回到编辑状态。如果同时打开了多个文件Excel会把修改过的文件都问一遍是否保存。七、界面的自定义我们可以不使用Excel的菜单和工具栏隐藏功能:在菜单栏中单击右键在打开的菜单中选择“自定义”命令打开“自定义”对话框如图所示:单击“选项”选项卡把“个性化菜单和工具栏”一栏中的“菜单中最先显示最近使用过的命令”前面的复选框去掉然后单击“关闭”按钮就可以取消Excel对菜单的自动隐藏功能。其它选项设置都很简单明了用户可以根据喜好自己定义。建立工作表我们在建立表格之前应该先把表格的大概模样考虑清楚比如表头有什么内容标题列是什么内容等因此在用Excel建立一个表格的时候开始是建立一个表头然后就是确定表的行标题和列标题的位置最后才是填入表的数据。首先把表头输入进去:单击选中A单元格输入文字然后从第三行开始输入表的行和列的标题然后再把不用计算的数据添进去。输入的时候要注意合理地利用自动填充功能先输入一个然后把鼠标放到单元格右下角的方块上看鼠标变成一个黑色的十字时就按下左键向下拖动到一定的数目就可以了。填充还有许多其它的用法:例如输入一个回车它就自动变成了一个日期向下填充日期会按照顺序变化。自己试着做一个表吧~再应用自动填充功能填入一些数据。在电子表格中经常需要计算数据当然可以在外面把数据计算好了再输入进来不过我们最好还是使用Excel自身的计算功能这样改动起来就很方便。现在我们来看一个表格把每人每次的购买总额计算出来:选中“总值”下第一个单元格在编辑栏中单击直接输入“CD”在这里不用考虑大小写单击“输入”按钮确认我们的输入就在这个单元格中输入了一个公式。输入公式可以从表里选也可以直接输入只要保证正确就行了。这两种方法各有各的用途:有时输入有困难就要从表里选择而有时选择就会显得很麻烦那就直接输入。还有一点要注意这里是在编辑公式所以一定要在开始加一个等号这样就相当于在开始单击了“编辑公式”按钮。现在单击E单元格然后用鼠标拖动边框右下角的小方块向下填充就可以了。随着公式的位置变化所引用单元格位置也是在变化的是相对引用而随着公式位置的变化所引用单元格位置不变化的就是绝对引用。下面讲一下“C”、“C”、“C”和“C”之间的区别。在一个工作表中在C、C中的数据分别是、。如果在D单元格中输入“C”那么将D向下拖动到D时D中的内容就变成了里面的公式是“C”将D向右拖动到EE中的内容是里面的公式变成了“D”。现在在D单元格中输入“C”将D向右拖动到EE中的公式还是“C”而向下拖动到D时D中的公式就成了“C”。如果在D单元格中输入“C”那么将D向右拖动到E时E中的公式变为“D”而将D向下拖动到D时D中的公式还是“C”。如果在D单元格中输入“C”那么不论你将D向哪个方向拖动自动填充的公式都是“C”。原来谁前面带上了“”号在进行拖动时谁就不变。如果都带上了“”在拖动时两个位置都不能变。怎麽样绝对引用与相对引用的区别搞清楚了吗自己试试就会清楚一些了命名后的单元格可以通过名字选择该单元格可以直接从名瓶虻南吕斜碇薪醒瘢苯釉诠街薪械饔谩命名方法是选中一个单元格在公式编辑器左边的输入框中输入该单元格的名称。如下图:在编辑栏中直接输入公式“E折扣”然后向下填充这一列填充的效果与左面一列的结果是完全相同的使用名称对单元格调用是绝对调用。调整单元格的宽度可以使表格看起来更紧凑一些。拖动两个单元格列标中间的竖线可以改变单元格的大小当鼠标变成如图所示的形状时直接双击这个竖线Excel会自动根据单元格的内容给这一列设置适当的宽度。这样自动设置比自己拖动简单多了。在编辑栏或单元格中输入单元格内容后按回车可以将输入的内容确认同时当前选择的单元格将变成输入内容单元格下面的一个单元格。我们可以设置回车后选择的移动方向:打开“工具”菜单选择“选项”命令打开“选项”对话框单击“编辑”选项卡在这里有一个“按Enter键后移动”复选框我们可以从下面的下拉列表框中选择移动的方向是上、下、左还是右。如下图:如果去掉这个复选框的选择那按回车的作用就只是确认当前的输入而不会移动了。按F键就可以直接在当前单元格中输入数据其效果与双击单元格类似。如果你不希望双击单元格可以输入数据可以把这个设置去掉:打开“工具”菜单选择“选项”命令打开“选项”对话框单击“编辑”选项卡清除“在单元格内容直接编辑”前的复选框单击“确定”按钮这样就不能通过在单元格中双击来编辑单元格内容了按F也只能在编辑栏中进行编辑了。有时使用Excel进行一些资料的整理此时会需要在一个单元格中输入几段的内容按回车的作用并不是在单元格中进行分段在一段的结束按住Alt键按回车这样才能在一个单元格中使用几个段落。在Excel中建立数据表还可以使用数据清单的形式这里首先要知道一件事情:在Excel中数据是按照记录来识别的默认的一行为一个记录而在数据记录的上面是列标题而数据清单就是基于这个概念进行设计的使用起来也要符合这个概念。用鼠标拖动进行填充时可以向下进行填充也可以向上、向左、向右进行填充只要在填充时分别向上、左、右拖动鼠标就可以了。除了使用鼠标拖动进行填充外还可以使用菜单项进行填充:选中要填充的单元格打开“编辑”菜单单击“填充”项从打开的子菜单中选择填充的方向就可以了。有时我们需要输入一些等比或等差数列这时使用填充功能就很方便了在上面输入“”下一个单元格输入“”然后从上到下选中这两个单元格向下拖动第二个单元格的黑色方块进行填充可以看到所填充出来就是一个等差数列了。等比数数列的填充需要这样来做:首先在单元格中填入数列开始的数值然后选中要填充数列的单元格打开“编辑”菜单单击“填充”项选择“序列”命令选择“等比数列”步长值设置为“”单击“确定”按钮就可以在选定的单元格中填入了等比数列。如下图:使用菜单项打开的对话框来设置序列还可以设置序列产生的方向是横向或竖向也可以填充日期。如果我们要填充的日期的变化不是以日为单位的话就要用到这里的日期填充来做了有时我们不知道要填充的东西到底有多少个单元格比如一个等比数列我们只知道要填充的开始值和终值此时我们就可以先选择尽量多的单元格在“序列”对话框中设置步长和终值。如下图:我们可以可以拖动单元格边框线来设置行高和列宽但是这样不能达到精确的效果下面的方法可以精确的设定行高和列宽。行的高度设置:打开“格式”菜单单击“行”项从打开的子菜单中选择“行高”可以打开“行高”对话框设置好行高按下“确定”按钮。选择“格式”菜单的“行”子菜单中的“最适合的行高”命令其效果和双击行标间的横线相同。列宽的设置:打开“格式”菜单单击“列”项从打开的子菜单中选择“列宽”打开“列宽”对话框在这里输入列宽的数值单击“确定”按钮。选择“格式”菜单中“列”子菜单中的“最适合的列宽”命令其效果同双击列标中间的竖线效果是相同的。选定操作区域的方法有很多:如单击行标可以选中一行单击列标可以选中整列单击全选按钮(表格左上角的第一个格可以选中整个工作表还有单击哪个单元格就可以选中哪个。如果要选择一些连续的单元格就是在要选择区域的开始的单元格按下左键拖动鼠标拖到最终的单元格就可以了。如果要选定不连续的多个单元格就是按住Ctrl键一一单击要选择的单元格就可以了。同样的方法可以选择连续的多行、多列不连续的多行、多列甚至行、列、单元格混和选择等等。使用定位通常是批量选择一定范围内符合一定条件的单元格尤其是不连续的单元格。如果你在工作表中对一组单元格有一个名称定义的话可以使用名称来选择单元格。如果把这一个部分单元格命名为“first”然后打开“定位”对话框可以看到“定位”列表中就出现了我们命名的单元格。选择刚才设置的名称单击“确定”按钮可以直接选中命名的单元格。如果要结合定位条件只需要在选择了区域名称以后单击“定位条件”按钮设置定位条件就可以了。复制单元格的方法:选中要复制内容的单元格单击工具栏上的“复制”按钮然后选中要复制到的目标的单元格单击工具栏上的“粘贴”按钮就可以了。现在的Office为我们提供了一个多次剪贴板可以进行次剪贴操作:在工具栏上单击右键从打开的菜单中选择“剪贴板”把剪贴板工具栏显示在了界面中。现在我们把要复制的内容一一复制到剪贴板中来一进行复制操作每复制一个就可以看到剪贴板中的标识就多了一个这样就单击剪贴板工具栏上相应的条目把该条目粘贴到相应的位置了。移动单元格:有时我们会对表格或部分单元格的位置进行调整此时用移动单元格是很方便的。选中要移动的单元格把鼠标移动到选区的边上鼠标变成我们熟悉的左上箭头的形状按下左键拖动会看到一个虚框这就表示我们移动的单元格到达的位置在合适的位置松开左键单元格就移动过来了。如果单元格要移动的距离比较长超过了一屏这样拖动起来就很不方便了这时我们可以使用剪切的功能:选中要移动的部分单击工具栏上的“剪切”按钮剪切的部分就被虚线包围了选中要移动到的单元格单击工具栏上的“粘贴”按钮单元格的内容就移动过来了。如果你对上次的操作情况不满意可以单击工具栏上的“撤消”按钮把操作撤消。如果你又不想撤消了还可以马上恢复:单击工具栏上的“恢复”按钮。不过要注意一点恢复一定要紧跟在撤消操作的后面否则“恢复”就失效了再就是你可以使用多次撤消。单击工具栏上的“撤消”按钮的下拉箭头这里列出了可以撤消的全部操作。不过需要注意撤消和恢复操作是有次数限制的。对工作表的结构进行调整可以插入行列单元格。右键单击左边的行标选中一行然后从打开的菜单中选择“插入”命令单击就可以在选中的行前面插入一个行了。然后就可以输入数据了。插入列和插入行差不多选中一列从右键菜单中选择插入就可以在当前列的前面插入一列。还可以插入一个单元格右键单击一个单元格从打开的菜单中选择“插入”命令打开“插入”对话框选择“活动单元格下移”单击“确定”按钮就可以在当前位置插入一个单元格而原来的数据都向下移动了一行。有插入当然有删除了这个很简单删除行可以选中这一行然后从右键菜单中选择“删除”命令列则可以选中列从右键菜单中选择“删除”单元格也是一样只是会弹出“删除”对话框选择“下方单元格上移”单击“确定”按钮单元格删除了下面的记录也可以移动上来了。下面来看看在Excel中的数据的查找和替换。有这样一个表我们要把其中的“可乐”替换成“可口可乐”这时就用得到查找和替换功能了。打开“编辑”菜单单击“替换”命令打开“替换”对话框在上面的“查找内容”文本框中输入“可乐”在下面的“替换值”输入框中输入“可口可乐”然后单击“查找下一个”按钮Excel就会自动找到第一个如果需要替换就单击“替换”按钮。如果直接单击“全部替换”按钮就可以把这里全部的符合条件的字符替换掉了。现在我想看看“雪碧”都在哪些地方有打开“编辑”菜单单击“查找”项打开“查找”对话框在文本框中输入“雪碧”在下面的下拉列表框中选择“值”一项单击“查找下一个”按钮就可以一个一个地找到使用这些字符的位置了。我们来看一个表格这是员工的考查表现在我们的这里又新来了两名员工需要为他们添加两张表格我们使用移动和复制功能来添加另外两个人的表格:在标签栏中的任意标签上单击右键在打开的菜单中单击“移动或复制工作表”项(左图)出现“移动和复制工作表”对话框(右图)将“建立副本”复选框选中选择“下列选定工作表之前”列表中的“移到最后”项单击“确定”按钮我们就在最后面建立了当前选中的工作表的一个副本修改一下人员名字和部门等信息这个表格就可以使用

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